מחיקת מלאי מיושן: פקודת יומן למוכרים קטנים

אפשר למחוק מלאי מת או מיושן, או להפחית את ערכו לאפס?

אצל מוכר שמנהל מלאי, מלאי מת מנוכה כשהוא יוצא מספירת סוף השנה, ולא כשאתם מחליטים שהוא חסר ערך. מלאי שעדיין על המדפים נשאר בעלות, למעט שני חריגים, ובשיטות העלות הרגילות עתודה בספרים אינה ניכוי.

אם אתם רושמים רכישות כהוצאה ואינכם מנהלים מלאי רשמי, קראו קודם את הסעיף על רישום רכישות כהוצאה בהמשך.

מלאי מת מגיע לדוח שלכם בשלוש דרכים:

• נעלם מהספירה. נמכר, נזרק, הושמד או אבד. עלות המכר היא מלאי פתיחה בתוספת רכישות ועלויות אחרות, פחות מלאי סגירה, ולכן סחורה שחסרה בספירת הסגירה מעלה אותה (Schedule C, חלק III).
• עדיין אצלכם ואי אפשר למכור אותו במחירים רגילים. מעריכים אותו לפי המחיר שבו אתם באמת מציעים אותו, בניכוי העלות הישירה של מכירתו או סילוקו, אם תקופת ההצעה מסתיימת לכל היותר 30 יום אחרי תאריך המלאי, בדרך כלל תאריך ספירת סוף השנה (⁦26 CFR 1.471-2(c)⁩).
• עדיין אצלכם, ואתם משתמשים בשיטת הנמוך מבין העלות לשוק. כל פריט מוערך בנמוך מבין העלות לשוק, שהוא המחיר הנוכחי לקנות או לייצר אותו שוב בתאריך הספירה (⁦26 CFR 1.471-4⁩; פרסום 538).

בשיטת העלות ובשיטת הנמוך מבין העלות לשוק, התקנות דוחות עתודה לשינויי מחירים או לירידת ערך משוערת (⁦26 CFR 1.471-2(f)⁩).

המקרה אינו פשוט אם המלאי גדול או ישן, מעולם לא נספר, או נמצא תחת שיטה שאינכם יכולים לנקוב בשמה; אם דוח קודם כבר לקח מחיקה, בייחוד בלי דפי ספירה או הצעות מחיר; אם IRS כתב לכם על מלאי; או אם הספרים של חברה או שותפות מראים הפחתת ערך גדולה יותר ממה שהדוח יכול להראות. שם העובדות קובעות את הסכום, ולא נוסחה.

אספו קודם: דפי ספירה מתוארכים עם עלות ליחידה וחשבוניות ספקים; כל הצעת הנחה והמכירות אחרי סוף השנה; הוכחה לסילוק, או קבלה מארגון הצדקה על תרומה.

מה נחשב מלאי מת, מיושן או עודף?

בכללי המס אין קטגוריה בשם מלאי מת או מיושן. הקרובה ביותר היא סחורה שאי אפשר למכור במחירים רגילים או להשתמש בה בדרך הרגילה בגלל נזק, פגמים, בלאי מהחנות, שינויי סגנון, מנות לא שלמות או שבורות או סיבות דומות, ושטופס ⁦1125-A⁩ קורא לה סחורה פגומה או חריגה (subnormal goods) (⁦26 CFR 1.471-2(c)⁩; טופס ⁦1125-A⁩).

מלאי שנמכר לאט אינו ברשימה הזו. אם הוא נחשב סיבה דומה, זה תלוי בעובדות, ונטל ההוכחה על המוכר.

המבחן הוא הצעה בפועל. מחיר מכירה בתום לב פירושו הצעה בפועל של הסחורה בתקופה שמסתיימת לכל היותר 30 יום אחרי תאריך המלאי. בתאריך מלאי של 31 בדצמבר, תקופת ההצעה חייבת להסתיים עד 30 בינואר; הצעה שמתחילה לפני סוף השנה יכולה להתאים. לסחורה שנשארת במחיר הרגיל אין מחיר מוצע נמוך יותר להעריך לפיו.

חומרי גלם וסחורה בייצור שמוחזקים לשימוש, כמו ציוד של מוכר מוצרי יצירה, מקבלים ערך סביר לפי מצבם ויכולת השימוש בהם, ולעולם לא מתחת לשווי גרוטאות.

באיזו שיטת מלאי אני, והאם היא משנה את המחיקה?

השיטה בדוח שלכם קובעת אם אפשר להוריד את ערך המלאי לפני שהוא יוצא. בדקו את Schedule C, שורה 33, או את טופס ⁦1125-A⁩, שורה 9a. ב-⁠Schedule C אין תיבה לשיטות של עסק קטן; בטופס ⁦1125-A⁩ יש, בשורות ⁦9a(iv)⁩ עד ⁦9a(vi)⁩.

נישום עסק קטן הוא מוכר, לא מקלט מס, עם ממוצע תקבולים ברוטו שנתיים של ⁦$32,000,000⁩ או פחות בשלוש שנות המס הקודמות, כשעסקים קשורים מצטרפים, ותקבולים של אדם מכל העסקים שלו וחלקיו בתקבולי שותפויות וחברות S נספרים יחד (⁦26 CFR 1.471-1(b)(2)⁩). הוא רשאי לבחור שלא לנהל מלאי (פרסום 538).

שיטת הערכה היא שיטת חשבונאות, ושינוי שלה דורש הסכמה של IRS בטופס 3115 (הוראות טופס 3115). לבחירה בין מלאי לבין ציוד מתכלה, ראו מלאי או ציוד מתכלה למוכרים קטנים.

מהי פקודת היומן למחיקת מלאי מיושן?

מחיקה מקטינה את חשבון המלאי ומגדילה את עלות המכר, חוץ מתרומה או עתודה בספרים בלבד. הפחתת ערך מקטינה את שווי המלאי שעדיין אצלכם; מחיקה מסירה אותו. השתמשו בסכום שעדיין רשום במלאי אחרי הפחתות ערך קודמות: השלכה, מכירה או מתנה מאוחרות מסירות רק את הערך שנשאר. אף דף ממשלתי לא קובע פקודות יומן, ולכן אלה נוהג סטנדרטי בהנהלת חשבונות.

בשיטת העלות ובשיטת הנמוך מבין העלות לשוק, עתודה נשארת בספרים בלבד: הדוח משתמש בספירה. בשיטות של עסק קטן שעוקבות אחרי הספרים או אחרי דוח כספי, התקנה אינה קובעת אם עתודה בספרים עוברת לדוח, ולכן אשרו זאת לפני שמנכים אותה. תארכו את רישום ההערכה של סוף השנה לתאריך הספירה, לפי דף הספירה; רשמו מכירות, מתנות וסילוקים בתאריכים שלהם, גם אם מכירה מאוחרת תומכת בערך של סוף השנה. הספירה קובעת את נתון הסגירה, ויתרת הספרים מותאמת אליו (פרסום 538). אם הספרים שלכם מורידים את ערך המלאי יותר ממה שהכללים שלמעלה מתירים, שמרו את ההפרש בהערה למכין הדוחות.

איך מחיקה מופיעה ב-⁠Schedule C חלק III או בדוח העסקי?

אם אתם מנהלים מלאי, מחיקה מופיעה כמלאי סגירה נמוך יותר, שמעלה את עלות המכר. אין שורה נפרדת למחיקה.

• Schedule C (בעל עסק יחידני או LLC עם בעלים יחיד). בחלק III, שורה 41 היא נתון סוף השנה הנמוך יותר, ושורה 42, עלות המכר, עוברת לשורה 4. שורה 33 מציינת את שיטת ההערכה. שורה 34 שואלת אם משהו השתנה בקביעת כמויות, עלויות או הערכות בין מלאי הפתיחה למלאי הסגירה; אם הפחתת הערך שלכם שינתה את אופן ההערכה או הספירה של המלאי, ענו כן וצרפו הסבר (Schedule C; ההוראות).
• שותפות, חברת S או חברת C. בטופס ⁦1125-A⁩, שורה 7 היא מלאי סגירה ושורה 8, עלות המכר, עוברת לעמוד 1, שורה 2 בדוח. סמנו את שורה 9b אם הייתה הפחתת ערך של סחורה פגומה או חריגה. תיבות ⁦9a(iv)⁩ עד ⁦9a(vi)⁩ מיועדות לשיטות של עסק קטן. שורה 9f שואלת על שינויים בכמויות, בעלות או בהערכות (טופס ⁦1125-A⁩).

למעבר מלא על חלק III, ראו עלות המכר ב-⁠Schedule C.

איך נפטרים ממלאי מיושן: לזרוק, למכור בזול או לתרום?

אם אתם מנהלים מלאי, כל דרך מגיעה לדוח באופן שונה, ומתנה יכולה לתת ניכוי קטן מעלות הסחורה.

לפי הכלל הכללי, לסחורה שנקנתה ונתנה במתנה באותה שנה אין בסיס עלות לניכוי תרומה; עלותה נשארת בעלות המכר (פרסום 526). מתנות מזון מזכות, ומתנות מסוימות של חברות C לטיפול בחולים, בנזקקים או בתינוקות, כפופות לכללי ניכוי ועלות מיוחדים (⁦26 U.S.C. 170(e)(3)⁩). בעל עסק יחידני מנכה מתנה ב-⁠Schedule A, רק אם הוא מפרט ניכויים, ולא ב-⁠Schedule C (פרסום 526; הוראות Schedule C). לרצפה על מתנות מפורטות של אדם פרטי, לאופן שבו שותפות או חברת S מעבירה מתנה לבעליה, ולמגבלות של חברת C, ראו תרומות לצדקה מהעסק.

אילו הוכחות IRS רוצה?

לסחורה שמוערכת במחיר מוצע, נטל ההוכחה על המוכר, והוא חייב לשמור רישומים על מה שקרה לסחורה, כדי שאפשר יהיה לאמת את המלאי (⁦26 CFR 1.471-2(c)⁩). ספירות מלאי צריכות להירשם בצורה קריאה, להיות מסוכמות ולהישמר עם רישומי החשבונאות (⁦26 CFR 1.471-2(e)⁩).

IRS לא קובע פורמט נדרש. הרישומים האלה עונים על השאלות שהתקנה שואלת:

שמרו רישומים כל עוד ייתכן שיהיו נחוצים, כלומר בדרך כלל עד שתקופת ההתיישנות של אותו דוח מסתיימת (פרסום 583). הספרים חייבים לכלול ספירות מלאי מספיקות כדי לבסס ניכויים (⁦26 CFR 1.6001-1(a)⁩).

אני רושם רכישות כהוצאה ומעולם לא ניהלתי מלאי: יש מה למחוק?

זה תלוי בשיטה, וניכוי רכישות כשמשלמים עליהן אינו תמיד מותר.

• שיטת הספרים והרישומים. מוכר בשיטה הזו שהספרים שלו מנכים רכישות כשהן משולמות כבר ניכה את העלות, ומחיקה נוספת של המלאי תנכה אותה פעמיים. השיטה דורשת ספרים שמשקפים כראוי את העסק למטרות שאינן מס. הדוגמה בתקנה עצמה אומרת שמוכר שרושם כל רכישה כהוצאה בספר שלו, בזמן שעובדים סופרים מלאי ונותנים למלווה נתוני עלות מלאי, אולי לא רשאי לרשום הכול כהוצאה וחייב להשתמש בספירה הפיזית (⁦26 CFR 1.471-1(b)(6)⁩).
• שיטת חומרים וציוד מתכלה. העלות מוכרת כשהסחורה עוברת ללקוח, או כשהעלות שולמה או נוצרה, אם זה מאוחר יותר (⁦26 CFR 1.471-1(b)(4)⁩), ולכן עלות מלאי מת שלא נמכר עדיין לא נוכתה. התקנה אינה אומרת מה קורה לסחורה שנזרקה בלי להימכר, ולכן בקשו ממכין הדוחות לאשר את השנה שבה העלות ניתנת לניכוי לפני שאתם רושמים את המחיקה.
• אף אחת מהן. מוכר שמעל מגבלת התקבולים, או שמעולם לא בחר שיטה, אולי צריך מלאי. אם דוחות קודמים לא מראים מלאי, ראו מלאי חסר בדוחות קודמים.

מלאי שאבד בגניבה, בנזק או באסון זה אותו דבר?

חלקית. מלאי שאבד יוצא מהספירה כמו כל מלאי אחר, אבל לגניבה, לנזק ולאסון יש הוכחות משלהם ודרך שנייה לתבוע.

• שתי דרכים לתבוע. מדווחים נכון על מלאי פתיחה וסגירה, כך שההפסד עובר דרך עלות המכר; ביטוח או החזר אחר הוא אז הכנסה, ואינכם תובעים את ההפסד שוב. או שתובעים אותו בנפרד, מתאימים את מלאי הפתיחה או את הרכישות כדי שלא ייספר פעמיים, ומקטינים את ההפסד בהחזר שהתקבל או שצפוי (פרסום 538; פרסום 547).
• אסון. הפסד הקשור לאסון שהוכרז כאסון פדרלי אפשר לתבוע בדוח המקורי או המתוקן של השנה הקודמת בבחירה, עד שישה חודשים אחרי מועד ההגשה הרגיל של דוח שנת האסון, בלי להתחשב בהארכות. אי אפשר לנכות את אותו הפסד גם בשנת האסון, כולל דרך עלות המכר, ולכן התאימו את המלאי של אותה שנה (⁦26 CFR 1.165-11⁩; פרסום 547).
• הוכחה לגניבה או לנזק. הראו שהסחורה הייתה שלכם ואם קיימת תביעת החזר. בגניבה, הראו שהסחורה נגנבה ומתי גיליתם את ההפסד. בנזק, הראו את סוג האירוע, מתי קרה ושההפסד היה תוצאה ישירה שלו. היעלמות פשוטה של רכוש אינה גניבה, אם כי סחורה שנעלמה עדיין חסרה בספירה (פרסום 547).
• נזק איטי. נזק מגורם שפועל בהדרגה, כמו נזילה ארוכת טווח, הוא התדרדרות מתמשכת ולא אירוע נזק. ייתכן שהסחורה עדיין נחשבת סחורה פגומה או חריגה.

לעמלות מחסן בשוק מקוון, יחידות שאבדו והחזרים, ראו עמלות שוק מקוון ומלאי.

מחקתי מלאי בשנים קודמות בלי הוכחות: איך מתקנים?

מיינו קודם מה נוכה, כי סוג הניכוי קובע את הדרך.

1. רשמו את המחיקה של כל שנה: הסכום, למה נלקחה (עתודה, הורדת מחיר בלי הצעה, סחורה שנזרקה) ואילו רישומים עדיין קיימים.
2. עתודה, או הורדת ערך שאינה מתאימה לא לכלל 30 הימים ולא לשיטת הנמוך מבין העלות לשוק, אינה מתקבלת בשיטות העלות (⁦26 CFR 1.471-2⁩).
3. שינוי באופן הערכת המלאי הוא שינוי בשיטת חשבונאות, ובמרבית המקרים שיטה לא נקבעת בלי יחס עקבי (⁦26 CFR 1.446-1(e)⁩). אותו יחס בשני דוחות או יותר שהוגשו ברצף נחשב עקבי (Rev. Proc. 2015-13, סעיף 2.01), ושינוי שיטה קבועה דורש טופס 3115 (הוראות טופס 3115).
4. אם קיבלתם הודעה, אתם בבדיקה, או שלקחתם את המחיקה בכמה שנים, סגרו את הדרך עם מכין דוחות לפני שמתקנים משהו. לבחירה בין תיקון דוח לבין טופס 3115, ראו מלאי חסר בדוחות קודמים.

אפשר לעיתים קרובות לשחזר חלק מרישומים חסרים; ראו עלות המכר בלי רישומים.

דוגמה

כל הסכומים להמחשה בלבד, בדולרים אמריקאיים.

בוטיק מפנה בגדים מהעונה שעברה

בוטיק בשיטת העלות סופר ב-⁠31 בדצמבר בגדים בעלות של ⁦$9,000⁩ מהעונה שעברה, שמתאימים כשינוי סגנון. בדרך כלל הסחורה נמכרת ב-⁠⁦$12,000⁩. ב-⁠10 בינואר הוא מציע אותה במחצית המחיר, ⁦$6,000⁩, וצופה ⁦$500⁩ של עלויות מכירה ישירות. הוא שומר את המחירון המתוארך, את מכירות ינואר ואת דף הספירה.

• שווי הסחורה: ⁦$6,000⁩ פחות ⁦$500⁩ הם ⁦$5,500⁩. מלאי הסגירה יורד ב-⁠⁦$3,500⁩, ועלות המכר עולה ב-⁠⁦$3,500⁩.
• רישום: חיוב הפחתת ערך מלאי (עלות המכר) ⁦$3,500⁩; זיכוי מלאי ⁦$3,500⁩.
• ⁦$5,500⁩ הם מלאי הפתיחה של השנה הבאה; ערך נמוך יותר בספירה הבאה דורש הצעה חדשה שמסתיימת תוך 30 יום אחרי אותה ספירה.
• אילו השאיר את התוויות במחיר המלא, לא היה מחיר מוצע להעריך לפיו את הסחורה, והיא הייתה נשארת ב-⁠⁦$9,000⁩.

מוכרת אונליין זורקת סחורה שבורה

מוכרת אונליין מעריכה מלאי בעלות ומוצאת בספירת דצמבר סחורה שבורה בעלות של ⁦$1,200⁩. היא מצלמת אותה, זורקת אותה ומוציאה אותה מהספירה.

• מלאי הסגירה יורד ב-⁠⁦$1,200⁩, ועלות המכר עולה ב-⁠⁦$1,200⁩.
• רישום: חיוב מחיקת מלאי (עלות המכר) ⁦$1,200⁩; זיכוי מלאי ⁦$1,200⁩.
• הרישומים שתומכים בכך: התמונות והערה מתוארכת שמפרטת פריטים, כמויות ועלות ליחידה.

מוכרת מוצרי יצירה תורמת פריטים שלא נמכרו

מוכרת מוצרי יצירה נותנת לארגון צדקה פריטים שעלותם ⁦$2,000⁩ ושהיו במלאי הפתיחה שלה. בשוק הרגיל שלה הם היו נמכרים ב-⁠⁦$500⁩.

• ניכוי התרומה הוא הנמוך מבין השווי לעלות, ⁦$500⁩, ונתבע ב-⁠Schedule A אם היא מפרטת ניכויים, בכפוף לרצפה על מתנות מפורטות של אדם פרטי.
• התקנה מוציאה את מלוא העלות של ⁦$2,000⁩ ממלאי הפתיחה, בעוד שפרסום 526 מוציא רק את הניכוי, ולכן יתר העלות, ⁦$1,500⁩, מטופלת אחרת. מכין דוחות צריך להכריע מה חל לפני ההגשה.

המצב שלכם שונה?

• המלאי שלכם גדול או ישן, מעולם לא נספר, דוח קודם לקח מחיקה, הספרים והדוח שונים, IRS כתב לכם על מלאי, או שאתם רושמים רכישות כהוצאה ואינכם יודעים מה נשאר לנכות: באיזו שיטה אתם, איזה הפסד הרישומים של השנה תומכים בו, איך לרשום אותו והאם צריך לתקן שנים קודמות הם שיקולי דעת. בררו אותם עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• שרתים, GPU וחלקי חומרה, או עתודות לעומק: מחיקת מלאי שלא נמכר או מיושן.
• תרומת מלאי, הרצפה על מתנות מפורטות, או מגבלות התרומה של חברה: תרומות לצדקה מהעסק.
• אתם צריכים לספור או להעריך מלאי, או למצוא איפה עלות המכר מופיעה: עלות המכר ב-⁠Schedule C.
• אתם בוחרים בין מלאי לבין ציוד מתכלה, או מחליפים שיטה: מלאי או ציוד מתכלה למוכרים קטנים.
• דוחות קודמים לא הראו מלאי: תיקון מלאי חסר בדוחות קודמים.
• זה סוף השנה והספירה עדיין פתוחה: רשימת בדיקה לסגירת סוף שנה.
• המדינה שלכם מטילה מס על מלאי או על הכנסה בצורה שונה: העמוד הזה עוסק במס הכנסה פדרלי; שאלו את מכין הדוחות על המדינה שלכם.