Contabilidad de una LLC de EE. UU. con propietario extranjero

¿Qué debe mostrar la contabilidad de una LLC o corporación de EE. UU. de propiedad extranjera?

Una LLC o corporación de EE. UU. con un propietario extranjero debe llevar una contabilidad permanente, exacta y completa de sus ingresos, deducciones y créditos, además de los registros que muestren cómo trató con su propietario y con otras partes relacionadas. Toda persona sujeta al impuesto de EE. UU., o que deba presentar una declaración informativa, debe llevar libros contables (26 CFR 1.6001-1). La propiedad extranjera añade la obligación de mostrar con quién trató la empresa, por cuánto y por qué (instrucciones del Form 5472; 26 CFR 1.6038A-3).

Esa obligación recae sobre una «corporación que debe informar» (reporting corporation): una corporación de EE. UU. en la que una persona extranjera tiene, directa o indirectamente, al menos 25% de los votos o del valor en cualquier momento del año, o una LLC de EE. UU. de propiedad total de una persona extranjera que no ha elegido tributar como corporación, y que para estas reglas cuenta como corporación. Una LLC que sí hizo esa elección es aquí una corporación común. La corporación que debe informar presenta un Form 5472 por cada parte relacionada con la que tuvo una operación informable, y la contabilidad debe respaldar cada cifra del formulario.

El caso deja de ser sencillo cuando el dinero del propietario pasa por cuentas personales o extranjeras, la empresa trata con sus otras empresas, con familiares o con una matriz extranjera, faltan años de contabilidad o de Form 5472, o la empresa tiene empleados, cobra impuesto sobre las ventas o suma un segundo propietario. En esos casos, un profesional quizá deba revisar la contabilidad antes de basar una declaración en ella.

Reúna primero: los documentos de constitución, el acuerdo operativo o el registro de acciones, la carta de confirmación del EIN, todos los estados de cuenta bancarios y de tarjetas desde la constitución (incluidas las cuentas personales o extranjeras que pagaron gastos de la empresa), una lista de cada transferencia entre usted y la empresa, los contratos y acuerdos de préstamo con empresas relacionadas o con familiares, y las declaraciones anteriores.

La contabilidad también alimenta la declaración de EE. UU. Una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera no tiene declaración propia del impuesto sobre la renta, pero en cualquier año con una operación informable presenta un Form 1120 pro forma, casi en blanco, con el Form 5472 adjunto (instrucciones del Form 5472; más detalles en presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera). Una corporación de propiedad extranjera adjunta el Form 5472 a su Form 1120 en esos mismos años (instrucciones del Form 1120). Si el propietario debe impuestos en EE. UU. sobre la utilidad es otra pregunta: vea cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU..

¿Quién lleva la contabilidad: yo, un responsable contable en EE. UU. o mi contador en el extranjero?

Cualquiera de los tres puede hacerlo, porque las reglas de registros no dicen quién debe anotar las operaciones. La ley permite que la empresa lleve los registros o encargue a otra persona que los lleve (26 USC 6038A(a)). El reglamento permite que los conserve la empresa, una parte relacionada extranjera (a menudo el propietario) o un tercero, siempre que se cumplan las reglas de ubicación que aparecen más abajo (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)). La multa por registros faltantes recae sobre la empresa, no sobre quien los lleva (26 USC 6038A(d)).

La elección es práctica, no una regla tributaria:

El software y la contratación se explican en llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable. Si un error del responsable contable causa una multa, vea errores del responsable contable y quién paga.

¿Qué operaciones con el propietario van en el Form 5472 y cómo debe marcarlas la contabilidad?

El Form 5472 informa las operaciones de una empresa con sus partes relacionadas. Una operación es toda venta, préstamo, anticipo, aporte u otra transferencia de dinero o bienes, y todo servicio, esté o no por escrito (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Con una parte relacionada extranjera, lo que se debe informar depende del tipo de entidad (26 CFR 1.6038A-2(b)(3) y (4)):

Las Parts IV a VI son secciones del Form 5472: la IV enumera las operaciones en dinero, la V las demás operaciones de una LLC de propiedad extranjera y la VI las operaciones no monetarias o por debajo de su valor. Que una partida encaje en un tipo de la lista puede depender de los hechos, así que pida a un preparador que lo confirme antes de dejarla fuera del registro.

En las Parts IV y VI, un monto de una operación o serie de operaciones con una parte relacionada extranjera que sume $50,000 o menos puede informarse como ese monto o menos (instrucciones del Form 5472). Las instrucciones de la Part V no mencionan ese atajo, así que anote esas partidas por su monto real. El libro debe seguir incluyendo cada partida, porque el IRS puede pedir los registros.

Para marcarlas en la contabilidad:

• Cree un contacto para el propietario y para cada persona o empresa relacionada. Guarde su nombre, dirección, país de residencia fiscal, número de identificación fiscal si lo tiene, naturaleza del negocio y relación con la empresa, que son los datos que pide el Form 5472 (26 CFR 1.6038A-2(b)(2)).
• Etiquete cada operación con su tipo: venta, compra, alquiler, regalía, servicio, comisión, préstamo, interés, aporte o distribución.
• Guarde en cada línea el monto en la moneda original, el tipo de cambio y el monto en dólares estadounidenses.
• Genere un informe por parte relacionada y por año. Se debe presentar un Form 5472 separado por cada parte relacionada con una operación informable (26 CFR 1.6038A-2(a)(1)).

El formato del registro y qué transferencias cuentan se explican en registros de operaciones de una LLC de propiedad extranjera.

¿Cómo registro el dinero que aporto y el que retiro?

Según sus condiciones reales, una transferencia es un aporte, un préstamo o el pago de algo. Acuerde las condiciones por escrito antes de mover el dinero y haga que la contabilidad las refleje. Lo que cada caso significa en el Form 5472 está en la tabla anterior.

Una corporación debe conservar los documentos que establecen el trato fiscal en EE. UU. de los aportes de capital, dividendos y préstamos de un titular extranjero (26 CFR 1.6038A-3(a)(3), Example 2). Los préstamos se informan en la Part IV por sus saldos; los aportes de capital y los dividendos no tienen allí una línea propia.

Cómo decidir entre un préstamo y un aporte se explica en aporte o préstamo del propietario a su LLC; cómo financiar una corporación desde el extranjero, en aportar dinero a su corporación de EE. UU. desde el extranjero; y el dinero de familiares, en dinero de familiares en el extranjero. Los intereses, dividendos, alquileres y pagos similares de fuente estadounidense a una persona extranjera también pueden tener retención en EE. UU., y la empresa, como pagadora, responde por el impuesto que debió retener (26 USC 1441; 26 USC 1442; 26 USC 1461). Pagarse a sí mismo como propietario extranjero explica cuáles.

¿Y los pagos a mis otras empresas, a familiares o a una matriz extranjera?

Los pagos a sus otras empresas, a familiares o a una matriz extranjera son operaciones con partes relacionadas y se tratan como las operaciones con usted. El Form 5472 considera parte relacionada al propietario extranjero que tiene al menos 25%, a toda persona relacionada con la empresa o con ese propietario según las pruebas de parentesco y control del código tributario, y a toda persona relacionada según sus reglas de la sección 482 (instrucciones del Form 5472).

La prueba de parentesco abarca a hermanos, cónyuge, ascendientes (padres, abuelos y más atrás) y descendientes directos (hijos, nietos y más abajo). La prueba de control abarca a una empresa de la que el propietario tiene más de la mitad, contando las acciones de su familia, como una empresa hermana en el extranjero que le factura a la empresa de EE. UU. (26 USC 267(b) y (c)). Un familiar o una empresa que sea persona de EE. UU. (US person) es una parte relacionada nacional. Las Parts IV a VI no detallan esas operaciones, pero igual puede corresponder un Form 5472 separado para esa parte, y la contabilidad debe seguir registrándolas (instrucciones del Form 5472).

Marque a cada una como parte relacionada. Un pago a un familiar por un trabajo es un pago por servicios. La ayuda gratuita del personal o de la oficina de una empresa hermana es una operación por debajo del valor total, que se describe con una estimación de su valor (Part VI). Conserve contratos, facturas, registros de horas y todo lo que muestre cómo se fijó el precio; la lista de registros del reglamento alcanza a los registros que una parte relacionada extranjera tiene sobre estas operaciones (26 CFR 1.6038A-3(a)(1) y (c)(2)).

¿Necesito una cuenta bancaria separada en EE. UU.?

Ninguna regla del Form 5472 ni de registros la exige. Lo que sí hace el IRS es recomendar a todo negocio nuevo que abra una cuenta corriente empresarial y la mantenga separada de la personal (Publication 583). Es una orientación, no una ley, pero permite ver todas las operaciones de la empresa en sus propios estados de cuenta. Los bancos y las plataformas de pago fijan sus propias reglas: vea dirección y cuenta bancaria en EE. UU. desde el extranjero.

Si usted paga gastos de la empresa desde su cuenta o tarjeta personal, cada pago puede ser una transferencia de dinero a la empresa hecha en su nombre (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Si lo es, regístrelo en la fecha del pago con el tipo de cambio de ese día y guarde el estado de cuenta. Que sea un aporte o un monto que se le debe depende de las condiciones: vea gastos del negocio en una tarjeta personal.

Si los clientes pagan a su cuenta personal o extranjera, ese dinero aún puede ser ingreso de la empresa, porque la contabilidad debe establecer el ingreso bruto de la empresa (26 CFR 1.6001-1(a)). Registre la venta y lo que usted entregó a la empresa; los pagos de plataformas se explican en pagos de plataformas de venta en una LLC de propiedad extranjera.

Una empresa con una cuenta en el extranjero puede tener su propia obligación de presentar la FBAR (informe de cuentas bancarias y financieras extranjeras): vea FBAR para cuentas de la empresa en el extranjero.

¿Qué moneda usa la contabilidad y qué tipos de cambio usa la declaración?

Dólares estadounidenses, guardando la moneda original en cada línea. Los montos del Form 5472 deben estar en dólares estadounidenses, con una declaración de los tipos de cambio usados (26 CFR 1.6038A-2(c)), y las instrucciones piden una tabla de esos tipos (instrucciones del Form 5472).

El IRS dice que el dólar es la moneda funcional de todos los contribuyentes, salvo algunas unidades de negocio calificadas (qualified business units), que son unidades separadas de un negocio con sus propios libros. Una empresa manejada por completo en el extranjero en una moneda local puede ser una de ellas, y lo debe decidir un preparador (IRS: moneda extranjera).

Convierta cada partida al tipo de cambio vigente cuando la empresa la recibe, la paga o la acumula. El IRS no tiene un tipo de cambio oficial y, por lo general, acepta cualquier tipo publicado que se use de manera uniforme (IRS: tipos de cambio). Guarde la fuente del tipo de cambio en cada línea; la tabla de tipos del Form 5472 sale de esas líneas. Las ganancias y pérdidas cambiarias de saldos en moneda extranjera se explican en cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU..

¿Los registros deben conservarse en EE. UU. o en inglés?

Los registros ligados a operaciones con partes relacionadas deben conservarse en EE. UU., salvo que se aplique una excepción para empresas pequeñas o que la empresa cumpla las condiciones para conservarlos en el extranjero.

Una corporación queda fuera de estas reglas especiales de registros, aunque no fuera del Form 5472 ni de los registros tributarios ordinarios, si sus ingresos brutos en EE. UU. son menores de $10,000,000, o si sus pagos brutos hacia y desde partes relacionadas extranjeras son de $5,000,000 como máximo y menores de 10% de su ingreso bruto en EE. UU. Las corporaciones relacionadas que deben informar se cuentan en conjunto. Una LLC de propiedad extranjera sin elección fiscal no puede usar ninguna de las dos excepciones (26 CFR 1.6038A-1(h) e (i)).

Sin una excepción, para los registros que no suele conservar en EE. UU., la empresa debe entregar al IRS los originales o copias solicitados dentro de 60 días desde la solicitud, o trasladarlos a EE. UU. en ese plazo con un índice y un custodio en EE. UU. (26 CFR 1.6038A-3(f)).

Los demás registros pueden quedar en otro idioma. La empresa debe entregar traducciones al inglés de documentos específicos dentro de 30 días desde la solicitud (26 CFR 1.6038A-3(b)(3)). Los anexos que se adjuntan al Form 5472 deben estar en inglés (26 CFR 1.6038A-2(c)).

¿Método de efectivo o de acumulación: qué cuenta el Form 5472 como pagado y recibido?

Una empresa con el método de acumulación cuenta los montos con partes relacionadas cuando se acumulan, no solo cuando se pagan. Tanto el reglamento como las instrucciones exigen que una empresa con el método de acumulación use los pagos y cobros acumulados, y las instrucciones añaden que, en las Parts IV y VI, «pagado» y «recibido» incluyen los montos acumulados (instrucciones del Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). Una factura de una empresa relacionada sin pagar al cierre del año pertenece a los registros de partes relacionadas de ese año.

La regla para una empresa con el método de efectivo es menos clara: la nota de las Parts IV y VI no se limita a las empresas con el método de acumulación, mientras que la regla general y el reglamento solo se refieren a ellas. Hasta que un preparador indique otra cosa, lleve una lista aparte de las facturas de partes relacionadas por fecha de emisión y también por fecha de pago; el libro en sí sigue el método contable de la empresa.

Los préstamos se informan como saldos inicial y final o como un promedio mensual, no como la suma de cada anticipo. La contabilidad y la declaración deben usar el mismo método contable (Publication 583); vea método de efectivo o de acumulación para un negocio pequeño.

Informar un monto acumulado en el Form 5472 no decide cuándo es deducible. Para los montos que se deben a una persona extranjera relacionada, como los intereses acumulados a favor del propietario, la ley ordena que los reglamentos permitan al pagador deducirlos solo cuando se pagan, con excepciones (26 USC 267(a)(3)). Entregue al preparador los saldos pendientes con partes relacionadas y para qué es cada uno.

¿Cuánto tiempo conservo los registros y cuánto cuesta no tenerlos?

Conserve los registros mientras puedan importar para una operación con una parte relacionada, y nunca por menos del tiempo en que el IRS puede determinar o cobrar el impuesto del año al que afectan (26 CFR 1.6038A-3(g); 26 CFR 1.6001-1(e)).

La falta de registros puede costarle a la empresa de tres maneras:

• $25,000 por cada año fiscal en que no presente el Form 5472 correctamente o no conserve los registros que exige el reglamento. El reglamento aplica la multa una vez por parte relacionada y por año, así que dos partes relacionadas pueden significar dos multas. Un formulario sustancialmente incompleto se considera no presentado (26 USC 6038A(d); 26 CFR 1.6038A-4).
• Otros $25,000 por cada parte relacionada, por cada período de 30 días o fracción en que la omisión continúe después de 90 días desde el aviso del IRS.
• Si el IRS cita con una orden (summons) registros sobre una operación con una parte relacionada extranjera y la empresa no puede entregarlos porque no los conservó, el IRS puede fijar a su sola discreción la deducción o el costo de esa operación (26 USC 6038A(e)).

Los años omitidos y el alivio de multas se explican en Form 5472 omitido y alivio de multas.

¿Qué debe tener listo una empresa nueva en Delaware u otro estado de EE. UU. en su primer año?

Organícese en este orden:

1. Inicie la contabilidad en la fecha de constitución, con los cargos de constitución y el primer aporte del propietario (cómo organizar la contabilidad de una LLC nueva).
2. Abra una cuenta empresarial. Antes de la primera transferencia, cree cuentas separadas para los aportes del propietario, las distribuciones y los préstamos del propietario, y cree los contactos y las etiquetas de partes relacionadas.
3. Registre cada transferencia del propietario cuando ocurra (fecha, monto, moneda, tipo de cambio, etiqueta), con las condiciones del aporte o préstamo escritas antes.
4. Concilie cada mes las cuentas bancarias y las del propietario (es una buena práctica, no una regla). Al cierre del año, genere el informe de partes relacionadas y guarde la tabla de tipos de cambio.

El Form 5472 se presenta con la declaración de la empresa, a más tardar en la fecha de vencimiento de esa declaración, prórrogas incluidas: por lo general, el día 15 del cuarto mes después del cierre del año fiscal, es decir, el 15 de abril en un año calendario, con hasta seis meses más mediante el Form 7004 presentado en esa fecha (instrucciones del Form 5472; instrucciones del Form 1120; instrucciones del Form 7004). Cómo la presenta una LLC de propiedad extranjera se explica en presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.

Cualquiera de los casos de la primera sección es motivo para contratar a un responsable contable en EE. UU. antes de la primera declaración. Un año sin registro, o dinero del propietario que pasó por cuentas personales o extranjeras, significa que hay que reconstruir el respaldo con fechas de cada transferencia. Un segundo propietario pone fin al estado de «propiedad total» en el que se basan las reglas de la LLC de un solo miembro (instrucciones del Form 5472). La LLC pasa entonces a ser una sociedad de personas, salvo que elija ser tratada como corporación (26 CFR 301.7701-3(b)(1)).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses, salvo que se nombre otra moneda. En cada uno, el propietario no es ciudadano ni residente fiscal de EE. UU., y ninguna LLC ha elegido tributar como corporación.

Una diseñadora en el extranjero con una LLC de un solo miembro en Delaware

Una diseñadora en Tel Aviv es propietaria de una LLC de un solo miembro en Delaware. La LLC factura US$80,000 a clientes no relacionados, por lo que esas ventas no son operaciones con partes relacionadas y el Form 5472 no las enumera. La diseñadora paga US$6,000 de software con una tarjeta personal en shékeles. El responsable contable registra cada cargo en su propia fecha, con el monto en shékeles, el tipo de cambio publicado ese día y el monto en dólares estadounidenses, como el gasto de software con su contrapartida: un aporte o un monto que la LLC le debe a la diseñadora, lo que se haya acordado de antemano. Si es un aporte, va en el anexo de la Part V. Si es un préstamo, se suma al saldo del préstamo. En ambos casos, el tipo de cambio del shékel va en la tabla de tipos de cambio.

Una corporación que compra a una empresa hermana

La corporación C de Wyoming de un propietario de Shenzhen compra US$40,000 en servicios a una empresa hermana de Hong Kong, en cuatro facturas de US$10,000. Cada factura es una compra a una parte relacionada y se guarda con su fecha, su monto en la moneda original y su tipo de cambio. Suponga que la corporación usa el método de acumulación para el impuesto de EE. UU. y que los servicios se prestaron en diciembre: esa factura, pagada en enero, pertenece a los registros de partes relacionadas de diciembre. Si el costo es deducible ese año lo debe definir el preparador, como se explicó antes. El formulario permite informar un monto de US$50,000 o menos como "$50,000 or less", pero el libro sigue incluyendo cada factura.

Un propietario de Vancouver que financia una LLC de EE. UU.

Un propietario de Vancouver financia una LLC de un solo miembro de EE. UU. con cuatro transferencias por un total de US$25,000: US$5,000 el 15 ene., US$8,000 el 3 mar., US$7,000 el 20 jun. y US$5,000 el 9 sept. El 14 nov. la LLC devuelve US$10,000. Cada movimiento necesita una fecha, un monto y una etiqueta: las cuatro transferencias son aportes y el pago de vuelta es una distribución. La LLC enumera los cinco en su anexo de la Part V, y los que se convirtieron desde dólares canadienses van en la tabla de tipos de cambio. Canadá tiene sus propias reglas para el propietario de una LLC de EE. UU.: vea propietario canadiense de una LLC de EE. UU..

¿Su caso es distinto?

• La empresa lleva un año o más sin registro de operaciones, o el dinero del propietario pasó por cuentas personales o extranjeras. Quizá haya que reconstruir el respaldo con fechas de cada transferencia antes de que la empresa presente su declaración: vea reconstruir la contabilidad por declaraciones omitidas de propietarios extranjeros y ayuda con la contabilidad.
• Vence un primer Form 5472, se omitió uno o llegó un aviso. La presentación depende de la contabilidad de esos años: vea Form 5472 omitido y alivio de multas, junto con la actualización de contabilidad atrasada de esos años.
• Su contador en el extranjero lleva la contabilidad de EE. UU. pero no en dólares estadounidenses, o sin etiquetar las transferencias del propietario. Quizá haya que convertir y etiquetar los libros, de aquí en adelante y en años anteriores: vea contabilidad en EE. UU..
• La empresa suma empleados, impuesto sobre las ventas o un segundo propietario. La nómina y el impuesto sobre las ventas añaden registros mensuales: considere la contabilidad mensual. Si hay un segundo propietario, vea una empresa con un copropietario extranjero.
• Su empresa es una subsidiaria estadounidense de una empresa extranjera, o vende por plataformas de venta. Vea contabilidad de una subsidiaria de EE. UU. de una matriz extranjera y pagos de plataformas de venta en una LLC de propiedad extranjera.
• Usted quiere pagarse a sí mismo, o su preparador pide la contabilidad que respalda la declaración de una corporación. Vea pagarse a sí mismo como propietario extranjero y qué necesita su preparador para una corporación de propiedad extranjera.
• Usted vive en EE. UU., tiene una green card o tiene vigente una elección de declaración conjunta. Un ciudadano de EE. UU., un residente fiscal de EE. UU. por la green card o la prueba de presencia sustancial, y una persona con una elección de declaración conjunta de la sección 6013(g) o (h) vigente no son personas extranjeras aquí, y entonces el Form 5472 puede no aplicar (IRS: residencia fiscal; 26 CFR 1.6038A-1(f)(1)). Vea impuestos transfronterizos.