Impuesto municipal de Ohio: regla de 20 días para cuadrillas

¿Qué es la regla de 20 días de Ohio para el impuesto municipal sobre la renta?

Un empleador no tiene que retener el impuesto sobre la renta de una ciudad de Ohio a un empleado que trabaja en esa ciudad 20 días o menos en un año calendario (ORC 718.011(B)(1)). Esta excepción para el trabajador que ingresa ocasionalmente no se aplica cuando:

• Lugar de trabajo presunto. El empleado trabajó en una obra de construcción u otro lugar de trabajo temporal donde, al empezar el trabajo, el empleador esperaba razonablemente que sus propios servicios duraran más de 20 días ese año, porque el trabajo lo requiere o el contrato lo exige.
• Lugar principal de trabajo. El lugar principal de trabajo del empleado está en la ciudad.
• Solicitud del residente. El empleado vive en la ciudad y pidió al empleador que retuviera.

Para un no residente, los salarios cubiertos por la regla de 20 días también están exentos del impuesto de esa ciudad, pero nunca del impuesto de la ciudad donde vive el empleado (ORC 718.01(C)(16)).

Cómo encajan los impuestos municipales con los demás impuestos de Ohio sobre el mismo trabajo:

El impuesto sobre la renta de los distritos escolares de Ohio es un impuesto aparte y no se trata aquí.

¿Por qué la mayoría de las construcciones de centros de datos requieren retención municipal desde el primer día?

La construcción de un centro de datos es una obra donde un contratista por lo general espera trabajar durante meses, así que es un lugar de trabajo presunto desde el principio. La prueba mira los días de servicio que el propio empleador espera prestar en el sitio, no los días de cada trabajador (ORC 718.011(B)(1)(b)). Rotar las cuadrillas para que nadie pase de 20 días no evita la retención.

La regla de 20 días puede servir para visitas cortas de puesta en marcha, arranque y garantía, en las que se espera que el trabajo de la empresa en el sitio dure 20 días o menos, pero solo si la ciudad no es el lugar principal de trabajo del empleado (más abajo).

Dos reglas pueden quitar el alivio de 20 días incluso en visitas cortas:

• Las empresas relacionadas pueden contar juntas. Para esta regla, «empleador» incluye a un miembro relacionado del empleador (ORC 718.011(A)(1)). Los ingenieros de una matriz extranjera y la cuadrilla de su subsidiaria en EE. UU. en el mismo sitio pueden contar como un solo empleador. Confírmelo con la ciudad.
• El sitio puede convertirse en el lugar principal de trabajo. Una empresa sin oficina permanente en Ohio no tiene allí una «ubicación fija» (fixed location). Un empleado que debe presentarse en el sitio de Ohio de forma regular y habitual puede convertir ese sitio en su lugar principal de trabajo, y se pierde el alivio para esa ciudad. Si un empleado no se presenta regularmente ni en una oficina ni en un sitio de Ohio, su lugar principal de trabajo es la ubicación de Ohio donde trabaja más días ese año, así que incluso un ingeniero con visitas cortas tiene uno (ORC 718.011(A)(5)-(7)). El alivio de 20 días no se aplica en esa ciudad, y en las demás ciudades solo se aplica si el empleador retiene los salarios de esos días para la ciudad del lugar principal de trabajo (ORC 718.011(C)). La forma en que las ciudades aplican esto a empleadores sin oficina en Ohio varía; confírmelo con la ciudad o su agencia recaudadora.

¿Cómo contamos los días de un empleado en cada ciudad de Ohio?

Cuente por empleado, por ciudad y por año calendario, y vuelva a empezar el 1 de enero. Dos trabajos cortos en dos campus de la misma ciudad se suman.

Un día cuenta para una ciudad solo si el empleado trabajó más tiempo en esa ciudad que en cualquier otra ese día. El viaje al primer trabajo del día y los traslados entre trabajos cuentan como tiempo en el lugar principal de trabajo, no en el sitio (ORC 718.011(B)(2)).

Conserve registros que lo prueben:

• Un registro diario por empleado con el sitio y la ciudad donde trabajó, respaldado por los registros de credenciales o de acceso al sitio y las hojas de horas
• Los días de viaje
• Las condiciones del contrato que muestran cuánto se esperaba que durara el trabajo de la empresa en cada sitio
• Las confirmaciones de registro, pago y presentación de cada ciudad

¿Qué pasa el día 21: retenemos también por los primeros 20 días?

Desde el día 21 en una ciudad, el empleador debe retener el impuesto de esa ciudad por cada día posterior que le pague al empleado por trabajar allí (ORC 718.011(D)). Los primeros 20 días quedan sin retención.

En cambio, el empleador puede elegir retener también por los primeros 20 días. Si lo hace, esos salarios pierden la exención para no residentes (ORC 718.01(C)(16)(c)), y cualquier impuesto retenido por esos días para la ciudad del lugar principal de trabajo del empleado se le reembolsa al empleado.

No tenemos oficina en Ohio: ¿para qué ciudad retenemos y dónde nos registramos?

Retenga para la ciudad, el pueblo (village) o el distrito conjunto de desarrollo económico donde se hace físicamente el trabajo. Una dirección postal o un código postal no lo resuelven: la página de impuestos de New Albany advierte que una dirección postal de New Albany puede estar en Plain Township o en Columbus (Ciudad de New Albany). Busque la dirección de cada sitio en The Finder del estado y confírmela con la ciudad.

Un sitio puede estar en un distrito conjunto de desarrollo económico, que puede cobrar un impuesto sobre la renta con las mismas reglas, recaudado por una ciudad miembro (ORC 715.72(F)(5)).

Cada ciudad de Ohio recauda su propio impuesto o usa una agencia recaudadora. La tasa de New Albany es de 2.0%, recaudada por la Regional Income Tax Agency (Ciudad de New Albany). Las tasas varían según la ciudad y cambian; tome cada una de la ciudad o de The Finder. Regístrese como empleador que retiene ante la ciudad o su agencia recaudadora antes del primer día de pago que incluya trabajo en Ohio. Una cuenta con una agencia recaudadora cubre sus ciudades miembro; una ciudad que recauda su propio impuesto necesita su propia cuenta.

Para un miembro de la cuadrilla que vive en otra ciudad de Ohio, el empleador retiene para la ciudad del trabajo y también puede retener para la ciudad de residencia si el empleado lo pide (ORC 718.03(A)(2)).

¿Qué salarios están sujetos a la retención municipal de Ohio?

Salarios computables: los salarios sujetos al impuesto federal de Medicare, sin tope salarial, menos los montos de un plan cafetería de la sección 125, e incluidos los aportes diferidos a la 401(k) (ORC 718.01(R)). Un empleador con una ubicación fija en Ohio y menos de $500,000 de ingresos totales el año anterior retiene solo para la ciudad de su ubicación fija (ORC 718.011(E)); una empresa sin oficina en Ohio rara vez encaja.

¿Cuándo vencen los pagos de la retención municipal y la conciliación anual?

Los pagos son mensuales o trimestrales, según la ciudad (ORC 718.03(B)):

Una ciudad puede exigir a los empleadores más grandes pagar dos veces al mes, y a los que pagan la retención federal por vía electrónica, pagarla también por vía electrónica; revise las reglas de cada ciudad.

¿Qué pasa si no retuvimos el impuesto municipal de Ohio?

El empleador debe el impuesto que tuvo que retener, lo haya retenido o no (ORC 718.03(G)). El ejecutivo o empleado responsable de la nómina responde personalmente, incluso después de que la empresa se disuelve (ORC 718.03(I)). Una ciudad puede demandar dentro de tres años después de que una declaración venció o se presentó, lo que ocurra después, así que una declaración no presentada queda abierta (ORC 718.12(A)). El trabajador sigue debiendo el impuesto que nunca se retuvo (ORC 718.03(E)(1)).

Una ciudad de Ohio puede cobrar (ORC 718.27):

• Una multa de hasta 50% de la retención no pagada
• Hasta $25 por cada declaración tardía; la primera se condona una vez presentada la declaración
• Intereses a la tasa federal de corto plazo más 5%, que se ajusta cada año calendario

Para corregirlo, regístrese, presente las declaraciones de retención y las conciliaciones omitidas, y pague. Una ciudad puede condonar multas e intereses. Si una agencia recaudadora envía una carta por falta de presentación, respóndala (Ciudad de New Albany).

¿El trabajo obliga a nuestra empresa a presentar una declaración municipal de utilidades netas en Ohio?

Por lo general, sí. Una ciudad de Ohio grava su parte de las utilidades netas de una empresa que hace negocios dentro y fuera de ella. La parte es el promedio de tres proporciones (ORC 718.02):

• Bienes: el costo original de los bienes propios o usados en la ciudad; los bienes alquilados se valoran en 8 veces su alquiler anual
• Nómina: los salarios por trabajo en la ciudad, sin contar los salarios exentos de retención por la regla de 20 días
• Ingresos brutos: los ingresos por instalación, puesta en marcha y servicio cuentan donde se hace el trabajo. El equipo enviado desde otro estado cuenta solo si se entregó desde existencias en la ciudad, o si la empresa solicita ventas allí de forma regular por medio de sus propios empleados y la venta resultó de eso.

Meses de trabajo de una cuadrilla en el sitio por lo general generan la obligación de presentar; unas pocas visitas cortas exentas pueden no generarla. Algunas ciudades exigen una declaración a todo negocio que opere dentro de la ciudad, entre ellas New Albany (Ciudad de New Albany). La declaración se debe presentar aunque el impuesto sea menor de $10 (ORC 718.05(H)).

Quién paga depende de la entidad (ORC 718.01):

• Las corporaciones y las entidades transparentes (sociedades de personas, LLC que tributan como sociedades de personas, corporaciones S) pagan a nivel de la entidad. Una entidad transparente calcula sus utilidades netas como si fuera una corporación C, sin deducir los pagos garantizados a los socios. La ciudad no grava a los propietarios no residentes por su parte.
• Las utilidades de una entidad ignorada van en la declaración de su propietario.
• Los instaladores individuales pagados como contratistas deben su propio impuesto municipal, no la empresa; si deberían estar en nómina se explica en contratistas que pueden ser empleados.

Las pérdidas se arrastran a los cinco años siguientes. La ley no resuelve si una empresa extranjera sin subsidiaria en EE. UU., exenta del impuesto federal por un tratado, debe el impuesto municipal sobre las utilidades netas, ya que las utilidades netas parten del ingreso gravable federal ajustado; ese caso requiere la revisión de un CPA.

¿Podemos presentar una sola declaración municipal de utilidades netas ante el estado en lugar de una por ciudad?

Sí, si la empresa es una corporación o una entidad transparente. Puede elegir que el Ohio Department of Taxation (departamento de impuestos de Ohio) administre su impuesto municipal sobre las utilidades netas: una sola declaración en el Ohio Business Gateway cubre todas las ciudades, incluidos los distritos y zonas conjuntos de desarrollo económico, y todos los pagos van al estado (ODT: impuesto municipal sobre las utilidades netas). Los propietarios únicos y las entidades ignoradas no pueden hacer esta elección.

• Fecha límite: el día 15 del 4.º mes del año gravable, el 15 de abril para un año calendario (ORC 718.80(B)). El Gateway rechaza una elección tardía, que entonces se aplica al año siguiente.
• Vigencia: la elección se renueva cada año hasta que la empresa la cancela a más tardar en la misma fecha.
• Registro: requiere un número de identificación del empleador (EIN) federal; no tiene costo.

La elección cubre el impuesto sobre las utilidades netas. La retención municipal sigue con cada ciudad o su agencia recaudadora.

¿Cuándo vence la declaración de utilidades netas y debemos hacer pagos estimados?

La declaración municipal de utilidades netas de una empresa vence el día 15 del 4.º mes después del cierre de su ejercicio, el 15 de abril para un año calendario. Una prórroga federal la extiende automáticamente hasta el día 15 del 11.º mes, pero no extiende el plazo para pagar (ORC 718.05(G)). Una empresa sin prórroga federal puede pedir a la ciudad una prórroga de seis meses a más tardar en la fecha de vencimiento. Las mismas fechas se aplican con la elección estatal (ORC 718.85).

Una empresa debe hacer pagos estimados cuando el impuesto estimado es de al menos $200 (ORC 718.08). En su primer año sujeta al impuesto de una ciudad, la declaración de impuestos estimados vence a más tardar el día 15 del 4.º mes después de quedar sujeta por primera vez (ORC 718.08(B)(3)). Con la elección estatal, la prueba usa el impuesto combinado de todas las ciudades y los pagos van al Department of Taxation (ORC 718.88). Los pagos son partes acumuladas del impuesto del año:

El impuesto pagado de menos puede generar una multa de 15% más intereses (ORC 718.27). Pagar al menos el impuesto del año anterior evita la multa solo si se presentó ante esa ciudad una declaración por el año completo anterior, así que un primer trabajo en Ohio no puede usar esa prueba. La otra vía es pagar al menos 90% del impuesto sobre el ingreso anualizado a la fecha (ORC 718.08(E)).

El trabajo terminó: ¿cómo dejamos de presentar ante la ciudad?

Presente la declaración de utilidades netas del último año de trabajo. Para el año siguiente, envíe a cada ciudad una declaración jurada firmada, bajo pena de perjurio, que indique dónde estaba el lugar de trabajo, el último día en que la empresa trabajó o vendió allí, y que no planea trabajos ni ventas en la ciudad ese año. Entonces la ciudad no puede exigir una declaración por ese año siguiente, salvo que tenga información contradictoria o cambien los hechos (ORC 718.05(N)). Presente la conciliación final de la retención y cierre cada cuenta de retención.

¿Nuestros trabajadores tienen que presentar sus propias declaraciones del impuesto municipal de Ohio?

Por lo general, no, si su único ingreso gravable por la ciudad son salarios retenidos correctamente. La declaración de retención del empleador cuenta como la declaración del empleado, salvo que la ciudad exija que todas las personas presenten (ORC 718.03(C)). Los empleados a los que se les retuvo de más piden el reembolso a la ciudad. La ciudad de residencia de un residente de Ohio decide por ordenanza si acredita el impuesto pagado a la ciudad del trabajo (ORC 718.04(D)). Cómo trata el impuesto municipal de Ohio el estado de residencia del trabajador o Canadá se explica en empleados en otro estado y empleado canadiense que trabaja en EE. UU..

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son solo ilustrativas.

Una cuadrilla eléctrica en una construcción de cuatro meses

Un contratista eléctrico de Texas, una corporación C con año calendario, envía 12 electricistas a la construcción de un centro de datos en New Albany de marzo a junio. El subcontrato requiere unos cuatro meses en el sitio, así que el sitio es un lugar de trabajo presunto y se retiene el 2.0% de New Albany desde el primer día: $480,000 de salarios computables y $9,600 retenidos.

• Se registra ante la agencia recaudadora de la ciudad antes del primer día de pago.
• Marzo cae en el primer trimestre, sin historial anterior, así que la retención de marzo se paga trimestralmente a más tardar el 30 de abril.
• La retención de marzo superó $200, así que abril, mayo y junio se pagan mensualmente, cada uno a más tardar el día 15 del mes siguiente.
• La conciliación anual vence a más tardar al final del febrero siguiente.

Una ingeniera de campo en visitas cortas

La subsidiaria en EE. UU. de un fabricante de unidades de refrigeración, propiedad de una matriz canadiense, envía a una ingeniera de campo que vive en Illinois. Pasa 12 días en una visita de puesta en marcha en un campus de New Albany y 10 días en un sitio de Columbus; la subsidiaria esperaba que su propio trabajo en cada sitio durara menos de 20 días. Una llamada de garantía de 10 días en noviembre en un segundo campus de New Albany lleva su total en New Albany a 22 días.

La subsidiaria no tiene oficina en Ohio y la ingeniera no se presenta regularmente en ningún sitio de Ohio, así que, según el texto de la ley, su lugar principal de trabajo es la ubicación de Ohio donde trabaja más días en el año: aquí, New Albany. Si eso se sostiene, el alivio de 20 días de New Albany no se aplica, y sus días en Columbus quedan libres del impuesto de Columbus solo si esos salarios se retienen para New Albany. Como la respuesta depende de un conteo de días al cierre del año y de cómo interpreta la regla cada ciudad, la subsidiaria pide a la agencia recaudadora su posición por escrito antes de la primera visita.

La declaración de utilidades netas del contratista

Las utilidades netas del año del contratista de Texas son $3,000,000. A New Albany le corresponde:

Las utilidades prorrateadas son $120,000, y el impuesto de New Albany al 2.0% es de $2,400. Eso es $200 o más, así que la empresa debe hacer pagos estimados; el trabajo empezó en marzo, su primer año en la ciudad, así que la declaración de impuestos estimados vence a más tardar el 15 de julio. La declaración anual vence el 15 de abril del año siguiente, o el 15 de noviembre con una prórroga federal; el pago sigue venciendo el 15 de abril.

No eligió la administración estatal, así que presenta ante la agencia recaudadora de la ciudad. Como no planea trabajo en Ohio el año siguiente, presenta la declaración jurada sobre el lugar de trabajo para ese año.

¿Su caso es distinto?

• Retención del impuesto estatal de Ohio e impuesto de desempleo para la misma cuadrilla: empleados en otro estado
• Ingenieros enviados por una empresa en el extranjero: enviar empleados del extranjero a EE. UU.
• Empleadores canadienses y su personal: enviar empleados a trabajar en EE. UU. y empleado canadiense que trabaja en EE. UU.
• Commercial Activity Tax de Ohio: impuestos sobre los ingresos brutos en otros estados
• Impuesto estatal sobre la renta o de franquicia por el trabajo: impuesto sobre la renta de negocios en otros estados
• Registro ante el Secretario de Estado (Secretary of State) de Ohio: registrarse en otro estado
• Impuesto sobre las ventas por instalar equipos de refrigeración, equipos de maniobra eléctrica o equipos de energía: impuesto sobre las ventas de equipos de refrigeración y energía instalados
• Retención omitida, varias ciudades de Ohio, empresas relacionadas en un mismo sitio o una empresa extranjera sin subsidiaria en EE. UU.: esto cambia la retención y la exposición; consulte servicios tributarios para centros de datos

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