Xóa sổ hàng tồn kho lỗi thời: bút toán cho người bán nhỏ

Tôi có thể xóa sổ hàng tồn kho chết hoặc lỗi thời, hay ghi giảm nó về 0 không?

Với người bán có giữ hàng tồn kho, hàng tồn kho chết được khấu trừ khi nó biến mất khỏi số kiểm kê cuối năm, không phải khi bạn quyết định nó vô giá trị. Hàng vẫn còn trên kệ được giữ theo giá gốc, với hai ngoại lệ, và với các phương pháp tính theo giá gốc thông thường, khoản dự phòng trong sổ sách không phải là khoản khấu trừ.

Nếu bạn tính chi phí mua hàng ngay vào chi phí và không giữ hàng tồn kho chính thức, hãy đọc trước phần về việc tính chi phí mua hàng vào chi phí ở bên dưới.

Hàng tồn kho chết đi vào tờ khai của bạn theo ba cách:

• Biến mất khỏi số kiểm kê. Đã bán, vứt bỏ, tiêu hủy hoặc bị mất. Giá vốn hàng bán bằng hàng tồn kho đầu kỳ cộng hàng mua vào và các chi phí khác, trừ hàng tồn kho cuối kỳ, nên hàng thiếu trong số kiểm kê cuối kỳ sẽ làm giá vốn hàng bán tăng (Schedule C, Part III).
• Vẫn còn trong kho và không bán được ở mức giá bình thường. Được định giá theo mức giá bạn thực sự chào bán, trừ chi phí bán hoặc xử lý trực tiếp, nếu thời gian chào bán kết thúc chậm nhất 30 ngày sau ngày kiểm kê hàng tồn kho, thường là ngày kiểm kê cuối năm (26 CFR 1.471-2(c)).
• Vẫn còn trong kho, và bạn dùng phương pháp giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường. Mỗi mặt hàng được định giá theo mức thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường, tức giá hiện tại để mua hoặc làm lại món hàng đó vào ngày kiểm kê (26 CFR 1.471-4; Publication 538).

Với các phương pháp theo giá gốc và theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường, quy định không chấp nhận khoản dự phòng cho biến động giá hoặc cho mức giảm giá trị ước tính (26 CFR 1.471-2(f)).

Một trường hợp không còn đơn giản nếu hàng nhiều hoặc cũ, chưa từng được kiểm kê, hoặc thuộc một phương pháp bạn không gọi tên được; nếu tờ khai trước đã khấu trừ khoản xóa sổ, nhất là khi không có phiếu kiểm kê hay các lần chào bán; nếu IRS đã gửi thư cho bạn về hàng tồn kho; hoặc nếu sổ sách của công ty hay hợp danh ghi giảm giá trị nhiều hơn mức tờ khai cho phép. Ở những trường hợp đó, số tiền do sự việc quyết định, không phải một công thức.

Hãy gom trước: các phiếu kiểm kê có ghi ngày kèm đơn giá và hóa đơn nhà cung cấp; mọi lần chào bán giảm giá và các lần bán sau cuối năm; bằng chứng đã xử lý hàng, hoặc biên lai của tổ chức từ thiện nếu đã tặng.

Thế nào là hàng tồn kho chết, lỗi thời hoặc dư thừa?

Quy tắc thuế không có loại gọi là hàng tồn kho chết hay lỗi thời. Loại gần nhất là hàng không bán được ở mức giá bình thường hoặc không dùng được theo cách thông thường do hư hỏng, khiếm khuyết, cũ do trưng bày, thay đổi kiểu dáng, lô lẻ hoặc không đủ bộ, hay các nguyên nhân tương tự, mà Form 1125-A gọi là hàng dưới tiêu chuẩn (subnormal goods) (26 CFR 1.471-2(c); Form 1125-A).

Hàng bán chậm không nằm trong danh sách đó. Việc nó có thuộc nguyên nhân tương tự hay không tùy theo sự việc, và người bán có nghĩa vụ chứng minh.

Phép thử là một lần chào bán thực sự. Mức giá bán thiện chí nghĩa là việc chào bán hàng thực sự trong một khoảng thời gian kết thúc chậm nhất 30 ngày sau ngày kiểm kê hàng tồn kho. Với ngày kiểm kê là ngày 31 tháng 12, thời gian chào bán phải kết thúc trước ngày 30 tháng 1; một đợt chào bán bắt đầu trước cuối năm vẫn có thể đủ điều kiện. Hàng giữ nguyên giá bình thường thì không có mức giá chào bán thấp hơn để dùng định giá.

Nguyên liệu và bán thành phẩm giữ lại để sử dụng, chẳng hạn vật liệu của người bán đồ thủ công, được định giá hợp lý dựa trên tình trạng và khả năng sử dụng, và không bao giờ thấp hơn giá trị phế liệu.

Tôi đang dùng phương pháp tồn kho nào, và nó có làm thay đổi việc xóa sổ không?

Phương pháp trên tờ khai quyết định việc hàng có thể được ghi giảm giá trị trước khi rời đi hay không. Hãy xem line 33 của Schedule C, hoặc line 9a của Form 1125-A. Schedule C không có ô cho các phương pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ; Form 1125-A có, ở các line 9a(iv) đến 9a(vi).

Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ là người bán, không phải nơi lách thuế, có tổng doanh thu bình quân hằng năm từ $32.000.000 trở xuống trong ba năm thuế trước, trong đó các doanh nghiệp liên quan được cộng gộp, và doanh thu của một cá nhân từ mọi doanh nghiệp của họ cùng phần doanh thu của hợp danh và S corporation được tính chung (26 CFR 1.471-1(b)(2)). Người này có thể chọn không giữ hàng tồn kho (Publication 538).

Phương pháp định giá là một phương pháp kế toán, và việc thay đổi cần có sự chấp thuận của IRS qua Form 3115 (Hướng dẫn Form 3115). Để chọn giữa hàng tồn kho và vật tư, xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Bút toán xóa sổ hàng tồn kho lỗi thời là gì?

Xóa sổ làm giảm tài khoản hàng tồn kho và, trừ trường hợp tặng hàng hoặc khoản dự phòng chỉ có trên sổ sách, làm tăng giá vốn hàng bán. Ghi giảm giá trị làm hạ giá trị của hàng bạn vẫn còn giữ; xóa sổ là loại hàng đó ra khỏi sổ. Hãy dùng số tiền còn được giữ trong Hàng tồn kho sau các lần ghi giảm trước đó: việc vứt bỏ, bán hoặc tặng sau này chỉ loại ra phần giá trị còn lại. Không trang chính phủ nào quy định bút toán, nên đây là thông lệ ghi sổ tiêu chuẩn.

Với các phương pháp theo giá gốc và theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường, khoản dự phòng chỉ nằm trong sổ sách: tờ khai dùng số kiểm kê. Với các phương pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ theo sổ sách hoặc báo cáo tài chính, quy định không nói khoản dự phòng trên sổ sách có được đưa vào tờ khai hay không, nên hãy xác nhận điều đó trước khi khấu trừ. Hãy ghi bút toán định giá cuối năm vào ngày kiểm kê, dựa trên phiếu kiểm kê; ghi các lần bán, tặng và xử lý hàng vào đúng ngày của từng việc, kể cả khi một lần bán sau đó chứng minh cho giá trị cuối năm. Số kiểm kê quyết định con số cuối kỳ, và số dư trên sổ được điều chỉnh cho khớp với nó (Publication 538). Nếu sổ sách của bạn ghi giảm hàng nhiều hơn các quy tắc trên cho phép, hãy ghi phần chênh lệch vào một ghi chú cho người chuẩn bị thuế.

Khoản xóa sổ hiện trên Schedule C Part III hoặc tờ khai doanh nghiệp thế nào?

Nếu bạn giữ hàng tồn kho, khoản xóa sổ hiện ra dưới dạng hàng tồn kho cuối kỳ thấp hơn, làm tăng giá vốn hàng bán. Không có dòng xóa sổ riêng.

• Schedule C (chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên). Ở Part III, line 41 là con số cuối năm thấp hơn, và line 42, giá vốn hàng bán, được chuyển sang line 4. Line 33 ghi phương pháp định giá. Line 34 hỏi có điều gì thay đổi trong việc xác định số lượng, chi phí hoặc định giá giữa hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ hay không; nếu việc ghi giảm giá trị của bạn làm thay đổi cách bạn định giá hoặc đếm hàng, hãy trả lời "Yes" và đính kèm lời giải thích (Schedule C; hướng dẫn).
• Hợp danh, S corporation hoặc C corporation. Trên Form 1125-A, line 7 là hàng tồn kho cuối kỳ và line 8, giá vốn hàng bán, được chuyển sang trang 1, line 2 của tờ khai. Hãy đánh dấu line 9b nếu có ghi giảm giá trị hàng dưới tiêu chuẩn. Các ô 9a(iv) đến 9a(vi) dành cho các phương pháp của doanh nghiệp nhỏ. Line 9f hỏi về các thay đổi trong số lượng, chi phí hoặc định giá (Form 1125-A).

Để xem hướng dẫn đầy đủ về Part III, xem giá vốn hàng bán trên Schedule C.

Tôi xử lý hàng tồn kho lỗi thời thế nào: vứt bỏ, bán rẻ hay tặng?

Nếu bạn giữ hàng tồn kho, mỗi cách đi vào tờ khai theo một kiểu khác nhau, và một món quà tặng có thể được khấu trừ ít hơn giá gốc của hàng.

Theo quy tắc chung, hàng mua và tặng đi trong cùng một năm không có giá gốc tính thuế để khấu trừ từ thiện; giá gốc của chúng vẫn nằm trong giá vốn hàng bán (Publication 526). Các món quà là thực phẩm đủ điều kiện, và một số món quà của C corporation để chăm sóc người bệnh, người nghèo hoặc trẻ sơ sinh, tuân theo các quy tắc khấu trừ và giá gốc đặc biệt (26 U.S.C. 170(e)(3)). Chủ doanh nghiệp một chủ khấu trừ món quà trên Schedule A, chỉ khi khấu trừ theo từng khoản, và không khấu trừ trên Schedule C (Publication 526; Hướng dẫn Schedule C). Về mức sàn đối với các khoản quà tặng khấu trừ theo từng khoản của cá nhân, cách hợp danh hoặc S corporation chuyển món quà cho chủ sở hữu, và các giới hạn của C corporation, xem quyên góp từ thiện từ doanh nghiệp.

IRS muốn có hồ sơ chứng minh nào?

Với hàng được định giá theo mức giá chào bán, người bán có nghĩa vụ chứng minh và phải giữ hồ sơ về những gì đã xảy ra với hàng, để có thể kiểm chứng hàng tồn kho (26 CFR 1.471-2(c)). Hàng tồn kho cần được ghi chép rõ ràng, tổng hợp và lưu cùng hồ sơ kế toán (26 CFR 1.471-2(e)).

IRS không liệt kê định dạng bắt buộc nào. Những hồ sơ sau trả lời các câu hỏi mà quy định đặt ra:

Hãy giữ hồ sơ chừng nào còn có thể cần đến, nói chung là cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai đó (Publication 583). Sổ sách phải có hàng tồn kho đủ để xác lập các khoản khấu trừ (26 CFR 1.6001-1(a)).

Tôi tính chi phí mua hàng vào chi phí và chưa từng giữ hàng tồn kho: có gì để xóa sổ không?

Điều đó tùy theo phương pháp, và việc khấu trừ chi phí mua hàng khi trả tiền không phải lúc nào cũng được phép.

• Phương pháp theo sổ sách. Người bán dùng phương pháp này mà sổ sách khấu trừ chi phí mua hàng khi trả tiền thì đã khấu trừ chi phí rồi, và xóa sổ lại hàng đó sẽ khấu trừ hai lần. Phương pháp này cần sổ sách phản ánh đúng hoạt động kinh doanh cho mục đích ngoài thuế. Ví dụ trong chính quy định nêu rằng người bán ghi mọi khoản mua vào chi phí trong sổ cái, trong khi nhân viên kiểm kê hàng và đưa cho bên cho vay các số liệu giá gốc hàng tồn kho, có thể không được tính hết vào chi phí và phải dùng số kiểm kê thực tế (26 CFR 1.471-1(b)(6)).
• Phương pháp vật tư và nguyên liệu. Chi phí được thu hồi khi hàng đến tay khách hàng, hoặc khi chi phí được trả hay phát sinh, tùy thời điểm nào đến sau (26 CFR 1.471-1(b)(4)), nên chi phí của hàng chết chưa bán chưa được khấu trừ. Quy định không nói điều gì xảy ra với hàng vứt bỏ khi chưa bán, nên hãy nhờ người chuẩn bị thuế xác nhận năm được khấu trừ chi phí trước khi ghi sổ khoản xóa sổ.
• Không phương pháp nào. Người bán vượt giới hạn doanh thu, hoặc chưa từng chọn phương pháp, có thể cần giữ hàng tồn kho. Nếu các tờ khai trước không có hàng tồn kho, xem hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai trước.

Hàng bị mất do trộm cắp, hư hại hay thiên tai có giống như vậy không?

Một phần. Hàng bị mất rời khỏi số kiểm kê như mọi hàng khác, nhưng trộm cắp, tai nạn và thiên tai có hồ sơ chứng minh riêng và một cách khai thứ hai.

• Hai cách khai. Khai đúng hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, để khoản lỗ đi qua giá vốn hàng bán; tiền bảo hiểm hoặc bồi hoàn khác khi đó là thu nhập, và bạn không khai khoản lỗ lần nữa. Hoặc khai riêng, điều chỉnh hàng tồn kho đầu kỳ hoặc hàng mua vào để không tính hai lần, và giảm khoản lỗ đi bằng số tiền bồi hoàn đã nhận hoặc dự kiến nhận (Publication 538; Publication 547).
• Thiên tai. Khoản lỗ gắn với một thiên tai được liên bang tuyên bố có thể được khai trên tờ khai gốc hoặc tờ khai điều chỉnh của năm trước bằng cách lựa chọn, hạn nộp là sáu tháng sau hạn nộp thông thường của tờ khai năm xảy ra thiên tai, không tính gia hạn. Cùng khoản lỗ đó không thể đồng thời được khấu trừ cho năm xảy ra thiên tai, kể cả qua giá vốn hàng bán, nên hãy điều chỉnh hàng tồn kho của năm đó (26 CFR 1.165-11; Publication 547).
• Hồ sơ chứng minh trộm cắp hoặc tai nạn. Hãy chứng minh bạn sở hữu hàng và có tồn tại yêu cầu bồi hoàn hay không. Với trộm cắp, chứng minh hàng bị lấy trộm và thời điểm bạn phát hiện mất. Với tai nạn, chứng minh loại sự kiện, thời điểm xảy ra và việc tổn thất là hậu quả trực tiếp. Tài sản chỉ đơn giản biến mất thì không phải trộm cắp, dù hàng mất tích vẫn không có trong số kiểm kê (Publication 547).
• Hư hại từ từ. Hư hại do một nguyên nhân hoạt động đều đặn, chẳng hạn rò rỉ kéo dài, là sự xuống cấp dần, không phải tai nạn. Hàng đó vẫn có thể là hàng dưới tiêu chuẩn.

Về phí kho của sàn thương mại, hàng bị mất và khoản bồi hoàn, xem phí sàn thương mại và hàng tồn kho.

Tôi đã xóa sổ hàng ở những năm trước mà không có hồ sơ: sửa thế nào?

Trước hết hãy phân loại những gì đã khấu trừ, vì loại khấu trừ quyết định hướng xử lý.

1. Liệt kê khoản xóa sổ của từng năm: số tiền, lý do ghi nhận (khoản dự phòng, giảm giá mà không có đợt chào bán, hàng đã vứt bỏ) và những hồ sơ nào còn lại.
2. Khoản dự phòng, hoặc việc giảm giá không phù hợp với quy tắc 30 ngày lẫn phương pháp giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường, không được chấp nhận theo các phương pháp giá gốc (26 CFR 1.471-2).
3. Thay đổi cách định giá hàng tồn kho là thay đổi phương pháp kế toán, và trong hầu hết trường hợp, một phương pháp chưa được xác lập nếu không được áp dụng nhất quán (26 CFR 1.446-1(e)). Cùng một cách xử lý trên hai hoặc nhiều tờ khai nộp liên tiếp được coi là nhất quán (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01), và thay đổi một phương pháp đã xác lập cần Form 3115 (Hướng dẫn Form 3115).
4. Nếu bạn đã nhận thông báo, đang bị kiểm tra, hoặc đã khấu trừ khoản xóa sổ trong nhiều năm, hãy thống nhất hướng xử lý với người chuẩn bị thuế trước khi điều chỉnh bất cứ điều gì. Để chọn giữa điều chỉnh tờ khai và Form 3115, xem hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai trước.

Hồ sơ bị thiếu thường có thể dựng lại một phần; xem giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ.

Ví dụ

Mọi số liệu chỉ mang tính minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một cửa hàng thời trang xả quần áo mùa trước

Một cửa hàng thời trang dùng phương pháp giá gốc kiểm kê $9.000 quần áo mùa trước, thuộc diện thay đổi kiểu dáng, theo giá gốc vào ngày 31 tháng 12. Thông thường số hàng này bán được $12.000. Vào ngày 10 tháng 1, cửa hàng chào bán với nửa giá, $6.000, và dự kiến $500 chi phí bán trực tiếp. Cửa hàng giữ bảng giá có ghi ngày, các lần bán trong tháng 1 và phiếu kiểm kê.

• Giá trị của số hàng: $6.000 trừ $500 là $5.500. Hàng tồn kho cuối kỳ giảm $3.500, và giá vốn hàng bán tăng $3.500.
• Bút toán: ghi nợ ghi giảm giá trị hàng tồn kho (giá vốn hàng bán) $3.500; ghi có hàng tồn kho $3.500.
• Số $5.500 là hàng tồn kho đầu kỳ của năm sau; nếu lần kiểm kê tiếp theo có giá trị thấp hơn thì cần một đợt chào bán mới kết thúc trong vòng 30 ngày sau lần kiểm kê đó.
• Nếu cửa hàng để nguyên nhãn giá đầy đủ, sẽ không có mức giá chào bán để định giá số hàng, nên chúng vẫn ở mức $9.000.

Một người bán trực tuyến vứt hàng vỡ

Một người bán trực tuyến định giá hàng theo giá gốc và phát hiện $1.200 hàng vỡ trong lần kiểm kê tháng 12. Chị chụp ảnh, vứt bỏ và loại chúng khỏi số kiểm kê.

• Hàng tồn kho cuối kỳ giảm $1.200, và giá vốn hàng bán tăng $1.200.
• Bút toán: ghi nợ xóa sổ hàng tồn kho (giá vốn hàng bán) $1.200; ghi có hàng tồn kho $1.200.
• Hồ sơ chứng minh: các ảnh chụp và ghi chú có ghi ngày liệt kê mặt hàng, số lượng và đơn giá.

Một người bán đồ thủ công tặng hàng chưa bán

Một người bán đồ thủ công tặng cho một tổ chức từ thiện các món có giá gốc $2.000 và nằm trong hàng tồn kho đầu kỳ của chị. Ở thị trường thông thường của chị, chúng bán được $500.

• Khoản khấu trừ từ thiện là mức nhỏ hơn giữa giá trị và giá gốc, $500, khai trên Schedule A nếu chị khấu trừ theo từng khoản, và chịu mức sàn đối với các khoản quà tặng khấu trừ theo từng khoản của cá nhân.
• Quy định lấy toàn bộ $2.000 giá gốc ra khỏi hàng tồn kho đầu kỳ, trong khi Publication 526 chỉ lấy ra phần khoản khấu trừ, nên $1.500 giá gốc còn lại được xử lý khác nhau. Người chuẩn bị thuế nên xác định cách nào áp dụng trước khi nộp tờ khai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Hàng của bạn nhiều hoặc cũ, chưa từng được kiểm kê, tờ khai trước đã khấu trừ khoản xóa sổ, sổ sách và tờ khai khác nhau, IRS đã gửi thư cho bạn về hàng tồn kho, hoặc bạn tính chi phí mua hàng vào chi phí và không rõ còn gì để khấu trừ: bạn đang dùng phương pháp nào, sổ sách năm nay chứng minh được khoản lỗ bao nhiêu, ghi sổ ra sao và các năm trước có cần sửa hay không đều là những đánh giá cần cân nhắc. Hãy giải quyết cùng dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Máy chủ, GPU và linh kiện phần cứng, hoặc khoản dự phòng chi tiết: xóa sổ hàng tồn kho chưa bán hoặc lỗi thời.
• Tặng hàng, mức sàn của quà tặng khấu trừ theo từng khoản, hoặc giới hạn quyên góp của công ty: quyên góp từ thiện từ doanh nghiệp.
• Bạn cần kiểm kê hoặc định giá hàng, hoặc tìm nơi ghi giá vốn hàng bán: giá vốn hàng bán trên Schedule C.
• Bạn đang chọn giữa hàng tồn kho và vật tư, hoặc đổi phương pháp: hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.
• Các tờ khai trước không có hàng tồn kho: hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai trước.
• Đang cuối năm và việc kiểm kê vẫn chưa xong: danh sách việc chốt sổ cuối năm.
• Tiểu bang của bạn đánh thuế hàng tồn kho hoặc thu nhập theo cách khác: trang này nói về thuế thu nhập liên bang; hãy hỏi người chuẩn bị thuế về tiểu bang của bạn.