Contabilidad de alquileres: hoja de cálculo, software o contador

¿Qué debe mostrar la contabilidad de una propiedad en alquiler, sin importar el sistema que la guarde?

Sus registros deben respaldar cada ingreso por alquiler y cada deducción de su declaración de impuestos, y la elección del sistema es suya. Toda persona sujeta al impuesto sobre la renta debe llevar libros o registros permanentes que basten para establecer el ingreso bruto, las deducciones y los créditos (26 CFR 1.6001-1). El IRS indica que puede usar cualquier sistema adecuado para el negocio que muestre con claridad los ingresos y gastos, y que probar cada anotación le corresponde a usted (Publication 583; registros del IRS). La Publication 583 está escrita para negocios, y si un alquiler es un negocio depende de los hechos; por separado, las instrucciones del Schedule E exigen registros que respalden cada partida del anexo.

Debe usar el mismo método contable para calcular su ingreso gravable y para llevar sus libros (Publication 583), así que verifique que cada informe de su software use el método con el que presenta la declaración. La mayoría de las personas físicas usa el método de efectivo: el alquiler cuenta en el año en que se recibe y los gastos en el año en que se pagan (Publication 527).

Elija según lo que su contabilidad debe producir, no solo según la cantidad de viviendas: si necesita un balance general, libros separados para cada LLC o un informe para un prestamista o un preparador de impuestos, le convienen las filas de software y de responsable contable de la tabla, como muestra el segundo ejemplo con dieciocho viviendas en dos LLC.

Un sistema de alquileres deja de ser sencillo cuando las propiedades están en varias LLC o con copropietarios, un prestamista pide un estado de resultados o un balance general, su preparador de impuestos le pide cifras una y otra vez, está por cambiar de sistema, la contabilidad está atrasada o las cifras no cuadran con el banco. Las secciones siguientes explican hasta dónde sirve cada sistema.

Reúna primero: una lista de las propiedades; los estados de cuenta de cada préstamo; el estado de cierre de cada compra; los contratos de alquiler y una lista de los depósitos que mantiene; la última declaración presentada; y los estados de cuenta de cada cuenta bancaria y tarjeta que haya tocado un alquiler.

¿Basta una hoja de cálculo para mis propiedades en alquiler?

Una hoja de cálculo puede bastar cuando muestra los ingresos y gastos de cada propiedad durante el año, coincide con el banco todos los meses y cuenta con registros separados de préstamos, depósitos y activos. El IRS no descarta ningún formato: todo requisito que se aplica a los libros en papel también se aplica a los registros electrónicos (IRS: qué registros conservar; Publication 583). Esa publicación indica que un sistema de partida simple, que registra el flujo de ingresos y gastos, puede ser sencillo y práctico cuando un negocio pequeño está empezando.

Una hoja de cálculo con una pestaña por propiedad deja de servir cuando:

La Publication 583 no menciona las hojas de cálculo, así que no resuelve cómo se aplican a un libro de Excel sus pruebas para sistemas computarizados. Una copia de solo lectura de cada año cerrado es un control sencillo. Para las hojas de cálculo en cualquier negocio pequeño, vea contabilidad en una hoja de cálculo.

¿Qué necesita la contabilidad de un alquiler además de ingresos y gastos?

La contabilidad de un alquiler también registra dinero que no es ingreso ni gasto: el capital del préstamo, los depósitos de los inquilinos, el costo de cada propiedad y de sus mejoras, y el dinero propio del propietario. El Schedule E enumera solo los ingresos, los gastos y la depreciación de cada propiedad (Publication 527), así que estas partidas no aparecen como tales, pero las cifras que sí aparecen dependen de ellas.

El IRS también indica que debe llevar registros exactos de cada partida que afecte la base fiscal (Publication 551). Para registrar una compra, vea el estado de cierre de un alquiler en la contabilidad; para los depósitos, vea los depósitos en garantía en la contabilidad de alquileres.

¿Cuándo necesito un software contable para llevar los ingresos y gastos de mis alquileres?

Un software contable conviene cuando la contabilidad necesita un balance general además de una lista de ingresos y gastos: préstamos, depósitos que mantiene, activos por depreciar, más de una entidad, o un prestamista o un preparador de impuestos que quiere informes. La Publication 583 describe el sistema de partida doble como autoequilibrado, con cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto abiertas de forma permanente, y dice que tiene controles y contrapesos integrados (Publication 583).

Todo sistema computarizado debe producir registros legibles que respalden la declaración. Sus registros deben conciliarse con los libros y con la declaración, y usted debe conservar una descripción del sistema, incluido el plan de cuentas (Publication 583). Cualquier programa debe asignar cada transacción a una propiedad, llevar los préstamos, los depósitos y los activos fijos como cuentas del balance general, y mantener el dinero del propietario separado de los ingresos y gastos. Vale la pena hacer dos verificaciones más; la primera refleja lo que el IRS pide en las auditorías, la segunda es un control, no un requisito del IRS:

• Exporta el archivo completo, y usted puede guardar una copia aunque deje de pagar. El IRS indica que los examinadores pedirán el archivo de respaldo del software contable en la mayoría de los casos en que los libros se llevan en un software, aunque una auditoría limitada puede no necesitarlo, y que sus pruebas de integridad no se pueden ejecutar de forma adecuada en registros convertidos a hojas de cálculo (preguntas frecuentes del IRS).
• Permite cerrar un año ya presentado para que nadie lo cambie sin que se note.

Si hay varias entidades, mantenga separadas las cuentas, los préstamos y el dinero del propietario de cada una; quien es dueño de más de un negocio debe llevar un juego completo y separado de libros para cada uno (Publication 583). Vea la contabilidad de una LLC por cada propiedad en alquiler. Ninguna fuente oficial clasifica los programas. Para elegir entre ellos, vea cómo elegir entre programas contables generales; para saber qué conservar al cancelar uno, vea los registros que debe conservar al cancelar un software contable. Para configurar las cuentas por propiedad, vea el plan de cuentas para propiedades en alquiler.

¿Qué debe registrar una aplicación de contabilidad para arrendadores?

Una aplicación para arrendadores es una contabilidad completa de alquileres solo si registra más que el dinero que entra y sale. Ninguna fuente del IRS nombra ni clasifica aplicaciones, así que pruebe cualquier software de alquileres con lo que sus registros deben contener:

Una aplicación que registra solo el dinero que entra y sale deja el saldo del préstamo, los depósitos que mantiene, el costo de la propiedad y la depreciación para llevarlos en otro lado, en una hoja de préstamos, una lista de depósitos y una lista de activos. El historial de depreciación es un registro del que depende la declaración; si se perdió, vea cómo reconstruir un cuadro de depreciación perdido. Sea gratuita o de pago, pruebe la aplicación de la misma manera y compare con cada estado de cuenta las líneas bancarias que clasifica por usted.

¿Qué hace cada mes un responsable contable para el propietario de un alquiler, y qué me corresponde a mí?

Un responsable contable puede hacer el trabajo mensual de llevar los libros, pero la obligación de llevar registros adecuados y la carga de probar la declaración siguen siendo del contribuyente. El IRS indica que los contribuyentes son responsables de mantener libros y registros suficientes para respaldar sus declaraciones (preguntas frecuentes del IRS; 26 CFR 1.6001-1). Un responsable contable lleva y concilia los libros; la declaración y cualquier elección fiscal se deciden con su preparador de impuestos.

Quien lleve la contabilidad de un propietario de alquileres, usted o un responsable contable, tiene estas tareas mensuales:

Una línea del banco muestra a quién se pagó, no qué se compró ni a qué propiedad sirvió, y el comprobante de pago por sí solo no establece una deducción (Publication 583). Por eso los documentos y las explicaciones quedan de su lado. Más propiedades, entidades, cuentas y transacciones mensuales significan más que registrar y conciliar, y los años atrasados suman trabajo de puesta al día.

Para conocer el costo, vea cuánto cuesta un responsable contable mensual. Para evaluar hacerlo usted mismo, vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable. Para revisar el trabajo de un responsable contable, vea cómo revisar el trabajo de su responsable contable. Si cada propiedad o LLC necesita su propia cuenta bancaria, se explica en una cuenta bancaria separada para cada alquiler.

¿Cómo hago que cualquier sistema coincida con el Schedule E, una columna por propiedad?

Lleve cada fila de ingresos y gastos por propiedad, porque el Schedule E tiene una columna para cada alquiler. La Parte I enumera la dirección y el tipo de cada propiedad, sus días de alquiler a valor justo de mercado y sus días de uso personal, y luego los ingresos, gastos y depreciación en las columnas A, B y C. Si tiene más de tres propiedades, adjunte tantos Schedule E como necesite y ponga los totales combinados en uno (instrucciones del Schedule E).

La entidad determina el formulario. Una LLC nacional de un solo miembro generalmente no es una entidad separada para el impuesto sobre la renta, así que su alquiler va en el Schedule E del propietario (instrucciones del Schedule E). Una LLC nacional con dos o más miembros generalmente se clasifica como sociedad de personas, salvo que elija ser tratada como corporación (IRS: LLC); el IRS acepta cualquiera de los dos tratamientos para una LLC que pertenece solo a cónyuges como bienes gananciales (Revenue Procedure 2002-69). Una sociedad de personas generalmente declara los bienes raíces en alquiler en el Form 8825, que también usa una columna por propiedad, cuatro por página (instrucciones del Form 8825). Un cambio de miembros cambia el formulario: una LLC de un miembro que suma un segundo miembro es una sociedad de personas desde ese momento, y una sociedad de personas que queda con un solo miembro pasa a ser una entidad ignorada (26 CFR 301.7701-3(f)). En ambos casos la contabilidad informa por propiedad. Vea la contabilidad de una LLC por cada propiedad en alquiler, las LLC de cónyuges y de familia y alquileres en copropiedad: Schedule E o declaración de sociedad.

Si un administrador de propiedades cobra su alquiler, el estado mensual del administrador muestra cifras netas; vea cómo convertir el estado del propietario en cifras del Schedule E.

¿Cómo paso de una hoja de cálculo a un software contable sin perder el historial?

Elija una fecha de inicio limpia, cargue los saldos iniciales de cada cuenta bancaria, préstamo, depósito y activo, y guarde la hoja de cálculo cerrada con los registros de ese año. El primer día de un año fiscal es lo más limpio, porque así cada declaración sale de un solo sistema. Un cambio a mitad de año significa que el Schedule E de un año se arma con dos juegos de registros; vea cómo cambiar de software contable a mitad de año.

1. Cierre el año anterior. Concilie cada cuenta bancaria y de tarjeta con su estado de cuenta en la fecha del cambio.
2. Guarde la hoja de cálculo. Conserve una copia de solo lectura con los registros de ese año. Es el registro original del período anterior y respalda la declaración.
3. Reúna los saldos iniciales con documentos, no de memoria. Use la conciliación bancaria de cierre para el efectivo, con los cheques pendientes y los depósitos en tránsito; el estado de cuenta de cada tarjeta y de cada prestamista para las deudas; la lista de depósitos para los depósitos que mantiene; y los estados de cierre y el último cuadro de depreciación para el costo y la depreciación acumulada de cada propiedad. El patrimonio es igual a los activos menos todos los pasivos (Publication 583). Investigue cualquier diferencia en lugar de registrarla en el patrimonio. En una sociedad de personas, traslade por separado el capital final de cada socio y conserve los registros de capital en base fiscal del preparador (instrucciones del Form 1065).
4. Ingrese saldos, no transacciones antiguas. Traslade el detalle solo donde un informe lo necesite. Mantenga los cheques y depósitos no cobrados como partidas de conciliación, para que su cobro posterior no genere ingresos ni gastos nuevos.
5. Mantenga el mismo método contable. Pasar del método de efectivo al de acumulación cambia su método contable y generalmente requiere la aprobación del IRS (Publication 538).
6. Revise el primer mes. Los saldos de los préstamos deben coincidir con los estados de cuenta del prestamista, y el efectivo debe igualar el saldo bancario después de considerar los cheques y depósitos no cobrados.

Para ver cómo se cargan los saldos iniciales, vea saldos iniciales al cambiar de contador.

¿Cuánto tiempo conservo los registros del alquiler, y bastan las copias electrónicas?

Conserve los registros de cada partida de una declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración, generalmente 3 años después de la fecha posterior entre la presentación y la fecha de vencimiento de la declaración, porque una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en su fecha de vencimiento (IRS; Topic 305). Una sociedad de personas, incluida una LLC con varios miembros tratada como tal, generalmente conserva sus registros 3 años contados desde la fecha posterior entre el vencimiento y la presentación de la declaración de cada socio, además de la suya (instrucciones del Form 1065).

Los registros de compra, mejoras y depreciación de un alquiler se conservan hasta que venza el plazo del año en que usted dispone de la propiedad en una disposición gravable, como una venta. Después de un intercambio no gravable, conserve también los registros de la propiedad anterior, hasta que venza el plazo del año en que disponga de la nueva. Los demás plazos, incluidos 6 años cuando el ingreso no declarado supera 25% del ingreso bruto informado, están en cuánto tiempo conservar los registros de un negocio. Conserve también copias de las declaraciones presentadas. Los prestamistas y las aseguradoras pueden exigir los registros por más tiempo que el IRS (Publication 583).

Las copias electrónicas bastan solo si el sistema de almacenamiento cumple las mismas pruebas del IRS que los libros en papel, incluida la de producir registros legibles cuando se piden. Puede destruir los originales en papel solo después de que el sistema se haya probado y existan procedimientos que aseguren que sigue cumpliendo (Publication 583). Para los recibos, vea recibos escaneados en lugar de papel y registros y recibos de propiedades en alquiler.

¿Qué le entrego a mi preparador de impuestos al cierre del año?

Entregue a su preparador de impuestos los libros y los documentos en que se basan, no solo una copia impresa. El Schedule E y los registros que lo respaldan (instrucciones) requieren:

• La dirección, el tipo, los días alquilados a valor justo de mercado y los días de uso personal de cada propiedad.
• Un estado de resultados por propiedad del año, conciliado con los estados de cuenta bancarios.
• El estado de cuenta de fin de año de cada prestamista o el Form 1098, para los intereses pagados.
• Las facturas del impuesto a la propiedad y del seguro.
• El estado de cierre de cada propiedad comprada o vendida, y las facturas de cualquier mejora.
• La lista de activos: costo, división entre terreno y edificio, fecha en que quedó lista para alquilar, depreciación ya tomada y Forms 4562 anteriores; en una antigua residencia, su valor cuando pasó a ser alquiler.
• Los depósitos que mantiene al cierre del año, por inquilino.
• Los nombres y direcciones de los trabajadores a quienes se pagaron servicios y cuánto se pagó a cada uno; vea los Forms 1099 para arrendadores.
• El estado anual de cualquier administrador de propiedades, y los informes de pagos de las plataformas.
• Si puede acogerse al safe harbor de alquileres para la deducción por ingreso empresarial calificado, que depende de las horas de servicios de alquiler: registros separados de ingresos y gastos para cada empresa de bienes raíces en alquiler, y bitácoras hechas en el momento con las horas, los servicios, las fechas y quién hizo el trabajo. Debe adjuntarse una declaración a la declaración original presentada a tiempo (Revenue Procedure 2019-38; IRS).
• La declaración del año anterior.

Para los pasos de cierre de año en la contabilidad, vea la lista de verificación del cierre del año.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Tres condominios, un propietario y una hoja de cálculo

Un propietario tiene tres condominios con $5,400 de alquiler mensual en total, un préstamo en cada uno y ningún prestamista que pida informes. El libro de Excel tiene una pestaña por propiedad con el alquiler y los gastos en las filas del Schedule E, una hoja de préstamos que divide cada pago en intereses, capital y cualquier parte de escrow según el estado de cuenta del prestamista, una lista de depósitos y una pestaña de activos con el costo, la parte del terreno y la depreciación. Cada mes los totales se concilian con los estados de cuenta bancarios. El depósito de $1,800 de un inquilino, que se devolverá al terminar el contrato, va en la lista de depósitos, no en el alquiler. Al cierre del año, las tres pestañas llenan las columnas A, B y C de un solo Schedule E.

Dieciocho viviendas en dos LLC y la solicitud de un prestamista

Un propietario tiene dieciocho viviendas en dos LLC, $40,000 de alquiler mensual en total, y un prestamista que le pide un estado de resultados. Una hoja de cálculo ya no se puede conciliar con los saldos bancarios ni con los préstamos y depósitos de dos entidades. El propietario pasa a un software contable con un juego de libros para cada LLC, cada transacción asignada a una propiedad y un responsable contable mensual que concilia cada cuenta. El estado de resultados para el prestamista sale de los libros. Que la declaración use el Schedule E o el Form 8825 depende de cuántos miembros tiene cada LLC y de cualquier elección fiscal; en ambos casos las cifras son por propiedad.

Un cambio el 1 de enero

Un propietario pasa de una hoja de cálculo a un software el 1 de enero. El 31 de diciembre cada cuenta bancaria está conciliada y la hoja de cálculo se guarda como solo lectura con los registros de ese año. Los saldos iniciales salen de la conciliación bancaria de cierre con sus cheques y depósitos no cobrados, el estado de cuenta de fin de año de cada prestamista, la lista de depósitos y la pestaña de activos con el último cuadro de depreciación. El patrimonio inicial es igual a los activos menos los pasivos, y cualquier diferencia se investiga, no se registra en el patrimonio. El primer estado de resultados por propiedad cubre solo enero, y la hoja de cálculo anterior queda archivada para el año anterior.

¿Su caso es distinto?

• Ya superó una pestaña por propiedad: varias LLC, un prestamista que pide un estado de resultados o un balance general, un preparador de impuestos que le pide cifras una y otra vez, o un cambio de sistema próximo. Lo que el sistema debe registrar, quién lo lleva cada mes y cómo pasa el historial al nuevo sistema depende de sus entidades, préstamos y software. Aquí es donde encaja la ayuda con la contabilidad; vea también un estado de resultados de alquileres para un prestamista.
• La contabilidad de sus alquileres está atrasada o faltan años: vea cómo ponerse al día con la contabilidad de propiedades en alquiler; reconstruir varios años es donde encaja la ayuda con la contabilidad.
• Las propiedades están en LLC o con copropietarios: vea la contabilidad de una LLC por cada propiedad en alquiler y propiedad en alquiler dentro de una LLC.
• Va a cambiar de sistema a mitad de año: vea cómo cambiar de software contable a mitad de año y luego la ayuda con la contabilidad para trasladar el historial.
• Vive fuera de EE. UU., o el alquiler está fuera de EE. UU.: vea alquileres en EE. UU. de propietarios en el extranjero y cómo alquilar una vivienda en el extranjero; la contabilidad entre dos países es donde encaja la ayuda con la contabilidad.
• Una plataforma o un administrador de propiedades le paga: vea pagos de plataformas, brutos o netos y el estado del propietario del administrador.
• Faltan recibos o el historial de depreciación: vea registros y recibos de propiedades en alquiler y depreciación omitida en un alquiler.