Baixa de estoque obsoleto: lançamento contábil e prova

Posso dar baixa em estoque encalhado ou obsoleto, ou reduzi-lo a zero?

Para um vendedor que mantém estoque, o estoque encalhado é deduzido quando sai da contagem do fim do ano, e não quando você decide que ele não vale nada. A mercadoria que continua nas suas prateleiras fica pelo custo, com duas exceções, e nos métodos de custo usuais uma reserva na escrituração não é dedução.

Se você lança as compras como despesa e não mantém um estoque formal, leia primeiro a seção abaixo sobre lançar compras como despesa.

O estoque encalhado chega à sua declaração de três maneiras:

• Saiu da contagem. Vendido, jogado fora, destruído ou perdido. O custo das mercadorias vendidas é o estoque inicial mais as compras e outros custos, menos o estoque final, então as mercadorias que faltam na contagem final o aumentam (Schedule C, Part III).
• Ainda em mãos e invendável a preços normais. Avaliado pelo preço pelo qual você realmente o oferece, menos o custo direto de vendê-lo ou descartá-lo, se o período de oferta termina no máximo 30 dias após a data do inventário, em geral a data da contagem do fim do ano (26 CFR 1.471-2(c)).
• Ainda em mãos, e você usa o menor valor entre custo e mercado. Cada item é avaliado pelo menor valor entre custo e mercado, que é o preço atual para comprá-lo ou produzi-lo de novo na data da contagem (26 CFR 1.471-4; Publication 538).

Nos métodos de custo e de menor valor entre custo e mercado, a regulamentação rejeita uma reserva para mudanças de preço ou queda estimada de valor (26 CFR 1.471-2(f)).

O caso deixa de ser simples se o estoque é grande ou antigo, nunca foi contado ou está sob um método que você não sabe nomear; se uma declaração anterior já tomou uma baixa, principalmente sem fichas de contagem ou ofertas; se o IRS escreveu a você sobre estoque; ou se a escrituração de uma corporação ou sociedade de pessoas mostra uma redução maior do que a declaração pode mostrar. Nesses casos, quem decide o valor são os fatos, não uma fórmula.

Reúna primeiro: fichas de contagem datadas com custos unitários e faturas de fornecedores; toda oferta de remarcação e as vendas depois do fim do ano; prova do descarte, ou o recibo da instituição de caridade em uma doação.

O que conta como estoque encalhado, obsoleto ou em excesso?

As regras fiscais não têm uma categoria chamada estoque encalhado ou obsoleto. O mais próximo são as mercadorias invendáveis a preços normais ou inutilizáveis do modo normal por causa de danos, imperfeições, desgaste de vitrine, mudanças de estilo, lotes avulsos ou incompletos ou causas semelhantes, que o Form 1125-A chama de mercadorias subnormais (subnormal goods) (26 CFR 1.471-2(c); Form 1125-A).

O estoque de giro lento não está nessa lista. Se ele se qualifica como causa semelhante depende dos fatos, e o ônus da prova é do vendedor.

O teste é uma oferta real. Um preço de venda de boa-fé significa uma oferta real das mercadorias durante um período que termina no máximo 30 dias após a data do inventário. Para um inventário em 31 de dezembro, o período de oferta deve terminar até 30 de janeiro; uma oferta que começa antes do fim do ano pode se qualificar. Mercadorias mantidas ao preço normal não têm um preço de oferta menor pelo qual possam ser avaliadas.

Matérias-primas e produtos semiacabados mantidos para uso, como os insumos de um vendedor de artesanato, recebem um valor razoável conforme o estado e a possibilidade de uso, nunca abaixo do valor de sucata.

Em qual método de estoque estou, e isso muda a baixa?

O método da sua declaração decide se o estoque pode ser remarcado antes de sair. Confira o Schedule C, linha 33, ou o Form 1125-A, linha 9a. O Schedule C não tem caixa para os métodos de pequenos negócios; o Form 1125-A tem, nas linhas 9a(iv) a 9a(vi).

Um contribuinte de pequeno negócio é um vendedor, e não um abrigo fiscal (tax shelter), com receita bruta média anual de $32.000.000 ou menos nos três anos fiscais anteriores, somando negócios relacionados, e contando juntas as receitas de uma pessoa física em todos os seus negócios e as suas parcelas das receitas de sociedades de pessoas e corporações S (26 CFR 1.471-1(b)(2)). Ele pode optar por não manter estoque (Publication 538).

Um método de avaliação é um método contábil, e mudá-lo exige o consentimento do IRS no Form 3115 (instruções do Form 3115). Para escolher entre estoque e materiais, veja estoque ou materiais para pequenos vendedores.

Qual é o lançamento contábil de uma baixa de estoque obsoleto?

Uma baixa reduz a conta de estoque e, exceto em uma doação ou em uma reserva só contábil, aumenta o custo das mercadorias vendidas. Uma redução do valor (write-down) reduz o valor do estoque que você ainda mantém; uma baixa (write-off) o retira. Use o valor que ainda consta em Estoque depois de reduções anteriores: um descarte, venda ou doação posterior retira só esse valor restante. Nenhuma página do governo prescreve lançamentos contábeis, então estes são a prática padrão de escrituração.

Nos métodos de custo e de menor valor entre custo e mercado, uma reserva fica só na escrituração: a declaração usa a contagem. Nos métodos de pequenos negócios que seguem a escrituração ou uma demonstração financeira, a regulamentação não diz se uma reserva contábil passa para a declaração; confirme isso antes de deduzir uma. Date o lançamento de avaliação do fim do ano na data da contagem, a partir da ficha de contagem; registre vendas, doações e descartes nas suas próprias datas, mesmo que uma venda posterior sustente o valor do fim do ano. A contagem define o valor final, e o saldo contábil é ajustado para coincidir com ele (Publication 538). Se a sua escrituração reduz o estoque mais do que as regras acima permitem, guarde a diferença em uma nota para o seu preparador.

Como a baixa aparece no Schedule C, Part III, ou na declaração da empresa?

Se você mantém estoque, a baixa aparece como um estoque final menor, o que aumenta o custo das mercadorias vendidas. Não há uma linha separada para a baixa.

• Schedule C (empresário individual ou LLC de um único membro). Na Part III, a linha 41 é o valor menor do fim do ano, e a linha 42, custo das mercadorias vendidas, vai para a linha 4. A linha 33 indica o método de avaliação. A linha 34 pergunta se algo mudou na determinação de quantidades, custos ou avaliações entre o estoque inicial e o final; se a sua redução mudou a forma de avaliar ou contar o estoque, responda Sim (Yes) e anexe uma explicação (Schedule C; instruções).
• Sociedade de pessoas, corporação S ou corporação C. No Form 1125-A, a linha 7 é o estoque final e a linha 8, custo das mercadorias vendidas, vai para a página 1, linha 2 da declaração. Marque a linha 9b se houve redução do valor de mercadorias subnormais. As caixas 9a(iv) a 9a(vi) são para métodos de pequenos negócios. A linha 9f pergunta sobre mudanças em quantidades, custo ou avaliações (Form 1125-A).

Para o passo a passo completo da Part III, veja custo das mercadorias vendidas no Schedule C.

Como me livro do estoque obsoleto: jogo fora, vendo barato ou doo?

Se você mantém estoque, cada caminho chega à declaração de forma diferente, e uma doação pode deduzir menos do que as mercadorias custaram.

Pela regra geral, mercadorias compradas e doadas no mesmo ano não têm custo-base para dedução de caridade; o custo delas fica no custo das mercadorias vendidas (Publication 526). Doações qualificadas de alimentos, e certas doações de corporações C para o cuidado de doentes, necessitados ou bebês, seguem regras especiais de dedução e de custo (26 U.S.C. 170(e)(3)). Um empresário individual deduz uma doação no Schedule A, só se detalhar as deduções, e não no Schedule C (Publication 526; instruções do Schedule C). Para o piso das doações detalhadas de uma pessoa física, a forma como uma sociedade de pessoas ou corporação S repassa uma doação aos proprietários e os limites de uma corporação C, veja doações de caridade feitas pelo negócio.

Que prova o IRS quer?

Para mercadorias avaliadas por um preço de oferta, o vendedor tem o ônus da prova e deve guardar registros do que aconteceu com as mercadorias, para que o estoque possa ser verificado (26 CFR 1.471-2(c)). Os inventários devem ser registrados de forma legível, resumidos e guardados junto com os registros contábeis (26 CFR 1.471-2(e)).

O IRS não lista um formato obrigatório. Estes registros respondem às perguntas que a regulamentação faz:

Guarde os registros pelo tempo em que possam ser necessários, o que em geral significa até o fim do prazo de prescrição da declaração em questão (Publication 583). A escrituração deve incluir inventários suficientes para comprovar as deduções (26 CFR 1.6001-1(a)).

Eu lanço as compras como despesa e nunca mantive estoque: há algo para dar baixa?

Depende do método, e deduzir as compras quando você as paga nem sempre é permitido.

• Método de livros e registros. Um vendedor nesse método, cuja escrituração deduz as compras quando pagas, já deduziu o custo, e dar baixa no estoque de novo o deduziria duas vezes. O método exige uma escrituração que reflita adequadamente o negócio para fins não fiscais. O exemplo da própria regulamentação diz que um vendedor que lança toda compra como despesa no livro-razão, enquanto a equipe conta o estoque e fornece a um credor números de custo do estoque, pode não lançar tudo como despesa e deve usar a contagem física (26 CFR 1.471-1(b)(6)).
• Método de materiais e suprimentos. O custo é recuperado quando as mercadorias vão para um cliente, ou quando o custo é pago ou incorrido, se isso for mais tarde (26 CFR 1.471-1(b)(4)), então o custo do estoque encalhado não vendido ainda não foi deduzido. A regulamentação não diz o que acontece com mercadorias jogadas fora sem terem sido vendidas; por isso, peça ao seu preparador que confirme o ano em que o custo é dedutível antes de lançar a baixa.
• Nenhum dos dois. Um vendedor acima do limite de receita, ou que nunca escolheu um método, pode precisar de um estoque. Se as declarações passadas não mostram nenhum, veja estoque ausente em declarações passadas.

Estoque perdido por furto, dano ou desastre é a mesma coisa?

Em parte. O estoque perdido sai da contagem como qualquer outro, mas furto, sinistro e desastre têm prova própria e uma segunda forma de pedir a dedução.

• Duas formas de pedir a dedução. Informe corretamente o estoque inicial e o final, de modo que a perda passe pelo custo das mercadorias vendidas; o seguro ou outro reembolso é então renda, e você não pede a perda de novo. Ou peça a perda separadamente, ajuste o estoque inicial ou as compras para que ela não seja contada duas vezes e reduza a perda pelo reembolso recebido ou esperado (Publication 538; Publication 547).
• Desastre. Uma perda ligada a um desastre declarado pelo governo federal pode ser pedida, por opção, na declaração original ou retificadora do ano anterior, com prazo de seis meses após o vencimento regular da declaração do ano do desastre, sem contar prorrogações. A mesma perda não pode ser deduzida também no ano do desastre, inclusive pelo custo das mercadorias vendidas, então ajuste o estoque desse ano (26 CFR 1.165-11; Publication 547).
• Prova de furto ou sinistro. Mostre que você era dono das mercadorias e se existe um pedido de reembolso. Em um furto, mostre que as mercadorias foram furtadas e quando você descobriu a perda. Em um sinistro, mostre o tipo de evento, quando ocorreu e que a perda foi resultado direto dele. O simples desaparecimento de um bem não é furto, embora mercadorias que sumiram continuem ausentes da contagem (Publication 547).
• Dano lento. O dano causado por uma causa que atua de forma contínua, como um vazamento antigo, é deterioração progressiva, não sinistro. As mercadorias ainda podem ser mercadorias subnormais.

Para taxas de armazém de marketplaces, unidades perdidas e reembolsos, veja taxas de marketplace e estoque.

Dei baixa em estoque em anos passados sem prova: como corrijo?

Separe primeiro o que foi deduzido, porque o tipo de dedução decide o caminho.

1. Liste a baixa de cada ano: o valor, por que foi tomada (uma reserva, uma remarcação sem oferta, mercadorias descartadas) e quais registros ainda existem.
2. Uma reserva, ou uma remarcação que não se enquadra nem na regra dos 30 dias nem no menor valor entre custo e mercado, não é aceita nos métodos de custo (26 CFR 1.471-2).
3. Mudar a forma de avaliar os estoques é uma mudança de método contábil, e na maioria dos casos um método não se estabelece sem tratamento consistente (26 CFR 1.446-1(e)). O mesmo tratamento em duas ou mais declarações entregues em sequência conta como consistente (Rev. Proc. 2015-13, seção 2.01), e mudar um método estabelecido exige o Form 3115 (instruções do Form 3115).
4. Se você recebeu uma notificação, está sob auditoria ou tomou a baixa em vários anos, defina o caminho com um preparador antes de retificar qualquer coisa. Para escolher entre retificar e o Form 3115, veja estoque ausente em declarações passadas.

Registros ausentes muitas vezes podem ser reconstruídos em parte; veja custo das mercadorias vendidas sem registros.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos.

Uma boutique liquida as roupas da estação passada

Uma boutique no método de custo conta US$9.000 de roupas da estação passada, que se qualificam como mudança de estilo, pelo custo em 31 de dezembro. As mercadorias costumam vender por US$12.000. Em 10 de janeiro, ela as oferece pela metade do preço, US$6.000, e espera US$500 de custos diretos de venda. Ela guarda a lista de preços datada, as vendas de janeiro e a ficha de contagem.

• Valor das mercadorias: US$6.000 menos US$500 dá US$5.500. O estoque final cai US$3.500, e o custo das mercadorias vendidas sobe US$3.500.
• Lançamento: débito em redução do valor do estoque (custo das mercadorias vendidas) US$3.500; crédito em estoque US$3.500.
• Os US$5.500 são o estoque inicial do ano seguinte; um valor menor na contagem seguinte exige uma nova oferta que termine em até 30 dias após essa contagem.
• Se ela tivesse deixado as etiquetas ao preço cheio, não haveria preço de oferta para avaliar as mercadorias, e elas ficariam em US$9.000.

Um vendedor online descarta mercadorias quebradas

Uma vendedora online avalia o estoque pelo custo e encontra US$1.200 de mercadorias quebradas na contagem de dezembro. Ela as fotografa, joga fora e as tira da contagem.

• O estoque final cai US$1.200, e o custo das mercadorias vendidas sobe US$1.200.
• Lançamento: débito em baixa de estoque (custo das mercadorias vendidas) US$1.200; crédito em estoque US$1.200.
• Registros que sustentam: as fotos e uma nota datada com os itens, as quantidades e os custos unitários.

Uma vendedora de artesanato doa itens não vendidos

Uma vendedora de artesanato dá a uma instituição de caridade itens que custaram US$2.000 e estavam no estoque inicial dela. No mercado habitual dela, eles venderiam por US$500.

• A dedução de caridade é o menor valor entre o valor de mercado e o custo, US$500, pedida no Schedule A se ela detalhar as deduções, sujeita ao piso das doações detalhadas de uma pessoa física.
• A regulamentação retira os US$2.000 inteiros de custo do estoque inicial, enquanto a Publication 526 retira apenas a dedução; assim, os outros US$1.500 de custo são tratados de forma diferente. Um preparador deve definir qual regra vale antes da entrega da declaração.

E no seu caso?

• Seu estoque é grande ou antigo, nunca foi contado, uma declaração anterior tomou uma baixa, a escrituração e a declaração diferem, o IRS escreveu a você sobre estoque, ou você lança as compras como despesa e não sabe o que ainda resta para deduzir: qual método você usa, que perda os registros deste ano sustentam, como lançá-la e se os anos anteriores precisam de correção são julgamentos. Resolva-os com a ajuda de escrituração contábil.
• Servidores, GPUs e peças de hardware, ou reservas em detalhe: baixa de estoque não vendido ou obsoleto.
• Doar estoque, o piso das doações detalhadas ou os limites de doação de uma corporação: doações de caridade feitas pelo negócio.
• Você precisa contar ou avaliar o estoque, ou achar onde vai o custo das mercadorias vendidas: custo das mercadorias vendidas no Schedule C.
• Você está escolhendo entre estoque e materiais, ou mudando de método: estoque ou materiais para pequenos vendedores.
• As declarações passadas não mostravam estoque: corrigir o estoque ausente em declarações passadas.
• É fim de ano e a contagem ainda está aberta: checklist de fechamento do fim do ano.
• Seu estado tributa estoque ou renda de forma diferente: esta página trata do imposto de renda federal; pergunte ao seu preparador sobre o seu estado.