New York Sales Tax Nexus: Test mit $500.000 und 100 Verkäufen

Muss ich die Sales Tax von New York erheben, wenn ich dort kein Büro habe?

Ja, wenn Sie steuerpflichtige Waren verkaufen, die nach New York geliefert werden, und beide Tests für Remote-Verkäufer erfüllen. New York vermutet, dass ein Verkäufer regelmäßig oder systematisch Kunden in New York wirbt und damit ein Sales-Tax-Vendor ist, wenn seine Bruttoeinnahmen aus Waren, die in den Bundesstaat geliefert wurden, in den unmittelbar vorangegangenen vier Sales-Tax-Quartalen $500.000 überstiegen und er mehr als 100 Verkäufe von dorthin gelieferten Waren getätigt hat (New York Tax Department). Die Regel beschränkt sich nicht auf Websites: Post, Telefon und jede andere Verkaufsform zählen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Verkäufe sowohl über einen Marktplatz als auch über Ihren eigenen Checkout oder Ihre Rechnungen laufen;
• Sie die Tests in mehreren Bundesstaaten zugleich erfüllen;
• manche Verkäufe nach New York in früheren Quartalen möglicherweise unbesteuert blieben;
• Sie eine Mischung aus steuerpflichtigen Waren, befreiten Waren und Dienstleistungen verkaufen.

Stellen Sie vor Ihrer Entscheidung für jedes Sales-Tax-Quartal die Verkäufe und die Zahl der Rechnungen zusammen, dazu die Lieferadresse jedes Verkaufs nach New York. Ihre Unterlagen müssen zeigen, wohin jede Ware geliefert wurde, nicht an welche Adresse der Käufer die Rechnung erhält.

Brauche ich beide Tests von New York oder nur einen?

Sie brauchen beide. Das Tax Department erklärt, dass im Rückblickzeitraum beide Bedingungen erfüllt sein müssen: Ein Unternehmen, das den Test der Einnahmen besteht, aber nicht den der Verkaufszahl, muss sich nach dieser Regel nicht registrieren (New York Tax Department).

„Mehr als“ bedeutet: Der Betrag oder die Zahl muss überschritten werden, es genügt nicht, sie zu erreichen. Andere Bundesstaaten legen eigene Tests fest; siehe Schwellen nach Bundesstaat.

Was sind die vier Sales-Tax-Quartale, und über welchen Zeitraum schaue ich zurück?

New York blickt auf die unmittelbar vorangegangenen vier Sales-Tax-Quartale zurück. Diese Quartale stimmen nicht mit den Kalenderquartalen überein (New York Tax Department).

Das Tax Department erklärt, dass die Prüfung nach dem Ende jedes Sales-Tax-Quartals erfolgt. Addieren Sie jedes Mal, wenn ein Quartal endet, dessen Verkäufe zu den drei davor und lassen Sie das älteste Quartal weg. Ein Unternehmen kann die Tests in jedem Quartal erfüllen, nicht nur zum Jahresende.

Was zählt als Bruttoeinnahmen und als Verkauf?

Bruttoeinnahmen sind der Betrag, den Sie für alle Verkäufe von Waren erhalten, die nach New York geliefert werden, steuerpflichtig oder befreit, ohne Abzug von Ausgaben. Ein Verkauf ist jede Rechnung, jeder Verkaufsbeleg, jeder Vertrag oder jede andere Verkaufsurkunde für Waren, die nach New York geliefert werden, steuerpflichtig oder befreit, einschließlich Verkäufen zum Wiederverkauf (New York Tax Department).

• Befreite Verkäufe und Verkäufe zum Wiederverkauf zählen. Eine Großhandelsrechnung an einen Händler in New York ist ein Verkauf, und ihr Betrag zählt für den Test der Einnahmen.
• Jede Rechnung ist ein Verkauf. Zehn Artikel auf einer Rechnung sind ein Verkauf; zehn Rechnungen über je einen Artikel sind zehn.
• Marktplatzverkäufe zählen. Das Tax Department sagt, dass Sie Verkäufe über einen Online-Marktplatz in die Berechnung einbeziehen sollen.
• Dienstleistungen zählen nicht. Die Tests messen Verkäufe von beweglichen körperlichen Gegenständen (Tangible Personal Property), die New York als Sachen beschreibt, die man sehen und anfassen kann. Vorgefertigte Software steht auf der Liste der steuerpflichtigen Beispiele. Zu Software und Abonnements lesen Sie Sales Tax auf SaaS und Software.

Ein Marktplatzverkäufer, der eine Registrierungsregel für Vendors erfüllt, muss sich registrieren und regelmäßig Erklärungen einreichen, auch wenn ein Marktplatzbetreiber die Steuer auf die von ihm vermittelten Verkäufe abführt (TB-ST-175).

Wann muss ich mich registrieren, und wann muss ich mit der Erhebung beginnen?

Sobald Sie beide Tests erfüllen, reichen Sie innerhalb von 30 Tagen nach dem Tag, an dem Sie sie erfüllt haben, einen Registrierungsantrag (Certificate of Registration) ein und beginnen 20 Tage danach mit der Erhebung. Ein Verkäufer, der die Tests schon erfüllt hat und noch nicht registriert ist, sollte sich sofort registrieren (New York Tax Department).

Das Tax Law misst beide Tests über die vier Sales-Tax-Quartale, die am letzten Tag des Februar, Mai, August und November enden. Die 30 Tage laufen daher ab dem Ende des Quartals, mit dem beide Tests erfüllt wurden (Tax Law section 1134). Die Pflicht zur Erhebung beginnt 20 Tage nach dieser Registrierungsfrist, nicht 20 Tage nach Ihrem Antrag (Tax Law section 1131).

Gesellschafter von Personengesellschaften und LLC-Mitglieder sowie Führungskräfte, Manager oder Beschäftigte, die für die Steuer zuständig sind, können persönlich für die New Yorker Sales Tax haften, die das Unternehmen erheben muss (Tax Law section 1131); siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Beantragen Sie die Registrierung lange vor der Frist. Das Certificate of Authority wird nach der Genehmigung per Post verschickt, und ein Verkäufer darf erst mit Erhalt der Bescheinigung rechtmäßig steuerpflichtige Verkäufe tätigen (TB-ST-360).

Waren die Verkäufe steuerpflichtig und ist die Frist schon verstrichen, lesen Sie unerhobene Sales Tax nachholen.

Wie registriere ich mich bei New York Business Express, und was ist das Certificate of Authority?

Sie beantragen die Registrierung online über New York Business Express. Das Certificate of Authority ist die Sales-Tax-Registrierung von New York: Es berechtigt Sie, auf steuerpflichtige Verkäufe Steuer zu erheben und die meisten Befreiungsbescheinigungen auszustellen und anzunehmen (TB-ST-360).

1. Legen Sie ein NY.gov-Geschäftskonto (Business Account) an. Ein persönliches NY.gov-Konto reicht für den Zugang zu New York Business Express nicht aus.
2. Halten Sie Form DTF-17.1 bereit, den Fragebogen zu Geschäftskontakt und verantwortlicher Person.
3. Füllen Sie den Antrag auf ein Sales-Tax-Certificate of Authority aus. Das Tax Department stellt eine Checkliste und Anleitungen zum Antrag bereit.
4. Drucken Sie die Bestätigungsseite aus und bewahren Sie sie bei Ihren Unterlagen auf.
5. Achten Sie auf die E-Mail-Adresse Ihres Kontos, an die Statusmeldungen gehen, und fügen Sie dem Konto dann Tax Online Services hinzu, damit Sie Erklärungen einreichen können (Als Sales-Tax-Vendor registrieren).

Ein Certificate of Authority lässt sich nicht übertragen. Ändert Ihr Unternehmen seine Rechtsform, etwa vom Einzelunternehmen zur Corporation, braucht die neue Einheit ein eigenes Certificate (TB-ST-360).

Was erhebe ich: den Steuersatz des Bundesstaates und der Kommune, und was gilt für die Befreiung für Kleidung?

Erheben Sie den Satz des Bundesstaates von 4 % zuzüglich des lokalen Satzes am Lieferort und, wo er gilt, des Satzes für den Pendlerbezirk (Commuter District). Der Lieferort ist in der Regel der Ort, an dem Eigentum oder Besitz auf den Käufer übergeht. Bei einer Lieferung an die Wohnung eines Kunden gilt also der Satz dieser Wohnung (TB-ST-825).

• Lokaler Satz. Eine Stadt, ein County oder ein Schulbezirk kann einen eigenen Satz aufschlagen. Das Tax Department bietet eine Satzsuche nach Adresse, und Publication 718 listet die Sätze nach Gebiet auf. Sie bleiben dafür verantwortlich, den richtigen Satz anzuwenden. Das Tax Department sagt, dass ein Remote-Verkäufer, der in den ersten vier Quartalen nach Beginn seiner Registrierungspflicht in gutem Glauben einen falschen lokalen Satz verwendet hat, die fehlende lokale Steuer schuldet, darauf aber keinen Zuschlag und keine Zinsen (TSB-M-19(4)S).
• Pendlerbezirk. Auf steuerpflichtige Verkäufe in New York City und in den Counties Dutchess, Nassau, Orange, Putnam, Rockland, Suffolk und Westchester kommen zusätzlich 0,375 %.
• Erklärungen nach Gebiet. Die erhobene Steuer wird für jeden lokalen Gebietscode gesondert gemeldet.
• Kleidung und Schuhe. Artikel oder Paare, die für weniger als $110 verkauft werden, sind von der Steuer des Bundesstaates befreit. Ein County oder eine Stadt kann sie dennoch besteuern, und die Steuer des Pendlerbezirks gilt dort weiterhin, es sei denn, das Gebiet hat sich für die Befreiung entschieden; eine Änderung wird nur zum 1. März wirksam (TB-ST-122). Prüfen Sie für jede Lieferadresse die Gebietsliste in Publication 718-C.

Verkäufe von Waren sind steuerpflichtig, sofern sie nicht ausdrücklich befreit sind. Die meisten Dienstleistungen sind befreit, sofern sie nicht ausdrücklich besteuert werden (TB-ST-175). Für Software und Abonnements gelten eigene Regeln, die der Leitfaden zu SaaS behandelt.

Begründen ein Besuch, ein Auftragnehmer oder mein eigener Lkw einen Nexus ohne die Tests?

Bei manchen Verbindungen ja. TB-ST-175 nennt Bedingungen, unter denen sich ein Verkäufer außerhalb des Bundesstaates, der steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkauft, ohne die Tests zu Einnahmen und Verkaufszahl registrieren muss (TB-ST-175).

TB-ST-175 formuliert die Lieferregel als mindestens 12 Mal im Jahr. Das Tax Law zählt die Fahrten über die vorangegangenen vier Sales-Tax-Quartale (Tax Law section 1101). Ein Verkäufer, der durch diese Fahrten zum Vendor wird, registriert sich innerhalb von 30 Tagen und erhebt 20 Tage nach dieser Frist, wie bei den Tests zu Einnahmen und Verkaufszahl. Einen einmaligen Besuch oder eine einzelne Lieferung führt das Bulletin nicht auf. Ob sie eine Pflicht auslösen, hängt von den Tatsachen ab. Prüfen Sie das also, bevor Sie das Gegenteil annehmen. Ein Verkäufer mit einer Verbindung aus der Tabelle sollte sich nicht auf die Tests verlassen. Zu Beschäftigten, die in New York arbeiten, lesen Sie Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.

Muss ich Erklärungen einreichen, wenn ich keine steuerpflichtigen Verkäufe habe?

Ja. Mit einem Certificate of Authority gelten Sie für Zwecke der Sales Tax als geschäftlich tätig und müssen jede Erklärung fristgerecht einreichen, auch ohne steuerpflichtige Verkäufe. Eine verspätete Einreichung führt zu Zuschlägen, auch wenn keine Steuer anfällt (TB-ST-360). Vendors, die ihre Erklärungen selbst an einem Computer mit Breitband-Internet erstellen, müssen sie online über ein Konto bei Business Online Services einreichen (Willkommen, neue Vendors).

Abgabehäufigkeit, Erklärungen ohne Steuerschuld und Marktplatzzeilen behandelt Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Darf ich aufhören zu erheben, wenn ich unter die Tests falle?

Möglicherweise. Haben Sie in den unmittelbar vorangegangenen vier Sales-Tax-Quartalen weder den Test der Einnahmen noch die Verkaufszahl überschritten und verbindet Sie nichts anderes mit New York, das Sie zum Sales-Tax-Vendor macht, dürfen Sie eine Abschlusserklärung einreichen und aufhören zu erheben (New York Tax Department).

Sie können auch registriert bleiben, falls Sie die Tests später wieder erfüllen. Dann müssen Sie für jeden Meldezeitraum eine Erklärung einreichen, auch wenn Sie nichts oder zu wenig Steuerpflichtiges verkauft haben, um Steuer zu erheben. Abschlusserklärung und Schließung der Genehmigung erklärt Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Die Einnahmen genügen, die Verkaufszahl nicht

Ein Verkäufer aus Texas hat in den letzten vier Sales-Tax-Quartalen Waren für $600.000 an Kunden in New York geliefert, auf 80 Rechnungen. Der Test der Einnahmen ist bestanden, aber der Verkäufer hat nicht mehr als 100 Verkäufe getätigt. Er hat die Tests von New York für Remote-Verkäufer nicht erfüllt. Er prüft nach jedem Quartalsende erneut, weil ein späteres Quartal die Summen verändern kann.

Beide Tests erfüllt

Derselbe Verkäufer aus Texas hat in den vier Quartalen bis zum 30. November Waren für $600.000 auf 140 Rechnungen geliefert. Beide Tests sind erfüllt. Ab diesem Quartalsende gerechnet, muss er den Antrag bis zum 30. Dezember stellen und ab dem 19. Januar erheben, 20 Tage nach dieser Frist. Er beantragt früh im Dezember, damit die Bescheinigung rechtzeitig eintrifft. Er verwendet den Satz für jede Lieferadresse und reicht nach der Registrierung für jeden Zeitraum eine Erklärung ein.

Lieferung mit dem eigenen Lkw

Ein Verkäufer aus Pennsylvania ist in den letzten vier Sales-Tax-Quartalen 15 Mal mit seinem eigenen Fahrzeug nach New York gefahren, um steuerpflichtige Waren zu liefern. Das sind mehr als 12. Das Tax Law vermutet daher, dass er regelmäßig liefert, und er registriert sich unabhängig vom Ergebnis der Tests zu Einnahmen und Verkaufszahl, es sei denn, er kann zeigen, dass er in den nächsten vier Quartalen nicht mehr als 12 Fahrten machen wird.

Anders bei Ihnen?

• Sie verkaufen auch in andere Bundesstaaten: Beginnen Sie mit wo Sie Sales Tax erheben müssen und den Schwellen nach Bundesstaat.
• Sie haben Verkäufe nach New York getätigt, die nie besteuert wurden: Folgen Sie unerhobene Sales Tax nachholen vor oder während Ihrer Registrierung.
• Sie müssen in mehreren Bundesstaaten oder über einen Marktplatz einreichen: Siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen; mit Hilfe bei der Buchhaltung lassen sich die Verkäufe nach Bundesstaat und Quartal ordnen.
• Sie verkaufen Software oder Abonnements: Lesen Sie Sales Tax auf SaaS und Software.
• Ihr Unternehmen sitzt außerhalb der USA: Siehe ausländische Verkäufer und Sales Tax.
• Sie haben Arbeitnehmer, die in New York arbeiten: Siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.