Declaraciones fiscales y anexo de divulgación en una ronda

¿Qué suelen confirmar las declaraciones fiscales de un contrato de compra de acciones?

Las declaraciones fiscales de un contrato de compra de acciones de una ronda semilla o Serie A suelen hacer que la empresa confirme que presentó cada declaración exigida, pagó todo impuesto debido, retuvo y remitió el impuesto de nómina, y no tiene ninguna auditoría, aviso ni reclamo abierto. Cada declaración es una afirmación de hechos. Si un hecho no es cierto, la empresa lo enumera en el anexo de divulgación como excepción, en lugar de firmar una declaración que incumpliría.

El texto cambia según la operación, así que lea las declaraciones de su borrador. Las más comunes y la prueba de cada una:

El caso no es sencillo si la empresa tiene un año sin declaración presentada, un propietario o una subsidiaria extranjera, empleados en más de un estado, un fundador sin prueba de la elección 83(b) o un aviso abierto. Cada uno de estos puede mantener abierto un año sin fecha de término o generar un monto aún adeudado.

Reúna: las declaraciones federales y estatales presentadas, los registros de cuenta del IRS y de los estados, todos los avisos, las presentaciones de nómina, los Forms 1099 y W-9, la copia de la elección 83(b) de cada fundador con la prueba de envío, y el libro de opciones con los Forms 3921. Para saber qué va en la sala de datos, vea registros financieros que piden los inversionistas.

¿Qué conceptos fiscales van al anexo de divulgación como excepciones?

El anexo de divulgación enumera todo hecho fiscal que hace que una declaración fiscal sea falsa tal como está redactada. Enumerar una brecha conocida la divulga; omitirla arriesga un incumplimiento de la declaración.

Conceptos que suelen ir allí:

• Una declaración no presentada o presentada tarde, por impuesto, año y jurisdicción
• Un saldo adeudado, incluido uno en un plan de pagos
• Un aviso, una auditoría o una apelación abiertos del IRS o de un estado
• Un estado donde la empresa quizá debió registrarse o presentar declaraciones y no lo hizo
• Nómina presentada en menos estados que aquellos donde trabajaron las personas
• Trabajadores pagados como contratistas cuya clasificación está en duda
• Impuesto sobre las ventas no cobrado en ventas que pueden ser gravables
• Falta una copia de la elección 83(b), un Form 3921 u otra presentación sobre capital accionario
• Un acuerdo firmado que extiende el plazo para determinar el impuesto

Para cada concepto indique el impuesto, el período, la agencia, el monto si se conoce y el estado de la corrección. El abogado decide cómo redactarlo. Para calcular el impuesto sobre las ventas no cobrado, vea exposición al impuesto sobre las ventas detectada en la debida diligencia. Para dudas sobre contratistas, vea contratistas mal clasificados detectados en la debida diligencia.

¿Qué años fiscales siguen abiertos y por qué importa?

El IRS generalmente tiene 3 años desde que se presenta una declaración para determinar más impuesto; una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en su fecha de vencimiento (26 U.S.C. 6501). Un año sin declaración presentada nunca se cierra. Por eso la declaración «se presentó cada declaración» es la que más importa: una brecha en un año sin presentar sigue abierta hasta que se presente la declaración.

La regla sobre información extranjera mantiene abierto el año fiscal relacionado, no solo la multa por el formulario omitido. Cuando la omisión tuvo causa razonable, mantiene abiertos únicamente los conceptos relacionados con ella (26 U.S.C. 6501(c)(8)). Cada estado fija sus propios plazos de determinación, así que revise todos los estados de la lista.

¿Cómo probamos que se presentaron las declaraciones y se pagó el impuesto?

Las transcripciones del IRS son la prueba principal: muestran qué recibió el IRS, cuándo y qué se sigue debiendo. Una copia de la declaración solo muestra lo que preparó la empresa.

La empresa puede obtener transcripciones de negocios de tres maneras: su cuenta tributaria de negocios, el Form 4506-T por correo, o la línea telefónica del IRS para negocios (IRS). En una corporación C, el Designated Official (funcionario designado) de la cuenta tributaria de negocios debe ser un ejecutivo y empleado actual que haya recibido un W-2 por el año de presentación más reciente y que pueda obligar legalmente a la empresa. Un fundador que no está en la nómina puede no calificar, así que planee usar el Form 4506-T o un CPA autorizado.

Vale la pena obtener la transcripción de la entidad: muestra las obligaciones de presentación según los registros del IRS, así que una obligación que la empresa nunca cumplió, como el Form 941 trimestral, debe resolverse antes de firmar una declaración de «declaraciones presentadas». Espere de 2–3 semanas después de presentar por vía electrónica, o de 6–8 semanas después de presentar en papel, para que la transcripción muestre la declaración; «No record of return filed» puede significar solo que aún no se ha procesado (IRS).

En el caso de los estados, use la cuenta en línea de negocios de cada estado, las declaraciones presentadas y los registros de pago. Algunos estados emiten una carta de situación fiscal. La Franchise Tax Board de California, por ejemplo, emite una carta de estatus de la entidad que indica si la entidad está en regla con la Franchise Tax Board; no refleja su situación ante otras agencias. Para el estatus en Delaware y el calendario anual, vea impuestos de una corporación C de Delaware para startups.

¿En qué estados hemos presentado declaraciones y en cuáles quizá debimos hacerlo?

Arme una tabla con todos los estados con los que la empresa tiene contacto y compárela con dónde presentó realmente. Un estado donde trabajan personas, donde la empresa tiene una oficina o bienes, o donde vende puede exigir registro y declaraciones, y los umbrales cambian según el estado.

Un espacio en blanco donde se exigía una presentación se convierte en una excepción del anexo. Cómo corregir esas brechas está en regularización fiscal antes de la debida diligencia de inversionistas.

Nómina, contratistas y Forms 1099: ¿qué revisamos antes de firmar?

Antes de firmar una declaración sobre retenciones, confirme que cada Form 941 trimestral y cada Form 940 anual se presentó y se pagó, y que los totales de los W-2 coinciden. El IRS compara los datos del Form 941 con los datos de los W-2 enviados a la Administración del Seguro Social (IRS), así que una discrepancia puede aparecer después como un aviso. Un fundador o ejecutivo responsable de remitir el impuesto retenido que no lo hace de forma intencional puede responder personalmente por una multa igual al monto no pagado (26 U.S.C. 6672).

Revise:

• Una transcripción de impuestos de empleo o de cuenta para cada trimestre
• Una cuenta estatal de retención y de desempleo en cada estado donde trabajó personal
• Un Form W-9 de cada contratista y un Form 1099-NEC por cada uno que haya recibido $2,000 o más en pagos del año en curso ($600 en años anteriores); los pagos a corporaciones generalmente están exentos (IRS)
• Fundadores y ejecutivos pagados fuera de la nómina

El IRS indica conservar los registros de impuestos de empleo por al menos 4 años después de la fecha en que vence o se paga el impuesto, la que sea posterior (IRS). Si los primeros miembros del equipo parecen empleados, vea contratistas mal clasificados detectados en la debida diligencia.

Elecciones 83(b) de los fundadores y presentaciones de opciones: ¿qué pruebas conservamos?

Por cada fundador con acciones sujetas a consolidación de derechos, la empresa conserva su propia copia de la elección 83(b) y la prueba de que se presentó dentro de los 30 días siguientes a la transferencia de las acciones. El reglamento exige que el fundador la presente ante el IRS y entregue una copia a la empresa (26 CFR 1.83-2).

La prueba de la fecha suele ser un recibo de envío con matasellos o, para un Form 15620 enviado por una cuenta en línea del IRS, la copia descargada que aparece tras un envío exitoso (IRS). Conforme a 26 U.S.C. 7502, el correo registrado es prueba presunta de entrega y su fecha de registro cuenta como fecha del matasellos; en el correo certificado cuenta el matasellos del recibo del remitente (26 CFR 301.7502-1). Conserve juntos la elección firmada, el recibo y cualquier acuse del IRS.

En el caso de las opciones, conserve el libro de opciones: cada otorgamiento, la valuación detrás de su precio de ejercicio, cada ejercicio y un Form 3921 presentado por cada transferencia de acciones por el ejercicio de una opción sobre acciones de incentivo (IRS). Un Form 3921 omitido va en el anexo. Una elección 83(b) tardía u omitida se trata en acciones de fundadores sujetas a consolidación de derechos; cómo la declara el fundador está en cómo declarar las acciones de fundador tras una elección 83(b). Si los inversionistas también piden confirmar las QSBS, vea la exclusión de acciones de pequeñas empresas para startups.

Avisos, auditorías y planes de pago: ¿cómo se enumeran?

Enumere cada aviso, auditoría, apelación y plan de pagos abierto por agencia, formulario, período, número de aviso, monto y estado actual. Un saldo en un plan de pagos sigue siendo una deuda, así que es una excepción a una declaración de «impuesto pagado».

• Avisos: conserve cada uno. Si la empresa lo disputa, debe responder a más tardar en la fecha límite para proteger sus derechos de apelación (IRS). La cuenta tributaria de negocios muestra en línea los avisos del IRS.
• Planes de pago: enumere el plan y el saldo restante. El impuesto no pagado puede llevar al IRS a presentar un aviso de gravamen fiscal federal (Notice of Federal Tax Lien) (IRS).
• Auditorías y consentimientos: enumere toda revisión abierta y todo consentimiento firmado que extienda el plazo de determinación (26 U.S.C. 6501(c)(4)).
• Asuntos cerrados: si un aviso se pagó o se resolvió, conserve la carta de cierre o la transcripción que muestre un saldo de cero.

¿Qué puede confirmar un CPA y qué redacta el abogado?

El abogado redacta las declaraciones fiscales y el anexo de divulgación, y asesora sobre términos legales como las indemnizaciones. La empresa hace las declaraciones y sus ejecutivos firman. Un CPA aporta y verifica los hechos que las respaldan.

Un CPA puede, con un Form 8821 firmado o un poder notarial, obtener las transcripciones de la empresa mediante el Transcript Delivery System del IRS, y la transcripción completa de la entidad de negocios mediante la línea Practitioner Priority Service (IRS). Con eso y los registros de la empresa, un CPA puede preparar:

• Una tabla de presentaciones por impuesto, año y estado, con las fechas de presentación
• Transcripciones que muestren saldos, multas y pagos
• Una lista de avisos y su estado
• El estado de las presentaciones de nómina y de los Forms 1099
• Estimaciones de los montos adeudados por los conceptos que se están corrigiendo

Lo que un CPA no hace es decidir la redacción legal de una excepción ni los términos de riesgo de la operación. Eso queda en manos del abogado.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un segundo estado sin declaraciones presentadas

El año pasado una empresa empezó la nómina de un ingeniero en un segundo estado. Configuró allí la retención, pero nunca presentó la declaración de impuesto sobre la renta corporativo de ese estado, que, en este ejemplo, el estado exigía una vez que un empleado trabajó allí. El anexo enumera el estado, el año, la declaración omitida y la corrección en curso: registro presentado y declaración en preparación.

Aviso del IRS aún abierto

El IRS envió un aviso de multa de US$4,000 por un Form 1120 que considera presentado tarde. La empresa cree que lo presentó a tiempo y respondió con pruebas. El anexo enumera el número de aviso, el año fiscal, el monto y que se está disputando. La transcripción de cuenta tributaria muestra la multa determinada hasta que el IRS decida.

Falta la prueba de la elección 83(b)

Un cofundador firmó una elección 83(b) pero no encuentra el recibo de envío, y la empresa nunca recibió su copia. El anexo enumera la prueba faltante de ese cofundador. Los pasos del propio fundador se manejan por separado.

¿Su caso es distinto?

• Faltan declaraciones o registros estatales: corríjalos con regularización fiscal antes de la debida diligencia de inversionistas y obtenga ayuda fiscal para startups antes de que el anexo quede definitivo.
• Los inversionistas detectaron impuesto sobre las ventas no cobrado: vea exposición al impuesto sobre las ventas detectada en la debida diligencia.
• Los contratistas parecen empleados: vea contratistas mal clasificados detectados en la debida diligencia.
• Falta la elección 83(b) de un fundador o se presentó tarde: vea acciones de fundadores sujetas a consolidación de derechos; para la declaración del propio fundador, vea cómo declarar las acciones de fundador tras una elección 83(b).
• La empresa se vende, no levanta capital: vea regularización fiscal antes de vender su startup.
• Necesita los registros para la sala de datos: vea registros financieros que piden los inversionistas y use la ayuda fiscal para startups para armar la tabla de presentaciones.