Contabilidade de uma CCPC nova: capital social e primeiro ano

Como uma CCPC nova deve manter a contabilidade?

Uma corporação nova deve manter registros e livros contábeis em uma forma que permita apurar o imposto dela (Income Tax Act, seção 230). Uma corporação constituída sob a lei federal Canada Business Corporations Act (CBCA) também deve manter registros contábeis adequados. A corporação é uma pessoa distinta do proprietário; por isso, a contabilidade dela deve mostrar o dinheiro, as ações e as dívidas da corporação separados dos do proprietário.

Esta página cita o CBCA para as regras sobre ações e registros da corporação. Uma corporação constituída sob uma lei provincial de corporações segue a lei da própria província nesses pontos. As regras tributárias citadas aqui valem para toda CCPC (corporação privada sob controle canadense).

O caso deixa de ser simples se qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• O dinheiro se movimentou antes de existir contabilidade: um cartão pessoal pagou gastos da corporação, ou clientes pagaram em uma conta pessoal.
• As ações foram registradas como emitidas, mas ninguém as pagou.
• Ninguém sabe dizer se os depósitos do proprietário foram capital social ou empréstimo, nem qual é o saldo do acionista.
• A empresa operou antes da data de constituição.
• A corporação opera em Quebec ou em Alberta, ou tem um proprietário ou uma empresa nos EUA.
• Um proprietário não residente ou um investidor estrangeiro pode controlar a corporação, o que pode encerrar o status de CCPC dela.

Reúna isto antes de mexer na contabilidade:

• O certificado de constituição e o estatuto (articles)
• A resolução dos administradores que emitiu as ações e a prova de pagamento delas
• Todos os extratos bancários e de cartão desde a data de constituição
• Recibos dos gastos que o proprietário pagou pessoalmente
• Qualquer contrato de empréstimo escrito entre o proprietário e a corporação

Se o dinheiro já se movimentou, veja a última seção antes de mexer na contabilidade.

Partida simples ou partida dobrada: qual delas uma empresa constituída precisa?

Nem o Income Tax Act nem o CBCA citam um dos dois métodos, mas a T2 exige um balanço patrimonial, e a contabilidade por partidas dobradas o produz à medida que os lançamentos são feitos. O Income Tax Act pede registros em uma forma que permita apurar o imposto, e a página da CRA sobre registros não cita nenhum método de escrituração.

O teste prático é o que a T2 pede. Uma T2 deve incluir informações das demonstrações financeiras com códigos GIFI (os números de conta padrão da CRA para a declaração): um balanço patrimonial, uma demonstração do resultado e perguntas adicionais (guia GIFI da CRA). O balanço patrimonial traz o capital social, os saldos dos acionistas e os saldos bancários, que uma simples lista de receitas e despesas não registra. Tratar a partida dobrada como a escolha prática é uma conclusão, não uma regra da CRA. Sobre a escolha do software, veja como escolher o software de contabilidade.

Como registro as ações emitidas e o capital social?

Uma corporação federal só emite uma ação quando o preço está totalmente pago em dinheiro, bens ou serviços já prestados (CBCA seção 25). Ela mantém uma conta de capital declarado (stated capital account, o registro legal do que os acionistas aportaram) separada para cada classe e série de ações e lança nela o valor total que recebe por elas (CBCA seção 26). Algumas trocas com partes relacionadas seguem, em vez disso, a subseção 26(3). Quando o proprietário transfere bens para receber ações, uma opção conjunta pela seção 85 pode diferir o imposto do proprietário sobre eles; o prazo é o prazo mais antigo de entrega da declaração de imposto de renda de qualquer das partes para o ano da transferência (subseção 85(6)). Os dois pontos estão em contabilidade depois de constituir uma empresa individual.

Em ordem:

1. Os administradores aprovam uma resolução para emitir as ações. A resolução vai para o livro de atas, a pasta da corporação com as resoluções e os registros de ações (Corporations Canada).
2. O acionista paga o valor integral.
3. A contabilidade registra o pagamento como capital social daquela classe, e o livro de registro de ações (securities register) mostra quem detém as ações.

Uma nota promissória ou promessa de pagamento de quem recebe as ações, ou de alguém com relação de dependência (non-arm's-length) com essa pessoa, não conta como bem (subseção 25(5)). Ações “pagas” com essa promessa não atendem à seção 25. Os administradores que votam pela emissão de ações por qualquer coisa que não seja dinheiro respondem solidariamente perante a corporação por qualquer diferença a menor em relação ao equivalente justo em dinheiro na data da resolução, a menos que não soubessem nem pudessem razoavelmente saber; a ação deve ser iniciada em até dois anos da resolução (subseções 118(1), (6) e (7)).

O dinheiro que aportei é capital social ou empréstimo de acionista?

O dinheiro é capital social somente se a corporação emitiu ações por ele. O dinheiro que a corporação deve devolver é um empréstimo de acionista, registrado como valor a pagar ao acionista.

Nenhuma fonte define um prazo para essa escolha. Mas o capital social exige uma emissão de ações posterior ao pagamento, e um empréstimo exige que a corporação deva o dinheiro de volta desde o dia em que ele chega. A contabilidade fica mais fácil de comprovar quando a escolha é registrada no dia em que o dinheiro se movimenta: a resolução, para ações, e uma nota escrita curta, para um empréstimo. Quem lê o balanço patrimonial, como um credor ou um comprador, vê qual dos dois é.

Como registro o dinheiro que retiro, e quando ele vira um empréstimo de acionista tributável?

O dinheiro que o proprietário retira pode ser salário, dividendo, devolução de um empréstimo que o proprietário fez, reembolso de um gasto da corporação que o proprietário pagou ou um valor que o proprietário deve à corporação. Se uma retirada sem identificação é uma dívida depende dos fatos, inclusive de se a devolução é esperada. Quando não é, ela pode ser um benefício concedido a um acionista, que a subseção 15(1) inclui na renda do acionista. A contabilidade deve registrar o que é no momento em que o dinheiro se movimenta.

Um empréstimo a um acionista, ou uma dívida de um acionista, ou de uma pessoa ligada a um acionista (por exemplo, um parente), é incluído na renda dessa pessoa no ano em que foi recebido (Income Tax Act, subseção 15(2)). Uma corporação residente no Canadá que toma emprestado fica fora da regra. O valor não é incluído se for devolvido em um ano após o fim do ano fiscal da corporação em que o empréstimo foi feito e a devolução não fizer parte de uma série de empréstimos ou outras transações e devoluções (subseção 15(2.6); a posição publicada da CRA, que não é lei, está no Folio S3-F1-C1).

As exceções, os juros presumidos sobre empréstimos com juros baixos e o que acontece quando um empréstimo tributado é devolvido estão em empréstimos de acionista tributáveis.

Cada lançamento tem dois lados. Um débito aumenta um ativo ou uma despesa e reduz um passivo ou o patrimônio líquido; um crédito faz o contrário.

O dinheiro retirado que não é salário, dividendo nem reembolso pode quitar o que a corporação deve ao proprietário, até esse saldo; a regra de um ano se aplica ao excedente. O que decide é a substância de cada pagamento, não o lançamento, e uma compensação só conta se extinguir legalmente o empréstimo (CRA Folio S3-F1-C1, parágrafos 1.14 e 1.82). Mantenha uma conta por acionista, com os valores devidos ao proprietário e por ele em linhas separadas, para que um saldo líquido não esconda nenhuma das duas dívidas. Confira cada linha com os extratos bancários no fim do exercício. A conta completa está em a conta de empréstimo de acionista. Salário e dividendos estão em salário ou dividendos.

Qual conta bancária e quais registros a corporação deve usar desde o primeiro dia?

Os registros ficam mais fáceis de comprovar quando a corporação recebe e paga por uma conta bancária em nome dela. Nenhuma fonte exige uma conta corporativa separada, mas a lei exige registros que permitam à CRA apurar o imposto da corporação, e o dinheiro da corporação que passa por uma conta pessoal é difícil de demonstrar com os registros da própria corporação.

Guarde a prova por trás de cada lançamento: faturas, recibos, extratos bancários e de cartão e qualquer contrato necessário para entender um lançamento. A seção 230 exige guardar todas as contas e comprovantes necessários para verificar os registros.

Quando uma conta ou um cartão pessoal paga um gasto que é da corporação, a corporação registra a compra como despesa, ou como ativo no caso de equipamentos e outros desembolsos de capital, e passa a dever o valor ao proprietário (o Income Tax Act, parágrafo 18(1)(b) proíbe deduzir um desembolso de capital). Quando uma conta da corporação paga um gasto pessoal, ele não é despesa da empresa; é lançado na conta do acionista ou, se foi isso, como remuneração ou dividendo. Nenhum dos dois pagamentos é receita da corporação. Veja gastos pagos com dinheiro pessoal. As contas da CRA, o número de empresa e o registro no GST/HST estão em depois de constituir a empresa. As etapas comuns a qualquer empresa nova estão em como organizar a contabilidade.

Como organizo as contas para a T2 sair com facilidade?

Dê a cada conta um código GIFI desde o início. A T2 inclui a Schedule 100 (balanço patrimonial), a Schedule 125 (demonstração do resultado) e a Schedule 141 (informações adicionais). Na primeira declaração, uma corporação nova preenche dois balanços patrimoniais: um de abertura na Schedule 101 e um de encerramento na Schedule 100 (guia GIFI da CRA). A primeira declaração depois da constituição também inclui a Schedule 24, First-time Filer After Incorporation, Amalgamation or Winding-up of a Subsidiary into a Parent.

Mantenha os valores a pagar e a receber de cada acionista em contas próprias, para que caiam nessas linhas.

A Schedule 50 lista todo acionista que detém 10% ou mais das ações ordinárias ou preferenciais da corporação (CRA Schedule 50). Por isso, os registros de propriedade das ações da corporação devem mostrar quem detém qual parte de cada classe. Uma lista completa de contas está em plano de contas para o GIFI, e as próprias demonstrações em demonstrações financeiras de fim de ano.

Quando vence a primeira T2, e quando vence o imposto?

A T2 vence seis meses após o fim do ano fiscal (guia da T2 da CRA). O saldo do imposto vence dois meses após o fim do exercício, ou três meses após ele quando todas estas condições são atendidas (Income Tax Act, subseção 248(1); data de vencimento do saldo (balance-due day) da CRA):

• A corporação é uma CCPC durante todo o ano fiscal.
• Ela pediu a dedução para pequenas empresas no ano fiscal atual ou no anterior.
• Sua renda tributável do ano fiscal anterior não excedeu o limite de pequena empresa (business limit) daquele ano. Se ela é associada a outras corporações, o teste é, em vez disso, se a renda tributável combinada delas nos últimos anos fiscais que terminaram no último ano-calendário encerrado antes do fim do exercício atual não excede os limites combinados.

Esses testes olham para um ano fiscal anterior. A definição legal e a página da CRA nada dizem sobre uma corporação no primeiro ano fiscal, que não tem ano anterior; portanto, a data posterior não é certa no primeiro ano. Confirme qual data se aplica antes de contar com ela; pagar até a data anterior elimina a dúvida.

A T2 vence em todo ano fiscal, inclusive em um ano sem imposto a pagar ou sem atividade (guia da T2 da CRA). Uma CCPC em regra deve entregá-la por via eletrônica; as exceções incluem uma corporação que declara em moeda funcional (Income Tax Act, subseção 150.1(2.1); Regulations, subseção 205.1(2)). As multas por atraso na entrega e o alívio delas estão em multas, juros e alívio. A data de fim do exercício é escolhida em como escolher o fim do exercício.

Quais registros e itens do livro de atas devo guardar, e por quanto tempo?

Uma corporação mantém dois conjuntos: os registros corporativos (o livro de atas) e os registros contábeis.

A maioria dos registros e livros contábeis, com os comprovantes que os sustentam, é guardada até seis anos após o fim do último ano fiscal a que se referem (Income Tax Act, subseção 230(4)). Em uma corporação, as atas das reuniões de administradores e acionistas, os registros de propriedade das ações, o livro-razão ou outro livro de lançamento final e os contratos especiais por trás dele são guardados até dois anos após a dissolução da corporação (Income Tax Regulations, seção 5800). Em uma corporação federal, quem recebe a custódia dos documentos e registros dela também continua obrigado a apresentá-los por seis anos a partir da dissolução, a menos que um tribunal fixe um prazo menor (CBCA subseção 225(1); Regulations, seção 14.1). Há mais detalhes em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

O que muda em Quebec ou em Alberta?

Uma corporação localizada em Quebec ou em Alberta entrega uma declaração corporativa provincial separada, porque, nas demais províncias, a T2 serve também de declaração provincial (página da T2 da CRA).

• Quebec: uma corporação com estabelecimento em Quebec entrega a declaração de imposto de renda de corporação da Revenu Québec, a CO-17, em até seis meses do fim do exercício, mesmo que tenha sede em outro lugar (Revenu Québec). As regras da própria Revenu Québec definem o que conta como estabelecimento.
• Alberta: salvo isenção, uma corporação entrega a AT1 se teve estabelecimento permanente em Alberta em qualquer momento do ano fiscal, em até seis meses do fim do exercício (Alberta).

Os pontos federais acima (registros, regra do empréstimo de acionista e GIFI) valem onde quer que a corporação esteja. As declarações de Quebec e de Alberta acrescentam exigências provinciais que esta página não aborda.

E se a empresa já operava antes de eu constituí-la?

A corporação não existia antes da data de constituição; por isso, os gastos que o proprietário pagou antes dela, e os ativos e saldos de uma empresa individual, entram na contabilidade por lançamentos de abertura separados. Veja gastos pagos com dinheiro pessoal, contabilidade depois de constituir uma empresa individual e custos de constituição.

Quais são os erros comuns de contabilidade em uma corporação nova?

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares canadenses.

O proprietário aporta C$10.000 no início

Uma CCPC de Ontário, constituída sob a lei federal, recebe C$10.000 do proprietário no primeiro dia. Se os administradores emitem 100 ações ordinárias por C$10.000 e o proprietário paga, a corporação lança C$10.000 na conta de capital declarado das ações ordinárias (GIFI 3500). Se o proprietário empresta o dinheiro, em vez disso, nenhuma ação é emitida e a contabilidade mostra C$10.000 a pagar ao proprietário (GIFI 2780 ou 3260). Em qualquer caso, a escolha é registrada por escrito quando o dinheiro se movimenta, não no fim do exercício.

O proprietário retira C$20.000 sem identificação

Uma CCPC de Alberta tem fim de exercício em 31 de dezembro. Em março do ano 1, ela paga C$20.000 ao proprietário, esperando que ele os devolva. Nenhum salário, dividendo, reembolso ou devolução de empréstimo é lançado; por isso, a contabilidade mostra C$20.000 a receber do acionista. Sem essa expectativa, o valor poderia ser, em vez disso, um benefício pela subseção 15(1). O ano fiscal termina em 31 de dezembro do ano 1, e um ano depois é 31 de dezembro do ano 2. Se o proprietário não tiver devolvido os C$20.000 até lá, o valor é incluído na renda do ano 1 do proprietário. Se o proprietário devolve em dezembro do ano 2 e retira C$20.000 de novo em janeiro do ano 3, a devolução pode fazer parte de uma série e não contar. Se a corporação devesse ao proprietário C$20.000 ou mais de empréstimos anteriores, o mesmo pagamento seria, em regra, uma devolução, desde que esses empréstimos ainda estivessem em aberto.

Um primeiro período fiscal que termina em 30 de junho

O primeiro período fiscal de uma CCPC da Colúmbia Britânica termina em 30 de junho do ano 1. A T2 vence em 31 de dezembro do ano 1. O saldo do imposto vence em 31 de agosto do ano 1, ou em 30 de setembro do ano 1 se as condições de CCPC forem atendidas. A página da CRA sobre a data de vencimento do saldo não diz como essas condições se aplicam a um primeiro período; portanto, pagar até 31 de agosto é a data segura; confirme antes de contar com 30 de setembro. A declaração inclui um balanço patrimonial de abertura na Schedule 101 e um de encerramento na Schedule 100.

E no seu caso?

• O dinheiro já se movimentou e a contabilidade não está montada: cartões pessoais pagaram gastos, depósitos foram para uma conta pessoal, as ações nunca foram emitidas formalmente ou ninguém sabe o saldo do acionista. O balanço de abertura e a classificação de cada item muitas vezes pedem a revisão de um profissional antes da primeira T2. Comece pela ajuda com escrituração contábil; os dois casos comuns estão em receita da corporação em uma conta pessoal e despesas pessoais pagas pela corporação.
• A empresa operava antes de você constituí-la: siga contabilidade depois de constituir uma empresa individual.
• Uma T2 está em atraso ou a CRA enviou um aviso: veja como regularizar declarações de corporação não entregues e ajuda com impostos de corporação.
• A contabilidade está atrasada há meses: veja como atualizar a contabilidade atrasada.
• Um proprietário não residente ou um investidor estrangeiro controla a corporação: ela pode não ser uma CCPC, e os pontos acima que valem só para CCPC podem não se aplicar. Veja proprietários não residentes de uma corporação canadense e perda do status de CCPC para investidores estrangeiros.
• Um proprietário ou uma empresa está nos EUA: veja contabilidade de uma empresa canadense e da sua empresa americana e ajuda com impostos entre países.
• Você está escolhendo entre salário e dividendos: veja salário ou dividendos.