Regalías de clientes de EE. UU.: impuestos y formularios

¿El pago es una regalía, una tarifa por servicios o una venta?

Un pago por el permiso de usar propiedad intelectual suele ser una regalía, incluso cuando es un precio por cada producto vendido. Una tarifa por un trabajo que usted hace puede ser ingreso por servicios, y una transferencia total de todos sus derechos puede ser una venta. La etiqueta del contrato no decide cuál es.

El Artículo XII(4) considera regalías las ganancias por transferir derechos intangibles cuando dependen de la productividad, el uso o la disposición posterior, así que llamar precio de compra a un pago por producto no lo saca necesariamente del artículo de regalías. Tratado entre Canadá y EE. UU., Artículo XII

Para el impuesto interno de EE. UU., la venta a precio fijo de un intangible por parte de un no residente generalmente tiene fuente fuera de EE. UU.; solo la parte del precio que depende de la productividad, el uso o la disposición del intangible tiene fuente como regalía. Una venta atribuible a una oficina u otro lugar fijo de negocios en EE. UU. es la excepción. 26 USC 865, IRS Publication 519, propiedad intangible

¿Una licencia de software o el acceso en línea es una regalía?

Lo decide lo que recibe el cliente.

Un trato que mezcla estos elementos se clasifica según aquello por lo que el cliente paga principalmente. Para los años fiscales que comienzan el 14 de enero de 2025 o después, estas reglas rigen la retención en EE. UU.; no tratan la definición de regalías del tratado ni la clasificación de Canadá, así que un contrato mixto sigue dependiendo de sus términos. 26 CFR 1.861-18, 26 CFR 1.861-19

¿El impuesto de EE. UU. sobre regalías depende del pagador o del lugar donde se usa mi obra?

La fuente de las regalías según el derecho interno de EE. UU. generalmente sigue el lugar donde se usa la propiedad intelectual. La dirección de un pagador en EE. UU. no convierte por sí sola cada regalía en ingreso de fuente estadounidense.

Una licencia para usar la obra en EE. UU. puede generar regalías de fuente estadounidense aunque el creador trabaje por completo en Canadá. Una licencia limitada al uso fuera de EE. UU. generalmente produce regalías de fuente extranjera. Para derechos mundiales, conserve registros de uso por territorio que respalden la asignación. IRS Publication 519, reglas de fuente

Para las regalías de fuente estadounidense que no están vinculadas efectivamente con un negocio en EE. UU., la tasa federal por defecto es 30% del pago bruto, sujeta al alivio del tratado. Los gastos no reducen ese impuesto sobre la base bruta. IRS: ingresos FDAP

El Artículo XII(6) da al tratado su propia regla de fuente, pero el Artículo XII(2) deja el gravamen de EE. UU. al derecho interno de EE. UU. Revise primero la fuente según el derecho interno y luego el alivio del tratado. Tratado entre Canadá y EE. UU., Artículo XII

¿Qué tasa de regalías del tratado entre Canadá y EE. UU. se aplica?

Las regalías elegibles están exentas o tienen un tope de 10% de la regalía bruta. La categoría depende de los derechos licenciados, no de la ocupación del creador.

El receptor debe ser el beneficiario efectivo y residente de Canadá con derecho a los beneficios del tratado. Una corporación también debe superar una prueba de limitación de beneficios, basada en quién la posee y qué parte de su ingreso bruto sale como pagos deducibles a otros, o en un negocio activo canadiense que sea sustancial en relación con la actividad en EE. UU.; si no la supera, puede pedir alivio a la autoridad competente de EE. UU. Estar constituida en Canadá no basta por sí solo. Reglas especiales sobre establecimientos permanentes y partes relacionadas pueden cambiar el resultado. Tratado entre Canadá y EE. UU., Artículos XII y XXIX A

La etiqueta «diseño» no decide la tasa; la decide el derecho licenciado. Reproducir su dibujo u obra de arte es una regalía de derechos de autor bajo XII(3)(a); licenciar una marca, o un diseño o modelo industrial, no lo es. Un personaje de historieta en juguetes puede tener ambos, así que el contrato debe asignar el pago por derecho; que una juguetera maneje inventario y envíos no demuestra qué derechos aportó usted. Tratado entre Canadá y EE. UU., Artículo XII

¿Qué formulario W-8 y qué líneas del tratado debo entregar al pagador?

Un beneficiario efectivo persona física generalmente entrega al pagador el Form W-8BEN; una corporación canadiense generalmente usa el Form W-8BEN-E. Entréguelo firmado antes del pago, indicando la categoría de regalía en que se basa la reclamación del tratado.

Ambos formularios son solo para personas extranjeras. Un ciudadano de EE. UU., incluso uno que vive en Canadá, y un extranjero residente de EE. UU., como un titular de una green card, usan en cambio el Form W-9; consulte estadounidenses que viven en Canadá.

La línea especial de regalías es obligatoria porque el tratado fija tasas distintas para distintos tipos de regalías. Por ejemplo, para regalías de software: Artículo XII(3)(b), 0%, regalías, y una declaración de que usted es residente de Canadá y beneficiario efectivo. Para una regalía de marca: Artículo XII(2), 10%. Instrucciones del W-8BEN, instrucciones del W-8BEN-E

No siempre hace falta un número de contribuyente de EE. UU. para una reclamación ordinaria de tratado sobre regalías. El receptor generalmente puede dar en su lugar un número de identificación fiscal extranjero emitido en Canadá: la línea 6a del W-8BEN o la línea 9b del W-8BEN-E, en vez del número de EE. UU. de la línea 5 o la línea 8. No use esta opción sin un número que califique. Requisitos de reclamación del tratado, 26 CFR 1.1441-6

Un W-8 generalmente sigue vigente hasta el último día del tercer año calendario siguiente, contado desde el año en que usted lo firma, salvo que un cambio lo haga incorrecto, como mudarse a EE. UU., que el ingreso pase a estar vinculado efectivamente con un negocio en EE. UU., o un cambio en la propiedad de una corporación que afecte su casilla de limitación de beneficios. Avise al pagador dentro de 30 días y entréguele un formulario nuevo. Si el pagador le pide en cambio un W-9, consulte trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU.; para el resto de un formulario corporativo, consulte formularios W para una corporación canadiense.

¿Qué debe mostrar el Form 1042-S y qué hago si el código es incorrecto?

El pagador generalmente informa las regalías de fuente estadounidense en el Form 1042-S, incluso cuando el alivio del tratado elimina la retención. El código de ingreso nombra la categoría del pago; no fija la tasa del tratado. IRS Publication 515, obligaciones de declaración

Verifique, frente al contrato y a la tasa del tratado que reclamó, el código de ingreso (casilla 1), el ingreso bruto (casilla 2), el código de exención (casilla 3a; 04 para una reclamación de tratado), la tasa del impuesto (casilla 3b), el impuesto retenido (casilla 10) y sus propios datos. El código 10 puede cubrir tanto una regalía de patente exenta como una regalía de marca gravable. Si el contrato y el formulario no coinciden, pregunte al pagador por qué eligió ese código y pida un formulario corregido cuando corresponda. Instrucciones del Form 1042-S

¿Cuándo pasan las regalías a ser utilidades empresariales en EE. UU.?

Solo si usted tiene una presencia en EE. UU. vinculada con el derecho licenciado. Una licencia firmada desde Canadá con un cliente de EE. UU., sin oficina ni agente dependiente en EE. UU., es el caso ordinario de regalías descrito arriba. Si usted realiza, o ha realizado, un negocio en EE. UU. mediante un establecimiento permanente, como un lugar fijo de negocios, una persona que habitualmente concluye contratos en su nombre, o servicios prestados allí durante 183 días o más en doce meses según el Artículo V(9), y el derecho licenciado está vinculado efectivamente con ese establecimiento, el Artículo VII grava la regalía como utilidades empresariales en lugar del Artículo XII. Tratado entre Canadá y EE. UU., Artículos V, VII y XII(5) El derecho interno de EE. UU. tiene una prueba aparte de ingresos vinculados efectivamente, por lo que hay que revisar ambos. IRS Publication 519

Para el ingreso gravable vinculado efectivamente, el Form W-8ECI generalmente reemplaza al W-8 ordinario para ese ingreso. Exige un número de contribuyente de EE. UU., y librarse de la retención sobre el monto bruto no evita una posible declaración en EE. UU. ni el impuesto sobre el ingreso neto. Instrucciones del W-8ECI

¿Debo presentar una declaración en EE. UU. por una regalía?

No solo por la regalía, si se retuvo el impuesto correcto y usted no tiene un negocio o actividad comercial en EE. UU. Una persona física generalmente presenta el Form 1040-NR si se dedica a un negocio o actividad comercial en EE. UU. (aunque esté exenta por tratado), si no se retuvo todo el impuesto de EE. UU. que se debía por la regalía, o para reclamar el impuesto retenido en exceso. Instrucciones del 1040-NR, quién debe presentar Para la prueba completa, consulte trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU. o, para una corporación, declaración de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense.

¿Cómo corrijo una retención por defecto o recupero un impuesto retenido de más?

Si el pagador retuvo 30% porque faltaba la documentación del tratado, establezca la clasificación, la fuente y la elegibilidad al tratado antes de pedir un reembolso. El pagador responde por el impuesto que debió retener, por lo que retiene cuando no hay un formulario válido (IRS Publication 515, responsabilidad por el impuesto). Un W-8 posterior respalda los pagos futuros, pero no devuelve automáticamente la retención anterior. Entregue al pagador el W-8 correcto y las cláusulas de la licencia en que se basa la reclamación, y pregunte si puede corregir la retención y el Form 1042-S, lo que generalmente solo puede hacer antes de presentarlo o entregarlo, cuyo vencimiento es el 15 de marzo posterior al año del pago (IRS Publication 515, ajuste por retención excesiva, 26 CFR 1.1461-2). Si no puede, una persona física generalmente reclama el reembolso en el Form 1040-NR y una corporación en el Form 1120-F (instrucciones del 1040-NR, instrucciones del 1120-F), en el plazo que termine más tarde entre 3 años después de presentar la declaración y 2 años después de pagar el impuesto, considerando la retención como pagada en la fecha de vencimiento original de la declaración (26 USC 6511, 26 USC 6513(b)(3)). Para el procedimiento, consulte impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses.

¿Cómo declaro las regalías y el impuesto de EE. UU. en Canadá?

Declare la regalía bruta en dólares canadienses, antes del impuesto de EE. UU. La clasificación de una regalía en EE. UU. no resuelve la canadiense: la línea depende de si las regalías son por una obra o invento, ingreso empresarial o ingreso de propiedad.

La CRA reconoce que las regalías pueden ser ingreso de inversión o ingreso empresarial, así que no ponga todo pago a un creador en la línea 10400 sin revisar la actividad. CRA: línea 10400, regalías

Para una corporación, un negocio cuyo propósito principal es obtener regalías de bienes es un specified investment business (negocio de inversión específico), no un negocio activo, salvo que emplee más de 5 empleados de tiempo completo durante todo el año; la deducción para pequeñas empresas se aplica solo al ingreso de un negocio activo. Income Tax Act, sección 125; consulte cómo tributan las corporaciones.

Convierta el ingreso y el impuesto elegible a dólares canadienses (CRA: crédito federal por impuestos extranjeros). Ingresos extranjeros en una declaración canadiense explica el Form T2209 y el límite del crédito; un residente de Quebec también presenta una declaración de Quebec y reclama el crédito de Quebec con el Form TP-772-V (Revenu Québec: crédito por impuestos extranjeros). El impuesto retenido por encima de la tasa del tratado generalmente no es acreditable; la CRA espera que se reclame un reembolso a EE. UU. (CRA, folio del crédito por impuestos extranjeros, párrafos 1.34–1.35); consulte impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses. El crédito de una corporación está en reclamar impuestos de EE. UU. en la declaración de su corporación.

Para el ingreso de propiedad de fuente extranjera de una persona física, distinto de bienes raíces, el impuesto que excede 15% del ingreso generalmente es deducible conforme a la subsección 20(11), en lugar de incluirse en el crédito por impuestos extranjeros. A las tasas del tratado indicadas arriba, el impuesto de EE. UU. queda por debajo de ese límite. El límite no se aplica a las corporaciones y no es un límite general para todas las regalías. Income Tax Act, subsección 20(11)

¿Y si me paga mi propia empresa de EE. UU. o una plataforma?

La propiedad relacionada no elimina la retención sobre regalías. El Artículo XII(7) limita el trato del tratado al monto que habrían acordado partes no relacionadas; consulte precios entre sus empresas canadiense y de EE. UU. sobre precios y documentación. Una entidad que tributa a través de sus propietarios en un país pero como contribuyente separado en el otro también puede perder los beneficios del tratado bajo el Artículo IV(7). Tratado entre Canadá y EE. UU., Artículos IV(7) y XII(7)

Una corporación relacionada con el pagador (sección 267(b) o 707(b)) que recibe de él más de US$500,000 en un año generalmente también debe informar la reclamación del tratado en el Form 8833 (instrucciones); consulte declaración de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense.

El Form 1099-K o el Form 1042-S de una plataforma no resuelve la clasificación ni la fuente; las resuelve el contrato. Consulte formularios de plataformas de pago de EE. UU. para vendedores canadienses.

¿Cobro GST/HST sobre la tarifa de licencia?

Una licencia de propiedad intelectual que califica, otorgada a un receptor no residente que no está inscrito bajo las disposiciones regulares de inscripción de GST/HST cuando se hace el suministro, es de tasa cero, así que no se cobra GST/HST. Una dirección en EE. UU. o una exención del tratado de impuesto sobre la renta no bastan por sí solas para establecer el trato de GST/HST.

Confirme la residencia y la condición de inscripción del receptor cuando se hace el suministro, y conserve las pruebas. Otros arreglos pueden requerir otra disposición con exclusiones distintas. Excise Tax Act, Schedule VI, Part V, sección 10; CRA GST/HST Memorandum 4-5-3, párrafo 106

Para las pruebas de exportación y otros arreglos con clientes, consulte cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..

Ejemplo

Una ilustradora canadiense que trabaja por cuenta propia licencia solo los derechos de autor de reproducción de su personaje de historieta a una juguetera de EE. UU., que reproduce la obra en EE. UU. Suponga que ella califica para los beneficios del tratado, no tiene establecimiento permanente en EE. UU., el contrato no incluye licencia de marca ni de diseño industrial, y ella declara la regalía como ingreso empresarial en Canadá. Dólares estadounidenses ilustrativos: la regalía bruta es de US$10,000.

• Con un W-8BEN archivado que reclama el Artículo XII(3)(a): el pagador retiene US$0 y paga US$10,000. El Form 1042-S muestra el código de ingreso 12, el código de exención 04 y una tasa de 0%.
• Sin W-8BEN: el pagador retiene 30%, es decir US$3,000, y paga US$7,000. Si ella califica, puede reclamar el reembolso de los US$3,000 al pagador o al IRS, no a Canadá.

En Canadá, de cualquier forma, ella declara los US$10,000 brutos antes de gastos. Con un tipo de cambio supuesto de C$1.35 por US$1, eso son C$13,500; sin el formulario solo se depositan C$9,450. Como la tasa del tratado es 0%, la CRA no trata los US$3,000 como impuesto extranjero pagado para el crédito y espera que ella los reclame a EE. UU. Una licencia de marca en el mismo trato tendría un tope de 10%, no de 0%. Tratado entre Canadá y EE. UU., Artículo XII, CRA: línea 10400, regalías, CRA, folio del crédito por impuestos extranjeros, párrafos 1.34–1.35

¿Su caso es distinto?

• Es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card y vive en Canadá: un W-8 es solo para personas extranjeras. Consulte estadounidenses que viven en Canadá.
• Estancias largas en EE. UU. o una vivienda allí pueden hacerlo residente de ambos países: el alivio del tratado depende entonces del desempate de residencia del Artículo IV. Consulte canadienses con visa TN.
• Un contrato mezcla derechos de autor, marcas, acceso a software o tarifas de desarrollo, o usted tiene actividad empresarial en EE. UU.: impuestos transfronterizos. Lleve el contrato firmado, el calendario de derechos y territorios, los informes de uso, el W-8 y el Form 1042-S.
• Su corporación canadiense recibe las regalías: formularios W para una corporación canadiense y reclamar impuestos de EE. UU. en la declaración de su corporación.
• Su propia empresa de EE. UU. paga la licencia: precios entre sus empresas canadiense y de EE. UU..
• Una plataforma emite el formulario de pago, o usted vende descargas o productos a compradores individuales de EE. UU. en lugar de licenciar a una empresa: formularios de plataformas de pago de EE. UU. para vendedores canadienses.