Error de nómina: sueldos pagados de más, Form 941-X y W-2c

¿Puedo cancelar una nómina que ya se pagó?

Que un sistema de nómina le permita anular un proceso es una función del software; la guía de corrección del IRS no dice nada al respecto. Las declaraciones de impuestos siguen lo que realmente se pagó y se retuvo, no lo que muestra la pantalla de nómina, y las obligaciones de depósito corren desde la fecha en que se pagan los sueldos, no desde que la obligación se registra en la contabilidad (Publication 15). Por eso, una vez que el dinero llegó al empleado, los sueldos se pagaron y las declaraciones se corrigen para que coincidan, como se explica abajo. Una nómina duplicada o un monto equivocado se manejan igual.

Dónde está el error decide la solución:

¿Pagó de menos? Pague la diferencia en una nueva nómina. El Form 941 cuenta los sueldos que usted pagó durante el trimestre (instrucciones del Form 941), así que el pago adicional se informa en el trimestre en que realmente se paga; el Form 941-X es solo para lo que el proceso original informó mal. En cuánto tiempo debe pagarlo es una cuestión de ley salarial para el departamento de trabajo de su estado.

Un error de nómina no es sencillo cuando:

• cruza un trimestre o el cierre del año;
• afecta a varios empleados, o un proveedor de nómina presentó las declaraciones;
• el empleado no quiere devolver el dinero, ya se fue o discute el monto;
• la contabilidad y las declaraciones presentadas ya no coinciden.

Reúna antes de cambiar nada: el registro de nómina de cada fecha de pago afectada, los débitos bancarios, los registros de depósitos, cada Form 941 presentado y los Forms W-2 ya emitidos.

¿Puedo recuperar el dinero de un empleado o descontarlo de su próximo pago?

Las reglas de impuestos dicen cómo cambian las declaraciones cuando un empleado devuelve sueldos pagados por error, como el pago de horas no trabajadas. No dicen cómo puede usted cobrar. Si puede descontar el pago de más de pagos posteriores es una cuestión de ley salarial, y se aplica la ley estatal además de la federal.

El límite federal más cercano está en la Handy Reference Guide to the Fair Labor Standards Act del Departamento de Trabajo. Dice que los descuentos por conceptos como faltantes y uniformes no son legales en la medida en que bajen el pago por debajo del salario mínimo federal o reduzcan el pago de horas extra debido. Esa guía no dice nada sobre recuperar pagos de más. La guía agrega que la ley federal no anula las leyes estatales que protegen más a los empleados, así que las leyes estatales de pago de salarios pueden limitar si un empleador puede descontar uno, cuánto y en qué condiciones. Consulte al departamento de trabajo de su estado antes de descontar.

Sea lo que sea que acuerde con el empleado, mantenga en orden el registro de impuestos:

• Anote la fecha de pago, el monto pagado por error y el monto devuelto.
• Acuerde por escrito cuánto devuelve el empleado y cuándo. Los sueldos de años anteriores deben devolverse en bruto (vea abajo); la Publication 15 no dice nada sobre los sueldos del mismo año, así que anote qué acordaron.
• Editar la nómina, o que el dinero regrese en efectivo, no corrige las declaraciones presentadas. La corrección está ligada a la devolución y se hace en el Form 941-X (Publication 15).
• Si el empleado nunca devuelve el dinero, no hay una devolución que corregir; la Publication 15 no trata un pago de más no recuperado.

¿Qué pasa con los impuestos de nómina si el pago de más se devuelve en el mismo año?

Los sueldos pagados por error y devueltos en el mismo año calendario, en un trimestre posterior, se corrigen en el Form 941-X del trimestre en que se pagaron. La corrección recupera la retención del impuesto sobre la renta y el impuesto del Seguro Social y Medicare sobre los sueldos devueltos (Publication 15, Wage Repayments).

1. Anote la devolución: su fecha, su monto y la fecha de pago original.
2. Presente un Form 941-X aparte por cada trimestre afectado. Reduzca los sueldos (línea 6), el impuesto sobre la renta retenido (línea 7), los sueldos sujetos al Seguro Social (línea 8) y los sueldos sujetos a Medicare (línea 12). Use el proceso de ajuste (línea 1): un reclamo de reembolso no puede recuperar el impuesto sobre la renta que realmente se retuvo. Explique cada cambio en la línea 43 e indique la fecha en que descubrió el error (instrucciones del Form 941-X).
3. Complete las certificaciones. Cuando la corrección reduce el impuesto del Seguro Social o Medicare retenido a los empleados, usted certifica que la parte del empleado se devolvió o se reembolsó al empleado. Un reclamo de reembolso puede basarse en cambio en el consentimiento por escrito del empleado, y cuando no se encuentra al empleado o este no da ninguna declaración, solo se corrige la parte del empleador (instrucciones del Form 941-X).
4. Prepare el Form W-2 del año con los totales corregidos. Como los sueldos se recibieron por error en el mismo año, la devolución puede reducir los sueldos de ese año (Publication 15).

Si el error y su devolución caen en el mismo trimestre antes de presentar el Form 941 de ese trimestre, no se necesita el Form 941-X: el Form 941 lleva los totales correctos.

¿Y si el empleado devuelve el dinero después de que termina el año?

Los sueldos pagados por error en un año y devueltos en un año posterior recuperan solo el impuesto del Seguro Social y Medicare, en el Form 941-X del trimestre en que se pagaron los sueldos. La retención del impuesto sobre la renta queda como se informó, y un Form W-2c corrige las casillas del Seguro Social y Medicare (Publication 15; instrucciones de los Forms W-2 y W-3).

Tres reglas se aplican a la devolución de sueldos de un año anterior:

• Devuelva el monto bruto. Las instrucciones de los Forms W-2 y W-3 dicen que una devolución hecha este año de sueldos pagados en un año anterior debe hacerse en bruto, no en neto.
• Conserve la declaración del empleado. Para recuperar la parte del empleado del impuesto del año anterior, usted certifica que devolvió o reembolsó al empleado y conserva una declaración por escrito de que el empleado no reclamó ni reclamará un reembolso ni un crédito por ese impuesto. Consérvela al menos cuatro años (instrucciones del Form 941-X).
• Explíquele al empleado qué significa. El IRS dice que el empleado puede tener derecho a una deducción o a un crédito por la devolución si supera $3,000, y solo si el empleado incluyó el pago en su ingreso cuando parecía que tenía un derecho sin restricciones sobre él (26 USC 1341). La deducción es una deducción detallada; el empleado puede elegir en cambio un crédito. Con ese monto o menos, la Publication 525 dice que la devolución no se puede deducir en la declaración federal; las declaraciones estatales pueden ser distintas. Para recuperar el Additional Medicare Tax pagado sobre esos sueldos, el empleado presenta el Form 1040-X; el empleador no lo ajusta.

Retuve demasiado del pago de un empleado. ¿Qué debo hacer y para cuándo?

Devuelva o reembolse al empleado el exceso. El exceso de impuesto sobre la renta o de Additional Medicare Tax debe devolverse antes de que termine el año calendario en que se retuvo, y usted conserva el recibo por escrito del empleado con la fecha y el monto (Publication 15).

Si no devuelve ni reembolsa al empleado, debe informar y pagar cada monto en exceso, incluido el impuesto del Seguro Social y Medicare, con el Form 941 del trimestre en que retuvo de más. Para el impuesto sobre la renta, solo se permite corregir un cobro excesivo si también devolvió el dinero al empleado en el mismo año (IRS: corrección de impuestos de empleo).

El impuesto del Seguro Social o Medicare en exceso ya informado en un Form 941 presentado sigue el camino del Form 941-X de arriba: devuelva el dinero al empleado, o conserve el consentimiento por escrito del empleado para un reclamo, y luego corrija la declaración.

Retuve o informé muy poco. ¿Cómo lo corrijo y cómo cobro al empleado?

Cuando se retuvo muy poco, el empleador debe el impuesto que estaba obligado a retener, lo cobre o no al empleado. Primero compare el Form 941 con lo que debería mostrar: la línea 3 informa el impuesto sobre la renta retenido o que debía retenerse (instrucciones del Form 941). Si el Form 941 del trimestre no se presentó, informe el monto total en él. Si informó solo lo que se retuvo, corríjalo con el Form 941-X; si ya informó el monto total, no lo aumente otra vez, y pague cualquier saldo. Si luego puede recuperar el impuesto de pagos posteriores es la cuestión de ley salarial de arriba, y la Publication 15 dice que el reembolso es un asunto que se arregla entre usted y el empleado (Publication 15). Informe cada dólar una sola vez: no cuente el mismo impuesto sobre la renta en el Form 941-X y de nuevo como retención de pagos posteriores. Cómo informarlo es una cuestión para su preparador.

Si decide asumir el impuesto en lugar de recuperarlo, las instrucciones del Form 941-X tratan el impuesto que un empleador paga por un empleado, en lugar de descontarlo del pago, como sueldos adicionales sujetos a impuesto. Resuelva eso antes de presentar.

Se aplican dos límites:

• El impuesto sobre la renta y el Additional Medicare Tax deben recuperarse del empleado a más tardar el último día del año calendario.
• Después de que termina el año, el Form 941-X no puede corregir el impuesto sobre la renta que nunca se retuvo, porque la declaración ya muestra lo que realmente se retuvo (instrucciones del Form 941-X). El empleador sigue siendo responsable del impuesto que estaba obligado a retener (26 USC 3403), a menos que se pague el propio impuesto del empleado sobre esos sueldos (26 USC 3402(d)). Los formularios del IRS para esa prueba son el Form 4669 y el Form 4670. Para la retención del impuesto sobre la renta, el Form 4670 también pide un informe de examen y, si el impuesto ya se pagó, una declaración enmendada como el Form 941-X, así que si esta vía corresponde lo decide un profesional. Las multas y los recargos de impuestos no se condonan.

Los sueldos sujetos al Seguro Social y Medicare informados de menos se corrigen en el Form 941-X mientras el plazo de corrección siga abierto.

¿Cómo corrijo un Form 941: Form 941-X, ajuste o reclamo, y para cuándo?

Cuando encuentra un error en un Form 941 que ya presentó, debe corregirlo con el Form 941-X. Presente un formulario por cada trimestre, aparte de su Form 941 actual, y preséntelo por vía electrónica si puede. Si nunca presentó el Form 941, preséntelo en lugar de un Form 941-X, y vea atrasos en los impuestos de nómina (instrucciones del Form 941-X). Si un proveedor de nómina presenta sus declaraciones, pídale que prepare el Form 941-X y el Form W-2c: usted sigue siendo responsable de las declaraciones y del impuesto (Publication 15).

La Parte 1 le pide elegir un proceso:

Corregir montos informados de menos y de más en un mismo trimestre requiere el proceso de ajuste en un solo formulario. Un reclamo de reembolso del mismo trimestre necesita un segundo formulario para la parte informada de menos (IRS: corrección de impuestos de empleo).

Fecha límite cuando usted debe. Presente a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 941 del trimestre en que encontró el error, y pague a más tardar cuando presente:

Una fecha de vencimiento que cae en fin de semana o feriado legal pasa al siguiente día hábil.

Fecha límite para el impuesto informado de más. El IRS llama al plazo de corrección el plazo de prescripción: un ajuste debe presentarse más de 90 días antes de que termine, y un reclamo puede presentarse en cualquier momento antes de que termine y es obligatorio dentro de los últimos 90 días. El plazo para el impuesto informado de más es 3 años desde la fecha en que se presentó el Form 941 o 2 años desde la fecha en que se pagó el impuesto, lo que ocurra después. Para el impuesto informado de menos es 3 años desde la presentación. Un Form 941 presentado, y el impuesto pagado, antes del 15 de abril del año siguiente se consideran presentados y pagados el 15 de abril (instrucciones del Form 941-X; 26 USC 6513(c)).

Si el plazo de reembolso está por vencer antes de que los empleados reciban su devolución o den su consentimiento, las instrucciones del Form 941-X indican presentar el reclamo sin marcar ninguna casilla en la línea 5 y decirlo en la línea 43. Usted debe devolverles o reembolsarles el dinero y certificarlo antes de que el IRS pueda aceptar el reclamo (instrucciones del Form 941-X).

Los declarantes anuales usan el Form 944-X, con vencimiento el 31 de enero del año siguiente al año en que encontraron el error cuando deben impuesto (instrucciones del Form 944-X). No hay un formulario X para el Form 940: marque la casilla de declaración enmendada en un nuevo Form 940 (IRS: corrección de impuestos de empleo).

¿Cuándo presento también el Form W-2c y el Form W-3c?

Presente el Form W-2c con el Form W-3c cuando una corrección cambie los sueldos o el impuesto del Seguro Social y Medicare de un año cuyos Forms W-2 ya se presentaron. La Publication 15 une ambos, y el Form 941-X le pide certificar que presentó o presentará todos los Forms W-2 y W-2c requeridos, incluso cuando su corrección no los cambie (Publication 15; instrucciones del Form 941-X).

• Presente lo antes posible después de encontrar el error, y entregue una copia al empleado (instrucciones de los Forms W-2 y W-3).
• Preséntelo por vía electrónica si el original debía presentarse así. Un Form W-2c que corrige un Form W-2 que debía presentarse por vía electrónica también debe presentarse por vía electrónica.
• Error encontrado después de que el empleado tiene el Form W-2 pero antes de que llegue a la SSA: anule la Copia A incorrecta, prepare un nuevo Form W-2 y marque las nuevas copias del empleado con «CORRECTED».
• Sueldos devueltos de un año anterior: corrija solo los sueldos y el impuesto del Seguro Social y Medicare, no la casilla 1 ni la casilla 2.

Un error encontrado y devuelto dentro de un mismo año no necesita el Form W-2c, porque el Form W-2 del año todavía no se ha presentado. La página del IRS acerca del Form W-2c enlaza el formulario vigente.

¿Qué errores de retención del impuesto sobre la renta se pueden corregir después de que termina el año?

La retención del impuesto sobre la renta solo puede corregirse si usted encuentra el error en el mismo año calendario en que pagó los sueldos. Para años anteriores, solo pueden corregirse un error administrativo o un error de un trabajador tratado por equivocación como contratista y gravado con las tasas de la sección 3509. Un error administrativo es aquel en que el monto de la línea 3 del Form 941 no es el monto realmente retenido; las instrucciones del Form 941-X cuentan solo los errores de cálculo o de transposición al informar el monto retenido (Publication 15; instrucciones del Form 941-X).

El mismo límite de fin de año se aplica a la retención del Additional Medicare Tax. Los sueldos informados mal igual se corrigen en el Form 941-X, línea 6, y en un Form W-2c, salvo los sueldos que el empleado devolvió.

¿Cómo arreglo la contabilidad después de un error de nómina?

Corrija la contabilidad con asientos nuevos y fechados que terminen coincidiendo con las declaraciones corregidas. Ninguna fuente del gobierno prescribe los asientos, así que este es un método de trabajo común, no una regla tributaria. El ancla tributaria es la cifra trimestral de sueldos de la línea 6 del Form 941-X, que según el IRS alimenta el Form W-2 y, por lo general, la deducción de sueldos del negocio (instrucciones del Form 941-X).

Cómo aparece la devolución de sueldos de un año anterior en la propia declaración del impuesto sobre la renta del negocio es una cuestión aparte que esta página no responde. Para los asientos en sí, vea asientos contables de nómina, y para saldos que no se cancelan, vea pasivos de nómina que no se cancelan.

¿Mis informes estatales de nómina y de desempleo necesitan la misma corrección?

Una corrección federal no cambia por usted una presentación estatal. La retención estatal del impuesto sobre la renta, los informes estatales de sueldos para el seguro de desempleo y la información estatal de sueldos del Form W-2 tienen cada uno su propia agencia y su propio proceso de corrección, y las reglas, los formularios y las fechas límite varían según el estado. Esta página no indica ninguno.

Un punto federal ayuda. Si sus únicos cambios a un Form W-2 son de datos estatales o locales, no envía la Copia A del Form W-2c a la SSA: la envía a la agencia estatal o local y entrega una copia al empleado (instrucciones de los Forms W-2 y W-3). Pregunte a las agencias estatales de impuestos y de empleo cómo enmendar.

¿Debo intereses o una multa por una corrección de nómina?

No siempre. Una corrección de impuesto informado de menos generalmente queda libre de intereses y de multas por falta de pago y por falta de depósito si usted:

• presenta a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 941 del trimestre en que encontró el error;
• paga el monto que aparece en la línea 27 a más tardar cuando presenta;
• anota la fecha en que descubrió el error; y
• explica los motivos y los hechos de la corrección.

Una corrección no queda libre de intereses si los montos informados de menos se relacionan con un asunto planteado en un examen de un período anterior, si informó de menos a sabiendas, o si recibió un aviso y requerimiento de pago o un aviso de determinación conforme a la sección 7436 (clasificación de trabajadores) (instrucciones del Form 941-X; Publication 15). El impuesto FUTA pagado de menos no tiene un ajuste libre de intereses (IRS: corrección de impuestos de empleo).

Un Form 941-X que muestra impuesto que usted debe y se presenta después de su fecha de vencimiento debe adjuntar un Schedule B enmendado (Form 941, el informe de su obligación de impuestos por fecha), o el IRS puede determinar una multa promediada por falta de depósito (instrucciones del Form 941-X). Si llega un aviso de multa después de presentar, responda al aviso con su explicación; no adjunte una a la declaración. Use el Form 843, no el Form 941-X, para solicitar la condonación de multas o intereses determinados (acerca del Form 843; instrucciones del Form 941-X). Una persona obligada a recaudar y entregar el impuesto retenido que deliberadamente no lo hace puede ser responsable personalmente de una multa igual al impuesto no entregado (26 USC 6672). Para las multas por depósitos y quién puede ser responsable, vea atrasos en los impuestos de nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses. Suponen un impuesto del Seguro Social de 6.2% y un impuesto de Medicare de 1.45% para cada uno, el empleado y el empleador, y un empleado por debajo de la base salarial.

Devolución en el mismo año de un trimestre anterior

En marzo una nómina paga a un empleado US$3,000 en bruto en lugar de US$1,500. Sobre los US$1,500 adicionales retiene US$150 de impuesto sobre la renta, US$93.00 de impuesto del Seguro Social y US$21.75 de impuesto de Medicare, así que el empleado recibe US$1,235.25 de más. El empleador también debe el impuesto correspondiente del empleador y lo deposita. En noviembre el empleado devuelve los US$1,235.25 que realmente recibió. El empleado ya había asumido los US$264.75 retenidos sobre esos sueldos. Este ejemplo lo trata como el pago de la parte del empleado; la certificación del Form 941-X igual debe ser verdadera.

El empleador presenta el Form 941-X del trimestre de marzo, con el proceso de ajuste: sueldos -US$1,500 (línea 6), impuesto sobre la renta -US$150 (línea 7), Seguro Social -US$186.00 (línea 8, 12.4% de US$1,500) y Medicare -US$43.50 (línea 12, 2.9%). El crédito es de US$379.50. El Form W-2 del año muestra los sueldos y el impuesto sobre la renta reducidos.

Devolución después de que termina el año

El diciembre pasado una nómina pagó a un empleado US$4,000 de más, con US$600 de impuesto sobre la renta retenido sobre ese monto. El empleado devuelve los US$4,000 en bruto en marzo. El Form 941-X del trimestre de diciembre recupera US$496.00 de Seguro Social y US$116.00 de Medicare, una corrección de US$612.00, pero no los US$600 de impuesto sobre la renta.

El empleador reembolsa la parte del empleado (US$306) y conserva la declaración por escrito del empleado. Un Form W-2c corrige solo las casillas del Seguro Social y Medicare. Los US$4,000 siguen siendo gravables para el empleado en el año pasado. Suponga que cuando se presentó la declaración del año pasado parecía que el empleado tenía derecho al pago. Como la devolución supera los US$3,000, el empleado puede deducirla (si detalla sus deducciones) o aplicar un crédito en la declaración de este año. Los sueldos de este año no se reducen.

Impuesto sobre la renta retenido de menos

Un error de configuración retiene US$1,200 de menos de impuesto federal sobre la renta en tres pagos del tercer trimestre, y el Form 941 presentado informó solo el impuesto realmente retenido. El empleador lo encuentra en noviembre. Presenta el Form 941-X del tercer trimestre a más tardar el 31 de enero, con el proceso de ajuste, y paga los US$1,200 a más tardar cuando presenta. Si el error se hubiera encontrado después del 31 de diciembre, el Form 941-X no podría haber corregido el impuesto sobre la renta retenido, y el empleador seguiría siendo responsable del impuesto a menos que se pague el propio impuesto del empleado sobre esos sueldos.

¿Su caso es distinto?

• El error abarca varios trimestres o un cierre de año, afecta a varios empleados, un proveedor de nómina presentó las declaraciones equivocadas, o se están devolviendo sueldos de un año anterior: el ajuste o el reclamo, la parte del empleado, cualquier Form W-2c y la contabilidad deben coincidir con las declaraciones presentadas. Todo eso debe quedar alineado antes de presentar; vea la ayuda con la contabilidad.
• Se debía retener impuesto sobre la renta en un año anterior y no se retuvo: el Form 941-X no puede corregirlo, y el empleador sigue siendo responsable a menos que se pague el propio impuesto del empleado. Probar eso empieza con los registros de nómina y la contabilidad; vea la ayuda con la contabilidad.
• El empleado no quiere devolver el dinero, o discute lo que se le pagó: el cobro es una cuestión de ley salarial para el departamento de trabajo de su estado; registrar el monto no recuperado y mantener las declaraciones al día con la contabilidad es ayuda con la contabilidad.
• Omitió depósitos, nunca presentó un Form 941 o recibió un aviso del IRS: vea atrasos en los impuestos de nómina.
• Un proveedor de nómina no depositó los impuestos: vea el proveedor de nómina no pagó sus impuestos.
• Nunca se presentaron los Forms W-2 o 1099: vea formularios tardíos de impuestos de contratistas y empleados.
• Se pagó a trabajadores como contratistas: vea contratistas que pueden ser empleados.
• El propietario de una corporación S pagó impuestos de más por EFTPS en lugar de retenerlos: vea impuestos del propietario de una corporación S pagados por EFTPS.
• Usted se pagó sueldos desde su propia LLC de un solo miembro: vea sueldos de su propia LLC de un solo miembro.
• El error ocurrió después de cambiar de proveedor de nómina a mitad de año, o quiere configurar la nómina para que no se repita: vea cómo cambiar de proveedor de nómina y cómo configurar la nómina.