Contabilidad al constituir su empresa individual en Canadá

De empresa individual a corporación: ¿qué cambia en la contabilidad?

Dos contabilidades reemplazan a una. Los libros de la empresa individual terminan en la fecha del traspaso. Los libros de la corporación empiezan en la constitución, y el negocio entra en ellos en la fecha del traspaso. La CRA trata la constitución en corporación de un negocio existente como un cambio de estatus legal: la corporación obtiene un nuevo Business Number (BN, número empresarial de la CRA), y las cuentas de programa del BN anterior no pasan a ella (CRA: cambio de estatus legal).

Un caso deja de ser sencillo cuando el equipo, el inventario, las cuentas por cobrar, los préstamos y las cuentas de GST/HST y de nómina se trasladan todos juntos. Cada pieza tiene su propia regla, formulario o fecha límite: un activo que se deja fuera de la elección se trata como vendido a su valor de mercado, una elección presentada tarde (hasta 3 años después de su fecha límite) conlleva una multa de hasta $8,000 (Income Tax Act, subsecciones 85(7) y (8)), y el traspaso puede quedar sujeto a impuesto si no se cumplen las condiciones del GST/HST. El primer T2 de la corporación también debe cuadrar con el T2125 final: lo que sale de los libros anteriores en la fecha de corte entra en los libros de la corporación mediante el asiento de traspaso, y lo que el propietario conserva queda fuera.

Reúna antes de empezar:

• La fecha del traspaso y la fecha de constitución
• Lo que la corporación ha pagado o recibido desde su constitución
• El acuerdo de traspaso firmado, o su borrador
• Cada activo, con su costo, su costo fiscal restante (lo que queda por reclamar como depreciación) y su valor de mercado
• Las facturas de clientes y de proveedores sin pagar en la fecha del traspaso
• Los préstamos, arrendamientos y tarjetas de crédito, con sus contratos
• El BN, los números de cuenta de GST/HST y de nómina, y las últimas declaraciones presentadas
• Los libros de la empresa individual hasta la fecha del traspaso

El orden habitual:

1. Fije la fecha del traspaso y el acuerdo de traspaso, con un valor para cada partida.
2. Inscriba las cuentas de la corporación ante la CRA. Si el propietario está inscrito en el GST/HST, inscriba primero a la corporación en el GST/HST: la elección del GST44 no está disponible cuando el propietario está inscrito y la corporación no.
3. Cierre los libros anteriores en la fecha de corte.
4. Registre el traspaso en ambos juegos de libros en la fecha del traspaso.
5. Presente las elecciones del impuesto sobre la renta y del GST/HST dentro de sus fechas límite.
6. Presente el T2125 final, las declaraciones finales de GST/HST y de nómina y el primer T2 de la corporación, y cierre las cuentas anteriores.

Esta página trata de la contabilidad. Para la transferencia con diferimiento fiscal del impuesto sobre la renta (una elección de la sección 85, que fija un valor acordado para cada activo) y sus formularios de elección, vea cómo trasladar un negocio a una corporación. Para saber qué cuentas de la CRA abrir, vea después de constituir su corporación.

¿Qué fecha de corte cierra los libros de la empresa individual y qué cubre el T2125 final?

Cuando se traslada todo el negocio, la fecha de corte es la fecha del traspaso: el día en que la corporación se hace cargo, tal como figura en el acuerdo de traspaso. Los libros anteriores llegan hasta el día previo, con el traspaso mismo registrado en la fecha del traspaso, y el negocio de la corporación empieza en esa fecha. Los trabajadores independientes suelen tener un cierre el 31 de diciembre, y la CRA indica que un período fiscal puede ser más corto cuando un negocio se detiene (CRA: T4002, capítulo 1). Para un negocio con el cierre habitual del 31 de diciembre, el T2125 final cubre entonces del 1 de enero al día anterior a la fecha del traspaso, no el año calendario completo. Si el propietario conserva parte del negocio, la empresa individual sigue operando y sus libros no se cierran: confirme el tratamiento antes de cerrar algo.

Los ingresos de trabajo independiente se deben declarar con el método de acumulación, salvo que los agricultores, los pescadores y los agentes de comisión pueden elegir el método de efectivo (CRA: T4002, capítulo 1). Con el método de acumulación, los ingresos ganados y los gastos incurridos hasta la fecha de corte pertenecen al T2125 final aunque no estén pagados.

Para cerrar los libros anteriores:

1. Concilie la cuenta bancaria y las tarjetas anteriores hasta la fecha de corte.
2. Haga una lista de las facturas de clientes y de proveedores sin pagar en la fecha de corte.
3. Cuente el inventario en la fecha de corte y registre las últimas acumulaciones.
4. Registre la salida del traspaso en la fecha del traspaso. Dé de baja cada activo, cuenta por cobrar y deuda que pasa a la corporación por su valor en libros en los libros anteriores (costo menos la depreciación tomada), registre las acciones recibidas como «Inversión en la corporación» y cualquier pagaré como un pagaré por cobrar, y lleve cualquier diferencia a una ganancia o pérdida por el traspaso. Todo lo que el propietario conserva queda en los libros anteriores.
5. Guarde los informes de cierre. Respaldan el T2125 final y el asiento de apertura de la corporación.

El traspaso también tiene un resultado fiscal, que se calcula a partir de los montos acordados (con elección) o del valor de mercado (sin elección), no a partir de los libros. La recuperación de la depreciación pasada va en la línea 8230 del T2125 final y una pérdida terminal en la línea 9270 (CRA: columna 5 del T2125), la utilidad sobre el inventario es ingreso del negocio (Income Tax Act, subsección 9(1)), y una ganancia de capital va en el Schedule 3 (CRA: T4037). Una elección válida de la sección 85 puede diferir esos montos: vea cómo trasladar un negocio a una corporación.

El T2125 final va en la declaración personal del propietario del año del traspaso. Quien tuvo un negocio por lo general presenta esa declaración a más tardar el 15 de junio, pero un saldo a pagar vence el 30 de abril (CRA: fechas de vencimiento y de pago).

El primer año fiscal de la corporación comienza en su fecha de constitución y no puede durar más de 53 semanas (CRA: cómo determinar el año fiscal de su corporación). Si la constitución fue antes de la fecha del traspaso, los días intermedios quedan dentro de ese primer año. Registre las operaciones propias de la corporación desde la constitución, como la suscripción de acciones y los costos que pagó, y contabilice el asiento de traspaso en la fecha del traspaso. El T2 vence dentro de seis meses después del cierre del año fiscal (CRA: guía del T2).

¿Qué activos, inventario, cuentas por cobrar y deudas pasan a la corporación, y a qué valor?

Solo pasan los bienes que figuran en el acuerdo de traspaso, y el acuerdo da un valor a cada partida. Para efectos fiscales, el costo de la corporación es el precio sin una elección de la sección 85, y con ella es el monto acordado, el valor que el propietario y la corporación fijan en conjunto para el activo. El monto en libros de la corporación sigue la base contable de sus estados financieros y puede diferir de ese costo fiscal, así que confirme la base antes de contabilizar y conserve ambas cifras.

Si la corporación empezó a operar el negocio y no se firmó nada, la contabilidad igual necesita una fecha del traspaso. Redacte ahora el acuerdo de traspaso, con la fecha real del traspaso y un valor para cada partida, y no lo feche antes de lo que ocurrió. La fecha límite de la elección que aparece más abajo se cuenta desde el año del traspaso, así que un traspaso sin firmar no la retrasa.

El monto acordado es el ingreso por la venta para el propietario y el costo para la corporación (Income Tax Act, párrafo 85(1)(a)). Sin una elección, una venta a la corporación por menos del valor de mercado se trata, para el propietario, como hecha a valor de mercado (Income Tax Act, párrafo 69(1)(b)), porque una corporación y la persona que la controla se consideran partes que no actúan en condiciones de plena competencia (Income Tax Act, sección 251). Para la corporación, la sección 69 solo limita un costo superior al valor de mercado (párrafo 69(1)(a)), así que su costo se mantiene en el precio que pagó.

El monto acordado tiene límites que dependen del tipo de activo, y los valores en libros por sí solos no lo fijan. Para un vehículo de pasajeros por encima del límite de costo prescrito, la ley fija el monto acordado, así que no es una elección libre (Income Tax Act, párrafos 85(1)(e.4) y (e.5)).

Lo que entrega la corporación debe incluir al menos una acción (Income Tax Act, subsección 85(1)), y la CRA trata los bienes que se dejan fuera de la elección como vendidos a valor de mercado (CRA: IC76-19). Enumere todo lo que se traslada, incluida la plusvalía (goodwill). El propietario y la corporación hacen la elección en conjunto en el Form T2057, a más tardar en la fecha límite de presentación de la declaración del impuesto sobre la renta más temprana de cualquiera de las partes para el año de la transferencia (Income Tax Act, subsección 85(6)). Para un propietario que es trabajador independiente, por lo general es el 15 de junio posterior al año del traspaso, salvo que el T2 de la corporación de ese año venza antes. Los límites y la presentación tardía se explican en cómo trasladar un negocio a una corporación. Para los bienes depreciables, el costo de capital de la corporación para la deducción por costo de capital (CCA) sigue su propia regla: vea deducción por costo de capital.

¿Cómo hago los asientos de apertura de la corporación?

La corporación registra un asiento de traspaso con la fecha del traspaso, además de cualquier asiento anterior desde su constitución: un débito por cada activo a su monto en libros de apertura, un crédito por cada deuda asumida, un crédito al capital social por las acciones emitidas y un crédito a «por pagar al accionista» por el saldo que se le debe al propietario. Los débitos son iguales a los créditos.

El efectivo que el propietario aporta se registra de la misma manera: debite la nueva cuenta bancaria y acredite el capital social o «por pagar al accionista», según diga el acuerdo. Para la cuenta «por pagar al accionista», vea la cuenta de préstamo del accionista.

Conserve el costo fiscal de cada activo en un registro de activos fijos junto a su monto en libros. La deducción por costo de capital y las ganancias posteriores se calculan a partir de la cifra fiscal, que es el monto acordado (con elección) o el precio pagado (sin elección), salvo donde difiera la regla del costo de capital. Para nombrar las cuentas de modo que se correspondan con el T2, vea plan de cuentas para el GIFI. Para configurar el capital social y la cuenta bancaria, vea contabilidad de una CCPC nueva.

¿Qué pasa con la cuenta bancaria, las tarjetas de crédito, los préstamos, los arrendamientos y las facturas sin pagar anteriores?

Desde la fecha del traspaso, el negocio de la corporación opera con cuentas a nombre de la corporación. Un préstamo, arrendamiento o tarjeta a nombre del propietario pasa solo según los términos de su propio contrato.

Mantener en uso la cuenta anterior mezcla los pagos de clientes con los gastos personales. Cada depósito se convierte entonces en la pregunta de a quién pertenece el ingreso. Vea ingresos de la corporación en una cuenta personal y gastos personales pagados por la corporación.

¿El GST/HST se aplica al traspaso del negocio, y la corporación necesita su propia cuenta?

La corporación necesita su propia cuenta de GST/HST (RT) cuando sus ventas gravables superan el límite de pequeño proveedor, o antes si decide inscribirse; la cuenta anterior no pasa a ella. Para un propietario inscrito en el GST/HST, trasladar activos gravables a la corporación es una venta, así que se aplica el impuesto salvo que opere una excepción. Si el negocio está físicamente en Quebec, Revenu Québec administra el GST/HST: inscríbase y presente ante esa autoridad y use sus formularios (CRA: inscribirse para obtener un número de negocio como residente). Una elección conjunta en el Form GST44 (Quebec usa un formulario de Revenu Québec: vea después de constituir su corporación) puede eliminar el impuesto sobre la mayor parte de los bienes cuando la corporación se hace cargo de todos o de casi todos (por lo general, 90% o más) los bienes necesarios para operar el negocio (CRA: Memorandum 14-4).

Las condiciones deciden la respuesta (Excise Tax Act, sección 167):

• La elección no está disponible cuando el propietario anterior está inscrito en el GST/HST y la corporación no, así que inscriba primero a la corporación. La ley no dice cuándo se evalúa ese estatus: confirme que la fecha de inscripción cubra el traspaso.
• Una corporación inscrita presenta la elección a más tardar en la fecha de vencimiento de su primera declaración de GST/HST que cubra el impuesto que de otro modo surgiría por la transferencia, o en un día posterior que la CRA permita a solicitud suya.
• El impuesto se aplica igual a los servicios gravables que el propietario anterior seguirá prestando, y a los arrendamientos y licencias.
• Si la corporación no está inscrita, el impuesto también se aplica a una venta gravable de bienes inmuebles.

La corporación es una persona distinta del propietario único. La CRA indica que se inscriban las cuentas RT y RP en el nuevo BN si la corporación las necesita (CRA: cambio de estatus legal). El límite de pequeño proveedor cuenta las ventas gravables de la persona y de sus asociadas (Excise Tax Act, sección 148). La persona que controla una corporación está asociada con ella (sección 127), así que las ventas gravables del propietario anterior pueden contar para el total de la corporación. Vea cuándo inscribirse en el GST/HST.

Para cerrar la cuenta anterior, presente la declaración final. Para un negocio que cierra, la CRA indica que la fecha de cancelación es el día en que el negocio cierra, que el cierre crea dos períodos de declaración y que cada declaración vence un mes después de que termina el período; la segunda declaración solo hace falta si hay impuesto que remitir por ese período (CRA: cerrar su cuenta de GST/HST). Esa página no menciona un cambio a corporación, así que confirme la fecha de cancelación con la CRA. Los bienes que no son bienes de capital y que el propietario anterior todavía tiene para el negocio cuando termina la inscripción se tratan como vendidos a valor de mercado, con el impuesto calculado sobre ellos (Excise Tax Act, subsección 171(3)). La CRA también trata los bienes de capital que se siguen teniendo para el negocio como vendidos, con un impuesto igual a su contenido básico de impuesto, y las reglas de cambio de uso deciden si se debe algún impuesto (CRA: cerrar su cuenta de GST/HST).

El impuesto ya cobrado en una factura que emitió el propietario anterior se cobró bajo la cuenta anterior, así que la corporación no lo cobra otra vez cuando recibe el dinero. Las facturas de las ventas que hace la corporación llevan su nombre y, si está inscrita, su propio número RT; vea después de constituir su corporación para corregir un número equivocado. En los libros de la corporación, registre el GST/HST desde su primera venta: cómo registrar el GST/HST en su contabilidad. El PST y el QST sobre los activos traspasados siguen la ley provincial y no se tratan aquí.

¿Qué pasa con la cuenta de nómina y las demás cuentas de la CRA?

Las cuentas anteriores de nómina y de GST/HST terminan con la empresa individual. La CRA indica al propietario único que constituye una corporación que inscriba el BN de la corporación, inscriba las cuentas RT y RP en el nuevo BN si hacen falta, y cierre el BN anterior y todas las cuentas de programa que tenga (CRA: cambio de estatus legal). Si alguna parte de la empresa individual sigue operando, confirme con la CRA antes de cerrar el BN anterior.

RT es la cuenta de GST/HST, RP la de nómina y RC la del impuesto sobre la renta de corporaciones (CRA: cuentas de programa que puede necesitar).

Antes de cerrar la cuenta anterior de nómina, remita todas las deducciones en la fuente, presente las declaraciones informativas finales y entregue a cada empleado las copias del comprobante T4 (CRA: cómo cerrar sus cuentas). La CRA enumera un cambio de estatus legal como causa de una remesa final dentro de 7 días calendario (CRA: cuándo remitir). Las declaraciones informativas vencen 30 días después de la fecha en que el negocio deja de operar, pero cuando el saldo de remesas del predecesor pasa a la cuenta de nómina del sucesor, el sucesor presenta por todo el año y el predecesor no presenta nada por el período anterior; la CRA aplica estas reglas a una reestructuración de empleadores (CRA: cuándo presentar). Esa página no nombra al propietario único que se constituye en corporación, así que pregunte a la CRA si el saldo anterior pasará a la cuenta de la corporación antes de emitir comprobantes o cerrar la cuenta anterior.

Cuando la corporación se hace cargo de inmediato de los empleados, puede contar las contribuciones al CPP y las primas del EI que el propietario ya retuvo por ellos ese año. La CRA permite que un empleador sucesor, incluida una corporación formada por un propietario único, tome en cuenta los montos que dedujo el empleador anterior, sujeto a sus condiciones; un empleado contratado después no califica (CRA: sucesión de empleadores).

Cerrar las cuentas anteriores no pone fin a la responsabilidad del propietario por ellas. Si la corporación pagó menos del valor de mercado por los bienes, puede deber el impuesto y el GST/HST del propietario del año del traspaso y de años anteriores, hasta el monto de la diferencia, y la CRA puede determinarlo en cualquier momento; el propietario también sigue siendo responsable (Income Tax Act, sección 160; Excise Tax Act, sección 325). Como director, el propietario también puede ser responsable personalmente de las deducciones de nómina y del GST/HST que la corporación no haya remitido, y la CRA debe actuar dentro de 2 años después de que el propietario deje de ser director por última vez (Income Tax Act, sección 227.1; Excise Tax Act, sección 323). Vea después de constituir su corporación.

En la contabilidad, las obligaciones de nómina anteriores se saldan con la remesa final, y la corporación abre sus propias cuentas de nómina desde su primer pago. Vea cómo llevar la nómina y asiento contable de nómina. Para el pago al propio propietario, vea cómo pagarse desde su corporación en el primer año.

¿A qué entidad corresponden las ventas y las facturas con fecha cercana al traspaso?

A la entidad que suministró los bienes o servicios, o que incurrió en el costo. Las fechas de la factura y del pago por sí solas no lo deciden: una factura emitida después del traspaso por un trabajo que el propietario terminó antes sigue siendo una venta del propietario (CRA: T4002, capítulo 1, método de acumulación). Las páginas de la CRA sobre el cambio de estatus legal y el cierre de cuentas no dan una regla especial para una factura que cruza la fecha, así que siga el acuerdo de traspaso y conserve la prueba del corte: una lista con fecha de las facturas abiertas y las cuentas por pagar, y los saldos bancarios de ese día.

Avise a los clientes y proveedores el nombre legal de la corporación y la fecha desde la que tratarán con ella, y conserve una copia del aviso.

¿Qué registros conservo de cada lado?

El propietario anterior conserva los registros de la empresa individual y la corporación conserva los suyos. Ambos reciben copias del acuerdo de traspaso y de la lista de activos.

La CRA por lo general exige conservar los registros durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA: registros del negocio). Cuando termina un negocio no constituido en corporación, ese período se cuenta desde el final del año fiscal en que terminó. Los registros del GST/HST también se conservan por lo general 6 años. Los registros de compras y ventas de bienes a largo plazo deben conservarse indefinidamente (CRA: cuánto tiempo conservar sus registros). Vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Una consultora de Ontario se constituye en corporación el 1 de julio

Su T2125 final cubre del 1 de enero al 30 de junio y muestra $40,000 de ingreso neto. La corporación recibe el negocio el 1 de julio. Equipo con un valor de $6,000 pasa a la corporación a cambio de $1,000 en acciones y un pagaré de $5,000 a favor de ella. El GST/HST del traspaso queda fuera de este ejemplo. Suponga que el equipo le costó $6,000 y sigue registrado a ese costo fiscal, de modo que un monto acordado de $6,000 no genera ganancia ni recuperación (impuesto sobre la depreciación ya reclamada). El monto acordado no es menor que el pagaré de $5,000 ni mayor que el valor del equipo. Suponga también que el valor del acuerdo, el costo fiscal y el monto en libros son todos de $6,000. En sus libros anteriores, ella da de baja el equipo por $6,000 y registra las acciones de $1,000 como una inversión en la corporación y el pagaré de $5,000 como un pagaré por cobrar.

Un comerciante traslada toda la tienda

Tanto el comerciante como la nueva corporación están inscritos en el GST/HST, y se traslada toda la tienda, así que la elección del GST44 puede aplicarse si se cumplen sus condiciones. El acuerdo valora la mercancía en $20,000 y las cuentas por cobrar en $5,000, y la corporación asume $3,000 de saldos de proveedores y emite $22,000 en acciones. Suponga que los montos en libros son iguales a esos valores. El asiento de traspaso debita inventario por $20,000 y cuentas por cobrar por $5,000, y acredita cuentas por pagar por $3,000 y capital social por $22,000. El propietario anterior presenta una declaración final de GST/HST, y los clientes pagan a la corporación.

Un contratista mantiene la cuenta anterior tres meses más

Los clientes de la corporación pagan $30,000 en la cuenta anterior. El contratista paga $12,000 de las facturas de proveedores de la corporación desde esa cuenta y gasta $6,000 en cosas personales, y quedan $12,000 en la cuenta. Ignore aquí el GST/HST y suponga que ninguna de estas ventas o costos se ha registrado todavía. Los libros de la corporación lo registran en un solo asiento: débito a gastos por $12,000 y a «por cobrar al accionista» por $18,000, crédito a ingresos por $30,000. Si las facturas ya estaban registradas, salde las cuentas por cobrar o por pagar en lugar de registrar otra vez el ingreso o el gasto. Pasar los $12,000 a la cuenta de la corporación reduce lo que le debe el propietario a $6,000. Ese saldo normalmente se registra como una deuda a favor de la corporación hasta que se devuelva o se salde, y necesita regularización antes del primer T2. Si alguna parte es gravable depende de los hechos; vea préstamos del accionista.

¿Su caso es distinto?

• El equipo, el inventario, los préstamos, las cuentas por cobrar y las cuentas de la CRA deben trasladarse todos a la vez: los valores del traspaso, las elecciones y los asientos de apertura deben coincidir entre sí y con el T2125 final. Obtenga ayuda con impuestos corporativos antes del primer T2.
• Aún no ha trasladado los activos, nunca firmó un traspaso o ya pasó la fecha límite de la elección: la transferencia con diferimiento fiscal y sus reglas de presentación tardía se explican en cómo trasladar un negocio a una corporación; un traspaso sin firmar o una elección omitida es motivo para obtener ayuda con impuestos corporativos.
• Usted conserva parte del negocio a título personal: confirme con la CRA antes de cerrar el número de negocio anterior o sus cuentas, y obtenga ayuda con impuestos corporativos para separar lo que se traslada de lo que se queda.
• La corporación pagó menos del valor de mercado, o el negocio anterior debe impuestos o tiene un aviso: el propietario y la corporación pueden ser responsables cada uno por los montos anteriores, así que obtenga ayuda con impuestos corporativos antes del traspaso.
• La corporación usó su número personal de GST/HST, o no existe una cuenta de la corporación: vea después de constituir su corporación.
• Su contabilidad está atrasada, o la cuenta anterior todavía está en uso: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Tiene empleados: vea cómo llevar la nómina.
• Se traslada un terreno o un edificio, o el negocio está en Quebec: el impuesto provincial sobre la transferencia de terrenos, los impuestos sobre las ventas, los formularios propios de Quebec y la nómina de Quebec siguen reglas provinciales, y Revenu Québec administra allí el GST/HST; obtenga ayuda con impuestos corporativos antes de firmar el traspaso.
• Aún está decidiendo si constituir una corporación: vea ¿empresa individual o corporación?.
• Necesita los estados financieros del primer cierre de la corporación: vea estados financieros de cierre del ejercicio de una corporación.