Von Kanada auf eine US-Baustelle entsandt: Steuer und Erstattung

Schulde ich US-Steuer, wenn mich mein kanadischer Arbeitgeber auf eine US-Baustelle schickt?

Wenn Sie in Kanada leben und ein kanadischer Arbeitgeber Sie zu einem Bauprojekt in die USA schickt, können die USA den Lohn für Ihre Tage auf der US-Baustelle ab dem ersten Tag besteuern, sofern das Steuerabkommen ihn nicht befreit. Nach Artikel XV des Steuerabkommens zwischen Kanada und den USA bleibt dieser Lohn nur in Kanada steuerpflichtig, wenn einer dieser Wege greift:

• Weg (a), geringer Lohn: Ihr Lohn für Arbeit in den USA beträgt im Kalenderjahr höchstens $10.000 in US-Dollar.
• Weg (b), kurzer Aufenthalt: Sie sind in einem Zeitraum von 12-Monats-Zeitraum, der im Jahr beginnt oder endet, höchstens 183 Tage in den USA, UND keine in den USA ansässige Person zahlt Ihren Lohn oder zahlt ihn für Ihren Arbeitgeber, UND keine Betriebsstätte in den USA (eine US-Niederlassung oder ein Projekt, das als solche gilt) trägt ihn, zieht ihn also als eigene Kosten ab.

In beiden Fällen reichen Sie Form 1040-NR (US-Einkommensteuererklärung für nicht ansässige Ausländer) ein, um die Befreiung zu beantragen und einbehaltene US-Steuer zurückzubekommen. Kanada besteuert Ihren gesamten Lohn und rechnet die endgültige US-Steuer an, falls es eine gibt.

Ihr Fall braucht fachliche Beurteilung, wenn das Bauprojekt länger als ein Jahr dauert, eine US-Gesellschaft Ihren Lohn zahlt oder ihn weiterbelastet bekommt, Einsätze über zwei Jahre reichen oder beide Länder Steuer einbehalten haben.

Wie zähle ich die Tage und die Lohngrenze, und was gilt, wenn Einsätze ins nächste Jahr reichen?

Prüfen Sie jeden Weg getrennt; es genügt, einen zu erfüllen.

Die Lohngrenze (Weg a) gilt in US-Dollar je Kalenderjahr für jede Form von Lohn, „einschließlich Sachleistungen“ (US Treasury Technical Explanation). Zählen Sie Löhne, Überstunden, Tagegelder, Unterkunftszulagen und Sachleistungen für die Arbeit in den USA. Ein zweiter Einsatz im selben Jahr kann Sie über die Grenze bringen. Das Gehalt wird nach US-Arbeitstagen im Verhältnis zu allen Arbeitstagen aufgeteilt; Nebenleistungen wie Unterkunft folgen Ihrem Hauptarbeitsort (Anleitung zu Form 1040-NR). Rechnen Sie jede Zahlung in kanadischen Dollar um und bewahren Sie die Berechnung auf.

Die Tageszählung (Weg b) zählt Aufenthaltstage in den USA, nicht Arbeitstage: Wochenenden, freie Tage sowie An- und Abreisetage zählen mit. Der Zeitraum ist gleitend: 120 Tage im Herbst und 90 Tage im folgenden Frühjahr innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums lassen Weg (b) für beide Jahre scheitern.

Was Weg (b) zu Fall bringt, sind zwei Tatsachen, die nur Ihr Arbeitgeber kennt:

• Eine Betriebsstätte in den USA trägt Ihren Lohn: meist das eigene Projekt Ihres Arbeitgebers, wenn es eine Betriebsstätte ist. Ein Montageprojekt ist eine, wenn es länger als 12 Monate dauert (Artikel V(3)); auch eine Dienstleistungsregel in Artikel V(9) kann eine begründen. „Getragen“ heißt, bei der Ermittlung der Einkünfte dieser Betriebsstätte abgezogen. Der Bau eines Rechenzentrums kann länger als ein Jahr dauern.
• Eine in den USA ansässige Person, etwa ein verbundenes US-Unternehmen oder der US-Kunde, zahlt Ihren Lohn oder zahlt ihn für Ihren Arbeitgeber. In Missbrauchsfällen können die Steuerbehörden über den formalen Zahler hinwegsehen.

Fragen Sie Ihren Arbeitgeber schriftlich, wer Ihren Lohn zahlt und trägt und wie lange das US-Projekt läuft. Seine Seite: Arbeitnehmer zur Arbeit in die USA entsenden; seine US-Erklärung: US-Steuererklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft.

Warum wurde US-Steuer von meinem Lohn abgezogen, und kann Form 8233 das verhindern?

Die US-Lohnabrechnung behält auf Lohn für US-Tage Bundessteuer ein, außer der Arbeitgeber akzeptiert Form 8233 (Antrag auf Befreiung vom Einbehalt), mit dem die Befreiung nach dem Steuerabkommen vorab beantragt wird. Keine US-Lohnabrechnung heißt nicht keine US-Steuer.

Regeln für Form 8233 (Anleitung zu Form 8233):

• Es braucht eine SSN (Social Security Number, US-Sozialversicherungsnummer) oder ITIN (Individual Taxpayer Identification Number, US-Steuernummer für Personen ohne SSN). Die meisten Teammitglieder haben keine SSN und beantragen daher vor der Reise mit Form W-7 (Antrag auf eine ITIN) und den nötigen Dokumenten eine ITIN; eine Kopie des laufenden W-7-Antrags kann Form 8233 beigefügt werden.
• Für jedes Steuerjahr und jeden Arbeitgeber ist ein neues Formular nötig.
• Der Arbeitgeber leitet es innerhalb von 5 Tage an den IRS weiter und wartet mindestens 10 Tage auf einen möglichen Widerspruch.
• Der Arbeitgeber darf trotzdem einbehalten, wenn die Berechtigung erst nach Jahresende feststeht (Publication 519); das ist üblich, wenn Einsätze über einen 12-Monats-Zeitraum hinausreichen.

Befreiter Lohn aufgrund eines akzeptierten Form 8233 erscheint auf Form 1042-S (Meldung von Quellensteuer auf Zahlungen an Ausländer), nicht in Feld 1 des W-2.

Muss ich Form 1040-NR einreichen, wenn das Steuerabkommen meinen Lohn befreit, und bis wann?

Ja. Eine nicht ansässige Person, die in den USA gearbeitet hat, muss Form 1040-NR einreichen, auch wenn die Einkünfte „nach einem Steuerabkommen von der US-Steuer befreit“ sind (Anleitung zu Form 1040-NR, Tabelle A).

• Fällig: 15. April nach dem Jahr, wenn von Ihrem Lohn US-Einkommensteuer einbehalten wurde; sonst 15. Juni.
• Befreiter Lohn gehört in Zeile 1k, nicht Zeile 1a, mit Schedule OI Punkt L: Kanada, Artikel XV, der Betrag.
• Ohne Form 8233 kürzen Sie Ihren W-2-Lohn um den befreiten Betrag, fügen das W-2 bei und legen eine Erklärung mit den Angaben bei, die Form 8233 enthalten hätte.
• Noch keine ITIN: Fügen Sie Form W-7 der Erklärung bei.
• Form 8833 (Offenlegung einer Abkommensposition) ist für einen Antrag nach Artikel XV nicht nötig. Nötig ist es, wenn Sie sich auf die Tie-Breaker-Regel des Steuerabkommens zur Ansässigkeit stützen; der Strafzuschlag bei fehlender Einreichung beträgt US$1.000.

Wie bekomme ich die von meinem Lohn einbehaltene US-Steuer zurück?

Beantragen Sie sie über Form 1040-NR. Geben Sie kein Bankkonto für eine Überweisung an, schickt der IRS die Erstattung per Post an Ihre Adresse, die auch in Kanada sein kann (Anleitung zu Form 1040-NR, Zeile 35e). Lohnsteuereinbehalt gilt als am 15. April nach dem Jahr gezahlt (26 USC 6513), und eine Erstattung ist auf Steuer begrenzt, die innerhalb von drei Jahre vor Ihrer Einreichung gezahlt wurde (26 USC 6511). Reichen Sie daher innerhalb von 3 Jahre nach dem 15. April, der auf das Steuerjahr folgt ein, sonst ist die Erstattung in der Regel verloren.

Besteuert mich der Bundesstaat, in dem ich gearbeitet habe, auch wenn mich das Steuerabkommen befreit?

Möglicherweise. Der IRS sagt, „manche Bundesstaaten halten sich an die Bestimmungen von US-Steuerabkommen, manche nicht“ (IRS: Steuerabkommen).

• Kalifornien besteuert Nichtansässige auf Lohn für Arbeit in Kalifornien, und ein auf die US-Bundeseinkommensteuer beschränktes Steuerabkommen bindet den Bundesstaat nicht (FTB Publication 1031). Das Abkommen mit Kanada erfasst die US-Bundeseinkommensteuern.
• Virginia verlangt von Nichtansässigen mit Einkünften aus Virginia Form 763, „sofern sie nicht durch ein Bundesabkommen von dieser Pflicht befreit sind“ (Virginia Tax).
• Texas hat keine Einkommensteuer für Privatpersonen (Texas Constitution, Artikel VIII, Abschnitt 24-a).

Prüfen Sie in anderen Bundesstaaten die Anleitung für Nichtansässige und die Einreichungsschwelle. Einbehaltene Steuer des Bundesstaates bekommen Sie nur über die Erklärung für Nichtansässige dieses Bundesstaates zurück. Für Bauprojekte im Zentrum von Ohio siehe Städtische Einkommensteuer in Ohio für reisende Teams.

Ich habe eine T4 und ein W-2: Wie melde ich den US-Lohn in meiner kanadischen Steuererklärung?

Tragen Sie die Summe aus Feld 14 Ihrer T4-Bescheinigungen in Zeile 10100 ein (CRA). Eine T4 eines kanadischen Arbeitgebers enthält den Lohn für die US-Baustelle normalerweise bereits; addieren Sie den W-2-Lohn also nicht noch einmal. Das W-2 ist der Nachweis für die Anrechnung. Nur US-Lohn, der nicht in der T4 steht, etwa Lohn von einem verbundenen US-Unternehmen, gehört in Zeile 10400.

Wie vermeide ich, denselben Lohn zweimal zu versteuern?

Kanada rechnet US-Steuer an: auf Bundesebene über Form T2209 und auf Provinzebene außerhalb Québecs über Form T2036; in Québec Ansässige beantragen die Anrechnung für Québec über Revenu Québec. Die Anrechnung ist in der Regel der niedrigere Betrag aus gezahlter ausländischer Steuer und kanadischer Steuer auf diese Einkünfte (CRA: Zeile 40500).

• US-Bundessteuer: Machen Sie die endgültige Steuer aus Ihrer eingereichten 1040-NR geltend, nie den W-2-Einbehalt. Steuer, die erstattet wird oder erstattet werden wird, ist keine gezahlte Steuer (CRA Folio S5-F2-C1, Randnummern 1.33 und 1.35).
• Einkommensteuer des Bundesstaates ist in der Regel anrechenbar: Der Income Tax Act behandelt einen Bundesstaat als ausländische Regierung. Das Steuerabkommen erfasst Steuern der Bundesstaaten nur, soweit sie nicht im Widerspruch zum Abkommen erhoben werden, und die CRA kann die Erklärung des Bundesstaates und einen Zahlungsnachweis verlangen.
• Tatsächlich gezahlte US-Beiträge zu Social Security und Medicare können ebenfalls zählen (Artikel XXIV(2)(a) des Steuerabkommens).

Reichen Sie zuerst die US-Erklärung ein; sie ist früher fällig. Wenn beide Länder einbehalten, beantragen Sie bei der CRA einen Letter of Authority, damit die Lohnabrechnung weniger kanadische Steuer abzieht (CRA: Beschäftigung außerhalb Kanadas; Form T1213). Einzelheiten zur Berechnung: Ausländische Einkünfte in der kanadischen Steuererklärung.

Werden CPP und EI weiter abgezogen, oder zahle ich US-Social-Security?

Ein vorübergehend in die USA entsandter Arbeitnehmer bleibt normalerweise im CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) und ist bis zu 60 Monate von US-Social-Security und Medicare befreit (CRA IC84-6). Der Arbeitgeber beantragt eine Bescheinigung über die Sozialversicherungsdeckung (Certificate of Coverage) mit Form CPT56 oder für das QPP bei Retraite Québec. Fragen Sie vor der Abreise danach. IC84-6 ergänzt, dass Kanada für US-Aufenthalte von 6 Monate oder weniger normalerweise keine ausstellt. Wird keine Bescheinigung ausgestellt, sollen Sie laut Publication 519 eine Bestätigung anfordern, dass Ihr Lohn nicht der US-Social-Security unterliegt.

• Ohne den Schutz des Abkommens unterliegt Arbeit als Arbeitnehmer in den USA in der Regel Social Security und Medicare (Publication 519).
• Irrtümlich abgezogen: Wenden Sie sich zuerst an den Arbeitgeber und beantragen Sie die Erstattung dann beim IRS mit Form 843, Ihrem W-2, der Erklärung des Arbeitgebers über den erstatteten Betrag und allen weiteren Unterlagen aus der IRS-Liste, die auf Sie zutreffen (IRS).
• EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) läuft nur weiter, wenn Sie gewöhnlich in Kanada wohnen, der Arbeitgeber in Kanada ansässig ist oder dort eine Geschäftsstelle hat, die Arbeit in Kanada versicherbar wäre und sie nach US-Recht nicht versicherbar ist.

Was, wenn meine Einsätze so lange dauern, dass ich steuerlich in den USA ansässig werde?

Die Tageszählung des Steuerabkommens ist nicht der Ansässigkeitstest des IRS. Nach dem Substantial-Presence-Test (Test nach Aufenthaltstagen) sind Sie in den USA ansässig bei 31 Tage im laufenden Jahr und 183 Tage gewichtet über drei Jahre (Publication 519). Die Ausnahme der engeren Verbindung (Closer Connection Exception) verlangt weniger als 183 Tage im laufenden Jahr, einen steuerlichen Wohnsitz (Tax Home) in Kanada und eine engere Verbindung dorthin sowie Form 8840, eingereicht bis zum Fälligkeitstermin der 1040-NR, sonst geht die Ausnahme verloren; andernfalls entscheidet die Tie-Breaker-Regel des Steuerabkommens mit Form 8833. Siehe Kanadier mit TN-Visum.

Welche Unterlagen belegen meine US-Tage und meinen Lohn?

Bewahren Sie für jedes Jahr auf:

• Ein datiertes Aufenthaltsprotokoll: Ein- und Ausreisen, Flüge, Unterkünfte, Zutrittsdaten der Baustelle.
• Eine Aufteilung von Arbeitstagen und Lohn für jeden Einsatz, mit der Wechselkursberechnung.
• T4, W-2 oder 1042-S sowie Lohnabrechnungen.
• Die schriftliche Antwort des Arbeitgebers, wer Ihren Lohn zahlt und trägt und wie lange das Projekt läuft.
• Jede Bescheinigung über die Sozialversicherungsdeckung für CPP oder QPP.
• Die eingereichte 1040-NR, jede Erklärung eines Bundesstaates, das IRS Account Transcript (Kontoauszug des IRS) und Zahlungsnachweise.

Wenn die CRA Nachweise verlangt, siehe Prüfung der Anrechnung ausländischer Steuern.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung, in US-Dollar. Es wird kein Steuersatz angenommen.

Sechs Wochen Inbetriebnahme in Abilene, Texas

Ein Elektriker aus Alberta, angestellt bei einem Elektrounternehmen in Calgary, ist 42 Tage in Texas, Wochenenden eingeschlossen, und verdient dafür $15.000. Weg (a) scheitert. Der gesamte Auftrag des Unternehmens in Texas dauert 4 Monate ohne zusammenhängende weitere US-Arbeit, das Unternehmen hat dort keine feste Einrichtung und zahlt ihn aus Kanada ohne Weiterbelastung an eine US-Gesellschaft; Weg (b) befreit den Lohn also.

Die Lohnabrechnung hatte kein Form 8233 und hat $2.500 auf einem W-2 einbehalten. Bis zum 15. April reicht er Form 1040-NR mit Form W-7 ein, trägt $15.000 in Zeile 1k ein, füllt Punkt L aus, legt die Erklärung nach Art von Form 8233 bei und beantragt die $2.500 zurück. Texas hat keine Einkommensteuer. Seine T1 meldet Feld 14 der T4 einmal, ohne anzurechnende US-Steuer. Nach dem Sozialversicherungsabkommen bleibt er im CPP; weist sein W-2 Social Security oder Medicare aus, bittet er zuerst seinen Arbeitgeber um Erstattung.

Fünf Monate auf einer Baustelle in Loudoun County, die länger als ein Jahr läuft

Eine Inbetriebnahmeingenieurin aus Ontario ist 150 Tage in Virginia, ohne frühere US-Tage, und verdient dafür $60.000. Der Montagevertrag ihres Arbeitgebers läuft 18 Monate, und ihr Lohn wird ihm belastet; Weg (b) scheitert also, und die $60.000 sind in den USA steuerpflichtig.

Sie reicht Form 1040-NR ein, mit der sie ihren W-2-Einbehalt geltend macht, sowie Virginia Form 763. In ihrer T1 rechnen T2209 und T2036 die endgültige Bundes- und Virginia-Steuer aus diesen Erklärungen an, nicht die einbehaltenen Beträge, begrenzt auf die kanadische Steuer auf diesen Lohn. Sie beantragt bei der CRA einen Letter of Authority für das nächste Jahr. Ein weiterer langer Einsatz im nächsten Jahr würde den Substantial-Presence-Test ins Spiel bringen.

Drei Wochen in Santa Clara, Kalifornien

Ein Steuerungstechniker aus British Columbia verdient $8.000 für 21 Tage, seine einzige US-Arbeit im Jahr. Weg (a) befreit den Lohn auf Bundesebene, er reicht aber trotzdem Form 1040-NR ein. Kalifornien kann den Lohn trotzdem besteuern, daher reicht er eine kalifornische Erklärung für Nichtansässige ein. Seine T1 rechnet die endgültige kalifornische Steuer an, und er bewahrt Erklärung und Zahlungsnachweis auf.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie sind der Arbeitgeber: siehe Arbeitnehmer zur Arbeit in die USA entsenden.
• Sie arbeiten für einen US-Arbeitgeber, remote oder als Pendler: siehe Arbeiten über die Grenze hinweg.
• Sie stellen US-Kunden als Auftragnehmer oder über Ihre eigene Gesellschaft Rechnungen: siehe Kanadische Freiberufler mit US-Kunden.
• Ihre Aufenthalte könnten Sie in den USA ansässig machen, oder Sie haben den TN-Status: siehe Kanadier mit TN-Visum.
• Der IRS erstattet oder ändert Ihre US-Steuer, nachdem Sie Ihre T1 eingereicht haben: siehe Änderung, nachdem das andere Land Ihre Erklärung ändert.
• Sie sind US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber in Kanada: siehe Amerikaner mit Wohnsitz in Kanada.
• Sie ziehen dauerhaft in die USA: siehe Umzug von Kanada in die USA.
• Sie leben in den USA und wurden auf eine kanadische Baustelle geschickt: siehe US-Arbeitnehmer im Einsatz in Kanada.
• Beide Länder haben einbehalten, das Bauprojekt dauerte länger als ein Jahr, oder mehrere Bundesstaaten sind betroffen: Die Antwort hängt von Tatsachen in beiden Ländern ab; sprechen Sie vor der Einreichung einer der beiden Erklärungen mit einem Experten für grenzüberschreitende Steuern.