Contador não entregou HST, T2 ou T4 e sumiu: o que fazer

O que faço primeiro quando meu contador deixou de entregar declarações e parou de responder?

Descubra primeiro o que a CRA tem registrado e só depois resolva o que está atrasado. A CRA trata a empresa como responsável pelos seus registros, mesmo quando outra pessoa os guarda (responsabilidades com os registros). O alívio por falha do contador é exceção, como explica a seção de alívio abaixo. A rapidez com que você age é a parte que está nas suas mãos.

1. Olhe. Entre no My Business Account e anote a situação, o saldo e a correspondência de cada conta fiscal ligada ao número de empresa (business number): imposto da corporação (T2), GST/HST e folha de pagamento. Confira se os dados bancários e o endereço postal são seus e se o dinheiro que você deu ao contador para pagar impostos aparece como pagamento.
2. Liste o que está atrasado com a tabela de datas de vencimento abaixo. Anote qualquer exigência ou lançamento da CRA e a data dele: um aviso inicia um prazo próprio (para contestar um lançamento de T2 ou de GST/HST, o prazo é 90 dias depois que o aviso é enviado; o de uma declaração pessoal pode ser maior). Por isso, não espere o contador responder.
3. Escreva ao contador, com data, listando os registros e as confirmações de entrega que você quer de volta até uma data definida.
4. Remova o acesso do contador à CRA se você vai encerrar o contrato, depois de salvar o que a conta mostra.
5. Combine como entregar as declarações atrasadas, quem as entrega e em que ordem. Antes de enviar qualquer coisa, veja se a divulgação voluntária se aplica: ela não alivia encargos já lançados (veja a seção de alívio abaixo).
6. Peça alívio de multas e juros com um relato claro do que aconteceu.
7. Decida se vai reclamar. A reclamação corre em paralelo à entrega das declarações, nunca no lugar dela.

O caso deixa de ser simples quando faltam declarações em mais de uma conta fiscal ou ano, a CRA enviou uma exigência ou lançou uma estimativa, a empresa fica em Quebec, você não sabe dizer se as declarações entregues batem com o que deu ao contador, o dinheiro que você pagou não chegou à CRA, ou a escrituração dos períodos que faltam está atrasada ou nas mãos do contador. Os descontos da folha de pagamento e o GST/HST não recolhidos são mantidos em fideicomisso (trust), e os administradores podem ser lançados pessoalmente por eles, geralmente em até dois anos depois de deixarem o cargo. Entregar o trabalho a um contador não elimina esse dever: o administrador não responde se tomou o cuidado que uma pessoa razoavelmente prudente teria tomado, com as medidas tomadas antes da falha. Os sócios de uma sociedade de pessoas (exceto os sócios comanditários que não sejam também sócios gerais) são solidariamente responsáveis pelo GST/HST dela. O guia Como regularizar declarações corporativas não entregues trata do risco dos administradores. Esses casos exigem julgamento profissional sobre o que entregar primeiro, se a divulgação voluntária se aplica e se o alívio é realista.

Reúna: seu número de empresa e o acesso on-line, se você tiver; o último T2 e o aviso de lançamento; extratos bancários e de cartão dos períodos que faltam; registros da folha de pagamento; pagamentos feitos ao contador; a carta de contratação, se houver; e todas as mensagens trocadas com o contador.

Como descubro o que meu contador realmente entregou?

Entre no My Business Account e confira cada conta fiscal separadamente. A CRA lista estes serviços:

Em Profile → Manage authorized representatives, a CRA também permite ver as transações on-line que um representante fez na conta da sua empresa. Isso mostra o que o contador fez on-line. Os serviços de depósito direto e de endereço mostram para onde vão as restituições e a correspondência.

Não tem login próprio? Sem ele, você não consegue ver as contas nem remover o acesso on-line. Conseguir o acesso é a primeira tarefa, e um profissional pode ajudar; o Form AUT-01X, abaixo, é o caminho em papel para remover o acesso do contador.

Uma declaração entregue em uma conta fiscal não diz nada sobre as outras. Se a empresa fica em Quebec, a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST. Quebec e Alberta também administram e cobram os próprios impostos de corporações, então uma corporação nessas províncias pode ter uma declaração provincial que o T2 não substitui (a de Alberta é o AT1), e um empregador de Quebec envia as deduções de QPP, QPIP e imposto de renda de Quebec à Revenu Québec. Peça também o histórico de entregas ao órgão da província; esta página trata do lado da CRA. Se a empresa não aparece na sua conta, o guia Como trocar de contador explica como adicioná-la.

Quais declarações podem estar atrasadas e quando cada uma venceu?

Cada entrega tem o próprio prazo e a própria conta na CRA.

Um empresário individual não tem T2: a renda do negócio vai na declaração pessoal do proprietário. Uma sociedade de pessoas pode entregar um T5013; o guia Como trocar de contador traz essa data.

Como recupero com o contador meus livros, informes e cópias das declarações entregues?

Peça por escrito, liste os itens e fixe uma data. Se o contador for um CPA (contador público habilitado), o código da profissão exige transferir sem demora os bens do cliente ao próprio cliente ou a quem ele indicar, e fornecer a um sucessor as informações razoáveis e necessárias do cliente, a pedido escrito dele (Código do CPA Ontario, Regras 303.1 e 303.2). O texto do Código citado aqui é a edição de fevereiro de 2016; vale o Código atual do órgão regulador.

Essa divisão vem da orientação do Código sobre a Regra 303. A mesma orientação diz que, em geral, não se espera que o contador anterior dê ao sucessor mais do que as demonstrações financeiras e as declarações do ano anterior, a menos que seja pago pelo tempo gasto. Por isso, peça você mesmo os seus bens também.

Se a sua escrituração está em um arquivo contábil on-line criado pelo contador, peça na mesma carta para virar o proprietário dele ou para receber uma exportação completa: livro-razão, balancete e conciliações bancárias.

A CPABC descreve a mesma regra de sucessor para a Colúmbia Britânica e diz que um contador anterior não deve reter informações do cliente por falta de pagamento de honorários. Essas regras obrigam os CPAs. Para qualquer outra pessoa, a carta de contratação e outras leis definem o que você pode exigir; peça por escrito e, se a resposta for não, um advogado pode dizer o que vale no seu caso.

Enquanto espera, o serviço Enquiries da CRA no My Business Account fornece cópias de avisos anteriores e extratos de conta personalizados. Os serviços de conta citados acima mostram a situação e os detalhes das declarações, não cópias delas. Por isso, peça primeiro ao contador uma cópia do T2 entregue e, se ele não responder, pergunte à CRA o que ela pode fornecer. Extratos bancários, faturas e registros da folha de pagamento são a base para reconstruir o que falta; veja como atualizar a escrituração atrasada. A CRA também pede que você informe mudanças feitas por terceiros que possam afetar seus registros.

Como tiro meu contador das minhas contas na CRA?

Exclua a autorização no My Business Account ou envie um formulário em papel se você não consegue entrar. Faça isso quando for encerrar o contrato, não enquanto o contador ainda é quem entrega as declarações, e antes salve o que a conta mostra, incluindo a lista de transações do representante.

• On-line: abra Profile → Manage authorized representatives e veja, altere ou exclua a autorização do contador. O acesso permanece até você ou o representante cancelar, ou até a autorização expirar.
• Em papel: envie o Form AUT-01X ao seu centro de impostos em até seis meses depois de assiná-lo, senão a CRA não o processa. Quem assina precisa ter poder de assinatura sobre as contas, e o nome deve bater com os registros da CRA. O mesmo formulário vale para uma conta pessoal (SIN), que o contador de um empresário individual também pode ter.

As opções de alcance do formulário (o número de empresa inteiro ou uma conta) e a autorização separada de um novo contador estão em Como trocar de contador.

Quanto custam as entregas atrasadas e o que já começou a correr?

Para uma declaração de T2 ou de GST/HST, a multa por atraso na entrega é um percentual do imposto não pago, então a conta cresce a cada mês completo. Os juros correm separadamente e podem já ter começado.

Para uma corporação, os juros de atraso são capitalizados diariamente sobre qualquer saldo não pago, do dia de vencimento do saldo até a data do pagamento, a uma taxa definida a cada três meses. O dia de vencimento do saldo vem antes do prazo de entrega do T2, então os juros podem correr por meses antes mesmo de a declaração estar atrasada. Como cada encargo é calculado, inclusive na declaração pessoal, está em multas, juros e alívio.

A CRA enviou uma exigência de entrega ou lançou uma estimativa: o que muda?

Uma exigência torna a entrega um dever legal com prazo, e uma estimativa coloca na sua conta um valor que você não escolheu. Nenhuma das duas cancela a declaração que falta.

• Exigência de entrega. Depois da carta ou do aviso da CRA, você é obrigado por lei a entregar a declaração, conforme a subseção 150(2) do Income Tax Act, e um agente que ligar dará um prazo. Para o T2, uma exigência somada a uma multa por atraso que era devida em algum dos três anos fiscais anteriores leva às taxas maiores de reincidência (10% mais 2% por mês).
• Lançamento estimado de imposto de renda. A CRA pode lançar o imposto devido conforme a subseção 152(7). Ela diz que não incluirá deduções voluntárias a que você poderia ter direito. Para contestar, uma corporação tem 90 dias depois do envio do aviso; uma pessoa física tem o que for mais tarde entre esse prazo e um ano depois da data de vencimento da declaração (Income Tax Act, s. 165(1)). Entregar a declaração que falta não é uma contestação.
• GST/HST. O Excise Tax Act permite que a CRA lance mesmo sem declaração entregue, e a responsabilidade não depende de ter havido lançamento. Para um aviso sobre um período que você não entregou, a árvore de decisão da CRA pergunta se você recebeu um pedido de entrega para esse período e depois orienta a entregar a declaração do período indicado no aviso, a menos que o aviso diga para não entregar. O prazo de contestação é 90 dias a partir da data do aviso. Os créditos de imposto sobre insumos geralmente devem ser pedidos em até quatro anos depois do período a que pertencem, contados até a data de vencimento de uma declaração, então um pedido comum para os períodos mais antigos pode estar fora do prazo (Excise Tax Act, s. 225(4)). Ao lançar um período, porém, a CRA deve levar em conta um crédito não pedido que uma declaração no prazo teria permitido, mesmo que só o prazo de pedido tenha vencido, desde que existam os documentos exigidos (s. 296(2)). Reúna os recibos de todos os períodos antes de tratar créditos antigos como perdidos.

Leia primeiro a data do aviso e as instruções que ele traz. Vários anos não entregues, ou uma exigência que abrange mais de uma conta fiscal, estão em Como regularizar declarações corporativas não entregues; um lançamento estimado de GST/HST, inclusive de créditos de insumos antigos, está em declarações de GST/HST não entregues.

A CRA pode cancelar multas e juros quando meu contador falhou, e como peço?

Às vezes, mas não como regra. A circular de alívio da CRA diz que os contribuintes são geralmente responsáveis por erros e atrasos causados por terceiros, com alívio para situações excepcionais. O alívio é discricionário, e a circular diz que suas diretrizes não são vinculantes em lei.

A circular cita três tipos de situação: circunstâncias extraordinárias, ações da CRA, e incapacidade de pagar ou dificuldade financeira. Ela também diz que o alívio pode caber quando uma circunstância extraordinária fora do controle do representante do contribuinte impediu o contribuinte de cumprir uma obrigação, e seus exemplos de circunstâncias extraordinárias incluem doença grave ou acidente. Os exemplos não são exaustivos e não citam, por si só, o atraso de um contador. Cada pedido é decidido pelos próprios méritos, então diga exatamente o que aconteceu.

Entre os fatores que a CRA pesa:

• seu histórico de conformidade;
• se você deixou saldo existir de propósito e os juros de atraso correram sobre ele;
• se você teve cuidado razoável e não foi negligente nem descuidado;
• se você agiu rápido para corrigir o atraso ou a omissão.

Os dois últimos estão em suas mãos agora: diga o que você perguntou ao contador, quando soube da falha e com que rapidez entregou.

Para pedir, entre no My Business Account, escolha o programa e a conta e use o serviço Request relief of penalties and interest, ou envie pelo correio o Form RC4288. Faça uma descrição detalhada, completa e correta e envie documentos de apoio: a carta de contratação, mensagens com data enviadas ao contador, o registro da conta na CRA e a data em que você entregou. O alívio de multas geralmente alcança um ano fiscal (no GST/HST, um período de apuração) que terminou em até 10 anos antes do ano-calendário do pedido, e o alívio de juros alcança os juros acumulados nos 10 anos-calendário anteriores ao ano do pedido, mais os juros acumulados no próprio ano do pedido (IC07-1R1, parágrafos 12 a 15.1). Uma negativa e os próximos passos estão em multas, juros e alívio.

A divulgação voluntária é outro caminho, mas não vale para encargos já lançados. Se a informação está atrasada em pelo menos um ano ou em um período de apuração, o Voluntary Disclosures Program (Programa de Divulgação Voluntária) da CRA normalmente alivia 100% das multas e 75% dos juros quando o pedido é espontâneo. Ele precisa ser voluntário: não vale depois que uma auditoria ou investigação começou. Uma carta da CRA que aponta o erro ou fixa um prazo geralmente torna o pedido provocado, com 25% de alívio dos juros e até 100% de alívio das multas. Ele não cobre multas e juros já lançados (IC00-1R7, parágrafos 11 e 16 a 21; Memorando do GST/HST 16-5-1). Por isso, decida antes de as declarações atrasadas serem entregues e lançadas. Como funciona um pedido está em revisões, auditorias e divulgação voluntária.

Posso reclamar ao órgão regulador do meu contador, e o que ele pode fazer?

Se o contador for um CPA, o órgão provincial de CPAs pode analisar a conduta dele. O processo não resolve disputas de honorários, e os resultados que ele lista não incluem devolver dinheiro a você. Quatro órgãos provinciais:

Cada página indicada explica como fazer a reclamação. As outras províncias têm os próprios órgãos de CPAs, com regras próprias; procure o da província do contador.

O guia do CPA Ontario lista os resultados que ele pode alcançar: arquivamento, orientação ou advertência, encaminhamento e audiência disciplinar. Indenização ao cliente não está entre eles. Uma reclamação não pode ser retirada depois de enviada, e o CPA Ontario pode compartilhar o que você enviar com o contador, então confira antes o conteúdo dos seus documentos. Ele pede documentos de apoio, como cartas de contratação, demonstrações financeiras, declarações e correspondência. Uma reclamação não entrega nada por você, então nunca substitui a entrega das declarações.

A quem posso reclamar se meu responsável contábil ou contador não é CPA?

O processo de um órgão de CPAs abrange os próprios membros, estudantes e escritórios. Quem não é nada disso geralmente está fora do alcance dele: o CPA Ontario diz que muitas reclamações levantam questões fora de sua jurisdição e que pode aconselhar o reclamante a buscar um advogado.

Um responsável contábil ou preparador de declarações que não é CPA pode não pertencer a nenhuma profissão regulada, e então nenhum órgão de CPAs tem autoridade sobre ele. Veja primeiro se a pessoa é CPA; o guia Como escolher um contador no Canadá explica como. Se não for, suas opções incluem os termos da carta de contratação e uma ação civil. Sem contrato por escrito, reconstrua-o com o que você tem: mensagens com data, transferências bancárias ou cheques pagos ao contador e cópias do que você enviou. O guia do CPA Ontario também lista o sistema de justiça civil e criminal, a polícia local e um advogado independente como outras opções.

Se você encontrar uma declaração entregue com valores que nunca informou, a correção de erros passados está em revisões, auditorias e divulgação voluntária.

Posso recuperar multas ou honorários que paguei por causa das entregas não feitas?

Não automaticamente. O alívio cancela encargos da CRA, não honorários pagos ao contador, e os órgãos de Ontário e da Colúmbia Britânica ficam fora das disputas de honorários.

Prejuízos causados pela falha, como multas e juros que não foram cancelados, são um possível assunto de uma ação civil, o que é uma questão jurídica. A página do síndico de Quebec remete os leitores ao fundo de seguro de responsabilidade profissional e ao fundo de indenização da profissão e sugere consultar um advogado sobre o recurso civil.

Uma ação civil tem prazos, definidos pela lei provincial. A orientação de retenção do CPA Ontario (Regra 218) descreve a ação por negligência como surgindo quando o dano se torna conhecido ou deveria ter se tornado conhecido, e remete à orientação jurídica sobre prazos de prescrição. Busque essa orientação cedo e guarde a carta de contratação e todas as mensagens.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses.

Corporação de Ontário, T2 nunca entregue

Uma corporação com fim do exercício em 31 de dezembro tem o T2 vencendo em 30 de junho. O contador nunca o entregou e parou de responder. A conta na CRA mostra C$10.000 de imposto não pago no prazo de entrega; suponha que não houve exigência da CRA nem multa anterior por atraso. Um novo contador entrega em 1º de outubro, três meses completos depois do prazo. A multa por atraso é 5% mais 3% por três meses: 8% de C$10.000, ou C$800. Os juros de atraso começaram no dia de vencimento do saldo, meses antes de 30 de junho, e se somam a ela. O T2 está atrasado há menos de um ano, então a divulgação voluntária não está disponível para ele; o alívio ainda não foi pedido, e os registros do proprietário sobre as mensagens sem resposta entram nesse pedido.

Empresário individual, quatro declarações de GST/HST não entregues

Um empresário individual com C$120.000 de vendas descobre no My Business Account que quatro declarações de GST/HST nunca foram entregues, e um aviso mostra uma estimativa que a CRA lançou depois de pedir as declarações. O proprietário anota a data do aviso e as instruções dele. A árvore de decisão da CRA orienta a entregar a declaração de cada período indicado, a menos que o aviso diga o contrário, então o proprietário reúne os registros de vendas e os recibos de cada período antes de entregar qualquer coisa. Os pedidos comuns para os períodos mais antigos podem estar fora do prazo, mas a CRA ainda pode permitir créditos no lançamento quando existem documentos, e créditos sem documentos não podem ser pedidos; se o contador guarda os registros, a carta pede esses registros primeiro.

Corporação da Colúmbia Britânica com cinco empregados

Uma corporação da Colúmbia Britânica com cinco empregados não consegue falar com o contador. Os informes T4 e a conciliação da folha de pagamento de dois anos não estão confirmados. O proprietário confere na conta de folha de pagamento do My Business Account os recolhimentos lançados e as declarações entregues, salva os detalhes das declarações e exclui a autorização do contador; um novo contador entrega o que falta. A multa por informes atrasados é calculada no guia sobre informes.

E no seu caso?

• Você recebeu uma exigência da CRA, um lançamento estimado, ou tem dois ou mais anos sem entrega entre T2, GST/HST e folha de pagamento, ou não consegue confirmar o que foi entregue: conte com a ajuda em impostos de corporações para definir quais declarações estão atrasadas, a ordem de entrega, se a divulgação voluntária ou o alívio é realista e quem as entrega. Um empresário individual na mesma situação pode contar com a ajuda em impostos de pessoa física.
• O dinheiro que você deu ao contador nunca chegou à CRA, ou uma declaração entregue mostra valores que você nunca informou: isso vai além de uma entrega atrasada. Veja revisões, auditorias e divulgação voluntária para saber como funciona a correção de erros passados e a ajuda em impostos de corporações para saber o que fazer primeiro.
• Sua corporação tem vários anos sem entrega: veja Como regularizar declarações corporativas não entregues.
• A CRA estimou seu GST/HST: veja declarações de GST/HST não entregues e lançamentos estimados.
• Recolhimentos ou informes da folha de pagamento não foram feitos: veja recolhimento atrasado da folha de pagamento e informes T4 e T5 atrasados.
• A escrituração dos períodos que faltam está atrasada ou perdida: comece por como atualizar a escrituração atrasada e conte com a ajuda em escrituração contábil.
• Você está pronto para trocar de contador: veja Como trocar de contador e Como escolher um contador no Canadá.
• O contador também fazia sua declaração pessoal: veja como regularizar declarações pessoais não entregues.
• O contador também cuidava de bens no exterior, de uma afiliada estrangeira ou de uma empresa dos EUA: veja declaração de bens e afiliadas no exterior e declarações dos EUA não entregues por uma corporação canadense.
• Você quer declarar as entregas não feitas antes que a CRA aja, ou a CRA abriu uma revisão ou auditoria: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.