Ohios städtische Einkommensteuer: 20-Tage-Regel für Montageteams

Was ist Ohios 20-Tage-Regel für die kommunale Einkommensteuer?

Ein Arbeitgeber muss die Einkommensteuer einer Stadt in Ohio nicht für einen Arbeitnehmer einbehalten, der in einem Kalenderjahr an 20 Tage oder weniger in dieser Stadt arbeitet (ORC 718.011(B)(1)). Diese Ausnahme für gelegentlich vor Ort tätige Arbeitnehmer gilt nicht, wenn:

• Vermuteter Arbeitsort. Der Arbeitnehmer arbeitete auf einer Baustelle oder einem anderen vorübergehenden Arbeitsort, bei dem der Arbeitgeber zu Beginn der Arbeiten vernünftigerweise erwartete, dass seine eigenen Leistungen dort in diesem Jahr mehr als 20 Tage dauern, weil der Auftrag es erfordert oder der Vertrag es vorschreibt.
• Hauptarbeitsort. Der Hauptarbeitsort des Arbeitnehmers liegt in der Stadt.
• Antrag eines Einwohners. Der Arbeitnehmer wohnt in der Stadt und hat den Arbeitgeber um den Einbehalt gebeten.

Für eine dort nicht wohnende Person sind Löhne unter der 20-Tage-Regel auch von der Steuer dieser Stadt befreit, aber nie von der Steuer der Stadt, in der der Arbeitnehmer wohnt (ORC 718.01(C)(16)).

So verhalten sich die städtischen Steuern zu den anderen Steuern in Ohio für denselben Auftrag:

Die Einkommensteuer der Schulbezirke in Ohio ist eine eigene Steuer und wird hier nicht behandelt.

Warum erfordern die meisten Rechenzentrumsbaustellen den städtischen Einbehalt ab dem ersten Tag?

Eine Rechenzentrumsbaustelle ist eine Baustelle, auf der ein Auftragnehmer meist monatelang arbeiten will; sie ist daher von Anfang an ein vermuteter Arbeitsort. Der Test stellt auf die erwarteten Leistungstage des Arbeitgebers selbst am Standort ab, nicht auf die Tage jedes einzelnen Arbeitnehmers (ORC 718.011(B)(1)(b)). Ein turnusmäßiger Teameinsatz, bei dem niemand 20 Tage überschreitet, umgeht das nicht.

Die 20-Tage-Regel kann bei kurzen Einsätzen für Inbetriebnahme, Anlauf und Gewährleistung helfen, bei denen die eigene Arbeit der Gesellschaft am Standort voraussichtlich 20 Tage oder weniger dauert, aber nur, wenn die Stadt nicht der Hauptarbeitsort des Arbeitnehmers ist (siehe unten).

Zwei Regeln können die 20-Tage-Entlastung selbst bei kurzen Einsätzen aufheben:

• Verbundene Gesellschaften können zusammengezählt werden. Für diese Regel umfasst „Arbeitgeber“ auch ein verbundenes Mitglied des Arbeitgebers (ORC 718.011(A)(1)). Die Ingenieure einer ausländischen Muttergesellschaft und das Team ihrer US-Tochtergesellschaft am selben Standort können als ein Arbeitgeber zählen. Klären Sie das mit der Stadt.
• Der Standort kann zum Hauptarbeitsort werden. Eine Gesellschaft ohne dauerhaftes Büro in Ohio hat dort keinen „festen Standort“ (Fixed Location). Ein Arbeitnehmer, der sich regelmäßig und gewöhnlich am Standort in Ohio melden muss, kann diesen Standort zum Hauptarbeitsort machen, und die Entlastung entfällt für diese Stadt. Meldet sich ein Arbeitnehmer weder regelmäßig in einem Büro noch an einem Standort in Ohio, ist der Hauptarbeitsort der Ort in Ohio, an dem er in diesem Jahr die meisten Tage arbeitet; selbst ein Ingenieur auf kurzen Einsätzen hat also einen (ORC 718.011(A)(5)-(7)). In dieser Stadt gilt die 20-Tage-Entlastung nicht, und in anderen Städten nur, wenn der Arbeitgeber die Löhne dieser Tage für die Stadt des Hauptarbeitsorts einbehält (ORC 718.011(C)). Wie Städte das bei Arbeitgebern ohne Büro in Ohio anwenden, ist unterschiedlich; klären Sie es mit der Stadt oder ihrer Steuerstelle.

Wie zählen wir die Tage eines Arbeitnehmers in jeder Stadt in Ohio?

Zählen Sie je Arbeitnehmer, je Stadt und je Kalenderjahr, mit Neubeginn am 1. Januar. Zwei kurze Aufträge auf zwei Campus-Standorten in derselben Stadt werden zusammengezählt.

Ein Tag zählt nur dann für eine Stadt, wenn der Arbeitnehmer an diesem Tag mehr Zeit in dieser Stadt gearbeitet hat als in jeder anderen Stadt. Die Fahrt zum ersten Einsatz des Tages und Fahrten zwischen Einsätzen zählen als Zeit am Hauptarbeitsort, nicht am Standort (ORC 718.011(B)(2)).

Bewahren Sie Unterlagen auf, die das belegen:

• Ein Tagesprotokoll je Arbeitnehmer mit Standort und Stadt, gestützt durch Ausweis- oder Zutrittsdaten des Standorts und Stundenzettel
• Reisetage
• Die Vertragsbedingungen, die zeigen, wie lange die Arbeit der Gesellschaft an jedem Standort voraussichtlich dauern sollte
• Die Bestätigungen jeder Stadt über Registrierung, Zahlung und Einreichung

Was passiert am 21. Tag: Behalten wir auch für die ersten 20 Tage ein?

Ab dem 21. Tag in einer Stadt muss der Arbeitgeber die Steuer dieser Stadt für jeden weiteren Tag einbehalten, für den er den Arbeitnehmer für Arbeit dort bezahlt (ORC 718.011(D)). Für die ersten 20 Tage bleibt es beim Verzicht auf den Einbehalt.

Der Arbeitgeber kann stattdessen wählen, auch für die ersten 20 Tage einzubehalten. Tut er das, verlieren diese Löhne die Befreiung für Nichteinwohner (ORC 718.01(C)(16)(c)), und für diese Tage an die Stadt des Hauptarbeitsorts einbehaltene Steuer wird dem Arbeitnehmer erstattet.

Wir haben kein Büro in Ohio: Für welche Stadt behalten wir ein, und wo registrieren wir uns?

Behalten Sie für die Stadt, die Gemeinde (Village) oder den Joint Economic Development District ein, in dem die Arbeit tatsächlich geleistet wird. Postanschrift oder Postleitzahl entscheiden das nicht: Die Steuerseite von New Albany warnt, dass eine Postanschrift in New Albany in Plain Township oder Columbus liegen kann (City of New Albany). Prüfen Sie die Adresse jedes Standorts im Finder des Bundesstaates und klären Sie es mit der Stadt.

Ein Standort kann in einem Joint Economic Development District (gemeinsamer Wirtschaftsförderbezirk) liegen, der nach denselben Regeln eine Einkommensteuer erheben kann, die eine Mitgliedsstadt einzieht (ORC 715.72(F)(5)).

Jede Stadt zieht ihre Steuer selbst ein oder nutzt eine Steuerstelle. Der Satz in New Albany beträgt 2,0 % und wird von der Regional Income Tax Agency eingezogen (City of New Albany). Die Sätze sind je Stadt unterschiedlich und ändern sich; entnehmen Sie sie jeweils der Stadt oder dem Finder. Registrieren Sie sich als einbehaltender Arbeitgeber bei der Stadt oder ihrer Steuerstelle vor dem ersten Zahltag, der Arbeit in Ohio umfasst. Ein Konto bei einer Steuerstelle deckt deren Mitgliedsstädte ab; eine Stadt, die ihre Steuer selbst einzieht, braucht ein eigenes Konto.

Für ein Teammitglied, das in einer anderen Stadt in Ohio wohnt, behält der Arbeitgeber für die Arbeitsstadt ein und kann auf Wunsch des Arbeitnehmers auch für die Wohnortstadt einbehalten (ORC 718.03(A)(2)).

Welche Löhne unterliegen dem städtischen Einbehalt in Ohio?

Maßgebliche Löhne: Löhne für die Medicare-Steuer des Bundes, ohne Beitragsbemessungsgrenze, abzüglich Beträgen aus einem Cafeteria-Plan nach Abschnitt 125, einschließlich Einzahlungen in einen 401(k)-Plan (ORC 718.01(R)). Ein Arbeitgeber mit festem Standort in Ohio und weniger als $500.000 Gesamterlösen im Vorjahr behält nur für die Stadt seines festen Standorts ein (ORC 718.011(E)); eine Gesellschaft ohne Büro in Ohio erfüllt das selten.

Wann sind die städtischen Einbehaltszahlungen und die jährliche Abstimmung fällig?

Zahlungen sind je nach Stadt monatlich oder vierteljährlich fällig (ORC 718.03(B)):

Eine Stadt kann von größeren Arbeitgebern halbmonatliche Zahlungen verlangen und von Arbeitgebern, die den Einbehalt beim Bund elektronisch zahlen, die elektronische Zahlung; prüfen Sie die Regeln jeder Stadt.

Was, wenn wir keine städtische Steuer in Ohio einbehalten haben?

Der Arbeitgeber schuldet die Steuer, die er hätte einbehalten müssen, ob er sie einbehalten hat oder nicht (ORC 718.03(G)). Der für die Lohnabrechnung verantwortliche Officer (Führungskraft) oder Arbeitnehmer haftet persönlich, auch nach Auflösung der Gesellschaft (ORC 718.03(I)). Eine Stadt kann innerhalb von drei Jahre klagen, nachdem eine Erklärung fällig war oder eingereicht wurde, je nachdem, was später ist; eine nicht eingereichte Erklärung bleibt daher offen (ORC 718.12(A)). Der Arbeitnehmer schuldet die nie einbehaltene Steuer weiterhin (ORC 718.03(E)(1)).

Eine Stadt kann Folgendes verlangen (ORC 718.27):

• Einen Strafzuschlag von bis zu 50 % des nicht gezahlten Einbehalts
• Bis zu $25 für jede verspätete Erklärung; der erste Zuschlag wird erlassen, sobald die Erklärung eingereicht ist
• Zinsen zum kurzfristigen Bundeszinssatz plus 5 %, jedes Kalenderjahr neu festgelegt

Zur Korrektur registrieren Sie sich, reichen die versäumten Einbehaltserklärungen und Abstimmungen ein und zahlen. Eine Stadt kann Strafzuschläge und Zinsen erlassen. Schickt eine Steuerstelle ein Schreiben wegen Nichteinreichung, beantworten Sie es (City of New Albany).

Muss unsere Gesellschaft wegen des Auftrags eine städtische Erklärung über den Nettogewinn in Ohio einreichen?

Meistens ja. Eine Stadt besteuert ihren Anteil am Nettogewinn einer Gesellschaft, die innerhalb und außerhalb der Stadt tätig ist. Der Anteil ist der Durchschnitt aus drei Quoten (ORC 718.02):

• Vermögen: ursprüngliche Anschaffungskosten des in der Stadt genutzten eigenen oder gemieteten Vermögens, gemietetes Vermögen bewertet mit dem 8-Fachen der Jahresmiete
• Löhne: Löhne für Arbeit in der Stadt, ohne Löhne, die nach der 20-Tage-Regel vom Einbehalt befreit sind
• Bruttoeinnahmen: Einnahmen aus Installation, Inbetriebnahme und Service zählen dort, wo die Arbeit geleistet wird. Aus einem anderen Bundesstaat gelieferte Anlagen zählen nur, wenn sie aus einem Lager in der Stadt geliefert wurden oder die Gesellschaft dort regelmäßig über eigene Arbeitnehmer Aufträge akquiriert und der Verkauf daraus entstand.

Monatelange Arbeit eines Teams vor Ort führt meist zu einer Erklärungspflicht; einige befreite kurze Einsätze möglicherweise nicht. Manche Städte verlangen eine Erklärung von jedem Unternehmen, das in der Stadt tätig ist, darunter New Albany (City of New Albany). Eine Erklärung ist auch fällig, wenn die Steuer unter $10 liegt (ORC 718.05(H)).

Wer zahlt, hängt von der Rechtsform ab (ORC 718.01):

• Kapitalgesellschaften und Pass-through-Gesellschaften (Personengesellschaften, als Personengesellschaft besteuerte LLCs, S Corporations) zahlen auf Ebene der Gesellschaft. Eine Pass-through-Gesellschaft ermittelt den Nettogewinn so, als wäre sie eine C Corporation, ohne Abzug für garantierte Zahlungen an Gesellschafter. Nicht in der Stadt wohnende Eigentümer werden von der Stadt nicht auf ihre Anteile besteuert.
• Der Gewinn einer steuerlich nicht eigenständigen Einheit (Disregarded Entity) gehört in die Erklärung ihres Eigentümers.
• Einzelne Monteure, die als Auftragnehmer bezahlt werden, schulden ihre eigene städtische Steuer, nicht die Gesellschaft; ob sie auf die Lohnliste gehören, behandelt Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.

Verluste werden fünf Jahre vorgetragen. Ob eine ausländische Gesellschaft ohne US-Tochtergesellschaft, die nach einem Steuerabkommen von der Bundessteuer befreit ist, städtische Steuer auf den Nettogewinn schuldet, regelt das Gesetz nicht eindeutig, da der Nettogewinn vom angepassten steuerpflichtigen Einkommen des Bundes ausgeht; dieser Fall braucht die Prüfung durch einen CPA.

Können wir statt bei jeder Stadt eine einzige kommunale Erklärung über den Nettogewinn beim Bundesstaat einreichen?

Ja, wenn die Gesellschaft eine Kapitalgesellschaft oder Pass-through-Gesellschaft ist. Sie kann wählen, dass das Ohio Department of Taxation ihre kommunale Steuer auf den Nettogewinn verwaltet: Eine Erklärung im Ohio Business Gateway deckt alle Städte ab, einschließlich Joint Economic Development Districts und Zonen, und alle Zahlungen gehen an den Bundesstaat (ODT: Municipal Net Profit Tax). Einzelunternehmer und steuerlich nicht eigenständige Einheiten können diese Wahl nicht treffen.

• Frist: der 15. Tag des 4. Monats des Steuerjahres, bei einem Kalenderjahr der 15. April (ORC 718.80(B)). Das Gateway lehnt eine verspätete Wahl ab; sie gilt dann ab dem folgenden Jahr.
• Dauer: Die Wahl verlängert sich jedes Jahr, bis die Gesellschaft sie bis zum selben Datum beendet.
• Registrierung: erfordert eine EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen); es fällt keine Gebühr an.

Die Wahl umfasst die Steuer auf den Nettogewinn. Der städtische Einbehalt läuft weiter über jede Stadt oder ihre Steuerstelle.

Wann ist die Erklärung über den Nettogewinn fällig, und schulden wir Vorauszahlungen?

Die Erklärung einer Gesellschaft über den Nettogewinn ist am 15. Tag des 4. Monats nach dem Geschäftsjahresende fällig, bei einem Kalenderjahr am 15. April. Eine Fristverlängerung beim Bund verlängert sie automatisch bis zum 15. Tag des 11. Monats, nicht aber die Zahlungsfrist (ORC 718.05(G)). Eine Gesellschaft ohne Fristverlängerung beim Bund kann die Stadt bis zum Fälligkeitstermin um eine Verlängerung von sechs Monaten bitten. Dieselben Termine gelten bei der Wahl der Verwaltung durch den Bundesstaat (ORC 718.85).

Eine Gesellschaft schuldet Vorauszahlungen, wenn die geschätzte Steuer mindestens $200 beträgt (ORC 718.08). Im ersten Jahr, in dem sie der Steuer einer Stadt unterliegt, ist die Erklärung über die Vorauszahlungen bis zum 15. Tag des 4. Monats nach Beginn der Steuerpflicht fällig (ORC 718.08(B)(3)). Bei der Wahl der Verwaltung durch den Bundesstaat zählt die Steuer aller Städte zusammen, und die Zahlungen gehen an das Department of Taxation (ORC 718.88). Die Zahlungen sind kumulierte Anteile der Jahressteuer:

Zu wenig gezahlte Steuer kann einen Strafzuschlag von 15 % plus Zinsen auslösen (ORC 718.27). Die Zahlung mindestens der Vorjahressteuer vermeidet den Zuschlag nur, wenn für das Vorjahr eine Erklärung für das volle Jahr bei dieser Stadt eingereicht wurde; beim ersten Auftrag in Ohio greift dieser Test daher nicht. Der andere Weg ist, mindestens 90 % der Steuer auf das bis dahin auf ein Jahr hochgerechnete Einkommen zu zahlen (ORC 718.08(E)).

Der Auftrag ist beendet: Wie beenden wir die städtischen Erklärungspflichten?

Reichen Sie die Erklärung über den Nettogewinn für das letzte Arbeitsjahr ein. Für das folgende Jahr schicken Sie jeder Stadt eine unterschriebene eidesstattliche Erklärung unter Strafandrohung bei Meineid, in der Sie angeben, wo der Arbeitsort lag, an welchem Tag die Gesellschaft dort zuletzt gearbeitet oder verkauft hat und dass sie in diesem Jahr keine Arbeit und keine Verkäufe in der Stadt plant. Die Stadt kann dann für dieses Folgejahr keine Erklärung verlangen, es sei denn, ihr liegen widersprüchliche Informationen vor oder der Sachverhalt ändert sich (ORC 718.05(N)). Reichen Sie die letzte Einbehaltsabstimmung ein und schließen Sie jedes Einbehaltskonto.

Müssen unsere Arbeitnehmer eigene städtische Steuererklärungen in Ohio einreichen?

Meistens nicht, wenn ihr einziges städtisch steuerpflichtiges Einkommen korrekt einbehaltene Löhne sind. Die Einbehaltserklärung des Arbeitgebers gilt als Erklärung des Arbeitnehmers, es sei denn, die Stadt verlangt von allen Personen eine Erklärung (ORC 718.03(C)). Arbeitnehmer, bei denen zu viel einbehalten wurde, beantragen die Erstattung bei der Stadt. Die Wohnortstadt eines in Ohio Ansässigen entscheidet per Satzung, ob sie an die Arbeitsstadt gezahlte Steuer anrechnet (ORC 718.04(D)). Wie der Heimatbundesstaat eines Arbeitnehmers oder Kanada die städtische Steuer in Ohio behandelt, steht in Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat und kanadische Arbeitnehmer mit Arbeit in den USA.

Beispiel

Alle Beträge in US-Dollar und nur zur Veranschaulichung.

Ein Elektroteam auf einer viermonatigen Baustelle

Ein Elektro-Auftragnehmer aus Texas, eine C Corporation mit Kalenderjahr, schickt 12 Elektriker von März bis Juni zu einer Rechenzentrumsbaustelle in New Albany. Der Subunternehmervertrag sieht etwa vier Monate vor Ort vor; der Standort ist daher ein vermuteter Arbeitsort, und New Albanys 2,0 % werden ab dem ersten Tag einbehalten: $480.000 maßgebliche Löhne, $9.600 einbehalten.

• Er registriert sich vor dem ersten Zahltag bei der Steuerstelle der Stadt.
• Der März fällt ins erste Quartal, ohne frühere Historie; der Einbehalt für März wird daher vierteljährlich bis zum 30. April gezahlt.
• Der Einbehalt im März überstieg $200; April, Mai und Juni werden daher monatlich gezahlt, jeweils bis zum 15. des Folgemonats.
• Die jährliche Abstimmung ist bis Ende Februar des Folgejahres fällig.

Eine Außendienstingenieurin auf kurzen Einsätzen

Die US-Tochtergesellschaft eines Herstellers von Kühlanlagen, die einer kanadischen Muttergesellschaft gehört, schickt eine Außendienstingenieurin, die in Illinois wohnt. Sie verbringt 12 Tage bei einem Inbetriebnahme-Einsatz auf einem Campus in New Albany und 10 Tage an einem Standort in Columbus; die Tochtergesellschaft erwartete, dass ihre eigene Arbeit an jedem Standort unter 20 Tagen dauert. Ein 10-tägiger Gewährleistungseinsatz im November auf einem zweiten Campus in New Albany bringt ihre Gesamtzahl in New Albany auf 22 Tage.

Die Tochtergesellschaft hat kein Büro in Ohio, und die Ingenieurin meldet sich an keinem Standort in Ohio regelmäßig; nach dem Wortlaut des Gesetzes ist ihr Hauptarbeitsort daher der Ort in Ohio, an dem sie im Jahr die meisten Tage arbeitet: hier New Albany. Trifft das zu, gilt die 20-Tage-Entlastung in New Albany nicht, und ihre Tage in Columbus bleiben nur dann frei von der Steuer in Columbus, wenn diese Löhne für New Albany einbehalten werden. Da die Antwort von einer Tageszählung zum Jahresende und von der Auslegung jeder Stadt abhängt, bittet die Tochtergesellschaft die Steuerstelle vor dem ersten Einsatz um eine schriftliche Stellungnahme.

Die Erklärung des Auftragnehmers über den Nettogewinn

Der Nettogewinn des texanischen Auftragnehmers für das Jahr beträgt $3.000.000. Auf New Albany entfallen:

Der zugeordnete Gewinn beträgt $120.000, die Steuer in New Albany zu 2,0 % $2.400. Das sind $200 oder mehr, also schuldet die Gesellschaft Vorauszahlungen; die Arbeit begann im März, ihrem ersten Jahr in der Stadt, daher ist die Erklärung über die Vorauszahlungen bis zum 15. Juli fällig. Die Erklärung ist am 15. April des Folgejahres fällig, mit Fristverlängerung beim Bund am 15. November; die Zahlung bleibt am 15. April fällig.

Die Gesellschaft hat die Verwaltung durch den Bundesstaat nicht gewählt und reicht daher bei der Steuerstelle der Stadt ein. Da im nächsten Jahr keine Arbeit in Ohio geplant ist, reicht sie für dieses Jahr die eidesstattliche Erklärung zum Arbeitsort ein.

Anders in Ihrem Fall?

• Einbehalt des Bundesstaates Ohio und Arbeitslosenversicherung für dasselbe Team: Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat
• Ingenieure, die eine ausländische Gesellschaft schickt: Arbeitnehmer aus dem Ausland in die USA entsenden
• Kanadische Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter: Arbeitnehmer zur Arbeit in die USA entsenden und kanadische Arbeitnehmer mit Arbeit in den USA
• Commercial Activity Tax in Ohio: Steuern auf Bruttoeinnahmen in anderen Bundesstaaten
• Einkommen- oder Franchise Tax eines Bundesstaates aus der Arbeit: Unternehmenssteuer in anderen Bundesstaaten
• Registrierung beim Secretary of State von Ohio: Registrierung in einem anderen Bundesstaat
• Sales Tax auf die Installation von Kühlung, Schaltanlagen oder Stromtechnik: Sales Tax auf installierte Kühl- und Stromanlagen
• Versäumter Einbehalt, mehrere Städte in Ohio, verbundene Gesellschaften auf einem Standort oder eine ausländische Gesellschaft ohne US-Tochtergesellschaft: Das ändert den Einbehalt und das Risiko; siehe Steuerleistungen für Rechenzentren

Fragen zu Recht, Einwanderung, Gewerkschaften, Tariflöhnen, Unfallversicherung und Tagegeldern behandelt dieser Ratgeber nicht.