État des résultats d'un immeuble locatif pour un prêteur

Que veut un prêteur pour un immeuble locatif : un état des résultats, l'annexe E ou les baux?

Un prêteur veut les loyers et les dépenses de chaque immeuble locatif, en concordance avec votre déclaration produite, ainsi que les baux et les relevés bancaires qui les appuient. Ce guide prend la règle publique de Fannie Mae comme exemple courant : son Selling Guide part de votre dernier formulaire 1040 signé avec les annexes 1 et E, et non d'un nouvel état des résultats. Les prêts de portefeuille, les prêts bancaires et les prêts fondés sur la couverture du service de la dette fixent leurs propres formules, et peuvent exiger les baux et une liste des loyers (rent roll) pour chaque logement.

Demandez au prêteur pourquoi il veut un état des résultats, quelle période et quelle base, quels éléments il réintègre, qui peut le préparer, et le format et la date d'échéance. S'il doit couvrir les mois depuis la dernière déclaration, dressez-le pour ces mois et faites-le concorder avec la déclaration.

Le dossier n'est pas simple quand une demande de prêt est ouverte avec une date limite, quand les livres sont dans un tableur ou en retard, quand un bien a été acheté ou est resté vacant depuis la dernière déclaration, quand une LLC ou une société de type S détient les immeubles locatifs, ou quand l'état, les dépôts bancaires, les relevés du gestionnaire et la déclaration ne concordent pas.

À rassembler avant de commencer :

• L'annexe E (ou le formulaire 8825) des deux dernières années, avec le tableau d'amortissement.
• Les baux et une liste des loyers : logement, locataire, loyer mensuel, dates du bail.
• Les relevés bancaires de chaque compte qui reçoit les loyers ou paie les frais de l'immeuble.
• Les relevés du propriétaire produits par le gestionnaire immobilier.
• Les relevés d'hypothèque, les comptes de taxes foncières et les factures d'assurance.
• La preuve du paiement de votre propre résidence (loyer ou hypothèque) si votre rapport de crédit ne le montre pas. Fannie Mae l'exige, sauf si vous avez un an de loyers du bien (règle).
• L'état de clôture de tout bien acheté depuis la dernière déclaration.

Quelle période et quelle base l'état des résultats doit-il utiliser?

Utilisez la période que le prêteur indique, selon la même base comptable que votre déclaration. La plupart des particuliers déclarent leurs revenus de location selon la méthode de caisse : le revenu quand il est reçu, les dépenses quand elles sont payées, et le loyer payé d'avance l'année où il arrive (Publication 527). Un état dressé selon la méthode d'exercice place les loyers et les factures dans d'autres mois que ne le fait l'annexe E.

Les règles de Fannie Mae sur les immeubles locatifs ne disent pas s'il faut utiliser l'année en cours ou les 12 derniers mois. Elles font la moyenne du résultat de l'annexe E sur 12 mois, ou sur les mois où un bien était en service quand un bail peut être utilisé (règle). Indiquez la période et la base en haut de l'état, et montrez les mois séparément pour que le prêteur puisse en faire la moyenne. Pour le cas où un prêteur demande un état à jour, voir prouver son revenu à un prêteur.

Comment présenter l'état pour que chaque ligne concorde avec l'annexe E?

Donnez à chaque immeuble sa propre colonne et utilisez les lignes de revenus et de dépenses de l'annexe E comme catégories, de sorte que chaque chiffre tombe sur une ligne de la déclaration. L'annexe E utilise une colonne distincte pour chaque immeuble, et plus de trois immeubles demandent plus de feuilles, avec les totaux sur une seule.

Source : le formulaire de l'annexe E. La ligne 22 est la perte admise après la limite sur les activités passives : elle appartient donc à la déclaration, et non à l'état mensuel. Le projet de formulaire de 2026 divise la ligne 13 en 13a, intérêts sur un prêt de véhicule, et 13b, autres intérêts.

Si vous détenez un immeuble locatif en copropriété, montrez votre part de chaque ligne : un copropriétaire déduit les dépenses selon son pourcentage de propriété (Publication 527). Les conjoints et les parts inégales peuvent changer la façon de produire; voir immeuble locatif en copropriété : annexe E ou déclaration de société de personnes.

Sous la ligne du net, ajoutez un court bloc des montants qu'un prêteur peut réintégrer : amortissement, intérêts, taxes foncières, assurance et cotisations d'association. Il donne au prêteur les données sans qu'il refasse vos calculs. Fannie Mae publie des feuilles de calcul, les formulaires 1038 et 1038A, que les prêteurs peuvent utiliser pour le calcul (règles générales).

Si une société de personnes ou une société de type S détient les immeubles locatifs, suivez plutôt le formulaire 8825. Ses lignes sont numérotées autrement : loyers bruts à la ligne 2a, intérêts à la ligne 8, taxes foncières à la ligne 10, amortissement à la ligne 14 et autres déductions à la ligne 17, sans ligne de frais de gestion.

Qu'est-ce qui n'est pas une dépense dans l'état?

Le capital du prêt, les dépôts de garantie, les retraits du propriétaire et les améliorations restent hors des lignes de dépenses. Chacun a une autre place.

Les réparations gardent un bien en bon état de fonctionnement ordinaire, comme réparer une serrure ou peindre une pièce, et vont à la ligne des réparations. Les règles refuges pour les petits articles et l'entretien courant peuvent changer la réponse pour certains coûts; voir l'impôt sur un immeuble locatif.

Pourquoi un prêteur réintègre-t-il l'amortissement, et quoi d'autre?

L'amortissement répartit le coût d'un bâtiment sur sa période de recouvrement, en général 27,5 ans pour un bâtiment locatif résidentiel (Publication 527, Publication 946) : aucune somme ne sort donc de votre compte l'année où il est déduit. Un prêteur qui part des flux de trésorerie le réintègre.

La méthode de Fannie Mae réintègre plus que l'amortissement. Elle ajoute les éléments ci-dessous au net de l'annexe E, divise par le nombre de mois, puis soustrait le versement mensuel complet (règle).

Le versement complet comprend le capital, les intérêts, les taxes foncières, l'assurance et les autres cotisations spéciales (glossaire). Compter les intérêts, les taxes foncières et l'assurance à la fois dans le net et dans le versement ferait payer le bien deux fois (sujet sur l'annexe E).

D'autres prêteurs choisissent leurs propres réintégrations. Demandez lesquelles s'appliquent, et étiquetez tout coût unique dans l'état avec sa facture.

Pourquoi l'annexe E peut-elle montrer une perte alors que le prêteur compte un revenu positif?

L'annexe E soustrait l'amortissement, qui ne coûte aucun argent cette année-là, et la méthode des flux de trésorerie d'un prêteur le réintègre. Un bien qui perd de l'argent dans la déclaration peut montrer des flux de trésorerie positifs.

Les règles sur les pertes d'activités passives peuvent aussi limiter la perte de location que vous pouvez déduire : la ligne 22 de l'annexe E montre la perte admise après la limite. Fannie Mae dit aux prêteurs de surveiller les limites sur les pertes passives et les reports (sujet sur l'annexe E).

Cela joue aussi dans l'autre sens. Pour un immeuble locatif qui n'est pas la résidence principale de l'emprunteur, Fannie Mae ajoute un résultat positif au revenu et un résultat négatif aux obligations mensuelles. Un revenu de location positif ne compte en entier qu'avec 12 mois d'expérience comme bailleur. Une déclaration montrant 365 jours de location à la juste valeur le documente; si les jours sont moins nombreux, un bail de 12 mois ou deux années de déclarations peuvent le faire dans certains cas. Avec moins d'expérience, un revenu positif ne peut que compenser le versement (règles générales).

Par immeuble ou combiné, et comment montrer un logement vacant ou un nouvel achat?

Montrez chaque immeuble locatif dans sa propre colonne, avec une colonne de total. Fannie Mae calcule séparément chaque immeuble locatif autre que celui qui est financé, puis additionne les résultats (règles générales).

Un logement détenu pour la location mais vide reste dans l'état avec ses dépenses et un loyer nul pour les mois vides. L'IRS permet au propriétaire de déduire les dépenses ordinaires et l'amortissement d'un bien détenu pour la location pendant qu'il est vacant, mais pas le loyer perdu (Publication 527). Quand un bien a été hors service une partie de l'année, Fannie Mae fait vérifier par le prêteur que l'annexe E montre moins de 365 jours de location à la juste valeur et des réparations qui reflètent une rénovation (règle).

Pour un nouvel achat, montrez la date de clôture et la date où le bien était prêt et disponible pour la location, moment où l'amortissement et les dépenses de location commencent (Publication 527); voir les dépenses de location avant le premier locataire pour les coûts antérieurs. Joignez-y le bail, l'état de clôture et deux mois de dépôts. Si le bien ne figure pas encore sur une annexe E produite, Fannie Mae compte 75 % du loyer du bail et soustrait le versement complet (règle).

Et si une LLC, une société de personnes ou une société de type S détient les immeubles locatifs?

L'état suit alors la façon dont l'entité produit sa déclaration. Une LLC à un seul propriétaire qui n'a pas choisi le traitement de société est ignorée : son activité est en général déclarée dans la déclaration du propriétaire, et l'immobilier locatif figure normalement à l'annexe E : la présentation ci-dessus s'applique donc. Une LLC de deux membres ou plus est une société de personnes, sauf si elle choisit le traitement de société, et des conjoints qui possèdent un bien par une LLC ne peuvent pas choisir le traitement de coentreprise admissible (qualified joint venture) (instructions de l'annexe E). Dans un État de communauté de biens, des conjoints qui sont les seuls propriétaires d'une LLC et la détiennent comme bien commun peuvent plutôt la traiter comme ignorée; l'IRS accepte l'une ou l'autre position, et un changement ultérieur compte comme une conversion (IRS). Une société de personnes ou une société de type S déclare sur le formulaire 8825.

Fannie Mae considère le revenu de location déclaré par une société de personnes ou une société de type S comme un revenu de travail autonome, et non comme un revenu de l'annexe E, et applique toutes ses règles de documentation pour travailleurs autonomes quand un revenu ordinaire figure aussi sur une annexe K-1 (règle). Voir prouver son revenu à un prêteur et le revenu de l'annexe C pour une hypothèque.

Comment faire concorder l'état avec les relevés bancaires, le relevé du gestionnaire et la déclaration produite?

Chaque ligne doit pouvoir être reliée à une pièce bancaire, et les totaux de chaque année doivent correspondre à la déclaration produite ou avoir une raison écrite qui explique l'écart.

1. Rapprochez chaque compte qui reçoit les loyers ou paie les frais de l'immeuble jusqu'à la date de fin de l'état. L'IRS dit aux entreprises que leur relevé bancaire, leur carnet de chèques et leurs livres devraient concorder.
2. Inscrivez séparément le loyer brut et les frais du gestionnaire, et non le dépôt net. Voir transformer un relevé du propriétaire en livres.
3. Codez chaque dépôt comme loyer, dépôt de locataire, produit de prêt ou argent du propriétaire.
4. Comparez les intérêts au formulaire 1098 de votre prêteur hypothécaire, et gardez le capital hors de l'état. Les intérêts suivent l'utilisation de l'argent du prêt : les intérêts sur de l'argent retiré pour des dépenses personnelles ne sont donc pas une dépense de location (instructions). Si votre versement comprend un dépôt en séquestre, divisez-le en capital, intérêts et séquestre; le plan comptable d'un immeuble locatif montre où va chaque élément.
5. Prenez l'amortissement du tableau d'amortissement fiscal (ligne 18). Si les livres n'ont pas de chiffre pour l'année en cours, marquez-le comme estimation ou montrez-le seulement dans le bloc des réintégrations.
6. Placez l'état de la dernière année produite à côté de l'annexe E, ligne par ligne. Expliquez chaque écart : une écriture d'amortissement faite au moment de l'impôt, un coût que la déclaration a traité comme une amélioration, ou la limite sur les pertes passives.

Un tableur ou un logiciel de comptabilité peut-il produire cet état?

Oui, s'il suit chaque immeuble séparément, utilise les lignes de l'annexe E du tableau ci-dessus et rend compte selon la base de votre déclaration, le plus souvent la méthode de caisse. Dans un tableur, utilisez une colonne par immeuble, les mois en travers, et une liste de dépôts derrière chaque ligne de loyer. Voir tableur ou logiciel pour les livres d'un immeuble locatif et le plan comptable d'un immeuble locatif.

Qui prépare l'état, et faut-il une signature d'un CPA ou un relevé de dossier fiscal?

Les sujets de Fannie Mae sur la location demandent des déclarations signées, des baux et des preuves bancaires, et n'exigent pas de signature d'un CPA. Qu'un prêteur accepte ou non un état que vous préparez vous-même, c'est à lui de le décider : demandez-le avant de payer qui que ce soit.

Fannie Mae exige qu'un prêteur utilise tout relevé de dossier fiscal de l'IRS qu'il reçoit avant la clôture pour vérifier ce que vous lui avez remis (règle) : un état qui ne concorde pas avec la déclaration produite peut donc se remarquer. Pour les relevés de dossier fiscal, le formulaire 4506-C et les lettres de CPA, voir prouver son revenu à un prêteur.

Que faire si mes livres sont en retard ou si les chiffres ne concordent pas?

Un état qui ne concorde pas avec la déclaration ou les dépôts suscite des questions, et quand un bail est utilisé, Fannie Mae exige que tout écart entre le loyer documenté et le bail soit expliqué (règles générales). Rapprochez ce que vous pouvez. Énumérez chaque différence restante par immeuble et par période, avec sa raison, et n'ajustez pas l'état pour forcer la concordance.

S'il manque des mois, reconstituez-les à partir des relevés bancaires et des relevés du gestionnaire avant de bâtir quoi que ce soit; voir rattraper les livres d'un immeuble locatif.

Certains cas demandent un jugement professionnel : une déclaration qui a omis des loyers, plusieurs années de livres manquants, des dépôts mélangés avec de l'argent personnel (voir un compte bancaire distinct pour chaque immeuble locatif), ou une différence que les registres ne permettent pas d'expliquer.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains et des chiffres ronds. Les prêteurs diffèrent; les calculs suivent la méthode publiée de Fannie Mae.

Trois immeubles locatifs avec amortissement

Un propriétaire-bailleur a trois immeubles locatifs sur sa dernière annexe E produite, chacun loué toute l'année, avec 90 000 $ de loyers, 66 000 $ de dépenses en argent (intérêts 30 000 $, taxes foncières 12 000 $, assurance 5 000 $, réparations 8 000 $, gestion 7 200 $, autres 3 800 $) et 22 000 $ d'amortissement. Le net de l'annexe E est de 90 000 $ − 66 000 $ − 22 000 $ = 2 000 $. Avant l'amortissement, il est de 24 000 $.

La méthode de Fannie Mae se calcule pour chaque immeuble, puis les résultats s'additionnent. Sur les totaux combinés :

1. Réintégrez l'amortissement, les intérêts, les taxes foncières et l'assurance : 2 000 $ + 22 000 $ + 30 000 $ + 12 000 $ + 5 000 $ = 71 000 $ par année, soit environ 5 917 $ par mois.
2. Soustrayez le versement mensuel complet, 5 000 $ (60 000 $ par année : 30 000 $ d'intérêts, 13 000 $ de capital, 12 000 $ de taxes foncières, 5 000 $ d'assurance).
3. Le revenu de location net est d'environ 917 $ par mois, compté en entier seulement avec 12 mois d'expérience comme bailleur.

Si l'amortissement avait été de 27 000 $, l'annexe E montrerait une perte de 3 000 $, mais les flux de trésorerie avant amortissement seraient quand même de 24 000 $.

Refinancer un duplex

Un propriétaire-bailleur refinance un duplex de placement (aucun des logements n'est la résidence du propriétaire) qui se loue 4 000 $ par mois; le nouveau versement complet, avec les taxes foncières et l'assurance, est de 3 200 $. Si le duplex figure sur la dernière annexe E produite, le prêteur part des flux de trésorerie de cette déclaration, moyennés par mois, puis soustrait le versement : l'état et la déclaration doivent donc concorder. S'il n'y figure pas, le prêteur retient 75 % du loyer du bail, soit 3 000 $, et soustrait le versement (règle de refinancement) : −200 $ par mois, ce qui compte comme une obligation. Dans les deux cas, un barème de loyers de l'évaluateur (formulaire 1007 ou 1025) doit appuyer le loyer, et un bail demande des dépôts récents qui y correspondent. Si le propriétaire-bailleur habite l'un des logements, le loyer de ce logement ne peut pas compter, et Fannie Mae ajoute le loyer de l'autre logement au revenu et le versement complet aux obligations, sans les compenser (règles générales).

Un immeuble locatif acheté en milieu d'année

Un propriétaire-bailleur achète un quatrième immeuble locatif en juin, bien plus de 45 jours avant la demande de prêt, et signe un bail de 12 mois. L'état depuis le début de l'année montre six mois de loyers pour cet immeuble. Le bien ne figure sur aucune annexe E produite : le prêteur demande donc le bail, l'état de clôture et deux mois de dépôts qui correspondent au bail. Les trois premiers immeubles locatifs viennent de la déclaration produite.

Votre situation est différente?

• Une demande de prêt est ouverte et vos livres sont en retard, dans un tableur, ou ne concordent pas avec la déclaration ou les relevés du gestionnaire : un état prêt pour le prêteur exige d'abord des livres rapprochés. Voir rattraper les livres d'un immeuble locatif, ou demandez de l'aide en tenue de livres avec la liste du prêteur, la date limite, les déclarations produites et les relevés.
• Une LLC, une société de personnes ou une société de type S détient les immeubles locatifs : voir les livres d'une LLC par immeuble locatif et prouver son revenu à un prêteur.
• Vous avez aussi un revenu de travail autonome à prouver : voir le revenu de l'annexe C pour une hypothèque.
• Des loyers ont été omis d'une déclaration, ou des années de location n'ont jamais été produites : voir modifier pour un revenu omis des déclarations passées et rattraper des déclarations non produites.
• La location est à court terme, ou vous offrez aux locataires des services importants comme un service de ménage : ces services décident si le revenu relève de l'annexe C plutôt que de l'annexe E (instructions), et Fannie Mae a une règle distincte lorsque la location à court terme d'un seul logement est le bien financé.
• Vous ne savez pas ce qui est une réparation, une amélioration ou de l'amortissement : voir l'impôt sur un immeuble locatif.