Alquiler en copropiedad: ¿Schedule E o declaración Form 1065?

¿Cuándo presenta cada copropietario de un alquiler su propio Schedule E?

Los copropietarios que solo son dueños de una propiedad, la mantienen y la alquilan por lo general no forman una sociedad de personas, así que cada propietario presenta su propio Schedule E (Form 1040) por su parte. El reglamento dice que la mera copropiedad de una propiedad que se mantiene, se repara y se alquila no crea una entidad separada (26 CFR 301.7701-1). La Publication 541 agrega que no es una sociedad de personas a menos que los copropietarios presten servicios a los inquilinos. Ser dueños como copropietarios en partes (tenants in common) con porcentajes desiguales no cambia eso por sí solo.

Entonces cada propietario declara en el Schedule E solo su parte del alquiler y de los gastos (instrucciones del Schedule E; Publication 527).

El caso no es sencillo cuando se cumple cualquiera de estos supuestos:

• El alquiler está en una LLC u otra entidad con dos o más propietarios.
• Los propietarios también prestan servicios a los inquilinos.
• Los propietarios reparten la ganancia o la pérdida en una proporción distinta de la propiedad.
• Un propietario paga la mayoría de los costos, tiene el préstamo o cobra el alquiler, de modo que el dinero no sigue las partes.
• Un año anterior se presentó de la otra manera, por ejemplo con el Schedule E para una LLC con varios miembros que nunca presentó el Form 1065.
• Un propietario se une, se va o vende, o vive fuera de EE. UU.

Si se cumple alguno de estos supuestos, la respuesta depende de los hechos; vea «¿Su caso es distinto?» al final.

Reúna antes de decidir: la escritura, los documentos de la LLC y la carta del EIN, cualquier acuerdo escrito o verbal entre los propietarios, el estado de cuenta de la hipoteca y el Form 1098, y una lista de quién pagó qué y quién recibió el alquiler.

¿Cuándo se convierte un alquiler en copropiedad en una sociedad de personas?

Un alquiler en copropiedad se convierte en una sociedad de personas cuando los propietarios llevan juntos un negocio y se reparten sus ganancias, o cuando está en una LLC nacional con dos o más miembros que no tributa como corporación (Publication 541).

Servicios. El ejemplo del reglamento son los copropietarios de un edificio de apartamentos que arriendan espacio y además prestan servicios a los ocupantes, directamente o por medio de un agente (26 CFR 301.7701-1). Ni el reglamento ni la Publication 541 dicen qué servicios cuentan. Contratar a un administrador no crea por sí solo una sociedad de personas: el Revenue Procedure 2002-22 describe el Revenue Ruling 75-374, en el que el agente de los copropietarios cobraba los alquileres, pagaba los gastos y daba a los inquilinos los servicios habituales (calefacción, aire acondicionado, retiro de basura, estacionamiento sin vigilancia y mantenimiento de las áreas comunes). Esos servicios se consideraron de los propios propietarios, pero no fueron lo bastante amplios para convertir la copropiedad en una sociedad de personas. Un ruling es una guía del IRS, no el reglamento, y servicios más amplios, de los propietarios o de un agente, pueden cambiar el resultado. La Publication 527 enumera aparte la limpieza regular, el cambio de ropa de cama y el servicio de limpieza como servicios sustanciales para el Schedule C; es otra prueba, no un puerto seguro en este caso (Publication 527).

LLC. Una LLC nacional con al menos dos miembros se clasifica como sociedad de personas, a menos que presente el Form 8832 para tributar como corporación o elija el estatus de corporación S (IRS; 26 CFR 301.7701-3). Llamar «copropietarios» a los dueños no cambia eso; los cónyuges que son dueños de la LLC como bienes gananciales (community property) tienen su propia regla, más abajo. Una LLC de un solo miembro se ignora para el impuesto sobre la renta, así que su propietario por lo general usa el Schedule E; cuando se une un segundo miembro, pasa a ser una sociedad de personas (Revenue Ruling 99-5). Para decidir si conviene usar una LLC, vea propiedad de alquiler dentro de una LLC.

Elección de exclusión. Los copropietarios que son una sociedad de personas pero no llevan activamente un negocio pueden elegir, según la sección 761(a), quedar excluidos del trato de sociedad de personas. Todos los miembros deben estar de acuerdo. La elección es una declaración adjunta al Form 1065 del primer año presentado a tiempo, prórrogas incluidas, y después de ese año ya no se necesita el Form 1065 (instrucciones del Form 1065, Question 32; Publication 541). Si un alquiler con servicios a los inquilinos califica depende de los hechos.

¿Cómo reparten el alquiler y los gastos los copropietarios en partes desiguales?

Cada propietario declara su parte del alquiler según su porcentaje de propiedad y deduce su parte de cada gasto, en su propio Schedule E. El dueño de la mitad declara la mitad del alquiler (Publication 527; instrucciones del Schedule E).

Después se aplican los límites de pérdidas propietario por propietario, con las cifras de la declaración de cada uno. La deducción especial por pérdidas de alquiler requiere participación activa: ser dueño de al menos 10% del valor durante todo el año (contando la parte del cónyuge) y tomar decisiones de administración de forma significativa y de buena fe (Publication 527; Publication 925). Un propietario con una parte pequeña puede no calificar. Vea impuestos de una propiedad de alquiler para conocer los límites.

¿Cambia el reparto si un propietario paga las cuentas o tiene el préstamo?

Según la Publication 527, pagar más de su parte no le permite deducir más que su porcentaje de propiedad. Un propietario deduce los gastos que pagó según ese porcentaje y tiene derecho a que los copropietarios le reembolsen el resto. Su ejemplo es el de un dueño de la mitad que pagó una factura de reparación: deduce la mitad y tiene derecho a que el copropietario le reembolse la otra mitad (Publication 527).

La Publication 527 no aborda si el otro propietario puede deducir una parte que alguien más adelantó antes de reembolsarla, ni cómo se trata una parte sin pagar si los propietarios nunca la saldan. Eso depende de lo que hayan acordado.

Tres trampas relacionadas:

• Hipoteca a nombre de uno. Si usted y al menos otra persona (sin contar a su cónyuge en una declaración conjunta) eran responsables de los intereses y los pagaron, y la otra persona recibió el Form 1098, declare su parte en la línea 13 del Schedule E y adjunte una declaración con el nombre de la persona que recibió el formulario (instrucciones del Schedule E). No figurar en el préstamo no impide por sí solo la deducción: un propietario legal o por equidad que paga los intereses de una hipoteca sobre la propiedad puede deducirlos sin responsabilidad personal por el pagaré (26 CFR 1.163-1(b)), sujeto a los límites habituales de los alquileres y a la regla del porcentaje de propiedad de la Publication 527 descrita arriba. La contabilidad debe mostrar quién es dueño de la propiedad y quién pagó los intereses.
• Form 1099 emitido a un solo propietario. Un propietario que recibe un Form 1099 por montos que pertenecen en parte a otros es un destinatario nominal (nominee recipient). Las instrucciones generales dicen que el destinatario nominal, no el pagador original, presenta un Form 1099 por cada otro propietario con su parte, y que un cónyuge no tiene que hacerlo por el otro cónyuge (instrucciones generales para ciertas declaraciones informativas). Para el formulario de una plataforma de pagos, vea la guía del Form 1099-K.
• Gastos de la sociedad de personas. Un socio puede deducir los gastos de la sociedad que pagó sin reembolso solo si el acuerdo de la sociedad lo obligaba a pagarlos, y solo si son gastos de comercio o negocio (instrucciones del Schedule E).

Schedule E, Form 8825 y K-1: ¿qué presenta una LLC y para cuándo?

Una LLC que tributa como sociedad de personas presenta el Form 1065 con el Form 8825 por el alquiler, entrega un Schedule K-1 a cada propietario, y cada propietario declara el K-1 en el Schedule E, Part II. Toda sociedad de personas nacional debe presentar el Form 1065, salvo que no tenga ingresos ni deducciones ni créditos, y una LLC clasificada como sociedad de personas tiene el mismo requisito (instrucciones del Form 1065).

El Form 8825 cubre solo la actividad de alquiler de bienes inmuebles. Los alquileres de corto plazo y los alquileres con servicios personales significativos pueden quedar fuera (instrucciones del Form 1065); vea Schedule C o Schedule E para un alquiler de corto plazo.

El Form 1065 de una sociedad de personas con año calendario vence 15 de marzo. Una solicitud de prórroga presentada a tiempo en el Form 7004 extiende la presentación por 6 meses. Cada K-1 vence el día en que se debe presentar la declaración, contando cualquier prórroga (26 CFR 1.6031(b)-1T).

Un Form 1065 tardío o incompleto con vencimiento en 2027 puede costar $260 por cada persona que fue socia en cualquier momento del año, por cada mes o fracción de mes después de la fecha de vencimiento, prórrogas incluidas, hasta 12 meses, salvo que el incumplimiento se deba a causa razonable. El IRS ajusta el monto cada año, así que una declaración con vencimiento en otro año tiene un monto distinto. La sección 6698 impone la multa a la sociedad de personas (instrucciones del Form 1065; Revenue Procedure 2025-32).

¿Pueden los propietarios repartir la ganancia de forma distinta de su propiedad?

Los copropietarios que no son socios declaran el alquiler y los gastos según su parte de propiedad (Publication 527). Las partidas de una sociedad de personas siguen su acuerdo de sociedad, que puede ser escrito o verbal y puede diferir de los porcentajes de propiedad (Publication 541). Si el acuerdo no dice nada, o una asignación no tiene efecto económico sustancial, la parte de cada socio sigue su participación en la sociedad (instrucciones del Form 1065). Cómo se fijan las partes se explica en cómo tributan las sociedades de personas.

Si los copropietarios que reparten el alquiler en una proporción distinta de la escritura siguen siendo solo copropietarios o ya se convirtieron en una sociedad de personas depende de los hechos; ni la Publication 541 ni el reglamento dan un puerto seguro. Un reparto así es una señal de que conviene definir el acuerdo y el tipo de entidad antes de presentar.

¿Y un matrimonio o una LLC familiar?

Los cónyuges que presentan una declaración conjunta y son copropietarios de un alquiler que no es una sociedad de personas lo declaran en su declaración conjunta y no presentan el Form 1065. Si es una sociedad de personas, por ejemplo porque los cónyuges también prestan servicios a los inquilinos, pueden elegir una empresa conjunta calificada (qualified joint venture, QJV) en lugar de presentar el Form 1065. La elección requiere que ambos cónyuges participen de forma material y no sirve para un alquiler dentro de una LLC u otra entidad creada por ley estatal. La hacen en la declaración conjunta marcando la casilla QJV en la línea 2 del Schedule E, y revocarla requiere permiso del IRS (instrucciones del Schedule E; Publication 527). Los estados con régimen de bienes gananciales tienen su propia regla para una LLC de los cónyuges (IRS). Vea LLC de cónyuges y de familia.

Una LLC cuyos dueños son familiares que no son cónyuges es una LLC con varios miembros como cualquier otra.

¿Qué debe mostrar la contabilidad para poder probar la parte de cada propietario?

La contabilidad debe mostrar la parte de cada propietario, lo que cada uno aportó y retiró, y todo pago entre propietarios. El IRS acepta cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos, y espera registros que respalden lo que informa la declaración (registros según el IRS).

• Un libro único de la propiedad: el alquiler recibido y cada gasto, por fecha y por quién pagó.
• Un cuadro con la parte de cada propietario y la fecha en que cualquier parte cambió.
• El dinero que los propietarios pagaron personalmente por la propiedad y cada reembolso entre propietarios.
• El alquiler pagado a cada propietario.
• El acuerdo entre los propietarios, o el acuerdo operativo de la LLC.
• Los estados de cuenta de la hipoteca, los Forms 1098 y los Forms 1099, indicando a quién pertenece cada monto.

Para organizarlo, vea registros y recibos de un alquiler y una cuenta bancaria aparte para cada alquiler.

¿Qué pasa si los propietarios han estado presentando de forma incorrecta?

Una LLC con dos o más miembros que nunca presentó el Form 1065 puede haber omitido una declaración por cada año en que tuvo ingresos o deducciones, salvo que tributara como corporación. La multa por presentación tardía cuenta a cada socio por cada mes, hasta el tope (instrucciones del Form 1065). Si los propietarios presentaron el Schedule E en esos años, presentar las declaraciones omitidas reemplaza la parte directa de cada propietario por un monto del K-1, y un propietario cuyas cifras difieran puede tener que enmendar. Existe alivio en algunos casos; vea alivio de la multa por declaración tardía de sociedad de personas y cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar.

El caso contrario, un Form 1065 presentado para copropietarios que nunca fueron una sociedad de personas, no se aborda en las instrucciones del Form 1065 ni en la Publication 541. Si conviene dejar de presentarlo, y cómo, depende de los hechos y de los años presentados.

Si un Form 1065 o un K-1 presentado muestra un reparto equivocado, vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.

¿Qué pasa cuando un propietario se va o vende?

Un copropietario que vende declara su propia venta; en una LLC que tributa como sociedad de personas, el propietario que sale vende una participación en la sociedad y recibe un K-1 por el año en que se va.

Copropiedad, sin sociedad de personas. El vendedor declara la venta en su propia declaración; vea cómo vender un alquiler y la recuperación de depreciación. Los demás siguen declarando según su parte de propiedad, así que la contabilidad necesita la fecha en que cambiaron las partes.

LLC que tributa como sociedad de personas. Un propietario que vende toda su participación declara una venta de participación en una sociedad de personas (Publication 541). La sociedad debe entregar un K-1 a cada persona que fue socia en cualquier momento del año (instrucciones del Form 1065).

Si un propietario le compra su parte al otro en una LLC de dos miembros, la sociedad de personas termina y vence un Form 1065 final el día 15 del 3.er mes después del mes en que termina la sociedad de personas, fecha que un Form 7004 presentado a tiempo puede prorrogar; el ingreso de la LLC pasa entonces a la declaración del propietario restante (Publication 541; Revenue Ruling 99-6). Vea cómo comprar la parte de un socio.

Un propietario o comprador que vive fuera de EE. UU. suma reglas de retención y de presentación que esta página no cubre; vea arrendadores no residentes.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Tres amigos, copropietarios en partes

Tres amigos son dueños de un dúplex como copropietarios en partes (tenants in common), con 25%, 25% y 50%. Recibe $48,000 de alquiler y tiene $30,000 de gastos. Lo tienen a nombre propio y no prestan servicios a los inquilinos, así que, con estos hechos, no hay declaración de sociedad de personas. El ingreso neto es de $18,000. Cada uno declara una parte en su propio Schedule E: $4,500, $4,500 y $9,000.

Los mismos tres, en una LLC

Los tres ponen el dúplex en una LLC, con el mismo alquiler y los mismos gastos. Una LLC nacional de tres miembros sin elección corporativa es una sociedad de personas por defecto. Con año calendario, presenta el Form 1065 con el Form 8825 a más tardar el 15 de marzo siguiente y entrega tres K-1, y cada propietario declara su K-1 en el Schedule E, Part II. Si el acuerdo mantiene el reparto de 25%, 25% y 50%, los montos coinciden con el primer caso, pero ahora salen del acuerdo. Si la declaración se presenta tarde, la multa cuenta a los tres socios por cada mes.

Un propietario paga una reparación

Una hermana es dueña del 60% y su hermano del 40% de un alquiler, a nombre propio y sin LLC. Ella paga una reparación de $10,000. Deduce $6,000, su parte de la factura. Los otros $4,000 son la parte de su hermano. La Publication 527 considera que ella tiene derecho a que se los reembolsen, así que la contabilidad muestra un saldo de $4,000 que él le debe hasta que lo pague. Si él puede deducirlo antes no se aborda allí.

¿Su caso es distinto?

• Su LLC nunca presentó el Form 1065, o un año anterior se presentó de la otra manera: la multa corre por socio y por mes, así que primero hay que definir el tipo de entidad y los años sin presentar. Vea alivio de la multa por declaración tardía de sociedad de personas y obtenga ayuda con impuestos de negocios.
• Las partes son desiguales y el efectivo o los costos no las siguen: el reparto determina la declaración de cada propietario y la contabilidad. Obtenga ayuda con impuestos de negocios con el acuerdo, y contabilidad que muestre la parte de cada propietario.
• Están comprando juntos y todavía no han cerrado: la forma de tener el título y el uso de una LLC deciden la declaración. Vea propiedad de alquiler dentro de una LLC y obtenga ayuda con impuestos de negocios antes del cierre.
• Un propietario se une, se va, vende o vive en el extranjero: vea cómo comprar la parte de un socio y arrendadores no residentes, y obtenga ayuda con impuestos de negocios antes del cambio.
• Está casado o la LLC es familiar: vea LLC de cónyuges y de familia.
• Da a los huéspedes servicios de estilo hotelero: vea Schedule C o Schedule E para un alquiler de corto plazo.
• Cada alquiler tiene su propia LLC: vea contabilidad para una LLC por cada alquiler.
• La propiedad forma parte de un negocio en operación: vea cómo repartir la propiedad entre socios de una LLC y cómo tributan las sociedades de personas.