Nexus thuế bán hàng New York: ngưỡng $500.000 và 100 giao dịch

Nếu không có văn phòng tại New York, tôi có phải thu thuế bán hàng New York không?

Có, nếu bạn bán hàng hóa chịu thuế giao vào New York và đạt cả hai phép thử dành cho người bán từ xa. New York giả định rằng người bán chào hàng thường xuyên hoặc có hệ thống tới khách hàng New York, và vì thế là người bán thu thuế bán hàng (sales tax vendor), khi trong bốn quý thuế bán hàng liền trước, tổng doanh thu từ hàng hóa giao vào tiểu bang vượt $500.000 và người bán thực hiện trên 100 giao dịch bán hàng hóa giao tại đó (New York Tax Department). Quy tắc không giới hạn ở trang web: bán qua thư, điện thoại và mọi cách bán khác đều được tính.

Một trường hợp không đơn giản khi:

• doanh số đến cả từ sàn thương mại lẫn từ trang thanh toán hoặc hóa đơn của riêng bạn;
• bạn vượt các ngưỡng ở nhiều tiểu bang cùng lúc;
• một số giao dịch bán tại New York có thể chưa bị thu thuế trong các quý trước;
• bạn bán lẫn hàng hóa chịu thuế, hàng hóa được miễn thuế và dịch vụ.

Trước khi quyết định, hãy gom doanh số và số hóa đơn của từng quý thuế bán hàng cùng địa chỉ giao hàng của mọi giao dịch tại New York. Hồ sơ của bạn phải cho thấy từng món hàng được giao đến đâu, không phải người mua nhận hóa đơn ở đâu.

Tôi cần cả hai phép thử của New York hay chỉ một?

Bạn cần cả hai. New York Tax Department cho biết phải đạt cả hai điều kiện trong kỳ xét ngược: doanh nghiệp đạt phép thử doanh thu nhưng không đạt số giao dịch thì không buộc phải đăng ký theo quy tắc này (New York Tax Department).

"Trên" nghĩa là số tiền hoặc số giao dịch phải vượt quá, không chỉ chạm tới mức đó. Các tiểu bang khác tự đặt phép thử riêng; xem ngưỡng theo từng tiểu bang.

Bốn quý thuế bán hàng là gì, và tôi xét ngược qua kỳ nào?

New York xét ngược qua bốn quý thuế bán hàng liền trước. Các quý này không trùng với quý dương lịch (New York Tax Department).

New York Tax Department cho biết việc xét được thực hiện sau khi mỗi quý thuế bán hàng kết thúc. Mỗi khi một quý khép lại, hãy cộng doanh số của quý đó với ba quý trước và bỏ quý cũ nhất. Doanh nghiệp có thể đạt các phép thử vào bất kỳ quý nào, không chỉ vào cuối năm.

Gì được tính là tổng doanh thu và là một giao dịch bán hàng?

Tổng doanh thu là số tiền nhận được từ mọi giao dịch bán hàng hóa giao vào New York, chịu thuế hay được miễn thuế, không trừ chi phí. Một giao dịch bán hàng là mỗi hóa đơn, phiếu bán hàng, hợp đồng hoặc chứng từ bán hàng khác cho hàng hóa giao vào New York, chịu thuế hay được miễn thuế, kể cả bán để bán lại (New York Tax Department).

• Doanh số được miễn thuế và bán lại đều được tính. Một hóa đơn bán sỉ cho nhà bán lẻ tại New York là một giao dịch, và số tiền của hóa đơn được tính vào phép thử doanh thu.
• Mỗi hóa đơn là một giao dịch. Mười món hàng trên một hóa đơn là một giao dịch; mười hóa đơn, mỗi hóa đơn một món, là mười giao dịch.
• Doanh số qua sàn thương mại được tính. New York Tax Department yêu cầu gộp cả doanh số qua sàn thương mại trực tuyến vào phép tính.
• Dịch vụ không được tính. Các phép thử đo doanh số động sản hữu hình (tangible personal property), mà New York mô tả là tài sản vật chất bạn có thể nhìn thấy và chạm vào. Phần mềm đóng gói sẵn (prewritten software) nằm trong danh sách ví dụ chịu thuế của New York. Về phần mềm và gói đăng ký, xem thuế bán hàng đối với SaaS và phần mềm.

Người bán trên sàn thương mại thuộc quy tắc đăng ký dành cho người bán thu thuế bán hàng (vendor) vẫn phải đăng ký và nộp tờ khai định kỳ, kể cả khi bên vận hành sàn (marketplace provider) nộp thuế cho các giao dịch mà sàn hỗ trợ (TB-ST-175).

Khi nào tôi phải đăng ký, và khi nào phải bắt đầu thu thuế?

Khi đạt cả hai phép thử, hãy nộp đơn đăng ký trong vòng 30 ngày sau ngày bạn đạt, và bắt đầu thu thuế 20 ngày sau đó. Người bán đã đạt các phép thử mà chưa đăng ký nên đăng ký ngay (New York Tax Department).

Tax Law tính cả hai phép thử trong bốn quý thuế bán hàng kết thúc vào ngày cuối cùng của tháng 2, tháng 5, tháng 8 và tháng 11, nên 30 ngày được tính từ cuối quý làm đủ điều kiện của các phép thử (Tax Law section 1134). Nghĩa vụ thu thuế bắt đầu 20 ngày sau hạn đăng ký đó, không phải 20 ngày sau khi bạn nộp đơn (Tax Law section 1131).

Thành viên hợp danh, thành viên LLC, và cán bộ điều hành, người quản lý hoặc nhân viên có nhiệm vụ xử lý thuế có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thuế bán hàng New York mà doanh nghiệp phải thu (Tax Law section 1131); xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Hãy nộp đơn từ sớm, rất lâu trước hạn. Certificate of Authority được gửi qua đường bưu điện sau khi được duyệt, và người bán chỉ được hợp pháp bán hàng chịu thuế sau khi nhận được giấy chứng nhận (TB-ST-360).

Nếu các giao dịch bán chịu thuế và bạn đã qua hạn, xem bù thuế bán hàng chưa thu.

Tôi đăng ký với New York Business Express thế nào, và Certificate of Authority là gì?

Bạn nộp đơn trực tuyến qua New York Business Express. Certificate of Authority là giấy chứng nhận đăng ký thuế bán hàng của New York: giấy này cho bạn quyền thu thuế trên các giao dịch bán chịu thuế, cũng như cấp và nhận hầu hết các giấy chứng nhận miễn thuế (TB-ST-360).

1. Hãy tạo tài khoản NY.gov Business. Tài khoản NY.gov cá nhân không đủ để vào New York Business Express.
2. Hãy chuẩn bị sẵn Form DTF-17.1, bảng câu hỏi về đầu mối liên hệ của doanh nghiệp và người chịu trách nhiệm.
3. Hãy hoàn tất đơn xin Certificate of Authority cho thuế bán hàng. New York Tax Department công bố danh mục kiểm tra và hướng dẫn cho đơn này.
4. Hãy in trang xác nhận và giữ cùng hồ sơ của bạn.
5. Hãy theo dõi email gắn với tài khoản để nhận thông báo trạng thái, rồi thêm Tax Online Services vào tài khoản để bạn có thể nộp tờ khai (Đăng ký làm người bán thu thuế bán hàng).

Certificate of Authority không thể chuyển nhượng. Nếu doanh nghiệp của bạn đổi hình thức pháp lý, chẳng hạn từ doanh nghiệp một chủ sang công ty, pháp nhân mới cần có giấy chứng nhận riêng (TB-ST-360).

Tôi thu loại thuế nào: thuế suất tiểu bang, địa phương và miễn thuế quần áo?

Hãy thu thuế suất tiểu bang 4% cộng với thuế suất địa phương của nơi giao hàng, cộng với thuế suất khu vực đi lại (commuter district) nếu có. Nơi giao hàng thường là nơi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng chuyển cho người mua, nên hàng giao đến nhà khách hàng dùng thuế suất của nơi đó (TB-ST-825).

• Thuế suất địa phương. Thành phố, quận hoặc khu học chánh có thể thêm thuế suất riêng. New York Tax Department có công cụ tra thuế suất theo địa chỉ, và Publication 718 liệt kê thuế suất theo từng cơ quan thu thuế. Bạn vẫn có trách nhiệm dùng đúng thuế suất. New York Tax Department cho biết người bán từ xa dùng sai thuế suất địa phương một cách thiện chí trong bốn quý đầu sau khi buộc phải đăng ký thì nợ phần thuế địa phương còn thiếu, nhưng không bị phạt hay tính lãi trên phần đó (TSB-M-19(4)S).
• Khu vực đi lại (commuter district). Thuế bổ sung 0,375% áp dụng cho các giao dịch bán chịu thuế tại Thành phố New York và các quận Dutchess, Nassau, Orange, Putnam, Rockland, Suffolk và Westchester.
• Tờ khai theo cơ quan thu thuế. Thuế đã thu được khai riêng cho từng mã cơ quan thu thuế địa phương.
• Quần áo và giày dép. Món hàng hoặc đôi giày bán dưới $110 mỗi món hoặc mỗi đôi được miễn thuế tiểu bang. Quận hoặc thành phố vẫn có thể đánh thuế các mặt hàng này, và thuế khu vực đi lại vẫn áp dụng tại đó, trừ khi địa phương đã chọn miễn thuế; thay đổi chỉ có hiệu lực vào ngày 1 tháng 3 (TB-ST-122). Hãy kiểm tra danh sách địa phương trong Publication 718-C cho từng địa chỉ giao hàng.

Giao dịch bán hàng hóa chịu thuế trừ khi được miễn rõ ràng; hầu hết dịch vụ được miễn thuế trừ khi bị đánh thuế rõ ràng (TB-ST-175). Phần mềm và gói đăng ký theo các quy tắc riêng, được trình bày trong hướng dẫn về SaaS.

Một chuyến đến thăm, một nhà thầu hoặc xe tải riêng của tôi có tạo ra nexus mà không cần các phép thử không?

Có đối với một số mối liên hệ. TB-ST-175 liệt kê các điều kiện buộc người bán ngoài tiểu bang bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế phải đăng ký mà không cần các phép thử doanh thu và số giao dịch (TB-ST-175).

TB-ST-175 diễn đạt quy tắc giao hàng là ít nhất 12 lần một năm; Tax Law đếm các chuyến trong bốn quý thuế bán hàng liền trước (Tax Law section 1101). Người bán trở thành người bán thu thuế qua các chuyến giao hàng này phải đăng ký trong vòng 30 ngày và thu thuế sau hạn đó 20 ngày, giống như với các phép thử doanh thu và số giao dịch. Bản tin này không liệt kê một lần đến thăm hay một lần giao hàng duy nhất. Việc một lần như vậy có tạo ra nghĩa vụ hay không tùy theo các tình tiết, nên hãy kiểm tra trước khi cho rằng không. Người bán có bất kỳ mối liên hệ nào trong bảng không nên dựa vào các phép thử. Về nhân viên làm việc tại New York, xem nhân viên làm việc ở tiểu bang khác.

Khi không có doanh số chịu thuế, tôi có phải nộp tờ khai không?

Có. Khi đã có Certificate of Authority, bạn được coi là đang kinh doanh về mặt thuế bán hàng, và bạn phải nộp từng tờ khai đúng hạn, kể cả khi không có doanh số chịu thuế. Nộp trễ bị phạt dù không có thuế phải nộp (TB-ST-360). Người bán tự lập tờ khai trên máy tính có internet băng thông rộng phải nộp trực tuyến qua tài khoản Business Online Services (Chào mừng người bán mới).

Tần suất nộp tờ khai, tờ khai không có thuế phải nộp và các dòng dành cho sàn thương mại được trình bày trong nộp tờ khai thuế bán hàng.

Nếu doanh số xuống dưới các ngưỡng, tôi có thể ngừng thu thuế không?

Có thể. Nếu bạn không vượt phép thử doanh thu và số giao dịch trong bốn quý thuế bán hàng liền trước, và không có mối liên hệ nào khác với New York khiến bạn là người bán thu thuế bán hàng, bạn có thể nộp tờ khai cuối cùng và ngừng thu thuế (New York Tax Department).

Bạn cũng có thể giữ nguyên đăng ký phòng trường hợp đạt các phép thử lần nữa. Nếu vậy, bạn phải nộp tờ khai cho mọi kỳ khai, kể cả khi không có doanh số hoặc có quá ít doanh số chịu thuế để phải thu thuế. Tờ khai cuối cùng và việc đóng giấy phép được giải thích trong nộp tờ khai thuế bán hàng.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Doanh thu đạt nhưng số giao dịch không đạt

Một người bán ở Texas giao $600.000 hàng hóa cho khách hàng tại New York trong bốn quý thuế bán hàng vừa qua, trên 80 hóa đơn. Người bán đạt phép thử doanh thu nhưng không thực hiện trên 100 giao dịch. Người bán chưa đạt các phép thử dành cho người bán từ xa của New York. Người bán kiểm tra lại sau mỗi quý khép lại, vì một quý sau có thể làm thay đổi tổng số.

Đạt cả hai phép thử

Cũng người bán ở Texas đó giao $600.000 hàng hóa trên 140 hóa đơn trong bốn quý kết thúc ngày 30 tháng 11. Cả hai phép thử đều đạt. Tính từ cuối quý đó, người bán phải nộp đơn chậm nhất ngày 30 tháng 12 và phải thu thuế từ ngày 19 tháng 1, tức 20 ngày sau hạn đó. Người bán nộp đơn sớm vào đầu tháng 12 để giấy chứng nhận kịp đến. Người bán dùng thuế suất của từng địa chỉ giao hàng và nộp tờ khai cho mọi kỳ sau khi đăng ký.

Giao hàng bằng xe tải riêng

Một người bán có trụ sở tại Pennsylvania đã thực hiện 15 chuyến vào New York bằng xe riêng để giao hàng hóa chịu thuế trong bốn quý thuế bán hàng vừa qua. Con số đó nhiều hơn 12, nên Tax Law giả định người này giao hàng thường xuyên, và người bán đăng ký bất kể các phép thử doanh thu và số giao dịch cho kết quả nào, trừ khi chứng minh được sẽ không vượt quá 12 chuyến trong bốn quý tới.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn cũng bán vào các tiểu bang khác: hãy bắt đầu với nơi bạn phải thu thuế bán hàng và ngưỡng theo từng tiểu bang.
• Bạn đã có giao dịch bán tại New York chưa từng bị thu thuế: hãy làm theo bù thuế bán hàng chưa thu trước hoặc trong khi đăng ký.
• Bạn phải nộp tờ khai ở nhiều tiểu bang hoặc bán qua sàn thương mại: xem nộp tờ khai thuế bán hàng; hỗ trợ ghi sổ kế toán có thể sắp xếp doanh số theo tiểu bang và theo quý.
• Bạn bán phần mềm hoặc gói đăng ký: hãy đọc thuế bán hàng đối với SaaS và phần mềm.
• Doanh nghiệp của bạn ở ngoài Hoa Kỳ: xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng.
• Bạn có nhân viên làm việc tại New York: xem nhân viên làm việc ở tiểu bang khác.