QuickBooks Self-Employed 종료 대처법

QuickBooks Self-Employed가 종료되면 지금 무엇을 저장해야 하나요?

제조사가 어떤 날짜를 알려 주든 지금 앱 밖에 기록 전체 사본을 저장하세요. 규정은 납세 의무자에게 책임을 지웁니다. 총소득과 공제를 입증할 수 있는 장부나 기록을 갖추고, 세무 행정에 필요할 수 있는 동안 보관해야 합니다(26 CFR 1.6001-1). 종료 일정, 내보내기 도구, 대체 플랜은 소프트웨어 제조사가 정하며 바꿀 수 있습니다. 계정에서 최신 공지를 확인하세요.

다음에 해당하면 간단한 사안이 아닙니다.

• 내보낸 파일에서 한 해 전체나 일부 달이 빠져 있음
• 개인 결제와 사업 결제가 섞여 있음
• 앱 밖에 주행거리 기록이 없음
• Form 1099 합계액이 장부와 맞지 않음
• 신고하지 않은 연도가 있음

이런 경우는 대개 복사가 아니라 외부 자료로 장부를 다시 만들어야 합니다. 아래 "상황이 다르다면?"을 참고하세요.

이용이 끝나기 전에 모아 둘 자료:

• 내보낼 수 있는 모든 연도의 거래 내역. 요약 보고서만이 아니라 날짜, 거래처, 금액, 분류가 담긴 상세 내역으로 받으세요.
• 연도별 분류별 손익계산서.
• 영수증 이미지와 첨부 파일.
• 주행거리 기록: 출장 한 건당 한 줄로 날짜, 목적지, 사업 목적, 주행거리를 적고, 그해 총 주행거리를 사업용, 출퇴근용, 기타로 나눕니다. 차량을 처음 사업에 쓴 날짜, 소유인지 리스인지, 연도별 방식(표준 주행거리 요율 또는 실제 비용)도 추가하세요. 표준 요율에는 이미 감가상각이 포함되어 있고, 이전에 고른 방식 때문에 다음에 쓸 수 있는 방식이 제한될 수 있습니다(표준 주행거리와 실제 차량 비용).
• 장비 구입 청구서. 날짜, 비용, 이미 공제받은 감가상각이나 section 179 공제를 함께 적습니다.
• 받은 모든 Form 1099(1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC)와 마지막으로 제출한 신고서.
• 사업에 쓴 모든 은행·카드 계좌의 명세서와 추정세 납부 증빙.

"새 도구를 믿기 전에 무엇을 확인해야 하나요?"의 점검을 통과하는 도구라면 무엇이든 됩니다. 고르는 방법은 Schedule C에 맞는 앱과 회계사가 지원하는 소프트웨어를 참고하세요.

QuickBooks Self-Employed의 데이터는 어디로 가나요?

확실한 것은 직접 저장한 사본뿐입니다. 제조사가 데이터를 얼마나 보관할지는 제조사가 공지와 약관으로 정합니다. 로그인할 수 없다면 고객 지원팀에 아직 가능한 내보내기 방법을 문의하고, 답변은 날짜가 보이게 보관하세요.

기록을 저장하지 못했다면 제조사가 통제하지 않는 자료로 다시 만드세요. 은행·카드 명세서, Form 1099(IRS 온라인 계정에서 일부 1099를 포함한 확인 가능한 정보 신고서 목록을 볼 수 있습니다), 청구서, 결제 플랫폼 보고서, 이메일 속 영수증이 해당합니다. 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하세요.

IRS는 세무조사에서 납세자가 스스로 장부와 기록을 관리한다고 밝힙니다. 납세자가 요청받은 기록을 제공하지 않으면 소환장으로 요구하거나 입증되지 않은 신고 항목을 부인할 수 있다고 합니다. 같은 FAQ는 백업 파일이 있어야 IRS가 원본 기록을 검증할 수 있으며 스프레드시트로 내보낸 파일로는 충분히 검증하기 어렵다고 설명하고, 거래를 다시 입력해 만든 파일은 원본 기록의 사본이 아니라고 합니다. 기존 앱이 백업 파일을 제공하지 않으면 제공하는 가장 완전한 내보내기 파일을 보관하세요.

Schedule C에는 어떤 기록이 필요한가요?

소득과 비용이 분명히 드러나는 시스템이면 무엇이든 됩니다. IRS는 법이 일반적으로 특정 종류의 기록을 요구하지 않는다고 밝힙니다. Publication 583은 두 가지를 요구합니다. 거래를 요약하는 장부와 그 뒷받침 서류입니다.

지급 증빙만으로는 공제가 입증되지 않습니다. Publication 583은 비용을 보여 주는 영수증이나 청구서도 보관하라고 합니다. 주행거리는 주행거리 기록부에 꼭 포함해야 할 내용을, 일상 관리 습관은 자영업자의 기록 관리를 참고하세요.

예전 분류는 Schedule C의 어느 줄로 들어갔고, 새 도구는 무엇을 산출해야 하나요?

새 도구는 Schedule C의 각 줄에 대한 합계를 내거나, 본인의 분류를 그 줄에 대응시킨 명확한 표를 제공해야 합니다. 예전 분류 목록을 서식 옆에 펼쳐 보세요. 줄 번호는 최신 공개 서식을 따르며 바뀔 수 있습니다.

작성 안내는 모든 출처의 소득을 신고하고 자영업세를 포함한 연방 소득세를 공제하지 말라고 합니다. 소유주 인출금, 본인 계좌 간 이체, 개인 지출도 어느 비용 줄에도 속하지 않습니다. 두 줄에 걸치는 분류는 나누세요. Schedule C용 계정과목표를 참고하세요.

IRS가 특정 앱으로 바꾸라고 요구하나요? 회계 방식도 바뀌나요?

IRS는 특정 앱을 요구하지 않으며, 소프트웨어를 바꾼다고 해서 회계 방식이 저절로 바뀌지는 않습니다. 전산 시스템은 읽을 수 있는 기록을 만들어 내야 하며, 그 기록은 장부 및 신고서와 대사할 수 있어야 합니다(Publication 583). 과세소득을 계산할 때와 장부를 기록할 때 같은 방식을 써야 합니다. Schedule C의 F번 줄은 현금주의, 발생주의, 기타 중 어느 방식인지 묻습니다.

현금주의에서 발생주의로 바꾸는 것처럼 방식 자체를 바꾸는 일은 별도 절차이며, 일반적으로 IRS의 승인이 필요하고 Form 3115로 요청합니다(Publication 583; Schedule C 작성 안내). 현금주의에서 발생주의로 전환하기를 참고하세요.

그러므로 새 도구가 보고서를 어떤 기준으로 만드는지 확인하세요. 현금주의에서는 소득을 받은 때 신고하고 비용을 지급한 때 공제합니다. 청구서 발행일에 소득을 잡는 도구는 현금주의 신고서와 맞지 않습니다. 예전 보고서와 제출한 신고서의 기준이 달랐다면 옮기기 전에 세금 신고 담당자에게 확인받으세요. 새 도구의 합계는 둘 모두와 맞을 수 없습니다. 온라인 회계 소프트웨어는 온라인 회계 소프트웨어 비교를 참고하세요.

주행거리 기록과 영수증은 어떤 기록이어야 충분한가요?

출장, 선물, 차량 비용에 대해 IRS는 장부, 일지, 기록부, 비용 명세서, 출장 기록표 또는 이와 비슷한 기록을 인정하며, 컴퓨터로 작성한 기록도 충분하다고 설명합니다. 영수증, 지급 완료된 수표, 청구서 같은 증빙 서류도 일반적으로 필요합니다. 영수증을 쉽게 구하기 어려운 교통비 같은 몇 가지 예외가 있습니다. 어림하거나 추정한 출장, 선물, 차량 금액은 공제할 수 없습니다(Publication 463, Topic 510). 그 밖의 사업 비용은 위의 일반 규칙을 따릅니다. 장부와 뒷받침 서류입니다.

차량의 경우 기록에는 사용할 때마다 날짜, 사업상 목적지와 목적, 사업용 주행거리, 그해 총 주행거리가 나타나야 합니다. 그 시점이나 그 무렵에 기록하세요. 주 단위로 쓴 기록부는 제때 작성한 것으로 인정됩니다.

앱 기록도 인정될 수 있지만, 불러와서 재현할 수 있는 동안에만 그렇습니다. 47번 줄에 대한 Schedule C 작성 안내는 차량 비용의 서면 증거를 일정 요건을 충족하는 전자 저장 시스템에 보관할 수 있다고 합니다. Publication 583은 이런 시스템이 기록을 색인하고, 저장하고, 보존하고, 불러오고, 읽을 수 있는 형태로 재현해야 하며 IRS가 접근할 수 있어야 한다고 설명합니다. 특정 앱이 이 기준을 충족하는지는 IRS가 밝히지 않았습니다. 더는 불러올 수 없는 앱 기록은 인정되지 않을 수 있으니 재현할 수 있는 사본을 보관하세요.

기록이 불완전한 경우 Publication 463은 본인 진술과 다른 뒷받침 증거를 인정합니다. 본인이 통제할 수 없는 이유로 파기된 기록은 재구성할 수 있으며, 예로 화재, 홍수 등 재해를 듭니다. 종료된 앱은 언급하지 않으므로 이를 전제로 계획하지 마세요. 주행거리 기록부 다시 만들기와 분실한 영수증을 참고하세요.

이전한 뒤 기록은 얼마나 오래 보관해야 하나요?

각 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 기록을 보관하세요. 일반적으로 제출일로부터 3년입니다(IRS). 이 기간은 신고서를 수정 신고할 수 있거나 IRS가 세금을 추가로 부과할 수 있는 기간입니다. 소프트웨어를 옮겨도 이 기간이 짧아지거나 다시 시작되지 않습니다.

제출한 신고서 사본도 보관하세요. 신고하지 않은 연도는 기간 제한이 없으므로 그 연도의 모든 기록을 보관하세요. 환급 청구, 대손, 고용세 같은 다른 경우는 사업 기록 보관 기간에서 다룹니다.

앱의 분기별 추정세 추적 기능에서 무엇을 가져가야 하나요?

앱의 추정치가 아니라 실제로 납부한 금액을 가져가세요. 추정세는 소득세와 자영업세를 포함하며, 환급받을 세금이 있더라도 늦거나 부족한 분납에는 가산세가 붙을 수 있습니다.

• 해당 과세연도의 연방 납부 건별 날짜와 금액. 은행, 납부 확인서, 또는 추정세 납부를 포함해 최대 5년의 납부 내역을 보여 주는 IRS 온라인 계정에서 가져오세요.
• 전년도 초과 납부액 중 올해로 이월한 금액. 2025년 Form 1040에서는 26번 줄이 이를 추정세 납부액과 합산합니다. 최신 서식을 확인하세요.
• 주 납부액은 연방 납부액과 따로 보관하세요.
• 앱이 예상한 세액은 참고용으로만 쓰세요. Form 1040-ES 작업표로 다시 계산하세요.

가산세 규정과 기한은 분기별 추정세 납부에서 다룹니다.

지금 옮겨야 하나요, 내년 초에 옮겨야 하나요?

기준일 하나로 기록이 깔끔하게 나뉘고 소득이 한 번만 계산된다면 어느 쪽이든 가능합니다. 과세연도 첫날부터 시작하면 한 해가 한 도구에 모입니다. 연중에 옮기면 하나의 Schedule C가 두 도구에서 나옵니다. 기준일까지는 이전 도구, 이후는 새 도구입니다. 제조사 공지에 따라 접근이 먼저 끝나면 그날이 전환일이 되므로 그 전에 올해 지금까지의 기록을 내보내세요.

소득이 두 번 계산되지 않게 하려면:

1. 이미 대사를 마친 달의 은행 명세서 날짜와 일치하는 기준일을 정합니다.
2. 기준일까지 모든 은행·카드 계좌를 대사하고, 대사된 장부 잔액을 기초 잔액으로 입력합니다. 명세서 잔액은 다를 수 있습니다. 아직 입금 반영되지 않은 예금과 아직 결제되지 않은 수표는 장부에는 있지만 명세서에는 없기 때문입니다.
3. 기준일 이후 날짜의 거래를 불러옵니다. 미결제 수표와 예금은 따로 목록으로 만들어 결제될 때 맞춰 보고, 다시 기록하지 않습니다. 이전 상세 내역은 예전 내보내기 파일에 보관합니다.
4. 현금주의: 소득은 일반적으로 받을 때 계산하므로, 기준일에 미수금인 청구서는 입금될 때 기록합니다. 발생주의: 새 소득이 아니라 미수금으로 옮겨 옵니다.
5. 이전 내보내기 파일은 과세연도 전체에 앞뒤로 한 달씩 더해 보관하세요. 조사관이 소득과 비용의 기준일 구분을 검증하려고 해당 연도 전후 한 달을 요청할 수 있습니다.

연중 소프트웨어 바꾸기와 이중으로 계산된 소득을 참고하세요.

새 도구를 믿기 전에 무엇을 확인해야 하나요?

도구가 만들지 않은 기록과 대조해 보세요. 불러온 모든 연도마다 다음을 확인합니다.

1번 줄이 Form 1099-NEC 1번 칸의 합계보다 작다면 Schedule C 작성 안내는 차이를 설명하는 명세서를 첨부하라고 합니다. Publication 583은 매월 당좌예금 계좌를 대사하고 사업 계좌를 개인 계좌와 분리하라고 합니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러를 씁니다.

1099-NEC 소득이 US$60,000인 프리랜서 디자이너

앱에 그녀가 가진 8,000마일의 사업용 주행거리 기록이 유일하게 남아 있습니다. 그녀는 출장마다 날짜, 장소, 목적, 주행거리와 그해 총 주행거리를 내보내 세금 기록과 함께 보관합니다. IRS가 요구하는 것은 충분한 기록이지 앱이 아닙니다. 새 도구의 1번 줄에는 US$60,000과 어느 고객도 1099로 신고하지 않은 사업 소득이 모두 들어가야 합니다.

매출 US$30,000, 입금 US$24,000인 마켓플레이스 판매자

US$6,000 차이는 정산 전에 빠진 수수료와 환불입니다. 새 도구는 US$30,000을 매출로, 플랫폼 수수료를 비용으로, 고객 환불을 2번 줄의 반품 및 매출 감액으로 기록하므로 1번 줄은 US$30,000에서 시작하고, 발행되었다면 총액을 보여 주는 1099-K와 일치합니다. 기록하는 금액이 입금액 US$24,000뿐인 도구는 1번 줄을 US$6,000 적게 계상합니다.

7월 1일에 도구를 옮기는 개인사업자

그녀는 현금주의를 씁니다. 이전 도구에는 1월부터 6월까지의 소득 US$30,000이, 새 도구에는 7월 이후의 소득 US$35,000이 있으므로 1번 줄은 US$65,000입니다. 기준일을 6월 30일로 정하고, 대사를 마친 6월 30일 잔액으로 새 도구를 시작하며, 미결제 수표와 예금은 따로 목록으로 만듭니다. 6월 20일에 발송하고 7월 8일에 입금된 US$5,000 청구서는 현금주의에서는 일반적으로 7월 소득입니다. 그녀는 이를 청구서로 또 입력하지 않고 입금된 시점에 한 번만 입력합니다.

상황이 다르다면?

• 내보낸 파일에서 몇 달이나 한 해 전체가 빠진 경우: 신고서를 작성하기 전에 명세서로 장부를 다시 만들어야 합니다. 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하고 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• 신고하지 않은 소득 연도가 있는 경우: 제출하지 않은 연도의 기록에는 기간 제한이 없습니다. 제출하지 않은 연도의 Schedule C 비용을 참고하고 개인 세금 서비스를 이용하세요.
• 개인 결제와 사업 결제가 섞인 경우: Schedule C를 만들기 전에 분리하세요. 섞인 사업 자금과 개인 자금 바로잡기를 참고하고 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• Form 1099-NEC 합계가 장부의 소득보다 많은 경우: Schedule C 작성 안내는 차이를 설명하는 명세서를 요구하므로 원인이 중요합니다. 원인이 설명되지 않으면 개인 세금 서비스를 이용하세요. 원인이 중복이라면 이중으로 계산된 소득을 참고하세요.
• 고객이 미국 밖에서 결제하거나 다른 통화로 결제하는 경우: 1099가 오지 않을 수 있어 1번 줄은 본인 기록에 근거합니다. 외국 고객의 1099가 없을 때를 참고하고, 무엇을 신고해야 하는지는 개인 세금 서비스에 문의하세요.
• 앱 밖에 주행거리 기록이나 영수증이 없는 경우: 주행거리 기록부 다시 만들기, 주행거리 기록부에 꼭 포함해야 할 내용, 분실한 영수증을 참고하고, 빈 부분이 크다면 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• IRS 통지서나 세무조사가 진행 중인 경우: 다시 만들거나 요약한 파일은 조사 대상 연도에 대한 요청을 충족하지 못한다고 IRS FAQ가 밝히므로, 무엇을 제출할지는 개인 세금 서비스에 물어야 할 문제입니다. 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 참고하세요.
• 파트너가 합류했거나 이제 법인으로 신고하는 경우: Schedule C는 개인사업자용이므로 기존 장부를 그대로 옮기지 못할 수 있습니다. S corporation 선택 후의 장부를 참고하고 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• QuickBooks Self-Employed 대신 QuickBooks Online 파일을 닫는 경우: QuickBooks를 해지할 때 보관할 기록을 참고하세요.