Nexus em Nova York: imposto sobre vendas, US$500.000 e 100 vendas

Preciso cobrar o imposto sobre vendas de Nova York se não tenho escritório lá?

Sim, se você faz vendas tributáveis de produtos entregues em Nova York e atende aos dois testes para vendedores remotos. Nova York presume que o vendedor busca clientes do estado de forma regular ou sistemática, o que o torna um vendedor sujeito ao imposto sobre vendas (sales tax vendor), quando, nos quatro trimestres de imposto sobre vendas imediatamente anteriores, sua receita bruta de produtos entregues no estado passou de $500.000 e ele fez mais de 100 vendas de produtos entregues lá (New York Tax Department). A regra não se limita a sites: contam vendas por correio, por telefone e por qualquer outro meio.

O caso deixa de ser simples quando:

• as vendas vêm tanto de um marketplace quanto do seu próprio checkout ou de faturas suas;
• você passa dos testes em vários estados ao mesmo tempo;
• algumas vendas em Nova York podem ter ficado sem imposto em trimestres anteriores;
• você vende uma mistura de produtos tributáveis, produtos isentos e serviços.

Antes de decidir, reúna o valor das vendas e o número de faturas de cada trimestre de imposto sobre vendas, além do endereço de entrega de cada venda em Nova York. Seus registros devem mostrar para onde cada item foi entregue, e não onde o comprador recebe a cobrança.

Preciso dos dois testes de Nova York ou só de um?

Você precisa dos dois. O New York Tax Department diz que as duas condições devem ser atendidas no período de apuração: a empresa que passa no teste de receita, mas não no de número de vendas, não é obrigada a se registrar por esta regra (New York Tax Department).

“Mais de” significa que o valor ou o número precisa ser superado, e não apenas atingido. Outros estados definem seus próprios testes; veja os limites por estado.

Quais são os quatro trimestres de imposto sobre vendas e que período devo olhar para trás?

Nova York olha para trás nos quatro trimestres de imposto sobre vendas imediatamente anteriores. Esses trimestres não coincidem com os trimestres do ano-calendário (New York Tax Department).

O New York Tax Department diz que a análise é feita depois do fim de cada trimestre de imposto sobre vendas. A cada trimestre encerrado, some as vendas dele às dos três anteriores e deixe de fora o trimestre mais antigo. Uma empresa pode passar nos testes em qualquer trimestre, e não só no fim do ano.

O que conta como receita bruta e como venda?

A receita bruta é o valor recebido por todas as vendas de produtos entregues em Nova York, tributáveis ou isentas, sem dedução de despesas. Uma venda é cada fatura, nota de venda, contrato ou outro documento de venda de produtos entregues em Nova York, tributáveis ou isentos, inclusive vendas para revenda (New York Tax Department).

• Vendas isentas e vendas para revenda contam. Uma fatura de atacado a um varejista de Nova York é uma venda, e o valor dela conta para o teste de receita.
• Cada fatura é uma venda. Dez itens em uma fatura são uma venda; dez faturas de um item cada são dez vendas.
• Vendas em marketplaces contam. O New York Tax Department manda incluir no cálculo as vendas feitas por meio de um marketplace on-line.
• Serviços não contam. Os testes medem vendas de bens móveis tangíveis (tangible personal property), que Nova York descreve como bens físicos que você pode ver e tocar. O software padronizado (prewritten software) está na lista de exemplos tributáveis. Para software e assinaturas, veja imposto sobre vendas de SaaS e software.

O vendedor de marketplace que atende a uma regra de registro de vendedor deve se registrar e entregar declarações periódicas, mesmo quando um provedor de marketplace recolhe o imposto das vendas que intermedeia (TB-ST-175).

Quando preciso me registrar e quando preciso começar a cobrar?

Quando você atender aos dois testes, entregue um pedido de registro (certificate of registration) em até 30 dias depois do dia em que os atendeu e comece a cobrar o imposto 20 dias depois disso. O vendedor que já atendeu aos testes e ainda não se registrou deve se registrar imediatamente (New York Tax Department).

A Tax Law mede os dois testes ao longo dos quatro trimestres de imposto sobre vendas que terminam no último dia de fevereiro, maio, agosto e novembro; por isso, os 30 dias contam a partir do fim do trimestre que completou os testes (Tax Law, seção 1134). A obrigação de cobrar começa 20 dias depois desse prazo de registro, e não 20 dias depois do seu pedido (Tax Law, seção 1131).

Sócios e membros de LLC, assim como diretores, gerentes ou empregados com o dever de cuidar do imposto, podem responder pessoalmente pelo imposto sobre vendas de Nova York que a empresa deveria cobrar (Tax Law, seção 1131); veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Faça o pedido bem antes do prazo. O Certificate of Authority é enviado pelo correio depois da aprovação, e o vendedor só pode fazer vendas tributáveis legalmente quando recebe o certificado (TB-ST-360).

Se as vendas eram tributáveis e você já passou do prazo, veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Como me registro no New York Business Express e o que é o Certificate of Authority?

Você faz o pedido on-line pelo New York Business Express. O Certificate of Authority (certificado de autorização) é o registro de imposto sobre vendas de Nova York: dá a você o direito de cobrar imposto nas vendas tributáveis e de emitir e aceitar a maioria dos certificados de isenção (TB-ST-360).

1. Crie uma conta NY.gov Business. Uma conta NY.gov individual não basta para acessar o New York Business Express.
2. Tenha em mãos o Form DTF-17.1, o questionário de contato da empresa e de pessoas responsáveis.
3. Preencha o pedido de Certificate of Authority para o imposto sobre vendas. O New York Tax Department publica uma lista de conferência e instruções para o pedido.
4. Imprima a página de confirmação e guarde-a com seus registros.
5. Fique atento ao e-mail ligado à sua conta para ver as mensagens de andamento e depois adicione o Tax Online Services à conta para poder entregar as declarações (registre-se como vendedor sujeito ao imposto sobre vendas).

O Certificate of Authority não pode ser transferido. Se sua empresa mudar de forma jurídica, por exemplo de empresa individual para corporação, a nova entidade precisa do próprio certificado (TB-ST-360).

O que devo cobrar: a alíquota estadual e a local, e a isenção para roupas?

Cobre a alíquota estadual de 4%, mais a alíquota local do lugar onde o item é entregue, mais a alíquota do distrito de deslocamento (commuter district) onde ela se aplicar. O lugar de entrega costuma ser aquele em que a propriedade ou a posse passa ao comprador; por isso, uma remessa para a casa de um cliente usa a alíquota dessa casa (TB-ST-825).

• Alíquota local. Uma cidade, um condado ou um distrito escolar pode acrescentar a própria alíquota. O New York Tax Department oferece uma consulta de alíquota por endereço, e a Publication 718 lista as alíquotas por jurisdição. A responsabilidade de usar a alíquota certa continua sendo sua. O New York Tax Department diz que o vendedor remoto que, de boa-fé, usou uma alíquota local errada nos primeiros quatro trimestres depois de ser obrigado a se registrar deve o imposto local que faltou, mas não deve multa nem juros sobre ele (TSB-M-19(4)S).
• Distrito de deslocamento (commuter district). Um adicional de 0,375% se aplica às vendas tributáveis na cidade de Nova York e nos condados de Dutchess, Nassau, Orange, Putnam, Rockland, Suffolk e Westchester.
• Declarações por jurisdição. O imposto cobrado é informado separadamente para cada código de jurisdição local.
• Roupas e calçados. Itens vendidos por menos de US$110 por item ou par são isentos do imposto estadual. Um condado ou uma cidade ainda pode tributá-los, e o imposto do distrito de deslocamento continua a valer ali, a menos que a localidade tenha optado pela isenção; uma mudança só passa a valer em 1º de março (TB-ST-122). Confira a lista de localidades na Publication 718-C para cada endereço de entrega.

A venda de produtos é tributável, salvo isenção específica; a maioria dos serviços é isenta, salvo tributação específica (TB-ST-175). Software e assinaturas dependem de regras próprias, tratadas no guia de SaaS.

Uma visita, um prestador de serviços ou meu próprio caminhão criam nexus sem os testes?

Sim, para algumas ligações. O TB-ST-175 lista condições que obrigam o vendedor de fora do estado, de produtos ou serviços tributáveis, a se registrar sem os testes de receita e de número de vendas (TB-ST-175).

O TB-ST-175 redige a regra de entrega como pelo menos 12 vezes por ano; a Tax Law conta as viagens ao longo dos quatro trimestres de imposto sobre vendas anteriores (Tax Law, seção 1101). O vendedor que se torna vendedor sujeito ao imposto por essas viagens se registra em até 30 dias e cobra 20 dias depois desse prazo, como nos testes de receita e de número de vendas. O boletim não lista uma visita única nem uma única entrega. Se uma delas cria a obrigação depende dos fatos; confira antes de presumir que não. O vendedor com qualquer ligação da tabela não deve confiar nos testes. Para empregados que trabalham em Nova York, veja empregados em outro estado.

Entrego declarações quando não tenho vendas tributáveis?

Sim. Quando você tem um Certificate of Authority, está em atividade para fins de imposto sobre vendas e deve entregar cada declaração no prazo, mesmo sem vendas tributáveis. A entrega em atraso gera multas mesmo quando não há imposto devido (TB-ST-360). Os vendedores que preparam as próprias declarações em um computador com internet de banda larga devem entregá-las on-line por uma conta do Business Online Services (boas-vindas aos novos vendedores).

A frequência das declarações, as declarações sem imposto devido e as linhas de marketplace estão em como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Posso parar de cobrar se ficar abaixo dos testes?

Possivelmente. Se você não passou do teste de receita nem do número de vendas nos quatro trimestres de imposto sobre vendas imediatamente anteriores e não tem nenhuma outra ligação com Nova York que o torne um vendedor sujeito ao imposto sobre vendas, pode entregar uma declaração final e parar de cobrar (New York Tax Department).

Em vez disso, você pode continuar registrado para o caso de atender aos testes de novo. Se fizer isso, deve entregar uma declaração de cada período, mesmo quando não fez vendas ou fez poucas vendas tributáveis para cobrar imposto. A declaração final e o encerramento da permissão estão explicados em como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

A receita passa, mas o número de vendas não

Um vendedor do Texas entregou US$600.000 em produtos a clientes de Nova York nos últimos quatro trimestres de imposto sobre vendas, em 80 faturas. Ele passa no teste de receita, mas não fez mais de 100 vendas. Ele não atendeu aos testes de Nova York para vendedores remotos. Ele confere de novo ao fim de cada trimestre, porque um trimestre posterior pode mudar os totais.

Os dois testes atendidos

O mesmo vendedor do Texas entregou US$600.000 em produtos em 140 faturas nos quatro trimestres encerrados em 30 de novembro. Os dois testes foram atendidos. Contando a partir do fim desse trimestre, o vendedor deve fazer o pedido até 30 de dezembro e deve cobrar a partir de 19 de janeiro, 20 dias depois desse prazo. Ele faz o pedido no início de dezembro para que o certificado chegue a tempo. Usa a alíquota de cada endereço de entrega e entrega uma declaração de cada período depois de se registrar.

Entregas no próprio caminhão

Um vendedor da Pensilvânia fez 15 viagens a Nova York em veículo próprio para entregar produtos tributáveis nos últimos quatro trimestres de imposto sobre vendas. São mais de 12; por isso, a Tax Law presume que ele entrega com regularidade, e ele se registra independentemente do que mostrarem os testes de receita e de número de vendas, a menos que consiga mostrar que não passará de 12 viagens nos próximos quatro trimestres.

E no seu caso?

• Você também vende para outros estados: comece por onde você precisa cobrar imposto sobre vendas e pelos limites por estado.
• Você fez vendas em Nova York que nunca foram tributadas: siga como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado antes de se registrar ou durante o registro.
• Você precisa entregar declarações em vários estados ou por meio de um marketplace: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas; a ajuda de escrituração contábil pode organizar as vendas por estado e por trimestre.
• Você vende software ou assinaturas: leia imposto sobre vendas de SaaS e software.
• Sua empresa fica fora dos EUA: veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas.
• Você tem empregados que trabalham em Nova York: veja empregados em outro estado.