Impôt municipal de l'Ohio : règle des 20 jours, équipes hors État

Qu'est-ce que la règle des 20 jours de l'Ohio pour l'impôt municipal sur le revenu?

Un employeur n'a pas à retenir l'impôt sur le revenu d'une ville de l'Ohio pour un employé qui travaille dans cette ville 20 jours ou moins au cours d'une année civile (ORC 718.011(B)(1)). Cette règle de présence occasionnelle ne s'applique pas dans les cas suivants :

• Chantier présumé. L'employé a travaillé sur un chantier de construction ou un autre lieu de travail temporaire où, au début des travaux, l'employeur s'attendait raisonnablement à ce que ses propres services durent plus de 20 jours dans l'année, parce que le travail l'exige ou que le contrat le prévoit.
• Lieu principal de travail. Le lieu principal de travail de l'employé se trouve dans la ville.
• Demande d'un résident. L'employé habite la ville et a demandé à l'employeur de retenir l'impôt.

Pour un non-résident de la ville, les salaires visés par la règle des 20 jours sont aussi exemptés de l'impôt de cette ville, mais jamais de l'impôt de la ville où l'employé habite (ORC 718.01(C)(16)).

Comment les impôts municipaux s'articulent avec les autres impôts de l'Ohio sur le même chantier :

L'impôt sur le revenu des districts scolaires de l'Ohio est un impôt distinct, non traité ici.

Pourquoi la plupart des chantiers de centres de données en Ohio exigent-ils la retenue municipale dès le premier jour?

La construction d'un centre de données est un chantier où un entrepreneur s'attend généralement à travailler pendant des mois; c'est donc un chantier présumé dès le départ. Le critère porte sur les jours de service que l'employeur lui-même prévoit sur le chantier, et non sur les jours de chaque travailleur (ORC 718.011(B)(1)(b)). Faire tourner les équipes pour que personne ne dépasse 20 jours n'évite pas la retenue.

La règle des 20 jours peut aider pour de courtes visites de mise en service, de démarrage et de garantie, où le travail de la société sur le chantier devrait prendre 20 jours ou moins, mais seulement si la ville n'est pas le lieu principal de travail de l'employé (voir plus bas).

Deux règles peuvent faire perdre l'allègement des 20 jours, même pour de courtes visites :

• Les sociétés liées peuvent compter ensemble. Pour cette règle, l'« employeur » comprend un membre lié de l'employeur (ORC 718.011(A)(1)). Les ingénieurs d'une société mère étrangère et l'équipe de sa filiale américaine sur le même chantier peuvent compter comme un seul employeur. Confirmez auprès de la ville.
• Le chantier peut devenir le lieu principal de travail. Une société sans bureau permanent en Ohio n'y a pas d'« emplacement fixe ». Un employé qui doit se présenter au chantier de l'Ohio de façon régulière et habituelle peut faire de ce chantier son lieu principal de travail, et l'allègement disparaît pour cette ville. Si un employé ne se présente régulièrement ni à un bureau ni à un chantier en Ohio, son lieu principal de travail est l'endroit en Ohio où il travaille le plus de jours dans l'année; même un ingénieur en courtes visites en a donc un (ORC 718.011(A)(5)-(7)). L'allègement des 20 jours ne s'applique pas dans cette ville, et dans les autres villes il ne s'applique que si l'employeur retient l'impôt sur les salaires de ces jours pour la ville du lieu principal de travail (ORC 718.011(C)). L'application de cette règle aux employeurs sans bureau en Ohio varie selon les villes; confirmez auprès de la ville ou de son organisme de perception.

Comment compter les jours d'un employé dans chaque ville de l'Ohio?

Comptez par employé, par ville et par année civile, en recommençant le 1er janvier. Deux courts travaux sur deux campus d'une même ville s'additionnent.

Un jour compte pour une ville seulement si l'employé a travaillé plus longtemps dans cette ville que dans toute autre ville ce jour-là. Le déplacement vers le premier travail de la journée, et entre les travaux, compte comme du temps au lieu principal de travail, et non sur le chantier (ORC 718.011(B)(2)).

Conservez les registres qui le prouvent :

• Un journal quotidien par employé qui indique le chantier et la ville où il a travaillé, appuyé par les registres de badge ou d'accès au site et les feuilles de temps
• Les jours de déplacement
• Les clauses du contrat qui montrent la durée prévue du travail de la société sur chaque chantier
• Les confirmations d'inscription, de paiement et de production de chaque ville

Que se passe-t-il le 21e jour : devons-nous aussi retenir pour les 20 premiers jours?

À partir du 21e jour dans une ville de l'Ohio, l'employeur doit retenir l'impôt de cette ville pour chaque jour suivant où il paie l'employé pour du travail dans cette ville (ORC 718.011(D)). Les 20 premiers jours restent sans retenue.

L'employeur peut plutôt choisir de retenir aussi pour les 20 premiers jours. S'il le fait, ces salaires perdent l'exemption des non-résidents (ORC 718.01(C)(16)(c)), et tout impôt retenu pour ces jours au profit de la ville du lieu principal de travail de l'employé est remboursable à l'employé.

Nous n'avons pas de bureau en Ohio : pour quelle ville retenir, et où nous inscrire?

Retenez pour la ville, le village ou le district de développement économique conjoint où le travail est physiquement fait. Une adresse postale ou un code ZIP ne suffit pas : la page fiscale de New Albany prévient qu'une adresse postale de New Albany peut se trouver dans Plain Township ou à Columbus (Ville de New Albany). Cherchez l'adresse civique de chaque chantier dans le Finder de l'État et confirmez auprès de la ville.

Un chantier peut se trouver dans un district de développement économique conjoint, qui peut prélever un impôt sur le revenu selon les mêmes règles, perçu par une ville membre (ORC 715.72(F)(5)).

Chaque ville de l'Ohio perçoit son propre impôt ou fait appel à un organisme de perception. Le taux de New Albany est de 2,0 %, perçu par la Regional Income Tax Agency (Ville de New Albany). Les taux varient selon la ville et changent; prenez chacun auprès de la ville ou dans The Finder. Inscrivez-vous comme employeur qui retient l'impôt auprès de la ville ou de son organisme de perception au plus tard au premier jour de paie qui comprend du travail en Ohio. Un compte auprès d'un organisme de perception couvre ses villes membres; une ville qui perçoit elle-même son impôt exige son propre compte.

Pour un membre d'équipe qui habite une autre ville de l'Ohio, l'employeur retient pour la ville du travail et peut aussi retenir pour la ville de résidence si l'employé le demande (ORC 718.03(A)(2)).

Quels salaires sont assujettis à la retenue municipale de l'Ohio?

Les salaires admissibles : les salaires assujettis à la cotisation fédérale Medicare, sans plafond, moins les sommes versées dans un régime à la carte de l'article 125, cotisations reportées au régime de retraite 401(k) comprises (ORC 718.01(R)). Un employeur qui a un emplacement fixe en Ohio et un revenu total inférieur à 500 000 $ l'année précédente ne retient que pour la ville de son emplacement fixe (ORC 718.011(E)); une société sans bureau en Ohio est rarement dans ce cas.

Quand les versements de la retenue municipale et le rapprochement annuel sont-ils dus?

Les versements sont mensuels ou trimestriels, selon la ville (ORC 718.03(B)) :

Une ville peut exiger des employeurs plus importants des versements bimensuels, et des employeurs qui versent la retenue fédérale par voie électronique qu'ils versent aussi celle-ci par voie électronique; vérifiez les règles de chaque ville.

Que se passe-t-il si nous n'avons pas retenu l'impôt municipal de l'Ohio?

L'employeur doit l'impôt qu'il aurait dû retenir, qu'il l'ait retenu ou non (ORC 718.03(G)). Le dirigeant ou l'employé responsable de la paie est personnellement responsable, même après la dissolution de la société (ORC 718.03(I)). Une ville peut intenter une poursuite dans un délai de trois ans après la date d'échéance ou de production de la déclaration, selon la plus tardive; une déclaration non produite reste donc ouverte (ORC 718.12(A)). Le travailleur doit quand même l'impôt qui n'a jamais été retenu (ORC 718.03(E)(1)).

Une ville de l'Ohio peut imposer (ORC 718.27) :

• Une pénalité d'au plus 50 % de la retenue impayée
• Jusqu'à 25 $ pour chaque déclaration en retard; la première est annulée une fois la déclaration produite
• Des intérêts au taux fédéral à court terme plus 5 %, rajustés chaque année civile

Pour corriger, inscrivez-vous, produisez les déclarations de retenue et les rapprochements omis, et payez. Une ville peut annuler les pénalités et les intérêts. Si un organisme de perception envoie une lettre de non-production, répondez-y (Ville de New Albany).

Le chantier oblige-t-il notre société à produire une déclaration d'impôt municipal sur le bénéfice net en Ohio?

Généralement, oui. Une ville de l'Ohio impose sa part du bénéfice net d'une société qui fait des affaires à la fois dans la ville et à l'extérieur. Cette part est la moyenne de trois ratios (ORC 718.02) :

• Biens : coût d'origine des biens détenus ou utilisés dans la ville, les biens loués étant évalués à 8 fois leur loyer annuel
• Masse salariale : salaires pour du travail dans la ville, sans les salaires exemptés de retenue selon la règle des 20 jours
• Recettes brutes : les recettes d'installation, de mise en service et de service comptent là où le travail est fait. L'équipement expédié de l'extérieur de l'État ne compte que s'il a été livré à partir de stocks situés dans la ville, ou si la société y sollicite régulièrement des ventes par ses propres employés et que la vente en a découlé.

Des mois de travail d'équipe sur le chantier entraînent généralement une obligation de produire; quelques courtes visites exemptées peuvent ne pas en entraîner. Certaines villes exigent une déclaration de toute entreprise exerçant ses activités dans la ville, dont New Albany (Ville de New Albany). Une déclaration est due même lorsque l'impôt est inférieur à 10 $ (ORC 718.05(H)).

Qui paie dépend de l'entité (ORC 718.01) :

• Les sociétés et les entités intermédiaires (sociétés de personnes, LLC imposées comme des sociétés de personnes, sociétés de type S) paient au niveau de l'entité. Une entité intermédiaire calcule son bénéfice net comme si elle était une société de type C, sans déduction pour les paiements garantis aux associés. La ville n'impose pas les propriétaires non-résidents sur leur part.
• Le bénéfice d'une entité ignorée va sur la déclaration de son propriétaire.
• Les installateurs individuels payés comme entrepreneurs indépendants doivent leur propre impôt municipal, pas la société; la question de savoir s'ils devraient être inscrits à la paie est traitée dans entrepreneurs indépendants qui pourraient être des employés.

Les pertes se reportent sur cinq ans. La loi ne tranche pas si une société étrangère sans filiale américaine, exemptée d'impôt fédéral par une convention fiscale, doit l'impôt municipal sur le bénéfice net, puisque le bénéfice net part du revenu imposable fédéral rajusté; ce cas exige l'examen d'un CPA (Certified Public Accountant).

Pouvons-nous produire une seule déclaration d'impôt municipal sur le bénéfice net auprès de l'État plutôt qu'auprès de chaque ville?

Oui, si la société est une société ou une entité intermédiaire. Elle peut choisir de confier l'administration de son impôt municipal sur le bénéfice net au Ministère des Impôts de l'Ohio : une seule déclaration sur l'Ohio Business Gateway couvre toutes les villes, y compris les districts et zones de développement économique conjoints, et tous les paiements vont à l'État (ODT : Municipal Net Profit Tax). Les entreprises individuelles et les entités ignorées ne peuvent pas faire ce choix.

• Date limite : le 15e jour du 4e mois de l'année d'imposition, soit le 15 avril pour une année civile (ORC 718.80(B)). Le Gateway refuse un choix tardif, qui s'applique alors à l'année suivante.
• Durée : le choix se renouvelle chaque année jusqu'à ce que la société y mette fin au plus tard à la même date.
• Inscription : exige un numéro d'identification de l'employeur (EIN) fédéral; aucuns frais.

Le choix vise l'impôt sur le bénéfice net. La retenue municipale continue auprès de chaque ville ou de son organisme de perception.

Quand la déclaration de bénéfice net est-elle due, et devons-nous faire des paiements estimatifs?

La déclaration d'impôt municipal sur le bénéfice net d'une société de l'Ohio est due le 15e jour du 4e mois suivant la fin de son exercice, soit le 15 avril pour une année civile. Une prolongation fédérale la reporte automatiquement au 15e jour du 11e mois, mais pas le délai de paiement (ORC 718.05(G)). Une société sans prolongation fédérale peut demander à la ville une prolongation de six mois au plus tard à la date d'échéance. Les mêmes dates s'appliquent avec le choix de l'administration par l'État (ORC 718.85).

Une société doit faire des paiements estimatifs lorsque l'impôt estimatif atteint au moins 200 $ (ORC 718.08). Dans sa première année assujettie à l'impôt d'une ville, la déclaration estimative est due au plus tard le 15e jour du 4e mois suivant le début de l'assujettissement (ORC 718.08(B)(3)). Avec le choix de l'administration par l'État, le critère utilise l'impôt combiné de toutes les villes et les paiements vont au Ministère des Impôts (ORC 718.88). Les paiements sont des parts cumulatives de l'impôt de l'année :

L'impôt insuffisamment payé peut entraîner une pénalité de 15 % plus des intérêts (ORC 718.27). Payer au moins l'impôt de l'année précédente évite la pénalité seulement si une déclaration pour une année complète a été produite auprès de cette ville pour l'année précédente; un premier chantier en Ohio ne peut donc pas utiliser ce critère. L'autre façon est de payer au moins 90 % de l'impôt sur le revenu annualisé à ce jour (ORC 718.08(E)).

Le chantier est terminé : comment cesser les déclarations municipales?

Produisez la déclaration de bénéfice net pour la dernière année de travail. Pour l'année suivante, envoyez à chaque ville une déclaration sous serment signée, sous peine de parjure, qui indique où se trouvait le chantier, le dernier jour où la société y a travaillé ou vendu, et qu'elle ne prévoit aucun travail ni aucune vente dans la ville cette année-là. La ville ne peut alors pas exiger de déclaration pour cette année suivante, sauf si elle détient des renseignements contradictoires ou si les faits changent (ORC 718.05(N)). Produisez le dernier rapprochement des retenues et fermez chaque compte de retenue.

Nos travailleurs doivent-ils produire leurs propres déclarations d'impôt municipal en Ohio?

Généralement non, si leur seul revenu imposable par la ville est un salaire sur lequel la retenue a été faite correctement. La déclaration de retenue de l'employeur tient lieu de déclaration de l'employé, sauf si la ville exige que tous les particuliers produisent (ORC 718.03(C)). Les employés qui ont subi une retenue excessive demandent un remboursement à la ville. La ville de résidence d'un résident de l'Ohio décide par règlement municipal si elle accorde un crédit pour l'impôt payé à la ville du travail (ORC 718.04(D)). Le traitement de l'impôt municipal de l'Ohio par l'État de résidence d'un travailleur ou par le Canada est expliqué dans employés dans un autre État et employé canadien qui travaille aux États-Unis.

Exemple

Tous les montants sont en dollars américains et à titre d'illustration seulement.

Une équipe d'électriciens sur un chantier de quatre mois

Un entrepreneur électricien du Texas, une société de type C dont l'exercice correspond à l'année civile, envoie 12 électriciens sur un chantier de centre de données à New Albany de mars à juin. Le contrat de sous-traitance exige environ quatre mois sur place; le chantier est donc un chantier présumé et le taux de 2,0 % de New Albany est retenu dès le premier jour : 480 000 $ de salaires admissibles, 9 600 $ retenus.

• L'entrepreneur s'inscrit auprès de l'organisme de perception de la ville au plus tard au premier jour de paie.
• Mars tombe dans le premier trimestre, sans historique antérieur; la retenue de mars est donc versée trimestriellement, au plus tard le 30 avril.
• La retenue de mars a dépassé 200 $; avril, mai et juin sont donc versés mensuellement, chacun au plus tard le 15 du mois suivant.
• Le rapprochement annuel est dû au plus tard à la fin de février de l'année suivante.

Une ingénieure de terrain en courtes visites

La filiale américaine d'un fabricant d'unités de refroidissement, détenue par une société mère canadienne, envoie une ingénieure de terrain qui habite l'Illinois. Elle passe 12 jours en visite de démarrage sur un campus de New Albany et 10 jours sur un chantier de Columbus; la filiale s'attendait à ce que son propre travail sur chaque chantier prenne moins de 20 jours. Une intervention de garantie de 10 jours en novembre sur un second campus de New Albany porte son total à New Albany à 22 jours.

La filiale n'a pas de bureau en Ohio et l'ingénieure ne se présente régulièrement à aucun chantier de l'Ohio; selon le texte de la loi, son lieu principal de travail est donc l'endroit en Ohio où elle travaille le plus de jours dans l'année : ici, New Albany. Si cette lecture tient, l'allègement des 20 jours de New Albany ne s'applique pas, et ses jours à Columbus restent exemptés de l'impôt de Columbus seulement si l'impôt sur ces salaires est retenu pour New Albany. Comme la réponse dépend d'un compte de jours en fin d'année et de la façon dont chaque ville lit la règle, la filiale demande par écrit la position de l'organisme de perception avant la première visite.

La déclaration de bénéfice net de l'entrepreneur

Le bénéfice net de l'entrepreneur texan pour l'année est de 3 000 000 $. Part de New Albany :

Le bénéfice réparti est de 120 000 $, et l'impôt de New Albany à 2,0 % est de 2 400 $. C'est 200 $ ou plus : la société doit donc faire des paiements estimatifs; le travail a commencé en mars, sa première année dans la ville, donc la déclaration estimative est due au plus tard le 15 juillet. La déclaration est due le 15 avril de l'année suivante, ou le 15 novembre avec une prolongation fédérale; le paiement reste dû le 15 avril.

La société n'a pas choisi l'administration par l'État; elle produit donc auprès de l'organisme de perception de la ville. Sans travail prévu en Ohio l'année suivante, elle produit la déclaration sous serment sur le chantier pour cette année-là.

Votre situation est différente?

• Retenue de l'impôt de l'État de l'Ohio et assurance chômage pour la même équipe : employés dans un autre État
• Ingénieurs envoyés par une société à l'étranger : envoyer des employés de l'étranger aux États-Unis
• Employeurs canadiens et leur personnel : envoyer des employés travailler aux États-Unis et employé canadien qui travaille aux États-Unis
• Taxe sur l'activité commerciale (CAT) de l'Ohio : taxes sur les recettes brutes dans d'autres États
• Impôt sur le revenu ou taxe de franchise de l'État découlant du travail : impôt sur le revenu des entreprises dans d'autres États
• Inscription auprès du Secrétaire d'État de l'Ohio : s'inscrire dans un autre État
• Taxe de vente sur l'installation d'équipement de refroidissement, d'appareillage de commutation ou d'équipement électrique : taxe de vente sur l'équipement de refroidissement et d'alimentation installé
• Retenue omise, plusieurs villes de l'Ohio, sociétés liées sur un même chantier ou société étrangère sans filiale américaine : ces situations changent la retenue et l'exposition; voir services fiscaux pour les centres de données

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