Radier des stocks désuets : écriture de journal et preuves

Puis-je radier des stocks morts ou désuets, ou les ramener à zéro?

Pour un vendeur américain qui tient des stocks, des stocks morts sont déduits lorsqu'ils sortent du dénombrement de fin d'année, et non lorsque vous décidez qu'ils n'ont plus de valeur. Les stocks encore sur vos étagères restent au coût, sauf deux exceptions, et selon les méthodes de coût habituelles, une provision inscrite dans vos livres n'est pas une déduction.

Si vous passez vos achats en charges et ne tenez aucun inventaire en bonne et due forme, lisez d'abord la section ci-dessous sur la comptabilisation des achats en charges.

Des stocks morts se retrouvent dans votre déclaration de trois façons :

• Sortis du dénombrement. Vendus, jetés, détruits ou perdus. Le coût des marchandises vendues égale les stocks d'ouverture plus les achats et autres coûts, moins les stocks de clôture; les marchandises absentes du dénombrement de clôture le font donc augmenter (annexe C, partie III).
• Encore en main et invendables aux prix normaux. Évalués au prix auquel vous les offrez réellement, moins le coût direct de leur vente ou de leur mise au rebut, si la période d'offre se termine au plus tard 30 jours après la date de l'inventaire, habituellement la date du dénombrement de fin d'année (26 CFR 1.471-2(c)).
• Encore en main, et vous utilisez le moindre du coût et de la valeur de marché. Chaque article est évalué au moindre du coût et de la valeur de marché, soit le prix actuel pour l'acheter ou le fabriquer de nouveau à la date du dénombrement (26 CFR 1.471-4; Publication 538).

Selon les méthodes du coût et du moindre du coût et de la valeur de marché, les règlements rejettent une provision pour variations de prix ou pour une baisse de valeur estimée (26 CFR 1.471-2(f)).

Un cas n'est pas simple si les stocks sont importants ou anciens, n'ont jamais été dénombrés ou relèvent d'une méthode que vous ne savez pas nommer; si une déclaration antérieure a déjà pris une radiation, surtout sans feuilles de dénombrement ni offres; si l'IRS vous a écrit au sujet des stocks; ou si les livres d'une société par actions ou d'une société de personnes montrent une dépréciation plus grande que la déclaration ne le permet. Ce sont alors les faits qui décident du montant, et non une formule.

À réunir d'abord : des feuilles de dénombrement datées avec les coûts unitaires et les factures des fournisseurs; chaque offre à prix réduit et les ventes après la fin de l'année; la preuve de mise au rebut, ou le reçu de l'organisme de bienfaisance pour un don.

Qu'est-ce qu'un stock mort, désuet ou excédentaire?

Les règles fiscales n'ont aucune catégorie appelée stocks morts ou désuets. Ce qui s'en rapproche le plus, ce sont les marchandises invendables aux prix normaux ou inutilisables de la façon habituelle à cause de dommages, d'imperfections, d'usure en magasin, de changements de mode, de lots dépareillés ou brisés ou de causes semblables, que le formulaire 1125-A appelle marchandises de qualité inférieure (subnormal goods) (26 CFR 1.471-2(c); formulaire 1125-A).

Les stocks à rotation lente ne figurent pas dans cette liste. Qu'ils soient admissibles comme cause semblable dépend des faits, et le fardeau de la preuve incombe au vendeur.

Le critère est une offre réelle. Un prix de vente de bonne foi suppose une offre réelle des marchandises pendant une période se terminant au plus tard 30 jours après la date de l'inventaire. Pour une date d'inventaire du 31 décembre, la période d'offre doit se terminer le 30 janvier au plus tard; une offre qui commence avant la fin de l'année peut être admissible. Des marchandises gardées au prix normal n'ont pas de prix offert plus bas auquel les évaluer.

Les matières premières et les produits semi-finis détenus pour utilisation, comme les fournitures d'un artisan vendeur, reçoivent une valeur raisonnable fondée sur leur état et leur utilité, jamais sous la valeur de rebut.

Quelle méthode d'inventaire est la mienne, et change-t-elle la radiation?

La méthode figurant dans votre déclaration détermine si des stocks peuvent être dépréciés avant leur sortie. Consultez la ligne 33 de l'annexe C ou la ligne 9a du formulaire 1125-A. L'annexe C n'a pas de case pour les méthodes des petites entreprises; le formulaire 1125-A en a une, aux lignes 9a(iv) à 9a(vi).

Un contribuable de petite entreprise est un vendeur, et non un abri fiscal, dont les recettes brutes annuelles moyennes des trois années d'imposition précédentes sont de 32 000 000 $ ou moins, les entreprises liées étant regroupées, et les recettes d'un particulier provenant de toutes ses entreprises et de ses parts des recettes de sociétés de personnes et de sociétés de type S étant comptées ensemble (26 CFR 1.471-1(b)(2)). Il peut choisir de ne pas tenir d'inventaire (Publication 538).

Une méthode d'évaluation est une méthode comptable, et en changer exige le consentement de l'IRS au moyen du formulaire 3115 (instructions du formulaire 3115). Pour choisir entre stocks et fournitures, voyez stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.

Quelle est l'écriture de journal pour la radiation de stocks désuets?

Une radiation réduit le compte de stocks et, sauf pour un don ou une provision comptable seulement, augmente le coût des marchandises vendues. Une dépréciation réduit la valeur des stocks que vous détenez encore; une radiation les retire. Utilisez le montant encore inscrit aux stocks après les dépréciations antérieures : une mise au rebut, une vente ou un don ultérieur ne retire que cette valeur restante. Aucune page gouvernementale ne prescrit d'écritures de journal; ce sont donc des pratiques courantes de tenue de livres.

Selon les méthodes du coût et du moindre du coût et de la valeur de marché, une provision reste dans les livres seulement : la déclaration utilise le dénombrement. Selon les méthodes des petites entreprises qui suivent les livres ou un état financier, le règlement ne dit pas si une provision comptable passe à la déclaration; confirmez-le avant d'en déduire une. Datez l'écriture d'évaluation de fin d'année à la date du dénombrement, d'après la feuille de dénombrement; inscrivez les ventes, les dons et les mises au rebut à leurs propres dates, même si une vente ultérieure appuie la valeur de fin d'année. Le dénombrement fixe le chiffre de clôture, et le solde des livres est ajusté pour y correspondre (Publication 538). Si vos livres déprécient les stocks plus que les règles ci-dessus ne le permettent, conservez l'écart dans une note pour votre préparateur.

Comment la radiation apparaît-elle dans la partie III de l'annexe C ou dans la déclaration d'entreprise?

Si vous tenez des stocks, une radiation apparaît comme des stocks de clôture plus bas, ce qui augmente le coût des marchandises vendues. Il n'y a pas de ligne de radiation distincte.

• Annexe C (entrepreneur individuel ou LLC à membre unique). À la partie III, la ligne 41 est le chiffre plus bas de fin d'année, et la ligne 42, le coût des marchandises vendues, est reportée à la ligne 4. La ligne 33 indique la méthode d'évaluation. La ligne 34 demande si quelque chose a changé dans la détermination des quantités, des coûts ou des évaluations entre l'inventaire d'ouverture et de clôture; si votre dépréciation a changé la façon dont vous évaluez ou dénombrez les stocks, répondez Oui et joignez une explication (annexe C; instructions).
• Société de personnes, société de type S ou société de type C. Au formulaire 1125-A, la ligne 7 est l'inventaire de clôture et la ligne 8, le coût des marchandises vendues, va à la page 1, ligne 2 de la déclaration. Cochez la ligne 9b s'il y a eu une dépréciation de marchandises de qualité inférieure. Les cases 9a(iv) à 9a(vi) visent les méthodes des petites entreprises. La ligne 9f porte sur les changements de quantités, de coûts ou d'évaluations (formulaire 1125-A).

Pour le détail de la partie III, voyez coût des marchandises vendues dans l'annexe C.

Comment me défaire de stocks désuets : les jeter, les vendre à bas prix ou les donner?

Si vous tenez des stocks, chaque voie atteint la déclaration différemment, et un don peut donner une déduction inférieure au coût des marchandises.

Selon la règle générale, des marchandises achetées et données la même année n'ont pas de coût de base pour une déduction de don; leur coût reste dans le coût des marchandises vendues (Publication 526). Les dons admissibles de nourriture, et certains dons de sociétés de type C pour les soins aux malades, aux nécessiteux ou aux nourrissons, suivent des règles spéciales de déduction et de coût (26 U.S.C. 170(e)(3)). Un entrepreneur individuel déduit un don dans l'annexe A, seulement s'il détaille ses déductions, et non dans l'annexe C (Publication 526; instructions de l'annexe C). Pour le seuil applicable aux dons détaillés d'un particulier, la façon dont une société de personnes ou une société de type S transmet un don à ses propriétaires, et les limites d'une société de type C, voyez dons de bienfaisance de l'entreprise.

Quelles preuves l'IRS veut-il?

Pour des marchandises évaluées à un prix offert, le vendeur a le fardeau de la preuve et doit conserver des registres de ce qu'il est advenu des marchandises, afin que les stocks puissent être vérifiés (26 CFR 1.471-2(c)). Les inventaires doivent être consignés de façon lisible, résumés et conservés avec les registres comptables (26 CFR 1.471-2(e)).

L'IRS n'impose aucun format. Ces registres répondent aux questions que pose le règlement :

Conservez les registres aussi longtemps qu'ils peuvent être nécessaires, c'est-à-dire généralement jusqu'à la fin du délai de prescription de cette déclaration (Publication 583). Les livres doivent comprendre des inventaires suffisants pour établir les déductions (26 CFR 1.6001-1(a)).

Je passe mes achats en charges et n'ai jamais tenu d'inventaire : y a-t-il quelque chose à radier?

Cela dépend de la méthode, et déduire les achats au moment du paiement n'est pas toujours permis.

• Méthode des livres et registres. Un vendeur qui utilise cette méthode et dont les livres déduisent les achats lorsqu'ils sont payés a déjà déduit le coût; radier de nouveau les stocks le déduirait deux fois. La méthode exige des livres qui reflètent correctement l'entreprise à des fins non fiscales. L'exemple du règlement indique qu'un vendeur qui passe tous ses achats en charges dans son grand livre, alors que son personnel dénombre les stocks et remet à un prêteur des chiffres de coût des stocks, ne peut peut-être pas tout passer en charges et doit utiliser le dénombrement physique (26 CFR 1.471-1(b)(6)).
• Méthode des matières et fournitures. Le coût est récupéré lorsque les marchandises vont à un client, ou lorsque le coût est payé ou engagé, si c'est plus tard (26 CFR 1.471-1(b)(4)); le coût de stocks morts invendus n'est donc pas encore déduit. Le règlement ne dit pas ce qu'il advient des marchandises jetées sans avoir été vendues; demandez donc à votre préparateur de confirmer l'année où le coût est déductible avant d'inscrire la radiation.
• Ni l'une ni l'autre. Un vendeur au-dessus de la limite des recettes, ou qui n'a jamais choisi de méthode, peut devoir tenir un inventaire. Si les déclarations antérieures n'en montrent aucun, voyez inventaire manquant dans les déclarations antérieures.

Des stocks perdus par vol, dommages ou catastrophe sont-ils la même chose?

En partie. Les stocks perdus sortent du dénombrement comme les autres, mais le vol, le sinistre et la catastrophe ont leurs propres preuves et une seconde façon de réclamer.

• Deux façons de réclamer. Déclarez correctement les stocks d'ouverture et de clôture, de sorte que la perte passe par le coût des marchandises vendues; l'indemnité d'assurance ou autre est alors un revenu, et vous ne réclamez pas la perte de nouveau. Ou réclamez-la séparément, ajustez les stocks d'ouverture ou les achats pour qu'elle ne soit pas comptée deux fois, et réduisez la perte de l'indemnité reçue ou attendue (Publication 538; Publication 547).
• Catastrophe. Une perte liée à une catastrophe déclarée au niveau fédéral peut être réclamée, par choix, dans la déclaration originale ou modifiée de l'année précédente, au plus tard six mois après la date d'échéance ordinaire de la déclaration de l'année de la catastrophe, sans tenir compte des prolongations. La même perte ne peut pas aussi être déduite pour l'année de la catastrophe, y compris par le coût des marchandises vendues; ajustez donc les stocks de cette année-là (26 CFR 1.165-11; Publication 547).
• Preuve d'un vol ou d'un sinistre. Montrez que vous étiez propriétaire des marchandises et s'il existe une demande d'indemnisation. Pour un vol, montrez que les marchandises ont été volées et quand vous avez découvert la perte. Pour un sinistre, montrez le type d'événement, la date et que la perte en est le résultat direct. La simple disparition d'un bien n'est pas un vol, même si des marchandises manquantes sont tout de même absentes du dénombrement (Publication 547).
• Dommage lent. Un dommage causé par une cause qui agit de façon continue, comme une fuite de longue durée, est une détérioration progressive, et non un sinistre. Les marchandises peuvent quand même être des marchandises de qualité inférieure.

Pour les frais d'entrepôt d'une place de marché, les unités perdues et les remboursements, voyez frais de place de marché et stocks.

J'ai radié des stocks les années passées sans preuves : comment corriger?

Classez d'abord ce qui a été déduit, car le type de déduction détermine la voie à suivre.

1. Dressez la liste de la radiation de chaque année : le montant, pourquoi elle a été prise (une provision, une réduction de prix sans offre, des marchandises mises au rebut) et quels registres existent encore.
2. Une provision, ou une réduction qui ne respecte ni la règle des 30 jours ni le moindre du coût et de la valeur de marché, n'est pas acceptée selon les méthodes de coût (26 CFR 1.471-2).
3. Un changement dans la façon d'évaluer les stocks est un changement de méthode comptable, et dans la plupart des cas une méthode n'est pas établie sans traitement uniforme (26 CFR 1.446-1(e)). Le même traitement dans deux déclarations consécutives ou plus est considéré comme uniforme (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01), et changer une méthode établie exige le formulaire 3115 (instructions du formulaire 3115).
4. Si vous avez reçu un avis, faites l'objet d'une vérification ou avez pris la radiation pendant plusieurs années, réglez la marche à suivre avec un préparateur avant de modifier quoi que ce soit. Pour choisir entre une modification et le formulaire 3115, voyez inventaire manquant dans les déclarations antérieures.

Des registres manquants peuvent souvent être reconstitués en partie; voyez coût des marchandises vendues sans registres.

Exemple

Tous les chiffres sont illustratifs, en dollars américains.

Une boutique écoule les vêtements de la saison dernière

Une boutique qui utilise la méthode du coût dénombre 9 000 $ de vêtements de la saison dernière, admissibles comme changement de mode, au coût le 31 décembre. Les articles se vendent habituellement 12 000 $. Le 10 janvier, elle les offre à moitié prix, soit 6 000 $, et prévoit 500 $ de frais de vente directs. Elle conserve la liste de prix datée, les ventes de janvier et la feuille de dénombrement.

• Valeur des marchandises : 6 000 $ moins 500 $ égale 5 500 $. Les stocks de clôture baissent de 3 500 $, et le coût des marchandises vendues augmente de 3 500 $.
• Écriture : débit dépréciation des stocks (coût des marchandises vendues) 3 500 $; crédit stocks 3 500 $.
• Les 5 500 $ sont les stocks d'ouverture de l'an prochain; une valeur plus basse au prochain dénombrement exige une nouvelle offre se terminant dans les 30 jours suivant ce dénombrement.
• Si elle avait laissé les étiquettes au plein prix, il n'y aurait eu aucun prix offert pour évaluer les marchandises, qui seraient donc restées à 9 000 $.

Un vendeur en ligne jette des marchandises brisées

Une vendeuse en ligne évalue ses stocks au coût et trouve 1 200 $ de marchandises brisées pendant le dénombrement de décembre. Elle les photographie, les jette et les retire du dénombrement.

• Les stocks de clôture baissent de 1 200 $, et le coût des marchandises vendues augmente de 1 200 $.
• Écriture : débit radiation des stocks (coût des marchandises vendues) 1 200 $; crédit stocks 1 200 $.
• Registres à l'appui : les photos et une note datée énumérant les articles, les quantités et les coûts unitaires.

Une artisane donne des articles invendus

Une artisane donne à un organisme de bienfaisance des articles qui ont coûté 2 000 $ et qui figuraient dans ses stocks d'ouverture. Sur son marché habituel, ils se vendraient 500 $.

• La déduction pour don est la plus petite de la valeur et du coût, soit 500 $, réclamée dans l'annexe A si elle détaille ses déductions, sous réserve du seuil applicable aux dons détaillés d'un particulier.
• Le règlement retire des stocks d'ouverture la totalité du coût de 2 000 $, alors que la Publication 526 n'en retire que la déduction; les 1 500 $ restants du coût sont donc traités différemment. Un préparateur devrait déterminer lequel s'applique avant la production.

Votre situation est différente?

• Vos stocks sont importants ou anciens, n'ont jamais été dénombrés, une déclaration antérieure a pris une radiation, les livres et la déclaration diffèrent, l'IRS vous a écrit au sujet des stocks, ou vous passez vos achats en charges et ne savez pas ce qu'il reste à déduire : la méthode qui s'applique à vous, la perte que les registres de cette année appuient, la façon de l'inscrire et la nécessité de corriger des années antérieures relèvent du jugement. Réglez-les avec l'aide en tenue de livres.
• Serveurs, GPU et pièces de matériel, ou provisions en détail : radier des stocks invendus ou désuets.
• Don de stocks, seuil des dons détaillés, ou limites de dons d'une société : dons de bienfaisance de l'entreprise.
• Vous devez dénombrer ou évaluer des stocks, ou trouver où va le coût des marchandises vendues : coût des marchandises vendues dans l'annexe C.
• Vous choisissez entre stocks et fournitures, ou vous changez de méthode : stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.
• Vos déclarations antérieures ne montraient aucun inventaire : inventaire manquant dans les déclarations antérieures.
• C'est la fin de l'exercice et le dénombrement est encore ouvert : liste de contrôle de clôture de fin d'exercice.
• Votre État impose les stocks ou le revenu différemment : cette page porte sur l'impôt fédéral sur le revenu; demandez à votre préparateur ce qu'il en est pour votre État.