Tax rep và disclosure schedule: startup cần liệt kê gì

Các tax rep trong hợp đồng mua cổ phần thường xác nhận những gì?

Các tax rep trong hợp đồng mua cổ phần vòng seed hoặc Series A thường yêu cầu công ty xác nhận rằng mọi tờ khai bắt buộc đã được nộp, mọi khoản thuế đến hạn đã được đóng, thuế lương đã được khấu trừ và nộp, và không có cuộc kiểm tra, thông báo hay khiếu nại nào đang mở. Mỗi rep là một tuyên bố về sự thật. Nếu một sự thật không đúng, công ty ghi nó vào disclosure schedule như một ngoại lệ, thay vì ký một rep mà mình sẽ vi phạm.

Cách diễn đạt khác nhau tùy thương vụ, nên hãy đọc các rep trong bản dự thảo của bạn. Các rep thường gặp và bằng chứng cho từng rep:

Trường hợp sẽ không đơn giản nếu công ty có một năm chưa nộp tờ khai, có chủ sở hữu hoặc công ty con ở nước ngoài, có nhân viên ở nhiều tiểu bang, có nhà sáng lập không có bằng chứng 83(b), hoặc có thông báo đang mở. Mỗi điều này có thể khiến một năm mở vô thời hạn hoặc làm phát sinh khoản còn nợ.

Hãy chuẩn bị: tờ khai liên bang và tiểu bang đã nộp, hồ sơ tài khoản của IRS và tiểu bang, mọi thông báo, hồ sơ thuế lương, các Form 1099 và W-9, bản sao 83(b) của từng nhà sáng lập kèm bằng chứng gửi thư, và sổ theo dõi quyền chọn mua cổ phiếu cùng các Form 3921. Về những gì cần đưa vào phòng dữ liệu (data room), xem hồ sơ tài chính mà nhà đầu tư yêu cầu.

Khoản thuế nào phải ghi vào disclosure schedule như ngoại lệ?

Disclosure schedule liệt kê mọi sự thật về thuế khiến một rep không đúng như đã viết. Liệt kê một lỗ hổng đã biết là khai báo nó; bỏ nó đi có nguy cơ vi phạm rep.

Những mục thường phải có ở đó:

• Tờ khai chưa nộp hoặc nộp trễ, theo loại thuế, năm và cơ quan thuế
• Khoản còn nợ, kể cả khoản đang trong kế hoạch trả góp
• Thông báo, cuộc kiểm tra hoặc khiếu nại đang mở của IRS hoặc tiểu bang
• Tiểu bang mà công ty có thể phải đăng ký hoặc nộp hồ sơ nhưng đã không làm
• Hồ sơ thuế lương chỉ nộp ở ít tiểu bang hơn nơi nhân viên làm việc
• Người lao động được trả như nhà thầu nhưng tình trạng còn nghi vấn
• Thuế bán hàng chưa thu trên các giao dịch bán có thể chịu thuế
• Thiếu bản sao 83(b), Form 3921 hoặc hồ sơ cổ phần khác
• Thỏa thuận đã ký kéo dài thời hạn ấn định thuế

Với mỗi mục, hãy ghi loại thuế, kỳ, cơ quan, số tiền nếu biết và tình trạng khắc phục. Luật sư quyết định cách diễn đạt. Để ước tính thuế bán hàng chưa thu, xem rủi ro thuế bán hàng phát hiện khi thẩm định. Về câu hỏi nhà thầu, xem nhà thầu bị phát hiện phân loại sai khi thẩm định.

Những năm thuế nào còn mở, và vì sao điều đó quan trọng?

IRS thường có ba năm sau khi tờ khai được nộp để ấn định thêm thuế; tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào hạn nộp (26 U.S.C. 6501). Năm nào chưa nộp tờ khai thì không bao giờ đóng lại. Đó là lý do rep "mọi tờ khai đã được nộp" quan trọng nhất: lỗ hổng ở một năm chưa nộp vẫn mở cho đến khi tờ khai được nộp.

Quy tắc về thông tin nước ngoài giữ mở cả năm thuế liên quan, không chỉ tiền phạt cho biểu mẫu bị thiếu. Nếu việc không nộp có lý do chính đáng, quy tắc chỉ giữ mở các mục liên quan đến việc không nộp đó (26 U.S.C. 6501(c)(8)). Mỗi tiểu bang tự đặt thời hạn ấn định thuế, nên hãy kiểm tra từng tiểu bang trong danh sách.

Chúng tôi chứng minh đã nộp tờ khai và đóng thuế bằng cách nào?

Bản sao tài khoản (transcript) của IRS là bằng chứng chính: chúng cho thấy IRS đã nhận gì, khi nào, và còn nợ gì. Bản sao tờ khai chỉ cho thấy những gì công ty đã lập.

Công ty có thể lấy transcript doanh nghiệp bằng ba cách: qua tài khoản thuế doanh nghiệp của mình, qua Form 4506-T gửi bằng thư, hoặc qua đường dây điện thoại dành cho doanh nghiệp của IRS (IRS). Với C corporation, Designated Official (người đại diện được chỉ định) của tài khoản thuế doanh nghiệp phải là cán bộ điều hành và là nhân viên hiện tại đã nhận Form W-2 trong năm nộp thuế gần nhất và có thể ràng buộc công ty về mặt pháp lý. Nhà sáng lập không nằm trong bảng lương có thể không đủ điều kiện, nên hãy tính đến Form 4506-T hoặc một CPA được ủy quyền.

Nên lấy entity transcript: nó cho thấy các yêu cầu nộp hồ sơ trong dữ liệu của IRS, nên một yêu cầu mà công ty chưa từng đáp ứng, chẳng hạn Form 941 hằng quý, cần được giải quyết trước khi ký rep "đã nộp tờ khai". Hãy chờ 2–3 tuần sau khi nộp điện tử, hoặc 6–8 tuần sau khi nộp giấy, rồi transcript mới hiện tờ khai; dòng "No record of return filed" có thể chỉ có nghĩa là tờ khai chưa được xử lý (IRS).

Với tiểu bang, hãy dùng tài khoản doanh nghiệp trực tuyến của từng tiểu bang, tờ khai đã nộp và hồ sơ thanh toán. Một số tiểu bang cấp thư xác nhận tình trạng thuế. Chẳng hạn, Franchise Tax Board của California cấp thư xác nhận tình trạng pháp nhân cho biết pháp nhân có đang hoạt động hợp lệ với Franchise Tax Board hay không; thư này không phản ánh tình trạng với các cơ quan khác. Về tình trạng tại Delaware và lịch hằng năm, xem thuế của C corporation Delaware cho startup.

Chúng tôi đã nộp hồ sơ ở những tiểu bang nào, và có thể phải nộp ở đâu?

Hãy lập một bảng gồm mọi tiểu bang mà công ty có liên quan, rồi so với nơi công ty thực sự đã nộp. Tiểu bang nơi có người làm việc, nơi công ty có văn phòng hoặc tài sản, hoặc nơi công ty bán hàng có thể yêu cầu đăng ký và nộp tờ khai, và ngưỡng khác nhau theo từng tiểu bang.

Ô để trống ở nơi lẽ ra phải nộp hồ sơ sẽ trở thành ngoại lệ trong schedule. Việc sửa các lỗ hổng đó nằm trong chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định.

Thuế lương, nhà thầu và Form 1099: cần kiểm tra gì trước khi ký?

Trước khi ký rep về khấu trừ thuế, hãy xác nhận rằng mọi Form 941 hằng quý và Form 940 hằng năm đã được nộp và đóng thuế, và tổng số trên Form W-2 khớp. IRS đối chiếu dữ liệu Form 941 với dữ liệu W-2 gửi cho Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA) (IRS), nên sai lệch có thể xuất hiện sau đó dưới dạng thông báo. Nhà sáng lập hoặc cán bộ điều hành chịu trách nhiệm nộp thuế đã khấu trừ mà cố ý không nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về khoản tiền phạt bằng số tiền chưa nộp (26 U.S.C. 6672).

Hãy kiểm tra:

• Bản sao tài khoản thuế lương hoặc tài khoản thuế cho từng quý
• Tài khoản khấu trừ thuế và thuế thất nghiệp của tiểu bang ở mỗi tiểu bang có nhân viên làm việc
• Form W-9 của từng nhà thầu, và Form 1099-NEC cho mỗi người được trả từ $2.000 trở lên đối với các khoản thanh toán của năm hiện hành ($600 cho các năm trước); các khoản trả cho công ty thường được miễn (IRS)
• Nhà sáng lập và cán bộ điều hành được trả ngoài bảng lương

IRS khuyên giữ hồ sơ thuế lương ít nhất 4 năm sau khi thuế đến hạn hoặc được nộp, tùy mốc nào muộn hơn (IRS). Nếu các thành viên đầu tiên của đội ngũ trông giống nhân viên, xem nhà thầu bị phát hiện phân loại sai khi thẩm định.

Lựa chọn 83(b) của nhà sáng lập và hồ sơ quyền chọn: giữ bằng chứng gì?

Với mỗi nhà sáng lập có cổ phần xác lập quyền sở hữu dần, công ty giữ bản sao lựa chọn 83(b) của riêng mình và bằng chứng rằng nó đã được nộp trong vòng 30 ngày kể từ khi chuyển cổ phần. Quy định yêu cầu nhà sáng lập nộp cho IRS và đưa cho công ty một bản sao (26 CFR 1.83-2).

Bằng chứng về thời điểm thường là biên nhận gửi thư có dấu bưu điện hoặc, với Form 15620 nộp qua tài khoản trực tuyến của IRS, bản sao tải về hiển thị sau khi nộp thành công (IRS). Theo 26 U.S.C. 7502, thư bảo đảm (registered mail) là bằng chứng ban đầu về việc đã giao và ngày đăng ký được tính là ngày dấu bưu điện; với thư certified, dấu bưu điện trên biên nhận của người gửi được tính (26 CFR 301.7502-1). Hãy giữ chung bản lựa chọn đã ký, biên nhận và mọi xác nhận của IRS.

Với quyền chọn mua cổ phiếu, hãy giữ sổ theo dõi quyền chọn: mỗi lần cấp, định giá làm căn cứ cho giá thực hiện, mỗi lần thực hiện, và một Form 3921 đã nộp cho mỗi lần chuyển cổ phiếu khi thực hiện quyền chọn mua cổ phiếu khuyến khích (IRS). Form 3921 bị thiếu thì ghi vào schedule. Lựa chọn 83(b) nộp trễ hoặc bị thiếu được nêu trong cổ phần nhà sáng lập xác lập quyền sở hữu dần; cách nhà sáng lập khai báo nằm trong khai cổ phần nhà sáng lập sau lựa chọn 83(b). Nếu nhà đầu tư cũng yêu cầu công ty xác nhận QSBS, xem khoản loại trừ cổ phiếu doanh nghiệp nhỏ cho startup.

Thông báo, kiểm tra và kế hoạch trả góp: liệt kê như thế nào?

Hãy liệt kê mọi thông báo, cuộc kiểm tra, khiếu nại và kế hoạch trả góp đang mở theo cơ quan, biểu mẫu, kỳ, số thông báo, số tiền và tình trạng hiện tại. Số dư trong kế hoạch trả góp vẫn là khoản còn nợ, nên là ngoại lệ đối với rep "thuế đã được đóng".

• Thông báo: hãy giữ từng thông báo. Nếu công ty không đồng ý, công ty nên phản hồi chậm nhất vào hạn để bảo vệ quyền khiếu nại (IRS). Tài khoản thuế doanh nghiệp hiển thị các thông báo của IRS trực tuyến.
• Kế hoạch trả góp: hãy liệt kê kế hoạch và số dư còn lại. Thuế chưa nộp có thể khiến IRS đăng ký Thông báo về quyền cầm giữ thuế liên bang (Notice of Federal Tax Lien) (IRS).
• Kiểm tra và văn bản đồng ý: hãy liệt kê mọi cuộc kiểm tra đang mở và mọi văn bản đồng ý đã ký kéo dài thời hạn ấn định thuế (26 U.S.C. 6501(c)(4)).
• Mục đã đóng: nếu một thông báo đã được thanh toán hoặc giải quyết, hãy giữ thư kết thúc hoặc bản sao tài khoản cho thấy số dư bằng không.

CPA xác nhận được gì, và luật sư soạn gì?

Luật sư soạn các rep và disclosure schedule và tư vấn các điều khoản pháp lý như bồi thường. Công ty đưa ra các rep, và cán bộ điều hành của công ty ký. CPA cung cấp và kiểm tra các dữ kiện làm nền cho chúng.

Với Form 8821 hoặc giấy ủy quyền đã ký, CPA có thể lấy transcript của công ty qua Transcript Delivery System của IRS, và lấy complete business entity transcript qua đường dây Practitioner Priority Service (IRS). Từ các transcript đó và hồ sơ của công ty, CPA có thể lập:

• Bảng hồ sơ đã nộp theo loại thuế, năm và tiểu bang, kèm ngày nộp
• Các transcript cho thấy số dư, tiền phạt và các khoản thanh toán
• Danh sách thông báo và tình trạng của chúng
• Tình trạng nộp hồ sơ thuế lương và Form 1099
• Ước tính số tiền còn nợ cho các mục đang được sửa

CPA không quyết định cách diễn đạt pháp lý của một ngoại lệ hay các điều khoản rủi ro của thương vụ. Những việc đó thuộc về luật sư.

Ví dụ

Các ví dụ chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Tiểu bang thứ hai chưa bao giờ nộp hồ sơ

Một công ty bắt đầu trả lương cho một kỹ sư ở tiểu bang thứ hai vào năm ngoái. Công ty đã lập khấu trừ thuế ở đó nhưng chưa bao giờ nộp tờ khai thuế thu nhập công ty của tiểu bang này, mà trong ví dụ này tiểu bang yêu cầu khi có nhân viên làm việc tại đó. Schedule liệt kê tiểu bang, năm, tờ khai bị thiếu và việc đang khắc phục: đã nộp đăng ký và tờ khai đang được chuẩn bị.

Thông báo của IRS vẫn còn mở

IRS gửi thông báo phạt US$4.000 cho một Form 1120 mà IRS coi là nộp trễ. Công ty tin rằng mình đã nộp đúng hạn và đã phản hồi kèm bằng chứng. Schedule liệt kê số thông báo, năm thuế, số tiền và việc đang khiếu nại. Bản sao tài khoản thuế cho thấy khoản phạt đã ấn định cho đến khi IRS quyết định.

Thiếu bằng chứng 83(b)

Một đồng sáng lập đã ký lựa chọn 83(b) nhưng không tìm thấy biên nhận gửi thư, và công ty chưa bao giờ nhận được bản sao của mình. Schedule liệt kê bằng chứng bị thiếu của đồng sáng lập đó. Các bước của chính nhà sáng lập được xử lý riêng.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Thiếu tờ khai hoặc đăng ký tiểu bang: hãy sửa bằng chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định, và nhờ hỗ trợ thuế cho startup trước khi schedule được chốt.
• Nhà đầu tư phát hiện thuế bán hàng chưa thu: xem rủi ro thuế bán hàng phát hiện khi thẩm định.
• Nhà thầu trông giống nhân viên: xem nhà thầu bị phát hiện phân loại sai khi thẩm định.
• Lựa chọn 83(b) của nhà sáng lập bị thiếu hoặc nộp trễ: xem cổ phần nhà sáng lập xác lập quyền sở hữu dần; về tờ khai của chính nhà sáng lập, xem khai cổ phần nhà sáng lập sau lựa chọn 83(b).
• Công ty đang được bán, không phải gọi vốn: xem chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi bán startup.
• Bạn cần hồ sơ cho phòng dữ liệu: xem hồ sơ tài chính mà nhà đầu tư yêu cầu, và dùng hỗ trợ thuế cho startup để lập bảng hồ sơ đã nộp.