Estado de resultados de un alquiler para un prestamista

¿Qué quiere un prestamista de una propiedad de alquiler: un estado de resultados, el Schedule E o los contratos de alquiler?

Un prestamista quiere los ingresos y los gastos de cada alquiler que coincidan con su declaración presentada, además de los contratos de alquiler y los registros bancarios que los respaldan. Esta guía usa como ejemplo común la regla pública de Fannie Mae (una de las mayores compradoras de hipotecas de EE. UU.): su Selling Guide parte de su Form 1040 firmado más reciente con los Schedules 1 y E, no de un estado de resultados nuevo. Los préstamos de cartera, bancarios y de cobertura del servicio de la deuda fijan sus propias fórmulas, y pueden pedir los contratos y una lista de alquileres (rent roll) de cada unidad.

Pregunte al prestamista por qué quiere un estado de resultados, qué período y qué base contable, qué partidas suma de nuevo, quién puede prepararlo, y el formato y la fecha de entrega. Si es para cubrir los meses desde la última declaración, arme el estado de esos meses y cuádrelo con la declaración.

Un caso no es sencillo cuando hay una solicitud de préstamo abierta con una fecha límite, cuando los libros están en una hoja de cálculo o atrasados, cuando una propiedad se compró o estuvo vacía desde la última declaración, cuando una LLC o una corporación S tiene los alquileres, o cuando el estado, los depósitos bancarios, los estados del administrador y la declaración no coinciden.

Reúna antes de empezar:

• El Schedule E (o el Form 8825) de los dos últimos años, con el calendario de depreciación.
• Los contratos de alquiler y una lista de alquileres: unidad, inquilino, alquiler mensual, fechas del contrato.
• Los estados de cuenta bancarios de cada cuenta que recibe alquileres o paga costos de las propiedades.
• Los estados del propietario del administrador de la propiedad.
• Los estados de la hipoteca, las facturas del impuesto predial y las facturas del seguro.
• La prueba del pago de su propia vivienda (alquiler o hipoteca) si su informe de crédito no lo muestra. Fannie Mae la exige salvo que usted tenga un año de alquileres de la propiedad (regla).
• El estado de cierre de cualquier propiedad comprada desde la última declaración.

¿Qué período y qué base contable debe usar el estado de resultados?

Use el período que indique el prestamista, con la misma base contable que su declaración. La mayoría de las personas declara los ingresos de alquiler con el método de efectivo: el ingreso cuando se recibe, el gasto cuando se paga, y el alquiler adelantado en el año en que llega (Publication 527). Un estado armado con el método de acumulación pone los alquileres y las cuentas en meses distintos a los del Schedule E.

Las reglas de alquiler de Fannie Mae no dicen si se debe usar el año hasta la fecha o los últimos 12 meses. Promedian el resultado del Schedule E en 12 meses, o en los meses en que la propiedad estuvo en servicio cuando se puede usar un contrato (regla). Indique el período y la base contable en la parte superior del estado, y muestre los meses por separado para que el prestamista pueda promediarlos. Para cuando un prestamista pide un estado actualizado, vea cómo demostrar ingresos a un prestamista.

¿Cómo organizo el estado para que cada línea coincida con el Schedule E?

Dé a cada propiedad su propia columna y use las líneas de ingresos y gastos del Schedule E como categorías, de modo que cada cifra caiga en una línea de la declaración. El Schedule E usa una columna aparte para cada propiedad, y más de tres propiedades requieren más hojas, con los totales en una.

Fuente: el formulario del Schedule E. La línea 22 es la pérdida permitida después del límite de actividades pasivas, así que corresponde a la declaración, no al estado mensual. El borrador del formulario de 2026 divide la línea 13 en 13a, intereses de préstamos de vehículos, y 13b, otros intereses.

Si es copropietario de un alquiler, muestre su parte de cada línea: un copropietario deduce los gastos según el porcentaje que posee (Publication 527). Los cónyuges y las participaciones desiguales pueden cambiar cómo se presenta; vea alquiler en copropiedad: Schedule E o declaración de sociedad de personas.

Debajo de la línea neta, agregue un bloque breve con los montos que un prestamista puede sumar de nuevo: depreciación, intereses, impuestos, seguro y cuotas de la asociación. Así el prestamista tiene los datos sin rehacer sus cálculos. Fannie Mae publica hojas de cálculo, los Forms 1038 y 1038A, que los prestamistas pueden usar para el cálculo (reglas generales).

Si una sociedad de personas o una corporación S tiene los alquileres, siga el Form 8825. Numera las líneas de otra forma: ingresos brutos por alquiler en la 2a, intereses en la 8, impuestos sobre bienes inmuebles en la 10, depreciación en la 14 y otras deducciones en la 17, sin una línea para honorarios de administración.

¿Qué no es un gasto en el estado?

El capital del préstamo, los depósitos de garantía, los retiros del propietario y las mejoras quedan fuera de las líneas de gastos. Cada uno tiene otro lugar.

Las reparaciones mantienen una propiedad en buen estado de funcionamiento, como arreglar una cerradura o pintar una habitación, y van en la línea de reparaciones. Las reglas de seguridad para artículos pequeños y mantenimiento rutinario pueden cambiar la respuesta para algunos costos; vea impuestos de una propiedad de alquiler.

¿Por qué un prestamista suma de nuevo la depreciación, y qué más?

La depreciación reparte el costo de un edificio durante su período de recuperación, generalmente 27.5 años para un edificio residencial de alquiler (Publication 527, Publication 946), así que ningún dinero sale de su cuenta en el año en que se deduce. Un prestamista que trabaja con el flujo de caja la suma de nuevo.

El método de Fannie Mae suma de nuevo más que la depreciación. Agrega las partidas siguientes al neto del Schedule E, divide entre los meses y luego resta el pago mensual completo (regla).

El pago completo es capital, intereses, impuestos, seguro y otros cargos (glosario). Contar los intereses, los impuestos y el seguro tanto en el neto como en el pago cobraría dos veces a la propiedad (tema del Schedule E).

Otros prestamistas eligen sus propias partidas que se suman de nuevo. Pregunte cuáles aplican, y rotule en el estado cualquier costo único con su factura.

¿Por qué el Schedule E puede mostrar una pérdida mientras el prestamista cuenta un ingreso positivo?

El Schedule E resta la depreciación, que no cuesta efectivo ese año, y el método de flujo de caja de un prestamista la suma de nuevo. Una propiedad que pierde dinero en la declaración puede mostrar un flujo de caja positivo.

Las reglas de pérdidas de actividades pasivas también pueden limitar la pérdida de alquiler que usted puede deducir: la línea 22 del Schedule E muestra la pérdida permitida después del límite. Fannie Mae indica a los prestamistas que vigilen los límites de pérdidas pasivas y los arrastres (tema del Schedule E).

También funciona en sentido contrario. Para un alquiler que no es la residencia principal del prestatario, Fannie Mae suma un resultado positivo a los ingresos y un resultado negativo a las obligaciones mensuales. El ingreso de alquiler positivo cuenta por completo solo con 12 meses de experiencia como arrendador. Una declaración que muestre 365 días de alquiler justo lo documenta; si los días son menos, en algunos casos puede hacerlo un contrato de 12 meses o dos años de declaraciones. Con menos experiencia, el ingreso positivo solo puede compensar el pago (reglas generales).

¿Por propiedad o combinado, y cómo muestro una unidad vacía o una compra nueva?

Muestre cada alquiler en su propia columna, con una columna de total. Fannie Mae calcula por separado cada alquiler distinto del que se financia y luego suma los resultados (reglas generales).

Una unidad que se mantiene para alquilar pero está vacía permanece en el estado con sus gastos y con alquiler cero en los meses vacíos. El IRS permite a un propietario deducir los gastos ordinarios y la depreciación de una propiedad mantenida para alquiler mientras está vacía, pero no el alquiler perdido (Publication 527). Cuando una propiedad estuvo fuera de servicio parte del año, Fannie Mae hace que el prestamista verifique que el Schedule E muestre menos de 365 días de alquiler justo y reparaciones que reflejen una renovación (regla).

Para una compra nueva, muestre la fecha de cierre y la fecha en que la propiedad estuvo lista y disponible para alquilar, cuando empiezan la depreciación y los gastos de alquiler (Publication 527); para los costos anteriores, vea gastos del alquiler antes del primer inquilino. Acompáñelo con el contrato, el estado de cierre y dos meses de depósitos. Si la propiedad aún no está en un Schedule E presentado, Fannie Mae cuenta 75% del alquiler del contrato y resta el pago completo (regla).

¿Y si los alquileres están en una LLC, una sociedad de personas o una corporación S?

Entonces el estado sigue la forma en que presenta la entidad. Una LLC con un solo propietario que no ha elegido tributar como corporación es una entidad ignorada: su actividad generalmente se informa en la declaración del propio propietario, y los bienes inmuebles de alquiler normalmente van en el Schedule E, así que se aplica el formato anterior. Una LLC con dos o más miembros es una sociedad de personas, salvo que elija tributar como corporación, y los cónyuges que son dueños por medio de una LLC no pueden elegir el tratamiento de empresa conjunta calificada (qualified joint venture) (instrucciones del Schedule E). En un estado de bienes gananciales (community property), los cónyuges que son los únicos propietarios de una LLC y la tienen como bienes gananciales pueden, en cambio, tratarla como entidad ignorada; el IRS acepta cualquiera de las dos posturas, y un cambio posterior cuenta como una conversión (IRS). Una sociedad de personas o una corporación S informa en el Form 8825.

Fannie Mae considera el ingreso de alquiler informado por medio de una sociedad de personas o una corporación S como ingreso de trabajo independiente, no del Schedule E, y aplica todas sus reglas de documentación para trabajadores independientes cuando también aparece ingreso ordinario en un Schedule K-1 (regla). Vea cómo demostrar ingresos a un prestamista e ingresos del Schedule C para una hipoteca.

¿Cómo cuadro el estado con los estados de cuenta bancarios, el estado del administrador y la declaración presentada?

Cada línea debe poder rastrearse hasta un registro bancario, y los totales de cada año deben coincidir con la declaración presentada o tener una razón escrita de por qué no coinciden.

1. Concilie cada cuenta que recibe alquileres o paga costos de las propiedades hasta la fecha de cierre del estado. El IRS indica a los negocios que su estado de cuenta bancario, su chequera y sus libros deben coincidir.
2. Registre por separado el alquiler bruto y el honorario del administrador, no el depósito neto. Vea cómo convertir un estado del propietario en libros.
3. Codifique cada depósito como alquiler, depósito del inquilino, ingresos de un préstamo o dinero del propietario.
4. Compare los intereses con el Form 1098 de su prestamista hipotecario, y deje el capital fuera del estado. Los intereses siguen el uso que se dio al dinero del préstamo, así que los intereses de dinero retirado para gastos personales no son un gasto de alquiler (instrucciones). Si su pago incluye un depósito en garantía (escrow), sepárelo en capital, intereses y escrow; el catálogo de cuentas para una propiedad de alquiler muestra adónde va cada uno.
5. Tome la depreciación del calendario de depreciación fiscal (línea 18). Si los libros no tienen la cifra del año en curso, márquela como estimación o muéstrela solo en el bloque de partidas que se suman de nuevo.
6. Ponga el estado del último año presentado junto al Schedule E, línea por línea. Explique cada diferencia: un asiento de depreciación hecho al preparar la declaración, un costo que la declaración trató como mejora, o el límite de pérdidas pasivas.

¿Puede una plantilla de hoja de cálculo o un software contable producir este estado?

Sí, si lleva cada propiedad por separado, usa las líneas del Schedule E de la tabla anterior e informa con la base contable de su declaración, por lo general efectivo. En una hoja de cálculo, use una columna por propiedad, los meses a lo largo y una lista de depósitos detrás de cada línea de alquiler. Vea hoja de cálculo o software para los libros de un alquiler y el catálogo de cuentas para una propiedad de alquiler.

¿Quién prepara el estado, y necesita la firma de un CPA o una transcripción?

Los temas de alquiler de Fannie Mae piden declaraciones firmadas, contratos de alquiler y evidencia bancaria, y no exigen la firma de un CPA. Si un prestamista acepta un estado que usted mismo prepara es decisión suya, así que pregunte antes de pagarle a alguien.

Fannie Mae exige que un prestamista use cualquier transcripción del IRS que reciba antes del cierre para verificar lo que usted le entregó (regla), así que un estado que no coincide con la declaración presentada puede llamar la atención. Para las transcripciones, el Form 4506-C y las cartas de un CPA, vea cómo demostrar ingresos a un prestamista.

¿Qué hago si mis libros están atrasados o las cifras no concilian?

Un estado que no coincide con la declaración o con los depósitos invita a preguntas, y cuando se usa un contrato de alquiler, Fannie Mae exige que se explique cualquier diferencia entre el alquiler documentado y el contrato (reglas generales). Concilie lo que pueda. Enumere cada diferencia restante por propiedad y período, con su razón, y no ajuste el estado para forzar que coincida.

Si faltan meses, reconstrúyalos con los estados de cuenta bancarios y los estados del administrador antes de armar nada; vea ponerse al día con los libros de una propiedad de alquiler.

Algunos casos requieren criterio profesional: una declaración que omitió alquileres, varios años de libros faltantes, depósitos mezclados con dinero personal (vea una cuenta bancaria aparte para cada alquiler), o una diferencia que no puede explicar con los registros.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y cifras redondas. Los prestamistas difieren; los cálculos siguen el método publicado de Fannie Mae.

Tres alquileres con depreciación

Un arrendador tiene tres alquileres en el último Schedule E presentado, cada uno alquilado todo el año, con $90,000 de alquileres, $66,000 de gastos en efectivo (intereses $30,000, impuestos $12,000, seguro $5,000, reparaciones $8,000, administración $7,200, otros $3,800) y $22,000 de depreciación. El neto del Schedule E es $90,000 − $66,000 − $22,000 = $2,000. Antes de la depreciación es $24,000.

El método de Fannie Mae se aplica a cada propiedad y suma los resultados. Con los totales combinados:

1. Sume de nuevo la depreciación, los intereses, los impuestos y el seguro: $2,000 + $22,000 + $30,000 + $12,000 + $5,000 = $71,000 al año, o unos $5,917 al mes.
2. Reste el pago mensual completo, $5,000 ($60,000 al año: $30,000 de intereses, $13,000 de capital, $12,000 de impuestos, $5,000 de seguro).
3. El ingreso neto de alquiler es de unos $917 al mes, que cuenta por completo solo con 12 meses de experiencia como arrendador.

Si la depreciación hubiera sido de $27,000, el Schedule E mostraría una pérdida de $3,000, pero el flujo de caja antes de la depreciación seguiría siendo $24,000.

Refinanciamiento de un dúplex

Un arrendador refinancia un dúplex de inversión (ninguna unidad es la vivienda del arrendador) que se alquila a $4,000 al mes; el nuevo pago completo, con impuestos y seguro, es $3,200. Si el dúplex está en el último Schedule E presentado, el prestamista parte del flujo de caja de esa declaración, promediado por mes, y luego resta el pago, así que el estado y la declaración deben coincidir. Si no lo está, el prestamista toma el 75% del alquiler del contrato, $3,000, y resta el pago (regla de refinanciamiento): −$200 al mes, que cuenta como una obligación. En cualquiera de los dos casos, el cuadro de alquileres de un tasador (Form 1007 o 1025) debe respaldar el alquiler, y un contrato necesita depósitos recientes que coincidan. Si el arrendador vive en una unidad, el alquiler de esa unidad no puede contarse, y Fannie Mae suma el alquiler de la otra unidad a los ingresos y el pago completo a las obligaciones, sin compensarlos (reglas generales).

Un alquiler comprado a mitad de año

Un arrendador compra un cuarto alquiler en junio, mucho más de 45 días antes de la solicitud del préstamo, y firma un contrato de 12 meses. El estado del año hasta la fecha muestra seis meses de alquiler de esa propiedad. La propiedad no está en ningún Schedule E presentado, así que el prestamista pide el contrato, el estado de cierre y dos meses de depósitos que coincidan con el contrato. Los tres primeros alquileres salen de la declaración presentada.

¿Es distinto en su caso?

• Hay una solicitud de préstamo abierta y sus libros están atrasados, en una hoja de cálculo, o no coinciden con la declaración ni con los estados del administrador: un estado listo para el prestamista requiere primero libros conciliados. Vea ponerse al día con los libros de una propiedad de alquiler, o pida ayuda contable con la lista del prestamista, la fecha límite, las declaraciones presentadas y los estados.
• Una LLC, una sociedad de personas o una corporación S tiene los alquileres: vea libros de una LLC por propiedad de alquiler y cómo demostrar ingresos a un prestamista.
• También tiene ingresos de trabajo independiente que demostrar: vea ingresos del Schedule C para una hipoteca.
• Se dejó un alquiler fuera de una declaración, o nunca se presentaron los años de alquiler: vea enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores y ponerse al día con declaraciones sin presentar.
• El alquiler es de corto plazo, o usted da a los inquilinos servicios importantes, como servicio de limpieza de habitaciones: esos servicios deciden si corresponde al Schedule C en lugar del Schedule E (instrucciones), y Fannie Mae tiene una regla aparte cuando el alquiler de corto plazo de una sola unidad es la propiedad que se financia.
• No sabe qué cuenta como reparación, mejora o depreciación: vea impuestos de una propiedad de alquiler.