Costos de constitución en Canadá: deducir la factura del abogado

¿Puede mi corporación nueva deducir la factura del abogado por la constitución?

Hasta $3,000 en total por la constitución de una corporación, en la medida en que el costo sea de la propia corporación y no sea deducible de otra forma. Eso es el párrafo 20(1)(b) de la Income Tax Act, que se reclama en la línea 418 del Schedule 1 de la T2.

Estos puntos hacen que el caso deje de ser sencillo:

• La cuenta de su abogado supera $3,000: la parte que excede el límite no se deduce conforme a este párrafo (consulte más abajo).
• Usted, un socio o un negocio anterior pagó o dedujo parte del costo, sobre todo antes de que existiera la corporación.
• La factura mezcla el trabajo de constitución con la emisión de acciones, contratos u otras asesorías, y ni la Act ni las páginas actuales de la CRA citadas aquí enumeran qué partidas cuentan. Un boletín archivado de la CRA sí lo hace (consulte más abajo).
• La corporación obtiene ingresos de un negocio de servicios personales (un trabajador constituido en corporación que de otro modo sería empleado del cliente). El párrafo 18(1)(p) de la Act niega a una corporación así cualquier gasto incurrido para obtener esos ingresos, salvo que esté en una lista corta, y los costos de constitución no están en ella (CRA). La sección 20(1) prevalece sobre los párrafos 18(1)(a), (b) y (h), no sobre el (p), así que si esta deducción se mantiene requiere la lectura de un profesional; consulte negocio de servicios personales.
• La primera T2 vence y estos puntos siguen abiertos.

Reúna la factura detallada del abogado con cada servicio en su propia línea y cualquier impuesto sobre las ventas por separado, el nombre al que está dirigida la factura, la fecha de constitución y el primer cierre del ejercicio, el comprobante de quién pagó y desde qué cuenta, y cualquier declaración en la que alguien ya haya deducido una parte.

¿Cuál es el límite del gasto de constitución y se aplica por corporación o por año?

El límite es $3,000 por la constitución de una corporación, reducido por lo que otros contribuyentes hayan deducido por ella. El párrafo 20(1)(b) permite el menor de dos montos: el gasto de constitución incurrido en el año que no sea deducible de otra forma, y $3,000 menos el total de todos los montos deducidos por otro contribuyente por la constitución de la corporación (Income Tax Act, sección 20). Las notas de Finance Canada lo describen como hasta $3,000 por corporación (Finance Canada).

Dos puntos que ninguna de las dos fuentes resuelve:

• Un año posterior. La fórmula resta solo los montos deducidos por «otro contribuyente». No dice cómo funciona el límite si la misma corporación incurre en más costos de constitución en un año posterior.
• Todavía no hay un negocio en marcha. El párrafo permite deducir al calcular el ingreso de un negocio o de una propiedad. La CRA indica que, para deducir un gasto del negocio, hay que haber operado el negocio en el período fiscal en que se incurrió el gasto (CRA: gastos del negocio). Esa página no menciona el párrafo 20(1)(b), así que cómo se aplica el párrafo antes de que comience el negocio no está resuelto en las fuentes citadas. Cuándo comienza un negocio y cómo se usa una pérdida de arranque se explica en costos de arranque antes de su primera venta.

Resuelva ambos puntos antes de presentar la primera T2.

¿Qué costos cuentan como gastos de constitución?

La Act dice solo «un gasto incurrido en el año para la constitución de una corporación». No enumera partidas. Un boletín archivado de la CRA, escrito para las antiguas reglas del capital elegible, daba esta prueba: gastos que los constituyentes incurren necesariamente para que la corporación llegue a existir, entre ellos (IT-143R3):

• los derechos que el gobierno federal o provincial exige para constituir la corporación;
• los honorarios del abogado, incluida la preparación de los documentos de constitución y de los reglamentos internos;
• los honorarios del contador vinculados con la constitución;
• los costos de declaraciones juradas, los costos de publicidad cuando los solicitantes deben avisar su intención de pedir una carta constitutiva, y el costo de asistir a las reuniones preliminares.

Tómelo como punto de partida, no como la regla vigente: el boletín está archivado y se escribió para un régimen distinto. Una búsqueda de nombre, un libro de actas o un sello no están en su lista. Pida al abogado que desglose la factura línea por línea.

¿Y la parte de la cuenta del abogado que excede el límite?

La parte que supera $3,000 no se deduce conforme al párrafo 20(1)(b). Las notas de 2016 de Finance Canada indican que se incluye en la Clase 14.1 (Finance Canada), que genera deducción por costo de capital, una cancelación anual de 5% del saldo restante (CRA: clases de bienes depreciables).

Las notas no nombran ninguna disposición que lo haga. La más cercana de la Act es la regla de la plusvalía para los desembolsos de capital (subsección 13(35)). Se aplica a un negocio en operación, y solo si ninguna parte del desembolso es el costo de un bien o es deducible al calcular el ingreso del negocio. Como parte de la factura puede ser deducible conforme al párrafo 20(1)(b), si el exceso cumple esa condición no está resuelto en las fuentes citadas.

Las notas de Finance Canada tratan el exceso como capital, y la Act niega la deducción de un desembolso de capital salvo que la permita expresamente (sección 18(1)(b)). Si alguna línea de la factura es en cambio un costo ordinario del negocio requiere que un profesional lea la factura. Para las clases, las tasas y las reglas del primer año, consulte deducción por costo de capital.

¿Qué costos siguen reglas distintas: costos de emisión de acciones, asesoría legal continua, contratos?

No todas las líneas de la factura de un abogado son gastos de constitución. Cada una de estas sigue su propia regla.

El IT-341R4 archivado dice que los gastos de constitución no son gastos de emisión de acciones, por lo que la factura debe mostrarlos aparte, y que la parte no deducida de un gasto de emisión de acciones no se puede arrastrar a años futuros. La página de la CRA sobre gastos del negocio está escrita para negocios de trabajadores independientes; la prueba de la Act sobre generar ingresos también se aplica a una corporación.

¿Puede la corporación reclamar los costos que pagué personalmente antes de que existiera?

No automáticamente. El párrafo 20(1)(b) deduce un gasto incurrido para la constitución al calcular el ingreso de un contribuyente, así que la primera pregunta es de quién fue el gasto (Income Tax Act, sección 20). La sección 20(1) se aplica a pesar de la prueba de generar ingresos del párrafo 18(1)(a) de la Act, así que esa prueba no es el problema aquí.

Una corporación no existe legalmente antes de su fecha de constitución. Conforme a la sección 14 de la Canada Business Corporations Act, quien firma un contrato a nombre de una corporación federal antes de que exista queda obligado personalmente hasta que la corporación lo adopte, dentro de un plazo razonable después de existir, mediante actos o una conducta que muestren que pretende quedar obligada. Con la adopción, el firmante deja de estar obligado. El IT-454 archivado de la CRA dice que ciertas leyes provinciales, entre ellas las de Ontario, Manitoba y Saskatchewan, también permiten la adopción, y que los costos incurridos por el promotor deben reembolsarse.

Donde no se aplica una ley así, el IT-454 dice que la CRA normalmente aceptará la contabilidad de la corporación para las transacciones anteriores si se cumple todo lo siguiente:

• los hechos muestran claramente que quienes autorizan las transacciones tienen la intención de que una corporación opere el negocio;
• el intervalo entre el inicio y la constitución es relativamente corto, o las partes no causaron uno más largo;
• nadie discute quién contabiliza las transacciones;
• el efecto sobre el impuesto combinado de las partes es insignificante;
• la corporación adopta cualquier contrato escrito hecho a su nombre antes de que existiera.

No aceptará la contabilidad cuando el propietario o los socios de un negocio existente lo constituyen en corporación, salvo que el negocio se haya adquirido recientemente, y advierte a los contribuyentes que no den por hecha la aceptación.

El boletín está archivado, trata de transacciones del negocio y no de honorarios de constitución, y no dice si un reembolso por sí solo hace que el costo sea de la corporación; esta guía no verifica las leyes provinciales que menciona. Por eso el costo de un fundador puede seguir siendo del fundador salvo que la corporación haya asumido el acuerdo; un profesional define cuál es el caso antes de la primera T2.

Estos hechos importan:

• a nombre de quién está la factura y quién era responsable de ella;
• si la corporación adoptó el acuerdo o aceptó reembolsar;
• la fecha de la factura frente a la fecha de constitución;
• si alguien más dedujo el costo.

Para reembolsar a un fundador, consulte gastos del negocio pagados personalmente. Para los costos anteriores a la primera venta, consulte costos de arranque antes de su primera venta.

¿Qué pasa si yo u otra persona ya dedujo algunos de estos costos?

Todo monto que otro contribuyente haya deducido por la misma constitución reduce el espacio de la corporación (párrafo 20(1)(b)): un fundador, un socio o una empresa individual que reclamó parte del costo en su propia declaración.

Antes de presentar la primera T2, liste cada declaración que reclamó parte del costo, el monto y el año. Si una declaración anterior debe cambiar lo decide un profesional. El reclamo de la corporación es, como máximo, el límite de $3,000 menos esos montos, y no más que el gasto de constitución que incurrió.

¿Cómo registro el costo en los libros del primer año y lo informo en la T2?

Los libros siguen la factura. El reclamo fiscal se calcula aparte en el Schedule 1, que concilia los estados financieros con el ingreso neto para efectos del impuesto (CRA: guía de la T2).

1. Registre la factura desglosada por servicio, con el impuesto sobre las ventas en su propia línea. Reduzca el gasto por el GST/HST que reclame como crédito fiscal por insumos (CRA: gastos del negocio; Income Tax Act, sección 248); consulte cómo presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos. Conserve en el expediente la fecha de la factura y la fecha de constitución, y conserve la factura y los registros bancarios que muestran el pago durante un mínimo de seis años desde el fin del último año fiscal al que se refieren (CRA: registros del negocio).
2. Registre quién pagó y desde qué cuenta. Si pagó un fundador y la corporación le reembolsará, consulte cuenta del préstamo del accionista.
3. Deduzca en la línea 418 del Schedule 1. El ingreso contable es el punto de partida, y la línea 418 está del lado de las deducciones. Si los libros ya registraron la factura como gasto, ese gasto ya redujo el ingreso contable, así que los asientos del Schedule 1 deben dejar el costo deducido una sola vez en total. El lado de las sumas tiene líneas para partidas de capital registradas como gasto (206), honorarios legales y contables no deducibles (228) y gastos de emisión de acciones (235); qué asientos corresponden lo decide el preparador (formulario del Schedule 1).
4. Dé seguimiento a cualquier monto tratado como Clase 14.1 en el Schedule 8, que calcula la deducción por costo de capital de la corporación.
5. Presente la T2 en un plazo de seis meses después de que termina el año fiscal. Una corporación presenta por cada año fiscal aunque no haya impuesto por pagar, e incluso las corporaciones inactivas (CRA: quién debe presentar).

Para el resto de la configuración del primer año, consulte libros para una CCPC nueva.

¿Mi provincia cambia la respuesta?

El párrafo 20(1)(b) es una regla federal. La CRA administra el impuesto sobre la renta de corporaciones provincial y territorial de todas las provincias y territorios, excepto Quebec y Alberta (CRA: impuesto corporativo provincial y territorial). Esta guía no cubre cómo el impuesto provincial o territorial trata los costos de constitución, ni cómo lo hacen Quebec y Alberta.

Ejemplo

Todos los montos están en dólares canadienses y son ilustrativos. Cada costo indicado es neto de cualquier GST/HST recuperado como crédito fiscal por insumos.

Costos por debajo del límite

Una corporación nueva de Ontario paga C$2,400 en costos legales y de registro para constituirse. Los C$2,400 completos están por debajo del límite de C$3,000. Si cada partida es un gasto de constitución, el costo es de la propia corporación, nadie más ha deducido nada y no se aplica ninguna otra regla, la corporación podría reclamar hasta C$2,400 en la línea 418 de su primera T2.

Factura por encima del límite

Suponga que cada línea de una factura de constitución del abogado por C$4,200 es un gasto de constitución y que nadie más dedujo nada. En la línea 418 van, como máximo, C$3,000. Los otros C$1,200 no se deducen conforme al párrafo 20(1)(b). Las notas de Finance Canada dicen que los montos por encima del límite se incluyen en la Clase 14.1; si eso se aplica aquí, y cómo, requiere que un profesional lea la factura.

Un fundador paga primero

Una fundadora paga C$1,000 de honorarios de constitución con su propia tarjeta antes de que exista la corporación, y la corporación se los reembolsa después. Si ella dedujo los C$1,000 en algún lugar, el límite de la corporación para la misma constitución baja a C$2,000. Quién lo reclama y cuánto de los C$3,000 compartidos usa se define antes de la primera T2.

¿Su caso es distinto?

• Acaba de constituir su corporación y necesita las cuentas de la CRA: consulte después de constituir su corporación.
• Está configurando los libros de la corporación nueva: consulte libros para una CCPC nueva.
• Gastó dinero antes de su primera venta o antes de constituir la corporación: consulte costos de arranque antes de su primera venta.
• Pagó personalmente y quiere que se lo reembolsen: consulte gastos del negocio pagados personalmente.
• Pagó GST/HST en la factura antes de que la corporación se registrara: consulte cómo reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse.
• No está seguro de que un costo se permita siquiera: consulte gastos del negocio que acepta la CRA.
• Trasladó una empresa individual a la corporación: consulte los libros después de constituir una empresa individual en corporación.
• Constituyó su corporación para vender sus propios servicios y de otro modo podría ser empleado del cliente: consulte negocio de servicios personales y obtenga ayuda con impuestos corporativos antes de reclamar estos costos.
• Los libros de su primer año no están configurados, o la factura, los préstamos y los registros bancarios no cuadran: obtenga ayuda con la contabilidad para que la T2 parta de libros completos.
• La cuenta de su abogado supera el límite, usted o un socio pagaron antes de constituir la corporación, o su primera T2 está por vencer: el límite es compartido, el exceso tiene su propio tratamiento, y quién incurrió cada costo puede decidir quién puede reclamarlo. Obtenga ayuda con impuestos corporativos para resolverlo antes de presentar la declaración.