Nexo de ventas en Nueva York: $500,000 y 100 ventas

¿Debo cobrar el impuesto sobre las ventas de Nueva York si no tengo oficina allí?

Sí, si hace ventas gravadas de bienes entregados en Nueva York y cumple las dos pruebas de vendedor remoto. Nueva York presume que un vendedor solicita clientes de Nueva York de forma regular o sistemática, lo que lo convierte en vendedor del impuesto sobre las ventas, cuando en los cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas inmediatamente anteriores sus ingresos brutos por bienes entregados en el estado superaron $500,000 y hizo más de 100 ventas de bienes entregados allí (New York Tax Department). La regla no se limita a los sitios web: cuentan el correo, el teléfono y cualquier otra forma de vender.

Un caso no es sencillo cuando:

• las ventas se hacen tanto por un marketplace como desde su propia pantalla de pago o sus facturas;
• usted cruza las pruebas en varios estados a la vez;
• algunas ventas en Nueva York pueden haber quedado sin gravar en trimestres anteriores;
• usted vende una mezcla de bienes gravados, bienes exentos y servicios.

Antes de decidir, reúna las ventas y el número de facturas de cada trimestre del impuesto sobre las ventas, y la dirección de entrega de cada venta en Nueva York. Sus registros deben mostrar dónde se entregó cada artículo, no a quién se facturó.

¿Necesito las dos pruebas de Nueva York o basta con una?

Necesita las dos. El Tax Department indica que ambas condiciones deben cumplirse en el período de revisión: un negocio que cumple la prueba de ingresos pero no la de número de ventas no está obligado a registrarse bajo esta regla (New York Tax Department).

"Más de" significa que el monto o el número debe superarse, no solo alcanzarse. Otros estados fijan sus propias pruebas; vea los umbrales por estado.

¿Cuáles son los cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas y qué período reviso?

Nueva York revisa los cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas inmediatamente anteriores. Estos trimestres no coinciden con los trimestres del calendario (New York Tax Department).

El Tax Department indica que la revisión se hace después de que termina cada trimestre del impuesto sobre las ventas. Cada vez que cierra un trimestre, sume sus ventas a las de los tres anteriores y deje fuera el trimestre más antiguo. Un negocio puede cumplir las pruebas en cualquier trimestre, no solo al cierre del año.

¿Qué cuenta como ingresos brutos y qué cuenta como venta?

Los ingresos brutos son el monto recibido por todas las ventas de bienes entregados en Nueva York, gravadas o exentas, sin deducir gastos. Una venta es cada factura, comprobante de venta, contrato u otro documento de venta de bienes entregados en Nueva York, gravados o exentos, incluidas las ventas para reventa (New York Tax Department).

• Cuentan las ventas exentas y las ventas para reventa. Una factura mayorista a un minorista de Nueva York es una venta y su monto cuenta para la prueba de ingresos.
• Cada factura es una venta. Diez artículos en una factura son una venta; diez facturas de un artículo son diez.
• Cuentan las ventas por marketplace. El Tax Department indica que debe incluir en el cálculo las ventas hechas por un marketplace en línea.
• Los servicios no cuentan. Las pruebas miden las ventas de bienes muebles tangibles, que Nueva York describe como bienes físicos que se pueden ver y tocar. El software preelaborado figura entre sus ejemplos de bienes gravados. Para el software y las suscripciones, vea impuesto sobre las ventas del SaaS y el software.

Un vendedor de marketplace que cumple una regla de registro de vendedor debe registrarse y presentar declaraciones periódicas aunque un proveedor del marketplace remita el impuesto de las ventas que facilita (TB-ST-175).

¿Cuándo debo registrarme y cuándo debo empezar a cobrar?

Cuando cumpla las dos pruebas, presente un certificado de registro dentro de los 30 días siguientes al día en que las cumplió y empiece a cobrar el impuesto 20 días después. El vendedor que ya cumplió las pruebas y no se ha registrado debe registrarse de inmediato (New York Tax Department).

La Tax Law mide las dos pruebas en los cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas que terminan el último día de febrero, mayo, agosto y noviembre, por lo que los 30 días cuentan desde el final del trimestre que completó las pruebas (Tax Law, sección 1134). La obligación de cobrar empieza 20 días después de ese plazo de registro, no 20 días después de presentar la solicitud (Tax Law, sección 1131).

Los socios y miembros de una LLC, y los ejecutivos, gerentes o empleados con el deber de manejar el impuesto, pueden responder personalmente por el impuesto sobre las ventas de Nueva York que el negocio debe cobrar (Tax Law, sección 1131); vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Presente la solicitud con mucha anticipación al plazo. El Certificate of Authority se envía por correo después de la aprobación, y el vendedor puede hacer ventas gravadas legalmente cuando recibe el certificado (TB-ST-360).

Si las ventas estaban gravadas y ya pasó el plazo, vea cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Cómo me registro en New York Business Express y qué es el Certificate of Authority?

Usted presenta la solicitud en línea en New York Business Express. El Certificate of Authority (certificado de autoridad) es el registro de Nueva York para el impuesto sobre las ventas: le da el derecho de cobrar el impuesto sobre las ventas gravadas y de emitir y aceptar la mayoría de los certificados de exención (TB-ST-360).

1. Cree una cuenta NY.gov Business. Una cuenta NY.gov individual no basta para entrar a New York Business Express.
2. Tenga a mano el Form DTF-17.1, el cuestionario de contacto del negocio y de la persona responsable.
3. Complete la solicitud del Certificate of Authority del impuesto sobre las ventas. El Tax Department publica una lista de verificación e instrucciones de la solicitud.
4. Imprima la página de confirmación y guárdela con sus registros.
5. Revise el correo asociado a su cuenta para ver los mensajes de estado y luego agregue Tax Online Services a la cuenta para poder presentar declaraciones (registrarse como vendedor del impuesto sobre las ventas).

Un Certificate of Authority no se puede transferir. Si su negocio cambia de forma legal, por ejemplo de empresa individual a corporación, la nueva entidad necesita su propio certificado (TB-ST-360).

¿Qué cobro: la tasa estatal y local, y la exención para ropa?

Cobre la tasa estatal de 4% más la tasa local del lugar donde se entrega el artículo, más la tasa del distrito de transporte (commuter district) donde se aplique. El lugar de entrega suele ser donde la propiedad o la posesión pasa al comprador, así que un envío al domicilio de un cliente usa la tasa de ese domicilio (TB-ST-825).

• Tasa local. Una ciudad, un condado o un distrito escolar puede agregar su propia tasa. El Tax Department ofrece una consulta de tasas por dirección y la Publication 718 enumera las tasas por jurisdicción. Usted sigue siendo responsable de usar la tasa correcta. El Tax Department indica que el vendedor remoto que, de buena fe, usó una tasa local equivocada en sus primeros cuatro trimestres después de que debió registrarse adeuda el impuesto local faltante, pero no multas ni intereses sobre él (TSB-M-19(4)S).
• Distrito de transporte. Se aplica un adicional de 0.375% a las ventas gravadas en la ciudad de Nueva York y en los condados de Dutchess, Nassau, Orange, Putnam, Rockland, Suffolk y Westchester.
• Declaraciones por jurisdicción. El impuesto cobrado se declara por separado para cada código de jurisdicción local.
• Ropa y calzado. Los artículos vendidos a menos de $110 por artículo o par están exentos del impuesto estatal. Un condado o una ciudad aún puede gravarlos, y el impuesto del distrito de transporte se aplica igualmente allí, a menos que haya elegido la exención; un cambio solo entra en vigor el 1 de marzo (TB-ST-122). Revise la lista de localidades de la Publication 718-C para cada dirección de entrega.

Las ventas de bienes están gravadas salvo que estén exentas de forma específica; la mayoría de los servicios están exentos salvo que estén gravados de forma específica (TB-ST-175). El software y las suscripciones dependen de sus propias reglas, que se explican en la guía del SaaS.

¿Una visita, un contratista o mi propio camión crean nexo sin las pruebas?

Sí, en algunos vínculos. El TB-ST-175 enumera condiciones que obligan a un vendedor de otro estado de bienes o servicios gravados a registrarse sin las pruebas de ingresos y de número de ventas (TB-ST-175).

El TB-ST-175 formula la regla de entregas como al menos 12 veces al año; la Tax Law cuenta los viajes en los cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas anteriores (Tax Law, sección 1101). El vendedor que se convierte en vendedor por estos viajes se registra dentro de 30 días y cobra 20 días después de ese plazo, igual que con las pruebas de ingresos y de número de ventas. El boletín no menciona una visita única ni una sola entrega. Si crean o no una obligación depende de los hechos, así que revise antes de suponer que no. El vendedor con cualquier vínculo de la tabla no debe confiar en las pruebas. Para los empleados que trabajan en Nueva York, vea empleados en otro estado.

¿Presento declaraciones si no tengo ventas gravadas?

Sí. Una vez que tiene un Certificate of Authority, usted está en el negocio para efectos del impuesto sobre las ventas y debe presentar cada declaración a tiempo aunque no tenga ventas gravadas. La presentación tardía genera multas aunque no haya impuesto por pagar (TB-ST-360). Los vendedores que preparan sus propias declaraciones en una computadora con internet de banda ancha deben presentarlas en línea mediante una cuenta de Business Online Services (bienvenida a los nuevos vendedores).

La frecuencia de las declaraciones, las declaraciones sin impuesto por pagar y las líneas de marketplace se explican en cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Puedo dejar de cobrar si bajo de las pruebas?

Posiblemente. Si no superó la prueba de ingresos ni el número de ventas en los cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas inmediatamente anteriores, y no tiene otro vínculo con Nueva York que lo haga vendedor del impuesto sobre las ventas, puede presentar una declaración final y dejar de cobrar (New York Tax Department).

En cambio, puede seguir registrado por si vuelve a cumplir las pruebas. Si lo hace, debe presentar una declaración por cada período, aunque no haya hecho ventas o haya hecho muy pocas ventas gravadas para cobrar impuesto. La declaración final y el cierre del permiso se explican en cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Los ingresos pasan, pero el número de ventas no

Un vendedor de Texas entregó $600,000 en bienes a clientes de Nueva York en los últimos cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas, en 80 facturas. Cumple la prueba de ingresos, pero no hizo más de 100 ventas. No ha cumplido las pruebas de vendedor remoto de Nueva York. Vuelve a revisar después de que cierra cada trimestre, porque un trimestre posterior puede cambiar los totales.

Se cumplen las dos pruebas

El mismo vendedor de Texas entregó $600,000 en bienes en 140 facturas en los cuatro trimestres que terminan el 30 de noviembre. Se cumplen las dos pruebas. Contando desde el final de ese trimestre, el vendedor debe presentar la solicitud a más tardar el 30 de diciembre y debe cobrar desde el 19 de enero, 20 días después de ese plazo. Presenta la solicitud a principios de diciembre para que el certificado llegue a tiempo. Usa la tasa de cada dirección de entrega y presenta una declaración por cada período después de registrarse.

Entrega con su propio camión

Un vendedor con sede en Pensilvania hizo 15 viajes a Nueva York en su propio vehículo para entregar bienes gravados en los últimos cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas. Son más de 12, así que la Tax Law presume que entrega de forma regular y se registra sin importar lo que muestren las pruebas de ingresos y de número de ventas, salvo que pueda demostrar que no superará 12 viajes en los próximos cuatro trimestres.

¿Su caso es distinto?

• Vende también a otros estados: empiece por dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas y los umbrales por estado.
• Hizo ventas en Nueva York sobre las que nunca se cobró impuesto: siga cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado antes de registrarse o mientras lo hace.
• Debe presentar en varios estados o por un marketplace: vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas; la ayuda de contabilidad puede organizar las ventas por estado y trimestre.
• Vende software o suscripciones: lea impuesto sobre las ventas del SaaS y el software.
• Su negocio está fuera de EE. UU.: vea vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas.
• Tiene empleados que trabajan en Nueva York: vea empleados en otro estado.