Tenue de livres e-commerce : coût pour Shopify et Amazon

Que fait un spécialiste de la tenue de livres en commerce en ligne qu'un spécialiste généraliste pourrait ne pas faire?

Un spécialiste de la tenue de livres en commerce en ligne fait un rapprochement au niveau de la boutique : les ventes brutes, les frais, les remboursements et la taxe de vente de chaque canal de vente sont inscrits séparément, chaque versement est apparié à un dépôt bancaire, les totaux concordent avec le formulaire 1099-K et les stocks sont suivis jusqu'au coût des marchandises vendues. Aucune source officielle ne fixe ce que facturent ces spécialistes; les honoraires suivent les canaux, le volume de commandes, les stocks, les États de taxe de vente et l'arriéré; comparez donc d'abord les soumissions selon l'étendue. Le Bureau of Labor Statistics décrit le métier général comme la saisie des opérations, la production de rapports et le rapprochement des écarts; une boutique y ajoute le détail par canal. Un spécialiste généraliste peut faire ce travail; vérifiez que l'étendue convenue le nomme.

Qu'est-ce qui complique les livres d'une boutique?

Chacun de ces éléments transforme un travail de tenue de livres en question d'étendue :

• Des versements qui ne correspondent plus aux dépôts bancaires.
• Plus d'un canal de vente, chacun avec ses propres versements et son propre formulaire 1099-K.
• Des stocks détenus dans plus d'un État, ou de la taxe de vente due dans plusieurs États.
• Des mois qui n'ont jamais été rapprochés.
• Des stocks qui n'ont jamais été comptés.
• Une société de personnes ou une société, où le coût des marchandises vendues va dans la propre déclaration de l'entité.

Lorsque deux éléments ou plus s'appliquent, l'étendue et les questions fiscales qui la sous-tendent passent généralement avant les honoraires.

Que dois-je rassembler d'abord?

• Les rapports de versement ou de règlement de chaque canal pour l'année.
• Chaque formulaire 1099-K reçu.
• Les relevés bancaires et de cartes.
• Les factures des fournisseurs et le dernier dénombrement des stocks.
• Les ventes par État.
• La déclaration précédente.

Pourquoi les livres doivent-ils montrer les ventes brutes, les frais et les remboursements, et pas seulement le dépôt net?

Des livres bâtis sur les dépôts nets sous-estiment les ventes et ne montrent aucune dépense de frais ou de remboursement. L'IRS dit que le montant brut du formulaire 1099-K ne tient pas compte des frais, des crédits, des remboursements, des frais d'expédition, des équivalents de trésorerie ni des rabais, et que d'autres registres sont nécessaires pour passer de ce montant au revenu à déclarer. La Publication 583 dit que les livres d'une entreprise doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits.

Les livres d'une boutique inscrivent donc séparément :

• Les ventes brutes avant la taxe de vente, par canal.
• Les remboursements et les retours.
• Les frais du processeur de paiement, de la place de marché et des étiquettes d'expédition.
• La taxe de vente perçue.
• L'argent qu'un processeur retient en réserve (ce n'est pas une dépense).
• Le versement à la banque (un virement, et non une nouvelle vente).

Pour les écritures, voir faire concorder les ventes, les versements et le formulaire 1099-K. Pour Amazon, voir transformer un rapport de règlement en écritures. Pour Shopify, voir versements qui ne correspondent pas aux dépôts.

Comment les livres concordent-ils avec le formulaire 1099-K?

Le formulaire 1099-K déclare les paiements bruts reçus par carte de paiement et par application de paiement ou place de marché; il concorde donc avec les ventes brutes par canal, et non avec les dépôts bancaires. L'IRS dit qu'une boutique payée directement par carte reçoit un formulaire, quel que soit le montant. Une application de paiement ou une place de marché doit déclarer lorsque les paiements dépassent 20 000 $ sur plus de 200 transactions, mais elle peut déclarer moins, et un État peut fixer un seuil plus bas. Une boutique présente sur plusieurs plateformes peut recevoir plusieurs formulaires.

L'absence d'un formulaire n'enlève rien aux livres : l'IRS dit que le seuil du formulaire ne détermine pas si les paiements sont imposables. La Publication 334 avertit que le formulaire peut omettre des recettes et peut inclure des éléments qui ne sont pas des recettes, comme la taxe de vente.

En pratique, le spécialiste de la tenue de livres bâtit une courte feuille de calcul par formulaire (un « pont ») : elle part des ventes brutes par canal et par période, ajuste pour la taxe de vente comprise dans les paiements, les ventes faites hors de ce processeur et le décalage de fin d'année, et aboutit au montant de la case 1a du formulaire. Un formulaire au mauvais bénéficiaire, en double ou d'un montant que la feuille ne peut pas expliquer va au guide sur faire concorder les ventes, les versements et le formulaire 1099-K. Pour la déclaration, voir impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.

Pourquoi les stocks changent-ils les livres et la déclaration, et qui les évalue?

Une entreprise qui tient des stocks les évalue au début et à la fin de chaque année pour établir le coût des marchandises vendues, et utilise généralement la méthode d'exercice pour les achats et les ventes (Publication 538). Le coût des marchandises vendues est égal aux stocks d'ouverture plus les achats et autres coûts, moins les stocks de clôture (Publication 334). Sans dénombrement de fin d'année, le chiffre de clôture est une estimation, et le coût et le profit varient avec lui.

Un contribuable de petite entreprise (small business taxpayer, établi selon un critère de recettes brutes moyennes) peut choisir de ne pas tenir de stocks, mais doit tout de même utiliser une méthode qui reflète clairement le revenu (Publication 334). Une méthode permise traite les stocks comme des matières et fournitures non accessoires, dont le coût est récupéré par le coût des marchandises vendues dans la plus tardive de deux années : celle où les marchandises vont aux clients et celle où le coût est payé ou engagé (26 CFR 1.471-1). Pour le critère et le choix, voir stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.

L'endroit où va le coût dépend du déclarant. Un entrepreneur individuel, ce qui comprend un particulier qui est le seul membre d'une LLC n'ayant pas choisi d'être traitée comme une société, utilise l'annexe C, lignes 35 à 42 (Publication 334). Une société de personnes ou une société joint le formulaire 1125-A lorsqu'elle déduit le coût des marchandises vendues.

Une entreprise qui tient des stocks permanents doit tout de même faire un dénombrement physique à intervalles raisonnables et ajuster les livres en conséquence (Publication 538). Pour les stocks expédiés par Amazon (FBA), voir frais FBA et stocks.

Qui perçoit la taxe de vente sur les ventes de places de marché, et que suit le spécialiste de la tenue de livres pour ma propre boutique?

La place de marché perçoit et verse la taxe sur les ventes faites par son intermédiaire là où un État a une règle de place de marché; le propriétaire perçoit la taxe sur les ventes de sa propre boutique là où il en a l'obligation. Chaque État fixe ses propres règles; le Texas et la Californie en sont deux exemples.

• Texas : un fournisseur de place de marché doit percevoir, déclarer et verser la taxe sur toutes les ventes faites sur sa place de marché. Un vendeur n'a pas à percevoir la taxe dès que le fournisseur certifie qu'il le fera (sans certification, le vendeur devrait le faire), mais un vendeur du Texas a tout de même besoin d'un permis et doit produire, même si chaque vente passe par une place de marché.
• Californie : le facilitateur de place de marché est le détaillant pour les ventes facilitées, c'est-à-dire les ventes faites par la place de marché. Un vendeur dont toutes les ventes en Californie passent par un tel facilitateur n'est généralement pas tenu de s'inscrire, mais le CDTFA de la Californie considère aussi qu'un vendeur qui entrepose des stocks dans un centre d'exécution des commandes de la Californie y exerce une activité, et n'explique pas comment les deux règles s'articulent quand une place de marché détient les stocks; posez la question au CDTFA. Un vendeur qui fait aussi des ventes directes, par exemple sur son propre site Web, et qui a une présence physique (ce qui comprend le fait de garder des stocks dans l'État) ou des ventes combinées pour livraison en Californie, par lui-même et ses personnes liées, comme des membres de la famille ou des entreprises que le même propriétaire contrôle, de plus de 500 000 $ durant l'année civile précédente ou courante, ventes de place de marché comprises, peut devoir s'inscrire.

Pour une boutique que le propriétaire exploite, le spécialiste de la tenue de livres suit :

• Les ventes par État de destination et par canal, ventes de place de marché comprises, parce que la Californie les compte dans son seuil.
• Les ventes des entreprises liées, là où le seuil d'un État les additionne.
• La taxe perçue sur les commandes de la boutique elle-même, par État, comme une dette. La Publication 334 dit que la taxe de vente imposée à l'acheteur que vous percevez et versez n'est pas un revenu; la taxe imposée à vous comme vendeur fait partie des recettes brutes.
• La taxe qu'une place de marché a perçue et versée, présentée à part de la taxe que le propriétaire doit.
• La certification fiscale ou le numéro de compte de chaque place de marché, et le permis de chaque État.
• Les déclarations produites et les paiements faits, rapprochés du compte de dette.
• L'endroit où se trouvent les stocks, parce qu'un État peut traiter les stocks qui s'y trouvent comme une présence.

Pour savoir dans quels États percevoir, voir taxe de vente Shopify par État et quand vous devez percevoir la taxe de vente. Pour les déclarations, voir produire des déclarations de taxe de vente.

Quels registres le spécialiste de la tenue de livres devrait-il conserver, et à quelle fréquence faut-il rapprocher les comptes?

Le spécialiste de la tenue de livres devrait conserver tous les registres qui prouvent le revenu et les coûts des livres, et rapprocher chaque mois le compte bancaire de l'entreprise. L'IRS accepte tout système qui montre clairement les revenus et les dépenses; le propriétaire doit tout de même pouvoir justifier chaque écriture.

La Publication 583 dit de garder un compte d'entreprise distinct d'un compte personnel et de rapprocher le compte chèques chaque mois. Elle ajoute que les registres électroniques doivent concorder avec les livres et la déclaration et permettre d'identifier les documents sources. La clôture mensuelle d'une boutique fait aussi correspondre les opérations de chaque versement à son dépôt; c'est une pratique de tenue de livres, non une règle de l'IRS.

Conservez les registres aussi longtemps qu'ils peuvent servir à prouver une déclaration. La limite générale pour cotiser un impôt supplémentaire est de 3 ans après la production de la déclaration (une déclaration produite tôt est réputée produite à son échéance), et des périodes plus longues s'appliquent dans des cas énumérés (Publication 583, tableau 3). Les registres de taxe de vente et de places de marché suivent les règles des États, qui peuvent être plus longues : le Texas, par exemple, exige d'un vendeur à distance qui vend uniquement par une place de marché certifiant qu'elle perçoit la taxe de conserver les registres de ces ventes pendant au moins 4 ans (Comptroller du Texas). Pour la période de chaque registre, voir combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Qu'est-ce qui fait varier les honoraires d'un spécialiste de la tenue de livres en commerce en ligne, et est-ce que je paie trop?

Les honoraires suivent la quantité de travail de rapprochement, et aucune source officielle ne publie ce que facturent ces spécialistes. Cette page présente donc les facteurs, et non un prix.

Comparez toute soumission à ces lignes; une soumission qui en laisse plusieurs en blanc n'est pas encore comparable. Des honoraires qui excluent les stocks ou la taxe de vente couvrent moins de travail; comparez donc les soumissions pour la même étendue. Une boutique à un seul canal sans stocks n'a peut-être pas besoin de toute l'étendue d'une boutique. Pour le coût d'un arriéré, voir coût d'un rattrapage de tenue de livres; pour un prix mensuel valable pour toute petite entreprise, voir coût mensuel de la tenue de livres.

Que chercher chez un spécialiste de la tenue de livres Shopify ou Amazon, et que devrait-il me montrer avant l'embauche?

Cherchez la preuve qu'il a déjà apparié les versements d'une boutique à ses dépôts, et non une liste de logiciels. Demandez à un candidat de montrer :

1. Un versement apparié à un dépôt bancaire, avec les ventes brutes, les frais et les remboursements visibles (un échantillon dont les noms sont retirés).
2. Comment il fait concorder une boutique à deux canaux avec ses formulaires 1099-K.
3. Comment les stocks sont traités : qui les compte, à quelle fréquence, comment le coût est suivi (y compris si le coût des stocks comprend le transport à l'arrivée et les droits d'importation), et ce qui arrive quand le dénombrement et les livres diffèrent.
4. Quelles obligations de taxe de vente il suit, s'il produit les déclarations ou fournit seulement les chiffres, et comment il inscrit la taxe qu'une place de marché perçoit.
5. Ce dont il a besoin de vous quand un canal de vente n'exporte pas le détail.
6. Quand chaque mois est clos, qui détient le fichier comptable, et quels accès il demande.
7. Comment sont inscrites les commandes exécutées par un fournisseur ou un partenaire d'impression à la demande (aucun stock détenu).

Pour les questions générales d'embauche, voir questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres. Pour vérifier un spécialiste que vous avez déjà, voir vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres.

Spécialiste local, spécialiste des boutiques en ligne ou logiciel seulement?

Un spécialiste local généraliste peut convenir à une boutique à un seul canal avec des stocks simples; une boutique à plusieurs canaux, avec des stocks ou plusieurs États de taxe de vente, veut habituellement quelqu'un qui a déjà apparié des versements de boutiques.

Peu importe qui tient les livres, le propriétaire porte le fardeau de la preuve de ce que déclare la déclaration, c'est-à-dire qu'il doit pouvoir montrer d'où vient chaque chiffre. Pour ce que fait et ne fait pas une plateforme de boutique, voir Shopify fait-il de la tenue de livres. Pour la place du spécialiste de la tenue de livres, voir spécialiste local ou en ligne.

Que dois-je tout de même envoyer chaque mois?

Le propriétaire envoie ce que le spécialiste de la tenue de livres ne peut pas tirer d'un flux :

• Les rapports de tout canal ou compte de paiement qui n'exporte pas le détail.
• Les factures des fournisseurs pour les stocks achetés.
• Les stocks entrés dans un entrepôt ou un centre d'exécution des commandes, ou qui en sont sortis.
• Les avis de taxe de vente, les lettres de permis et les certifications de places de marché.
• Des notes sur les remboursements, les litiges ou les retenues inhabituels.
• Quelles opérations sont personnelles.

Pour la liste complète, voir ce dont votre spécialiste de la tenue de livres a besoin de vous et ce que comprend un service mensuel de tenue de livres.

Quand une boutique a-t-elle besoin d'un CPA et pas seulement d'un spécialiste de la tenue de livres?

Une boutique a généralement besoin de l'avis d'un CPA lorsque la question porte sur une position fiscale, et non sur un registre. Un spécialiste de la tenue de livres inscrit ce qui s'est passé; la déclaration décide comment le déclarer.

Si deux lignes ou plus correspondent à votre cas, apportez les rapports de versement, les formulaires 1099-K et les registres de stocks à nos services de tenue de livres pour régler ensemble l'étendue et les questions fiscales. Pour savoir qui fait quoi, voir spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et utilisent des dollars américains.

Un canal Shopify, aucun dénombrement des stocks

Une boutique vend 400 000 $ US par an par un seul canal et un seul processeur de cartes, avec environ 3 000 commandes, la taxe de vente étant exclue de cet exemple. Les remboursements sont de 16 000 $ US et les frais du processeur de 12 000 $ US; la banque reçoit donc 372 000 $ US. Les livres inscrivent 400 000 $ US de ventes, 16 000 $ US de remboursements et 12 000 $ US de frais. Le formulaire 1099-K montre environ 400 000 $ US, ce qui concorde avec les ventes, et non avec les dépôts.

Les stocks d'ouverture étaient de 50 000 $ US et les achats de 180 000 $ US; le propriétaire tient des stocks mais n'a fait aucun dénombrement à la fin de l'année. Avec un dénombrement de 60 000 $ US, le coût des marchandises vendues est de 170 000 $ US. Sans dénombrement, le chiffre de clôture, et donc le profit, est une estimation.

Exécution par Amazon et une boutique Shopify

Un vendeur réalise 900 000 $ US de ventes par an sur les deux canaux. Pendant un mois occupé, le rapport de ventes Amazon montre 85 000 $ US et le versement est d'environ 75 000 $ US. L'écart de 10 000 $ US correspond aux frais et aux remboursements, disons 8 000 $ US et 2 000 $ US, et non à des ventes perdues. Les livres inscrivent 85 000 $ US de ventes, 8 000 $ US de frais et 2 000 $ US de remboursements. Inscrire 75 000 $ US comme ventes sous-estimerait les ventes de 10 000 $ US et cacherait les 8 000 $ US de frais. Avec des stocks dans plusieurs États et de la taxe de vente dans plusieurs États, le propriétaire a aussi besoin de réponses aux questions fiscales, et pas seulement des écritures mensuelles.

Une petite boutique d'artisanat

Un propriétaire vend 25 000 $ US par an sur une seule place de marché et rapproche le compte bancaire chaque mois. Dans une boutique de cette taille, un registre mensuel des versements qui montre les ventes brutes, les frais et les remboursements, un dénombrement des stocks de fin d'année et une révision peuvent suffire pour les livres; un deuxième canal, plus de stocks ou une obligation de taxe de vente dans un autre État élargissent ce qu'il faut couvrir.

Votre situation est différente?

• Vos versements, vos stocks et votre taxe de vente ne se rapprochent plus, ou vous vendez par plus d'un canal ou dans plusieurs États : c'est une question d'étendue avant d'être une question de prix. Apportez les rapports de versement, les formulaires 1099-K et les registres de stocks à nos services de tenue de livres.
• Des mois ou des années ne sont pas rapprochés : voir rattraper des livres en retard, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour les reconstituer.
• Vous avez revendu des marchandises sans suivre les stocks ni les reçus : voir stocks et coût des marchandises sans registres.
• Vous détenez des stocks dans plusieurs États ou devez peut-être de la taxe de vente dans plusieurs : voir quand vous devez percevoir la taxe de vente et seuils de lien fiscal économique par État, puis apportez vos ventes par État et les emplacements de vos stocks à nos services de tenue de livres.
• Le formulaire 1099-K ne concorde pas avec vos ventes, un avis est arrivé au sujet du revenu ou de la taxe de vente, ou de la taxe perçue n'a jamais été versée : voir faire concorder les ventes, les versements et le formulaire 1099-K et taxe de vente à payer qui ne correspond pas à la déclaration; si l'écart remonte à une année produite, apportez les formulaires et les rapports à nos services de tenue de livres.
• Amazon est votre principal canal : voir tenue de livres d'un vendeur Amazon.
• Vous exploitez une petite boutique d'artisanat : voir tenue de livres d'une petite boutique en ligne.
• Le propriétaire vit hors des États-Unis, ou le compte de vendeur appartient à une LLC détenue depuis l'étranger : voir versements de places de marché dans une LLC appartenant à des étrangers, puis apportez les rapports de versement à nos services de tenue de livres.
• Votre entreprise est canadienne et vend en dollars américains : voir ventes en dollars américains et versements de places de marché.