बिक्री कर ऑडिट या जानकारी का अनुरोध: राज्य क्या माँगते हैं

जब राज्य बिक्री कर ऑडिट का पत्र या जानकारी का अनुरोध भेजे, तो मैं सबसे पहले क्या करूँ?

राज्य का बिक्री कर ऑडिट आपके पहले से फ़ाइल किए रिटर्न को आपके रिकॉर्ड से परखता है। हर राज्य अपनी समय-सीमाएँ तय करता है, इसलिए आपके अपने नोटिस की तारीखें ही मान्य हैं। पहले तीन बातें पढ़ें: कौन-सा कर और कौन-सी अवधियाँ शामिल हैं, वह आपसे क्या भेजने को कहता है, और वह कब तक जवाब चाहता है। Washington का ऑडिट business and occupation, उपयोग और public utility करों को भी कवर करता है (Washington DOR), और New York ऑडिट को दूसरे करों तक बढ़ा सकता है (Publication 131), इसलिए पूछें कि कौन-से कर दायरे में हैं।

पत्र को audit notice, information and document request (IDR), प्रश्नावली या रिकॉर्ड का अनुरोध कहा जा सकता है। Texas प्रश्नावली के साथ नोटिस डाक से भेजता है (Texas Comptroller), New York आम तौर पर जानकारी माँगने वाला पत्र भेजता है (New York Tax Department), California आम तौर पर पहले फ़ोन करता है (CDTFA Publication 76), और Washington का ऑडिटर अपॉइंटमेंट तय करने के लिए आपसे संपर्क करता है (Washington DOR)। ये चार राज्य आम पैटर्न दिखाते हैं; किसी और राज्य के लिए अपने नोटिस और उसके राजस्व विभाग के ऑडिट पृष्ठ पर अधिकार और समय-सीमाएँ पढ़ें।

जो पत्र सिर्फ़ पूछता है कि क्या आप राज्य में व्यवसाय करते हैं, या आपको पंजीकरण करने को कहता है, वह ऑडिट से अलग नोटिस है; Washington business activities प्रश्नावली और notice of audit को संपर्क के अलग-अलग प्रकार गिनाता है (Washington DOR)। अगर आपने कभी पंजीकरण नहीं किया, तो न वसूले गए बिक्री कर की भरपाई से शुरू करें।

जवाब देने से पहले:

1. जवाब की तारीख कैलेंडर में दर्ज करें, और ज़रूरत हो तो लिखित में और समय माँगें। New York ज़्यादातर अनुरोधों में देय तारीख बढ़ा देता है (New York Tax Department), और California आम तौर पर तैयारी के लिए दो-तीन हफ़्ते देता है। Texas जिन रिकॉर्ड को वह लिखित में सूचीबद्ध करता है, उन्हें पेश करने के लिए 30 दिन देता है; वाजिब अनुरोध पर ऑडिटर और 30 दिन या 90 दिन तक का वाजिब समय जोड़ सकता है, और दूसरा विस्तार अनुरोध सिर्फ़ आपके नियंत्रण से बाहर की कठिनाई पर मंज़ूर होना चाहिए। अगर रिकॉर्ड समय पर नहीं दिए गए, तो ऑडिट अनुमान से किया जाता है (Texas notice of routine audit)।
2. ऑडिट अवधि का हर रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक ऑडिट और कोई भी अपील खत्म न हो जाए (Texas; California)।
3. अगर खाता ऑडिट के लिए सौंपे जाने के बाद आप भुगतान के साथ संशोधित रिटर्न फ़ाइल करते हैं, तो California संशोधित रिटर्न को अतिरिक्त रिकॉर्ड मानता है और भुगतान ऑडिट में जमा करता है, जिससे चुकाई राशि पर ब्याज रुक जाता है (Publication 76)।

एक राज्य के रिटर्न के रिकॉर्ड का अनुरोध, जो बही से मेल खाता हो, अक्सर खुद ही निपटाया जा सकता है। मामले में पेशेवर विवेक तब चाहिए जब बिक्री कई राज्यों में हो या मार्केटप्लेस से गुज़रती हो, रिटर्न बही से मेल न खाएँ, किसी अवधि का रिटर्न या पंजीकरण न हो, प्रमाणपत्र गायब हों, कर वसूला गया पर जमा नहीं हुआ, किसी स्वामी की व्यक्तिगत देयता बन सकती हो, जवाब की तारीख पास हो और बही तैयार न हो, या राज्य आपसे नमूना स्वीकार करने या समय-सीमा की माफ़ी (waiver) पर हस्ताक्षर करने को कहे।

इकट्ठा करें: नोटिस, नामित अवधियों के हर रिटर्न, बिक्री जर्नल या चालान एक्सपोर्ट, पेमेंट प्रोसेसर और बैंक विवरण, प्रमाणपत्र, खरीद के चालान और संघीय रिटर्न।

राज्य मेरे बिक्री कर का कितने पीछे तक ऑडिट करेगा?

राज्य आम तौर पर लगभग तीन से चार साल का ऑडिट करता है, पर आम खिड़की कानूनी सीमा नहीं है, और जिस अवधि का रिटर्न नहीं है, उसमें और पीछे तक जाया जा सकता है। तालिका चार राज्य दिखाती है; आपका राज्य अलग हो सकता है।

जिस व्यवसाय को शुरू हुए दो साल हुए हैं, उसके पास समीक्षा के लिए बस वही अवधियाँ हैं। अपवाद वह अवधि है जिसमें उसे पंजीकृत होना था या रिटर्न फ़ाइल करना था: बिक्री कर कब वसूलना ज़रूरी है और बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना देखें।

बिक्री कर ऑडिटर कौन-से रिकॉर्ड माँगेगा?

ऑडिटर वे रिकॉर्ड माँगते हैं जो दिखाएँ कि आपने क्या बेचा, कितना कर लिया, क्या रिपोर्ट किया और कोई बिक्री बिना कर की क्यों थी। राज्यों में सूचियाँ मिलती-जुलती हैं, और ऑडिटर और भी माँग सकता है।

स्रोत: Washington DOR, Texas Comptroller, New York Tax Bulletin ST-770 और CDTFA Publication 76।

California का ऑडिटर आपकी बही की कुल बिक्री की तुलना आपके बिक्री कर रिटर्न और आयकर रिटर्न की बिक्री से, वसूले कर की रिपोर्ट किए कर से, और दावा की गई पुनर्विक्रय बिक्री की पुनर्विक्रय ग्राहकों से करके जाँच सकता है (Publication 76)। ये तुलनाएँ पहले खुद करके देखें। रिकॉर्ड कितने समय रखने हैं, इसके लिए व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें देखें।

अगर मेरे रिकॉर्ड या पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र अधूरे हों तो?

जो राज्य आपके रिकॉर्ड से किसी बिक्री की पुष्टि नहीं कर सकता, वह कर का अनुमान लगा सकता है या बिक्री को कर योग्य मान सकता है, इसलिए ऑडिटर को जल्दी बताएँ कि आपके पास क्या है।

• Texas: रिकॉर्ड न रखने या न देने पर कर का अनुमान या परमिट का निलंबन हो सकता है, और ऑडिट में बिना रखे पुनर्विक्रय या छूट प्रमाणपत्र वाली बिक्री को कर योग्य माना जाता है (Texas Comptroller)।
• New York: राज्य बिक्री कर का अनुमान तभी लगा सकता है जब आपके पास रिकॉर्ड न हों या आपके रिकॉर्ड अपर्याप्त हों (Publication 131)। वह दैनिक सारांश टेप, सारांश रिपोर्ट और बिना क्रम-संख्या वाले चालान को अपर्याप्त रिकॉर्ड में गिनाता है (Tax Bulletin ST-770)।
• California: आपको रिकॉर्ड फिर से बनाने पड़ सकते हैं, कभी-कभी आपूर्तिकर्ताओं या ग्राहकों के पास मौजूद रिकॉर्ड से, या ऑडिटर अनुमान लगा सकता है; जिन अपर्याप्त रिकॉर्ड से अतिरिक्त कर बनता है, उन पर लापरवाही का जुर्माना लग सकता है (Publication 76)।
• Washington: विक्रेता को साबित करना होता है कि बिक्री थोक थी, और जिसके पास आम परमिट या प्रमाणपत्र नहीं है, वह भी विभाग के नियमों के तहत तथ्यों और परिस्थितियों से उसे साबित कर सकता है (RCW 82.04.470)।

Texas एक तय खिड़की रखता है। जिस कटौती के लिए पुनर्विक्रय या छूट प्रमाणपत्र चाहिए, वह तब तक अस्वीकार रहती है जब तक आपके पास Comptroller के उसे माँगने वाले लिखित नोटिस के 90 दिन के भीतर, या Comptroller से आपकी तय की गई बाद की तारीख तक, प्रमाणपत्र न हो; और उसके बाद दिया प्रमाणपत्र उसे सहारा नहीं दे सकता (Tax Code 151.054(e))। ऑडिट का बिल बनने के बाद, जब आप समय पर redetermination hearing (बिल की औपचारिक समीक्षा) माँगते हैं, तब Comptroller के नियम उस चरण पर उसके लिखित अनुरोध से भी 90 दिन देते हैं (Texas Comptroller rule changes)। नोटिस आते ही गायब प्रमाणपत्र माँगें। कौन-से प्रमाणपत्र गिने जाते हैं, यह ग्राहकों से छूट प्रमाणपत्र में है।

क्या ऑडिटर हर बिक्री जाँचेगा, या नमूना?

ऑडिटर हर लेन-देन, कोई परीक्षण अवधि, या नमूना जाँच सकता है, और नमूने में मिली त्रुटि की दर पूरी ऑडिट अवधि पर लागू की जा सकती है। Texas और California दोनों पहले रिकॉर्ड का एक हिस्सा जाँचते हैं और त्रुटियाँ दिखने पर गहराई में जाते हैं (Texas notice of routine audit; Publication 76)।

आम नमूना ऑडिट में ऑडिटर एक हिस्सा जाँचता है, जैसे एक महीना या चालानों का यादृच्छिक सेट, और पाता है कि कितने हिस्से पर गलत कर लगा; राज्य वह हिस्सा अवधि की सारी बिक्री पर लागू कर सकता है, फिर कर की दर, ब्याज और जुर्माने जोड़ सकता है (Texas notice of routine audit)।

Texas आपको नमूने की सूचना देता है और समझाता है कि त्रुटियाँ कैसे आगे लागू होती हैं (Texas Comptroller)। California और Washington नमूना योजना आपके साथ चर्चा करते हैं (Publication 76; Washington DOR)। New York विस्तृत ऑडिट, परीक्षण अवधि या सांख्यिकीय नमूना इस्तेमाल कर सकता है (Publication 131), और कंप्यूटर-सहायता प्राप्त बिक्री कर ऑडिट की उसकी गाइड कहती है कि पूरी बही और रिकॉर्ड होने पर, विस्तार से न किए ऑडिट से निर्धारण करने के लिए राज्य को आपकी सहमति चाहिए (Publication 132)।

जो रिकॉर्ड आपस में मिलते हैं, वे विस्तृत ऑडिट संभव बनाते हैं: New York कहता है कि जो रिकॉर्ड बही और रिटर्न से मिलाए नहीं जा सकते, उन्हें अपर्याप्त माना जा सकता है, और नमूने जैसी कोई और पद्धति इस्तेमाल हो सकती है (Tax Bulletin ST-770)। ज़्यादा चुकाया कर भी गिना जाता है। California और Texas दोनों कहते हैं कि वे कम के साथ ज़्यादा चुकाए कर को भी देखते हैं (Publication 76; Texas Comptroller), इसलिए छूट प्राप्त बिक्री और गलती से लगे कर का सबूत रखें।

कुछ राज्य व्यवसाय को ऑडिट का एक हिस्सा खुद करने देते हैं। California का Managed Audit Program देय पाए गए कर पर आम दर की आधी दर से ब्याज लेता है, और अनुरोध स्वीकार करना राज्य तय करता है (Publication 53)। Texas managed audit का अनुरोध audit notification letter की तारीख के 60 दिन के भीतर माँगता है (Texas notice of routine audit)।

बिक्री कर ऑडिट की तैयारी मैं कैसे करूँ?

तैयारी का मतलब है यह दिखाना कि आपके रिटर्न आपकी बही से मेल खाते हैं और हर बिना कर की बिक्री की कोई वजह है। क्रम से:

1. अवधियाँ सूचीबद्ध करें। नोटिस की अवधियों के लिए फ़ाइल किया हर रिटर्न निकालें, शून्य रिटर्न सहित, हर एक के पीछे के वर्कपेपर (शेड्यूल और नोट) के साथ।
2. राज्य और अवधि के हिसाब से बिक्री बनाएँ। चालानों, point-of-sale सिस्टम या ऑर्डर एक्सपोर्ट से सकल, कर योग्य, छूट प्राप्त और मार्केटप्लेस बिक्री का जोड़, और लिया गया कर निकालें।
3. तीन जोड़ मिलाएँ। बही की बिक्री को राज्य के रिटर्न और संघीय रिटर्न की सकल प्राप्तियों से मिलाएँ, और हर अंतर समझाएँ। मार्केटप्लेस बिक्री इसका आम कारण है: रिटर्न पर वह कैसे दिखती है, इसके लिए बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना देखें, और मार्केटप्लेस के रिकॉर्ड रखें, जिन्हें Texas सभी मार्केटप्लेस बिक्री के लिए कम से कम चार साल माँगता है (Texas मार्केटप्लेस के आम प्रश्न)।
4. वसूला कर और चुकाया कर मिलाएँ। चालानों पर लिया कर बही की देनदारी से, और हर रिटर्न में रिपोर्ट और चुकाई राशि से मिलाएँ।
5. जमा राशियाँ बिक्री से मिलाएँ। बैंक जमा और प्रोसेसर के भुगतान को दर्ज बिक्री से मिलाएँ; भुगतान शुल्क और रिफ़ंड घटकर आते हैं। बिक्री और भुगतान का मिलान देखें।
6. प्रमाणपत्र बिना कर की बिक्री से मिलाएँ। बिना कर की हर बिक्री सूचीबद्ध करें, उसका प्रमाणपत्र लगाएँ, और जो गायब हैं उन्हें अभी माँगें।
7. बिना कर की खरीद सूचीबद्ध करें। Washington और California उपकरण और सप्लाई की खरीद पर उपयोग कर जाँचते हैं (Washington DOR; Publication 76)। उपयोग कर वह है जो आप तब देते हैं जब आपने कर योग्य चीज़ बिना बिक्री कर चुकाए खरीदी; व्यावसायिक खरीद पर उपयोग कर देखें।

अगर मिलान दिखाए कि कर कम रिपोर्ट हुआ था, तो रिटर्न संशोधित करना है या नहीं और कब, यह जवाब की तारीख से पहले लेने का फ़ैसला है; पहले हिस्से में बताया California का, ऑडिट सौंपे जाने के बाद फ़ाइल संशोधित रिटर्न का व्यवहार, एक उदाहरण है। अगर बही इतनी पीछे है कि चरण 2 से 5 नहीं हो सकते, तो पहले उसे दोबारा बनाना होगा। जो कुछ आप सौंपते हैं उसकी सूची रखें; California अपने दफ़्तर में छोड़े रिकॉर्ड की रसीद देता है (Publication 76)।

क्या मुझे ऑडिट की समय-सीमा बढ़ाने वाले समझौते पर हस्ताक्षर करने चाहिए?

समय-सीमा की माफ़ी (waiver), जिसे consent या statute waiver भी कहते हैं, आपकी लिखित सहमति है कि राज्य अपनी सामान्य सीमा के बाद भी कर निर्धारित कर सकता है। यह ऑडिट को और समय देती है और और अवधियाँ खुली रखती है।

• Washington: अगर करदाता ने लिखित माफ़ी पर हस्ताक्षर किए हों, तो विभाग आम चार साल के बाद भी निर्धारण कर सकता है, और इससे रिफ़ंड या क्रेडिट की अवधि भी बढ़ती है (RCW 82.32.050)।
• California: ऑडिटर बड़ी देरी के लिए समय-सीमा की माफ़ी माँग सकता है। यह और कर निर्धारित करने की समय-सीमा बढ़ाती है, और ज़्यादातर कार्यक्रमों में आपको उस अवधि के लिए रिफ़ंड का दावा करने देती है (Publication 76)।
• New York: राज्य आपकी लिखित सहमति के बिना तीन साल से आगे ऑडिट नहीं कर सकता, और आप और विभाग सीमा खत्म होने से पहले लिखित में बढ़ाने पर सहमत हो सकते हैं (Publication 130-F; Publication 131)।
• Texas: ऑडिटर को ऑडिट शुरू होने से पहले माफ़ी नहीं माँगनी चाहिए, जब तक आप असामान्य रूप से लंबी देरी न माँगें (Texas notice of routine audit)। बाद में independent audit review conference, यानी Comptroller के ऐसे समीक्षक के साथ अनौपचारिक बैठक जो आपके ऑडिट में नहीं था, उपलब्ध नहीं होती अगर वह समय पर नहीं हो सकती और आप माफ़ी पर हस्ताक्षर करने से इनकार करते हैं (Texas contesting audits)।

हस्ताक्षर से पहले तय करें कि यह किन करों और अवधियों को कवर करती है, कितने समय चलती है, और देरी आपने माँगी है या राज्य को चाहिए। सही जवाब इस पर टिका है कि अवधियाँ अपनी सीमा के कितने पास हैं, रिकॉर्ड कितने तैयार हैं और रिफ़ंड के दावे हैं या नहीं, इसलिए यह वह मोड़ है जहाँ पेशेवर विवेक मायने रखता है।

अगर ऑडिट में पता चले कि मुझ पर बिक्री कर बनता है तो क्या होता है?

ऑडिट बिना बदलाव, देय कर, या आपके ज़्यादा चुकाए कर के रिफ़ंड पर खत्म हो सकता है (New York Tax Department)। जब कर देय हो, तो राज्य पहले अपने निष्कर्ष साझा करता है, फिर कर, ब्याज और जुर्माने दिखाता बिल भेजता है। आप आम तौर पर उस राशि पर ब्याज रोकने के लिए पूरा या कुछ हिस्सा जल्दी चुका सकते हैं।

Texas की ऑडिट माफ़ियाँ आम तौर पर उन अवधियों तक सीमित हैं जो मूल रूप से समय पर फ़ाइल हुई थीं, और फ़ैसले से असहमति redetermination hearing तक जा सकती है (Penalty Waivers)। New York आम तौर पर किस्तें देता है अगर आप पूरा नहीं चुका सकते, हालाँकि ब्याज और संभवतः जुर्माने चलते रहते हैं (Publication 130-F)।

कुछ मामलों में भारी जुर्माने लगते हैं। California वसूले पर जानबूझकर जमा न किए कर पर 40% जोड़ता है, न्यूनतम आकार की परीक्षा के अधीन (R&TC 6597), और धोखाधड़ी या कर चोरी के इरादे पर 25% (R&TC 6485)। Washington कर चोरी के इरादे पर अतिरिक्त कर का 50% जोड़ता है (RCW 82.32.090)। Texas धोखाधड़ी या कर चोरी के इरादे पर, और ऑडिट पर असर डालने के लिए रिकॉर्ड बदलने, नष्ट करने या छिपाने पर भी, 50% जोड़ता है (Tax Code 111.061)। New York के अपने धोखाधड़ी जुर्माने हैं (Tax Bulletin ST-805)।

जो बिक्री कर आपने ग्राहकों से लिया और जमा नहीं किया, उसे उस कर से ज़्यादा सख्ती से देखा जाता है जो आपने कभी लिया ही नहीं। Texas और Washington के स्वैच्छिक प्रकटीकरण कार्यक्रम आम तौर पर सीमित करते हैं कि आप कितने पीछे तक चुकाएँ, पर पहले ही वसूले कर पर कोई सीमा नहीं रखते (Texas; Washington), और New York पंजीकृत विक्रेता को वह ट्रस्टी कहता है जो वह पैसा राज्य के लिए रखता है (Tax Bulletin ST-770)। एकल स्वामी इसे सीधे चुकाता है। संस्था में, इन चारों राज्यों में एक नियम भी है जो स्वामी, अधिकारी या किसी अन्य ज़िम्मेदार व्यक्ति को उसके लिए व्यक्तिगत रूप से देनदार बना सकता है, शर्तें राज्य के अनुसार अलग हैं (Washington; Texas; New York; California)। न वसूले गए बिक्री कर की भरपाई और बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना देखें।

मैं बिक्री कर ऑडिट से असहमति कैसे जताऊँ, और कितनी जल्दी?

हर असहमति पहले ऑडिटर के सामने रखें, फिर नोटिस की समय-सीमा के भीतर बिल की अपील करें। औपचारिक समय-सीमा छोटी है और कुछ राज्यों में बढ़ाई नहीं जा सकती। Petition, statement of grounds या लिखित अपील आपकी औपचारिक लिखित असहमति है; नोटिस बताता है कि आपका राज्य इसे क्या कहता है।

अगर आप समय-सीमा चूक जाएँ, तो रास्ता बदल जाता है। Washington कहता है कि पहले चुकाएँ और फिर रिफ़ंड के लिए petition करें, और Texas पूरी देयता चुकाए जाने पर आख़िरी तारीख से छह महीने के भीतर रिफ़ंड hearing का अनुरोध करने देता है (Washington DOR; Texas Comptroller)। California में कानून का रास्ता है पूरा चुकाना और रिफ़ंड का दावा फ़ाइल करना, हालाँकि अगर नोटिस में गलती हो सकती है तो CDTFA अपने विवेक से देर से अपील को administrative protest के रूप में स्वीकार कर सकता है (Publication 17)। New York कहता है कि अपील की समय-सीमाएँ Tax Law तय करता है और उन्हें बढ़ाया नहीं जा सकता (Publication 130-F)।

Jeopardy determination, जो तब जारी होता है जब राज्य मानता है कि देरी से वसूली खतरे में पड़ेगी, छोटी घड़ी पर चलता है: Texas इसे जारी होने के 20 दिन बाद अंतिम मानता है, और California सुरक्षा जमा के साथ petition के लिए 10 दिन देता है (Texas Comptroller; Publication 17)।

Texas के statement of grounds में विवादित मदें, अलग-अलग या श्रेणी के हिसाब से, तथ्यात्मक आधार, और अगर आप कानून की राज्य की व्याख्या से असहमत हैं तो कानूनी आधार देना होता है। अपने नोटिस पर छपी समय-सीमा इस्तेमाल करें, इस गाइड की नहीं।

क्या राज्य के संपर्क करने के बाद भी मैं स्वैच्छिक प्रकटीकरण इस्तेमाल कर सकता हूँ?

आम तौर पर उस कर और उन अवधियों के लिए नहीं जिनके बारे में राज्य ने आपसे संपर्क किया है। प्रकटीकरण कार्यक्रम उन व्यवसायों के लिए बने हैं जो पहले खुद आगे आते हैं।

• Multistate Tax Commission और Texas: दोनों चाहते हैं कि राज्य ने आपका ऑडिट न किया हो और कर के दायित्व या देयता के बारे में आपसे संपर्क न किया हो (MTC Nexus FAQ; Texas Comptroller)।
• New York: आवेदक का उस कर के प्रकार और उन सालों के लिए ऑडिट न चल रहा हो जिन्हें वह प्रकट कर रहा है, और उसे उन करों का बिल न मिला हो (New York VDP)।
• Washington: पिछले चार साल और चालू वर्ष में प्रवर्तन के उद्देश्य से जिस व्यवसाय से संपर्क हुआ, वह शायद पात्र न हो, और notice of audit या business activities प्रश्नावली पूरी करने का अनुरोध संपर्क गिना जाता है (Washington DOR)।

हर कार्यक्रम अपनी परीक्षा अपने राज्य के हिसाब से लिखता है, और यहाँ पढ़े कार्यक्रम यह नहीं बताते कि दूसरे राज्य का संपर्क मायने रखता है या नहीं। पंजीकरण या फ़ाइलिंग से पहले हर कार्यक्रम से उसके चरणों का क्रम पूछें। चालू ऑडिट में कुछ राज्य managed audit, जुर्माना माफ़ी का अनुरोध या जल्दी भुगतान देते हैं; हर एक की अपनी शर्तें और समय-सीमा है। संपर्क से पहले खुलने वाले कार्यक्रम न वसूले गए बिक्री कर की भरपाई में हैं।

क्या मुझे अपनी ओर से ऑडिटर से बात करने के लिए किसी की ज़रूरत है?

इन चारों राज्यों में से कोई प्रतिनिधि अनिवार्य नहीं करता, और हर राज्य आपको चुनने देता है। Texas कहता है कि पेशेवर प्रतिनिधित्व व्यावसायिक फ़ैसला है (Texas Comptroller)। New York आपको कर पेशेवर को नामित करने का अधिकार देता है (New York Tax Department)। California चाहता है कि पहले संपर्क में बताएँ कि कोई अकाउंटेंट या बहीखाता विशेषज्ञ ऑडिट सँभालेगा (Publication 76)। Washington प्रतिनिधि के दफ़्तर में ऑडिट की अनुमति देता है (Washington DOR)।

अधिकार लिखित में दें: New York बाध्यकारी फ़ैसलों के लिए Form POA-1 माँगता है, और Texas तीसरे पक्ष द्वारा भेजे statement of grounds के साथ power of attorney या अन्य लिखित प्राधिकरण माँगता है (Texas Comptroller)। सबसे अहम फ़ैसले ये हैं: क्या सौंपा जाए, नमूना स्वीकार करें या नहीं, और माफ़ी पर हस्ताक्षर करें या नहीं।

जिस व्यवसाय का एक ही राज्य है, रिकॉर्ड पूरे हैं और रिटर्न बही से मिलते हैं, वह ऑडिट खुद सँभालना चुन सकता है। बाहरी मदद पर विचार करना चाहिए जब बही और रिटर्न न मिलें, कई राज्य या मार्केटप्लेस बिक्री शामिल हो, या राज्य अपील की समय-सीमा से पहले नमूना, माफ़ी या भुगतान माँगे।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं। सभी राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं, और दरें अनुमान हैं, किसी राज्य की प्रकाशित दरें नहीं।

बिना पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र वाला Texas का विक्रेता

Texas के एक ऑनलाइन विक्रेता की साल की बिक्री US$400,000 है और ऑडिट अवधि चार साल की है। उसमें से लगभग US$100,000 सालाना बिक्री Texas के व्यावसायिक ग्राहकों को पहुँचाई गई थी, और विक्रेता ने उनके लिए कोई पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र नहीं रखे। Texas ऑडिट में राज्य में डिलीवरी की बिक्री को कर योग्य मानता है, जब तक प्रमाणपत्र स्वीकार न हो। समझाने के लिए 8.25% की संयुक्त दर पर यह US$8,250 सालाना और चार सालों में US$33,000 है, जुर्माने और ब्याज से पहले। राज्य के दिए समय के भीतर सौंपे वैध प्रमाणपत्र उन बिक्री को बिना कर की ठहरा सकते हैं; बाद के शायद नहीं।

New York का खुदरा विक्रेता और एक महीने का परीक्षण

New York के एक खुदरा विक्रेता की तीन साल के ऑडिट में US$3,000,000 की बिक्री है। ऑडिटर एक महीना जाँचता है और पाता है कि उस महीने की 5% बिक्री पर कर नहीं लगा था। अगर राज्य 5% पूरी अवधि पर लागू करे, तो US$150,000 की बिक्री कर योग्य मानी जाती है। समझाने के लिए 8% की संयुक्त दर पर बिल लगभग US$12,000 है, ब्याज और किसी भी जुर्माने के अलावा।

Washington की ऑडिट रिपोर्ट और 30 दिन की घड़ी

Washington की एक ऑडिट रिपोर्ट US$20,000 निर्धारित करती है। विक्रेता US$12,000 से सहमत है और US$8,000 पर असहमत। वह US$12,000 चुकाता है और नोटिस के 30 दिन के भीतर लिखित petition फ़ाइल करता है। विवादित US$8,000 पर ब्याज चुकाने या विवाद खत्म होने तक चलता रहता है। अगर विक्रेता 45वें दिन फ़ाइल करता है, तो petition देर से है: उसे पूरे US$20,000 चुकाने होंगे, साथ में नोटिस की देय तारीख के बाद न चुकाए कर पर ऊँचा जुर्माना, और फिर रिफ़ंड के लिए petition करना होगा।

आपके मामले में अलग हो तो?

• आपको बिक्री कर वसूलना था और नहीं वसूला, और किसी राज्य ने आपसे संपर्क नहीं किया: स्वैच्छिक प्रकटीकरण अब भी खुला हो सकता है। न वसूले गए बिक्री कर की भरपाई देखें।
• आप तय नहीं कर पा रहे कि कहाँ वसूलना है: बिक्री कर कब वसूलना ज़रूरी है देखें।
• आपके प्रमाणपत्र गायब या अधूरे हैं: ग्राहकों से छूट प्रमाणपत्र देखें।
• रिटर्न गायब हैं, या आपने शून्य रिटर्न फ़ाइल किए: बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना देखें।
• भुगतान, शुल्क और रिफ़ंड आपकी बिक्री से मेल नहीं खाते: बिक्री और भुगतान का मिलान देखें।
• राज्य नहीं, IRS व्यवसाय का ऑडिट कर रहा है: छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट देखें।
• किसी निवेशक की समीक्षा में न वसूला बिक्री कर मिला: जाँच-पड़ताल में मिला बिक्री कर का जोखिम देखें।
• राज्य के ऑडिटर ने रिकॉर्ड माँगे हैं और आपकी बही आपके फ़ाइल किए रिटर्न से मेल नहीं खाती: क्या सौंपना है, नमूना स्वीकार करना है या माफ़ी पर हस्ताक्षर करने हैं, और ऑडिटर से कौन बात करेगा, ये पहले फ़ैसले हैं। नोटिस और नामित अवधियों के रिटर्न इकट्ठा करें, फिर बहीखाते की मदद देखें।
• कई राज्य, मार्केटप्लेस, भुगतान की समय-सीमा, या वसूला पर जमा न किया कर शामिल है, जिसमें स्वामी की संभावित व्यक्तिगत देयता भी है: नोटिस, रिटर्न और बिक्री का इतिहास इकट्ठा करें और बहीखाते की समीक्षा लें।