Estados financieros auditados: auditoría, revisión o compilación

¿Las startups necesitan una auditoría y los fondos de capital de riesgo exigen estados auditados?

Ninguna norma tributaria federal obliga a una corporación privada de EE. UU. a auditar sus estados financieros. La exigencia viene de un contrato o de una norma de valores: el acuerdo de derechos de inversionistas, un contrato de préstamo o la exención con la que se venden las acciones. Lea primero esa cláusula. Indica qué estados, de qué período, para qué fecha y si deben ser auditados, revisados o solo preparados por la gerencia. Pida al abogado de la empresa que la lea con usted.

El caso no es sencillo cuando la cláusula pide auditar un año ya cerrado, cuando el capital, la compensación basada en acciones o los ingresos nunca se registraron con el método de acumulación, cuando la empresa tiene una matriz o subsidiaria en el extranjero, o cuando se planea una oferta de crowdfunding o con inversionistas no acreditados.

Reúna:

• El acuerdo de derechos de inversionistas, el contrato de préstamo o los documentos de la oferta
• Los balances de comprobación de cada año que cubrirá la auditoría o la revisión, y del año anterior
• Las conciliaciones bancarias y de tarjetas de todas las cuentas
• La tabla de capitalización, el registro de opciones y los documentos de capital firmados
• Los contratos con clientes y proveedores
• Los Forms 1120 ya presentados

Auditoría, revisión y compilación: ¿cuál es la diferencia?

Una auditoría da una opinión; una revisión da seguridad limitada; una compilación no da ninguna. La comparación del AICPA explica los tres niveles.

Un prestamista puede aceptar una revisión; los inversionistas que piden estados «auditados» se refieren a una auditoría. En la declaración de impuestos, los estados revisados o compilados tampoco cuentan como auditados: las instrucciones del Schedule UTP lo dicen de forma expresa.

¿Cuándo exigen las normas de valores estados revisados o auditados?

Dos exenciones que usan las startups fijan los requisitos según el monto. La Regulation Crowdfunding vincula el nivel con el monto recaudado; una oferta bajo la Rule 506(b) de la Regulation D lo hace solo cuando un comprador no es inversionista acreditado.

Regulation Crowdfunding. El nivel depende del monto objetivo de la oferta más los montos vendidos con esta exención en los 12 meses anteriores (17 CFR 227.201(t)). Incluya el monto máximo que aceptará si supera el objetivo.

Si ya existen estados revisados o auditados, el emisor debe presentarlos en lugar del nivel inferior. Los estados deben seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados de EE. UU. y cubrir los dos ejercicios fiscales más recientes, o el período desde la constitución si es más corto. No cumple la regla un informe de revisión con salvedades, ni un informe de auditoría con opinión con salvedades, adversa o con abstención de opinión. Después de la recaudación, cada informe anual necesita estados certificados por el director ejecutivo principal, o los revisados o auditados si existen (17 CFR 227.202).

Rule 506(b) con un comprador no acreditado. Si algún comprador no es inversionista acreditado, la empresa debe entregarle información financiera con tiempo razonable antes de la venta (17 CFR 230.502(b)). Para ofertas de hasta $20,000,000, los estados siguen las reglas del Tier 1 de la Regulation A y no necesitan estar auditados, pero debe usarse una auditoría que se haya obtenido para otro fin. Por encima de ese monto se aplican las reglas del Tier 2 y se exigen estados auditados (Form 1-A, Parte F/S). Las ventas solo a inversionistas acreditados no tienen este requisito.

¿Qué suele desencadenar una primera auditoría?

Una primera auditoría suele empezar porque un documento o una operación la exige, no porque la empresa alcance cierto tamaño. Los detonantes más comunes:

• Una cláusula de derechos de inversionistas en una ronda con precio que pide estados anuales auditados
• Una obligación en un préstamo o deuda de riesgo (venture debt) que exige estados revisados o auditados
• Una recaudación de crowdfunding por encima de los niveles de revisión, o una venta bajo la Rule 506(b) a un comprador no acreditado
• La debida diligencia de un comprador en una adquisición
• Una junta directiva o un inversionista líder que pide una auditoría cuando la cláusula es opcional

La cláusula fija la fecha límite. Si pide estados auditados dentro de cierto número de días después del cierre del año, cuente hacia atrás desde esa fecha.

¿Nuestro responsable contable o preparador de impuestos puede auditar también nuestra contabilidad?

Por lo general, el auditor o revisor es una firma de CPA independiente y distinta. Es común que una firma lleve la contabilidad y las declaraciones de impuestos, y otra haga la auditoría. Según la regla de independencia de la SEC, un contador que lleva o prepara los registros contables de un cliente no es independiente (17 CFR 210.2-01(c)(4)). La Regulation Crowdfunding acepta la independencia según la regla de la SEC o según las reglas del AICPA (Instruction 10 to 227.201(t)).

El código del AICPA permite que el auditor de una empresa privada preste otros servicios solo bajo condiciones pensadas para proteger la independencia, entre ellas que la gerencia asuma la responsabilidad de la contabilidad y de sus resultados. Que una firma pueda hacer ambas cosas depende de esas reglas y de la evaluación del propio auditor. Pregunte al auditor, por escrito, qué servicios puede seguir prestando.

¿Qué necesita una primera auditoría de la contabilidad?

Una primera auditoría necesita una contabilidad con el método de acumulación que coincida con evidencia externa al inicio y al final del año. La opinión de auditoría cubre los resultados del año, así que el auditor también debe quedar conforme con los saldos iniciales; cuando el año anterior nunca se auditó, eso por lo general significa probar también los saldos finales del año anterior.

¿Cómo prepararse para una primera auditoría financiera y en qué orden?

Corrija primero los saldos que prueba el auditor, después las áreas de criterio y al final los estados financieros. El orden:

1. Lea la cláusula y acuerde qué años y qué estados cubre.
2. Concilie cada cuenta bancaria, de tarjeta y de préstamo en las fechas inicial y final.
3. Cierre cada año con el método de acumulación y un corte de operaciones limpio.
4. Haga coincidir el capital con la tabla de capitalización y los documentos firmados.
5. Registre la compensación basada en acciones desde el primer otorgamiento.
6. Prepare la provisión de impuestos sobre la renta.
7. Redacte los estados financieros y las notas, y documente las políticas contables de ingresos y de otros rubros.
8. Reúna el respaldo de los saldos grandes: contratos, documentos de préstamos y facturas de activos fijos.

El tiempo de preparación depende de cuánto de esto ya esté hecho. Cuentas conciliadas, capital que concuerda con la tabla de capitalización, un corte de operaciones limpio y una provisión preparada antes del trabajo de campo lo acortan; los años faltantes, el capital sin registrar y una subsidiaria en el extranjero lo alargan. Para los informes mensuales que mantienen la contabilidad lista para auditar, vea estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva.

¿Una auditoría cambia nuestro Form 1120?

Una auditoría no cambia las reglas tributarias, pero puede cambiar lo que informa el Form 1120 y qué anexos se aplican. El Schedule L muestra el balance general según los libros, que según las instrucciones del Form 1120 debe concordar con los libros y registros, y el Schedule M-1 o M-3 parte de la utilidad contable. Los ajustes registrados durante la auditoría pasan a esos anexos.

Una auditoría no traslada por sí sola la declaración al método de acumulación. Una corporación cuyos ingresos brutos anuales promedio de los tres años anteriores sean de $32,000,000 o menos por lo general puede usar el método de efectivo (Publication 538); un cambio de método tiene sus propias reglas, que se explican en cómo pasar del método de efectivo al de acumulación. El gasto de compensación basada en acciones cambia la utilidad contable, pero la deducción fiscal sigue el ingreso gravable del titular, por lo que rara vez coinciden (compensación basada en acciones). Cuando un ajuste de auditoría muestra que una declaración presentada usó una cifra errónea, pregunte si esa declaración necesita corregirse.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

El prestamista pide una revisión y los inversionistas no piden nada

Una empresa obtiene un préstamo de riesgo (venture loan) de $3,000,000 que exige estados anuales revisados dentro de un plazo fijo después del cierre del año. Los documentos de los inversionistas solo piden estados sin auditar. La empresa cierra su contabilidad con el método de acumulación, y una firma de CPA externa, independiente de la empresa y distinta de su responsable contable, hace la revisión. Si más adelante los inversionistas piden una auditoría del año siguiente, el balance general revisado al cierre pasa a ser los saldos iniciales que prueba el auditor.

La Serie B exige una auditoría del año pasado

El acuerdo de derechos de inversionistas de la Serie B exige estados auditados del año que acaba de terminar. La empresa nunca ha sido auditada, así que el auditor también prueba los saldos al inicio de ese año. Primero la empresa hace coincidir el capital con la tabla de capitalización, registra la compensación basada en acciones de cada otorgamiento desde el primero y prepara la provisión de impuestos sobre la renta; después el auditor inicia el trabajo de campo.

Recaudación en una plataforma de crowdfunding

Una empresa planea una recaudación de $1,500,000 bajo la Regulation Crowdfunding, la primera que hace. El monto supera el nivel de revisión para una primera oferta, así que necesita estados auditados conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados de EE. UU. de sus dos ejercicios fiscales más recientes. Sus estados compilados anteriores no cumplen la regla.

¿Su caso es distinto?

• Su contabilidad está atrasada o lleva el método de efectivo: empiece con la limpieza de la contabilidad antes de una ronda y obtenga ayuda contable para startups.
• El auditor pide una provisión de impuestos: vea la provisión de impuestos sobre la renta para una primera auditoría.
• Nunca se registró la compensación basada en acciones: vea cómo ponerse al día con el gasto de compensación basada en acciones.
• La ronda acaba de cerrar y el capital no concuerda: vea cómo registrar una ronda con precio.
• Sus clientes prepagan planes anuales: vea ingresos diferidos por suscripciones.
• Su empresa canadiense está bajo una matriz en Delaware: vea estados financieros para inversionistas después de un Delaware flip y obtenga ayuda tributaria transfronteriza.
• Su empresa es canadiense y necesita estados financieros de cierre para su T2: vea estados financieros de cierre del ejercicio para una corporación.
• La auditoría es para una ronda o una venta y la fecha límite está cerca: obtenga ayuda contable para startups para planear el orden del trabajo.