Una LLC por alquiler: libros, cuentas bancarias y declaraciones

¿Cada LLC de alquiler presenta su propia declaración de impuestos?

Una LLC con un solo propietario que no eligió tributar como corporación no presenta una declaración federal de impuestos sobre la renta propia. El IRS la trata como una entidad ignorada (disregarded entity), es decir, se ignora para el impuesto sobre la renta, así que sus ingresos de alquiler y sus gastos van en el Form 1040 del propietario (IRS: LLC de un solo miembro). Una LLC con dos o más propietarios es una sociedad de personas, salvo que elija otra cosa, y presenta el Form 1065 (IRS: LLC que presenta como corporación o como sociedad de personas; 26 CFR 301.7701-3).

El impuesto federal sobre la renta no exige una LLC por cada alquiler: una LLC ignorada puede tener varios alquileres, cada uno en su propia columna del Schedule E. Si conviene usar una LLC, es una cuestión de ley estatal, de prestamistas y de costos, que se explica en propiedad en alquiler dentro de una LLC.

Un esposo y una esposa que son los únicos propietarios y tienen la LLC como bienes gananciales pueden tratarla como entidad ignorada o como sociedad de personas, y el IRS acepta cualquiera de las dos; un cambio posterior se trata como una conversión. En otros estados, una LLC de dos cónyuges presenta como sociedad de personas (IRS: LLC de un solo miembro). Vea LLC de cónyuges y de familiares.

El caso no es sencillo cuando:

• Los libros o las cuentas ya se cruzaron. Una cuenta pagó las facturas de varias LLC, o se movió dinero entre LLC o hacia usted sin registro. Hay que ordenar los traspasos antes de que cualquier declaración sea correcta.
• Un preparador cotiza una declaración por cada LLC. Qué LLC presentan depende de los propietarios y de las elecciones, no del número de propiedades.
• Se suma un segundo propietario. Desde el día en que una LLC de un propietario recibe un segundo miembro, es una sociedad de personas (26 CFR 301.7701-3(f)): su alquiler va en el Form 8825 de un Form 1065, no en una columna de la Part I del Schedule E del primer propietario. Si no se presentó el Form 1065, vea la última sección antes del ejemplo.
• Un propietario se va y queda uno solo. La LLC vuelve a ser ignorada cuando queda un solo miembro (26 CFR 301.7701-3(f)). La sociedad de personas por lo general presenta un Form 1065 final, que vence el día 15 del 3.er mes después del mes en que termina la sociedad de personas (IRS: instrucciones del Form 1065; 26 CFR 1.708-1), y desde entonces el propietario declara el alquiler en el Schedule E. Vea cómo registrar la compra de la parte de un socio.
• Una LLC controladora es dueña de las LLC de alquiler. Si la LLC controladora tributa como sociedad de personas, es dueña única de cada LLC de alquiler y ninguna eligió tributar como corporación, las LLC de alquiler son divisiones de ella y un solo Form 1065 puede cubrir todas las propiedades (IRS: LLC de un solo miembro). Una LLC de alquiler con otro propietario o con una elección de tributar como corporación sigue sus propias reglas.
• Una LLC presentó el Form 8832 o el Form 2553. Entonces presenta una declaración corporativa y ya no se aplica la regla por defecto (IRS: instrucciones del Form 2553). Una elección del Form 8832 surte efecto en la fecha que indica, desde 75 días antes de presentarla hasta 12 meses después. La firman todos los propietarios, o un ejecutivo, administrador o miembro autorizado, y se considera que los bienes de la LLC pasan ese día a la nueva corporación, así que los libros necesitan un corte en esa fecha (26 CFR 301.7701-3(c) y (g)). El Form 2553 vence 2 meses y 15 días después del inicio del año en que se aplica por primera vez.
• Un estado pide más. Una LLC que el IRS ignora todavía puede deber cuotas estatales o una declaración estatal (vea más abajo).

Reúna primero: los acuerdos operativos con las fechas en que los propietarios entraron o salieron, las cartas del EIN, cualquier Form 8832 o Form 2553, los estados de cuenta bancarios y de la hipoteca de cada LLC, y la última declaración. La lista completa está en la sección de cierre del año, más abajo.

¿Cómo va en el Schedule E una LLC de alquiler con un solo miembro?

Tres LLC con un alquiler cada una y una LLC con tres alquileres se ven igual en el Schedule E: cada propiedad en alquiler tiene su propia columna, A, B o C, en la Part I. El Schedule E enumera propiedades, no LLC (IRS: instrucciones del Schedule E). Una página admite tres propiedades; agregue más páginas si hay más.

La dirección de la propiedad va en la línea 1a, el alquiler en la línea 3 y cada gasto en la columna de esa propiedad.

Si la LLC presta a los inquilinos servicios importantes, como limpieza regular o cambio de ropa de cama, el ingreso puede corresponder al Schedule C (IRS: Publication 527). Vea impuestos de una propiedad en alquiler.

Los límites de pérdidas pasivas se aplican en la declaración del propietario, no en la de la LLC. Una pérdida de alquiler no permitida en un año se arrastra hasta que se use o hasta que se venda toda la participación en la actividad en una venta totalmente gravable a una parte no relacionada (IRS: instrucciones del Form 8582), así que los registros por propiedad, o por las actividades de alquiler que usted agrupe, muestran qué arrastre corresponde a qué propiedad.

¿Qué cambia cuando una LLC de alquiler tiene dos o más propietarios?

La LLC presenta el Form 1065 y entrega a cada propietario un Schedule K-1, el formulario que muestra la parte de ingresos y deducciones de ese propietario, aunque tenga una sola casa, salvo que no haya recibido ingresos ni tenido gastos tratados como deducciones o créditos en el año (IRS: instrucciones del Form 1065; IRS: Publication 527).

Los bienes inmuebles de alquiler ordinarios van en el Form 8825, el formulario de bienes inmuebles de alquiler de la sociedad de personas, no en la página 1 del Form 1065. El Form 8825 tiene una columna por propiedad, incluso cuando la LLC trata varios edificios como una sola actividad para efectos de las pérdidas pasivas (IRS: instrucciones del Form 8825). Su resultado neto va en el Schedule K, línea 2, y en la casilla 2 de cada K-1. Una actividad que las instrucciones no tratan como actividad de alquiler, como las estadías de siete días o menos en promedio, o las estadías cortas con servicios personales importantes, es un negocio o actividad comercial que se declara en la página 1 y en la casilla 1 de cada K-1 (IRS: instrucciones del Form 1065); vea impuestos de una propiedad en alquiler. Cada propietario declara entonces el K-1 en el Schedule E, Part II, de su propia declaración (IRS: instrucciones del Schedule E).

La multa cuenta a todos los que fueron propietarios en algún momento del año. Los propietarios, no la LLC, aplican a sus partes los límites de base fiscal, de riesgo y de pérdidas pasivas (IRS: instrucciones del Form 1065; IRS: instrucciones del Schedule E).

Para la declaración en sí, vea cómo tributan las sociedades de personas. Para propietarios que comparten un alquiler sin una LLC, vea alquiler en copropiedad: Schedule E o declaración de sociedad de personas.

¿Necesito libros separados para cada LLC, o un solo archivo con una clase por propiedad?

Una LLC que presenta su propia declaración necesita registros que se sostengan por sí solos. Para las LLC de un solo propietario que el IRS ignora, un juego separado por LLC es la forma más sencilla de mantener limpia cada columna; es práctica contable, no una regla fiscal.

La Publication 583 indica que quien es propietario de más de un negocio debe llevar un juego completo y separado de libros y registros para cada negocio, y acepta cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos. Un alquiler no siempre es un negocio o actividad comercial para efectos fiscales (IRS: instrucciones del Schedule E), pero la división por propiedad se necesita en cualquier caso: el Schedule E y el Form 8825 usan una columna por propiedad.

La prueba es si cada LLC puede producir su propio estado de resultados, su balance general y su conciliación bancaria sin las demás. Una hoja de cálculo puede contener la misma división si cada fila indica la LLC y la propiedad; vea hoja de cálculo o software para alquileres. Para los libros en sí, vea libros separados para cada empresa y catálogo de cuentas para una propiedad en alquiler.

¿Necesito una cuenta bancaria separada para cada LLC?

Las reglas fiscales piden registros que muestren con claridad los ingresos y los gastos, no una configuración de cuentas en particular. La Publication 583 aconseja mantener el dinero del negocio en una cuenta del negocio, aparte del dinero personal, y marcar cada depósito como ingreso del negocio, fondos personales o préstamo.

Los registros de una LLC que es sociedad de personas deben respaldar cada partida de su declaración (IRS: instrucciones del Form 1065), lo cual es más fácil cuando sus ingresos y facturas se rastrean solo hasta esa LLC. Lo que descompone los libros es que una cuenta pague las facturas de varias LLC: cada pago de ese tipo por lo general debe clasificarse como préstamo, aporte o distribución. La protección de responsabilidad es una cuestión de ley estatal que esta página no cubre. Cuándo conviene tener cuentas separadas, y cómo separar el alquiler del dinero personal, se explica en una cuenta bancaria separada para cada propiedad en alquiler.

¿Cada LLC de alquiler necesita su propio EIN?

No siempre. Para efectos federales, una LLC de un solo propietario que el IRS ignora necesita un EIN solo si tiene empleados o debe ciertos impuestos especiales. De lo contrario, usa el número de Seguro Social o el EIN del propietario para el impuesto sobre la renta (IRS: LLC de un solo miembro). Un banco o un estado aún pueden exigir uno, y entonces la LLC puede solicitarlo. En un Form W-9 de una LLC ignorada, indique el número del propietario, no el de la LLC.

Una LLC que tributa como sociedad de personas presenta el Form 1065 con su propio EIN, que se solicita en el Form SS-4 marcando Partnership (IRS: instrucciones del Form SS-4). Una LLC ignorada que ya tiene su propio EIN lo conserva cuando recibe un propietario y pasa a ser una sociedad de personas; si nunca tuvo uno, debe obtenerlo (26 CFR 301.6109-1(h)). Un cambio de propietarios que no pone fin a la sociedad de personas no exige un nuevo EIN (IRS: cuándo obtener un nuevo EIN).

¿Cómo mantengo separados el alquiler, la hipoteca, las reparaciones y la depreciación de cada propiedad?

Registre cada operación en la única propiedad a la que pertenece, de modo que cada columna del Schedule E o del Form 8825 se llene con sus propios totales (IRS: instrucciones del Schedule E).

La línea 12 es para intereses pagados a un banco u otra institución financiera; use la línea 13 cuando el destinatario no sea una de ellas o no haya llegado un Form 1098 (IRS: instrucciones del Schedule E). Un prestamista no tiene que presentar el Form 1098 por intereses recibidos de una empresa (IRS: instrucciones del Form 1098), así que el préstamo de una LLC puede llegar sin uno. Los intereses siguen el uso que se dio al dinero prestado, no la propiedad que garantiza el préstamo (26 CFR 1.163-8T).

Una factura que cubre varias propiedades, como una sola póliza de seguro, por lo general se reparte entre ellas con una base razonable, y el reparto se guarda junto con la factura.

Si un préstamo está a su nombre mientras una LLC es dueña de la propiedad, conserve los documentos del préstamo y los estados de cuenta del prestamista con esa propiedad y anote quién pagó en realidad. Un pago hecho con sus propios fondos es dinero que usted aportó a la LLC o le prestó; un pago hecho desde la cuenta de la LLC no es un aporte solo porque el préstamo esté a su nombre. En una LLC con otros propietarios, quién puede deducir los intereses es una pregunta para un preparador.

¿Cómo muestran los libros que una LLC pagó la factura de otra LLC, o que yo pagué una personalmente?

Registre la factura en la LLC dueña de la propiedad, y registre quién la pagó como dinero que pasa entre dos juegos de libros: un préstamo, o un aporte y una distribución.

• Una LLC paga la factura de otra LLC. La LLC dueña de la propiedad registra el gasto y una cuenta por pagar al pagador. El pagador registra el dinero que se le debe. Si el mismo propietario tiene ambas LLC y no se piensa devolver el dinero, los libros muestran una distribución del pagador y un aporte a la otra LLC.
• Usted paga personalmente la factura de una LLC. Los libros de la LLC muestran dinero que usted aportó, o un préstamo suyo. El costo de una LLC de un solo propietario se deduce una sola vez, en la columna de esa propiedad. En una LLC que es sociedad de personas, si un propietario puede deducir un costo que pagó personalmente por la LLC depende del acuerdo de la sociedad y de si el alquiler es un negocio o actividad comercial (IRS: instrucciones del Schedule E); regístrelo como dinero que el propietario aportó o prestó, y consulte a un preparador antes de deducirlo en la declaración del propietario.
• Una LLC paga una factura personal suya. Regístrela como dinero retirado, no como gasto de alquiler (IRS: Publication 583).

Cuando un propietario tiene ambas LLC y ninguna eligió tributar como corporación, ambas se declaran en la declaración del propietario, así que una reparación sigue yendo en la columna del Schedule E de la propiedad reparada. Cuando las LLC tienen propietarios distintos, el pago mueve dinero entre esos propietarios. Documéntelo como un préstamo por escrito; si no se piensa devolver el dinero, su tratamiento fiscal es una pregunta para un preparador. Los mecanismos están en libros separados para cada empresa, cuentas de capital de una LLC y cuentas de capital de los socios.

¿Qué cuotas e informes estatales se repiten para cada LLC?

Un estado que cobra una cuota a las LLC o exige un informe anual lo hace por cada LLC, no por su propietario. California, por ejemplo, cobra a toda LLC organizada o que hace negocios allí un impuesto anual de $800, aunque la LLC no realice actividad, hasta que se cancela. Tres LLC son tres cobros (California Franchise Tax Board).

Un estado también puede pedir un informe anual o una declaración propia a una LLC que el IRS ignora, según dónde esté organizada la LLC y dónde haga negocios. Vea cuotas e informes anuales de las LLC por estado e impuesto mínimo y cuota de las LLC en California.

¿Qué entrega cada LLC a mi preparador al cierre del año?

Una carpeta por LLC, con estos elementos:

• El acuerdo operativo y cada enmienda, que muestren quién es propietario de qué y cuándo entraron o salieron los propietarios.
• La carta del EIN, y cualquier Form 8832 o Form 2553 con lo que devolvió el IRS.
• Los estados de cuenta de fin de año de cada cuenta bancaria y préstamo, con el Form 1098 si el prestamista emitió uno.
• Los registros de alquiler por propiedad, y los estados de cuenta del administrador de la propiedad, si lo hay.
• Las facturas del impuesto sobre la propiedad y del seguro, y las facturas de reparaciones marcadas como reparación o mejora.
• Los estados de cierre de cualquier compra, venta o refinanciamiento del año, y el calendario de depreciación de la última declaración.
• Una lista fechada de cada traspaso entre LLC o con un propietario, con el monto y el motivo.
• La última declaración: el Schedule E del propietario, o el Form 1065 de la LLC con los K-1 y las cuentas de capital.
• Los avisos estatales del informe anual y de las cuotas.

¿Qué hago si los libros están enredados o nunca se presentó un Form 1065?

Empiece por decidir qué LLC son contribuyentes separados, y luego reconstruya los libros de cada LLC con sus propios estados de cuenta. Los libros reconstruidos muestran qué declaraciones faltan.

1. Para cada LLC, haga una lista de sus propietarios por fecha con el acuerdo operativo, sus enmiendas y cualquier K-1, y anote cualquier Form 8832 o Form 2553. Eso fija la clasificación de cada año y, por lo tanto, qué LLC debieron presentar el Form 1065.
2. Reúna todos los estados de cuenta bancarios y de préstamos, y asigne cada operación a la LLC a la que pertenece la propiedad o el préstamo.
3. Vuelva a clasificar el dinero que pasó entre LLC, o entre una LLC y un propietario, como préstamos, aportes y distribuciones.
4. Concilie cada cuenta con sus estados de cuenta antes de preparar cualquier declaración.

Un Form 1065 que era obligatorio y nunca se presentó puede acarrear la multa mensual por propietario mencionada arriba, por el monto fijado para el año en que vencía esa declaración. El IRS puede dispensarla por causa razonable, y una sociedad de personas pequeña de 10 socios como máximo puede calificar para una dispensa conforme al Revenue Procedure 84-35 (IRS: aviso CP162C). Algunos alivios administrativos dependen de haber presentado a tiempo la misma declaración durante los tres años anteriores (IRS: alivio de multas administrativas). Si se sumó un segundo propietario y la forma de presentar nunca cambió, la declaración en el Schedule E de los años siguientes puede ser incorrecta. Un segundo propietario que entró o salió durante un año, un Form 8832 o Form 2553 que no se encuentra, o cifras que no concilian son los casos en que la revisión de un preparador puede cambiar qué declaraciones vencen. Vea alivio de la multa por declaración tardía de una sociedad de personas, multas por presentación tardía, cómo corregir la mezcla de fondos del negocio y personales y cómo ponerse al día con la contabilidad de propiedades en alquiler.

Ejemplo

Dólares estadounidenses ilustrativos, cifras redondas.

Tres LLC de un propietario, un alquiler cada una

Un propietario tiene tres LLC, cada una con un alquiler de largo plazo y $24,000 de alquiler al año. Ninguna eligió tributar como corporación, así que ninguna LLC presenta una declaración federal de impuestos sobre la renta. El Schedule E del propietario tiene tres columnas, A, B y C, y cada una muestra $24,000 de alquiler. El propietario lleva tres juegos de registros para que los intereses hipotecarios y la depreciación de cada propiedad queden en su propia columna. Un banco, un prestamista o un estado todavía pueden pedir un EIN o un informe anual para cada una de las tres LLC.

Dos hermanos, un alquiler, 60/40

Dos hermanos tienen un alquiler de largo plazo en una LLC sin elección de tributar como corporación y se reparten la ganancia 60/40. El alquiler es de $30,000 y los gastos son de $12,000, así que el ingreso neto de alquiler es de $18,000. La LLC, con año calendario, presenta el Form 1065 con el Form 8825 y dos K-1 a más tardar el 15 de marzo. La casilla 2 muestra $10,800 para un hermano y $7,200 para el otro, y cada uno declara ese monto en el Schedule E, Part II, de su declaración personal.

Una LLC paga la reparación del techo de otra

La LLC A paga una reparación de techo de $3,000 en la propiedad de la LLC B desde la cuenta de A. B registra la reparación de $3,000 y le debe $3,000 a A; A registra $3,000 que se le deben. Si el mismo propietario tiene ambas LLC y ninguna eligió tributar como corporación, la reparación sigue yendo en la columna de B en el Schedule E. Si A nunca recibe el reembolso, los libros muestran $3,000 distribuidos de A al propietario y $3,000 aportados por el propietario a B. Cargar la reparación a A la pondría en la columna equivocada.

¿Su caso es distinto?

• Los libros o las cuentas de sus LLC ya se cruzaron, o una cuenta pagó las facturas de varias LLC: por lo general hay que clasificar los traspasos pasados como préstamos, aportes y distribuciones antes de preparar las declaraciones. Solicite ayuda con la contabilidad y vea cómo corregir la mezcla de fondos del negocio y personales.
• Una LLC tiene un segundo propietario y nunca presentó el Form 1065: puede ser necesario reconstruir las cuentas de capital. Solicite ayuda con la contabilidad y vea cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad de personas.
• Un preparador cotiza una declaración por cada LLC y usted no sabe cuáles hacen falta: las fechas de propiedad y las elecciones deciden, LLC por LLC. Vea qué declaraciones presenta su negocio y solicite ayuda con la contabilidad para separar los libros antes del cierre del año.
• Usted y su cónyuge son propietarios de la LLC: vea LLC de cónyuges y de familiares.
• Comparte un alquiler con otras personas y todavía no tiene una LLC: vea alquiler en copropiedad: Schedule E o declaración de sociedad de personas.
• Tiene años de libros de alquiler atrasados: vea cómo ponerse al día con la contabilidad de propiedades en alquiler.
• Una LLC eligió ser tratada como corporación S: vea libros después de elegir ser corporación S.
• Un propietario vive fuera de EE. UU.: vea propietarios no residentes que alquilan propiedades.