טעות בשכר: תיקון שכר ששולם ביתר, טופס ⁦941-X⁩ וטופס ⁦W-2c⁩

האם אפשר לבטל שכר שכבר שולם?

אם מערכת שכר מאפשרת לבטל הרצה, זו תכונה של התוכנה; ההנחיות של IRS לתיקון לא אומרות על כך דבר. דוחות המס נקבעים לפי מה ששולם ונוכה בפועל, לא לפי מה שמוצג במסך השכר, וחובות ההפקדה נמדדות מהתאריך ששולם בו השכר, לא מהתאריך שבו החבות נצברה בספרים (פרסום 15). לכן אחרי שהכסף הגיע לעובד, השכר שולם והדוחות מתוקנים בהתאם, כמו בהמשך. הרצה כפולה או סכום שגוי מטופלים באותו אופן.

המקום שבו נמצאת הטעות קובע את התיקון:

שולם פחות מדי? שלמו את ההפרש בהרצת שכר חדשה. טופס 941 סופר את השכר ששילמתם במהלך הרבעון (הוראות טופס 941), ולכן התשלום הנוסף מדווח ברבעון שבו הוא משולם בפועל; טופס ⁦941-X⁩ מיועד רק למה שההרצה המקורית דיווחה בטעות. תוך כמה זמן חייבים לשלם אותו היא שאלה של דיני עבודה למחלקת העבודה של המדינה שלכם.

טעות בשכר אינה פשוטה כאשר:

• היא חוצה רבעון או סוף שנה;
• היא משפיעה על כמה עובדים, או שספק שכר הגיש את הדוחות;
• העובד לא מחזיר, עזב, או חולק על הסכום;
• הספרים והדוחות שהוגשו כבר לא תואמים.

אספו לפני שמשנים משהו: את רישום השכר לכל תאריך תשלום שהושפע, את חיובי הבנק, את רישומי ההפקדות, כל טופס 941 שהוגש ואת טפסי ⁦W-2⁩ שכבר הונפקו.

האם אפשר לקחת את הכסף בחזרה מעובד, או לנכות אותו מהמשכורת הבאה?

כללי המס קובעים איך הדוחות משתנים כשעובד מחזיר שכר ששולם בטעות, כמו תשלום על שעות שלא נעבדו. הם לא קובעים איך מותר לכם לגבות. אם מותר לנכות את התשלום היתר ממשכורת מאוחרת יותר היא שאלה של דיני שכר, וחל עליה גם חוק המדינה ולא רק החוק הפדרלי.

המגבלה הפדרלית הקרובה ביותר נמצאת במדריך העזר המהיר של משרד העבודה לחוק תקני העבודה ההוגנים. הוא אומר שניכויים על פריטים כמו חוסרים ומדים אינם חוקיים במידה שהם מורידים את השכר מתחת לשכר המינימום הפדרלי או מקטינים תשלום שעות נוספות המגיע. המדריך לא אומר דבר על גביית תשלומי יתר. המדריך מוסיף שהחוק הפדרלי אינו גובר על חוקי מדינה שמגנים על עובדים יותר, ולכן חוקי תשלום שכר מדינתיים עשויים להגביל אם, כמה ובאילו תנאים מעסיק רשאי לנכות תשלום יתר. בדקו מול מחלקת העבודה של המדינה שלכם לפני שאתם מנכים.

כל מה שתסכימו עליו עם העובד, שמרו על רישום מס מסודר:

• רשמו את תאריך התשלום, את הסכום ששולם בטעות ואת הסכום שהוחזר.
• הסכימו בכתב כמה העובד מחזיר ומתי. שכר משנים קודמות חייב לחזור ברוטו (ראו בהמשך); פרסום 15 שותק לגבי שכר של אותה שנה, ולכן רשמו מה הסכמתם.
• עריכה בשכר, או מזומן שחוזר, לא מתקנים את הדוחות שהוגשו. התיקון קשור להחזר ונעשה בטופס ⁦941-X⁩ (פרסום 15).
• אם העובד אף פעם לא מחזיר, אין החזר לתקן; פרסום 15 לא עוסק בתשלום יתר שלא נגבה.

מה קורה למסי השכר אם תשלום היתר הוחזר באותה שנה?

שכר ששולם בטעות והוחזר באותה שנה קלנדרית, ברבעון מאוחר יותר, מתוקן בטופס ⁦941-X⁩ לרבעון שבו שולם. התיקון מחזיר ניכוי מס הכנסה ומס ביטוח לאומי ומדיקר על השכר שהוחזר (פרסום 15, החזרי שכר).

1. רשמו את ההחזר: תאריכו, סכומו ותאריך התשלום המקורי.
2. הגישו טופס ⁦941-X⁩ נפרד לכל רבעון שהושפע. הורידו שכר (שורה 6), מס הכנסה שנוכה (שורה 7), שכר לביטוח לאומי (שורה 8) ושכר למדיקר (שורה 12). השתמשו בתהליך ההתאמה (שורה 1): תביעת החזר לא יכולה להחזיר מס הכנסה שנוכה בפועל. הסבירו כל שינוי בשורה 43 והזינו את תאריך גילוי הטעות (הוראות טופס ⁦941-X⁩).
3. מלאו את האישורים. כשהתיקון מקטין מס ביטוח לאומי או מדיקר שנוכה מעובדים, אתם מאשרים שחלק העובד הוחזר לעובד או שהעובד קיבל החזר עליו. תביעת החזר יכולה להסתמך במקום זאת על הסכמה בכתב של העובד, ואם אי אפשר למצוא את העובד או שהוא לא נותן הצהרה, מתוקן רק חלק המעסיק (הוראות טופס ⁦941-X⁩).
4. הכינו את טופס ⁦W-2⁩ של השנה עם הסכומים המתוקנים. מכיוון שהשכר התקבל בטעות באותה שנה, ההחזר יכול להקטין את שכר אותה שנה (פרסום 15).

אם הטעות וההחזר שלה חלים באותו רבעון לפני הגשת טופס 941 של הרבעון, אין צורך בטופס ⁦941-X⁩: טופס 941 נושא את הסכומים הנכונים.

מה אם העובד מחזיר אחרי שהשנה מסתיימת?

שכר ששולם בטעות בשנה אחת והוחזר בשנה מאוחרת יותר מחזיר רק מס ביטוח לאומי ומדיקר, בטופס ⁦941-X⁩ לרבעון שבו שולם השכר. ניכוי מס ההכנסה נשאר כפי שדווח, וטופס ⁦W-2c⁩ מתקן את התיבות של ביטוח לאומי ומדיקר (פרסום 15; הוראות ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩).

שלושה כללים חלים על החזר שכר משנה קודמת:

• מחזירים ברוטו. הוראות ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩ אומרות שהחזר שנעשה השנה של שכר ששולם בשנה קודמת חייב להיעשות ברוטו, לא נטו.
• שמרו את הצהרת העובד. כדי לקבל בחזרה את חלק העובד במס של השנה הקודמת, אתם מאשרים שהחזרתם לעובד או שילמתם לו החזר, ומחזיקים הצהרה בכתב שהעובד לא תבע ולא יתבע החזר או זיכוי עליו. שמרו אותה לפחות ארבע שנים (הוראות טופס ⁦941-X⁩).
• הסבירו לעובד מה זה אומר. IRS אומר שהעובד עשוי להיות זכאי לניכוי או לזיכוי בגין ההחזר אם הוא גבוה מ-⁠⁦$3,000⁩, ורק אם העובד כלל את התשלום בהכנסתו כשנראה שיש לו זכות בלתי מוגבלת בו (⁦26 USC 1341⁩). הניכוי הוא ניכוי מפורט; העובד יכול לבחור במקומו בזיכוי. בסכום הזה או מתחתיו, פרסום 525 אומר שאי אפשר לנכות את ההחזר בדוח הפדרלי; דוחות מדינה עשויים להיות שונים. כדי לקבל בחזרה מס מדיקר נוסף ששולם על השכר הזה, העובד מגיש טופס ⁦1040-X⁩; המעסיק לא מתאים אותו.

ניכיתי מהשכר של עובד יותר מדי. מה עליי לעשות, ועד מתי?

החזירו לעובד את העודף או שלמו לו החזר. מס הכנסה או מס מדיקר נוסף שנוכו ביתר חייבים להיות מוחזרים לפני סוף השנה הקלנדרית שבה נוכו, ושמרו קבלה בכתב מהעובד שמראה את התאריך והסכום (פרסום 15).

אם לא החזרתם לעובד או לא שילמתם לו החזר, אתם חייבים לדווח ולשלם כל סכום עודף, כולל מס ביטוח לאומי ומדיקר, בטופס 941 לרבעון שבו ניכיתם ביתר. במס הכנסה, תיקון של גבייה ביתר מותר רק אם גם החזרתם לעובד באותה שנה (IRS: תיקון מסי שכר).

מס ביטוח לאומי או מדיקר עודף שכבר דווח בטופס 941 שהוגש הולך בדרך של טופס ⁦941-X⁩ שלמעלה: החזירו לעובד, או החזיקו הסכמה בכתב של העובד לתביעה, ואז תקנו את הדוח.

ניכיתי או דיווחתי פחות מדי. איך מתקנים וגובים מהעובד?

כשנוכה פחות מדי, המעסיק חייב במס שהיה חייב לנכות, בין אם הוא גובה אותו מהעובד ובין אם לא. קודם השוו את טופס 941 למה שהוא אמור להראות: שורה 3 מדווחת על מס הכנסה שנוכה או שנדרש לנכות (הוראות טופס 941). אם טופס 941 של הרבעון לא הוגש, דווחו עליו את הסכום המלא. אם הוא דיווח רק על מה שנוכה, תקנו אותו בטופס ⁦941-X⁩; אם הוא כבר דיווח את הסכום המלא, אל תגדילו אותו שוב, ושלמו כל יתרה. אם אפשר אז לגבות את המס ממשכורת מאוחרת יותר היא שאלת דיני השכר שלמעלה, ופרסום 15 מגדיר החזר כעניין להסדר בין המעסיק לעובד (פרסום 15). דווחו על כל דולר פעם אחת: אל תספרו את אותו מס הכנסה בטופס ⁦941-X⁩ ושוב כניכוי במקור ממשכורת מאוחרת. איך לדווח על זה היא שאלה למכין הדוחות שלכם.

אם בוחרים לשאת במס במקום לגבות אותו, הוראות טופס ⁦941-X⁩ מתייחסות למס שמעסיק משלם בשביל עובד במקום לנכות אותו מהשכר כאל שכר נוסף החייב במס. הסדירו זאת לפני ההגשה.

שתי מגבלות חלות:

• מס הכנסה ומס מדיקר נוסף חייבים להיגבות מהעובד לא יאוחר מהיום האחרון של השנה הקלנדרית.
• אחרי סוף השנה, טופס ⁦941-X⁩ לא יכול לתקן מס הכנסה שלא נוכה מעולם, כי הדוח כבר מראה מה נוכה בפועל (הוראות טופס ⁦941-X⁩). המעסיק נשאר חייב במס שהיה חייב לנכות (⁦26 USC 3403⁩), אלא אם מס העובד עצמו על השכר הזה שולם (⁦26 USC 3402(d)⁩). הטפסים של IRS להוכחה הזו הם טופס 4669 וטופס 4670. בניכוי מס הכנסה, טופס 4670 דורש גם דוח בדיקה ואם המס שולם, דוח מתוקן כמו טופס ⁦941-X⁩, ולכן אם הנתיב הזה מתאים היא החלטה של איש מקצוע. קנסות ותוספות מס אינם מבוטלים.

שכר ביטוח לאומי ומדיקר שדווח בחסר מתוקן בטופס ⁦941-X⁩ כל עוד המועד לתיקון פתוח.

איך מתקנים טופס 941: טופס ⁦941-X⁩, התאמה או תביעה, ועד מתי?

כשמוצאים טעות בטופס 941 שכבר הוגש, חייבים לתקן אותה בטופס ⁦941-X⁩. מגישים טופס אחד לכל רבעון, בנפרד מטופס 941 הנוכחי, ומגישים אלקטרונית אם אפשר. אם מעולם לא הגשתם את טופס 941, הגישו אותו במקום טופס ⁦941-X⁩, וראו פיגור במסי שכר (הוראות טופס ⁦941-X⁩). אם ספק שכר מגיש את הדוחות שלכם, בקשו ממנו להכין את טופס ⁦941-X⁩ ואת טופס ⁦W-2c⁩: אתם נשארים אחראים לדוחות ולמס (פרסום 15).

חלק 1 מבקש לבחור תהליך אחד:

תיקון של סכומים שדווחו בחסר וגם ביתר באותו רבעון נעשה בתהליך ההתאמה בטופס אחד. תביעת החזר לאותו רבעון דורשת טופס שני לחלק שדווח בחסר (IRS: תיקון מסי שכר).

מועד כשחייבים. הגישו עד מועד ההגשה של טופס 941 לרבעון שבו מצאתם את הטעות, ושלמו עד מועד ההגשה:

מועד שחל בסוף שבוע או בחג רשמי עובר ליום העסקים הבא.

מועד למס שדווח ביתר. IRS קורא למועד התיקון תקופת ההתיישנות (period of limitations): התאמה צריכה להיות מוגשת יותר מ-⁠90 ימים לפני סופה, ותביעה אפשר להגיש בכל עת לפני סופה והיא נדרשת ב-⁠90 הימים האחרונים. התקופה למס שדווח ביתר היא 3 שנים ממועד הגשת טופס 941 או 2 שנים ממועד תשלום המס, לפי המאוחר. למס שדווח בחסר היא 3 שנים מההגשה. טופס 941 שהוגש ומס ששולם לפני 15 באפריל של השנה הבאה נחשבים כמוגשים וכמשולמים ב-⁠15 באפריל (הוראות טופס ⁦941-X⁩; ⁦26 USC 6513(c)⁩).

אם מועד ההחזר עומד לפוג לפני שהעובדים קיבלו החזר או הסכימו, הוראות טופס ⁦941-X⁩ אומרות להגיש את התביעה בלי לסמן תיבה בשורה 5 ולציין זאת בשורה 43. אתם חייבים להחזיר להם או לשלם להם החזר ולאשר זאת לפני ש-⁠IRS יכול לאשר את התביעה (הוראות טופס ⁦941-X⁩).

מגישים שנתיים משתמשים בטופס ⁦944-X⁩, להגשה עד 31 בינואר של השנה שאחרי השנה שבה מצאו את הטעות כשהם חייבים מס (הוראות טופס ⁦944-X⁩). אין טופס X לטופס 940: סמנו את תיבת הדוח המתוקן בטופס 940 חדש (IRS: תיקון מסי שכר).

מתי מגישים גם טופס ⁦W-2c⁩ וטופס ⁦W-3c⁩?

מגישים טופס ⁦W-2c⁩ עם טופס ⁦W-3c⁩ כשתיקון משנה שכר או מס ביטוח לאומי ומדיקר לשנה שטפסי ⁦W-2⁩ שלה כבר הוגשו. פרסום 15 קושר בין השניים, וטופס ⁦941-X⁩ מבקש מכם לאשר שהגשתם או תגישו את כל טפסי ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-2c⁩ הנדרשים, גם כשהתיקון שלכם לא משנה אותם (פרסום 15; הוראות טופס ⁦941-X⁩).

• הגישו בהקדם האפשרי אחרי גילוי הטעות, ותנו לעובד עותק (הוראות ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩).
• הגישו אלקטרונית אם המקור היה חייב בהגשה אלקטרונית. טופס ⁦W-2c⁩ שמתקן טופס ⁦W-2⁩ שחייב היה בהגשה אלקטרונית חייב להיות מוגש אלקטרונית גם הוא.
• טעות שנמצאה אחרי שהעובד קיבל את טופס ⁦W-2⁩ אבל לפני שהוא הגיע למינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA): בטלו את עותק A השגוי, הכינו טופס ⁦W-2⁩ חדש וסמנו את העותקים החדשים של העובד “CORRECTED”.
• שכר שהוחזר משנה קודמת: תקנו רק שכר ומס ביטוח לאומי ומדיקר, לא תיבה 1 או תיבה 2.

טעות שנמצאה והוחזרה בתוך שנה אחת לא צריכה טופס ⁦W-2c⁩, כי טופס ⁦W-2⁩ של השנה עדיין לא הוגש. בדף של IRS על טופס ⁦W-2c⁩ יש קישור לטופס הנוכחי.

אילו טעויות בניכוי מס הכנסה אפשר עדיין לתקן אחרי סוף השנה?

ניכוי מס הכנסה אפשר לתקן רק אם מצאתם את הטעות באותה שנה קלנדרית ששילמתם בה את השכר. לשנים קודמות אפשר לתקן רק טעות מנהלית, או טעות לגבי עובד שטופל בטעות כקבלן ומוסה בשיעורי סעיף 3509. טעות מנהלית היא טעות שבה הסכום בטופס 941, שורה 3, אינו הסכום שנוכה בפועל; הוראות טופס ⁦941-X⁩ סופרות רק טעויות חישוב או היפוך ספרות בדיווח הסכום שנוכה (פרסום 15; הוראות טופס ⁦941-X⁩).

אותה מגבלה של סוף שנה חלה על ניכוי מס מדיקר נוסף. שכר שדווח בטעות עדיין מתוקן בטופס ⁦941-X⁩, שורה 6, ובטופס ⁦W-2c⁩, מלבד שכר שהעובד החזיר.

איך מתקנים את הספרים אחרי טעות בשכר?

תקנו את הספרים ברישומים חדשים ומתוארכים שבסופו של דבר תואמים את הדוחות המתוקנים. אף מקור ממשלתי לא קובע את הרישומים, ולכן זו שיטת עבודה נפוצה אחת, לא כלל מס. עוגן המס הוא נתון השכר הרבעוני בטופס ⁦941-X⁩, שורה 6, ש-⁠IRS אומר שהוא מזין את טופס ⁦W-2⁩ ובדרך כלל את ניכוי השכר של העסק (הוראות טופס ⁦941-X⁩).

איך החזר של שכר משנה קודמת מופיע בדוח מס ההכנסה של העסק עצמו היא שאלה נפרדת שהעמוד הזה לא עונה עליה. לרישומים עצמם ראו רישומי יומן של שכר, ולסכומים שלא מתאפסים ראו התחייבויות שכר שלא מתנקות.

האם דוחות השכר והאבטלה המדינתיים שלי צריכים את אותו תיקון?

תיקון פדרלי לא משנה הגשה מדינתית בשבילכם. ניכוי מס הכנסה מדינתי, דוחות שכר לאבטלה מדינתית ומידע שכר מדינתי בטופס ⁦W-2⁩ לכל אחד סוכנות משלו ותהליך תיקון משלו, והכללים, הטפסים והמועדים משתנים בין מדינות. העמוד הזה לא קובע אף אחד מהם.

נקודה פדרלית אחת עוזרת. אם השינויים היחידים שלכם בטופס ⁦W-2⁩ הם בנתונים מדינתיים או מקומיים, אינכם שולחים את עותק A של טופס ⁦W-2c⁩ ל-⁠SSA: שולחים אותו לסוכנות המדינתית או המקומית ונותנים לעובד עותק (הוראות ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩). שאלו את סוכנויות המס והתעסוקה של המדינה שלכם איך מתקנים.

האם אצטרך לשלם ריבית או קנס על תיקון בשכר?

לא תמיד. תיקון של מס שדווח בחסר פטור בדרך כלל מריבית ומקנסות על אי-תשלום ואי-הפקדה אם אתם:

• מגישים עד מועד ההגשה של טופס 941 לרבעון שבו מצאתם את הטעות;
• משלמים את הסכום שמופיע בשורה 27 עד מועד ההגשה;
• מזינים את תאריך גילוי הטעות; וגם
• מסבירים את העילות והעובדות לתיקון.

תיקון אינו פטור מריבית אם הסכומים שדווחו בחסר קשורים לסוגיה שהועלתה בבדיקה של תקופה קודמת, אם דיווחתם בחסר ביודעין, או אם קיבלתם הודעה ודרישת תשלום או הודעת קביעה לפי סעיף 7436 (סיווג עובדים) (הוראות טופס ⁦941-X⁩; פרסום 15). למס אבטלה פדרלי (FUTA) ששולם בחסר אין התאמה פטורה מריבית (IRS: תיקון מסי שכר).

טופס ⁦941-X⁩ שמראה מס שאתם חייבים ומוגש אחרי מועדו חייב לצרף Schedule B מתוקן (טופס 941, הדוח על חבות המס לפי תאריך), או ש-⁠IRS עלול לקבוע קנס ממוצע על אי-הפקדה (הוראות טופס ⁦941-X⁩). אם הודעת קנס מגיעה אחרי ההגשה, השיבו להודעה עם ההסבר שלכם; אל תצרפו אחד לדוח. השתמשו בטופס 843, לא בטופס ⁦941-X⁩, כדי לבקש ביטול של קנסות או ריבית שנקבעו (על טופס 843; הוראות טופס ⁦941-X⁩). אדם שנדרש לגבות ולהעביר מס שנוכה ובכוונה לא עושה זאת עלול להיות חייב אישית בקנס השווה למס שלא הועבר (⁦26 USC 6672⁩). לקנסות על הפקדות ולשאלה מי יכול להיות חייב, ראו פיגור במסי שכר.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד, בדולרים אמריקאים. הן מניחות מס ביטוח לאומי של ⁦6.2%⁩ ומס מדיקר של ⁦1.45%⁩ לכל אחד מהעובד ומהמעסיק, ועובד מתחת לתקרת השכר.

החזר באותה שנה מרבעון קודם

במרץ הנהלת שכר משלמת לעובד ⁦US$3,000⁩ ברוטו במקום ⁦US$1,500⁩. על ה-⁦US$1,500⁩ הנוספים היא מנכה ⁦US$150⁩ מס הכנסה, ⁦US$93.00⁩ מס ביטוח לאומי ו-⁦US$21.75⁩ מס מדיקר, ולכן העובד מקבל ⁦US$1,235.25⁩ נוספים. המעסיק חייב גם במס מעסיק תואם ומפקיד אותו. בנובמבר העובד מחזיר את ⁦US$1,235.25⁩ שקיבל בפועל. העובד כבר נשא ב-⁦US$264.75⁩ שנוכו על השכר הזה. הדוגמה רואה בכך סילוק של חלק העובד; האישור בטופס ⁦941-X⁩ עדיין חייב להיות נכון.

המעסיק מגיש טופס ⁦941-X⁩ לרבעון של מרץ, בתהליך ההתאמה: שכר -US$1,500 (שורה 6), מס הכנסה -US$150 (שורה 7), ביטוח לאומי -US$186.00 (שורה 8, ⁦12.4%⁩ מ-⁠⁦US$1,500⁩) ומדיקר -US$43.50 (שורה 12, ⁦2.9%⁩). הזיכוי הוא ⁦US$379.50⁩. טופס ⁦W-2⁩ של השנה מציג את השכר ואת מס ההכנסה המופחתים.

החזר אחרי סוף השנה

בדצמבר שעבר הנהלת שכר שילמה לעובד ⁦US$4,000⁩ יותר מדי, ונוכו עליהם ⁦US$600⁩ מס הכנסה. העובד מחזיר את ⁦US$4,000⁩ ברוטו במרץ. טופס ⁦941-X⁩ לרבעון של דצמבר מחזיר ביטוח לאומי ⁦US$496.00⁩ ומדיקר ⁦US$116.00⁩, תיקון של ⁦US$612.00⁩, אבל לא את ⁦US$600⁩ מס ההכנסה.

המעסיק משלם לעובד החזר על חלקו (⁦US$306⁩) ושומר את ההצהרה בכתב של העובד. טופס ⁦W-2c⁩ מתקן רק את תיבות ביטוח לאומי ומדיקר. ⁦US$4,000⁩ נשארים חייבים במס אצל העובד לשנה שעברה. הניחו שכשהדוח של שנה שעברה הוגש נראה היה שלעובד יש זכות לשכר. מכיוון שההחזר גבוה מ-⁠⁦US$3,000⁩, העובד רשאי לנכות אותו (אם הוא מפרט ניכויים) או לקחת זיכוי בדוח של השנה. שכר השנה אינו מופחת.

מס הכנסה שנוכה נמוך מדי

טעות בהגדרת השכר מנכה ⁦US$1,200⁩ פחות מדי מס הכנסה פדרלי על פני שלוש משכורות ברבעון השלישי, וטופס 941 שהוגש דיווח רק על המס שנוכה בפועל. המעסיק מגלה זאת בנובמבר. הוא מגיש טופס ⁦941-X⁩ לרבעון השלישי עד 31 בינואר, בתהליך ההתאמה, ומשלם את ⁦US$1,200⁩ עד מועד ההגשה. לו הטעות הייתה נמצאת אחרי 31 בדצמבר, טופס ⁦941-X⁩ לא היה יכול לתקן את מס ההכנסה שנוכה, והמעסיק היה עדיין חייב במס אלא אם מס העובד עצמו על השכר הזה שולם.

המצב שלכם שונה?

• הטעות חוצה רבעונים או סוף שנה, פוגעת בכמה עובדים, ספק שכר הגיש דוחות שגויים, או שמחזירים שכר משנה קודמת: ההתאמה או התביעה, חלק העובד, כל טופס ⁦W-2c⁩ והספרים חייבים כולם להתאים לדוחות שהוגשו. צריך ליישר את כל אלה לפני ההגשה; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• היה צריך לנכות מס הכנסה בשנה קודמת ולא נוכה: טופס ⁦941-X⁩ לא יכול לתקן זאת, והמעסיק נשאר חייב אלא אם מס העובד עצמו שולם. ההוכחה מתחילה ברישומי השכר ובספרים; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• העובד לא מחזיר, או חולק על מה ששולם: גבייה היא שאלה של דיני שכר למחלקת העבודה של המדינה שלכם; רישום הסכום שלא נגבה ושמירה על התאמת הדוחות הם עזרה בהנהלת חשבונות.
• החמצתם הפקדות, לא הגשתם מעולם טופס 941, או שקיבלתם הודעה מ-⁠IRS: ראו פיגור במסי שכר.
• ספק שכר לא הפקיד את המסים: ראו ספק שכר שלא שילם את המסים שלכם.
• טפסי ⁦W-2⁩ או 1099 לא הוגשו: ראו טפסי מס באיחור לקבלנים ולעובדים.
• עובדים קיבלו תשלום כקבלנים: ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים.
• בעלים של חברת S שילם מס נוסף דרך EFTPS (מערכת התשלום האלקטרוני של מסים פדרליים) במקום לנכות אותו: ראו מס של בעלים בחברת S ששולם דרך EFTPS.
• שילמתם לעצמכם שכר מה-⁠LLC שלכם עם בעלים יחיד: ראו שכר מה-⁠LLC עם בעלים יחיד שלכם.
• הטעות באה אחרי החלפת ספק שכר באמצע השנה, או שאתם רוצים להגדיר שכר כך שהטעות לא תחזור: ראו מעבר בין ספקי שכר וכן הקמת הנהלת שכר.