Veralteten Warenbestand abschreiben: Buchung für kleine Händler

Kann ich unverkäufliche oder veraltete Ware abschreiben oder auf null setzen?

Bei einem Händler, der einen Warenbestand führt, wird unverkäufliche Ware abgezogen, wenn sie aus der Inventur zum Jahresende ausscheidet, nicht wenn Sie sie für wertlos halten. Ware, die noch im Regal liegt, bleibt mit zwei Ausnahmen zu Anschaffungskosten bewertet, und bei den üblichen Bewertungsmethoden zu Anschaffungskosten ist eine Rückstellung in den Büchern kein Abzug.

Wenn Sie Einkäufe sofort als Aufwand buchen und keinen förmlichen Warenbestand führen, lesen Sie zuerst den Abschnitt unten zum Aufwandsabzug von Einkäufen.

Unverkäufliche Ware wirkt sich auf drei Wegen in Ihrer Steuererklärung aus:

• Aus der Inventur ausgeschieden. Verkauft, weggeworfen, zerstört oder verloren. Der Wareneinsatz ist der Anfangsbestand plus Einkäufe und andere Kosten, abzüglich des Endbestands; fehlt Ware im Endbestand, steigt er also (Schedule C, Part III).
• Noch am Lager und zu normalen Preisen unverkäuflich. Sie wird mit dem Preis bewertet, zu dem Sie sie tatsächlich anbieten, abzüglich der direkten Kosten für Verkauf oder Entsorgung, wenn der Angebotszeitraum spätestens 30 Tage nach dem Inventurstichtag endet, in der Regel dem Tag der Zählung zum Jahresende (26 CFR 1.471-2(c)).
• Noch am Lager, und Sie verwenden den niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Marktwert. Jeder Artikel wird mit dem niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Marktwert bewertet; der Marktwert ist der aktuelle Preis, zu dem Sie ihn am Zähltag wieder einkaufen oder herstellen könnten (26 CFR 1.471-4; Publication 538).

Bei der Bewertung zu Anschaffungskosten und zum niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Marktwert lehnen die Vorschriften eine Rückstellung für Preisänderungen oder einen geschätzten Wertverfall ab (26 CFR 1.471-2(f)).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn der Bestand groß oder alt ist, nie gezählt wurde oder unter einer Methode läuft, die Sie nicht benennen können; wenn eine frühere Steuererklärung schon eine Abschreibung genommen hat, vor allem ohne Zählbögen oder Angebote; wenn der IRS Ihnen zum Warenbestand geschrieben hat; oder wenn die Bücher einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft eine größere Abwertung zeigen, als die Steuererklärung zulässt. Dort bestimmen die Tatsachen den Betrag, nicht eine Formel.

Sammeln Sie zuerst: datierte Zählbögen mit Einstandspreisen und Lieferantenrechnungen; jedes Preisnachlass-Angebot und die Verkäufe nach Jahresende; Entsorgungsnachweise oder die Quittung der gemeinnützigen Organisation für eine Spende.

Was zählt als unverkäufliche, veraltete oder überschüssige Ware?

Die Steuerregeln kennen keine Kategorie „unverkäufliche“ oder „veraltete“ Ware. Am nächsten kommen Waren, die zu normalen Preisen unverkäuflich oder auf die übliche Weise unbrauchbar sind, wegen Beschädigung, Mängeln, Gebrauchsspuren aus dem Laden, Änderungen des Stils, Einzelstücken oder unvollständigen Sätzen oder ähnlichen Ursachen; Form 1125-A nennt sie Subnormal Goods (Ware unter Normalqualität) (26 CFR 1.471-2(c); Form 1125-A).

Langsam verkaufte Ware steht nicht auf dieser Liste. Ob sie als ähnliche Ursache zählt, hängt von den Tatsachen ab, und die Beweislast liegt beim Händler.

Maßgeblich ist ein tatsächliches Angebot. Ein echter Verkaufspreis bedeutet, dass die Ware tatsächlich in einem Zeitraum angeboten wird, der spätestens 30 Tage nach dem Inventurstichtag endet. Bei einem Inventurstichtag am 31. Dezember muss der Angebotszeitraum bis zum 30. Januar enden; ein Angebot, das vor dem Jahresende beginnt, kann ausreichen. Ware, die zum normalen Preis gehalten wird, hat keinen niedrigeren Angebotspreis, zu dem sie bewertet werden könnte.

Rohstoffe und teilfertige Ware, die zur Verwendung gehalten werden, etwa das Material eines Kunsthandwerkers, erhalten einen angemessenen Wert nach Zustand und Verwendbarkeit, nie unter dem Schrottwert.

Welche Bestandsmethode habe ich, und ändert sie die Abschreibung?

Die Methode in Ihrer Steuererklärung entscheidet, ob Ware abgewertet werden darf, bevor sie ausscheidet. Prüfen Sie Schedule C, Zeile 33, oder Form 1125-A, Zeile 9a. Schedule C hat kein Feld für die Methoden für kleine Unternehmen; Form 1125-A hat eines, in den Zeilen 9a(iv) bis 9a(vi).

Ein Small Business Taxpayer ist ein Händler, kein Steuersparmodell, mit durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen von $32.000.000 oder weniger in den drei vorangegangenen Steuerjahren, wobei verbundene Unternehmen zusammengerechnet werden und die Einnahmen einer Einzelperson aus allen ihren Unternehmen und ihre Anteile an den Einnahmen von Personengesellschaften und S Corporations zusammengezählt werden (26 CFR 1.471-1(b)(2)). Er darf wählen, keinen Warenbestand zu führen (Publication 538).

Eine Bewertungsmethode ist eine Gewinnermittlungsmethode, und ihr Wechsel erfordert die Zustimmung des IRS mit Form 3115 (Anleitung zu Form 3115). Zur Wahl zwischen Warenbestand und Zubehör siehe Warenbestand oder Zubehör für kleine Händler.

Wie lautet die Buchung für die Abschreibung veralteter Ware?

Eine Abschreibung senkt das Warenbestandskonto und erhöht, außer bei einer Spende oder einer reinen Buchrückstellung, den Wareneinsatz. Eine Abwertung senkt den Wert von Ware, die Sie noch halten; eine Abschreibung nimmt sie ganz heraus. Verwenden Sie den Betrag, der nach früheren Abwertungen noch im Warenbestand steht: Eine spätere Entsorgung, ein Verkauf oder eine Spende nimmt nur diesen Restwert heraus. Keine Behörde schreibt Buchungen vor, daher entsprechen diese der üblichen Buchhaltungspraxis.

Bei der Bewertung zu Anschaffungskosten und zum niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Marktwert bleibt eine Rückstellung nur in den Büchern: Die Steuererklärung verwendet die Zählung. Bei den Methoden für kleine Unternehmen, die den Büchern oder einem Abschluss folgen, sagt die Vorschrift nicht, ob eine Buchrückstellung in die Steuererklärung übergeht; klären Sie das, bevor Sie eine abziehen. Datieren Sie die Bewertungsbuchung zum Jahresende auf den Zähltag, anhand des Zählbogens; erfassen Sie Verkäufe, Spenden und Entsorgungen mit ihrem eigenen Datum, auch wenn ein späterer Verkauf den Wert zum Jahresende stützt. Die Zählung legt den Endbestand fest, und der Buchbestand wird daran angepasst (Publication 538). Wenn Ihre Bücher die Ware stärker abwerten, als die obigen Regeln zulassen, halten Sie die Differenz in einer Notiz für den Ersteller Ihrer Steuererklärung fest.

Wie erscheint eine Abschreibung in Schedule C Part III oder in der Unternehmenserklärung?

Wenn Sie einen Warenbestand führen, zeigt sich eine Abschreibung als niedrigerer Endbestand, der den Wareneinsatz erhöht. Es gibt keine eigene Zeile für die Abschreibung.

• Schedule C (Einzelunternehmer oder LLC mit einem Mitglied). In Part III ist Zeile 41 der niedrigere Wert zum Jahresende, und Zeile 42, der Wareneinsatz, geht in Zeile 4. Zeile 33 nennt die Bewertungsmethode. Zeile 34 fragt, ob sich bei der Ermittlung von Mengen, Kosten oder Bewertungen zwischen Anfangs- und Endbestand etwas geändert hat; wenn Ihre Abwertung die Bewertung oder Zählung der Ware geändert hat, antworten Sie mit Ja und fügen Sie eine Erläuterung bei (Schedule C; Anleitung).
• Personengesellschaft, S Corporation oder C Corporation. In Form 1125-A ist Zeile 7 der Endbestand, und Zeile 8, der Wareneinsatz, geht auf Seite 1, Zeile 2 der Erklärung. Kreuzen Sie Zeile 9b an, wenn Subnormal Goods abgewertet wurden. Die Felder 9a(iv) bis 9a(vi) sind für Methoden für kleine Unternehmen. Zeile 9f fragt nach Änderungen bei Mengen, Kosten oder Bewertungen (Form 1125-A).

Die vollständige Anleitung zu Part III finden Sie in Wareneinsatz in Schedule C.

Wie werde ich veraltete Ware los: wegwerfen, billig verkaufen oder spenden?

Wenn Sie einen Warenbestand führen, wirkt sich jeder Weg anders auf die Steuererklärung aus, und eine Spende kann weniger Abzug bringen, als die Ware gekostet hat.

Nach der allgemeinen Regel haben Waren, die im selben Jahr gekauft und verschenkt werden, keine Bemessungsgrundlage für einen Spendenabzug; ihre Kosten bleiben im Wareneinsatz (Publication 526). Für qualifizierte Lebensmittelspenden und bestimmte Spenden von C Corporations für die Pflege von Kranken, Bedürftigen oder Säuglingen gelten besondere Abzugs- und Kostenregeln (26 U.S.C. 170(e)(3)). Ein Einzelunternehmer zieht eine Spende in Schedule A ab, nur wenn er Einzelposten aufführt, und nicht in Schedule C (Publication 526; Anleitung zu Schedule C). Zur Untergrenze für die Spenden einer Einzelperson, zur Weitergabe einer Spende durch eine Personengesellschaft oder S Corporation an ihre Eigentümer und zu den Grenzen einer C Corporation siehe Spenden aus dem Unternehmen.

Welche Nachweise verlangt der IRS?

Bei Ware, die mit einem Angebotspreis bewertet wird, trägt der Händler die Beweislast und muss Aufzeichnungen darüber führen, was mit der Ware geschehen ist, damit der Warenbestand überprüft werden kann (26 CFR 1.471-2(c)). Warenbestände sollten lesbar erfasst, zusammengefasst und mit den Buchführungsunterlagen aufbewahrt werden (26 CFR 1.471-2(e)).

Der IRS nennt kein vorgeschriebenes Format. Diese Unterlagen beantworten die Fragen, die die Vorschrift stellt:

Bewahren Sie die Unterlagen so lange auf, wie sie gebraucht werden können, in der Regel bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für die jeweilige Steuererklärung (Publication 583). Die Bücher müssen Warenbestände enthalten, die ausreichen, um Abzüge zu belegen (26 CFR 1.6001-1(a)).

Ich buche Einkäufe sofort als Aufwand und habe nie einen Warenbestand geführt: Gibt es etwas abzuschreiben?

Das hängt von der Methode ab, und der Abzug von Einkäufen bei Zahlung ist nicht immer erlaubt.

• Methode nach Büchern und Unterlagen. Ein Händler mit dieser Methode, dessen Bücher Einkäufe bei Zahlung abziehen, hat die Kosten schon abgezogen, und eine erneute Abschreibung der Ware würde sie doppelt abziehen. Die Methode setzt Bücher voraus, die das Unternehmen für nichtsteuerliche Zwecke richtig abbilden. Das eigene Beispiel der Vorschrift sagt, dass ein Händler, der in seinem Hauptbuch jeden Einkauf als Aufwand bucht, während Mitarbeiter den Bestand zählen und einem Kreditgeber Zahlen zu den Warenkosten liefern, möglicherweise nicht alles als Aufwand buchen darf und die körperliche Zählung verwenden muss (26 CFR 1.471-1(b)(6)).
• Methode für Material und Zubehör. Die Kosten werden zurückgeholt, wenn die Ware an einen Kunden geht, oder wenn die Kosten gezahlt oder entstanden sind, falls später (26 CFR 1.471-1(b)(4)); die Kosten unverkaufter unverkäuflicher Ware sind also noch nicht abgezogen. Die Vorschrift sagt nicht, was mit Ware geschieht, die unverkauft weggeworfen wird; lassen Sie sich daher vom Ersteller Ihrer Steuererklärung das Jahr bestätigen, in dem die Kosten abziehbar sind, bevor Sie die Abschreibung buchen.
• Keine von beiden. Ein Händler über der Einnahmengrenze oder einer, der nie eine Methode gewählt hat, braucht möglicherweise einen Warenbestand. Zeigen frühere Steuererklärungen keinen, siehe fehlender Warenbestand in früheren Steuererklärungen.

Ist durch Diebstahl, Schaden oder eine Katastrophe verlorene Ware dasselbe?

Teilweise. Verlorene Ware scheidet wie jede andere aus der Inventur aus, aber Diebstahl, Schäden und Katastrophen haben eigene Nachweise und einen zweiten Weg, den Verlust geltend zu machen.

• Zwei Wege, den Verlust geltend zu machen. Melden Sie Anfangs- und Endbestand richtig, sodass der Verlust durch den Wareneinsatz läuft; eine Versicherungsleistung oder andere Erstattung ist dann Einkommen, und Sie machen den Verlust nicht noch einmal geltend. Oder Sie machen ihn gesondert geltend, passen Anfangsbestand oder Einkäufe an, damit er nicht doppelt gezählt wird, und kürzen den Verlust um die erhaltene oder erwartete Erstattung (Publication 538; Publication 547).
• Katastrophe. Ein Verlust im Zusammenhang mit einer bundesweit erklärten Katastrophe kann per Wahl in der ursprünglichen oder geänderten Steuererklärung des Vorjahres geltend gemacht werden, fällig sechs Monate nach dem regulären Fälligkeitstermin der Erklärung für das Katastrophenjahr, ohne Verlängerungen. Derselbe Verlust darf nicht zusätzlich für das Katastrophenjahr abgezogen werden, auch nicht über den Wareneinsatz, passen Sie daher den Warenbestand dieses Jahres an (26 CFR 1.165-11; Publication 547).
• Nachweis von Diebstahl oder Schaden. Zeigen Sie, dass Ihnen die Ware gehörte und ob ein Erstattungsanspruch besteht. Bei einem Diebstahl zeigen Sie, dass die Ware gestohlen wurde und wann Sie den Verlust entdeckt haben. Bei einem Schadensfall zeigen Sie die Art des Ereignisses, wann es geschah und dass der Verlust eine direkte Folge war. Das bloße Verschwinden von Eigentum ist kein Diebstahl, auch wenn verschwundene Ware im Endbestand trotzdem fehlt (Publication 547).
• Schleichender Schaden. Ein Schaden durch eine stetig wirkende Ursache, etwa ein lange laufendes Leck, ist fortschreitender Verfall, kein Schadensfall. Die Ware kann trotzdem Subnormal Goods sein.

Zu Lagergebühren von Marktplätzen, verlorenen Einheiten und Erstattungen siehe Marktplatzgebühren und Warenbestand.

Ich habe in früheren Jahren Ware ohne Nachweis abgeschrieben: Wie bringe ich das in Ordnung?

Ordnen Sie zuerst, was abgezogen wurde, denn die Art des Abzugs bestimmt den Weg.

1. Listen Sie die Abschreibung jedes Jahres auf: den Betrag, warum sie genommen wurde (eine Rückstellung, eine Abwertung ohne Angebot, weggeworfene Ware) und welche Unterlagen noch vorhanden sind.
2. Eine Rückstellung oder eine Abwertung, die weder zur 30-Tage-Regel noch zum niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Marktwert passt, wird bei den Methoden zu Anschaffungskosten nicht anerkannt (26 CFR 1.471-2).
3. Eine Änderung der Bewertung des Warenbestands ist eine Änderung der Gewinnermittlungsmethode, und in den meisten Fällen ist eine Methode ohne einheitliche Behandlung nicht begründet (26 CFR 1.446-1(e)). Dieselbe Behandlung in zwei oder mehr nacheinander eingereichten Steuererklärungen gilt als einheitlich (Rev. Proc. 2015-13, Abschnitt 2.01), und die Änderung einer bestehenden Methode erfordert Form 3115 (Anleitung zu Form 3115).
4. Wenn Sie ein Schreiben erhalten haben, geprüft werden oder die Abschreibung in mehreren Jahren genommen haben, klären Sie den Weg mit einem Ersteller von Steuererklärungen, bevor Sie etwas ändern. Zur Wahl zwischen Änderungserklärung und Form 3115 siehe fehlender Warenbestand in früheren Steuererklärungen.

Fehlende Unterlagen lassen sich oft zum Teil wiederherstellen; siehe Wareneinsatz ohne Unterlagen.

Beispiel

Alle Beträge dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Eine Boutique räumt die Kleidung der letzten Saison

Eine Boutique mit Bewertung zu Anschaffungskosten zählt am 31. Dezember Kleidung der letzten Saison im Wert von $9.000 zu Anschaffungskosten, die als Stiländerung gilt. Die Ware verkauft sich normalerweise für $12.000. Am 10. Januar bietet sie sie zum halben Preis an, $6.000, und erwartet $500 direkte Verkaufskosten. Sie bewahrt die datierte Preisliste, die Verkäufe im Januar und den Zählbogen auf.

• Wert der Ware: $6.000 minus $500 sind $5.500. Der Endbestand sinkt um $3.500, und der Wareneinsatz steigt um $3.500.
• Buchung: Abwertung des Warenbestands (Wareneinsatz) $3.500 im Soll; Warenbestand $3.500 im Haben.
• Die $5.500 sind der Anfangsbestand des nächsten Jahres; ein niedrigerer Wert bei der nächsten Zählung erfordert ein neues Angebot, das innerhalb von 30 Tagen nach dieser Zählung endet.
• Hätte sie die Preisschilder beim vollen Preis belassen, gäbe es keinen Angebotspreis, mit dem die Ware bewertet werden könnte, und sie bliebe bei $9.000.

Eine Online-Händlerin entsorgt kaputte Ware

Eine Online-Händlerin bewertet ihren Bestand zu Anschaffungskosten und findet bei der Dezember-Zählung kaputte Ware im Wert von $1.200. Sie fotografiert sie, wirft sie weg und nimmt sie aus der Zählung.

• Der Endbestand sinkt um $1.200, und der Wareneinsatz steigt um $1.200.
• Buchung: Abschreibung des Warenbestands (Wareneinsatz) $1.200 im Soll; Warenbestand $1.200 im Haben.
• Unterlagen, die das belegen: die Fotos und eine datierte Notiz mit Artikeln, Mengen und Einstandspreisen.

Eine Kunsthandwerkerin spendet unverkaufte Artikel

Eine Kunsthandwerkerin gibt einer gemeinnützigen Organisation Artikel, die $2.000 gekostet haben und in ihrem Anfangsbestand lagen. Auf ihrem üblichen Markt würden sie für $500 verkauft.

• Der Spendenabzug ist der kleinere Betrag aus Wert und Kosten, $500, geltend gemacht in Schedule A, wenn sie Einzelposten aufführt, vorbehaltlich der Untergrenze für die Spenden einer Einzelperson.
• Die Vorschrift nimmt die vollen Kosten von $2.000 aus dem Anfangsbestand, während Publication 526 nur den Abzug herausnimmt, sodass die übrigen $1.500 der Kosten anders behandelt werden. Ein Ersteller von Steuererklärungen sollte vor der Einreichung klären, was gilt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Bestand ist groß oder alt, wurde nie gezählt, eine frühere Steuererklärung hat eine Abschreibung genommen, Bücher und Steuererklärung weichen voneinander ab, der IRS hat Ihnen zum Warenbestand geschrieben, oder Sie buchen Einkäufe als Aufwand und können nicht sagen, was noch abzuziehen ist: Welche Methode Sie haben, welchen Verlust die Unterlagen dieses Jahres stützen, wie Sie ihn buchen und ob frühere Jahre korrigiert werden müssen, sind Beurteilungen. Klären Sie sie mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Server, GPUs und Hardware-Teile oder Rückstellungen im Detail: unverkaufte oder veraltete Ware abschreiben.
• Ware spenden, die Untergrenze für Spenden bei Einzelposten oder die Spendengrenzen einer Kapitalgesellschaft: Spenden aus dem Unternehmen.
• Sie müssen Bestand zählen oder bewerten oder suchen, wo der Wareneinsatz hingehört: Wareneinsatz in Schedule C.
• Sie wählen zwischen Warenbestand und Zubehör oder wechseln die Methode: Warenbestand oder Zubehör für kleine Händler.
• Frühere Steuererklärungen zeigten keinen Warenbestand: fehlenden Warenbestand in früheren Steuererklärungen beheben.
• Es ist Jahresende, und die Zählung ist noch offen: Checkliste für den Jahresabschluss.
• Ihr Bundesstaat besteuert Warenbestand oder Einkommen anders: Diese Seite behandelt die US-Bundeseinkommensteuer; fragen Sie den Ersteller Ihrer Steuererklärung nach Ihrem Bundesstaat.