Contabilidad de una CCPC nueva: capital social y primer año

¿Cómo debe llevar sus libros una CCPC nueva?

Una corporación nueva debe conservar registros y libros de contabilidad en una forma que permita determinar su impuesto (Income Tax Act, sección 230). Una corporación constituida bajo la ley federal Canada Business Corporations Act (CBCA) también debe llevar registros contables adecuados. La corporación es una persona distinta de su propietario, así que sus libros deben mostrar su propio dinero, sus acciones y sus deudas por separado de los del propietario.

Esta página cita la CBCA para las reglas sobre acciones y registros corporativos. Una corporación constituida bajo una ley provincial de corporaciones comerciales sigue la ley de su provincia en esos puntos. Las reglas tributarias citadas aquí se aplican a toda sociedad privada bajo control canadiense (CCPC).

El caso no es sencillo si se da alguna de estas situaciones:

• El dinero se movió antes de que existieran los libros: una tarjeta personal pagó costos de la corporación, o los clientes pagaron a una cuenta personal.
• Se registraron acciones como emitidas, pero nadie las pagó.
• Nadie sabe si los depósitos del propietario fueron capital social o un préstamo, ni cuál es el saldo del accionista.
• El negocio operó antes de la fecha de constitución.
• La corporación opera en Quebec o Alberta, o tiene un propietario o una empresa en EE. UU.
• Un propietario no residente o un inversionista extranjero puede controlar la corporación, lo que puede terminar su condición de CCPC.

Reúna esto antes de tocar los libros:

• El certificado de constitución y los documentos de constitución (articles)
• La resolución de los directores que emitió las acciones y el comprobante de su pago
• Cada estado de cuenta bancario y de tarjeta desde la fecha de constitución
• Los recibos de los costos que el propietario pagó personalmente
• Cualquier contrato de préstamo escrito entre el propietario y la corporación

Si el dinero ya se movió, vea la última sección antes de tocar los libros.

¿Partida simple o partida doble: cuál necesita un negocio constituido en corporación?

Ni la Income Tax Act ni la CBCA nombran ningún método, pero la T2 necesita un balance general, y los libros de partida doble lo producen a medida que se hacen los asientos. La Income Tax Act pide registros en una forma que permita determinar el impuesto, y la página de conservación de registros de la CRA no nombra ningún método contable.

La T2 marca la prueba práctica. La T2 debe incluir información de estados financieros con códigos GIFI (los números de cuenta estándar de la CRA para una declaración): un balance general, un estado de resultados y preguntas adicionales (guía GIFI de la CRA). El balance general incluye el capital social, los saldos del accionista y los saldos bancarios, que una lista de ingresos y gastos por sí sola no registra. Considerar la partida doble como la opción práctica es una conclusión, no una regla de la CRA. Para elegir software, vea cómo elegir el software de contabilidad.

¿Cómo registro las acciones emitidas y el capital social?

Una corporación federal emite una acción solo cuando el precio está pagado por completo en dinero, bienes o servicios pasados (sección 25 de la CBCA). Lleva una cuenta de capital declarado (el registro legal de lo que los accionistas aportaron) separada para cada clase y serie de acciones, y le suma el monto total que recibe por ellas (sección 26 de la CBCA). Algunos canjes con personas relacionadas siguen en cambio la subsección 26(3). Cuando el propietario aporta bienes a cambio de acciones, una elección conjunta de la sección 85 puede diferir el impuesto del propietario sobre ellos; vence a más tardar en la fecha límite de presentación de la declaración del impuesto sobre la renta más temprana de cualquiera de las partes para el año de la transferencia (subsección 85(6)). Ambos temas se explican en libros después de constituir una empresa individual en corporación.

En orden:

1. Los directores aprueban una resolución para emitir las acciones. La resolución se guarda en el libro de actas, la carpeta de la corporación con las resoluciones y los registros de acciones (Corporations Canada).
2. El accionista paga el monto completo.
3. Los libros registran el pago como capital social de esa clase, y el registro de valores muestra quién tiene las acciones.

Un pagaré o una promesa de pago de quien recibe las acciones, o de alguien con quien esa persona tiene un vínculo, no cuenta como bienes (subsección 25(5)). Las acciones «pagadas» con una promesa así no cumplen la sección 25. Los directores que votan a favor de emitir acciones por algo que no sea dinero responden en forma solidaria ante la corporación por cualquier diferencia frente al equivalente justo en dinero en la fecha de la resolución, salvo que no lo supieran y no hubieran podido saberlo razonablemente; la acción debe iniciarse dentro de dos años contado desde la resolución (subsecciones 118(1), (6) y (7)).

¿El dinero que aporto es capital social o un préstamo del accionista?

El dinero es capital social solo si la corporación emitió acciones a cambio. El dinero que la corporación debe devolver es un préstamo del accionista, que se registra como un monto por pagar al accionista.

Ninguna fuente fija un plazo para elegir. Pero el capital social requiere una emisión de acciones posterior al pago, y un préstamo requiere que la corporación deba el dinero desde el día en que llega. Los libros se respaldan mejor cuando la elección queda registrada el día en que se mueve el dinero: la resolución para las acciones, una nota escrita breve para un préstamo. Un prestamista o comprador que lee el balance general ve cuál de las dos es.

¿Cómo registro el dinero que retiro y cuándo se convierte en un préstamo del accionista gravable?

El dinero que el propietario retira puede ser sueldo, un dividendo, la devolución de un préstamo que el propietario hizo, el reembolso de un costo de la corporación que el propietario pagó, o un monto que el propietario debe a la corporación. Si un retiro sin identificar es una deuda depende de los hechos, incluido si se espera la devolución. Cuando no se espera, puede ser un beneficio otorgado a un accionista, que la subsección 15(1) incluye en el ingreso del accionista. Los libros deben registrar de qué se trata cuando el dinero se mueve.

Un préstamo a un accionista, o una deuda de un accionista, o de una persona conectada con él (por ejemplo, un familiar), se incluye en el ingreso de esa persona del año en que lo recibió (Income Tax Act, subsección 15(2)). La regla no se aplica a una corporación residente en Canadá que pide prestado. El monto no se incluye si se devuelve dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo y la devolución no forma parte de una serie de préstamos u otras operaciones y devoluciones (subsección 15(2.6); la opinión publicada de la CRA, que no es ley, está en el Folio S3-F1-C1).

Las excepciones, los intereses presuntos sobre préstamos con interés bajo y lo que ocurre cuando se devuelve un préstamo ya gravado están en préstamos del accionista gravables.

Cada asiento tiene dos lados. Un débito suma a un activo o a un gasto y reduce un pasivo o el patrimonio; un crédito hace lo contrario.

El dinero retirado que no es sueldo, dividendo ni reembolso puede cancelar lo que la corporación debe al propietario, hasta ese saldo; la regla de un año se aplica al exceso. Decide la sustancia de cada pago, no el asiento, y una compensación cuenta solo si extingue legalmente el préstamo (Folio S3-F1-C1 de la CRA, párrafos 1.14 y 1.82). Lleve una cuenta por accionista, con los montos que debe el propietario y los que se le deben en líneas separadas, para que un saldo neto no oculte ninguna de las dos deudas. Concilie cada línea con los estados de cuenta bancarios al cierre del año. La cuenta completa está en la cuenta de préstamo del accionista. El sueldo y los dividendos están en sueldo o dividendos.

¿Qué cuenta bancaria y qué registros debe usar la corporación desde el primer día?

Los registros se respaldan mejor cuando la corporación cobra y gasta a través de una cuenta bancaria a su propio nombre. Ninguna fuente exige una cuenta corporativa aparte, pero la ley exige registros que permitan a la CRA calcular el impuesto de la corporación, y el dinero de la corporación que pasa por una cuenta personal es difícil de demostrar con los registros de la propia corporación.

Conserve el respaldo de cada asiento: facturas, recibos, estados de cuenta bancarios y de tarjeta, y cualquier contrato necesario para entender un asiento. La sección 230 exige conservar todas las cuentas y comprobantes necesarios para verificar los registros.

Cuando una cuenta o tarjeta personal paga un costo que corresponde a la corporación, la corporación registra la compra como un gasto, o como un activo si es equipo u otro desembolso de capital, y le debe el monto al propietario (el párrafo 18(1)(b) de la Income Tax Act prohíbe deducir un desembolso de capital). Cuando una cuenta de la corporación paga un costo personal, no es un gasto del negocio; se registra en la cuenta del accionista, o como sueldo o dividendo si eso fue lo que ocurrió. Ninguno de los dos pagos es ingreso de la corporación. Vea costos pagados personalmente. Las cuentas de la CRA, el número empresarial y el registro del GST/HST están en después de constituir su corporación. Los pasos comunes a cualquier negocio nuevo están en cómo armar los libros.

¿Cómo armo las cuentas para que la T2 salga fácilmente?

Asigne a cada cuenta un código GIFI desde el comienzo. La T2 incluye el Schedule 100 (balance general), el Schedule 125 (estado de resultados) y el Schedule 141 (información adicional). En la primera declaración, una corporación nueva completa dos balances generales: uno de apertura en el Schedule 101 y uno de cierre en el Schedule 100 (guía GIFI de la CRA). La primera declaración después de la constitución también incluye el Schedule 24, contribuyente que presenta por primera vez tras la constitución, la fusión o la liquidación de una subsidiaria en su matriz.

Lleve los montos por pagar y por cobrar de cada accionista en cuentas separadas para que queden en estas líneas.

El Schedule 50 enumera a cada accionista que tiene 10% o más de las acciones ordinarias o preferentes de la corporación (Schedule 50 de la CRA). Por eso, los registros de propiedad de acciones de la corporación deben mostrar quién tiene qué parte de cada clase. Una lista completa de cuentas está en plan de cuentas para el GIFI, y los estados financieros mismos, en estados financieros de cierre del año.

¿Cuándo vence la primera T2 y cuándo vence el impuesto?

La T2 vence seis meses después del cierre del año fiscal (guía de la T2 de la CRA). El saldo del impuesto vence dos meses después del cierre, o tres meses después si se cumple todo lo siguiente (Income Tax Act, subsección 248(1); día del saldo a pagar de la CRA):

• La corporación es una CCPC durante todo el año fiscal.
• Reclamó la deducción para pequeñas empresas en el año fiscal actual o en el anterior.
• Su ingreso gravable del año fiscal anterior no superó su límite de negocio de ese año. Si está asociada con otras corporaciones, la prueba es en cambio si su ingreso gravable combinado de sus últimos años fiscales que terminaron en el último año calendario anterior al cierre actual no supera sus límites de negocio combinados.

Estas pruebas miran un año fiscal anterior. La definición legal y la página de la CRA no dicen nada sobre una corporación en su primer año fiscal, que no tiene año anterior, así que la fecha posterior no es segura en el primer año. Confirme qué fecha se aplica antes de apoyarse en ella; pagar en la fecha anterior elimina la duda.

Debe presentarse una T2 por cada año fiscal, incluso un año sin impuesto por pagar o sin actividad (guía de la T2 de la CRA). Una CCPC por lo general debe presentarla por vía electrónica; entre las excepciones está la corporación que informa en su moneda funcional (Income Tax Act, subsección 150.1(2.1); Regulations, subsección 205.1(2)). Las multas por presentación tardía y su alivio están en multas, intereses y alivio. La fecha de cierre del ejercicio se elige según cómo elegir el cierre del ejercicio.

¿Qué registros y documentos del libro de actas debo conservar, y por cuánto tiempo?

Una corporación lleva dos juegos: los registros corporativos (el libro de actas) y los registros contables.

La mayoría de los registros y libros de contabilidad, con los comprobantes que los respaldan, se conservan hasta seis años después del final del último año fiscal al que se refieren (Income Tax Act, subsección 230(4)). En una corporación, las actas de las reuniones de directores y accionistas, los registros de propiedad de acciones, el libro mayor u otro libro de asiento final y los contratos especiales que lo respaldan se conservan hasta dos años después de la disolución de la corporación (Income Tax Regulations, sección 5800). En una corporación federal, quien reciba la custodia de sus documentos y registros también sigue obligado a presentarlos durante seis años desde la disolución, salvo que un tribunal fije un plazo más corto (subsección 225(1) de la CBCA; Regulations, sección 14.1). Hay más detalle en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué cambia en Quebec o Alberta?

Una corporación ubicada en Quebec o Alberta presenta una declaración corporativa provincial aparte, porque en el resto del país la T2 sirve también como declaración provincial (página de la T2 de la CRA).

• Quebec: una corporación con un establecimiento en Quebec presenta la declaración del impuesto sobre la renta de corporaciones de Revenu Québec, la CO-17, dentro de seis meses del cierre del ejercicio, aunque tenga su sede en otro lugar (Revenu Québec). Las reglas propias de Revenu Québec deciden qué cuenta como establecimiento.
• Alberta: salvo que esté exenta, una corporación presenta el AT1 si tuvo un establecimiento permanente en Alberta en cualquier momento del año fiscal, dentro de seis meses del cierre del ejercicio (Alberta).

Los puntos federales anteriores (registros, regla del préstamo del accionista y GIFI) se aplican donde sea que esté la corporación. Las declaraciones de Quebec y Alberta añaden requisitos provinciales que esta página no cubre.

¿Y si el negocio funcionaba antes de constituir la corporación?

La corporación no existía antes de su fecha de constitución, así que los costos que el propietario pagó antes de esa fecha, y los activos y saldos de una empresa individual, entran en sus libros mediante asientos de apertura aparte. Vea costos pagados personalmente, libros después de constituir una empresa individual en corporación y costos de constitución.

¿Cuáles son los errores contables más comunes en una corporación nueva?

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares canadienses.

El propietario aporta $10,000 al comienzo

Una CCPC con sede en Ontario, constituida bajo la ley federal, recibe $10,000 de su propietario el primer día. Si los directores emiten 100 acciones ordinarias por $10,000 y el propietario paga, la corporación suma $10,000 a la cuenta de capital declarado de las acciones ordinarias (GIFI 3500). Si en cambio el propietario presta el dinero, no se emiten acciones y los libros muestran $10,000 por pagar al propietario (GIFI 2780 o 3260). En ambos casos, la elección se deja por escrito cuando el dinero se mueve, no al cierre del año.

El propietario retira $20,000 sin identificar

Una CCPC de Alberta tiene cierre del ejercicio el 31 de diciembre. En marzo del año 1 paga $20,000 a su propietario y espera que los devuelva. No se registra ningún sueldo, dividendo, reembolso ni devolución de préstamo, así que los libros muestran $20,000 por cobrar al accionista. Sin esa expectativa, podría ser en cambio un beneficio bajo la subsección 15(1). El año fiscal termina el 31 de diciembre del año 1, y un año después es el 31 de diciembre del año 2. Si el propietario no ha devuelto los $20,000 para esa fecha, se incluyen en su ingreso del año 1. Si el propietario devuelve en diciembre del año 2 y vuelve a retirar $20,000 en enero del año 3, la devolución puede formar parte de una serie y no contar. Si la corporación hubiera debido al propietario $20,000 o más por préstamos anteriores, el mismo pago habría sido por lo general una devolución, siempre que esos préstamos siguieran vigentes.

Un primer período fiscal que termina el 30 de junio

El primer período fiscal de una CCPC de BC termina el 30 de junio del año 1. Su T2 vence el 31 de diciembre del año 1. El saldo del impuesto vence el 31 de agosto del año 1, o el 30 de septiembre del año 1 si se cumplen las condiciones de la CCPC. La página del día del saldo a pagar de la CRA no dice cómo se aplican esas condiciones a un primer período, así que pagar el 31 de agosto es la fecha segura; confirme antes de apoyarse en el 30 de septiembre. La declaración incluye un balance general de apertura en el Schedule 101 y uno de cierre en el Schedule 100.

¿Su caso es distinto?

• El dinero ya se movió y los libros no están armados: tarjetas personales pagaron costos, los depósitos fueron a una cuenta personal, las acciones nunca se emitieron formalmente o nadie sabe el saldo del accionista. El balance general de apertura y la clasificación de cada partida a menudo requieren la revisión de un profesional antes de la primera T2. Empiece con ayuda con la contabilidad; los dos casos más comunes están en ingresos de la corporación en una cuenta personal y gastos personales pagados por la corporación.
• El negocio funcionaba antes de que constituyera la corporación: siga libros después de constituir una empresa individual en corporación.
• Una T2 está vencida o la CRA envió un aviso: vea cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar y ayuda con impuestos corporativos.
• Los libros llevan meses de atraso: vea cómo ponerse al día con libros atrasados.
• Un propietario no residente o un inversionista extranjero controla la corporación: puede que no sea una CCPC, así que los puntos anteriores exclusivos de las CCPC pueden no aplicarse. Vea propietarios no residentes de una corporación canadiense y cómo se pierde la condición de CCPC por inversionistas extranjeros.
• Un propietario o una empresa está en EE. UU.: vea libros de una empresa canadiense y su empresa en EE. UU. y ayuda con impuestos transfronterizos.
• Está eligiendo entre sueldo y dividendos: vea sueldo o dividendos.