Debida diligencia antes de la Serie A: qué corregir primero

Antes de la debida diligencia de una Serie A, una startup de EE. UU. debe corregir primero las declaraciones con multas fijas altas o que siguen creciendo: un Form 1120 por cada año, aunque no haya ingresos; el Form 5472 cuando una persona extranjera tiene 25% o más ($25,000 por cada formulario omitido); y el informe anual y el impuesto de franquicia de Delaware, donde un año sin pagar anula el acta constitutiva (charter). Después vienen los estados, la nómina, los 1099, el impuesto sobre las ventas, los formularios de acciones y cualquier subsidiaria canadiense.

Cualquier aviso del IRS, de Delaware o de un estado con fecha de respuesta pasa al primer lugar de la fila.

¿Qué declaraciones de impuestos omitidas importan más y en qué orden se corrigen?

Avance por esta lista, ordenada según lo que cuesta cada omisión y lo rápido que crece ese costo.

¿Debemos presentar el Form 1120 en años sin ingresos?

Sí. Toda corporación C nacional de EE. UU. presenta el Form 1120 cada año, tenga o no ingreso gravable («whether or not»), según las instrucciones del Form 1120. La multa por presentación tardía es 5% del impuesto no pagado por mes, hasta 25%, así que un año con pérdida por lo general no genera multa.

El costo real es el tiempo: sin declaración, el IRS puede determinar el impuesto «en cualquier momento» (26 U.S.C. 6501(c)(3)); una vez presentada la declaración, aunque sea tarde, el límite habitual es de 3 años desde la presentación (6501(a)). Además, falta también el Form 5472 o 5471 que debía acompañarla. Orden de presentación: ponerse al día con declaraciones de negocios no presentadas. Qué se reporta en un año vacío: una primera declaración sin ingresos.

Un servidor con GPU deducido como gasto antes de entrar en funcionamiento, u omitido del Form 4562, es una corrección de una declaración ya presentada, no una declaración omitida: consulte deducir servidores con GPU.

Form 5472: ¿lo omitimos por tener un fundador en el extranjero?

Sí, si una persona extranjera tuvo 25% o más, la corporación hizo alguna transacción reportable con ese fundador en el año y no se presentó el Form 5472. Una corporación de EE. UU. es una corporación informante si una persona extranjera tiene 25% o más de sus votos o de su valor en cualquier momento del año (instrucciones del Form 5472). Presenta un Form 5472 separado por cada parte relacionada con la que tuvo transacciones: un préstamo del fundador, un sueldo o gastos que el fundador pagó por la empresa.

La multa es de $25,000 por formulario. Si el formulario sigue sin presentarse 90 días después de un aviso del IRS, se aplica otra multa de $25,000 por cada período de 30 días. Hasta que se presenta la información, y durante 3 años después, la declaración de ese año sigue abierta; si la omisión tuvo causa razonable, solo quedan abiertas las partidas relacionadas (6501(c)(8)).

Dos trampas: un Form 1120 ya presentado que respondió «No» a la pregunta 7 del Schedule K, cuando un fundador en el extranjero tenía el porcentaje mínimo, sigue sin su Form 5472. Y un fundador que es ciudadano o residente de EE. UU., como el titular de una green card o de una visa que tributa como residente, no es una persona extranjera, aunque viva en el extranjero. Las solicitudes de alivio se explican en declaraciones omitidas de propietarios extranjeros.

¿Nuestra corporación de Delaware está en situación regular (good standing)?

Solo si cada informe anual está presentado y todo el impuesto de franquicia está pagado. Los informes y el impuesto vencen el 1 de marzo del año siguiente. Un informe tardío cuesta $200 más 1.5% de intereses al mes sobre el impuesto y la multa (Delaware Division of Corporations). Una corporación que pasa 1 año sin pagar o sin presentar un informe completo tiene el acta constitutiva anulada (8 Del. C. section 510).

Desde el 1 de agosto de 2025, el informe anual de Delaware debe indicar un domicilio principal del negocio distinto de la dirección del agente registrado (85 Del. Laws c. 48). Los fundadores en el extranjero que usaban la dirección del agente necesitan una dirección real. Una consulta de estado en línea no es un certificado de situación regular (Online Status); para el certificado, consulte rehabilitar su empresa. Una validación de acciones de la sección 204 no reduce el impuesto de franquicia de períodos anteriores.

Una factura alta calculada sobre las acciones autorizadas a menudo se vuelve a calcular: consulte impuesto de franquicia de Delaware. Un acta constitutiva anulada se rehabilita desde la misma página.

¿Omitimos registrarnos en los estados donde trabaja nuestro personal y debemos el impuesto mínimo de California?

Puede ser, si un empleado trabaja o hay una oficina en un estado donde la corporación nunca se registró. Por lo general, el registro sigue a los empleados y a las oficinas. Los servidores en un centro de datos de colocation (alojamiento de equipos del cliente) de otro estado también pueden contar: consulte servidores en un centro de datos de otro estado. Los pasos de registro están en registrarse en otro estado.

California es la omisión más común. Toda corporación constituida, registrada o que hace negocios en California paga el impuesto mínimo de franquicia de $800 (FTB). Una corporación de Delaware dirigida desde California tiene allí su «domicilio comercial» (commercially domiciled), así que hace negocios en California (FTB). Una Statement of Information (declaración informativa estatal) tardía suma $250. La excepción del primer año y las demás pruebas de hacer negocios están en impuesto mínimo de California.

¿Tenemos cuentas de nómina y Forms 941 en cada estado donde pagamos a personas?

Cada estado donde trabaja un empleado suele exigir sus propias cuentas de retención y de seguro de desempleo, además de los Forms 941 y 940 federales. Texas no tiene impuesto sobre la renta, pero un empleador que ya debe el impuesto federal por desempleo pasa a deber el impuesto de desempleo de Texas en cuanto paga salarios a alguien que trabaja en Texas, y debe registrarse dentro de 10 días (Texas Workforce Commission). Los pasos de registro están en empleados en otro estado.

Los depósitos federales tardíos cuestan del 2% al 15% del depósito (IRS). Los impuestos retenidos y no pagados se pueden cobrar a las personas responsables, a título personal, mediante la multa de recuperación del fondo fiduciario. Para ponerse al día: atrasos en impuestos de nómina.

¿Enviamos un 1099 a cada contratista y qué monto mínimo se aplica?

El monto mínimo depende de cuándo pagó. Los pagos hasta el final de 2025 requerían un Form 1099-NEC a partir de $600 (instrucciones de 2025); los pagos posteriores usan $2,000 (instrucciones vigentes). Un contratista al que se le pagó una cifra entre los dos montos necesitaba el formulario en el año anterior, pero no en el posterior.

Un formulario omitido cuesta $60 si se presenta dentro de 30 días, $130 a más tardar el 1 de agosto y $340 después. La copia del contratista lleva una multa aparte (instrucciones generales). Estos montos se aplican a los formularios que vencen desde 2026; los que vencían antes usaban montos un poco más bajos. Cómo presentar formularios tardíos: formularios tardíos para contratistas y empleados.

¿Dejamos de cobrar impuesto sobre las ventas por la capacidad de cómputo con GPU o el software que vendimos?

Puede ser, si vendió en un estado que grava estas ventas y estaba obligado a registrarse allí. Los estados que gravan la capacidad de cómputo con GPU, el alojamiento o el software como servicio (SaaS) varían: consulte impuesto sobre las ventas de alojamiento y cómputo con GPU e impuesto sobre las ventas de SaaS. Un vendedor que debió cobrar el impuesto por lo general lo debe él mismo, más multa e intereses; si puede facturarlo después a los clientes y cómo funciona la divulgación voluntaria se explica en ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado. Los servidores comprados sin impuesto sobre las ventas pueden deber impuesto sobre el uso: consulte impuesto sobre las ventas de los servidores con GPU que compra.

¿Tenemos la elección 83(b) de cada fundador?

La empresa debe guardar una copia firmada por cada fundador que la hizo. Cada fundador presenta la elección dentro de 30 días desde la transferencia de las acciones, por correo con el Form 15620 o con una declaración escrita, y debe entregar una copia a la empresa. Una elección que no se presentó dentro de ese plazo ya no se puede presentar. Sin una elección válida, cada consolidación de derechos tributa como sueldo según el valor de ese día, menos lo que pagó el fundador; para un fundador que es empleado, eso obliga a la empresa a reportarlo como salario. Elecciones tardías u omitidas, y fundadores en Canadá o Taiwán: acciones de fundadores sujetas a consolidación.

¿Quién presenta el Form 3921, cuándo vence y qué pasa si lo omitimos?

Una corporación presenta un Form 3921 por cada ejercicio de una opción sobre acciones de incentivo (ISO) en el año calendario (instrucciones del Form 3921). La copia del empleado vence el 31 de enero; la copia del IRS vence a fines de febrero en papel o el 31 de marzo por vía electrónica. Cuando la empresa presenta 10 o más declaraciones informativas de todo tipo en un año, debe presentarlas por vía electrónica (instrucciones generales).

No hace falta el formulario para un empleado extranjero no residente que nunca necesitó un Form W-2 entre el año del otorgamiento y el año del ejercicio. Las multas son los mismos montos por formulario que los 1099, cobrados por la copia del IRS y otra vez por la copia del empleado. Las opciones no calificadas no van en el Form 3921; su diferencia de precio es salario.

¿Nuestra subsidiaria canadiense omitió una T2 o un T106, o la matriz de EE. UU. su Form 5471?

Ambos países exigen una declaración anual aunque no haya impuesto, más un informe de partes relacionadas. Una corporación residente en Canadá presenta la T2 «cada año fiscal aunque no haya impuesto a pagar» (CRA), y el Form T106 cuando sus transacciones con la matriz de EE. UU. superan C$1,000,000 (T4012).

Pasos para ponerse al día: declaraciones de corporaciones canadienses no presentadas, reglas del T106 y Form 5471 para una subsidiaria extranjera.

¿Qué queda fuera de estas correcciones?

Trabajo aparte, que no son declaraciones de impuestos: auditorías, revisiones e informes de calidad de las ganancias; valuaciones 409A; preparación para inversionistas y asesoría para levantar capital; correcciones legales de la tabla de capitalización y validaciones de la sección 204; estudios para reclamar el crédito por I+D y el SR&ED; documentación de precios de transferencia; controles de exportación.

Ejemplo

Cifras ilustrativas en dólares estadounidenses, salvo los montos canadienses marcados con CAN.

Nube de GPU con un fundador en Taipéi: $50,000 de exposición por el Form 5472

Una nube de GPU de Delaware constituida en 2024, con su fundador mayoritario en Taipéi y servidores en un centro de datos de colocation en Dallas. Sin ingresos en 2024; $600,000 de ventas de capacidad de cómputo con GPU y una pérdida en 2025; ningún Form 1120 en ninguno de los dos años. El fundador prestó $300,000 en 2024 y se le devolvieron $50,000 en 2025.

• Primero: los Forms 1120 de 2024 y 2025, cada uno con un Form 5472. Multa por presentación tardía: $0 (pérdidas). Exposición por el Form 5472: 2 × $25,000 = $50,000.
• Después: Delaware. El informe de 2024 se presentó y pagó; el de 2025, que vencía el 1 de marzo de 2026, no se ha presentado. Con 10,000,000 de acciones autorizadas, el aviso es de $85,165. El otro método de Delaware, con 8,000,000 de acciones emitidas y los $2,000,000 de activos totales del balance general del Form 1120 de 2025, da $2,500,000 de capital a valor nominal presunto, es decir, un impuesto de $1,200, más el cargo de $50, la multa de $200 y 1.5% al mes sobre $1,400 ($21 al mes); consulte impuesto de franquicia de Delaware. Si se presenta y paga antes del 1 de marzo de 2027, el acta constitutiva no se anula; si también se hubiera omitido el informe de 2024, ya estaría anulada.
• Luego: Texas. Tener servidores en un centro de datos de colocation en Dallas puede implicar registrarse en Texas y presentar informes del impuesto de franquicia: consulte servidores en un centro de datos de otro estado.

Startup de chips dirigida desde San José: $800 al año de impuesto mínimo de California

Constituida en Delaware en 2023, dirigida desde San José y nunca registrada en California.

• California: $800 por cada año en que hizo negocios allí: 2023, 2024, 2025 y el año en curso, antes de multas. La excepción del primer año no se aplica a una corporación que nunca se registró ante el Secretario de Estado de California (instrucciones del Form 100).
• Texas: un ingeniero remoto en Austin desde 2025 implica una cuenta de desempleo de Texas.
• 1099: dos contratistas a los que se pagó $1,500 a cada uno en 2025 necesitaban Forms 1099-NEC (monto mínimo de $600). Los mismos pagos en 2026 no necesitan ninguno ($2,000).
• Form 3921: tres ejercicios de opciones sobre acciones de incentivo en 2025, sin formularios. Si se presentan ahora, después del 1 de agosto: $340 × 3 por las copias del IRS más $340 × 3 por las copias de los empleados, hasta $2,040.

Startup de software con una subsidiaria en Toronto de CAN $1,500,000

Una subsidiaria de Toronto con seis ingenieros, propiedad total de la matriz, factura a la matriz de Delaware CAN $1,500,000 al año por desarrollo.

• Canadá: una T2 cada año y un T106, porque las transacciones superan CAN $1,000,000 (si se presenta tarde: hasta CAN $2,500 al año).
• EE. UU.: el Form 5471 con cada Form 1120; $10,000 por cada año omitido, y el Form 1120 de ese año queda abierto hasta 3 años después de presentar el Form 5471.

¿Su caso es distinto?

• Faltan varios años de Form 1120 o se debe impuesto: ponerse al día con declaraciones de negocios no presentadas.
• Llegó un aviso de multa por el Form 5472: declaraciones omitidas de propietarios extranjeros y multas.
• Se pagaron intereses o honorarios a inversionistas o prestamistas extranjeros sin retención: retención omitida en pagos al extranjero.
• El acta constitutiva de Delaware ya está anulada: rehabilitar su empresa.
• La empresa emitió SAFE o pagarés convertibles: SAFE y pagarés convertibles.
• Un fundador en Canadá o Taiwán recibió acciones sujetas a consolidación: acciones de fundadores sujetas a consolidación.
• Los fundadores quieren que sus acciones califiquen para la exclusión de ganancias: exclusión de acciones de pequeñas empresas para startups.
• La contabilidad está en el método de efectivo y debe cambiar: cambiar del método de efectivo al de acumulación.
• Se aplican varias de estas filas a la vez, o hay un fundador extranjero y una subsidiaria canadiense: servicios para centros de datos e infraestructura de IA.