Declarações atrasadas de corporação no Canadá: como regularizar

O que acontece se uma corporação não entregar suas declarações de imposto?

A CRA pode exigir as declarações em atraso, lançar o imposto sem declaração, cobrar multas e juros e executar a dívida lançada. O processo para omissos pode chegar a contato presencial ou a processo criminal. A dívida fiscal de uma corporação não desaparece porque a declaração não foi entregue: a Income Tax Act diz que a obrigação de pagar o imposto não depende de um lançamento fiscal.

Primeiro, confira a data e o tipo de cada carta da CRA. Uma exigência de entrega, um lançamento fiscal e uma notificação de cobrança pedem respostas diferentes. Dívidas de retenções da folha de pagamento e de recolhimento de GST/HST são especialmente urgentes: a CRA informa que a ação legal de cobrança pode começar pouco depois da notificação.

Precisamos entregar todos os anos em atraso, mesmo sem receita?

Uma corporação residente no Canadá geralmente deve entregar a T2 de todo ano fiscal, inclusive de anos inativos e de anos sem imposto a pagar. A CRA lista exceções restritas para certas corporações da Coroa isentas de imposto, colônias huteritas e instituições de caridade registradas. Parar de operar não encerra a obrigação. Se a corporação foi dissolvida, confira a data da dissolução e se a CRA foi avisada: as contas da folha de pagamento e do GST/HST têm etapas de encerramento próprias. Uma corporação não residente tem outros critérios de entrega (CRA: quem entrega a T2).

A T2 vence seis meses após o fim do exercício da corporação. O saldo do imposto corporativo geralmente vence 2 meses após o fim do exercício, ou 3 meses para uma CCPC elegível. Não existe regra geral de que só os anos recentes em atraso exigem declaração. Um contribuinte registrado no GST/HST deve entregar a declaração de cada período, mesmo sem operações ou sem imposto líquido. Declarações e pagamentos mensais e trimestrais vencem 1 mês após o período. Declarações anuais e pagamentos finais geralmente vencem 3 meses após o fim do exercício. As obrigações da folha de pagamento dependem de a corporação ter pago remuneração ou de ter uma conta de folha aberta que espera recolhimentos.

Quais declarações estão em atraso e qual entregamos primeiro?

Antes de entregar qualquer coisa, mapeie as obrigações da corporação por conta e por período. Um ano de T2, um período de GST/HST, um período de recolhimento da folha de pagamento e um ano-calendário de T4 são unidades diferentes. Por isso, uma única declaração de regularização não cobre todas.

Comece pelas exigências, ações de cobrança e valores de folha de pagamento ou GST/HST não pagos. Fale logo com a CRA sobre esses saldos. Ao mesmo tempo, reconstrua primeiro os períodos mais antigos em atraso, para que saldos iniciais, prejuízos e pagamentos passem corretamente para os anos seguintes. Antes de enviar, concilie as declarações entre si: a receita da T2, as vendas tributáveis do GST/HST, os salários do T4 e os dividendos do T5 devem contar a mesma história. Em Quebec, a Revenu Québec administra as declarações de GST/HST e QST. Se a corporação deveria ter se registrado no GST/HST e nunca o fez, veja quando se registrar.

Confira o método de envio de cada ano de T2 em atraso: algumas declarações mais antigas exigem outro método. Veja como entregar a declaração corporativa para as etapas de entrega e as exceções.

Como obtemos informes, notificações e extratos antigos da CRA?

Use o business number da corporação para consultar todas as contas de programa no My Business Account, ou dê acesso a um representante autorizado. A CRA informa que ali aparecem declarações pendentes, saldos, declarações de GST/HST esperadas e entregues, dados da folha de pagamento e a situação da declaração T2.

Baixe as notificações, cartas e extratos da corporação no correio on-line. Se faltar uma notificação ou se você precisar de um histórico detalhado de pagamentos, a CRA diz que o serviço de consultas pode solicitar cópias e extratos personalizados. Para informes T4 ou T5 já entregues, use Ver detalhes da declaração no My Business Account: filtre por ano e tipo de declaração e depois veja os informes ou peça o download. Refaça os informes não entregues a partir dos registros originais. Uma tela vazia da CRA não prova que nenhum pagamento foi feito. Para obrigações em Quebec, peça à Revenu Québec o histórico da conta e as notificações.

Reúna o business number e os números das contas de programa, as datas de constituição e de encerramento do exercício, extratos bancários e de cartão de crédito, notas fiscais de venda, recibos de despesas, registros da folha de pagamento, informes anteriores, declarações de imposto, notificações da CRA e comprovantes de pagamento. Mantenha uma lista de cada período em atraso e da situação da entrega.

E se a contabilidade nunca foi feita ou os registros se perderam?

Antes de entregar, reconstrua as transações com as melhores provas disponíveis. Rastreie cada depósito bancário e documente se foi venda, empréstimo, transferência ou outro recebimento. Não declare como despesa uma retirada sem documento. Peça extratos, notas fiscais e dados da folha de pagamento a quem os guarda e concilie tudo com o histórico da conta na CRA. A CRA exige registros confiáveis, completos e apoiados em documentos. Registros eletrônicos perdidos devem ser comunicados à CRA e recriados em prazo razoável.

Em geral, guarde os registros de uma declaração de imposto de renda entregue com atraso por seis anos após a entrega. O histórico de bens e de ações, orientações da CRA e contestações em aberto podem exigir prazo maior. A CRA também diz que a declaração de GST/HST continua exigida quando o período terminou há mais de seis anos. Para a reconstrução em si e as demonstrações de fim de exercício, veja contabilidade corporativa e GIFI.

A CRA enviou uma exigência de entrega ou um lançamento arbitrário: o que fazer?

Veja se a carta é uma exigência de entrega ou um lançamento fiscal. Responda logo a uma exigência da CRA com um plano de entrega realista. Se a corporação contesta um lançamento, confira já a data da notificação: a corporação tem 90 dias para apresentar uma contestação formal. Entregar a declaração em atraso ou falar com a cobrança não equivale a apresentar uma contestação. Veja revisões, auditorias e divulgação voluntária para o processo de contestação.

Um lançamento com base na subseção 152(7) da Income Tax Act não substitui a declaração em atraso. A CRA diz que pode omitir deduções voluntárias por não ter os fatos. Quando a corporação entrega a declaração real, a CRA a analisa e emite um novo lançamento fiscal. O saldo lançado pode continuar sujeito a cobrança enquanto isso. Uma exigência ou um contato já existente com a CRA também pesa na hora de considerar a divulgação voluntária. Por isso, verifique essa via antes de enviar um pedido de divulgação.

A CRA bloqueou a conta bancária da corporação: o que podemos fazer?

Trate a restrição bancária como uma cobrança em andamento. Pergunte ao banco qual documento legal ele recebeu, obtenha a cópia da corporação, confirme com a CRA a conta de programa e o saldo afetados e fale com o agente de cobrança indicado na notificação. A CRA pode determinar que uma instituição financeira envie à CRA os valores que mantém por meio de uma ordem de pagamento (requirement to pay) ou de um documento de penhora semelhante.

Se o saldo é contestado, entregue ao agente o lançamento fiscal e o plano de entrega das declarações em atraso. Uma declaração ou uma contestação, por si só, não necessariamente suspende a cobrança. Se a corporação não puder pagar de uma vez, a CRA oferece acordos de pagamento. Um acordo de pagamento não cancela automaticamente uma ordem de pagamento já emitida: a CRA diz que em geral mantém a medida até a conta ser quitada ou até ser comprovada dificuldade financeira. Pergunte ao agente o que é preciso para mudar a restrição e peça a resposta por escrito antes de contar com a conta para a folha de pagamento ou para um encerramento. Dívidas de folha de pagamento e de recolhimento de GST/HST podem ir para cobrança logo após a notificação. Uma venda ou um financiamento imobiliário em andamento torna o prazo crítico.

Os administradores respondem pessoalmente por retenções da folha de pagamento e GST/HST não recolhidos?

Os administradores podem receber um lançamento pessoal por valores específicos de folha de pagamento e de GST/HST não recolhidos, mais multas e juros relacionados. Essa exposição é diferente da dívida comum de imposto de renda da T2 da corporação. A CRA precisa cumprir condições de cobrança contra a corporação, e o administrador pode ter a defesa de diligência devida se tomou medidas preventivas razoáveis antes da falha. A circular da CRA sobre a responsabilidade dos administradores diz que o lançamento deve ser emitido até dois anos depois de a pessoa deixar de ser administradora. Apenas não participar da gestão não elimina o risco.

Identifique quem era administrador em cada período não pago, quando cada pessoa deixou o cargo e quais controles existiam para reter e recolher os valores. Se valores mantidos em fideicomisso foram usados para financiar a operação, ou se um administrador recebeu um lançamento pessoal, procure ajuda para preparar a declaração com os registros da conta e dos administradores, antes de presumir que a declaração da corporação resolverá a exposição pessoal.

Ainda podemos pedir créditos de imposto sobre insumos e usar prejuízos antigos?

Alguns pedidos ainda podem ser feitos, mas entregar com atraso não prorroga todos os prazos. Pela subseção 225(4) da Excise Tax Act, um contribuinte típico registrado no GST/HST deve pedir o crédito de imposto sobre insumos (input tax credit) em uma declaração entregue até a data de vencimento do último período de declaração que termine dentro de quatro anos após o período original. Para pessoas especificadas, o prazo geral usa o último período de declaração que termine dentro de dois anos após o exercício que contém o período original. Há exceções previstas em lei. Confira cada nota fiscal, o período de registro e o prazo do pedido antes de incluir um crédito antigo.

Um prejuízo não relacionado a ganhos de capital (non-capital loss) da corporação, bem documentado, pode compensar o lucro tributável de outros anos dentro do prazo de compensação aplicável. O guia da T2 da CRA descreve um prejuízo do ano corrente que pode ser levado para trás por três anos ou para a frente por 20 anos. Prejuízos mais antigos podem ter prazos diferentes, e a aquisição de controle pode restringir o uso do prejuízo. Entregue o ano do prejuízo com documentação e depois concilie o saldo de prejuízo lançado antes de usá-lo em declarações posteriores. Um lançamento arbitrário da CRA pode não refletir deduções ou prejuízos até que a declaração real seja analisada.

Quanto vai custar regularizar em imposto, multas e juros?

Não há uma estimativa única e útil antes de conciliar os registros e o histórico da conta. Separe o imposto de renda corporativo, o imposto líquido de GST/HST, as retenções da folha de pagamento e os valores do empregador, os saldos provinciais, as multas, os juros e o custo de reconstruir os registros. Uma T2 zerada ainda pode exigir preparação e entrega. Uma declaração de GST/HST zerada ainda pode encerrar uma notificação de período em atraso. Por outro lado, valores retidos em fideicomisso e não pagos podem gerar risco de cobrança e para os administradores antes de todos os anos de T2 estarem prontos (cobrança da CRA; responsabilidade dos administradores).

Monte uma estimativa período por período a partir da contabilidade reconstruída e compare com os lançamentos, pagamentos e créditos da CRA. O imposto corporativo pode ter vencido antes do prazo de entrega da T2. Por isso, entregar agora não apaga os juros que já correm. Para os cálculos e o possível cancelamento, veja multas, juros e alívio. Uma corporação com exigência ativa, conta bloqueada, vários anos em atraso ou retiradas do proprietário sem explicação tem mais do que uma simples entrega de declaração.

Não conte com uma restituição de GST/HST como dinheiro ainda: a CRA pode retê-la enquanto faltarem declarações ou pagamentos exigidos, ou aplicá-la a um saldo devedor. Para receber uma restituição em dinheiro, a T2 deve ser entregue em até três anos após o fim do exercício. A CRA pode, a seu critério, aplicar um crédito antigo da T2 a dívidas elegíveis já estabelecidas sob o mesmo business number. A dívida de um lançamento da subseção 152(7) fica de fora. Confirme a situação de qualquer crédito antes de contá-lo no custo da regularização.

Exemplo

Os valores são ilustrativos e estão em dólares canadenses. Uma corporação tem três anos de T2 e três períodos anuais de GST/HST sem entrega. No primeiro ano, ela registra C$100.000 em vendas e C$80.000 em despesas documentadas: C$20.000 de lucro contábil antes dos ajustes fiscais. Os registros de GST/HST mostram, separadamente, C$12.000 de imposto líquido a recolher. No segundo ano, o cálculo fiscal documentado mostra um prejuízo não relacionado a ganhos de capital de C$10.000, e a declaração de GST/HST é zerada. No terceiro ano, não há receita, despesas, salários nem operações de GST/HST.

A corporação confere suas contas na CRA e as datas das exigências e depois prepara os três anos de T2 e os períodos de GST/HST. Se o lucro tributável do primeiro ano também for de C$20.000 e a compensação para trás for permitida, um pedido de prejuízo de C$10.000 o reduziria para C$10.000. O lucro contábil, sozinho, não define o lucro tributável. Os anos dois e três têm declarações de GST/HST zeradas, e o ano três ainda precisa de uma T2 enquanto as contas continuarem abertas. A corporação concilia o total de C$12.000 de imposto líquido de GST/HST com os pagamentos já creditados e verifica se eram exigidos informes T4 ou T5. Esses números não definem multas, juros nem o saldo final.

É diferente no seu caso?

• A CRA enviou uma carta de revisão ou auditoria, ou você está pensando em fazer uma divulgação: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.
• A CRA cobrou multas ou juros: veja multas, juros e alívio.
• A contabilidade e as demonstrações de fim de exercício precisam ser refeitas: veja contabilidade corporativa e GIFI.
• O proprietário retirou dinheiro sem registro claro de salário ou dividendo: veja empréstimos de acionista.
• A corporação nunca se registrou no GST/HST, mas talvez precisasse: veja registro no GST/HST.
• A corporação deixou de entregar T1134, T1135 ou T106: veja declaração de bens estrangeiros e de afiliadas.
• Suas próprias declarações T1 também estão em atraso: veja como regularizar declarações pessoais.
• Há bloqueio bancário, lançamento pessoal contra administrador ou prazo urgente de venda: leve as notificações, os extratos e os registros de transações para a preparação de impostos.