밀린 장부 정리 비용: 견적서에 들어가야 할 내용

밀린 장부 정리에는 비용이 얼마나 드나요?

미국 정부 기관 중 밀린 장부 정리의 가격을 공개하는 곳은 없습니다. 따라서 기록을 보기 전에 제시된 금액은 추정치입니다. 비용은 작업량을 따라갑니다. 몇 달이 밀렸는지, 그 기간에 계좌와 거래가 얼마나 되는지, 없어진 자료가 얼마나 되는지에 따라 달라집니다.

다음 중 하나라도 해당하면 단순한 정리가 아닙니다.

• 밀린 기간이 몇 달이 아니라 몇 년이거나, 일부 월의 명세서가 없습니다.
• 급여, 판매세, 계약자 지급이 밀린 장부에 포함되어 있습니다.
• 그 연도의 세금 신고서도 아직 제출하지 않았거나, 통지서가 도착했습니다.
• 대출 기관, 인수자, 마감일이 완료 시점을 정합니다.

견적을 요청하기 전에 모든 은행, 카드, 대출, 결제 계좌의 명세서와 이미 제출한 신고서, 플랫폼 보고서, 반복 거래처 목록을 모아 두세요.

이미 견적서를 받았다면 견적이 다루는 계좌-개월 수(계좌 수 곱하기 밀린 개월 수)를 세어 보고, 판매세, 급여, 계약자 양식, 늦은 세금 신고서가 각각 포함인지 제외인지 적혀 있는지 확인하세요. 몇 년치 명세서가 없거나 통지서나 대출 기관이 날짜를 정한다면, 업체가 기록을 직접 본 뒤에야 가격이 의미를 갖습니다. 견적을 기록과 대조해 보고 싶다면 장부 관리 지원을 받으세요.

밀린 장부 정리나 바로잡기에는 실제로 어떤 작업이 들어가나요?

밀린 장부 따라잡기는 한 번도 기록하지 않은 달을 입력하는 일이고, 바로잡기는 있지만 틀린 장부를 고치는 일입니다. 두 가지를 함께 하는 경우가 많고 순서도 같습니다.

1. 수집: 모든 계좌와 모든 달의 명세서와 보고서를 모읍니다.
2. 대사: 계좌마다 모든 기록을 은행 또는 카드 명세서와 맞춰 봅니다. 기록하지 않은 가장 오래된 달부터 시작해야 이후 잔액이 앞선 오류를 물려받지 않습니다. Publication 583은 사업자가 사업용 계좌를 대사해 오류를 확인하라고 안내합니다.
3. 분류: 거래마다 매출, 환불, 수수료, 비용, 계좌 이체, 대출, 소유주가 넣거나 꺼낸 돈, 개인 지출 중 무엇인지 분류합니다. 증빙 서류에는 받는 사람, 금액, 지급 증명, 날짜, 구입한 내용이 나와야 합니다(IRS 기록 보관 안내).
4. 마지막으로 제출한 신고서가 있다면 그 신고서에서 시작하고 같은 회계 방식을 사용합니다. 장부는 세금 신고서가 쓰는 방식을 따라야 하며, 방식을 바꾸려면 일반적으로 IRS의 승인이 필요하고 Form 3115로 신청합니다(Publication 583, Publication 538). 신고서를 한 번도 제출한 적이 없다면 첫 신고서에서 방식을 정하고 이후에는 일관되게 사용해야 합니다.
5. 증빙할 수 없는 항목을 목록으로 정리해 신고서에 무엇을 넣을지 세금 신고 대행인이 판단하게 합니다.
6. 장부를 넘깁니다. 장부에는 총소득, 공제, 세액공제가 드러나야 합니다(IRS 기록 보관 안내).

장부가 보여 주어야 할 내용은 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요. 장부가 전혀 없다면 은행 명세서로 장부 복원하기를 참고하세요. 기존 파일을 고칠지 새로 시작할지 정하려면 정리할지 새로 시작할지를 참고하세요.

가격에는 보통 어떤 요인이 영향을 주나요?

아래 요인은 각각 작업을 늘리며, 견적서에는 그 작업이 명시되어야 합니다. 해당하는 요인이 많을수록 단일 금액 하나로는 알 수 있는 것이 적습니다.

받은 정리 견적이 적정한가요? 견적서에는 무엇이 적혀 있어야 하나요?

견적은 작업 범위가 같을 때만 비교할 수 있습니다. 범위가 좁은 낮은 금액은 더 많은 범위를 다루는 높은 금액보다 저렴한 것이 아닙니다. 두 견적을 비교하려면 각 견적서에 다음 내용이 적혀 있어야 합니다.

다음에 해당하면 판단하기 어려운 견적입니다.

• 장부와 늦은 세금 신고서의 가격이 따로 책정되어 있고, 둘이 어떻게 맞물리는지 책임지는 사람이 없습니다.
• 명세서를 아무도 보지 않은 상태에서 고정 가격이 제시되어, 어떤 범위를 전제로 한 가격인지 알 수 없습니다. 그 가격의 근거가 되는 범위 목록을 요청하세요.
• 신고서 작성 비용이 환급액의 일정 비율로 책정되어 있습니다. IRS는 환급액의 비율로 수수료를 정하는 신고 대행인을 피하라고 안내합니다(IRS Topic 254).

견적에 늦은 세금 신고서 제출이 포함되어 있나요?

포함되지 않는 경우가 많으니 반드시 물어보세요. 장부 작업과 신고서 작성은 별개의 일일 수 있습니다. 장부는 숫자를 제공하고, 납세자 식별번호(PTIN)가 있는 유료 신고 대행인이 신고서를 작성하고 서명하지만, 신고서의 모든 항목에 대한 책임은 본인에게 있습니다(IRS Topic 254).

견적이 다음을 포함하는지 물어보세요.

• 어느 연도의 신고서이고 어떤 양식인지(Schedule C, Form 1065, Form 1120-S, Form 1120).
• 한 업체가 둘 다 하는지, 그렇다면 어떤 순서로 하는지.
• 복원한 숫자가 이미 제출한 신고서와 다르면 어떻게 하는지.

늦은 세금 신고서에는 매달 늘어나는 가산세가 붙을 수 있습니다(아래 참고). 제출 순서는 밀린 사업체 세금 신고서 따라잡기를 참고하세요. 세금 신고 대행인 본인의 수수료는 소규모 사업체 회계사 비용을 참고하세요.

누가 이 일을 할 자격이 있고, 어떻게 확인하나요?

장부 관리, 세금 신고서 작성, IRS 대응은 서로 다른 일이며 필요한 자격도 다릅니다.

IRS 통지서, 여러 해의 미제출 신고서, 세무조사가 걸려 있다면 대리 권한은 장부 작업만큼 중요합니다. 업체 선정 체크리스트의 나머지는 밀린 장부 정리 서비스 고르기를, 세 가지 역할의 차이는 장부 담당자, 회계사, CPA를 참고하세요.

CPA에게 지불하는 비용을 줄이려고 미리 할 수 있는 일이 있나요?

미리 준비하면 업체가 기록을 찾고 분류하는 데 쓰는 시간을 줄일 수 있습니다. 하지만 수수료가 실제로 줄어드는지는 견적이 정하는 문제이며, 보장되지는 않습니다. 다음을 가져가세요.

• 명세서: 모든 은행, 카드, 대출, 결제 계좌의 모든 달 명세서. IRS는 계좌 명세서를 증빙 서류로 봅니다(IRS 기록 보관 안내).
• 제출한 신고서: 사본을 잃어버렸다면 IRS 발급 기록(transcript)에서 대부분의 항목을 볼 수 있지만 첨부 서류는 나오지 않습니다. 파트너십이나 법인은 business tax transcript를, Form 1040(Schedule C)으로 신고하는 소유주는 tax return transcript를 받을 수 있습니다. 개인용 기록은 올해와 이전 3개 과세연도만 제공하므로, 더 오래된 신고서는 다른 방법이 필요할 수 있습니다.
• 플랫폼 및 결제 처리 업체 보고서와 받은 Form 1099.
• 대출 서류, 임대차 계약서, 자산 청구서.
• 급여 보고서와 판매세 신고서: 제출한 것이 있다면 가져오세요.
• 반복 거래처와 고객 목록과 각각이 어떤 곳인지 적은 메모. 그러면 각 거래처를 한 번만 분류하면 됩니다.
• 개인 계좌가 어떤 것인지에 대한 메모와 소유주의 입금·인출에 관해 아는 내용.
• 없어진 것으로 아는 자료의 목록.

원본은 모두 보관하세요. 업체가 기존 기록을 그대로 보고 싶어 할 수 있습니다.

장부 정리를 미루면 비용이 얼마나 드나요?

미루면 매달 늘어나는 연방 가산세가 붙고, 수수료에 포함되지 않는 비용도 생깁니다. 주 세금 신고서가 늦으면 주마다 별도의 가산세를 정합니다.

지연 제출 가산세와 납부 지연 가산세가 모두 적용되면 지연 제출 가산세에서 납부 지연 가산세만큼을 줄이므로 두 가산세가 단순히 더해지지는 않습니다. 5개월이 지나면 지연 제출 가산세는 더 늘지 않고 납부 지연 가산세는 계속 늘어납니다(IRS).

파트너십이나 S corporation 신고서는 세금이 없어도 소유주 수에 늦은 개월 수를 곱해 가산세가 부과됩니다. Form 1040과 Form 1120 신고서는 납부할 세금이 많을수록 가산세가 늘어나며, 60일 넘게 늦은 신고서에는 정해진 금액과 납부할 전체 세금 중 적은 쪽이 최소 가산세로 적용됩니다(IRS). 어느 쪽도 피할 수 없는 것은 아닙니다. IRS는 정당한 사유가 있으면 가산세를 면제할 수 있습니다. First Time Abate와 새로 생긴 Automatic Exemption from Penalty로도 지연 제출 가산세와 납부 지연 가산세를 면제받을 수 있지만, 직전 3년 동안 같은 종류의 신고서를 제때 제출한 경우에만 해당하므로, 이미 몇 년이 밀린 사업체는 일반적으로 해당하지 않습니다(IRS). 파트너가 10명 이하인 미국 내 파트너십은 모든 파트너가 비거주 외국인이 아닌 개인(또는 상속재산)이고, 모든 항목을 같은 비율로 배분하며, 모든 파트너가 제때 제출한 신고서에 자기 몫을 보고했다면 정당한 사유가 있는 것으로 추정됩니다(IRS). 전체 조건과 구제 절차는 가산세 가이드에 있습니다.

원천징수한 급여세를 납부하지 않으면, 고의로 납부하지 않은 책임자에게도 부과될 수 있습니다. 법인의 임원이나 파트너십의 구성원이 이에 해당합니다(IRS). 급여세가 밀린 경우를 참고하세요.

장부 정리가 가산세를 없애 주지는 않습니다. 정리는 신고서를 제출할 수 있게 해 줄 뿐입니다. 그러니 장부 비용뿐 아니라 신고서를 언제 제출할지도 물어보세요. 기한별 금액은 지연 제출 및 납부 가산세를 참고하세요.

시간제, 고정 요금, 월 요금 중 위험은 누가 지나요?

계약상 초과 비용을 떠안는 쪽이 위험을 집니다. 밀린 장부 정리에서 그 위험은 기록의 상태입니다.

고정 요금은 범위 목록만큼만 확실합니다. 고정 요금이 무엇에 근거하는지 알려면, 각 계좌의 한 달치처럼 샘플을 먼저 검토해 달라고 업체에 요청하고 그 결과를 보고 가격을 정하세요. 장부를 최신 상태로 맞춘 뒤의 월 요금은 월별 장부 관리 비용을 참고하세요.

캐나다 달러로 받은 캐나다 사업체의 견적에도 같은 논리가 적용되나요?

그렇습니다. 비용을 좌우하는 요인과 견적서에 들어갈 내용은 같습니다. 밀린 개월 수, 계좌, 거래 건수, 없어진 기록, 급여, GST/HST, 늦은 세금 신고서가 포함인지 제외인지입니다. 각각 별도 항목으로 요청하고 캐나다 달러로 가격을 책정하게 하세요.

기록 보관 규정도 비슷합니다. CRA는 소득과 비용 공제 청구를 뒷받침하도록 모든 거래의 기록을 요구하며, 일반적으로 관련된 마지막 과세연도 말부터 최소 6년 보관해야 합니다(CRA). 신고서를 늦게 제출했다면 6년은 제출일부터 계산합니다(CRA). 퀘벡 주에서는 고용주가 QPP, QPIP, 퀘벡 주 소득세 공제액을 CRA가 아니라 Revenu Québec에 납부하므로(CRA), 퀘벡 주 견적서에는 이 제출 건도 포함인지 제외인지 적혀 있어야 합니다. CRA의 반복 가산세를 포함한 지연 제출 가산세는 가산세, 이자, 구제를 참고하세요.

캐나다의 월별 가격은 캐나다 월별 장부 관리 비용을 참고하세요. 캐나다 장부를 신고서에 맞게 준비하는 방법은 캐나다의 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

14개월 밀린 온라인 쇼핑몰

소유주에게 은행 계좌 2개, 신용카드 1개, 결제 플랫폼 계좌 1개가 있고, 모두 14개월이 밀려 있습니다. 견적서에는 14개월에 걸친 4개 계좌, 즉 월별 대사 56건이 적혀 있어야 합니다. 또한 플랫폼 수수료와 환불을 플랫폼 보고서로 기록하는지, 고객에게서 걷은 판매세를 주별로 대사하는지도 적혀 있어야 합니다. "14개월치 장부 관리, 한 가지 가격"이라고만 적힌 견적은 두 번째 견적과 비교하기 어렵습니다. 업체마다 가격을 매기는 기준이 된 계좌-개월 수를 밝히도록 요청하세요.

구성원이 2명인 LLC, 3년 밀림

파트너십으로 과세되는 LLC가 3년 밀려 있고 한 해의 명세서가 없습니다. 견적서에는 은행이 그 연도 자료를 제공하지 못할 때 업체가 어떻게 하는지(요청, 다른 기록으로 복원, 미해결로 표시)와 그에 따른 추가 비용이 있는지가 적혀 있어야 합니다. 또한 늦은 파트너십 신고서 3건을 누가 얼마에 작성하는지도 적혀 있어야 합니다.

규모를 가늠하기 위해 2023년, 2024년, 2025년에 기한인 신고서를 예로 들겠습니다. 두 구성원은 모두 그해 내내 파트너였고, 각 신고서는 12개월 이상 늦어서 12개월 전체가 부과된다고 가정합니다. IRS 기본 금액은 기한에 따라 달라지므로 세 신고서에 같은 금액이 부과되지는 않습니다.

구제를 받기 전 합계는 $16,800입니다(IRS). 2026년에 기한인 신고서는 더 높은 금액이 부과되므로, 12개월 늦으면 2 × $255 × 12 = $6,120까지 늘어날 수 있습니다. 구성원 중에 비거주 외국인이 있거나, 항목을 서로 다른 비율로 배분하거나, 구성원 본인의 신고서가 늦었다면 위의 소규모 파트너십 추정은 적용되지 않습니다. 어느 경우든 늦은 신고서는 견적서의 작업 범위에 들어가야 합니다.

직원이 있지만 급여 보고서가 없는 계약업체

한 계약업체의 매출이 $300,000이고 직원이 있는데, 최근 8개 분기의 분기별 급여 보고서가 없습니다. 급여를 전혀 언급하지 않은 "장부 관리" 견적은 큰 위험을 가격에 반영하지 않은 것입니다. 급여 대사는 8개 분기 각각의 Form 941과 급여, 원천징수, 납부액을 맞춰 보는 작업이며, 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않으면 책임자 개인에게 가산세가 부과될 수 있습니다. 견적서에는 급여 대사가 별도 가격 항목으로 나와 있어야 하고, 없어진 보고서를 누가 제출하는지도 적혀 있어야 합니다. 급여세가 밀린 경우를 참고하세요.

상황이 다르다면?

• 판단할 수 없는 견적서를 갖고 있거나, 몇 달 또는 몇 년치 기록이 없는 상태에서 견적을 요청하려는 경우: 위의 표와 견주어 보세요. 믿을 수 있는 견적은 명세서를 확인한 뒤에 나오며 기간, 계좌, 늦은 세금 신고서, 가격 기준이 적혀 있습니다. 계약 전에 견적의 범위를 기록과 대조해 보고 싶다면 장부 관리 지원을 받으세요.
• 여러 해의 신고서가 아직 제출되지 않았거나 통지서를 받은 경우: 밀린 사업체 세금 신고서 따라잡기와 지연 제출 및 납부 가산세를 참고하고, 그 신고서의 바탕이 되는 장부는 장부 관리 지원을 받으세요.
• 급여세나 판매세를 신고하지 않은 경우: 급여세가 밀린 경우와 걷지 않은 판매세 따라잡기를 참고하고, 그 신고서의 바탕이 되는 급여나 판매세 기록을 대사하려면 장부 관리 지원을 받으세요.
• 대출 기관, 인수자, 마감일이 날짜를 정하는 경우: 사업 대출 신청에는 제출한 신고서의 사본이 필요하므로 장부와 늦은 세금 신고서를 모두 먼저 끝내야 합니다. 그때까지 무엇을 할 수 있는지 알아보려면 장부 관리 지원을 받으세요.
• S 선택이 늦었거나 확인되지 않은 법인: 제출해야 할 신고서가 Form 1120-S인지 Form 1120인지가 여기에 달려 있으며, 늦은 선택 구제는 일반적으로 의도한 효력 발생일부터 3년 75일 안에 신청해야 합니다(IRS). 신고서를 작성하기 전에 S corporation 늦은 선택 구제를 참고하세요.
• 장부가 아예 없거나 기존 파일이 심하게 틀린 경우: 은행 명세서로 장부 복원하기 또는 정리할지 새로 시작할지를 참고하세요.
• 아직 업체를 정하지 않은 경우: 밀린 장부 정리 서비스 고르기를 참고하세요.
• 장부를 최신으로 맞춘 뒤 월별 서비스를 원하는 경우: 월별 장부 관리 비용을 월별 장부 관리 서비스에 포함되는 내용과 비교하거나, 직접 장부를 관리할지 장부 담당자를 고용할지를 따져 보세요.
• 캐나다 사업체인 경우: 업무와 자격을 맞춰 보려면 캐나다의 장부 담당자, 회계사, CPA를 이용하세요.