Für wen dieser Ratgeber gedacht ist
- Kapitalgesellschaften außerhalb Kanadas, die Arbeitnehmer zu Montage-, Inbetriebnahme- oder Gewährleistungseinsätzen in die USA entsenden
- Ausländische Kapitalgesellschaften, die Arbeitnehmer in die Lohnabrechnung einer US-Tochtergesellschaft übernehmen lassen
Hier nicht behandelt
- Kanadische Arbeitgeber, die Arbeitnehmer an US-Standorte entsenden
- Detaillierte Erstellung von Körperschaftsteuererklärungen, Zuordnung von Gerätegewinnen zu Einkunftsquellen oder Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe)
- Einwanderungsrecht, Exportkontrollen und Zoll
Zahlen ausländische Arbeitnehmer für wenige Wochen Arbeit US-Steuer?
Löhne für Arbeit in den USA sind grundsätzlich ab dem ersten Arbeitstag steuerpflichtig, auch bei kurzen Aufenthalten. Die Befreiung für Geschäftsreisende erfordert sämtliche nachstehenden Voraussetzungen, darunter eine Vergütung von höchstens $3.000. Befreiungen nach Steuerabkommen oder anderen Gesetzen sind gesondert zu prüfen. Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere) fallen grundsätzlich unabhängig davon an. Die Montagearbeiten der Muttergesellschaft können US-Unternehmenssteuerpflichten begründen (IRS Publication 519).
Ein B-1-Visum für Geschäftsreisende befreit Löhne für US-Arbeit nicht automatisch von US-Steuer. Entscheidend bleiben die nachstehenden Steuerausnahmen (IRS-Regeln für ausländische Arbeitgeber).
Teilen Sie das reguläre Gehalt nach Arbeitstagen in den USA und im Ausland auf. Zählen Sie Aufenthaltstage für Befreiungstests gesondert.
| Einsatz | US-Bundeseinkommensteuer des Ingenieurs | Social Security und Medicare | Wer Steuer einbehält und meldet | Steuererklärung des Ingenieurs | US-Steuer der ausländischen Gesellschaft |
|---|---|---|---|---|---|
| Wenige Wochen | US-Lohn des Ingenieurs nur steuerfrei, wenn alle nachstehenden Voraussetzungen für Geschäftsreisende erfüllt sind oder eine Befreiung nach einem Steuerabkommen oder einem anderen Gesetz greift | US-Social-Security- und Medicare-Beiträge fallen grundsätzlich an, sofern kein Abkommen oder eine andere Ausnahme die Arbeit erfasst | Der Arbeitgeber übernimmt die US-Lohnabrechnung; nach einem Steuerabkommen befreite Vergütung wird in Form 1042-S gemeldet | Der Ingenieur reicht meist US-Form 1040-NR ein; die Ausnahme für Geschäftsreisende kann ohne andere US-Tätigkeit die Einreichungspflicht aufheben | US-Montagegeschäft der ausländischen Muttergesellschaft prüfen |
| Aufenthalt innerhalb der Abkommensgrenze | Die US-Lohnbefreiung des Ingenieurs erfordert außerdem die Arbeitgeber- und Kostentragungstests des Steuerabkommens | Die US-Einkommensteuerbefreiung des Ingenieurs hebt Social Security und Medicare nicht auf | Der Arbeitgeber prüft US-Form 8233 vor Einstellung des Steuereinbehalts | Der Ingenieur reicht grundsätzlich US-Form 1040-NR ein, auch bei abkommensbefreiten Löhnen | Gesonderte US-Betriebsstättentests für die ausländische Muttergesellschaft anwenden |
| Längerer Aufenthalt oder wiederholte Gewährleistungseinsätze | US-Löhne des Ingenieurs steuerpflichtig, sofern keine Befreiung weiter gilt; steuerliche Ansässigkeit kann sich ändern | US-Social-Security- und Medicare-Beiträge des Ingenieurs fallen grundsätzlich an | Der Arbeitgeber behält US-Steuer ein und meldet sie | Die steuerliche Ansässigkeit bestimmt die US-Steuererklärung des Ingenieurs | Gesamtes US-Projekt der ausländischen Muttergesellschaft einschließlich erneuter Einsätze verfolgen |
| US-Tochtergesellschaft wird Arbeitgeber | US-Löhne des Ingenieurs grundsätzlich steuerpflichtig; Befreiungen für ausländische Arbeitgeber greifen nicht | US-Social-Security- und Medicare-Beiträge fallen grundsätzlich an; Sozialversicherungsabkommen prüfen | US-Tochtergesellschaft stellt Form W-2 (Lohnbescheinigung) aus | Der Ingenieur reicht als Nichtansässiger US-Form 1040-NR ein; später kann eine Erklärung als Ansässiger folgen | Die Übernahme in die US-Lohnabrechnung allein klärt die Steuerposition der ausländischen Muttergesellschaft nicht |
Gilt die 90-Tage-Ausnahme für Geschäftsreisende auch für Ingenieure?
Nicht in den USA ansässige Ingenieure müssen alle drei Voraussetzungen erfüllen: höchstens 90 Tage Aufenthalt in den USA im Steuerjahr, höchstens $3.000 Vergütung und ein begünstigter ausländischer Arbeitgeber ohne US-Geschäftstätigkeit. Eine Vergütung über der Grenze schließt die Ausnahme unabhängig von der Reisedauer aus (Abschnitt 861(a)(3)).
Wird die Grenze überschritten, stammt die gesamte Vergütung für US-Leistungen steuerlich aus US-Quellen. Ordnungsgemäß abgerechnete Erstattungen betrieblicher Reisekosten zählen nicht zur Vergütung; überhöhte Erstattungen dagegen schon (Publication 519).
Beim Arbeitgebertest dieser US-Ausnahme bleiben nur die eigenen Leistungen des besuchenden Ingenieurs unberücksichtigt. Leistungen anderer Teammitglieder und jede andere US-Geschäftstätigkeit im Steuerjahr zählen weiterhin. Ein Team, das Montagearbeiten der Muttergesellschaft ausführt, erfüllt die Voraussetzung deshalb grundsätzlich nicht (26 CFR 1.864-2(b)(2)(ii)).
Begünstigte nicht in den USA ansässige Besucher mit F-, J-, M- oder Q-Status können Löhne eines ausländischen Arbeitgebers gesondert von der US-Besteuerung ausschließen (Publication 519).
Welche US-Steuerabkommen befreien kurze Arbeitseinsätze?
Es gibt keine allgemeine US-Lohnbefreiung für 183 Tage. Entscheidend ist die Ansässigkeit des Ingenieurs nach dem Steuerabkommen, nicht seine Staatsbürgerschaft oder das Land des Arbeitgebers. Sämtliche Voraussetzungen für Arbeitnehmereinkünfte müssen erfüllt sein (Anleitung zu Form 8233). Der Schutz der Gesellschaft hängt von der Abkommensberechtigung der Muttergesellschaft ab. Die Sozialversicherung ist gesondert zu prüfen. Die Spalten müssen deshalb nicht derselben Länderzeile folgen.
Eine Betriebsstätte (Permanent Establishment) ist die US-Geschäftspräsenz, die ein Steuerabkommen für die Besteuerung von Unternehmensgewinnen anerkennt. „Vergütung tragen“ bedeutet, ihre wirtschaftlichen Kosten zu übernehmen (Erläuterung zum Japan-Abkommen). Eine Entsendung im Sinne eines Sozialversicherungsabkommens ist ein vorübergehender Einsatz (Abkommen mit Japan).
| Land oder Steuergebiet | Befreiung der Arbeitnehmereinkünfte | Montagegrenze der Muttergesellschaft | Sozialversicherungsabkommen |
|---|---|---|---|
| Taiwan | Für Ingenieure mit Ansässigkeit in Taiwan besteht kein US-Einkommensteuerabkommen; Tests für Geschäftsreisende anwenden (IRS-Liste der Steuerabkommen) | Für die ausländische Muttergesellschaft keine US-Betriebsstättenschwelle nach einem Steuerabkommen | Kein US-Sozialversicherungsabkommen auf der SSA-Liste; SSA bedeutet Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde |
| Hongkong | Für Ingenieure mit Ansässigkeit in Hongkong besteht kein US-Einkommensteuerabkommen; das Abkommen mit Festlandchina gilt dort nicht (Publication 901) | Für die ausländische Muttergesellschaft keine US-Betriebsstättenschwelle nach einem Steuerabkommen | Kein US-Sozialversicherungsabkommen auf der SSA-Liste; SSA bedeutet Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde |
| Japan | Für Ingenieure mit Abkommensansässigkeit in Japan: höchstens 183 Tage je Betrachtungszeitraum (12 Monate), der im Steuerjahr beginnt oder endet; Arbeitgeber außerhalb der USA; Vergütung nicht von dessen US-Betriebsstätte getragen. Beschäftigung bei einer US-Tochtergesellschaft oder eine eindeutig zuordenbare Gehaltserstattung führt dazu, dass der Arbeitgebertest nicht erfüllt ist (Artikel 14; technische Erläuterung) | Für die japanische Muttergesellschaft: US-Montageprojekt länger als 12 Monate (Artikel 5(3)); bei Überschreitung gilt die Betriebsstätte ab dem ersten Projekttag | Bei Entsendungen aus Japan: begünstigte US-Entsendung voraussichtlich höchstens 5 Jahre; Übernahme in die US-Lohnabrechnung erfordert erneute Prüfung (Abkommen) |
| Korea | Für Ingenieure mit Abkommensansässigkeit in Korea: weniger als 183 Tage im Steuerjahr; begünstigter Arbeitgeber im Heimatland; keine US-Betriebsstätte, die die Vergütung trägt; Vergütung höchstens $3.000 (Artikel 19) | Für die koreanische Muttergesellschaft: US-Montageprojekt länger als 6 Monate nach Artikel 9(2)(h); weitere Regeln gelten weiterhin | Bei Entsendungen aus Korea: begünstigte US-Entsendung für höchstens 5 Jahre; verbundene Unternehmen gelten nur unter den Abkommensvoraussetzungen als derselbe Arbeitgeber (Abkommen) |
| Festlandchina | Für Ingenieure mit Abkommensansässigkeit in Festlandchina: höchstens 183 Tage im Kalenderjahr; Arbeitgeber außerhalb der USA; keine US-Betriebsstätte oder feste Einrichtung, die die Vergütung trägt (Artikel 14) | Für die chinesische Muttergesellschaft: US-Montage oder damit verbundene Überwachung länger als 6 Monate; Dienstleistungen für dasselbe oder ein verbundenes Projekt länger als 6 Monate in einem beliebigen Betrachtungszeitraum (12 Monate), nach Artikel 5(3) | Kein US-Sozialversicherungsabkommen auf der SSA-Liste; SSA bedeutet Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde |
| Kanada | Für kanadische Arbeitgeber und Arbeitnehmer siehe Arbeitnehmer aus Kanada in die USA entsenden | Zu kanadischen Arbeitgebern siehe den Ratgeber für Kanada | Zu kanadischen Arbeitgebern siehe den Ratgeber für Kanada |
Zur Entlastung für Taiwan und zur US-Struktur siehe Ausländisches Unternehmen steigt in den US-Markt ein. Vorgeschlagene Entlastungen sind keine geltende Befreiung.
Wer behält US-Steuer ein: die ausländische Gesellschaft oder ihre US-Tochtergesellschaft?
Der ausländische Arbeitgeber übernimmt den Einbehalt bei steuerpflichtigen Löhnen für US-Arbeit, auch wenn er sie im Ausland zahlt. Die US-Tochtergesellschaft übernimmt die Lohnabrechnung, wenn sie Arbeitgeber wird (IRS). Kontrolliert der Arbeitgeber, für den die Arbeit erbracht wird, die Lohnzahlungen nicht, gilt für den Einkommensteuereinbehalt die Person mit Zahlungskontrolle als Arbeitgeber (Abschnitt 3401(d)(1)).
Ein Arbeitgeber mit US-Lohnabrechnungspflichten benötigt grundsätzlich eine EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen), Verfahren für Form W-4 (Angaben des Arbeitnehmers zum Einbehalt) nach den Regeln für Nichtansässige, Einzahlungen der Lohnsteuern und muss Form 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärung) fristgerecht einreichen. Letzter Einreichungstermin: der letzte Tag des ersten Monats nach jedem Quartal (Publication 15). Stellen Sie Forms W-2 (Lohnbescheinigungen) bis zum 1. Februar 2027 bereit und reichen Sie sie ein. Eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number, US-Steuernummer für Personen ohne SSN) ersetzt auf Form W-2 keine SSN (Social Security Number, US-Sozialversicherungsnummer) (Anleitung zu W-2).
Für eine US-Abkommensentlastung unterschreibt der Ingenieur jährlich Form 8233 (Antrag auf Befreiung vom Steuereinbehalt auf persönliche Dienstleistungen), Part III; der Zahlende unterschreibt Part IV. Part I, Zeile 2, verlangt eine SSN (US-Sozialversicherungsnummer) oder ITIN (US-Steuernummer für Personen ohne SSN). Wer keine SSN erhalten kann, beantragt mit Form W-7 (Antrag auf eine ITIN) und Nachweisen eine ITIN. Ist die Nummer noch beantragt, fügen Sie Form SS-5 oder W-7 bei. Der Zahlende leitet die angenommene Form spätestens 5 Tage nach Annahme weiter und wartet mindestens 10 Tage nach ordnungsgemäßem Versand, bevor er die Befreiung rückwirkend ab der ersten erfassten Zahlung anwendet. Sind die Voraussetzungen nicht ohne Weiteres feststellbar, muss Steuer einbehalten werden. Spätere Zweifel oder ein Einspruch des IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) erfordern den Beginn oder die Wiederaufnahme des Einbehalts (Anleitung).
Abkommensbefreite US-Löhne erfordern Form 1042-S (Meldung von Quellensteuer auf Zahlungen an Ausländer) und die jährliche Form 1042 (Quellensteuererklärung für Zahlungen an Ausländer), auch wenn keine Einkommensteuer einbehalten wurde. Beide sind grundsätzlich bis zum 15. März nach dem Zahlungsjahr fällig, angepasst an Wochenenden und Feiertage. Für Social Security (US-Rentenversicherung), Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere) oder Löhne auf Bundesstaatsebene kann weiterhin eine W-2-Meldung erforderlich sein (Publication 515; Anleitung zu Form 1042).
Der Arbeitgeber schuldet die US-Einkommensteuer, die er hätte einbehalten müssen (Abschnitt 3403). Verantwortliche Officers (Führungskräfte) oder Arbeitnehmer, die vorsätzlich treuhänderisch verwaltete Steuerbeträge nicht einbehalten oder abführen, können nach Abschnitt 6672 persönlich 100 % des unbezahlten treuhänderischen Betrags schulden (Publication 15). Die Festsetzungsfrist beträgt grundsätzlich 3 Jahre ab dem folgenden 15. April oder einer tatsächlich späteren Einreichung der Steuererklärung. Bei nicht eingereichten oder betrügerischen Erklärungen kann die Frist offenbleiben (IRS-Festsetzungsregeln).
Zur Einrichtung siehe US-Lohnabrechnung einrichten.
Zahlen nicht ansässige Ingenieure Social Security und Medicare?
Grundsätzlich ja, auch bei Befreiung von der US-Einkommensteuer. Ein Sozialversicherungsabkommen (Totalization Agreement) kann begünstigte Arbeitnehmer im System des Heimatlandes belassen. Eine Bescheinigung über die Sozialversicherungsdeckung (Certificate of Coverage) aus dem Heimatland dokumentiert die Befreiung und gehört in die Lohnunterlagen. Ohne Abkommen befreien Beiträge im Heimatland nicht von Social Security (US-Rentenversicherung) oder Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere). Für bestimmte F-, J-, M- und Q-Konstellationen gelten eigene Ausnahmen (Publication 519; SSA-Liste der Abkommen).
Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen in den USA jeweils 6,2 % bis $184.500 für Social Security (US-Rentenversicherung) sowie 1,45 % ohne Lohnobergrenze für Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere). Zusätzlicher Medicare-Einbehalt beim Arbeitnehmer kann anfallen. Prüfen Sie Steuern zur Arbeitslosenversicherung auf Bundes- und Bundesstaatsebene gesondert (Publication 15).
Kann der US-Bundesstaat des Einsatzorts abkommensbefreite Löhne besteuern?
Ja. Kalifornien rechnet Einkünfte, die auf US-Bundesebene nach einem Steuerabkommen steuerfrei sind, grundsätzlich wieder hinzu, sofern keine besondere Befreiung für den Bundesstaat gilt (Anleitung zu Schedule CA). Virginia verlangt Registrierung für den Einbehalt und Steuererklärungen, wenn ein Arbeitgeber dazu verpflichtet ist (Virginia Tax).
Texas erhebt keine Einkommensteuer auf Privatpersonen (Verfassung). Verpflichtete Arbeitgeber müssen sich jedoch fristgerecht für die Steuer zur Arbeitslosenversicherung registrieren; die Frist beträgt 10 Tage (TWC). Ohios kommunale Erleichterung beim Einbehalt gilt grundsätzlich für höchstens 20 Tage Arbeit eines Arbeitnehmers im Kalenderjahr, vorbehaltlich Ausnahmen. Eine Ausnahme betrifft einen vorübergehenden Standort, an dem der Arbeitgeber vernünftigerweise mehr als 20 Tage tatsächliche Leistungen in diesem Kalenderjahr erwartet. Ein Wechsel der Ingenieure setzt diese Zählung auf Arbeitgeberebene nicht zurück (Abschnitt 718.011).
Bei mehreren US-Standorten siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.
Muss jeder Ingenieur Form 1040-NR einreichen?
Nicht in den USA ansässige Ingenieure mit US-Geschäftstätigkeit reichen grundsätzlich eine US-Einkommensteuererklärung für nicht ansässige Ausländer ein, auch bei abkommensbefreiten Löhnen. Sind alle Voraussetzungen der Ausnahme für Geschäftsreisende erfüllt, kann ohne anderen Auslöser die Einreichungspflicht entfallen (26 CFR 1.864-2). Das unterscheidet sich von der abgeschafften Einreichungsausnahme für Löhne unter dem persönlichen Freibetrag (Publication 519).
Arbeitnehmer mit Kalenderjahr als US-Steuerjahr und Löhnen, die dem Einkommensteuereinbehalt unterliegen, reichen grundsätzlich bis zum 15. April nach Jahresende ein, andernfalls bis zum 15. Juni. Wochenenden und Feiertage verschieben die Frist (Anleitung zu 1040-NR). Abkommenspositionen zu Arbeitnehmereinkünften erfordern grundsätzlich keine Form 8833 (Offenlegung einer Abkommensposition). Wer keine SSN (US-Sozialversicherungsnummer) erhalten kann, beantragt für die Erklärung eine ITIN (US-Steuernummer für Personen ohne SSN) mit Form W-7. Die Identifizierung auf Form W-2 bleibt gesondert zu klären.
Wiederholte Reisen können den Substantial-Presence-Test (Test nach Aufenthaltstagen) für die US-Ansässigkeit erfüllen: 31 Tage im laufenden Jahr und 183 Tage nach der Gewichtung über drei Jahre. Bei weniger als 183 Tage im laufenden Jahr, einem während des ganzen Jahres im Ausland liegenden Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit (Tax Home) und engerer Verbindung zum Ausland kann die bis zur Frist für Form 1040-NR eingereichte Form 8840 die Nichtansässigkeit erhalten. Wer eine dauerhafte Aufenthaltsberechtigung anstrebt, kann davon ausgeschlossen sein. In beiden Ländern Ansässige können eine Tie-Breaker-Regel des Steuerabkommens über Form 8833 (Offenlegung einer Abkommensposition) als Anlage zu Form 1040-NR geltend machen (Publication 519). Siehe Erstes Jahr als US-Steueransässiger.
Löst Montage oder Inbetriebnahme US-Steuer für die Muttergesellschaft aus?
Eine ausländische Muttergesellschaft, die ihren Montagevertrag durch ein Team in den USA erfüllt, betreibt grundsätzlich US-Geschäfte. Ohne Abkommensschutz gibt es keine sichere steuerfreie Montagedauer. Prüfen Sie Pflichten ab dem ersten Tag am Standort (Abschnitt 864(b)).
Die US-Fristen eines Steuerabkommens messen die Projektdauer, nicht den Aufenthalt jedes Ingenieurs. Andere Wege zur Begründung einer Betriebsstätte (Permanent Establishment) können gelten. Eine ausländische Muttergesellschaft mit US-Geschäftstätigkeit reicht grundsätzlich Form 1120-F (US-Steuererklärung einer ausländischen Kapitalgesellschaft) ein und bei geltend gemachtem Abkommensschutz Form 8833 (Offenlegung einer Abkommensposition). Siehe US-Steuererklärung einer ausländischen Gesellschaft zu abkommensgestützten oder vorsorglichen Einreichungen und zur Branch Profits Tax (Steuer auf Niederlassungsgewinne) (IRS-Einreichungsregeln).
Teilen Sie gebündelte Geräte- und Montageentgelte auf: Montage in den USA erzeugt Einkünfte aus US-Quellen. Die Zuordnung von Gerätegewinnen erläutert Wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden. Geben Sie dem Kunden vor Eingang des Montageentgelts eine unterschriebene Form W-8ECI mit der EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) der Muttergesellschaft, um die effektive Verbindung zur US-Geschäftstätigkeit zu dokumentieren. Andernfalls behält der Kunde grundsätzlich 30 % ein, sofern keine gültigen Abkommensnachweise greifen. Der Kunde haftet nach Abschnitt 1461 für nicht einbehaltene Steuer (Anleitung zu W-8ECI; Publication 515). Auch Körperschaftsteuererklärungen auf Bundesstaatsebene können erforderlich sein: Virginia verlangt von ausländischen Kapitalgesellschaften mit Einkünften aus Virginia die Einreichung (Virginia Tax). Die Steuer auf Rechnungen ist gesondert; siehe Sales Tax auf Server, Installation und Wartung.
Sollte die US-Tochtergesellschaft das Montageteam beschäftigen?
Eine US-Tochtergesellschaft, die Arbeitnehmer für ihren eigenen Montagevertrag anleitet und bezahlt, kann die Arbeiten ihrer eigenen Geschäftstätigkeit zuordnen. Zahlungen allein zu verlagern beendet die Tätigkeit der ausländischen Muttergesellschaft nicht: Entscheidend ist die Kontrolle über die Arbeitnehmer (Publication 15).
Ein taiwanisches Team hat keine US-Lohnbefreiung nach einem Steuerabkommen zu verlieren. Bei einem abkommensbegünstigten Team können Beschäftigung durch die US-Tochtergesellschaft oder eindeutig zuordenbare Gehaltserstattungen die Lohnentlastung beenden (Erläuterung zum Japan-Abkommen). Eine Dienstleistungsrechnung der ausländischen Muttergesellschaft kann bedeuten, dass die Muttergesellschaft weiter US-Geschäfte betreibt. Die IRS-Einreichungshinweise bieten keinen automatischen Schutz bei Personalübertragungen. Zu Preisen und Form 5472 (Meldung zu verbundenen Personen) siehe US-Tochtergesellschaft eines ausländischen Unternehmens.
Sind Wohn- und Umzugskostenzahlungen bei längerem US-Einsatz steuerpflichtig?
Geldzahlungen für Wohnkosten und Umzugskostenerstattungen sind in den USA grundsätzlich Lohn. Bei Nichtansässigen richten sich Wohnsachbezüge nach dem hauptsächlichen Arbeitsort; Umzugsleistungen grundsätzlich nach dem neuen Arbeitsort, statt nach der Arbeitstage-Aufteilung des Gehalts (Publication 519). Ein Einsatz, der voraussichtlich länger als 1 Jahr dauert, gilt als unbefristet. Damit sind Zuschüsse zu Lebenshaltungskosten auch bei belegter Abrechnung steuerpflichtig (Publication 463). Der Ausschluss von Umzugskosten ist für gewöhnliche Arbeitnehmer der Privatwirtschaft dauerhaft abgeschafft (Publication 15-B).
Private Heimflüge gelten in den USA grundsätzlich als Vergütung, sofern keine Ausnahme greift (Publication 525). Vom Arbeitgeber bezahlte Einkommensteuern des Arbeitnehmers sind zusätzliche Einkünfte (26 CFR 1.61-14).
Hotel- und Verpflegungskosten können in den USA außerhalb des Lohns bleiben, wenn der Ingenieur außerhalb seines üblichen Arbeitsgebiets (Tax Home), unterwegs ist. Der Einsatz muss realistisch auf höchstens 1 Jahr angelegt sein und tatsächlich höchstens so lange dauern. Macht eine Verlängerung den Einsatz unbefristet, werden Erstattungen der Lebenshaltungskosten ab diesem Wechsel zu Lohn (Publication 463). Ein Accountable Plan (US-Verfahren für nachgewiesene Kostenerstattungen) verlangt außerdem einen betrieblichen Zweck, zeitnahe Kostennachweise und die Rückgabe überhöhter Zahlungen (Publication 15).
Welche Tages- und Vergütungsnachweise sollten wir aufbewahren?
Erfassen Sie körperliche Anwesenheit in den USA, Arbeitsorte und Projektdauer getrennt. Anreise-, Abreise- und arbeitsfreie Tage können zählen; wenden Sie die Zählregel des Steuerabkommens an (Publication 519).
Bewahren Sie US-Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre auf (Publication 15). Sammeln Sie Reisedaten, frühere Reisen, tägliche Standortprotokolle, Entsendungsschreiben, Verträge, Projektbeginn und Abnahmen, Gewährleistungseinsätze, Gehaltsaufteilungen, Zuschüsse, Belege, Gehaltsweiterbelastungen, Bescheinigungen über die Sozialversicherungsdeckung und Forms 8233, W-2 und 1042-S.
Visa und Arbeitserlaubnisse einschließlich der H-1B-Zahlung, Einwanderungsrecht, Exportkontrollen und fiktive Ausfuhren sowie Zoll sind nicht Gegenstand dieser Seite. Dazu beraten wir nicht.
Beispiel
Beispielbeträge in US-Dollar; angenommen werden die gewöhnlichen Lohnabrechnungsregeln.
Sechs Wochen in Loudoun County
Drei taiwanische Außendienstingenieure nehmen Kühlmittelverteiler (CDUs) und KI-Server-Racks in den USA in Betrieb. Jeder verdient $9.000 für US-Arbeit: insgesamt $27.000. Alle Löhne sind steuerpflichtig, weil die Vergütung $3.000 übersteigt.
Die US-Tochtergesellschaft schließt den Montagevertrag, beschäftigt das Team und stellt Forms W-2 (Lohnbescheinigungen) mit Einbehalt für Virginia aus. Für das gesamte Team betragen Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere) etwa $2.070 je Seite, unter Annahme von Löhnen unter der Social-Security-Bemessungsgrenze. Angenommen wird, dass das übliche Arbeitsgebiet im Ausland bleibt. Hotel- und Verpflegungserstattungen nach einem Accountable Plan (US-Verfahren für nachgewiesene Kostenerstattungen) bleiben außerhalb des Lohns. Jeder nicht ansässige Ingenieur reicht Form 1040-NR (US-Einkommensteuererklärung für nicht ansässige Ausländer) ohne Fristverlängerung bis zum 15. April 2027 ein. Der Ingenieur stimmt den Einbehalt für Virginia in einer Erklärung für Nichtansässige ab und beantragt eine Erstattung etwaiger Überzahlungen (Einreichungsregeln in Virginia).
Die ausländische Muttergesellschaft unterschreibt den Montagevertrag
Dasselbe Team erfüllt einen Geräteauftrag der ausländischen Muttergesellschaft von $3.000.000 mit gesondertem Montageentgelt von $150.000. Das Team bleibt in der Lohnabrechnung in Taipeh. Die Muttergesellschaft hat US-Arbeitgeberpflichten und erhält grundsätzlich eine EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen), reicht Forms 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärung) und 940 (jährliche FUTA-Erklärung) ein und stellt Forms W-2 (Lohnbescheinigungen) aus. Das Montagegeschäft erfordert Form 1120-F (US-Steuererklärung einer ausländischen Kapitalgesellschaft). Das Entgelt von $150.000 ist Einnahme aus US-Quellen vor Kosten. Ohne gültige Form W-8ECI zum Nachweis geschäftsverbundener Einkünfte oder andere Entlastung behält der Kunde $45.000 des Entgelts von $150.000 ein; $105.000 werden an die Muttergesellschaft gezahlt. Die Zuordnung von Gerätegewinnen zu Einkunftsquellen muss geprüft werden.
Zwei Jahre in Fort Worth
Die Tochtergesellschaft eines taiwanischen KI-Server-Herstellers in Texas beschäftigt einen Werksleiter und vier Prozessingenieure. Jeder erhält monatlich $3.000 für Wohnkosten ($36.000 jährlich) und $10.000 für den Umzug: gewöhnlicher Lohn auf Form W-2. Bei 12 Wohnkostenzahlungen in jedem von zwei Steuerjahren und einmaliger Umzugszahlung im ersten Jahr betragen diese Zusatzleistungen $46.000 pro Person im ersten und $36.000 im zweiten Jahr: insgesamt $410.000 für alle fünf über beide Jahre. Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere) gelten ab der ersten Lohnzahlung. Texas erhebt keine Einkommensteuer auf Löhne. Ankunftsdaten und frühere Reisen bestimmen die steuerliche Ansässigkeit.
Anders in Ihrem Fall?
- Kanadischer Arbeitgeber: Nutzen Sie Arbeitnehmer zur Arbeit in die USA entsenden.
- Ingenieur lebt in den USA, bleibt aber in ausländischer Lohnabrechnung: Siehe In den USA für einen Arbeitgeber im Ausland arbeiten.
- Standort in Texas: Prüfen Sie die gesonderte Steuerpflicht der ausländischen Muttergesellschaft bei der Franchise Tax in Texas.
- Längerer US-Einsatz: Prüfen Sie ausländische Konten, einen Ehepartner im Ausland und die Steuererklärung beim Wegzug aus den USA.
- Zwei Länder, Gehaltsweiterbelastungen oder unklare Arbeitgeberrolle: Planen Sie Lohnabrechnung und Steuererklärungen jedes Ingenieurs vor dem ersten US-Einsatztag über grenzüberschreitende Steuerberatung. Bringen Sie die oben genannten Unterlagen mit.
Werte auf dieser Seite
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Vergütungsgrenze für US-Leistungen von Geschäftsreisenden Gesamtvergütung für Leistungen in den USA; bei Überschreiten der Obergrenze gilt der gesamte Betrag als aus US-Quellen stammend. Ordnungsgemäß abgerechnete Erstattungen begünstigter Geschäftsreisekosten zählen nicht mit. | $3.000 | IRS: Publication 519, US-Steuerratgeber für Ausländer Geprüft |
| Höchstzahl der Tage, die sich ein nicht in den USA ansässiger Ausländer nach der Ausnahme für kurze Besuche bei Vergütung durch einen ausländischen Arbeitgeber in den USA aufhalten darf Die Ausnahme für die Vergütungsgrenze gilt nur für einen nicht in den USA ansässigen Ausländer, der sich im Steuerjahr insgesamt höchstens so viele Tage vorübergehend in den USA aufhält | 90 Tage | IRS: Publication 519, Für einen ausländischen Arbeitgeber erbrachte Leistungen Geprüft |
| Steuerabkommen USA–Japan: Aufenthaltsgrenze für Arbeitnehmer Höchstens 183 Tage in jedem Zwölfmonatszeitraum, der im Steuerjahr beginnt oder endet; auch die Tests zum Arbeitgeber und zur Tragung der Vergütung gelten | 183 Tage | Steuerabkommen zwischen den USA und Japan Geprüft |
| Steuerabkommen USA–Japan: Messzeitraum Artikel 14(2)(a): jeder Zwölfmonatszeitraum, der im Steuerjahr beginnt oder endet | 12 Monate | Steuerabkommen zwischen den USA und Japan Geprüft |
| USA–Japan: Dauergrenze für Montageprojekte Artikel 5(3): Das Montageprojekt muss länger als zwölf Monate dauern; wird diese Dauer überschritten, besteht die Betriebsstätte (Permanent Establishment) ab dem ersten Projekttag | 12 Monate | Steuerabkommen zwischen den USA und Japan Geprüft |
| USA–Japan: reguläre Entsendungsgrenze Maximale voraussichtliche Entsendungsdauer; Berechtigung nach dem Abkommen und Bescheinigung über die Sozialversicherungsdeckung (Certificate of Coverage) erforderlich; besondere Verlängerungen benötigen eine gesonderte Genehmigung | 5 Jahre | SSA: Abkommen zwischen den USA und Japan Geprüft |
| Steuerabkommen USA–Korea: Aufenthaltsgrenze für Arbeitnehmer Weniger als 183 Tage im Steuerjahr; auch die Tests zum Arbeitgeber, zur Tragung der Vergütung und zur Vergütungsobergrenze gelten | 183 Tage | Steuerabkommen zwischen den USA und Korea Geprüft |
| Steuerabkommen USA–Korea: Vergütungsobergrenze für die Steuerbefreiung von Arbeitseinkünften Artikel 19(2)(d); auch die Voraussetzungen zur Ansässigkeit nach dem Steuerabkommen, zu weniger als 183 Aufenthaltstagen, zum Arbeitgeber und zur Betriebsstätte (Permanent Establishment) müssen erfüllt sein | $3.000 | IRS: Einkommensteuerabkommen zwischen den USA und Korea, Artikel 9 und 19 Geprüft |
| USA–Korea: Dauergrenze für Montageprojekte Artikel 9(2)(h): Das Montageprojekt muss länger als sechs Monate dauern; andere Betriebsstättenregeln können früher greifen | 6 Monate | Steuerabkommen zwischen den USA und Korea Geprüft |
| USA–Korea: reguläre Entsendungsgrenze Maximale voraussichtliche Entsendungsdauer; Berechtigung nach dem Abkommen und Bescheinigung über die Sozialversicherungsdeckung (Certificate of Coverage) erforderlich; besondere Verlängerungen benötigen eine gesonderte Genehmigung | 5 Jahre | SSA: Abkommen zwischen den USA und Korea Geprüft |
| Steuerabkommen USA–China: Aufenthaltsgrenze für Arbeitnehmer Höchstens 183 Tage im Kalenderjahr; auch die Tests zum Arbeitgeber und zur Tragung der Vergütung gelten | 183 Tage | Steuerabkommen zwischen den USA und China Geprüft |
| USA–China: Dauergrenze für Montageprojekte Artikel 5(3): Montage oder zugehörige Aufsicht muss länger als sechs Monate dauern; der Dienstleistungstest fasst Tätigkeiten für dasselbe oder zusammenhängende Projekte innerhalb von zwölf Monaten zusammen | 6 Monate | Steuerabkommen zwischen den USA und China Geprüft |
| Steuerabkommen USA–China: Messzeitraum Artikel 5(3)(c): gesamte Dienstleistungstätigkeit für dasselbe oder zusammenhängende Projekte innerhalb eines beliebigen Zwölfmonatszeitraums | 12 Monate | Steuerabkommen zwischen den USA und China Geprüft |
| Vierteljährliche Einreichungsfrist der Form 941 Üblicherweise 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar; Verlängerungen auf den nächsten Werktag und bei rechtzeitiger Einzahlung können gelten | Der letzte Tag des ersten Monats nach jedem Quartal | IRS: Anleitung zur Form 941 Geprüft |
| Einreichungs- und Aushändigungsfrist 2026 für die Forms W-2 und W-3 2026 Forms W-2 und W-3 bis zu diesem Datum bei der SSA einreichen und das W-2 den Arbeitnehmern aushändigen | 1. Februar 2027 Steuerjahr 2026 | IRS: Allgemeine Anleitung für die Forms W-2 und W-3 (2026) Geprüft |
| Frist des Arbeitgebers, eine angenommene Form 8233 an den IRS weiterzuleiten Innerhalb von 5 Tagen nach Annahme von Form 8233 des Arbeitnehmers leitet der Abzugsverpflichtete eine unterschriebene Kopie an den IRS weiter | 5 Tage | IRS: Anleitung zur Form 8233, Pflichten des Einbehaltungsverpflichteten Geprüft |
| Wartezeit, nachdem das angenommene Form 8233 an den IRS gesendet wurde Mindestwartezeit nach ordnungsgemäßem Versand der Form 8233, bevor die Abkommensbefreiung vom Einbehalt angewendet wird | 10 Tage | IRS: Anleitung zu Form 8233 Geprüft |
| Fälligkeit der Forms 1042 und 1042-S Nach dem Kalenderjahr der Zahlung; Wochenenden und Feiertage können die Frist verschieben | 15. März | IRS: Anleitung zur Form 1042, wo und wann einzureichen ist Geprüft |
| Trust Fund Recovery Penalty als Anteil der unbezahlten einbehaltenen Steuer Gilt für die nicht gezahlte Trust-Fund-Steuer einer verantwortlichen Person, die nach IRC Abschnitt 6672 vorsätzlich gehandelt hat | 100 % | IRS: Publication 15, Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Allgemeine Festsetzungsfrist für den Trust Fund Recovery Penalty Ab dem darauffolgenden 15. April bei fristgerechten Lohnsteuererklärungen oder ab der tatsächlichen späteren Einreichung; Ausnahmen gelten | 3 Jahre | IRS: Festsetzungsfrist für den Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Fiktiver jährlicher Einreichungstag für US-Lohnsteuererklärungen zur Bestimmung der Festsetzungsfrist Im folgenden Kalenderjahr; bei tatsächlich später eingereichter Steuererklärung beginnt die Festsetzungsfrist später; Ausnahmen können die Frist hemmen oder entfallen lassen | 15. April | IRS: Regeln zur Festsetzung der Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Social-Security-Steuersatz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils Jede Seite zahlt diesen Satz auf versicherte Löhne bis zur jährlichen Beitragsbemessungsgrenze | 6,2 % Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Bemessungsgrenze für die Social-Security-Steuer Höchste Summe aus Löhnen und Nettoeinkünften aus selbstständiger Tätigkeit, auf die der Social-Security-Teil der Steuer erhoben wird | $184.500 Steuerjahr 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Geprüft |
| Medicare-Steuersatz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils Jede Seite zahlt diesen Satz auf versicherte Löhne; es gibt keine Beitragsbemessungsgrenze | 1,45 % Steuerjahr 2026 | IRS: Publication 15, Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Texas: Registrierungsfrist für die Steuer zur Arbeitslosenversicherung Ab Beginn der Abgabenpflicht als Arbeitgeber | 10 Tage | Texas Workforce Commission: Steuer zur Arbeitslosenversicherung Geprüft |
| Ohio: kommunaler Schwellenwert für gelegentlich vor Ort tätige Arbeitnehmer Arbeitstage des Arbeitnehmers im Kalenderjahr; Regeln zum vermuteten Arbeitsort und weitere Ausnahmen können einen früheren Steuerabzug erfordern | 20 Tage | Ohio Revised Code: Abschnitt 718.011 Geprüft |
| Frist für Form 1040-NR bei kalenderjahrgleichem Steuerjahr, mit Löhnen, die dem Einbehalt unterliegen Nach dem Steuerjahr, vor möglichen Verlängerungen oder Verschiebungen wegen Wochenenden und Feiertagen | 15. April | IRS: Publication 519, wann und wo einzureichen ist Geprüft |
| Frist für Form 1040-NR bei kalenderjahrgleichem Steuerjahr, ohne Löhne, die dem Einbehalt unterliegen Nach dem Steuerjahr, vor möglichen Verlängerungen oder Verschiebungen wegen Wochenenden und Feiertagen | 15. Juni | IRS: Publication 519, wann und wo einzureichen ist Geprüft |
| Erforderliche Tage in den USA im laufenden Jahr für den Substantial-Presence-Test Erfordert außerdem 183 gewichtete Tage über drei Jahre | 31 Tage | IRS: Substantial-Presence-Test Geprüft |
| Gewichtete US-Tage über drei Jahre, die den Substantial-Presence-Test erfüllen Tage des laufenden Jahres plus ein Drittel der Tage des Vorjahres plus ein Sechstel der Tage des Jahres davor | 183 Tage | IRS: Substantial-Presence-Test Geprüft |
| Tage in den USA im Jahr, unter denen ein Antrag auf engere Verbindung (Closer Connection) möglich ist Erfordert außerdem einen steuerlichen Wohnsitz (Tax Home) im Ausland und eine engere Verbindung zu diesem Land; Form 8840 ist bis zum Fälligkeitstermin der Form 1040-NR einzureichen | 183 Tage | IRS: Publication 519, Engere Verbindung zu einem anderen Land (Closer Connection) Geprüft |
| Einbehaltungssatz auf FDAP-Einkünfte aus US-Quellen, die an ausländische Personen gezahlt werden Gilt für den Bruttobetrag von FDAP-Einkünften aus US-Quellen, die nicht mit einem US-Geschäft verbunden sind; ein Abkommen kann ihn senken. Auch der Satz für Zahlungen an nicht in den USA ansässige selbstständige Auftragnehmer für Leistungen in den USA. | 30 % | IRS: Feste oder bestimmbare jährliche oder periodische Einkünfte (FDAP) Geprüft |
| Längster erwarteter und tatsächlicher Einsatz, der für Reisekostenabzüge in der Regel als vorübergehend gilt Eine Reihe kurzer Einsätze am selben Ort kann trotzdem als unbefristet gelten | 1 Jahr | IRS: Publication 463, Vorübergehender Einsatz oder vorübergehende Tätigkeit Geprüft |
| Aufbewahrung von Unterlagen zur US-Lohnsteuer Mindestens, gerechnet ab dem Tag, an dem die Steuer fällig wird oder gezahlt wird, je nachdem, welcher Tag später liegt | Vier Jahre | IRS: Publication 583, Ein Unternehmen gründen und Unterlagen führen Geprüft |
Primärquellen
- IRS: Publication 519, US-Steuerratgeber für Ausländer
- IRS: Publication 15, Steuerratgeber für Arbeitgeber
- IRS: Publication 515, Quellensteuer bei nicht ansässigen Ausländern und ausländischen Gesellschaften
- IRS: Publication 15-B, Arbeitgeber-Steuerratgeber zu Sachbezügen
- IRS: Publication 463, Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten
- IRS: Publication 525, steuerpflichtige und steuerfreie Einkünfte
- IRS: Anleitung zu Form 8233
- IRS: Anleitung zu Form 1040-NR
- IRS: Anleitung zu Forms W-2 und W-3
- IRS: Bei einer ausländischen Person beschäftigte Arbeitnehmer
- IRS: US-Einkommensteuerabkommen von A bis Z
- IRS: Einreichungspflichten ausländischer Kapitalgesellschaften für Form 1120-F
- Ohio Revised Code: Abschnitt 718.011
- Virginia Tax: Steuereinbehalt
- Texas Workforce Commission: Steuer zur Arbeitslosenversicherung
- California FTB: Anleitung zu Schedule CA (540NR)
- SSA: Stand der Sozialversicherungsabkommen
- SSA: Sozialversicherungsabkommen zwischen den USA und Japan
- SSA: Sozialversicherungsabkommen zwischen den USA und Korea
- US-Finanzministerium: Einkommensteuerabkommen zwischen den USA und Japan, Artikel 5 und 14
- IRS: Technische Erläuterung zum Einkommensteuerabkommen zwischen den USA und Japan
- IRS: Einkommensteuerabkommen zwischen den USA und Korea, Artikel 9 und 19
- IRS: Einkommensteuerabkommen zwischen den USA und China, Artikel 5 und 14
- IRS: Publication 901, US-Steuerabkommen
- 26 CFR 1.61-14: Sonstige Bestandteile des Bruttoeinkommens
- 26 U.S.C. 861: Einkünfte aus Quellen innerhalb der USA
- 26 U.S.C. 864: Begriffsbestimmungen und Sonderregeln
- 26 CFR 1.864-2: Gewerbe oder Geschäftstätigkeit innerhalb der USA
- Texas Constitution: Artikel VIII, Abschnitt 24-a
- IRS: Anleitung zu Form 1042
- IRS: Anleitung zu Form W-8ECI
- 26 U.S.C. 3401: Begriffsbestimmungen
- 26 U.S.C. 3403: Steuerhaftung
- IRS: Regeln zur Festsetzung der Trust Fund Recovery Penalty
- Virginia Tax: Körperschaftsteuer
- Virginia Tax: Wer eine Steuererklärung einreichen muss
Über diesen Ratgeber
Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen
Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.
Änderungen am englischen Original
- : Erstmals veröffentlicht.