Frais de constitution en société : déduire la facture de l'avocat

Ma nouvelle société peut-elle déduire la facture de constitution de l'avocat?

Jusqu'à 3 000 $ au total pour la constitution d'une société, dans la mesure où le coût appartient à la société et n'est pas déductible autrement. C'est l'alinéa 20(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu, demandé à la ligne 418 de l'annexe 1 de la T2.

Ces situations rendent le cas moins simple :

• La facture de votre avocat dépasse 3 000 $ : la partie au-delà n'est pas déduite en vertu de cet alinéa (voir plus bas).
• Vous, un associé ou une entreprise antérieure avez payé ou déduit une partie du coût, surtout avant l'existence de la société.
• La facture mêle le travail de constitution, l'émission d'actions, des contrats ou d'autres conseils, et ni la Loi ni les pages actuelles de l'ARC citées ici ne précisent quels éléments comptent. Un bulletin archivé de l'ARC le fait (voir plus bas).
• La société tire un revenu d'une entreprise de services personnels (un travailleur constitué en société qui serait autrement l'employé du client). L'alinéa 18(1)p) de la Loi refuse à une telle société toute dépense engagée pour gagner ce revenu, sauf si elle figure sur une courte liste, et les frais de constitution n'y figurent pas (ARC). Le paragraphe 20(1) l'emporte sur les alinéas 18(1)a), b) et h), mais pas sur l'alinéa p); un professionnel doit donc dire si cette déduction subsiste. Consultez l'entreprise de services personnels.
• La première T2 est due et ces points restent ouverts.

Réunissez la facture détaillée de l'avocat, avec chaque service sur sa propre ligne et toute taxe de vente indiquée séparément, le nom auquel la facture est adressée, la date de constitution et la première fin d'exercice, la preuve de la personne qui a payé et du compte utilisé, ainsi que toute déclaration où quelqu'un a déjà déduit une partie du coût.

Quel est le plafond des frais de constitution, et s'applique-t-il par société ou par année?

Le plafond est de 3 000 $ pour la constitution d'une société, réduit de ce que d'autres contribuables ont déduit à ce titre. L'alinéa 20(1)b) permet le moindre de deux montants : les frais de constitution engagés dans l'année qui ne sont pas déductibles autrement, et 3 000 $ moins le total de tous les montants déduits par un autre contribuable pour la constitution de la société (Loi de l'impôt sur le revenu, article 20). Les notes du ministère des Finances parlent d'un maximum de 3 000 $ par société (ministère des Finances).

Deux points que ni l'une ni l'autre source ne règle :

• Une année ultérieure. La formule ne soustrait que les montants déduits par « un autre contribuable ». Elle ne dit pas comment le plafond fonctionne si la même société engage d'autres frais de constitution une année ultérieure.
• Aucune entreprise n'a encore commencé. L'alinéa permet une déduction dans le calcul du revenu tiré d'une entreprise ou d'un bien. L'ARC précise que, pour déduire une dépense d'entreprise, vous devez avoir exploité l'entreprise pendant la période d'exercice où la dépense a été engagée (ARC : dépenses d'entreprise). Cette page ne mentionne pas l'alinéa 20(1)b); la façon dont l'alinéa s'applique avant le début de l'entreprise n'est donc pas réglée par les sources citées. Le moment où une entreprise commence, et la façon d'utiliser une perte de démarrage, sont traités dans les coûts de démarrage avant votre première vente.

Réglez les deux points avant de produire la première T2.

Quels coûts comptent comme frais de constitution?

La Loi dit seulement « une dépense engagée dans l'année pour la constitution d'une société ». Elle n'énumère aucun élément. Le bulletin archivé de l'ARC, rédigé pour les anciennes règles sur les immobilisations admissibles, donnait ce critère : les dépenses que les fondateurs doivent nécessairement engager pour faire exister une société, notamment (IT-143R3) :

• les droits exigés par le gouvernement fédéral ou provincial pour constituer la société;
• les honoraires d'avocat, y compris la préparation des statuts constitutifs et des règlements administratifs;
• les honoraires de comptable liés à la constitution;
• les frais d'affidavit, les frais de publicité lorsque les requérants doivent donner avis de leur intention de demander une charte, et le coût de la participation aux réunions préliminaires.

Considérez cette liste comme un point de départ, et non comme la règle actuelle : le bulletin est archivé et a été rédigé pour un autre régime. Une recherche de dénomination, un registre des procès-verbaux ou un sceau ne figurent pas sur sa liste. Demandez à l'avocat de détailler la facture ligne par ligne.

Qu'en est-il de la partie de la facture de l'avocat qui dépasse le plafond?

La partie qui dépasse 3 000 $ n'est pas déduite en vertu de l'alinéa 20(1)b). Les notes du ministère des Finances de 2016 indiquent qu'elle est incluse dans la catégorie 14.1 (ministère des Finances), qui donne droit à la déduction pour amortissement (DPA), un amortissement annuel de 5 % du solde restant (ARC : catégories de biens amortissables).

Les notes ne nomment aucune disposition qui produit cet effet. La plus proche dans la Loi est la règle de l'achalandage pour les dépenses en capital (paragraphe 13(35)). Elle s'applique à une entreprise exploitée, et seulement si aucune partie de la dépense n'est le coût d'un bien ni déductible dans le calcul du revenu d'entreprise. Comme une partie de la facture peut être déductible en vertu de l'alinéa 20(1)b), les sources citées ne règlent pas la question de savoir si l'excédent remplit cette condition.

Les notes du ministère des Finances traitent l'excédent comme une dépense en capital, et la Loi refuse la déduction d'une dépense en capital à moins qu'elle ne la permette expressément (article 18(1)b)). Savoir si une ligne de la facture est plutôt un coût d'entreprise ordinaire exige qu'un professionnel lise la facture. Pour les catégories, les taux et les règles de première année, consultez la déduction pour amortissement.

Quels coûts suivent d'autres règles : frais d'émission d'actions, conseils juridiques continus, contrats?

Toutes les lignes d'une facture d'avocat ne sont pas des frais de constitution. Chacune de celles-ci suit sa propre règle.

Le bulletin archivé IT-341R4 précise que les frais de constitution ne sont pas des frais d'émission d'actions, de sorte que la facture devrait les indiquer à part, et que la partie non déduite des frais d'émission d'actions ne peut pas être reportée. La page de l'ARC sur les dépenses d'entreprise est rédigée pour les travailleurs autonomes; le critère de la Loi relatif au revenu gagné s'applique aussi à une société.

La société peut-elle demander les frais que j'ai payés personnellement avant son existence?

Pas automatiquement. L'alinéa 20(1)b) déduit une dépense engagée pour la constitution dans le calcul du revenu d'un contribuable; la première question est donc de savoir à qui appartenait la dépense (Loi de l'impôt sur le revenu, article 20). Le paragraphe 20(1) s'applique malgré le critère du revenu gagné de l'alinéa 18(1)a) de la Loi; ce critère n'est donc pas en cause ici.

Une société n'existe pas en droit avant sa date de constitution. Selon l'article 14 de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, la personne qui signe un contrat au nom d'une société fédérale avant son existence est personnellement liée par ce contrat jusqu'à ce que la société l'adopte, dans un délai raisonnable après son existence, par un acte ou une conduite qui montre son intention d'être liée. Une fois le contrat adopté, le signataire n'est plus lié. Le bulletin archivé IT-454 de l'ARC précise que certaines lois provinciales, dont celles de l'Ontario, du Manitoba et de la Saskatchewan, permettent aussi l'adoption, et que les coûts engagés par le promoteur devraient être remboursés.

Lorsqu'aucune de ces lois ne s'applique, l'IT-454 indique que l'ARC acceptera normalement la comptabilisation des opérations antérieures par la société si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• les faits montrent clairement que ceux qui autorisent les opérations ont l'intention qu'une société exploite l'entreprise;
• l'intervalle entre le début de l'activité et la constitution est relativement court, ou les parties n'ont pas causé un intervalle plus long;
• personne ne conteste qui comptabilise les opérations;
• l'effet sur l'impôt combiné des parties est négligeable;
• la société adopte tout contrat écrit conclu en son nom avant son existence.

L'ARC n'acceptera pas cette comptabilisation lorsque le propriétaire ou les associés d'une entreprise existante la constituent en société, sauf si l'entreprise a été nouvellement acquise, et elle avertit les contribuables de ne pas présumer qu'elle sera acceptée.

Le bulletin est archivé, porte sur des opérations commerciales plutôt que sur des frais de constitution, et ne dit pas si un remboursement suffit à lui seul pour que le coût appartienne à la société; ce guide ne vérifie pas les lois provinciales qu'il nomme. Le coût d'un fondateur peut donc rester le sien à moins que la société ait repris l'arrangement; un professionnel règle la question avant la première T2.

Ces faits comptent :

• le nom inscrit sur la facture et la personne qui en était redevable;
• la question de savoir si la société a adopté l'arrangement ou accepté de rembourser;
• la date de la facture par rapport à la date de constitution;
• la question de savoir si quelqu'un d'autre a déduit le coût.

Pour rembourser un fondateur, consultez les dépenses d'entreprise payées personnellement. Pour les coûts engagés avant la première vente, consultez les coûts de démarrage avant votre première vente.

Et si j'ai déjà déduit une partie de ces coûts, ou si quelqu'un d'autre l'a fait?

Chaque montant qu'un autre contribuable a déduit pour la même constitution réduit la marge de la société (alinéa 20(1)b)) : un fondateur, un associé ou une entreprise individuelle qui a demandé une partie du coût dans sa propre déclaration.

Avant de produire la première T2, dressez la liste de chaque déclaration qui a demandé une partie du coût, avec le montant et l'année. Il revient à un professionnel de décider si une déclaration antérieure doit être modifiée. La déduction de la société est au plus le plafond de 3 000 $ moins ces montants, et pas plus que les frais de constitution qu'elle a engagés.

Comment inscrire le coût dans les livres de la première année et le déclarer dans la T2?

Les livres suivent la facture. La déduction fiscale se calcule séparément à l'annexe 1, qui rapproche les états financiers du revenu net aux fins de l'impôt (ARC : guide T2).

1. Inscrivez la facture ventilée par service, avec la taxe de vente sur sa propre ligne. Réduisez la dépense de toute TPS/TVH que vous demandez comme crédit de taxe sur les intrants (ARC : dépenses d'entreprise; Loi de l'impôt sur le revenu, article 248); consultez produire la TPS/TVH et demander les crédits de taxe sur les intrants. Gardez au dossier la date de la facture et la date de constitution, et conservez la facture et les relevés bancaires qui montrent le paiement pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC : registres d'entreprise).
2. Inscrivez qui a payé et à partir de quel compte. Si un fondateur a payé et que la société le remboursera, consultez le compte de prêt à l'actionnaire.
3. Déduisez à la ligne 418 de l'annexe 1. Le bénéfice comptable est le point de départ, et la ligne 418 se trouve du côté des déductions. Si les livres ont déjà passé la facture en charges, cette charge a déjà réduit le bénéfice comptable; les écritures de l'annexe 1 doivent donc laisser le coût déduit une seule fois au total. Du côté des ajouts, il y a des lignes pour les éléments en capital passés en charges (206), les honoraires juridiques et comptables non déductibles (228) et les frais d'émission d'actions (235); le choix des écritures revient au préparateur (formulaire de l'annexe 1).
4. Suivez tout montant traité comme catégorie 14.1 à l'annexe 8, qui calcule la déduction pour amortissement de la société.
5. Produisez la T2 dans les six mois après la fin de l'année d'imposition. Une société produit une déclaration pour chaque année d'imposition, même si aucun impôt n'est à payer, et les sociétés inactives sont incluses (ARC : qui doit produire).

Pour le reste de la mise en place de la première année, consultez les livres d'une nouvelle SPCC.

Ma province change-t-elle la réponse?

L'alinéa 20(1)b) est une règle fédérale. L'ARC administre l'impôt provincial et territorial sur le revenu des sociétés pour toutes les provinces et tous les territoires, sauf le Québec et l'Alberta (ARC : impôt provincial et territorial des sociétés). Ce guide ne traite pas de la façon dont l'impôt provincial ou territorial traite les frais de constitution, ni de celle dont le Québec et l'Alberta le font.

Exemple

Tous les montants sont en dollars canadiens et donnés à titre d'illustration. Chaque coût indiqué est net de toute TPS/TVH récupérée comme crédit de taxe sur les intrants.

Coûts sous le plafond

Une nouvelle société de l'Ontario paie 2 400 $ CA de frais juridiques et de dépôt pour se constituer. Les 2 400 $ CA sont sous le plafond de 3 000 $ CA. Si chaque élément est un frais de constitution, que le coût appartient à la société, que personne d'autre n'en a déduit une partie et qu'aucune autre règle ne s'applique, la société peut être en mesure de demander jusqu'à 2 400 $ CA à la ligne 418 de sa première T2.

Facture au-dessus du plafond

Supposons que chaque ligne d'une facture de constitution d'avocat de 4 200 $ CA est un frais de constitution et que personne d'autre n'en a déduit une partie. Au plus 3 000 $ CA vont à la ligne 418. Les autres 1 200 $ CA ne sont pas déduits en vertu de l'alinéa 20(1)b). Les notes du ministère des Finances indiquent que les montants au-delà du plafond sont inclus dans la catégorie 14.1; l'application ici exige qu'un professionnel lise la facture.

Un fondateur paie en premier

Une fondatrice paie 1 000 $ CA de frais de constitution avec sa propre carte avant l'existence de la société, et la société la rembourse plus tard. Si elle a déduit les 1 000 $ CA quelque part, le plafond de la société pour la même constitution tombe à 2 000 $ CA. Qui le demande, et la part du plafond partagé de 3 000 $ CA qu'il utilise, se règle avant la première T2.

Votre situation est différente?

• Vous venez de vous constituer en société et avez besoin de comptes de l'ARC : consultez après la constitution en société.
• Vous montez les livres de la nouvelle société : consultez les livres d'une nouvelle SPCC.
• Vous avez dépensé de l'argent avant votre première vente ou avant la constitution : consultez les coûts de démarrage avant votre première vente.
• Vous avez payé personnellement et voulez être remboursé : consultez les dépenses d'entreprise payées personnellement.
• Vous avez payé de la TPS/TVH sur la facture avant que la société soit inscrite : consultez demander la TPS/TVH payée avant l'inscription.
• Vous n'êtes pas certain qu'un coût soit permis : consultez les dépenses d'entreprise que l'ARC accepte.
• Vous avez transféré une entreprise individuelle dans la société : consultez les livres après la constitution en société d'une entreprise individuelle.
• Vous vous êtes constitué en société pour vendre vos propres services et pourriez autrement être l'employé du client : consultez l'entreprise de services personnels, et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant de demander ces frais.
• Vos livres de première année ne sont pas montés, ou la facture, les prêts et les relevés bancaires ne concordent pas : obtenez de l'aide en tenue de livres pour que la T2 parte de livres complets.
• La facture de votre avocat dépasse le plafond, vous ou un associé avez payé avant la constitution, ou votre première T2 est due : le plafond est partagé, l'excédent a son propre traitement, et la personne qui a engagé chaque coût peut déterminer qui peut le demander. Obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés pour régler ces points avant la production de la déclaration.