LLC con varios miembros: ¿CPA para el Form 1065 y los K-1?

¿Necesitamos un CPA o podemos presentar nosotros mismos el Form 1065 de nuestra LLC con varios miembros?

Ninguna regla exige un CPA para preparar la declaración de una sociedad de personas. Una LLC con varios miembros que tributa como sociedad de personas presenta el Form 1065, y un miembro debe firmarlo. Quien cobra por preparar la declaración generalmente también debe firmar como preparador con un número de identificación fiscal de preparador (PTIN); si la completa un propietario o un empleado, el espacio del preparador pagado queda en blanco (instrucciones del Form 1065).

La verdadera pregunta es si la declaración puede quedar correcta sin criterio profesional. Cada fila siguiente suma algo de ese criterio:

Varios de estos puntos son difíciles de cambiar una vez que pasa la fecha de vencimiento: el código tributario limita los cambios a la información de los K-1 después de esa fecha, con excepciones enumeradas (sección 6031(b)). Cuando el período de presentación, incluida cualquier prórroga válida, ya terminó, una declaración sujeta a las reglas de auditoría centralizada generalmente requiere una solicitud de ajuste administrativo, no una declaración enmendada (instrucciones del Form 1065); antes de eso, un Form 1065 sustitutivo con K-1 que coincidan puede reemplazarla (Revenue Procedure 2019-32). Consulte cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.

El Form 1065 vence el 15 de marzo para una LLC con año calendario. Dos casos son los más probables para necesitar un profesional: una declaración que ya está atrasada, y propietarios que aportaron y retiraron montos desiguales de modo que nadie puede decir qué debe mostrar cada K-1 (consulte la sección sobre cuándo vale la pena pagar a un CPA). Antes de decidir, reúna el acuerdo operativo, una lista con fechas de lo que cada propietario aportó y retiró, y los estados de cuenta bancarios del año; la lista completa está más abajo.

¿Una LLC con varios miembros presenta el Form 1065 aunque no haya tenido ganancias?

Generalmente, sí. Una LLC nacional con dos o más miembros es una sociedad de personas para efectos del impuesto federal, salvo que elija el trato fiscal de corporación (Form 8832, o Form 2553 para el estatus de corporación S), y una sociedad de personas debe presentar el Form 1065 salvo que no reciba ingresos ni incurra en ningún gasto tratado como deducción o crédito (IRS: clasificación de la LLC; instrucciones del Form 2553; instrucciones del Form 1065). Los cónyuges que son los únicos miembros de una LLC en un estado con bienes gananciales (community property) pueden tratarla como sociedad de personas o como entidad ignorada (Revenue Procedure 2002-69); consulte LLC de cónyuges y de familiares.

Una pérdida no elimina la obligación: un año con pérdida tiene gastos que informar, y la pérdida pasa a los propietarios en sus K-1 (IRS: sociedades de personas). Las declaraciones estatales y las cuotas anuales pueden aplicar aunque no venza ninguna declaración federal; consulte qué declaraciones presenta su negocio.

¿Cuándo vence el Form 1065 y cuánto cuesta presentarlo tarde?

El Form 1065 de una LLC con año calendario vence el 15 de marzo. Una declaración tardía o que omite información requerida le cuesta a la LLC $260 por cada socio por cada mes o fracción de mes, hasta 12 meses; el IRS la determina contra la sociedad de personas (instrucciones del Form 1065; sección 6698(c)). El monto en dólares es la cantidad indexada para una declaración que debe presentarse en 2027 (Revenue Procedure 2025-32).

Una declaración que ya está atrasada se cobra con el monto de su propia fecha de vencimiento. Las instrucciones del Form 1065 muestran $255 para una declaración que vencía el año anterior a 2027, y la página de multas del IRS enumera los años anteriores.

La multa no se aplica si la sociedad de personas demuestra que la falta se debió a causa razonable. No adjunte una explicación a la declaración; el IRS la pide después de enviar un aviso (instrucciones del Form 1065). Se presume causa razonable en las sociedades pequeñas que cumplen ciertas condiciones (IRS: multa por no presentar), y puede aplicar el alivio por primera vez u otro alivio administrativo (IRS: alivio de multas administrativas); consulte alivio de la multa por declaración tardía de una sociedad de personas y multas por presentación y pago tardíos.

¿Qué libros necesita una LLC con varios miembros para el Form 1065?

Una LLC con varios miembros necesita libros que muestren los ingresos y gastos del año por categoría, lo que cada propietario aportó y retiró y, salvo que se aplique una excepción para sociedades pequeñas, un balance general de fin de año que coincida con los libros (instrucciones del Form 1065).

Una LLC puede omitir los Schedules L, M-1 y M-2, la casilla F (activos totales) de la página 1 y la casilla L del K-1 cuando cumple la prueba de sociedad pequeña, la pregunta 4 del Schedule B. Eso requiere ingresos totales por debajo de $250,000, activos totales por debajo de $1,000,000, K-1 presentados con la declaración y entregados a tiempo, y ningún Schedule M-3 (Form 1065). Omitir los anexos no elimina la necesidad de un registro de lo que cada propietario aportó y retiró: cada propietario lleva su propio registro de base fiscal, y la cuenta de capital del K-1 no sirve para calcularla (instrucciones del K-1).

Para configurar las cuentas, consulte cómo configurar los libros de una LLC nueva.

¿Cómo dividen la ganancia los K-1 cuando los propietarios aportan y retiran montos distintos?

La participación de cada propietario en la ganancia, que aparece en el K-1, sigue el acuerdo de la sociedad de personas, no el monto que el propietario aportó o retiró. Las aportaciones y los retiros cambian en cambio la cuenta de capital del propietario (sección 704(a)).

El acuerdo puede ser escrito u oral. Los propietarios pueden cambiarlo para un año fiscal hasta la fecha de vencimiento de la declaración, sin contar las prórrogas, y la ley local llena cualquier vacío que deje el acuerdo (Publication 541; sección 761(c)). Si el acuerdo no dice nada sobre una partida, o una asignación no cumple las reglas fiscales sobre asignaciones, la participación de cada propietario sigue su interés en la sociedad de personas, juzgado según todos los hechos (sección 704(b)).

Cada propietario paga impuestos sobre su participación en el K-1 haya o no pagado la LLC ese dinero (instrucciones del Form 1065). La casilla J del K-1 muestra la participación de cada propietario en la ganancia, la pérdida y el capital al inicio y al final del año. Si una sociedad de personas nunca llevó estos datos, consulte cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad de personas.

¿Qué son los pagos garantizados y en qué se diferencian de los retiros?

Un pago garantizado es un pago a un propietario que se fija sin tomar en cuenta los ingresos de la LLC, por su trabajo o por el uso de su capital. Un retiro es una distribución del dinero al que el propietario tiene derecho como propietario. Los dos se informan de forma distinta (Publication 541).

El IRS indica que los socios no son empleados y que no se les debe emitir un Form W-2. Para la parte contable, consulte pagos garantizados frente a retiros de socios; para saber cómo tributa cada uno para el propietario, incluido el impuesto por trabajo independiente, consulte cómo tributan las sociedades de personas.

¿Qué es una cuenta de capital y qué pide el K-1?

Una cuenta de capital es la participación acumulada de cada propietario en la LLC: dinero y bienes aportados, más la participación del propietario en los ingresos, menos las pérdidas y el dinero o los bienes retirados. La casilla L del K-1 la pide por propietario, calculada con el método de base fiscal, salvo que se aplique la prueba de sociedad pequeña del Schedule B (pregunta 4) (instrucciones del Form 1065).

La casilla L va desde la cuenta de capital inicial (el saldo final del año pasado), pasando por el capital aportado, la participación del propietario en la utilidad o pérdida neta, otros aumentos o disminuciones, y los retiros y distribuciones, hasta la cuenta de capital final, que puede ser negativa. Una aportación cuenta como el efectivo más la base fiscal ajustada del bien, no su valor de mercado, menos cualquier deuda que la LLC asuma o a la que el bien esté sujeto (instrucciones del Form 1065).

La cuenta de capital final no es la base fiscal del propietario, que también incluye la parte del propietario en la deuda de la LLC. Los saldos finales de todos los K-1 deben sumar el saldo final del Schedule M-2. Para llevar la cuenta en los libros de un año a otro, consulte cuentas de capital de los socios.

¿Dónde falla presentar el Form 1065 por cuenta propia?

Una declaración preparada por uno mismo puede fallar donde las reglas fiscales piden algo que los libros nunca registraron. Estos son los puntos que los materiales del IRS señalan de forma específica:

¿Por dónde empezamos con los libros y la primera declaración?

Empiece con dos cosas: el acuerdo operativo, que fija la participación de cada propietario, y una lista con fechas de lo que cada propietario aportó y retiró. Luego agregue el resto de esta lista.

1. El acuerdo operativo y cada enmienda, o una nota por escrito de cómo dividieron los propietarios las ganancias, las pérdidas y el capital.
2. La carta de confirmación del EIN, la fecha en que entró cada propietario (y en que salió), y el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de cada propietario: número de Seguro Social o número de identificación personal del contribuyente (ITIN) para una persona, EIN para una empresa. Si un propietario es una entidad ignorada, el K-1 usa el número de su propietario, así que reúna ambos.
3. Cualquier elección del Form 8832 o del Form 2553, su fecha de entrada en vigor y su aceptación por el IRS, y cualquier otra carta del IRS o del estado.
4. Estados de cuenta bancarios, de tarjetas y de préstamos de cada mes del año, incluida cualquier cuenta donde se mezcló dinero del negocio y personal.
5. Una lista de lo que cada propietario aportó y retiró, por fecha. En el caso de bienes aportados: lo que pagó el propietario, cuándo, la depreciación que se haya tomado y el valor de mercado el día en que entró.
6. La declaración anterior, los K-1 y el balance general de fin de año, o la confirmación de que es el primer año.
7. Los registros de nómina y de pagos a contratistas, si la LLC los tiene.
8. Dos decisiones: el método de contabilidad (efectivo o acumulación) y quién actúa como representante de la sociedad de personas.

¿Cuándo vale la pena pagar a un CPA por la declaración de una LLC con varios miembros?

Presentar por cuenta propia es más realista cuando la LLC tiene pocos propietarios, un solo año por presentar, aportes solo en efectivo y libros que coinciden con el banco. La ayuda profesional probablemente importe más cuando un error sería costoso o difícil de deshacer, como en la columna de la derecha.

El costo de un error es fácil de calcular. La multa por declaración tardía es el monto por socio multiplicado por el número de propietarios y por los meses de atraso, y un K-1 tardío o incorrecto tiene su propia multa por propietario. El trabajo crece con los mismos factores: el número de propietarios (cada uno recibe un K-1), el número de años involucrados, si existen cuentas de capital, si los propietarios aportaron bienes o entraron o salieron, y si los libros concilian con el banco. La tarifa de un preparador suele seguir el trabajo.

Para decidir entre llevar usted mismo los libros del día a día o contratar a un responsable contable, consulte llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Propietarios iguales, retiros desiguales

Dos amigos son dueños al 50/50 de una LLC de diseño, con un acuerdo escrito. Los ingresos son de US$120,000 y la ganancia es de US$30,000. Cada uno aportó US$5,000 al inicio. Uno retiró US$14,000 y el otro US$6,000. Suponga que no hay pagos garantizados ni deudas.

Cada K-1 muestra US$15,000 de ganancia, porque el acuerdo divide la ganancia en partes iguales. Los retiros cambian las cuentas de capital, no la ganancia:

La diferencia de US$8,000 no es una partida fiscal, pero hay que registrarla. Si esta LLC cumple la prueba de sociedad pequeña, puede omitir la casilla L, pero los propietarios igual necesitan el registro por propietario. Lo que hagan con la diferencia corresponde a su acuerdo.

Una declaración tardía con tres propietarios

Una LLC de tres miembros sin prórroga presenta su Form 1065 durante el quinto mes después de la fecha de vencimiento. Con el monto por socio de esta página, la multa es US$260 x 3 socios x 5 meses, es decir, US$3,900, antes de cualquier alivio. El conteo incluye a todos los que fueron socios en cualquier momento del año: un cuarto propietario que salió en enero la elevaría a US$5,200. El alivio para sociedades pequeñas o por primera vez puede eliminar la multa (consulte arriba). Las multas por K-1 tardíos o incorrectos son aparte.

Efectivo de un propietario, una camioneta de otro

Un miembro aporta US$40,000 en efectivo. Otro aporta una camioneta comprada en US$25,000 y usada de forma personal, que ahora vale US$40,000, sin préstamo. Si el acuerdo acredita a cada propietario con US$40,000, las cuentas de capital contables son iguales. Las cuentas con base fiscal del K-1 no lo son:

La base de la LLC en la camioneta es de US$25,000. Si más tarde la LLC la vende en US$40,000, los US$15,000 de ganancia incorporada generalmente se asignan al miembro que aportó la camioneta. Si se exige la casilla L (no se cumple la prueba de sociedad pequeña), una declaración que usa US$40,000 para ambos propietarios informa mal la casilla L del propietario de la camioneta.

¿Su situación es distinta?

• Su primer Form 1065 vence o ya está atrasado, y los propietarios aportaron y retiraron montos desiguales, así que nadie puede decir qué debe mostrar cada K-1: el trato de la entidad, las cuentas de capital, los libros que necesita la declaración y la exposición a multas se afectan entre sí. Empiece con el alivio de la multa por declaración tardía de una sociedad de personas y con cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad de personas, y luego obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Varios años de declaraciones nunca se presentaron: consulte cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Los libros están atrasados o nunca se llevaron: consulte cómo ponerse al día con libros atrasados y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Solo cónyuges son dueños de la LLC: consulte LLC de cónyuges y de familiares para saber si el negocio presenta el Form 1065 o el Schedule C.
• Un propietario vive fuera de EE. UU.: la LLC puede tener retención y presentaciones adicionales; consulte socios extranjeros y retención.
• Un propietario se va o le compran su parte: si queda un solo propietario, la sociedad de personas termina y vence un Form 1065 final el día 15 del 3.er mes después del mes en que termina la sociedad de personas (Revenue Ruling 99-6); consulte cómo comprar la parte de un socio.
• Los K-1 ya se enviaron y están mal: consulte cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.
• La LLC eligió el trato de corporación o de corporación S: se aplica una declaración distinta; consulte cómo tributan las LLC.