QuickBooks 대체 프로그램, CPA가 확인할 점

회계사(CPA)가 지원하는 QuickBooks 대체 프로그램이란 무슨 뜻인가요?

IRS는 필수이거나 승인된 회계 소프트웨어를 지정하지 않습니다. 소득과 비용이 분명하게 드러나는 기록 체계라면 무엇이든 쓸 수 있으며(IRS: Recordkeeping), 장부나 기록이 총소득, 공제, 세액공제를 입증하기에 충분해야 합니다(26 CFR 1.6001-1). 컴퓨터 프로그램이라면 장부 및 신고서와 맞는 읽을 수 있는 기록을 만들어 낼 수 있어야 하고, 원본 서류를 찾을 수 있을 만큼 상세해야 합니다(Publication 583). 회계사나 CPA가 어떤 프로그램으로 작업할지는 그분들이 정할 일이고 이를 공식적으로 나열한 곳은 없습니다. 그러니 먼저 물어보고, 새 프로그램에 작년 숫자를 넣어 보고서가 일치하는지 확인하세요. 실제로는 다섯 가지 확인으로 정리됩니다.

1. 보고서. 프로그램이 원하는 기간의 원장, 시산표, 손익계산서, 재무상태표, 계좌 대사 보고서를 만들 수 있습니다.
2. 접근 권한. 회계사가 로그인할 수 있거나, 본인이 전체 내보내기 파일을 보낼 수 있습니다.
3. 항목 연결. 각 계정이 신고서의 한 줄에 연결되고, 소유주의 돈은 소득과 비용에서 분리됩니다.
4. 내보내기. 해지한 뒤에도 모든 데이터를 꺼낼 수 있습니다.
5. 과거 기록. 급여, 판매세, Form 1099 합계가 넘어옵니다. 새 장부는 기초 잔액(시작일에 각 계정이 가진 금액)에서 시작하며, 전환일(새 프로그램이 넘겨받는 날)에 기존 파일과 일치합니다.

다음과 같은 경우는 단순하지 않습니다.

• 회계사가 어떤 프로그램으로 작업하는지 말하지 않았거나 회계사가 없는 경우. 그 문제가 정리되기 전에는 아무것도 해지하지 마세요. 선택, 첫 내보내기, 전환일은 신고서 유형과 기존 파일의 내용에 따라 달라집니다.
• 급여나 판매세 신고를 장부와 같은 업체에서 처리하는 경우. 이때 전환하면 원장뿐 아니라 연초부터의 급여, 납부 내역, 제출한 신고서도 함께 옮겨야 합니다.
• 사업체가 파트너십이나 S corporation인 경우. 파트너십은 파트너별 자본 계정을, S corporation은 주주별 분배금과 대여금을 추적합니다. 신고서에 요구되는 재무상태표는 장부와 일치해야 합니다.
• 장부가 밀렸거나 대사가 맞지 않는 경우. 새 파일이 기존 파일의 모든 오류를 그대로 물려받습니다.
• IRS가 기록을 요청한 경우. 소규모 사업체 세무조사에서 IRS는 흔히 소프트웨어의 백업 파일과 관리자 로그인을 요청하며, 다시 만들었거나 다시 입력한 파일은 원본 요청에 부합하지 않는다고 밝힙니다.

먼저 준비할 자료는 다음과 같습니다. 마지막으로 제출한 신고서, 기존 소프트웨어의 올해 보고서, 접근 권한이 있는 모든 사람의 목록, 급여·판매세 서비스 업체, 그리고 회계사가 필요하다고 말한 자료입니다.

더 저렴한 회계 프로그램은 어떤 보고서를 만들 수 있어야 하나요?

회계사가 이 보고서들로 작업하므로, 원하는 기간의 원장, 시산표, 손익계산서, 재무상태표, 계좌 대사 보고서를 만들 수 있어야 합니다. IRS가 정하는 것은 보고서 목록이 아니라 기준입니다. 계정 합계가 장부 및 신고서와 맞아야 하고, 거래 상세 내역이 원본 서류로 이어져야 합니다(Revenue Procedure 98-25, section 5). 이 revenue procedure는 필요한 정보 일부가 컴퓨터 파일에만 있는 소규모 사업체를 다루며, 회계 소프트웨어는 보통 그렇습니다(section 3).

업체가 체험판이나 샘플 파일을 제공한다면, 아무것도 해지하기 전에 작년 거래를 넣고 모든 보고서를 돌려 보세요. 어떤 신고서에 어떤 보고서가 필요한지는 장부에서 사업 세금 신고서까지에 있습니다.

회계사가 접속할 수 있나요? 프로그램을 떠날 때 데이터를 전부 가져갈 수 있나요?

회계사에게는 본인의 로그인이나 전체 내보내기 파일이 필요하고, 본인은 기존 구독이 끝나기 전에 모든 것을 꺼낼 방법이 필요합니다. IRS는 많은 세무조사 초기에 회계 소프트웨어의 백업 파일과 관리자 로그인을 요청하며, 백업 파일이 있으면 조사관이 스프레드시트로 내보낸 보고서로는 할 수 없는 방식으로 원본 기록을 검증할 수 있다고 밝힙니다(IRS 소프트웨어 기록 FAQ). 업체에 장부 호스팅을 맡겨도 기록 보관 의무는 사라지지 않습니다(Revenue Procedure 98-25, section 3).

구매하기 전에 업체에 다음을 물어보세요.

• 첨부 파일을 포함한 데이터 전체 사본을 내려받을 수 있나요? 어떤 형식인가요?
• 요금제를 낮추거나 해지하면 무엇이 남고, 얼마 동안 로그인하거나 내려받을 수 있나요?
• 제가 관리하는 관리자 역할이 있나요?
• 다음 중 추가 요금이 붙는 것은 무엇인가요? 회계사 로그인, 사용자 추가, 영수증 저장, 급여, Form 1099 제출, 은행 연결, 수년간의 기록 보관.
• 지금 보이는 가격은 첫 기간 가격인가요? 그 후에는 얼마인가요?
• 다른 통화의 은행 계좌나 청구서가 있다면, 요금제가 달러뿐 아니라 그 통화의 금액도 기록하나요?

IRS는 대부분의 사업체가 쓰는 프로그램의 파일을 읽을 수 있다고 하며, 전자 파일을 보내기 전에 조사관과 먼저 상의하라고 안내합니다(FAQ 4번 질문). 흔하지 않은 프로그램일수록 이 점이 중요합니다. 장부 담당자가 돈을 옮길 수는 없게 하면서 접근 권한을 주는 방법은 장부 담당자에게 계좌 접근 권한 주기를 참고하세요.

새 프로그램의 분류가 세금 신고서와 연결되나요?

각 계정이 신고서의 한 줄에 연결되고 소유주의 돈이 소득·비용과 분리된다면 연결됩니다. 프로그램마다 기본 분류가 다르고, 신고서는 IRS 양식 작성 안내의 정의를 따르므로 회계사가 둘을 연결합니다. 새 프로그램에 필요한 조건은 직접 편집할 수 있는 계정 과목표입니다.

계정을 추가하고, 이름을 바꾸고, 합칠 수 있는지 확인하세요. 파트너십에는 파트너별 자본 계정이, S corporation에는 주주별 분배금 계정과 대여금 계정이 필요합니다. Schedule C용 기본 목록은 Schedule C 계정 과목표에 있습니다.

급여, 판매세, 1099, 은행 연동, 재고는 옮기기 전에 무엇을 확인하나요?

급여, 판매세, 계약자 합계에는 원장에 없는 과거 기록이 있고, 은행 연동과 재고는 전환일에 확인이 필요합니다. 아래 표를 활용하세요.

은행 연동만으로는 장부가 맞다는 증거가 되지 않습니다. 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요.

과거 기록은 얼마나 가져오고, 넘어온 잔액은 어떻게 입증하나요?

한 날짜 기준의 기초 잔액과, 그 날짜 이후 거래 중 회계사가 원하는 것만 가져오세요. 잔액에는 그 날짜까지의 모든 거래가 이미 반영되어 있으므로 각 거래는 한 번만 입력합니다. 그다음 전환일에 새 시산표를 기존 시산표와 계정별로 대조해 이전이 맞음을 입증하세요.

기존 파일과 보고서는 해당 연도가 세무조사를 받을 수 있는 동안 보관하세요. 일반적으로 제출일부터 3년입니다. 모든 보관 기간은 QuickBooks 해지 시 보관할 기록에 있습니다. 이 revenue procedure가 직접 든 회계 소프트웨어 교체 예에서는 기존 기록을 계속 찾아 처리할 수 있으므로 IRS에 알릴 필요가 없습니다(Revenue Procedure 98-25, sections 4 and 8).

IRS는 다시 입력하거나 요약한 파일은 조사 대상 연도의 원본 기록 요청에 부합하지 않으며, 요약은 그 연도에 영향을 주지 않는 이전 날짜에 한해 허용된다고 밝힙니다(FAQ 10번, 14번 질문). 그러므로 조사받을 수 있는 모든 연도에 대해 원본 파일을 읽을 수 있는 상태로 보관하세요.

잔액을 입증하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 전환일 기준으로 기존 프로그램에서 시산표를 뽑아 저장합니다.
2. 기초 잔액과 이후 거래를 각각 한 번씩 새 프로그램에 입력하고, 전환일 기준 시산표를 뽑습니다. 모든 계정이 일치해야 하며, 차이는 원인과 함께 적어 둡니다.
3. 은행·카드 계정은 명세서와, 미수·미지급 청구서는 목록과, 대출은 대출 기관 명세서와, 급여 부채는 마지막 Form 941과 납부 내역과, 자본은 같은 날짜의 기존 장부와 맞춥니다. 작년 기말 자본도 마지막으로 제출한 신고서의 재무상태표와 일치해야 하며, 그렇지 않다면 이유를 설명할 수 있어야 합니다. 파트너의 K-1 자본은 세법상 취득가액 기준이고, Schedule C에는 재무상태표가 없습니다.
4. 두 시산표, 대조 작업, 무엇이 언제 바뀌었는지 메모를 보관하세요. 이 revenue procedure는 시스템 문서에 시스템 변경 내용과 적용 날짜를 포함하라고 요구합니다(section 6).

기초 잔액에 관한 상세 내용은 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액에, 시점에 관해서는 연중 회계 소프트웨어 바꾸기에 있습니다.

간단한 사업이라면 스프레드시트나 기본 요금제로 충분한가요?

때로는 충분합니다. IRS는 소득과 비용이 분명하게 드러나는 체계라면 어떤 것이든 선택할 수 있게 하며, 소규모 사업을 시작한다면 단식 부기 체계도 단순하고 실용적일 수 있다고 설명합니다(Publication 583). 하지만 기록이 대사되고 원본 서류로 추적됨을 보여 줄 수 없을 때, 또는 급여, 재고, 계약자 양식, 여러 소유주, 대출 기관, 투자자가 필요로 하는 것을 만들어 내지 못할 때는 더 이상 충분하지 않습니다.

다음 중 어느 것이든 다섯 가지 확인(보고서, 접근 권한, 항목 연결, 내보내기, 과거 기록)을 통과하고, 보고서 표의 마지막 행처럼 무단 변경을 막는 통제를 설명할 수 있다면 충분할 수 있습니다.

이 페이지에서 말하는 모든 기능을 켠 상태로 요금제 가격을 계산하세요. 회계사 로그인, 사용자, 은행 연결, 급여와 계약자 양식입니다. 이 중 하나가 없는 요금제는 더 저렴한 요금제가 아닙니다. 나중에 장부를 다시 만들어야 한다면 낮은 요금이 전체적으로는 더 비쌀 수 있습니다. 대사가 안 되는 과거 기록, 섞인 소유주 돈, 연초부터의 합계 없이 옮긴 급여가 그런 경우입니다.

바꾸기 전에 회계사에게 무엇을 물어야 하나요?

해지하거나 한 해치를 결제하기 전에 서면으로 다음을 물어보세요.

1. 어떤 프로그램으로 작업하시나요? 피했으면 하는 프로그램이 있나요?
2. 로그인, 파일, 월간 보고서 중 무엇을 원하시나요? 보고서라면 어떤 것인가요?
3. 제가 고르는 프로그램에 따라 수수료가 달라지나요?
4. 전환일은 언제가 좋은가요? 제가 시작하기 전에 기초 잔액을 검토해 주실 수 있나요?
5. 전환하는 동안 급여와 판매세 신고서는 누가 제출하나요? 기존 프로그램에서 무엇이 필요하신가요?
6. 기존 파일은 어떻게 보관하고, 누가 갖고 있나요?
7. 로그인과 파일 공유에 어떤 기준이 있나요? 세금 신고 대행인은 고객 데이터 보안 계획을 서면으로 보관해야 합니다(Publication 4557).

회계사가 없거나 어떤 프로그램으로 작업하는지 말해 주지 않는다면, 구매나 해지 전에 그 문제를 먼저 정리하세요. 누가 무엇을 하는지는 장부 담당자, 회계사, CPA의 차이에, 나머지는 장부 담당자를 고용하기 전에 물어볼 질문에 있습니다. 장부 관리 지원도 확인해 보세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러를 사용합니다.

Schedule C를 제출하는 계약자

매출 $90,000에 월 약 40건의 거래가 있는 계약자가 Schedule C를 제출합니다. 떠나기 전에 회계사에게 지원 프로그램 목록을 요청하고 그중에서 고릅니다. 작년 거래를 시험용 파일에 넣었더니 손익계산서가 기존 프로그램과 일치합니다. 외주 인건비는 11번 줄에 연결되는 계정 하나에 있습니다. 해지하기 전에 첨부 파일이 포함된 전체 거래 내보내기를 내려받습니다.

직원이 있는 S corporation

매출 $600,000에 직원이 세 명인 S corporation이 장부와 같은 업체로 급여를 처리합니다. 연간 급여가 $180,000이고 균등하게 지급되며, 세전 공제는 없고 사회보장 임금 기준액을 넘는 사람은 없다고 가정합니다. 7월 1일에 전환하면 6월 30일까지 지급한 급여 $90,000과 실제 원천징수 및 납부 내역을 함께 가져가야 그해 Form W-2가 $180,000을 보여 주고 Form 941 네 건과 대사됩니다. 새 장부는 임원 보수를 다른 급여와, 주주 대여금을 비용과 분리해 둡니다.

12년치 기록이 있는 데스크톱 사용자

한 사업체가 데스크톱 파일에 12년치 기록이 있고 1월 1일에 전환합니다. 2년 전 연초 날짜의 기초 잔액을 넣고 그 이후 거래를 입력하여, 1월 1일 전환 시점의 시산표가 기존 파일과 일치하게 합니다. 기존 파일은 연도별 보고서를 내보내 읽기 전용으로 보관합니다. 가장 오래된 해는 일반 보관 기간을 넘겼을 가능성이 높지만, 자산 기록은 각 자산을 판 해의 제척기간이 끝날 때까지 이어지므로 파일은 남겨 둡니다.

상황이 다르다면?

• 해지나 전환이 임박했는데 회계사가 어떤 프로그램으로 작업할지 말하지 않았거나, 급여, 판매세, 이전 연도 기록이 기존 소프트웨어에 있는 경우: 설정, 첫 내보내기, 전환일은 신고서 유형과 기존 파일의 내용에 따라 달라집니다. 해지하기 전에 정리하세요. QuickBooks 해지 시 보관할 기록을 보시고, 이어서 장부 관리 지원을 확인하세요.
• 회계사가 없거나 회계사가 어떤 프로그램을 지원하는지 말해 주지 않는 경우: 그 답이 쓸 수 있는 프로그램을 정하므로, 누가 신고서를 작성할지부터 정하세요. 장부 담당자의 월 비용을 보시고, 이어서 장부 관리 지원을 확인하세요.
• 장부가 밀렸거나 대사가 맞지 않는 경우: 새 파일이 오류를 그대로 넘겨받습니다. 장부 정리와 새로 시작하기와 밀린 장부 따라잡기를 보시고, 이어서 장부 관리 지원을 확인하세요.
• IRS가 기록을 요청한 경우: IRS는 흔히 원본 백업 파일과 관리자 로그인을 요청하므로, 무엇이든 바꾸거나 요약하거나 해지하기 전에 도움을 받으세요. 사업 기록을 보관하지 않았을 때의 가산세와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 소유주가 여럿인 S corporation 또는 파트너십인 경우: S corporation 장부 관리 소프트웨어와 파트너 자본 계정을 참고하세요. 기초 잔액이 기존 장부와 맞지 않거나, 마지막으로 제출한 신고서로 차이를 설명할 수 없거나, 소유주 계정이 맞지 않는다면 사용을 시작하기 전에 설정을 검토받으세요. 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 미국과 캐나다 양쪽에서 사업을 하거나 다른 통화의 계좌가 있는 경우: 두 나라에서 사업하는 경우의 QuickBooks 캐나다판과 미국판과 미국 장부의 외화 계좌를 보시고, 이어서 장부 관리 지원을 확인하세요.
• 급여 서비스 업체도 바꾸는 경우: 급여 서비스 업체 바꾸기를 참고하세요.
• QuickBooks Desktop이나 QuickBooks Self-Employed를 쓰는 경우: QuickBooks Desktop 판매 종료와 QuickBooks Self-Employed 서비스 종료를 참고하세요.
• QuickBooks Online과 다른 플랫폼 중에서 고르는 중이거나 소규모 사업용 패키지가 모자라게 된 경우: QuickBooks Online과 다른 플랫폼 비교와 QuickBooks를 넘어서기를 참고하세요.