Kiểm tra thuế bán hàng: hồ sơ cần chuẩn bị và cách ứng phó

Tôi làm gì trước tiên khi tiểu bang gửi thư kiểm tra thuế bán hàng hoặc yêu cầu cung cấp thông tin?

Một cuộc kiểm tra thuế bán hàng của tiểu bang đối chiếu tờ khai bạn đã nộp với hồ sơ của bạn. Mỗi tiểu bang tự đặt hạn chót, nên ngày ghi trên thông báo của bạn là ngày có hiệu lực. Hãy đọc trước ba điều: loại thuế và các kỳ được nêu, những gì thông báo yêu cầu bạn gửi, và ngày tiểu bang muốn có câu trả lời. Cuộc kiểm tra của Washington còn bao gồm thuế kinh doanh và nghề nghiệp (business and occupation), thuế sử dụng và thuế tiện ích công (Washington DOR), còn New York có thể mở rộng cuộc kiểm tra sang các loại thuế khác (Publication 131), vì vậy hãy hỏi những loại thuế nào nằm trong phạm vi kiểm tra.

Thư có thể được gọi là thông báo kiểm tra, yêu cầu cung cấp thông tin và tài liệu (IDR), bảng câu hỏi hoặc yêu cầu cung cấp hồ sơ. Texas gửi thông báo kèm bảng câu hỏi (Texas Comptroller), New York thường gửi thư yêu cầu thông tin (New York Tax Department), California thường gọi điện trước (CDTFA Publication 76), và kiểm tra viên của Washington liên hệ để hẹn lịch làm việc (Washington DOR). Bốn tiểu bang này cho thấy cách làm thường gặp; với tiểu bang khác, hãy đọc quyền và hạn chót ghi trên thông báo và trên trang kiểm tra của cơ quan thuế tiểu bang đó.

Thư chỉ hỏi bạn có kinh doanh trong tiểu bang hay không, hoặc yêu cầu bạn đăng ký, là loại thông báo khác với kiểm tra; Washington liệt kê bảng câu hỏi về hoạt động kinh doanh và thông báo kiểm tra là hai loại liên hệ riêng (Washington DOR). Nếu bạn chưa bao giờ đăng ký, hãy bắt đầu với truy nộp thuế bán hàng chưa thu.

Trước khi trả lời:

1. Ghi lịch ngày phải trả lời, và đề nghị bằng văn bản cho thêm thời gian nếu bạn cần. New York chấp thuận phần lớn yêu cầu gia hạn ngày đến hạn (New York Tax Department), và California thường cho hai đến ba tuần để chuẩn bị. Texas cho 30 ngày để cung cấp hồ sơ mà Texas liệt kê bằng văn bản; theo yêu cầu hợp lý, kiểm tra viên có thể cho thêm 30 ngày hoặc một thời gian hợp lý tối đa 90 ngày, và yêu cầu gia hạn lần hai chỉ nên được chấp thuận khi có khó khăn ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nếu không cung cấp hồ sơ kịp thời, cuộc kiểm tra sẽ dựa trên số ước tính (thông báo kiểm tra định kỳ của Texas).
2. Hãy giữ mọi hồ sơ của kỳ kiểm tra cho đến khi cuộc kiểm tra và mọi khiếu nại kết thúc (Texas; California).
3. Nếu bạn nộp tờ khai điều chỉnh kèm thanh toán sau khi hồ sơ đã được giao cho kiểm tra viên, California coi tờ khai điều chỉnh là hồ sơ bổ sung và ghi khoản thanh toán vào cuộc kiểm tra, nhờ đó tiền lãi trên số tiền đã trả ngừng tính (Publication 76).

Yêu cầu hồ sơ về tờ khai của một tiểu bang khớp với sổ sách thường có thể tự trả lời trong nội bộ. Một cuộc kiểm tra thuế bán hàng cần đến phán đoán chuyên môn khi doanh thu trải ra nhiều tiểu bang hoặc đi qua sàn thương mại, tờ khai không khớp với sổ sách, có kỳ không có tờ khai hoặc chưa đăng ký, thiếu giấy chứng nhận, đã thu thuế nhưng chưa nộp, chủ sở hữu có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân, ngày trả lời đã gần mà sổ sách chưa sẵn sàng, hoặc tiểu bang đề nghị bạn chấp nhận một mẫu hay ký văn bản gia hạn thời hiệu (waiver).

Hãy gom thông báo, mọi tờ khai của các kỳ được nêu, sổ nhật ký bán hàng hoặc bản xuất hóa đơn, sao kê của bên xử lý thanh toán và ngân hàng, giấy chứng nhận, hóa đơn mua hàng và tờ khai thuế liên bang.

Tiểu bang kiểm tra thuế bán hàng của tôi ngược về bao lâu?

Một tiểu bang thường kiểm tra khoảng ba đến bốn năm, nhưng khoảng thời gian thông thường không phải giới hạn pháp lý, và kỳ không có tờ khai có thể bị truy ngược xa hơn. Bảng dưới đây nêu bốn tiểu bang; tiểu bang của bạn có thể khác.

Doanh nghiệp mới bắt đầu hai năm trước chỉ có những kỳ đó để xem xét. Ngoại lệ là kỳ mà doanh nghiệp lẽ ra phải đăng ký hoặc phải nộp tờ khai: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng và nộp tờ khai thuế bán hàng.

Kiểm tra viên thuế bán hàng sẽ yêu cầu những hồ sơ nào?

Kiểm tra viên yêu cầu những hồ sơ cho thấy bạn đã bán gì, đã tính thuế bao nhiêu, đã khai gì và vì sao một giao dịch bán không bị tính thuế. Danh sách ở các tiểu bang tương tự nhau, và kiểm tra viên có thể yêu cầu thêm.

Nguồn: Washington DOR, Texas Comptroller, New York Tax Bulletin ST-770 và CDTFA Publication 76.

Kiểm tra viên của California có thể kiểm tra bằng cách so sánh tổng doanh thu trong sổ sách với doanh thu trên tờ khai thuế bán hàng và tờ khai thuế thu nhập, so sánh thuế đã thu với thuế đã khai, và so sánh các giao dịch bán lại được khai với khách hàng mua để bán lại (Publication 76). Hãy tự làm các phép so sánh đó trước. Về thời gian lưu giữ, xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Nếu hồ sơ hoặc giấy chứng nhận bán lại của tôi chưa đầy đủ thì sao?

Tiểu bang không thể xác minh một giao dịch bán từ hồ sơ của bạn có thể ước tính thuế hoặc coi giao dịch đó là chịu thuế, vì vậy hãy báo sớm cho kiểm tra viên những gì bạn có.

• Texas: không giữ hoặc không cung cấp hồ sơ có thể dẫn đến việc ước tính thuế hoặc đình chỉ giấy phép, và giao dịch bán không có giấy chứng nhận bán lại hoặc miễn thuế được lưu giữ bị coi là chịu thuế trong kiểm tra (Texas Comptroller).
• New York: tiểu bang chỉ có thể ước tính thuế bán hàng nếu bạn không có hồ sơ hoặc hồ sơ không đầy đủ (Publication 131). Tiểu bang xếp băng tổng kết hằng ngày, báo cáo tóm tắt và hóa đơn không đánh số vào loại hồ sơ không đầy đủ (Tax Bulletin ST-770).
• California: bạn có thể phải dựng lại hồ sơ, đôi khi từ những gì nhà cung cấp hoặc khách hàng đang giữ, hoặc kiểm tra viên có thể ước tính; hồ sơ không đầy đủ làm phát sinh thêm thuế có thể bị phạt do sơ suất (negligence) (Publication 76).
• Washington: người bán phải chứng minh một giao dịch là bán sỉ, và giao dịch không có giấy phép hoặc giấy chứng nhận thông thường vẫn có thể được chứng minh bằng các sự kiện và hoàn cảnh theo quy định của Sở Thuế vụ Washington (RCW 82.04.470).

Texas đặt một khoảng thời gian cố định. Khoản khấu trừ cần giấy chứng nhận bán lại hoặc miễn thuế sẽ bị bác nếu bạn không giữ giấy chứng nhận trong vòng 90 ngày kể từ thông báo bằng văn bản của Comptroller yêu cầu giấy chứng nhận đó, hoặc đến một ngày muộn hơn mà bạn thỏa thuận với Comptroller; giấy chứng nhận giao sau thời điểm đó không thể hỗ trợ khoản khấu trừ (Tax Code 151.054(e)). Khi cuộc kiểm tra đã được lập thông báo thu thuế và bạn yêu cầu đúng hạn một phiên điều trần xem xét lại (redetermination hearing, tức bước xem xét chính thức khoản thuế bị thu), quy định của Comptroller cũng cho 90 ngày kể từ yêu cầu bằng văn bản của Comptroller ở giai đoạn đó (Texas Comptroller rule changes). Hãy xin các giấy chứng nhận còn thiếu ngay khi thông báo đến. Giấy chứng nhận nào được chấp nhận được nêu trong giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng.

Kiểm tra viên sẽ kiểm tra mọi giao dịch bán hay chỉ lấy mẫu?

Kiểm tra viên có thể xem từng giao dịch, một kỳ thử hoặc một mẫu, và tỷ lệ sai sót tìm thấy trong mẫu có thể được suy rộng ra toàn bộ kỳ kiểm tra. Texas và California đều kiểm tra một phần hồ sơ trước và đi sâu hơn nếu xuất hiện sai sót (thông báo kiểm tra định kỳ của Texas; Publication 76).

Trong một cuộc kiểm tra theo mẫu điển hình, kiểm tra viên kiểm một phần, chẳng hạn một tháng hoặc một tập hóa đơn chọn ngẫu nhiên, và tìm tỷ lệ giao dịch bị tính thuế sai; tiểu bang có thể áp tỷ lệ đó cho toàn bộ doanh thu trong kỳ, rồi áp dụng thuế suất và cộng tiền lãi, tiền phạt (thông báo kiểm tra định kỳ của Texas).

Texas thông báo cho bạn về việc lấy mẫu và giải thích cách suy rộng sai sót (Texas Comptroller). California và Washington trao đổi với bạn về kế hoạch lấy mẫu (Publication 76; Washington DOR). New York có thể dùng kiểm tra chi tiết, kỳ thử hoặc mẫu thống kê (Publication 131), và hướng dẫn về kiểm tra thuế bán hàng có hỗ trợ máy tính của New York nêu rằng khi sổ sách và hồ sơ đầy đủ, tiểu bang cần sự đồng ý của bạn trước khi ấn định thuế từ một cuộc kiểm tra không làm chi tiết (Publication 132).

Hồ sơ khớp với nhau giúp có thể kiểm tra chi tiết: New York cho biết hồ sơ không thể đối chiếu với sổ sách và tờ khai có thể bị coi là không đầy đủ, và tiểu bang có thể dùng phương pháp khác như lấy mẫu (Tax Bulletin ST-770). Khoản nộp thừa cũng được tính. California và Texas đều cho biết họ tìm cả thuế nộp thừa lẫn nộp thiếu (Publication 76; Texas Comptroller), vì vậy hãy giữ chứng từ cho các giao dịch bán miễn thuế và thuế tính nhầm.

Một số tiểu bang cho doanh nghiệp tự làm một phần cuộc kiểm tra. Chương trình Managed Audit của California tính tiền lãi trên số thuế phát hiện còn nợ ở mức bằng một nửa mức thông thường, và tiểu bang quyết định có chấp nhận yêu cầu hay không (Publication 53). Texas yêu cầu đề nghị managed audit trong vòng 60 ngày kể từ ngày ghi trên thư thông báo kiểm tra (thông báo kiểm tra định kỳ của Texas).

Tôi chuẩn bị thế nào cho một cuộc kiểm tra thuế bán hàng?

Chuẩn bị nghĩa là chứng minh tờ khai khớp với sổ sách và mỗi giao dịch bán không tính thuế đều có lý do. Theo thứ tự:

1. Liệt kê các kỳ. Lấy mọi tờ khai đã nộp cho các kỳ trong thông báo, kể cả tờ khai bằng không, cùng bảng tính hỗ trợ (các bảng và ghi chú) đi kèm từng tờ khai.
2. Lập doanh thu theo tiểu bang và kỳ. Từ hóa đơn, hệ thống bán hàng tại quầy hoặc bản xuất đơn hàng, cộng tổng doanh thu gộp, doanh thu chịu thuế, doanh thu miễn thuế, doanh thu qua sàn thương mại và thuế đã tính.
3. Đối chiếu ba tổng số. So doanh thu trong sổ sách với tờ khai của tiểu bang và với tổng thu trên tờ khai liên bang, rồi giải thích từng chênh lệch. Doanh thu qua sàn thương mại là chênh lệch thường gặp: xem nộp tờ khai thuế bán hàng để biết chúng xuất hiện thế nào trên tờ khai, và giữ hồ sơ của sàn, mà Texas yêu cầu giữ ít nhất bốn năm cho mọi giao dịch bán qua sàn (câu hỏi thường gặp về sàn thương mại của Texas).
4. Đối chiếu thuế đã thu với thuế đã nộp. So thuế tính trên hóa đơn với khoản nợ thuế trong sổ sách và với số tiền từng tờ khai đã khai và đã nộp.
5. Đối chiếu tiền gửi với doanh thu. So tiền gửi ngân hàng và khoản chuyển về từ bên xử lý thanh toán với doanh thu đã ghi; khoản chuyển về đến sau khi trừ phí và hoàn tiền. Xem đối chiếu doanh thu và khoản chuyển về.
6. Khớp giấy chứng nhận với giao dịch không tính thuế. Liệt kê từng giao dịch bán không tính thuế, đính kèm giấy chứng nhận của giao dịch đó, và xin ngay những giấy còn thiếu.
7. Liệt kê các khoản mua không trả thuế. Washington và California kiểm tra việc mua thiết bị và vật tư xem có thuế sử dụng hay không (Washington DOR; Publication 76). Thuế sử dụng là khoản bạn nợ khi mua một món hàng chịu thuế mà không trả thuế bán hàng; xem thuế sử dụng đối với khoản mua của doanh nghiệp.

Nếu việc đối chiếu cho thấy khai thiếu thuế, việc có điều chỉnh tờ khai hay không và khi nào là quyết định cần đưa ra trước ngày trả lời; cách California xử lý tờ khai điều chỉnh nộp sau khi hồ sơ được giao, nêu ở phần đầu, là một ví dụ. Nếu sổ sách quá chậm để làm các bước 2 đến 5, việc dựng lại sổ sách phải làm trước. Hãy giữ danh sách mọi thứ bạn giao; California cấp biên nhận cho hồ sơ để lại tại văn phòng của họ (Publication 76).

Tôi có nên ký thỏa thuận gia hạn thời hạn kiểm tra không?

Văn bản gia hạn thời hiệu (waiver), còn gọi là waiver đồng ý hoặc waiver thời hiệu, là thỏa thuận bằng văn bản của bạn cho phép tiểu bang ấn định thuế sau thời hạn thông thường. Waiver cho cuộc kiểm tra thêm thời gian và giữ thêm nhiều kỳ ở trạng thái mở.

• Washington: Sở Thuế vụ Washington có thể ấn định thuế sau bốn năm thông thường nếu người nộp thuế đã ký waiver bằng văn bản, waiver này cũng kéo dài thời gian yêu cầu hoàn thuế hoặc ghi có (RCW 82.32.050).
• California: kiểm tra viên có thể yêu cầu waiver khi có chậm trễ đáng kể. Waiver kéo dài hạn chót ấn định thêm thuế và, với hầu hết chương trình, cho phép bạn yêu cầu hoàn thuế cho kỳ mà waiver bao gồm (Publication 76).
• New York: tiểu bang không được kiểm tra quá ba năm nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của bạn, và bạn cùng cơ quan thuế có thể thỏa thuận bằng văn bản về việc gia hạn trước khi hết thời hạn (Publication 130-F; Publication 131).
• Texas: kiểm tra viên không nên yêu cầu waiver trước khi cuộc kiểm tra bắt đầu, trừ khi bạn xin hoãn rất lâu (thông báo kiểm tra định kỳ của Texas). Về sau, buổi họp xem xét kiểm tra độc lập (independent audit review conference), một cuộc gặp không chính thức với nhân viên xem xét của Comptroller không tham gia cuộc kiểm tra của bạn, sẽ không được tổ chức nếu không thể họp kịp thời hạn và bạn từ chối ký waiver (Texas contesting audits).

Trước khi ký, hãy làm rõ waiver bao gồm những loại thuế và kỳ nào, kéo dài bao lâu, và việc trì hoãn là do bạn xin hay do tiểu bang cần. Câu trả lời đúng phụ thuộc vào việc các kỳ còn cách thời hạn bao xa, hồ sơ đã sẵn sàng đến đâu và có yêu cầu hoàn thuế hay không, nên đây là lúc phán đoán chuyên môn quan trọng.

Điều gì xảy ra nếu kiểm tra phát hiện tôi nợ thuế bán hàng?

Một cuộc kiểm tra có thể kết thúc mà không thay đổi gì, với số thuế còn nợ, hoặc với khoản hoàn lại thuế bạn đã nộp thừa (New York Tax Department). Khi còn nợ thuế, tiểu bang trước tiên chia sẻ kết quả, rồi gửi thông báo thu thuế ghi thuế, tiền lãi và tiền phạt. Bạn thường có thể nộp sớm toàn bộ hoặc một phần để ngừng tính lãi trên số tiền đó.

Việc miễn phạt trong kiểm tra của Texas thường chỉ áp dụng cho các kỳ ban đầu được nộp đúng hạn, và nếu không đồng ý với quyết định thì có thể đưa đến phiên điều trần xem xét lại (Penalty Waivers). New York thường cho trả góp nếu bạn không thể trả đủ, dù tiền lãi và có thể cả tiền phạt vẫn tiếp tục tính (Publication 130-F).

Một số trường hợp bị phạt nặng hơn. California cộng thêm 40% khi thuế bị cố ý thu mà không nộp, tùy theo một phép thử về quy mô tối thiểu (R&TC 6597), và 25% đối với gian lận hoặc có ý định trốn thuế (R&TC 6485). Washington cộng thêm 50% số thuế bổ sung khi có ý định trốn thuế (RCW 82.32.090). Texas cộng thêm 50% đối với gian lận hoặc có ý định trốn thuế, và cả khi sửa, hủy hoặc giấu hồ sơ để tác động đến cuộc kiểm tra (Tax Code 111.061). New York có các mức phạt gian lận riêng (Tax Bulletin ST-805).

Thuế bán hàng bạn đã tính của khách hàng mà không nộp bị xử lý nghiêm hơn thuế bạn chưa bao giờ tính. Chương trình tự nguyện khai báo của Texas và Washington thường giới hạn số năm phải trả ngược lại, nhưng không đặt giới hạn cho thuế đã thu (Texas; Washington), và New York gọi người bán đã đăng ký là người ủy thác (trustee) giữ khoản tiền đó cho tiểu bang (Tax Bulletin ST-770). Chủ doanh nghiệp một chủ nợ trực tiếp khoản này. Trong một pháp nhân, mỗi tiểu bang trong bốn tiểu bang này cũng có quy tắc có thể khiến chủ sở hữu, cán bộ điều hành hoặc người chịu trách nhiệm khác phải chịu trách nhiệm cá nhân về khoản đó, với điều kiện khác nhau theo tiểu bang (Washington; Texas; New York; California). Xem truy nộp thuế bán hàng chưa thu và nộp tờ khai thuế bán hàng.

Tôi khiếu nại một cuộc kiểm tra thuế bán hàng thế nào, và nhanh đến đâu?

Hãy nêu từng điểm không đồng ý với kiểm tra viên trước, rồi khiếu nại thông báo thu thuế trong hạn chót ghi trên thông báo. Hạn chót chính thức ngắn và ở một số tiểu bang không thể gia hạn. Đơn kiến nghị (petition), bản trình bày lý do (statement of grounds) hoặc đơn khiếu nại bằng văn bản là văn bản chính thức nêu bất đồng của bạn; thông báo cho biết tiểu bang của bạn gọi là gì.

Nếu bạn trễ hạn chót, hướng xử lý sẽ thay đổi. Washington yêu cầu bạn trả rồi kiến nghị hoàn thuế, và Texas cho phép yêu cầu phiên điều trần hoàn thuế trong vòng sáu tháng kể từ ngày cuối sau khi đã trả đủ khoản phải trả (Washington DOR; Texas Comptroller). Ở California, hướng do luật quy định là trả đủ và nộp yêu cầu hoàn thuế, dù CDTFA có thể, theo quyết định riêng, chấp nhận đơn khiếu nại trễ như một phản đối hành chính (administrative protest) nếu thông báo có thể có sai sót (Publication 17). New York cho biết thời hạn khiếu nại do Tax Law quy định và không thể gia hạn (Publication 130-F).

Ấn định khẩn cấp (jeopardy determination), ban hành khi tiểu bang cho rằng chậm trễ sẽ đe dọa việc thu thuế, chạy theo đồng hồ ngắn hơn: Texas coi đó là chung cuộc sau 20 ngày kể từ ngày ban hành, và California cho 10 ngày để kiến nghị kèm tiền ký quỹ bảo đảm (Texas Comptroller; Publication 17).

Bản trình bày lý do của Texas phải liệt kê các khoản tranh chấp, từng khoản hoặc theo nhóm, nêu cơ sở thực tế, và dẫn căn cứ pháp lý nếu bạn không đồng ý với cách tiểu bang hiểu luật. Hãy dùng hạn chót in trên thông báo của chính bạn, không dùng hạn chót trong hướng dẫn này.

Tôi còn dùng được tự nguyện khai báo khi tiểu bang đã liên hệ với tôi không?

Nói chung là không, đối với loại thuế và các kỳ mà tiểu bang đã liên hệ với bạn. Các chương trình khai báo được thiết kế cho doanh nghiệp chủ động đến trước.

• Multistate Tax Commission và Texas: cả hai yêu cầu tiểu bang chưa kiểm tra bạn hoặc liên hệ với bạn về nghĩa vụ hoặc khoản nợ thuế đó (MTC Nexus FAQ; Texas Comptroller).
• New York: người nộp đơn không được đang bị kiểm tra về loại thuế và các năm mà mình khai báo, và không được nhận thông báo thu thuế cho các khoản thuế đó (New York VDP).
• Washington: doanh nghiệp bị liên hệ vì mục đích thi hành trong bốn năm gần nhất cộng năm hiện tại có thể không đủ điều kiện, và thông báo kiểm tra hoặc yêu cầu hoàn tất bảng câu hỏi về hoạt động kinh doanh được tính là liên hệ (Washington DOR).

Mỗi chương trình diễn đạt điều kiện theo tiểu bang của mình, và các chương trình đã đọc ở đây không nói liên hệ từ tiểu bang khác có ảnh hưởng hay không. Hãy hỏi từng chương trình về thứ tự các bước trước khi đăng ký hoặc nộp tờ khai. Trong một cuộc kiểm tra đang mở, một số tiểu bang có managed audit, đề nghị miễn phạt hoặc nộp sớm; mỗi lựa chọn có điều kiện và hạn chót riêng. Các chương trình mở trước khi bị liên hệ nằm trong truy nộp thuế bán hàng chưa thu.

Tôi có cần người thay mặt nói chuyện với kiểm tra viên không?

Không tiểu bang nào trong bốn tiểu bang này bắt buộc có người đại diện, và tiểu bang nào cũng cho bạn chọn người đại diện. Texas cho biết việc thuê đại diện chuyên môn là quyết định kinh doanh (Texas Comptroller). New York cho bạn quyền chỉ định một chuyên gia thuế (New York Tax Department). California yêu cầu bạn nói ngay lần liên hệ đầu nếu kế toán viên hoặc nhân viên ghi sổ sẽ xử lý cuộc kiểm tra (Publication 76). Washington cho phép tiến hành kiểm tra tại văn phòng của người đại diện (Washington DOR).

Hãy ghi rõ quyền hạn bằng văn bản: New York yêu cầu Form POA-1 cho các quyết định có tính ràng buộc, và Texas yêu cầu giấy ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền khác khi bên thứ ba gửi bản trình bày lý do (Texas Comptroller). Các quyết định quan trọng nhất là giao những gì, có chấp nhận lấy mẫu hay không, và có ký waiver hay không.

Doanh nghiệp chỉ ở một tiểu bang, có hồ sơ đầy đủ và tờ khai khớp với sổ sách có thể chọn tự xử lý cuộc kiểm tra. Nên cân nhắc nhờ hỗ trợ bên ngoài khi sổ sách và tờ khai không khớp, liên quan đến nhiều tiểu bang hoặc doanh thu qua sàn thương mại, hoặc tiểu bang yêu cầu một mẫu, một waiver hay một khoản thanh toán trước hạn chót khiếu nại.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ, và các thuế suất là giả định, không phải thuế suất do tiểu bang công bố.

Người bán tại Texas không có giấy chứng nhận bán lại

Một người bán trực tuyến tại Texas có doanh thu US$400.000 mỗi năm và kỳ kiểm tra bốn năm. Khoảng US$100.000 mỗi năm trong số đó giao cho khách hàng doanh nghiệp tại Texas, và người bán không giữ giấy chứng nhận bán lại cho các giao dịch này. Texas coi các giao dịch bán giao trong tiểu bang là chịu thuế trong kiểm tra, trừ khi giấy chứng nhận được chấp nhận. Với thuế suất kết hợp minh họa 8,25%, đó là US$8.250 mỗi năm và US$33.000 trong bốn năm, trước tiền phạt và tiền lãi. Giấy chứng nhận hợp lệ giao trong thời hạn tiểu bang cho phép có thể chứng minh các giao dịch này không chịu thuế; giấy giao muộn hơn có thể không được chấp nhận.

Nhà bán lẻ tại New York và kỳ kiểm tra thử một tháng

Một nhà bán lẻ tại New York có doanh thu US$3.000.000 trong cuộc kiểm tra ba năm. Kiểm tra viên kiểm một tháng và thấy 5% doanh thu của tháng đó không bị tính thuế. Nếu tiểu bang áp 5% cho cả kỳ, US$150.000 doanh thu bị coi là chịu thuế. Với thuế suất kết hợp minh họa 8%, số thuế bị thu là khoảng US$12.000 cộng tiền lãi và mọi khoản tiền phạt.

Báo cáo kiểm tra của Washington và hạn 30 ngày

Một báo cáo kiểm tra của Washington ấn định US$20.000. Người bán đồng ý với US$12.000 và tranh chấp US$8.000. Người bán trả US$12.000 và nộp đơn kiến nghị bằng văn bản trong 30 ngày kể từ ngày thông báo. Tiền lãi tiếp tục tính trên US$8.000 tranh chấp cho đến khi trả xong hoặc tranh chấp kết thúc. Nếu người bán nộp vào ngày thứ 45, đơn kiến nghị bị trễ: người bán phải trả đủ US$20.000, cộng khoản phạt cao hơn cho thuế chưa trả sau ngày đến hạn của thông báo, rồi kiến nghị hoàn thuế.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn lẽ ra phải thu thuế bán hàng nhưng chưa thu, và chưa có tiểu bang nào liên hệ: tự nguyện khai báo có thể vẫn còn mở. Xem truy nộp thuế bán hàng chưa thu.
• Bạn chưa chắc mình phải thu thuế ở đâu: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Giấy chứng nhận của bạn bị thiếu hoặc chưa đầy đủ: xem giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng.
• Thiếu tờ khai, hoặc bạn đã nộp tờ khai bằng không: xem nộp tờ khai thuế bán hàng.
• Khoản chuyển về, phí và hoàn tiền không khớp với doanh thu: xem đối chiếu doanh thu và khoản chuyển về.
• IRS, không phải tiểu bang, đang kiểm tra doanh nghiệp: xem kiểm tra của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ.
• Cuộc rà soát của nhà đầu tư phát hiện thuế bán hàng chưa thu: xem rủi ro thuế bán hàng phát hiện khi thẩm định.
• Kiểm tra viên của tiểu bang đã yêu cầu hồ sơ và sổ sách của bạn không khớp với tờ khai đã nộp: giao những gì, có chấp nhận lấy mẫu hay ký waiver không, và ai nói chuyện với kiểm tra viên là các quyết định đầu tiên. Hãy gom thông báo và tờ khai của các kỳ được nêu, rồi xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Liên quan đến nhiều tiểu bang, sàn thương mại, hạn thanh toán, hoặc thuế đã thu nhưng chưa nộp, kể cả khả năng chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm cá nhân: hãy gom thông báo, tờ khai và lịch sử doanh thu cho một đợt rà soát sổ sách kế toán.