Baja de inventario obsoleto: asiento contable y deducción

¿Puedo dar de baja el inventario muerto u obsoleto, o reducirlo a cero?

Para un vendedor que lleva inventario, el inventario muerto se deduce cuando sale del conteo de fin de año, no cuando usted decide que no vale nada. La mercancía que sigue en sus estantes se queda al costo, con dos excepciones, y con los métodos de costo habituales una reserva en sus libros no es una deducción.

Si registra como gasto sus compras y no lleva un inventario formal, lea primero la sección de abajo sobre gastar las compras.

El inventario muerto llega a su declaración de tres maneras:

• Fuera del conteo. Vendido, tirado, destruido o perdido. El costo de los bienes vendidos es el inventario inicial más las compras y otros costos, menos el inventario final, así que la mercancía que falta en el conteo final lo aumenta (Schedule C, Parte III).
• Todavía en existencia e invendible a precios normales. Se valúa al precio al que usted realmente la ofrece, menos el costo directo de venderla o deshacerse de ella, si el período de la oferta termina a más tardar 30 días después de la fecha del inventario, que suele ser la fecha del conteo de fin de año (26 CFR 1.471-2(c)).
• Todavía en existencia, y usted usa el menor entre costo y mercado. Cada artículo se valúa al menor entre el costo y el valor de mercado, que es el precio actual para comprarlo o producirlo de nuevo en la fecha del conteo (26 CFR 1.471-4; Publication 538).

Con los métodos de costo y del menor entre costo y mercado, los reglamentos rechazan una reserva por cambios de precio o por una baja estimada del valor (26 CFR 1.471-2(f)).

Un caso no es sencillo si el inventario es grande o antiguo, nunca se contó, o está bajo un método que no sabe nombrar; si una declaración anterior ya tomó una baja, sobre todo sin hojas de conteo ni ofertas; si el IRS le escribió sobre el inventario; o si los libros de una corporación o sociedad de personas muestran una reducción mayor de la que la declaración puede reflejar. En esos casos los hechos deciden el monto, no una fórmula.

Reúna primero: hojas de conteo con fecha, con costos unitarios y facturas de proveedores; cada oferta de rebaja y las ventas posteriores al cierre del año; prueba de la eliminación, o el recibo de la organización benéfica por una donación.

¿Qué cuenta como inventario muerto, obsoleto o excedente?

Las reglas tributarias no tienen una categoría llamada inventario muerto u obsoleto. Lo más cercano son los bienes invendibles a precios normales o inutilizables de la forma habitual por daños, imperfecciones, desgaste de exhibición, cambios de estilo, lotes incompletos o rotos u otras causas similares, que el Form 1125-A llama bienes subnormales (subnormal goods) (26 CFR 1.471-2(c); Form 1125-A).

El inventario de venta lenta no está en esa lista. Si califica como una causa similar depende de los hechos, y la carga de la prueba es del vendedor.

La prueba es una oferta real. Un precio de venta de buena fe significa una oferta real de los bienes durante un período que termina a más tardar 30 días después de la fecha del inventario. Para una fecha de inventario del 31 de diciembre, el período de la oferta debe terminar el 30 de enero; una oferta que empieza antes del cierre del año puede calificar. Los bienes que se mantienen al precio normal no tienen un precio ofrecido más bajo con el cual valuarlos.

Las materias primas y los productos a medio terminar que se tienen para uso, como los suministros de un vendedor de artesanías, reciben un valor razonable según su estado y su posibilidad de uso, nunca por debajo del valor de desecho.

¿Qué método de inventario uso y cambia la baja?

El método de su declaración decide si la mercancía puede rebajarse antes de salir. Revise la línea 33 del Schedule C o la línea 9a del Form 1125-A. El Schedule C no tiene casilla para los métodos de pequeños negocios; el Form 1125-A sí, en las líneas 9a(iv) a 9a(vi).

Un contribuyente de pequeño negocio es un vendedor, no un refugio fiscal, con ingresos brutos anuales promedio de $32,000,000 o menos en los tres años fiscales anteriores, con los negocios relacionados combinados, y con los ingresos de una persona por todos sus negocios y sus partes de los ingresos de sociedades de personas y corporaciones S contados en conjunto (26 CFR 1.471-1(b)(2)). Puede elegir no llevar inventario (Publication 538).

Un método de valuación es un método de contabilidad, y cambiarlo requiere el consentimiento del IRS en el Form 3115 (instrucciones del Form 3115). Para elegir entre inventario y suministros, vea inventario o suministros para pequeños vendedores.

¿Cuál es el asiento contable de una baja de inventario obsoleto?

Una baja reduce la cuenta de inventario y, salvo en una donación o una reserva solo contable, aumenta el costo de los bienes vendidos. Una reducción del valor baja el valor de la mercancía que aún tiene; una baja la elimina. Use el monto que aún queda en Inventario después de reducciones anteriores: un descarte, venta o donación posterior elimina solo ese valor restante. Ninguna página del gobierno prescribe asientos contables, así que estos son práctica contable estándar.

Con los métodos de costo y del menor entre costo y mercado, una reserva se queda solo en los libros: la declaración usa el conteo. Con los métodos de pequeños negocios que siguen los libros o un estado financiero, el reglamento no dice si una reserva contable pasa a la declaración, así que confírmelo antes de deducir una. Ponga al asiento de valuación de fin de año la fecha del conteo, a partir de la hoja de conteo; registre las ventas, donaciones y eliminaciones en sus propias fechas, aunque una venta posterior respalde el valor de fin de año. El conteo fija la cifra final, y el saldo en libros se ajusta para que coincida (Publication 538). Si sus libros reducen el inventario más de lo que permiten las reglas anteriores, guarde la diferencia en una nota para su preparador.

¿Cómo se muestra una baja en el Schedule C, Parte III, o en la declaración del negocio?

Si lleva inventario, una baja se muestra como un inventario final más bajo, lo que aumenta el costo de los bienes vendidos. No hay una línea aparte para la baja.

• Schedule C (propietario único o LLC de un solo miembro). En la Parte III, la línea 41 es la cifra más baja de fin de año, y la línea 42, costo de los bienes vendidos, pasa a la línea 4. La línea 33 indica el método de valuación. La línea 34 pregunta si hubo algún cambio en la determinación de cantidades, costos o valuaciones entre el inventario inicial y el final; si su reducción cambió cómo valúa o cuenta el inventario, responda Yes y adjunte una explicación (Schedule C; instrucciones).
• Sociedad de personas, corporación S o corporación C. En el Form 1125-A, la línea 7 es el inventario final y la línea 8, costo de los bienes vendidos, pasa a la página 1, línea 2 de la declaración. Marque la línea 9b si hubo una reducción de bienes subnormales. Las casillas 9a(iv) a 9a(vi) son para los métodos de pequeños negocios. La línea 9f pregunta por cambios en cantidades, costos o valuaciones (Form 1125-A).

Para el recorrido completo de la Parte III, vea costo de los bienes vendidos en el Schedule C.

¿Cómo me deshago del inventario obsoleto: lo tiro, lo vendo barato o lo dono?

Si lleva inventario, cada opción llega a la declaración de manera distinta, y una donación puede deducir menos de lo que costó la mercancía.

Según la regla general, los bienes comprados y donados en el mismo año no tienen base fiscal para una deducción caritativa; su costo se queda en el costo de los bienes vendidos (Publication 526). Las donaciones de alimentos que califican, y ciertas donaciones de corporaciones C para el cuidado de enfermos, necesitados o bebés, siguen reglas especiales de deducción y de costo (26 U.S.C. 170(e)(3)). Un propietario único deduce una donación en el Schedule A, solo si detalla sus deducciones, y no en el Schedule C (Publication 526; instrucciones del Schedule C). Sobre el piso de las donaciones detalladas de una persona, cómo una sociedad de personas o corporación S pasa una donación a sus propietarios y los límites de una corporación C, vea donaciones caritativas desde el negocio.

¿Qué pruebas quiere el IRS?

Para los bienes valuados a un precio ofrecido, la carga de la prueba es del vendedor, que debe conservar registros de lo que pasó con los bienes para que el inventario pueda verificarse (26 CFR 1.471-2(c)). Los inventarios deben registrarse de forma legible, resumirse y conservarse con los registros contables (26 CFR 1.471-2(e)).

El IRS no exige ningún formato. Estos registros responden las preguntas que plantea el reglamento:

Conserve los registros todo el tiempo que puedan hacer falta, que generalmente significa hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración (Publication 583). Los libros deben incluir inventarios suficientes para respaldar las deducciones (26 CFR 1.6001-1(a)).

Registro mis compras como gasto y nunca llevé inventario: ¿hay algo que dar de baja?

Depende del método, y deducir las compras cuando se pagan no siempre está permitido.

• Método de libros y registros. Un vendedor con este método, cuyos libros deducen las compras cuando se pagan, ya dedujo el costo, y dar de baja la mercancía otra vez lo deduciría dos veces. El método requiere libros que reflejen adecuadamente el negocio para fines no tributarios. El propio ejemplo del reglamento dice que un vendedor que registra como gasto cada compra en su libro, mientras el personal cuenta el inventario y le da a un prestamista cifras del costo del inventario, puede no poder gastar todo y debe usar el conteo físico (26 CFR 1.471-1(b)(6)).
• Método de materiales y suministros. El costo se recupera cuando la mercancía llega a un cliente, o cuando el costo se paga o se incurre, si esto es posterior (26 CFR 1.471-1(b)(4)), así que el costo del inventario muerto sin vender todavía no se ha deducido. El reglamento no dice qué pasa con la mercancía tirada sin vender, así que pida a su preparador que confirme el año en que el costo es deducible antes de registrar la baja.
• Ninguno. Un vendedor por encima del límite de ingresos, o que nunca eligió un método, puede necesitar un inventario. Si las declaraciones anteriores no muestran ninguno, vea inventario ausente en declaraciones anteriores.

¿El inventario perdido por robo, daños o un desastre es lo mismo?

En parte. El inventario perdido sale del conteo como cualquier otro, pero el robo, el siniestro y el desastre tienen sus propias pruebas y una segunda forma de reclamarlos.

• Dos formas de reclamar. Informe correctamente el inventario inicial y el final, para que la pérdida pase por el costo de los bienes vendidos; el seguro u otro reembolso es entonces ingreso, y no reclama la pérdida otra vez. O reclámela por separado, ajuste el inventario inicial o las compras para que no se cuente dos veces, y reduzca la pérdida por el reembolso recibido o esperado (Publication 538; Publication 547).
• Desastre. Una pérdida vinculada a un desastre declarado a nivel federal se puede reclamar, por elección, en la declaración original o enmendada del año anterior, a más tardar seis meses después de la fecha de vencimiento regular de la declaración del año del desastre, sin contar las prórrogas. La misma pérdida no se puede deducir también en el año del desastre, ni siquiera a través del costo de los bienes vendidos, así que ajuste el inventario de ese año (26 CFR 1.165-11; Publication 547).
• Prueba de robo o siniestro. Demuestre que era dueño de los bienes y si existe un reclamo de reembolso. En un robo, demuestre que los bienes fueron robados y cuándo descubrió la pérdida. En un siniestro, demuestre el tipo de evento, cuándo ocurrió y que la pérdida fue consecuencia directa. La simple desaparición de bienes no es un robo, aunque los bienes que desaparecieron igual faltan en el conteo (Publication 547).
• Daño lento. El daño por una causa que actúa de forma constante, como una fuga de larga duración, es un deterioro progresivo, no un siniestro. Los bienes aún pueden ser bienes subnormales.

Sobre las comisiones de almacén de marketplaces, las unidades perdidas y los reembolsos, vea comisiones de marketplace e inventario.

Di de baja inventario en años anteriores sin pruebas: ¿cómo lo corrijo?

Primero clasifique lo que se dedujo, porque el tipo de deducción decide el camino.

1. Haga una lista de la baja de cada año: el monto, por qué se tomó (una reserva, una rebaja sin oferta, bienes eliminados) y qué registros todavía existen.
2. Una reserva, o una rebaja que no encaja ni en la regla de 30 días ni en el menor entre costo y mercado, no se acepta con los métodos de costo (26 CFR 1.471-2).
3. Un cambio en la forma de valuar los inventarios es un cambio de método de contabilidad, y en la mayoría de los casos un método no se establece sin un tratamiento consistente (26 CFR 1.446-1(e)). El mismo tratamiento en dos o más declaraciones presentadas consecutivamente cuenta como consistente (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.01), y cambiar un método establecido requiere el Form 3115 (instrucciones del Form 3115).
4. Si tiene un aviso, está bajo examen o tomó la baja en varios años, defina el camino con un preparador antes de enmendar nada. Para elegir entre enmendar y el Form 3115, vea inventario ausente en declaraciones anteriores.

A menudo los registros que faltan se pueden reconstruir en parte; vea costo de los bienes vendidos sin registros.

Ejemplo

Todas las cifras son ilustrativas, en dólares estadounidenses.

Una boutique liquida la ropa de la temporada pasada

Una boutique con el método de costo cuenta $9,000 de ropa de la temporada pasada, que califica como cambio de estilo, al costo el 31 de diciembre. Los artículos normalmente se venden por $12,000. El 10 de enero los ofrece a mitad de precio, $6,000, y espera $500 de costos directos de venta. Conserva la lista de precios con fecha, las ventas de enero y la hoja de conteo.

• Valor de la mercancía: $6,000 menos $500 son $5,500. El inventario final baja $3,500 y el costo de los bienes vendidos sube $3,500.
• Asiento: débito en reducción del valor del inventario (costo de los bienes vendidos) $3,500; crédito en inventario $3,500.
• Los $5,500 son el inventario inicial del año siguiente; un valor más bajo en el siguiente conteo requiere una nueva oferta que termine dentro de los 30 días posteriores a ese conteo.
• Si hubiera dejado las etiquetas a precio completo, no habría un precio ofrecido con el cual valuar la mercancía, así que se quedaría en $9,000.

Una vendedora en línea tira mercancía rota

Una vendedora en línea valúa su inventario al costo y encuentra $1,200 de mercancía rota durante el conteo de diciembre. La fotografía, la tira y la quita del conteo.

• El inventario final baja $1,200 y el costo de los bienes vendidos sube $1,200.
• Asiento: débito en baja de inventario (costo de los bienes vendidos) $1,200; crédito en inventario $1,200.
• Registros que lo respaldan: las fotos y una nota con fecha que enumera los artículos, las cantidades y los costos unitarios.

Una vendedora de artesanías dona artículos sin vender

Una vendedora de artesanías dona a una organización benéfica artículos que costaron $2,000 y estaban en su inventario inicial. En su mercado habitual se venderían por $500.

• La deducción caritativa es el menor entre el valor y el costo, $500, que se reclama en el Schedule A si detalla sus deducciones, sujeta al piso de las donaciones detalladas de una persona.
• El reglamento saca del inventario inicial el costo completo de $2,000, mientras que la Publication 526 saca solo la deducción, así que los otros $1,500 de costo se tratan de forma distinta. Un preparador debe definir cuál se aplica antes de presentar.

¿Su caso es distinto?

• Su inventario es grande o antiguo, nunca se contó, una declaración anterior tomó una baja, los libros y la declaración difieren, el IRS le escribió sobre el inventario, o registra las compras como gasto y no sabe qué le queda por deducir: qué método usa, qué pérdida respaldan los registros de este año, cómo registrarla y si hay que corregir años anteriores son juicios que dependen de los hechos. Resuélvalos con ayuda con el registro contable.
• Servidores, GPU y piezas de hardware, o reservas en detalle: dar de baja inventario sin vender u obsoleto.
• Donar inventario, el piso de las donaciones detalladas o los límites de donación de una corporación: donaciones caritativas desde el negocio.
• Necesita contar o valuar el inventario, o saber dónde va el costo de los bienes vendidos: costo de los bienes vendidos en el Schedule C.
• Está eligiendo entre inventario y suministros, o cambiando de método: inventario o suministros para pequeños vendedores.
• Las declaraciones anteriores no mostraron inventario: inventario ausente en declaraciones anteriores.
• Es fin de año y el conteo sigue abierto: lista de verificación del cierre del año.
• Su estado grava el inventario o los ingresos de otra forma: esta página cubre el impuesto federal sobre la renta; consulte a su preparador sobre su estado.