Contador omitió declaraciones HST, T2 o T4 y no responde

¿Qué hago primero si mi contador omitió declaraciones y dejó de responder?

Primero averigüe qué tiene la CRA registrado y después ocúpese de lo atrasado. La CRA considera que el negocio es responsable de sus registros, aunque los tenga otra persona (responsabilidades sobre los registros). El alivio por la falla de un contador es la excepción, como explica la sección de alivio más abajo. Lo que sí controla usted es qué tan rápido actúa.

1. Revise. Ingrese a My Business Account y anote el estado, el saldo y el correo de cada cuenta de impuestos asociada al Business Number: impuesto de la corporación (T2), GST/HST y nómina. Verifique que los datos bancarios y la dirección postal sean suyos y que el dinero que entregó al contador para impuestos aparezca como un pago.
2. Haga una lista de lo atrasado con la tabla de fechas de vencimiento que aparece abajo. Anote cualquier requerimiento o determinación de la CRA con su fecha: cada aviso inicia su propio plazo (para objetar una determinación de la T2 o de GST/HST, el plazo es de 90 días desde que se envía el aviso; en una declaración personal puede ser más largo), así que no espere a que el contador responda.
3. Escríbale al contador, con fecha, y enumere los registros y las confirmaciones de presentación que quiere recuperar antes de una fecha determinada.
4. Retire el acceso del contador a sus cuentas de la CRA si va a terminar la relación, una vez que haya guardado lo que muestra la cuenta.
5. Acuerde cómo presentar las declaraciones atrasadas, quién las presenta y en qué orden. Antes de enviar cualquiera, vea si le conviene una divulgación voluntaria; esta no puede aliviar cargos que ya fueron determinados (vea la sección de alivio más abajo).
6. Pida alivio de multas e intereses con una explicación clara de lo que pasó.
7. Decida si presentará una queja. Va en paralelo a la presentación de las declaraciones, nunca en lugar de ellas.

Un caso no es sencillo cuando faltan declaraciones en más de una cuenta de impuestos o de un año, la CRA envió un requerimiento o determinó un monto estimado, el negocio está en Quebec, usted no sabe si las declaraciones presentadas coinciden con lo que entregó al contador, el dinero que pagó nunca llegó a la CRA, o la contabilidad de los períodos faltantes está atrasada o en manos del contador. Las retenciones de nómina y el GST/HST que no se remitieron se mantienen en fideicomiso, y a los directores se les puede determinar una responsabilidad personal por ellos, en general dentro de dos años después de que dejaron de ser directores. Encargar el trabajo a un contador no elimina ese deber: no responde el director que actuó con el cuidado de una persona razonablemente prudente, con medidas tomadas antes de la falla. Los miembros de una sociedad de personas (salvo los socios comanditarios que no sean también socios generales) responden solidariamente por el GST/HST de la sociedad. La guía cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar trata la exposición de los directores. Estos casos requieren criterio profesional para decidir qué presentar primero, si conviene una divulgación voluntaria y si el alivio es realista.

Reúna: su Business Number y su acceso en línea si lo tiene, la última T2 y el aviso de determinación, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de los períodos faltantes, los registros de nómina, los pagos hechos al contador, la carta de contratación si existe y todos los mensajes con el contador.

¿Cómo averiguo qué presentó realmente mi contador?

Ingrese a My Business Account y revise cada cuenta de impuestos por separado. La CRA enumera estos servicios:

En Profile → Manage authorized representatives, la CRA también le permite ver las transacciones en línea que un representante hizo en la cuenta de su negocio. Eso muestra lo que hizo el contador en línea. Los servicios de depósito directo y de dirección muestran adónde van los reembolsos y el correo.

¿No tiene un acceso propio? Sin él no puede ver las cuentas ni retirar el acceso en línea. Conseguir ese acceso es la primera tarea, y un profesional puede ayudarle; el Form AUT-01X, más abajo, es la vía en papel para retirar el acceso del contador.

Una declaración presentada en una cuenta de impuestos no dice nada sobre las demás. Si el negocio está ubicado en Quebec, Revenu Québec generalmente administra el GST/HST. Quebec y Alberta también administran y cobran sus propios impuestos de corporaciones, así que una corporación en esas provincias puede tener una declaración provincial que la T2 no reemplaza (la de Alberta es la AT1), y un empleador de Quebec envía las retenciones del Plan de Pensiones de Quebec (QPP), del Régimen de Seguro Parental de Quebec (QPIP) y del impuesto sobre la renta de Quebec a Revenu Québec. Pida también a la agencia de la provincia su registro de presentaciones; esta página cubre solo el lado de la CRA. Si el negocio no aparece en su cuenta, la guía cambio de contador explica cómo agregarlo.

¿Qué declaraciones podrían estar atrasadas y cuándo vencía cada una?

Cada presentación tiene su propia fecha de vencimiento y su propia cuenta en la CRA.

Un propietario único no presenta la T2: los ingresos del negocio van en la declaración personal del propietario. Una sociedad de personas puede presentar el T5013; la guía cambio de contador indica esa fecha.

¿Cómo recupero de mi contador mis libros, comprobantes y copias de las declaraciones presentadas?

Pídalos por escrito, enumere los elementos y fije una fecha. Si el contador es un CPA, el código de la profesión exige transferir sin demora los bienes del cliente al propio cliente o a quien este designe, y entregar a un sucesor la información del cliente que sea razonable y necesaria cuando el cliente lo pida por escrito (Código de CPA Ontario, Reglas 303.1 y 303.2). El texto del Código citado aquí es el de la edición de febrero de 2016; rige el Código vigente del organismo regulador.

Esa división proviene de la guía del Código sobre la Regla 303. La misma guía dice que normalmente no se espera que un contador anterior entregue a su sucesor más que los estados financieros y las declaraciones de impuestos del año previo, a menos que se le pague el tiempo, así que pida usted mismo también lo que le pertenece.

Si su contabilidad está en un archivo contable en línea que el contador configuró, pida en la misma carta que lo hagan a usted su propietario o que le entreguen una exportación completa: libro mayor, balance de comprobación y conciliaciones bancarias.

CPABC describe la misma regla sobre el sucesor para Columbia Británica y dice que un contador anterior no debe retener información del cliente por honorarios impagos. Estas reglas obligan a los CPA. Para cualquier otra persona, la carta de contratación y otras leyes determinan qué puede exigir; pida por escrito y, si la respuesta es no, un abogado puede decirle qué se aplica a su caso.

Mientras espera, el servicio Enquiries de My Business Account de la CRA entrega copias de avisos anteriores y estados de cuenta personalizados. Los servicios de cuenta que se enumeran arriba muestran el estado y los detalles de las declaraciones, no copias de ellas; por eso pida primero al contador una copia de la T2 presentada y, si no responde, pregunte a la CRA qué puede darle. Los estados de cuenta bancarios, las facturas y los registros de nómina son la base para reconstruir lo que falte; vea cómo poner al día la contabilidad atrasada. La CRA también le pide que le informe los cambios de terceros que puedan afectar sus registros.

¿Cómo retiro a mi contador de mis cuentas de la CRA?

Elimine la autorización en My Business Account o envíe un formulario en papel si no puede ingresar. Hágalo cuando termine la relación, no mientras el contador siga siendo quien presenta, y antes guarde lo que muestra la cuenta, incluida la lista de transacciones del representante.

• En línea: abra Profile → Manage authorized representatives y vea, modifique o elimine la autorización del contador. El acceso continúa hasta que usted o el representante lo cancelen, o hasta que venza.
• En papel: envíe el Form AUT-01X a su centro tributario dentro de seis meses desde que lo firmó, o la CRA no lo procesará. Quien firma debe tener autoridad de firma sobre las cuentas, y el nombre debe coincidir con los registros de la CRA. El mismo formulario cubre una cuenta personal (SIN), que el contador de un propietario único también puede tener.

Las opciones de alcance del formulario (todo el Business Number o una sola cuenta) y la autorización separada de un nuevo contador están en cambio de contador.

¿Cuánto cuestan las presentaciones tardías y qué ya empezó a acumularse?

En una declaración T2 o de GST/HST, la multa por presentación tardía es un porcentaje del impuesto sin pagar, así que el monto crece con cada mes completo. Los intereses corren por separado y pueden haber empezado ya.

Para una corporación, los intereses por mora se capitalizan diariamente sobre cualquier saldo impago desde el día de vencimiento del saldo hasta la fecha de pago, a una tasa que se fija cada tres meses. El día de vencimiento del saldo llega antes de la fecha límite de presentación de la T2, así que los intereses pueden correr durante meses antes de que la declaración siquiera esté atrasada. Cómo se calcula cada cargo, incluso en una declaración personal, está en multas, intereses y alivio.

La CRA envió un requerimiento de presentación o determinó un monto estimado: ¿qué cambia?

Un requerimiento convierte la presentación en un deber legal con fecha límite, y un monto estimado pone en su cuenta una cifra que usted no eligió. Ninguno de los dos cancela la declaración faltante.

• Requerimiento de presentación. Después de la carta o el aviso de la CRA, usted está legalmente obligado a presentar la declaración conforme a la subsección 150(2) de la Income Tax Act, y un funcionario que llame le dará una fecha límite. En una T2, un requerimiento más una multa por presentación tardía que se debía en alguno de los tres años fiscales anteriores trae las tasas más altas para casos repetidos (10% más 2% al mes).
• Determinación estimada del impuesto sobre la renta. La CRA puede determinar el impuesto adeudado conforme a la subsección 152(7). Dice que no incluirá las deducciones voluntarias a las que usted pudo haber tenido derecho. Para objetar, una corporación tiene 90 días desde que se envía el aviso; una persona física tiene el plazo que termine después entre ese y un año desde la fecha de vencimiento de la declaración (Income Tax Act, sección 165(1)). Presentar la declaración faltante no es una objeción.
• GST/HST. La Excise Tax Act permite a la CRA determinar el impuesto aunque no se haya presentado una declaración, y la obligación no cambia porque no se haya hecho una determinación. Si el aviso cubre un período que usted no ha presentado, el árbol de decisión de la CRA pregunta si recibió una solicitud de presentar ese período y luego indica presentar la declaración del período que muestra el aviso, a menos que el aviso diga que no se haga. El plazo para objetar es de 90 días desde la fecha del aviso. En general, los créditos fiscales por insumos deben reclamarse dentro de cuatro años después del período al que corresponden, medido hasta la fecha de vencimiento de una declaración, así que una reclamación ordinaria por los períodos omitidos más antiguos puede estar fuera de plazo (Excise Tax Act, sección 225(4)). Sin embargo, cuando la CRA determina un período, debe tomar en cuenta un crédito no reclamado que una declaración oportuna habría permitido, aunque haya vencido únicamente el plazo de reclamación, siempre que existan los documentos requeridos (sección 296(2)). Reúna los recibos de todos los períodos antes de dar por perdidos los créditos antiguos.

Lea primero la fecha del aviso y sus instrucciones. Varios años sin presentar, o un requerimiento que abarque más de una cuenta de impuestos, se tratan en cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar; una determinación estimada de GST/HST, incluidos créditos fiscales por insumos antiguos, se trata en declaraciones de GST/HST sin presentar y determinaciones estimadas.

¿Puede la CRA cancelar multas e intereses cuando mi contador falló, y cómo lo pido?

A veces, pero no de manera automática. La circular de alivio de la CRA dice que, en general, los contribuyentes son responsables de los errores o retrasos causados por terceros, con alivio para situaciones excepcionales. El alivio es discrecional, y la circular dice que sus lineamientos no son vinculantes en la ley.

La circular nombra tres tipos de situación: circunstancias extraordinarias, acciones de la CRA, e incapacidad de pago o dificultad económica. También dice que el alivio puede aplicar cuando una circunstancia extraordinaria fuera del control del representante del contribuyente le impidió cumplir una obligación, y sus ejemplos de circunstancias extraordinarias incluyen una enfermedad grave o un accidente. Sus ejemplos no son exhaustivos y no incluyen por sí solo el retraso de un contador, y cada solicitud se decide según sus propios méritos, así que explique exactamente qué pasó.

Entre los factores que la CRA pondera:

• su historial de cumplimiento;
• si usted permitió a sabiendas que existiera un saldo sobre el que se acumularon intereses por mora;
• si tomó el cuidado razonable y no fue negligente ni descuidado;
• si actuó con rapidez para corregir el retraso o la omisión.

Los dos últimos dependen de usted ahora: diga qué le pidió al contador, cuándo supo de la falla y con qué rapidez presentó.

Para pedirlo, ingrese a My Business Account, elija el programa y la cuenta, y use el servicio Request relief of penalties and interest, o envíe el Form RC4288 por correo. Dé una descripción detallada, completa y exacta, y envíe los documentos de respaldo: la carta de contratación, los mensajes con fecha al contador, el registro de la cuenta en la CRA y la fecha en que presentó. En general, el alivio de multas alcanza un año fiscal (en GST/HST, un período de declaración) que haya terminado dentro de 10 años antes del año calendario de la solicitud, y el alivio de intereses alcanza los intereses acumulados en 10 años calendario antes del año de la solicitud, más los intereses acumulados en el año de la solicitud (IC07-1R1, párrafos 12 a 15.1). Una negativa y los pasos siguientes se tratan en multas, intereses y alivio.

La divulgación voluntaria es una vía distinta, pero no sirve para cargos ya determinados. Si la información tiene al menos un año o un período de declaración de atraso respecto de su fecha de vencimiento, el Programa de Divulgaciones Voluntarias de la CRA normalmente alivia 100% de las multas y 75% de los intereses cuando la solicitud se presenta por iniciativa propia. Debe ser voluntaria: no después de que haya comenzado una auditoría o una investigación. Una carta de la CRA que señale el error o fije una fecha límite generalmente hace que la solicitud deje de ser por iniciativa propia; entonces el alivio es de 25% de los intereses y de hasta 100% de las multas. No cubre las multas ni los intereses ya determinados (IC00-1R7, párrafos 11 y 16 a 21; GST/HST Memorandum 16-5-1), así que decida antes de que las declaraciones atrasadas se presenten y se determinen. Cómo funciona una solicitud se explica en revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

¿Puedo presentar una queja ante el organismo regulador de mi contador y qué puede hacer?

Si el contador es un CPA, el organismo provincial de CPA puede revisar su conducta. Su proceso no resuelve disputas de honorarios, y los resultados que enumera no incluyen devolverle dinero. Cuatro organismos provinciales:

Cada página enlazada explica cómo presentar la queja. Otras provincias tienen sus propios organismos de CPA con sus propias reglas; busque el de la provincia del contador.

La guía de CPA Ontario enumera los resultados que puede alcanzar: cerrar el expediente, orientación o amonestación, remisión y una audiencia disciplinaria. La compensación al cliente no está entre ellos. Una queja no puede retirarse una vez enviada, y CPA Ontario puede compartir con el contador lo que usted envíe, así que revise antes qué contienen sus documentos. Pide documentos de respaldo como cartas de contratación, estados financieros, declaraciones de impuestos y correspondencia. Una queja no presenta nada por usted, así que nunca reemplaza la presentación.

¿Ante quién puedo quejarme si mi responsable contable o mi contador no es CPA?

El proceso de un organismo de CPA cubre a sus propios miembros, estudiantes y firmas. En general, quien no es ninguno de ellos queda fuera de su alcance: CPA Ontario dice que muchas quejas plantean asuntos fuera de su jurisdicción y que puede aconsejar al denunciante buscar asesoría legal.

Un responsable contable o preparador de impuestos que no sea CPA puede no pertenecer a ninguna profesión regulada, y entonces ningún organismo de CPA tiene autoridad sobre él. Primero verifique si la persona es CPA; la guía cómo elegir un contador en Canadá explica cómo. Si no lo es, sus opciones incluyen los términos de la carta de contratación y una demanda civil. Si no hay un contrato por escrito, reconstruya la relación con lo que tenga: mensajes con fecha, transferencias bancarias o cheques pagados al contador y copias de lo que usted envió. La guía de CPA Ontario también enumera el sistema de justicia civil y penal, la policía local y el asesor legal independiente como otras opciones.

Si encuentra una declaración presentada con cifras que usted nunca entregó, la corrección de errores pasados se explica en revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

¿Puedo recuperar las multas o los honorarios que pagué por las presentaciones omitidas?

No de forma automática. El alivio cancela cargos de la CRA, no los honorarios pagados al contador, y los organismos de Ontario y Columbia Británica no intervienen en disputas de honorarios.

Las pérdidas que causó la falla, como las multas y los intereses que no se cancelaron, son un posible objeto de una demanda civil, que es un tema legal. La página de la oficina del síndico (syndic) de Quebec remite a los lectores al fondo de seguro de responsabilidad profesional y al fondo de indemnización de la profesión, y sugiere consultar a un abogado sobre las vías civiles.

Una demanda civil tiene plazos que fija la ley provincial. La guía de CPA Ontario sobre conservación de registros (Regla 218) describe una acción por negligencia como surgida cuando el daño se conoce o debió conocerse, y remite a asesoría legal sobre los plazos de prescripción. Busque esa asesoría pronto y conserve la carta de contratación y todos los mensajes.

Ejemplo

Cifras ilustrativas en dólares canadienses.

Corporación de Ontario, T2 nunca presentada

Una corporación con cierre al 31 de diciembre debe presentar su T2 el 30 de junio. El contador nunca la presentó y dejó de responder. La cuenta de la CRA muestra C$10,000 de impuesto sin pagar en la fecha límite de presentación; suponga que no hubo requerimiento de la CRA ni una multa anterior por presentación tardía. Un nuevo contador la presenta el 1 de octubre, con tres meses completos de atraso. La multa por presentación tardía es 5% más 3% por tres meses: 8% de C$10,000, o C$800. Los intereses por mora comenzaron el día de vencimiento del saldo, meses antes del 30 de junio, y se suman a la multa. La T2 tiene menos de un año de atraso, por lo que la divulgación voluntaria no está disponible para ella; todavía no se ha pedido alivio, y los registros del propietario sobre los mensajes sin respuesta se incluyen en esa solicitud.

Propietario único, faltan cuatro declaraciones de GST/HST

Un propietario único con ventas de C$120,000 descubre en My Business Account que nunca se presentaron cuatro declaraciones de GST/HST, y un aviso muestra un monto estimado que la CRA determinó tras pedir las declaraciones. El propietario anota la fecha del aviso y sus instrucciones. El árbol de decisión de la CRA indica presentar la declaración de cada período que se muestra, salvo que el aviso diga que no, así que el propietario reúne los registros de ventas y los recibos de cada período antes de presentar nada. Las reclamaciones ordinarias de los períodos más antiguos pueden estar fuera de plazo, pero la CRA todavía puede permitir créditos en la determinación cuando existen documentos, y los créditos sin documentos no se pueden reclamar; si el contador tiene los registros, la carta los pide primero.

Corporación de Columbia Británica con cinco empleados

Una corporación de Columbia Británica con cinco empleados no logra comunicarse con su contador. Los comprobantes T4 y la conciliación de nómina de dos años no están confirmados. El propietario revisa la cuenta de nómina en My Business Account para ver las remesas registradas y las declaraciones presentadas, guarda los detalles de las declaraciones, elimina la autorización del contador, y un nuevo contador presenta lo que falte. La multa por comprobantes tardíos se calcula en la guía de comprobantes.

¿Su caso es distinto?

• Tiene un requerimiento de la CRA, una determinación estimada, o dos o más años omitidos entre T2, GST/HST y nómina, o no puede confirmar qué se presentó: obtenga ayuda con impuestos corporativos para definir qué declaraciones están atrasadas, en qué orden presentarlas, si una divulgación voluntaria o un alivio es realista y quién las presenta. Un propietario único en la misma situación puede obtener ayuda con impuestos de personas físicas.
• El dinero que entregó al contador nunca llegó a la CRA, o una declaración presentada muestra cifras que usted nunca dio: esto va más allá de una presentación tardía. Vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria para saber cómo funciona la corrección de errores pasados y ayuda con impuestos corporativos para saber qué hacer primero.
• Su corporación tiene varios años sin presentar: vea cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.
• La CRA estimó su GST/HST: vea declaraciones de GST/HST sin presentar y determinaciones estimadas.
• Se omitieron remesas de nómina o comprobantes: vea remesas de nómina tardías y comprobantes T4 y T5 tardíos.
• La contabilidad de los períodos faltantes está atrasada o no existe: empiece por cómo poner al día la contabilidad atrasada y obtenga ayuda con contabilidad.
• Está listo para cambiar de contador: vea cambio de contador y cómo elegir un contador en Canadá.
• El contador también hizo su declaración personal: vea cómo ponerse al día con declaraciones personales sin presentar.
• El contador también manejó bienes en el extranjero, una filial extranjera o una empresa de EE. UU.: vea informes de bienes y filiales en el extranjero y declaraciones de EE. UU. omitidas por una corporación canadiense.
• Quiere divulgar declaraciones omitidas antes de que actúe la CRA, o la CRA abrió una revisión o auditoría: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.