Imposto municipal de Ohio: regra dos 20 dias para equipes de fora

O que é a regra dos 20 dias do imposto de renda municipal de Ohio?

Em Ohio, o empregador não precisa reter o imposto de renda de uma cidade para o empregado que trabalha nessa cidade em 20 dias ou menos em um ano-calendário (ORC 718.011(B)(1)). Essa exceção da regra do trabalhador ocasional (occasional entrant) não se aplica quando:

• Local de trabalho presumido. O empregado trabalhou em uma obra ou em outro local de trabalho temporário onde, no início do trabalho, o empregador esperava de forma razoável que seus próprios serviços durassem mais de 20 dias naquele ano, porque a obra exige ou o contrato determina.
• Principal local de trabalho. O principal local de trabalho do empregado fica na cidade.
• Pedido do residente. O empregado mora na cidade e pediu ao empregador que retivesse.

Para um não residente, os salários cobertos pela regra dos 20 dias também ficam isentos do imposto daquela cidade de Ohio, mas nunca do imposto da cidade onde o empregado mora (ORC 718.01(C)(16)).

Como os impostos municipais se encaixam com os outros impostos de Ohio sobre a mesma obra:

O imposto de renda dos distritos escolares de Ohio é um imposto separado e não é tratado aqui.

Por que a maioria das obras de data center exige retenção municipal desde o primeiro dia?

A construção de um data center em Ohio é uma obra onde a empreiteira em geral espera trabalhar por meses, então é um local de trabalho presumido desde o início. O teste olha os dias de serviço esperados do próprio empregador no local, não os dias de cada trabalhador (ORC 718.011(B)(1)(b)). Fazer rodízio de equipes para que ninguém passe de 20 dias não evita a retenção.

A regra dos 20 dias pode ajudar em visitas curtas de comissionamento, partida e garantia, em que o trabalho da própria empresa no local deve levar 20 dias ou menos, mas só se a cidade não for o principal local de trabalho do empregado (veja abaixo).

Duas regras podem tirar o benefício dos 20 dias mesmo em visitas curtas:

• Empresas relacionadas podem contar juntas. Para essa regra, “empregador” inclui um membro relacionado do empregador (ORC 718.011(A)(1)). Os engenheiros de uma controladora estrangeira e a equipe da subsidiária americana no mesmo local podem contar como um único empregador. Confirme com a cidade.
• O local da obra pode virar o principal local de trabalho. Uma empresa sem escritório permanente em Ohio não tem “local fixo” lá. Um empregado que precisa se apresentar no local da obra em Ohio de forma regular e habitual pode tornar esse local seu principal local de trabalho, e o benefício acaba naquela cidade. Se o empregado não se apresenta regularmente nem a um escritório nem a uma obra em Ohio, o principal local de trabalho é o local de Ohio onde ele trabalha mais dias no ano, então até um engenheiro em visitas curtas tem um (ORC 718.011(A)(5)-(7)). O benefício dos 20 dias não se aplica nessa cidade, e nas outras cidades só se aplica se o empregador retiver os salários desses dias para a cidade do principal local de trabalho (ORC 718.011(C)). Como as cidades aplicam isso a empregadores sem escritório em Ohio varia; confirme com a cidade ou com o órgão arrecadador dela.

Como contar os dias de um empregado em cada cidade de Ohio?

Conte por empregado, por cidade e por ano-calendário, recomeçando em 1º de janeiro. Dois trabalhos curtos em dois campi na mesma cidade de Ohio se somam.

Um dia conta para uma cidade de Ohio só se o empregado trabalhou mais tempo nela do que em qualquer outra cidade naquele dia. O deslocamento até o primeiro trabalho do dia, e entre trabalhos, conta como tempo no principal local de trabalho, não no local da obra (ORC 718.011(B)(2)).

Guarde registros que comprovem a contagem:

• Um registro diário por empregado com o local e a cidade onde trabalhou, apoiado por registros de crachá ou de acesso ao local e por folhas de ponto
• Dias de deslocamento
• As cláusulas do contrato que mostram quanto tempo o trabalho da empresa em cada local deveria levar
• As confirmações de registro, pagamento e entrega de cada cidade

O que acontece no 21º dia: retemos também os primeiros 20 dias?

A partir do 21º dia em uma cidade de Ohio, o empregador deve reter o imposto dessa cidade em cada dia seguinte em que paga o empregado por trabalho lá (ORC 718.011(D)). Os primeiros 20 dias continuam sem retenção.

Em vez disso, o empregador pode optar por reter também os primeiros 20 dias. Se fizer isso, esses salários perdem a isenção de não residente (ORC 718.01(C)(16)(c)), e qualquer imposto retido nesses dias para a cidade do principal local de trabalho do empregado pode ser restituído ao empregado.

Não temos escritório em Ohio: para qual cidade retemos e onde nos registramos?

Retenha para a cidade, vila ou distrito conjunto de desenvolvimento econômico onde o trabalho é feito fisicamente. Um endereço postal ou CEP não resolve: a página de impostos de New Albany avisa que um endereço postal de New Albany pode ficar em Plain Township ou em Columbus (Cidade de New Albany). Consulte o endereço de cada local no Finder do estado e confirme com a cidade.

Um local de obra em Ohio pode ficar em um distrito conjunto de desenvolvimento econômico, que pode cobrar imposto de renda pelas mesmas regras, arrecadado por uma cidade membro (ORC 715.72(F)(5)).

Cada cidade de Ohio arrecada o próprio imposto ou usa um órgão arrecadador. A alíquota de New Albany é de 2,0%, arrecadada pela Regional Income Tax Agency (Cidade de New Albany). As alíquotas variam por cidade e mudam; obtenha cada uma na cidade ou no The Finder. Registre-se como empregador que retém imposto na cidade ou no órgão arrecadador dela antes do primeiro dia de pagamento que inclua trabalho em Ohio. Uma conta no órgão arrecadador cobre as cidades membros; uma cidade que arrecada o próprio imposto exige conta própria.

Para um membro da equipe que mora em outra cidade de Ohio, o empregador retém para a cidade do trabalho e pode também reter para a cidade onde ele mora, se o empregado pedir (ORC 718.03(A)(2)).

Quais salários estão sujeitos à retenção municipal de Ohio?

Salários qualificados: os salários para o imposto federal do Medicare, sem teto, menos valores de um plano cafeteria da seção 125, incluídas as contribuições ao 401(k) (ORC 718.01(R)). Um empregador com local fixo em Ohio e receita total inferior a $500.000 no ano anterior retém só para a cidade do seu local fixo (ORC 718.011(E)); uma empresa sem escritório em Ohio raramente se enquadra.

Quando vencem os pagamentos da retenção municipal e a conciliação anual?

Os pagamentos da retenção municipal de Ohio são mensais ou trimestrais, conforme a cidade (ORC 718.03(B)):

Uma cidade de Ohio pode exigir que empregadores maiores paguem quinzenalmente, e que empregadores que pagam a retenção federal por meio eletrônico paguem a municipal também por meio eletrônico; verifique as regras de cada cidade.

E se não retivemos o imposto municipal de Ohio?

O empregador deve o imposto municipal de Ohio que deveria ter retido, tendo retido ou não (ORC 718.03(G)). O diretor ou empregado responsável pela folha de pagamento responde pessoalmente, mesmo depois da dissolução da empresa (ORC 718.03(I)). Uma cidade pode cobrar judicialmente em até três anos após o vencimento ou a entrega da declaração, o que ocorrer por último, então uma declaração não entregue continua aberta (ORC 718.12(A)). O trabalhador ainda deve o imposto que nunca foi retido (ORC 718.03(E)(1)).

Uma cidade de Ohio pode cobrar (ORC 718.27):

• Uma multa de até 50% da retenção não paga
• Até $25 por declaração atrasada; a primeira é cancelada quando a declaração é entregue
• Juros à taxa federal de curto prazo mais 5%, redefinidos a cada ano-calendário

Para corrigir, registre-se, entregue as declarações de retenção e as conciliações em falta e pague. Uma cidade de Ohio pode cancelar multas e juros. Se um órgão arrecadador enviar uma carta por falta de entrega, responda (Cidade de New Albany).

A obra obriga nossa empresa a entregar uma declaração municipal do imposto sobre o lucro líquido em Ohio?

Em geral, sim. Uma cidade de Ohio tributa sua parte do lucro líquido de uma empresa que atua dentro e fora dela. A parte é a média de três índices (ORC 718.02):

• Bens: custo original dos bens próprios ou usados na cidade, com bens alugados avaliados em 8 vezes o aluguel anual
• Folha de pagamento: salários por trabalho na cidade, excluídos os salários isentos de retenção pela regra dos 20 dias
• Receita bruta: receitas de instalação, comissionamento e serviços contam onde o trabalho é feito. Equipamentos enviados de outro estado só contam se foram entregues a partir de estoque na cidade, ou se a empresa busca vendas lá regularmente por meio de seus próprios empregados e a venda resultou disso.

Meses de trabalho de equipes no local em geral geram obrigação de entregar a declaração municipal; algumas visitas curtas isentas podem não gerar. Algumas cidades de Ohio exigem declaração de toda empresa que atua dentro da cidade, entre elas New Albany (Cidade de New Albany). A declaração é obrigatória mesmo quando o imposto é inferior a $10 (ORC 718.05(H)).

Quem paga o imposto municipal sobre o lucro líquido depende da entidade (ORC 718.01):

• Corporações e entidades com transparência fiscal (pass-through) (sociedades de pessoas, LLCs tributadas como sociedades, corporações S) pagam no nível da entidade. Uma entidade pass-through calcula o lucro líquido como se fosse uma corporação C, sem dedução de pagamentos garantidos aos sócios. Os proprietários não residentes não são tributados pela cidade sobre suas partes.
• O lucro de uma entidade desconsiderada (disregarded entity) vai para a declaração do proprietário.
• Instaladores pessoas físicas pagos como prestadores de serviços devem o próprio imposto municipal, não a empresa; se eles deveriam estar na folha de pagamento é tratado em prestadores de serviços que podem ser empregados.

Prejuízos são levados para os cinco anos seguintes. Se uma empresa estrangeira sem subsidiária americana, isenta de imposto federal por um tratado, deve o imposto municipal de Ohio sobre o lucro líquido não está definido pela lei, já que o lucro líquido parte da renda tributável federal ajustada; esse caso exige a análise de um CPA (contador público habilitado).

Podemos entregar uma única declaração municipal do imposto sobre o lucro líquido ao estado em vez de a cada cidade?

Sim, se a empresa for uma corporação ou uma entidade com transparência fiscal. Ela pode optar para que o Ohio Department of Taxation administre seu imposto municipal sobre o lucro líquido: uma declaração no Ohio Business Gateway cobre todas as cidades, incluindo distritos e zonas conjuntas de desenvolvimento econômico, e todos os pagamentos vão para o estado (ODT: Municipal Net Profit Tax). Empresas individuais e entidades desconsideradas não podem optar.

• Prazo: o 15º dia do 4º mês do ano tributável, 15 de abril para quem usa o ano-calendário (ORC 718.80(B)). O Gateway recusa uma opção atrasada, que então vale para o ano seguinte.
• Vigência: a opção pela administração estadual se renova a cada ano até que a empresa a encerre na mesma data.
• Registro: exige um EIN (número de identificação do empregador, o número fiscal federal de uma empresa nos EUA); não há taxa.

A opção pela administração estadual cobre o imposto sobre o lucro líquido. A retenção municipal continua com cada cidade ou com o órgão arrecadador dela.

Quando vence a declaração do imposto sobre o lucro líquido, e devemos pagamentos estimados?

A declaração municipal de Ohio do imposto sobre o lucro líquido de uma empresa vence no 15º dia do 4º mês após o fim do exercício, 15 de abril para quem usa o ano-calendário. Uma prorrogação federal a estende automaticamente até o 15º dia do 11º mês, mas não o prazo de pagamento (ORC 718.05(G)). Uma empresa sem prorrogação federal pode pedir à cidade uma prorrogação de seis meses até a data de vencimento. As mesmas datas valem com a opção pela administração estadual (ORC 718.85).

Uma empresa deve pagamentos estimados quando o imposto estimado é de pelo menos $200 (ORC 718.08). No primeiro ano sujeito ao imposto de uma cidade, a declaração estimada vence até o 15º dia do 4º mês após a empresa passar a estar sujeita (ORC 718.08(B)(3)). Com a opção pela administração estadual, o teste usa o imposto somado de todas as cidades e os pagamentos vão para o Department of Taxation (ORC 718.88). Os pagamentos são partes acumuladas do imposto do ano:

Imposto municipal pago a menor pode gerar multa de 15% mais juros (ORC 718.27). Pagar pelo menos o imposto do ano anterior evita a multa só se uma declaração de ano completo foi entregue àquela cidade no ano anterior, então a primeira obra em Ohio não pode usar esse teste. A outra forma é pagar pelo menos 90% do imposto sobre a renda anualizada até a data (ORC 718.08(E)).

A obra terminou: como encerramos as obrigações municipais?

Entregue a declaração do imposto sobre o lucro líquido do último ano de trabalho. Para o ano seguinte, envie a cada cidade de Ohio uma declaração juramentada (affidavit) assinada, sob pena de perjúrio, informando onde ficava o local da obra, o último dia em que a empresa trabalhou ou vendeu lá e que não planeja trabalho nem vendas na cidade naquele ano. A cidade então não pode exigir declaração desse ano seguinte, a menos que tenha informações em contrário ou os fatos mudem (ORC 718.05(N)). Entregue a conciliação final da retenção e encerre cada conta de retenção.

Nossos trabalhadores precisam entregar as próprias declarações de imposto municipal de Ohio?

Em geral não, se a única renda tributável pela cidade forem salários retidos corretamente. A declaração de retenção do empregador conta como a declaração do empregado, a menos que a cidade exija que todas as pessoas físicas entreguem (ORC 718.03(C)). Empregados com retenção a maior pedem restituição à cidade. A cidade onde mora um residente de Ohio decide por lei municipal se concede crédito pelo imposto pago à cidade do trabalho (ORC 718.04(D)). Como o estado de origem do trabalhador ou o Canadá tratam o imposto municipal de Ohio está em empregados em outro estado e empregado canadense trabalhando nos EUA.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são apenas ilustrativos.

Uma equipe elétrica em uma obra de quatro meses

Uma empreiteira elétrica do Texas, corporação C com ano-calendário, envia 12 eletricistas para a construção de um data center em New Albany de março a junho. O subcontrato exige cerca de quatro meses no local, então o local é um local de trabalho presumido e os 2,0% de New Albany são retidos desde o primeiro dia: US$480.000 de salários qualificados, US$9.600 retidos.

• A empreiteira se registra no órgão arrecadador da cidade antes do primeiro dia de pagamento.
• Março cai no primeiro trimestre, sem histórico anterior, então a retenção de março é paga no regime trimestral até 30 de abril.
• A retenção de março passou de US$200, então abril, maio e junho são pagos mensalmente, cada um até o dia 15 do mês seguinte.
• A conciliação anual vence até o fim de fevereiro do ano seguinte.

Uma engenheira de campo em visitas curtas

A subsidiária americana de uma fabricante de unidades de refrigeração, controlada por uma empresa canadense, envia uma engenheira de campo que mora em Illinois. Ela passa 12 dias em uma visita de partida em um campus de New Albany e 10 dias em um local em Columbus; a subsidiária esperava que seu próprio trabalho em cada local levasse menos de 20 dias. Um atendimento de garantia de 10 dias em novembro em um segundo campus de New Albany leva o total dela em New Albany a 22 dias.

A subsidiária não tem escritório em Ohio e a engenheira não se apresenta regularmente a nenhum local em Ohio, então, pelo texto da lei, o principal local de trabalho dela é o local de Ohio onde trabalha mais dias no ano: aqui, New Albany. Se isso valer, o benefício dos 20 dias de New Albany não se aplica, e os dias dela em Columbus só ficam livres do imposto de Columbus se esses salários forem retidos para New Albany. Como a resposta depende de uma contagem de dias no fim do ano e de como cada cidade interpreta a regra, a subsidiária pede ao órgão arrecadador sua posição por escrito antes da primeira visita.

A declaração do imposto sobre o lucro líquido da empreiteira

O lucro líquido da empreiteira do Texas no ano é de US$3.000.000. A parte de New Albany:

O lucro rateado é de US$120.000, e o imposto de New Albany a 2,0% é de US$2.400. Isso é US$200 ou mais, então a empresa deve pagamentos estimados; o trabalho começou em março, seu primeiro ano na cidade, então a declaração estimada vence até 15 de julho. A declaração vence em 15 de abril do ano seguinte, ou em 15 de novembro com prorrogação federal; o pagamento continua vencendo em 15 de abril.

A empreiteira não optou pela administração estadual, então entrega a declaração ao órgão arrecadador da cidade. Sem trabalho previsto em Ohio no ano seguinte, ela entrega a declaração juramentada do local da obra para aquele ano.

E no seu caso?

• Retenção estadual de Ohio e imposto estadual de seguro-desemprego para a mesma equipe: empregados em outro estado
• Engenheiros enviados por uma empresa no exterior: como enviar empregados do exterior para os EUA
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• Imposto de renda ou de franquia estadual gerado pela obra: imposto de renda empresarial em outros estados
• Registro na Secretaria de Estado de Ohio: registro em outro estado
• Imposto sobre vendas na instalação de refrigeração, equipamentos de manobra elétrica ou equipamentos de energia: imposto sobre vendas de equipamentos de refrigeração e energia instalados
• Retenção não feita, várias cidades de Ohio, empresas relacionadas no mesmo local ou uma empresa estrangeira sem subsidiária americana: isso muda a retenção e o risco; veja serviços fiscais para data centers

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