Taxe de vente à New York : seuils de 500 000 $ et de 100 ventes

Dois-je percevoir la taxe de vente de New York si je n'ai pas de bureau dans l'État?

Oui, si vous faites des ventes taxables de biens livrés dans l'État de New York et remplissez les deux critères applicables aux vendeurs à distance. New York présume qu'un vendeur sollicite régulièrement ou systématiquement des clients de New York, ce qui en fait un vendeur aux fins de la taxe de vente (sales tax vendor), lorsque, durant les quatre trimestres de taxe de vente qui précèdent immédiatement, ses recettes brutes tirées de biens livrés dans l'État ont dépassé 500 000 $ et qu'il a fait plus de 100 ventes de biens livrés dans l'État (Ministère des Impôts de New York). La règle ne se limite pas aux sites Web : le courrier, le téléphone et tout autre moyen de vente comptent.

Un cas se complique lorsque :

• les ventes passent à la fois par une place de marché et par votre propre caisse en ligne ou vos factures;
• vous franchissez les seuils dans plusieurs États à la fois;
• des ventes à New York ont pu ne pas être taxées durant des trimestres antérieurs;
• vous vendez un mélange de biens taxables, de biens exonérés et de services.

Avant de décider, rassemblez le nombre de ventes et de factures de chaque trimestre de taxe de vente, ainsi que l'adresse de livraison de chaque vente à New York. Vos registres doivent montrer où chaque article a été livré, et non où l'acheteur reçoit sa facture.

Faut-il remplir les deux critères de New York, ou un seul?

Il faut remplir les deux. Le ministère des Impôts précise que les deux conditions doivent être remplies durant la période de référence : une entreprise qui franchit le seuil des recettes sans atteindre le nombre de ventes n'est pas tenue de s'inscrire selon cette règle (Ministère des Impôts de New York).

« Plus de » signifie que le montant ou le nombre doit être dépassé, et non simplement atteint. Les autres États fixent leurs propres critères; voyez les seuils par État.

Quels sont les quatre trimestres de taxe de vente, et sur quelle période dois-je remonter?

New York remonte sur les quatre trimestres de taxe de vente qui précèdent immédiatement. Ces trimestres ne correspondent pas aux trimestres civils (Ministère des Impôts de New York).

Le ministère des Impôts précise que la vérification se fait après la fin de chaque trimestre de taxe de vente. À la clôture d'un trimestre, ajoutez ses ventes à celles des trois trimestres précédents et retirez le plus ancien. Une entreprise peut franchir les seuils à n'importe quel trimestre, pas seulement à la fin de l'année.

Qu'est-ce qui compte comme recettes brutes et comme vente?

Les recettes brutes sont le montant reçu pour toutes les ventes de biens livrés dans l'État de New York, taxables ou exonérées, sans déduction des dépenses. Une vente est chaque facture, bordereau de vente, contrat ou autre document de vente pour des biens livrés dans l'État de New York, taxables ou exonérés, y compris les ventes pour revente (Ministère des Impôts de New York).

• Les ventes exonérées et les ventes pour revente comptent. Une facture de gros adressée à un détaillant de New York est une vente, et son montant compte dans le critère des recettes.
• Chaque facture est une vente. Dix articles sur une même facture forment une vente; dix factures d'un article chacune forment dix ventes.
• Les ventes par place de marché comptent. Le ministère des Impôts demande d'inclure dans le calcul les ventes faites par une place de marché en ligne.
• Les services ne comptent pas. Les critères mesurent les ventes de biens meubles corporels, que New York décrit comme des biens matériels que l'on peut voir et toucher. Les logiciels préconçus figurent dans sa liste d'exemples taxables. Pour les logiciels et les abonnements, voyez la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels.

Un vendeur sur place de marché qui répond à une règle d'inscription des vendeurs doit s'inscrire et produire des déclarations périodiques même lorsqu'un fournisseur de place de marché verse la taxe sur les ventes qu'il facilite (TB-ST-175).

Quand dois-je m'inscrire, et quand dois-je commencer à percevoir la taxe?

Une fois les deux critères remplis, déposez la demande de certificat d'inscription (certificate of registration) dans les 30 jours suivant le jour où vous les avez remplis, et commencez à percevoir la taxe 20 jours plus tard. Un vendeur qui a déjà rempli les critères sans s'inscrire devrait s'inscrire immédiatement (Ministère des Impôts de New York).

La Tax Law mesure les deux critères sur les quatre trimestres de taxe de vente qui se terminent le dernier jour de février, de mai, d'août et de novembre; les 30 jours courent donc à partir de la fin du trimestre qui a complété les critères (article 1134 de la Tax Law). L'obligation de percevoir la taxe commence 20 jours après cette date limite d'inscription, et non 20 jours après votre demande (article 1131 de la Tax Law).

Les associés et les membres d'une LLC, ainsi que les dirigeants, gestionnaires ou employés chargés de s'occuper de la taxe, peuvent être tenus personnellement responsables de la taxe de vente de New York que l'entreprise doit percevoir (article 1131 de la Tax Law); voyez produire les déclarations de taxe de vente.

Faites votre demande bien avant la date limite. Le certificat d'autorisation (Certificate of Authority) est posté après l'approbation, et un vendeur peut légalement faire des ventes taxables dès qu'il reçoit le certificat (TB-ST-360).

Si les ventes étaient taxables et que vous avez déjà dépassé la date limite, voyez rattraper la taxe de vente non perçue.

Comment m'inscrire dans New York Business Express, et qu'est-ce que le certificat d'autorisation?

Vous faites la demande en ligne dans New York Business Express. Le certificat d'autorisation (Certificate of Authority) est l'inscription à la taxe de vente de New York : il vous donne le droit de percevoir la taxe sur les ventes taxables et de délivrer et d'accepter la plupart des certificats d'exonération (TB-ST-360).

1. Créez un compte NY.gov Business. Un compte NY.gov individuel ne suffit pas pour accéder à New York Business Express.
2. Ayez sous la main le formulaire DTF-17.1, le questionnaire sur les coordonnées de l'entreprise et la personne responsable.
3. Remplissez la demande de certificat d'autorisation à la taxe de vente. Le ministère des Impôts publie une liste de vérification et des instructions pour la demande.
4. Imprimez la page de confirmation et conservez-la avec vos registres.
5. Surveillez le courriel lié à votre compte pour les messages sur l'état de la demande, puis ajoutez Tax Online Services au compte pour pouvoir produire vos déclarations (s'inscrire comme vendeur).

Un certificat d'autorisation ne peut pas être transféré. Si votre entreprise change de forme juridique, par exemple d'entreprise individuelle à société, la nouvelle entité a besoin de son propre certificat (TB-ST-360).

Que dois-je percevoir : le taux de l'État et le taux local, et l'exonération des vêtements?

Percevez le taux de l'État, soit 4 %, plus le taux local du lieu de livraison, plus le taux du district de transport pour les navetteurs (commuter district) là où il s'applique. Le lieu de livraison est généralement celui où la propriété ou la possession passe à l'acheteur; un envoi au domicile d'un client utilise donc le taux de ce domicile (TB-ST-825).

• Taux local. Une ville, un comté ou un district scolaire peut ajouter son propre taux. Le ministère des Impôts offre une recherche du taux par adresse, et la Publication 718 énumère les taux par administration locale. Vous restez responsable d'utiliser le bon taux. Le ministère des Impôts indique qu'un vendeur à distance qui a utilisé de bonne foi un mauvais taux local durant ses quatre premiers trimestres suivant l'obligation de s'inscrire doit la taxe locale manquante, mais ni pénalité ni intérêts sur celle-ci (TSB-M-19(4)S).
• District de transport pour les navetteurs. Une taxe additionnelle de 0,375 % s'applique aux ventes taxables dans la ville de New York et dans les comtés de Dutchess, Nassau, Orange, Putnam, Rockland, Suffolk et Westchester.
• Déclarations par administration locale. La taxe perçue est déclarée séparément pour chaque code d'administration locale.
• Vêtements et chaussures. Les articles vendus moins de 110 $ l'article ou la paire sont exonérés de la taxe de l'État. Un comté ou une ville peut tout de même les taxer, et la taxe du district de transport pour les navetteurs s'applique toujours à cet endroit, à moins qu'il n'ait choisi l'exonération; un changement ne prend effet que le 1er mars (TB-ST-122). Vérifiez la liste des localités de la Publication 718-C pour chaque adresse de livraison.

Les ventes de biens sont taxables à moins d'être expressément exonérées; la plupart des services sont exonérés à moins d'être expressément taxés (TB-ST-175). Les logiciels et les abonnements obéissent à leurs propres règles, traitées dans le guide sur les SaaS.

Une visite, un entrepreneur ou mon propre camion créent-ils un lien fiscal sans les seuils?

Oui pour certains rattachements. Le TB-ST-175 énumère des conditions qui obligent un vendeur établi hors de l'État, de biens ou de services taxables, à s'inscrire sans les critères de recettes et de nombre de ventes (TB-ST-175).

Le TB-ST-175 formule la règle de livraison ainsi : au moins 12 fois par année; la Tax Law compte les déplacements sur les quatre trimestres de taxe de vente précédents (article 1101 de la Tax Law). Un vendeur qui devient vendeur par ces déplacements s'inscrit dans les 30 jours et perçoit la taxe 20 jours après cette date limite, comme pour les critères de recettes et de nombre de ventes. Le bulletin ne mentionne ni une visite unique ni une seule livraison. Selon les faits, une visite ou une livraison unique peut ou non créer une obligation; vérifiez donc avant de supposer que non. Un vendeur qui a l'un des rattachements du tableau ne devrait pas se fier aux seuils. Pour les employés qui travaillent à New York, voyez les employés dans un autre État.

Dois-je produire des déclarations quand je n'ai aucune vente taxable?

Oui. Dès que vous détenez un certificat d'autorisation, vous êtes en affaires aux fins de la taxe de vente, et vous devez produire chaque déclaration à temps même sans vente taxable. La production tardive entraîne des pénalités même quand aucune taxe n'est due (TB-ST-360). Les vendeurs qui préparent eux-mêmes leurs déclarations sur un ordinateur avec Internet haute vitesse doivent les produire en ligne par un compte Business Online Services (bienvenue aux nouveaux vendeurs).

La fréquence des déclarations, les déclarations sans taxe due et les lignes de place de marché sont traitées dans produire les déclarations de taxe de vente.

Puis-je cesser de percevoir la taxe si je passe sous les seuils?

Peut-être. Si vous n'avez dépassé ni le seuil des recettes ni le nombre de ventes durant les quatre trimestres de taxe de vente qui précèdent immédiatement, et que vous n'avez aucun autre rattachement avec New York qui fait de vous un vendeur aux fins de la taxe de vente, vous pouvez produire une dernière déclaration et cesser de percevoir la taxe (Ministère des Impôts de New York).

Vous pouvez aussi rester inscrit au cas où vous rempliriez de nouveau les critères. Dans ce cas, vous devez produire une déclaration pour chaque période de déclaration, même si vous n'avez fait aucune vente ou trop peu de ventes taxables pour percevoir de la taxe. La dernière déclaration et la fermeture du permis sont expliquées dans produire les déclarations de taxe de vente.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et utilisent des dollars américains.

Les recettes dépassent le seuil, mais pas le nombre de ventes

Un vendeur du Texas a livré 600 000 $ de biens à des clients de New York durant les quatre derniers trimestres de taxe de vente, sur 80 factures. Le critère des recettes est rempli, mais le vendeur n'a pas fait plus de 100 ventes. Il n'a pas rempli les critères de New York pour les vendeurs à distance. Il refait le calcul après la clôture de chaque trimestre, car un trimestre ultérieur peut changer les totaux.

Les deux critères sont remplis

Le même vendeur du Texas a livré 600 000 $ de biens sur 140 factures durant les quatre trimestres terminés le 30 novembre. Les deux critères sont remplis. À compter de cette fin de trimestre, le vendeur doit présenter sa demande au plus tard le 30 décembre et doit percevoir la taxe à partir du 19 janvier, soit 20 jours après cette date limite. Il fait sa demande tôt en décembre pour que le certificat arrive à temps. Il utilise le taux de chaque adresse de livraison et produit une déclaration pour chaque période après son inscription.

Une livraison par son propre camion

Un vendeur de la Pennsylvanie a fait 15 déplacements à New York dans son propre véhicule pour livrer des biens taxables durant les quatre derniers trimestres de taxe de vente. C'est plus de 12; la Tax Law présume donc qu'il livre régulièrement, et il s'inscrit quels que soient les résultats des critères de recettes et de nombre de ventes, à moins de démontrer qu'il ne dépassera pas 12 déplacements durant les quatre prochains trimestres.

Votre situation est différente?

• Vous vendez aussi dans d'autres États : commencez par où vous devez percevoir la taxe de vente et les seuils par État.
• Vous avez fait à New York des ventes qui n'ont jamais été taxées : suivez rattraper la taxe de vente non perçue avant ou pendant votre inscription.
• Vous devez produire des déclarations dans plusieurs États ou par une place de marché : voyez produire les déclarations de taxe de vente; l'aide en tenue de livres peut organiser les ventes par État et par trimestre.
• Vous vendez des logiciels ou des abonnements : lisez la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels.
• Votre entreprise est établie hors des États-Unis : voyez les vendeurs étrangers et la taxe de vente.
• Vous avez des employés qui travaillent à New York : voyez les employés dans un autre État.