Libros de alquiler atrasados: cómo ponerse al día y declarar

¿Por dónde empiezo si mis libros de alquiler llevan años de atraso?

Empiece por el año más antiguo que falta y avance hacia adelante, una propiedad a la vez. Hay dos problemas mezclados: los registros (libros y documentos que faltan o están mal) y la presentación (declaraciones que nunca se presentaron). El IRS indica que debe presentar todas las declaraciones vencidas, aunque no pueda pagar el total. Cuántos años atrasados espera el IRS se explica en cómo ponerse al día con declaraciones no presentadas.

El orden importa porque cada año parte del anterior: la base fiscal (lo que pagó por la propiedad, ajustado cada año), la depreciación ya tomada y cualquier pérdida pasiva suspendida (una pérdida de alquiler que las reglas todavía no le permiten usar y que pasa a un año posterior) se arrastran de un año al siguiente. Los pasos:

1. Haga una lista de cada propiedad, de quién tiene el título de propiedad (usted, una LLC, un fideicomiso, copropietarios) y de las fechas en que estuvo alquilada.
2. Averigüe qué declaraciones tiene el IRS, con las transcripciones.
3. Reúna los documentos del año más antiguo que falta.
4. Reconstruya ese año propiedad por propiedad, preséntelo y pase sus saldos finales al año siguiente.

Reúna para cada propiedad: estados de cuenta bancarios y de tarjetas, el estado de cierre de la compra, el Form 1098 o los estados del prestamista, las facturas de impuestos, los contratos de alquiler y registros de rentas, los estados del administrador de la propiedad, y su última declaración presentada y las transcripciones del IRS. Pida a cada banco, emisor de tarjetas y prestamista los estados que ya no tenga; hasta qué fecha atrás pueden darlos varía. El tamaño del trabajo es propiedades por entidades por cuentas por meses, así que cada año, entidad o cuenta sin conciliar que se agrega suma trabajo.

El caso no es sencillo cuando faltan dos o más años, hay más de una propiedad, una LLC o un fideicomiso tiene el título, un contador anterior dejó libros en los que no puede confiar, llegó una carta del IRS, o un prestamista, un tribunal o un preparador nuevo espera una fecha. Vea «¿Su caso es distinto?» al final.

¿Qué declaraciones faltan: mis Forms 1040, el Form 1065 de una LLC, o ambos?

La declaración generalmente depende de quién tiene el título de propiedad, no de quién cobró el alquiler.

Una sociedad de personas nacional debe presentar el Form 1065, salvo que no haya recibido ingresos ni tenido deducciones, y una LLC con al menos dos miembros y sin elección se clasifica como sociedad de personas (instrucciones del Form 1065). Una LLC que eligió el trato de corporación presenta una declaración corporativa, que esta página no cubre. Una LLC cuyos únicos propietarios son un matrimonio con bienes comunitarios puede tratarse como entidad ignorada o como sociedad de personas, y el IRS acepta el trato que el matrimonio haya elegido (Revenue Procedure 2002-69); cambiar ese trato cuenta como una conversión de la entidad. La clasificación de una LLC también sigue a sus miembros: una LLC con un solo miembro que agrega un segundo propietario se convierte en sociedad de personas desde esa fecha, y una sociedad de personas termina cuando una persona compra todas las demás participaciones, así que una misma LLC puede tener años de Schedule E y años de Form 1065 (Revenue Rulings 99-5 y 99-6). Anote la fecha en que cada propietario entró o salió.

Presente primero las declaraciones de la sociedad de personas, empezando por el año más antiguo: la declaración personal de cada socio necesita el K-1. Si una LLC nunca presentó, vea declaraciones de negocios no presentadas. Si los copropietarios tienen el título directamente, vea Schedule E o declaración de sociedad de personas. Para las cuentas de capital de los socios y los K-1, vea cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad de personas. El dinero que pasa entre una LLC, un fideicomiso y usted personalmente suele ser un préstamo, un aporte o una distribución, no un ingreso ni un gasto de alquiler: vea libros de una LLC por cada alquiler y fondos mezclados.

¿Cómo obtengo mis declaraciones anteriores y los formularios de ingresos que el IRS ya tiene?

Pida las transcripciones de cada año que falta y del último año que presentó. Muestran lo que tiene el IRS y son la primera verificación de su reconstrucción (tipos de transcripciones del IRS).

La transcripción de ingresos y salarios muestra solo los formularios presentados al IRS, que podrían no ser todos los que le emitieron. En línea se limita a unos 85 documentos; después de eso, el IRS le indica usar el Form 4506-T. Una carta de no presentación no dice si usted estaba obligado a presentar. Un administrador de la propiedad informa el alquiler pagado a un propietario en el Form 1099-MISC cuando alcanza el umbral de informe del formulario (instrucciones); compare cualquiera de esos formularios con los estados del administrador y con sus depósitos.

Su última declaración presentada contiene las cifras de las que parte la reconstrucción: la depreciación acumulada, cualquier pérdida pasiva suspendida y la base fiscal de cada propiedad. Si un preparador anterior o un programa las tiene, pídalas ahora; vea cómo reconstruir un cuadro de depreciación perdido.

¿Qué puedo reconstruir con los estados de cuenta bancarios y qué debo pedir a otros?

Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas reconstruyen qué se movió y cuándo. No muestran para qué fue un pago ni cuánto costó una propiedad. Un estado de cuenta puede probar un pago si muestra el beneficiario, el monto y la fecha (y el número de cheque, si fue con cheque), pero la prueba del pago por sí sola no establece una deducción; conserve la factura o el recibo (Publication 583).

La compañía de títulos o de depósito en garantía, el prestamista y el tasador del condado pueden dar copias; el IRS los menciona en su guía sobre cómo reconstruir registros después de un desastre, que está escrita para pérdidas por siniestro pero señala las mismas oficinas (IRS). Para el estado de cierre, vea cómo registrarlo en los libros. Para trabajar solo con estados de cuenta bancarios, vea cómo reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios.

¿Qué hago si los libros existen pero un contador anterior los dejó mal?

No parta de los totales viejos. Concilie cada cuenta bancaria, de tarjeta y de préstamo con sus estados, mes por mes, y luego revise cómo trataron los libros anteriores:

• los saldos sin categoría o en cuentas de suspenso;
• los depósitos registrados como alquiler que eran depósitos de garantía, ingresos de un préstamo o transferencias entre sus propias cuentas;
• el capital de la hipoteca registrado como gasto;
• las mejoras registradas como reparaciones;
• los gastos personales mezclados;
• la depreciación que nunca se registró.

Compare el total de alquileres de cada año con la transcripción de ingresos y salarios, la declaración presentada y los contratos de alquiler. Una cifra que ningún estado ni documento respalda debe cuestionarse, no arrastrarse. Si una declaración presentada usó cifras equivocadas, vea cómo enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores.

¿Cómo clasifico cada depósito y cada pago como alquiler, depósitos, capital del préstamo, intereses, reparaciones, mejoras o gastos personales?

Clasifique cada línea antes de sumar nada. Un depósito, un pago de préstamo o un pago personal en el lugar equivocado cambia el ingreso del año (Publication 527).

Un pago de hipoteca que incluye escrow es intereses, capital y un depósito. El depósito no es un gasto: use el estado de escrow para registrar el impuesto a la propiedad y el seguro cuando los paga el prestamista; en cuanto a los impuestos, solo es deducible lo que el prestamista pagó en realidad (Publication 530). Para cada categoría, vea depósitos de garantía, reparación o mejora, estados del administrador de la propiedad y, si el dinero del alquiler y el personal comparten una cuenta, fondos mezclados.

¿Qué hago con las reparaciones pagadas en efectivo o sin recibo?

Reúna todos los demás registros que muestren a quién se pagó, cuánto, cuándo y por qué, y escriba ahora notas con fecha. El IRS indica que, cuando un pago en efectivo no tiene recibo, debe dejar en sus registros una explicación adecuada en el momento del pago (Publication 583). En años pasados ese momento ya pasó, así que ponga a todo lo que escriba la fecha de hoy y nunca haga que un documento parezca más antiguo de lo que es.

Si se puede estimar un costo del que no hay ningún registro depende de los hechos, y un costo sin respaldo puede ser rechazado en un examen. Qué cuenta como respaldo se explica en registros y recibos de una propiedad en alquiler.

¿Cómo reconstruyo la base fiscal, la parte del terreno y la depreciación de cada propiedad?

Para cada propiedad comprada para alquilar, parta del costo, quite el terreno, empiece la depreciación en la fecha en que la propiedad estuvo lista para alquilar y reduzca la base fiscal por la depreciación permitida o permisible. Un edificio residencial en alquiler generalmente se deprecia en línea recta durante 27.5 años con el sistema general de depreciación, con la convención de mitad de mes, y el primer año cuenta solo los meses en servicio (Publication 527).

Si en años anteriores se omitió la depreciación, vea depreciación omitida en un alquiler.

¿Cómo se arrastran de un año al siguiente las pérdidas pasivas y la depreciación, y por qué un año equivocado cambia los demás?

Los saldos finales de cada año son los saldos iniciales del siguiente, así que una cifra equivocada en un año es equivocada en todos los años que le siguen.

Las pérdidas de alquiler generalmente son pasivas, salvo para ciertos profesionales de bienes raíces. Un arrendador que participó activamente, es decir, que tiene al menos 10% de la propiedad y toma decisiones de administración como aprobar inquilinos y reparaciones, puede deducir hasta $25,000 de pérdida de alquiler contra otros ingresos. La deducción se reduce gradualmente entre $100,000 y $150,000 de ingreso bruto ajustado modificado para quien presenta como soltero o en conjunto, así que la pérdida de un arrendador con ingresos más altos queda suspendida (Publication 527). Una persona casada que presenta por separado no tiene esa deducción si vivió con su cónyuge en algún momento del año, y tiene $12,500 (que se reduce gradualmente entre $50,000 y $75,000) si vivió separada todo el año (Publication 501, Publication 527). Una sociedad de personas no lleva registro de las pérdidas suspendidas de un socio; el socio las controla (instrucciones del Form 8582).

Un año de depreciación omitida, una parte del terreno equivocada o una reparación registrada como mejora no se queda en su propio año. Los años nunca presentados se presentan con los saldos correctos. Para un año ya presentado, una declaración enmendada puede corregir un monto de depreciación equivocado, pero el mismo trato equivocado, incluso ninguno, en dos o más declaraciones presentadas consecutivamente se convierte en su método, y cambiar un método generalmente requiere el Form 3115 (Publication 527, Publication 946); vea depreciación omitida en un alquiler. Por eso la reconstrucción va del año más antiguo al más reciente.

¿Cuánto costará presentar tarde y qué pasa si me deben un reembolso?

La presentación tardía y el pago tardío suman cada uno un porcentaje del impuesto no pagado por cada mes o fracción de mes, hasta 25% y 25% (presentación, pago), y los intereses corren sobre el impuesto no pagado y sobre las multas. El detalle de las declaraciones personales está en cómo ponerse al día con declaraciones no presentadas. Como las multas son porcentajes del impuesto no pagado, un año en que las retenciones y los pagos cubrieron el impuesto puede no tener multa porcentual.

Un Form 1065 tardío es distinto: se cobra un monto fijo por socio por cada mes o fracción de mes, hasta 12 meses, se deba o no impuesto. El monto se indexa cada año; la tarifa base para cada fecha de vencimiento está en la tabla de la página de la multa por no presentar. Para obtener alivio, vea las guías sobre la multa por una declaración de sociedad de personas tardía y el alivio para sociedades de personas pequeñas.

Si nunca presentó un año, el IRS puede determinar el impuesto en cualquier momento; al presentar su propia declaración empieza a correr el límite habitual de tres años para determinar el impuesto, que es de seis años si la declaración omite más de 25% del ingreso bruto que muestra (IRS, 26 U.S.C. 6501). Si las retenciones o los pagos estimados superaron el impuesto de un año, el reembolso generalmente debe reclamarse presentando la declaración dentro de tres años desde la fecha de vencimiento de esa declaración, más la duración de cualquier prórroga de presentación que haya tenido; un desastre declarado por el Presidente puede agregar tiempo (IRS). El IRS retiene un reembolso actual mientras una declaración anterior esté vencida (IRS).

¿Qué hago si una carta del IRS, un prestamista, un divorcio o un preparador nuevo esperan una fecha?

Lea primero la fecha de la carta o de la solicitud del prestamista. El orden del trabajo sigue siendo el mismo, del año más antiguo al más reciente, y solo cambia el ritmo; un plazo legal, como la fecha para presentar una petición ante el Tax Court, se cumple en su propia fecha.

Cuando lo que está en juego es un refinanciamiento, una fecha ante un tribunal o un plazo del IRS, el orden de los años y de las entidades y lo que es realista para esa fecha son decisiones de criterio. Vea «¿Su caso es distinto?» más abajo.

¿Necesito un programa para ponerme al día o basta una hoja de cálculo?

En la mayoría de los casos la ley no exige ningún tipo de registro específico; sirve cualquier sistema que muestre con claridad sus ingresos y gastos (Publication 583). Para ponerse al día se necesita un libro por propiedad que coincida con las líneas del Schedule E, mantenga separadas las reparaciones y las mejoras, y arrastre la base fiscal y la depreciación. Para ver las ventajas y desventajas, vea hoja de cálculo o programa para alquileres.

¿Cómo mantengo los libros al día una vez que me puse al corriente?

Cierre cada mes y conserve lo que respalda cada asiento:

1. Registre cada depósito y cada pago todos los meses, por propiedad, con las categorías de arriba.
2. Concilie cada cuenta con su estado para que un asiento faltante o duplicado aparezca cuando todavía es pequeño (Publication 583).
3. Registre bien una reparación o mejora cuando se paga y conserve la factura; necesita el costo de las mejoras para depreciar y para vender (Publication 527).
4. Mantenga el dinero del alquiler en cuentas usadas para el alquiler: una cuenta bancaria separada para cada alquiler.
5. Conserve los registros de la propiedad hasta que venzan los plazos del año en que se deshaga de ella, e indefinidamente para cualquier año que nunca presentó (IRS).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Dos condominios, tres años sin presentar

Un arrendador tiene dos condominios a su nombre y no ha presentado durante tres años, llamados Año 1 a Año 3. El alquiler suma unos $36,000 al año en total, los gastos en efectivo (intereses, impuesto a la propiedad, seguro, reparaciones) unos $28,000 y la depreciación unos $10,000, calculada con el estado de cierre de cada compra y la parte del terreno. Suponga que ambos condominios estuvieron alquilados todo el año en los tres años, que el arrendador no tiene ingresos de otras actividades pasivas, ni pérdida suspendida de un año anterior ni límite de capital en riesgo, y que no se vende nada. El ingreso bruto ajustado modificado es de al menos $150,000, así que la deducción por pérdida de alquiler es cero (vea la sección sobre lo que se arrastra) y la pérdida de cada año queda suspendida: se guarda y se arrastra a un año posterior en lugar de deducirse.

El arrendador reconstruye primero el Año 1, presenta un Schedule E con una columna para cada condominio y luego parte del Año 2 con la base fiscal final y la pérdida suspendida del Año 1. Si el Año 1 hubiera omitido la depreciación, mostraría $8,000 de ingreso en lugar de una pérdida de $2,000, y los Años 2 y 3 partirían de una base fiscal equivocada y de un arrastre equivocado.

Un refinanciamiento espera dos años de declaraciones

Un arrendador planea refinanciar un préstamo de $400,000 sobre un alquiler. El prestamista pide las declaraciones de los últimos dos años. Ninguna se ha presentado; el año anterior a esos dos sí se presentó. La fecha del prestamista fija el calendario, no el orden: primero se reconstruye el más antiguo de los dos años, con la base fiscal y los saldos arrastrados de la última declaración presentada, luego se presenta y después se hace el año más reciente. El IRS dice que el procesamiento tarda aproximadamente 6 semanas, así que el calendario se cuenta hacia atrás desde la fecha del prestamista con ese tiempo más el que lleva reconstruir cada año. Si la fecha es más cercana que eso, hay que preguntar al prestamista qué aceptará.

Dos socios y una LLC de alquiler

Dos personas son propietarias a partes iguales (50-50) de una LLC de alquiler, sin elección de entidad. No se presentó ningún Form 1065 ni K-1 durante dos años. La LLC presenta un Form 1065 por cada año, empezando por el más antiguo, y la declaración personal de cada socio toma sus cifras de alquiler del K-1. La multa por presentación tardía corre por socio y por mes: 2 socios por hasta 12 meses son hasta 24 meses-socio por cada año, con el monto de ese año, salvo que se aplique un alivio. Las declaraciones personales de los socios para esos años esperan los K-1.

¿Su caso es distinto?

• Faltan dos o más años, o hay más de una propiedad, LLC o fideicomiso: qué años y entidades se presentan primero, y qué deben reconstruir los libros, son decisiones de criterio. Busque ayuda con la contabilidad y, para las declaraciones personales, vea cómo ponerse al día con declaraciones no presentadas.
• Una LLC o sociedad de personas nunca presentó el Form 1065: siga declaraciones de negocios no presentadas y lleve los libros a ayuda con la contabilidad.
• Llegó una carta del IRS: un aviso fija su propio plazo. Vea cómo ponerse al día con declaraciones no presentadas para las declaraciones sustitutas y cómo responder a un aviso de subdeclaración para una carta por diferencias, y luego busque ayuda con la contabilidad para los registros que pide.
• Un prestamista, un tribunal o un preparador nuevo esperan una fecha: lo que es realista para esa fecha depende de los años, las entidades y los registros involucrados. Busque ayuda con la contabilidad; para el estado financiero de un prestamista, vea estado de resultados de un alquiler para un prestamista.
• Nunca se tomó la depreciación, o se perdió el cuadro anterior: vea depreciación omitida en un alquiler.
• Un contador o preparador anterior dejó libros en los que no puede confiar, o presentó declaraciones que omitieron alquileres: qué asientos conservar, qué años rehacer y si las declaraciones presentadas necesitan enmienda son decisiones de criterio. Busque ayuda con la contabilidad; para ingresos omitidos en declaraciones presentadas, vea cómo enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores.
• Va a vender o vendió el alquiler: vea recuperación de depreciación al vender un alquiler.
• Vive fuera de EE. UU.: vea arrendadores no residentes.
• Los libros están atrasados pero no es un alquiler: vea cómo ponerse al día con libros atrasados.