Comptable injoignable : T2, TPS/TVH ou T4 non produits

Que faire d'abord si mon comptable n'a pas produit mes déclarations et ne répond plus?

Vérifiez d'abord ce que l'ARC a au dossier, puis réglez ce qui est en retard. L'Agence du revenu du Canada (ARC) tient l'entreprise responsable de ses registres, même quand quelqu'un d'autre les détient (responsabilités à l'égard des registres). L'allègement pour un manquement du comptable est l'exception, comme l'explique la section sur l'allègement plus bas. La rapidité de votre réaction, elle, est entre vos mains.

1. Vérifiez. Ouvrez Mon dossier d'entreprise et notez l'état, le solde et le courrier de chaque compte fiscal rattaché au numéro d'entreprise (NE) : impôt des sociétés (T2), TPS/TVH et paie. Assurez-vous que les coordonnées bancaires et l'adresse postale sont les vôtres, et que l'argent remis au comptable pour l'impôt apparaît comme un paiement.
2. Dressez la liste de ce qui est en retard à l'aide du tableau des dates d'échéance plus bas. Notez toute mise en demeure ou cotisation de l'ARC et sa date : un avis fait courir son propre délai (pour s'opposer à une cotisation de T2 ou de TPS/TVH, il est de 90 jours après l'envoi de l'avis; celui d'une déclaration de particulier peut être plus long). N'attendez donc pas la réponse du comptable.
3. Écrivez au comptable, avec une date, en énumérant les documents et les confirmations de production que vous voulez récupérer avant une date précise.
4. Retirez l'accès du comptable aux comptes de l'ARC si vous mettez fin au mandat, une fois que vous avez sauvegardé ce que le compte affiche.
5. Convenez de la façon de produire les déclarations en retard, de la personne qui les produit et de l'ordre à suivre. Avant tout envoi, voyez si une divulgation volontaire convient; elle ne peut pas annuler des montants déjà cotisés (voir la section sur l'allègement plus bas).
6. Demandez l'allègement des pénalités et des intérêts avec un récit clair de ce qui s'est passé.
7. Décidez de porter plainte ou non. La plainte se fait en parallèle de la production, jamais à sa place.

Un dossier n'est pas simple quand des déclarations manquent dans plus d'un compte fiscal ou d'une année, que l'ARC a envoyé une mise en demeure ou établi une cotisation estimative, que l'entreprise est au Québec, que vous ne pouvez pas savoir si les déclarations produites correspondent à ce que vous avez remis au comptable, que de l'argent versé n'est jamais arrivé à l'ARC, ou que les livres des périodes manquantes sont en retard ou entre les mains du comptable. Les retenues sur la paie et la TPS/TVH non versées sont détenues en fiducie, et les administrateurs peuvent être cotisés personnellement pour ces montants, généralement dans les deux ans suivant la date où ils ont cessé d'être administrateurs. Confier le travail à un comptable ne supprime pas cette obligation : un administrateur n'est pas responsable s'il a agi avec le soin d'une personne raisonnablement prudente, avec des mesures prises avant le manquement. Les associés d'une société de personnes (sauf les commanditaires qui ne sont pas aussi commandités) sont solidairement responsables de la TPS/TVH de la société. Le guide rattraper des déclarations de société non produites traite de l'exposition des administrateurs. Ces dossiers demandent un jugement professionnel : que produire en premier, si une divulgation volontaire convient et si l'allègement est réaliste.

Rassemblez : votre numéro d'entreprise et votre accès en ligne, s'il y en a un, la dernière T2 et l'avis de cotisation, les relevés bancaires et de cartes des périodes manquantes, les registres de paie, les paiements faits au comptable, la lettre de mission s'il y en a une, et tous les messages échangés avec le comptable.

Comment savoir ce que mon comptable a réellement produit?

Ouvrez Mon dossier d'entreprise et vérifiez chaque compte fiscal séparément. L'ARC énumère ces services :

Sous Profil → Gérer les représentants autorisés, l'ARC vous permet aussi de consulter les opérations en ligne qu'un représentant a faites dans le compte de votre entreprise. Vous voyez ainsi ce que le comptable a fait en ligne. Les services de dépôt direct et d'adresse indiquent où vont les remboursements et le courrier.

Vous n'avez pas votre propre accès? Sans accès, vous ne pouvez ni voir les comptes ni retirer l'accès en ligne. Obtenir un accès est la première tâche, et un professionnel peut vous aider; le formulaire AUT-01X, plus bas, est la voie papier pour retirer l'accès du comptable.

Une déclaration produite dans un compte fiscal ne dit rien des autres. Si l'entreprise est située au Québec, Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH. Le Québec et l'Alberta administrent et perçoivent aussi leurs propres impôts des sociétés : une société de ces provinces peut donc avoir une déclaration provinciale que la T2 ne remplace pas (celle de l'Alberta est l'AT1), et un employeur du Québec envoie les retenues du RRQ, du RQAP et de l'impôt du Québec à Revenu Québec. Demandez aussi à l'agence de la province son historique de production; cette page traite du côté de l'ARC. Si l'entreprise n'apparaît pas dans votre compte, changer de comptable explique comment l'ajouter.

Quelles déclarations peuvent être en retard, et quelle était l'échéance de chacune?

Chaque production a sa propre date limite et son propre compte de l'ARC.

Un entrepreneur individuel n'a pas de T2 : le revenu d'entreprise figure dans la déclaration de revenus personnelle du propriétaire. Une société de personnes peut produire une T5013; le guide changer de comptable donne cette date.

Comment récupérer auprès du comptable mes livres, mes feuillets et les copies des déclarations produites?

Demandez par écrit, énumérez les documents et fixez une date. Si le comptable est un CPA, le code de sa profession exige qu'il transfère promptement les biens du client au client ou à la personne que celui-ci désigne, et qu'il fournisse à son successeur, sur demande écrite du client, les renseignements raisonnables et nécessaires (Code de CPA Ontario, règles 303.1 et 303.2). Le texte du Code cité ici est l'édition de février 2016; c'est le Code en vigueur de l'ordre professionnel qui s'applique.

Ce partage vient des indications du Code sur la règle 303. Les mêmes indications précisent qu'on ne s'attend pas, en général, à ce qu'un ancien comptable remette à son successeur plus que les états financiers et les déclarations de revenus de l'année précédente, sauf s'il est payé pour son temps. Réclamez donc aussi vos biens vous-même.

Si vos livres sont dans un fichier comptable en ligne créé par le comptable, demandez dans la même lettre d'en devenir le propriétaire ou d'obtenir une exportation complète : grand livre, balance de vérification et rapprochements bancaires.

CPABC décrit la même règle du successeur pour la Colombie-Britannique et précise qu'un ancien comptable ne devrait pas retenir de renseignements du client à cause d'honoraires impayés. Ces règles lient les CPA. Pour toute autre personne, la lettre de mission et les autres lois déterminent ce que vous pouvez exiger; demandez par écrit, et si la réponse est non, un avocat peut vous dire ce qui s'applique à vous.

En attendant, le service de demandes de renseignements de l'ARC dans Mon dossier d'entreprise fournit des copies d'avis antérieurs et des relevés de compte personnalisés. Les services du compte décrits plus haut indiquent l'état et les détails des déclarations, pas des copies de déclarations : demandez d'abord au comptable une copie de la T2 produite; sans réponse, demandez à l'ARC ce qu'elle peut vous fournir. Les relevés bancaires, les factures et les registres de paie servent de base pour reconstituer tout ce qui manque; voyez rattraper des livres en retard. L'ARC vous demande aussi de l'informer des changements chez des tiers qui pourraient toucher vos registres.

Comment retirer mon comptable de mes comptes de l'ARC?

Supprimez l'autorisation dans Mon dossier d'entreprise, ou envoyez un formulaire papier si vous ne pouvez pas ouvrir de session. Faites-le quand vous mettez fin au mandat, pas pendant que le comptable produit encore vos déclarations, et sauvegardez d'abord ce que le compte affiche, y compris la liste des opérations du représentant.

• En ligne : ouvrez Profil → Gérer les représentants autorisés, puis consultez, modifiez ou supprimez l'autorisation du comptable. L'accès demeure en vigueur jusqu'à ce que vous ou le représentant l'annuliez, ou qu'il expire.
• Sur papier : envoyez le formulaire AUT-01X à votre centre fiscal dans les six mois suivant sa signature, sinon l'ARC ne le traitera pas. Le signataire doit avoir le pouvoir de signature pour les comptes, et son nom doit correspondre aux dossiers de l'ARC. Le même formulaire couvre un compte personnel (NAS), que le comptable d'un entrepreneur individuel peut aussi détenir.

Les options de portée du formulaire (tout le numéro d'entreprise ou un seul compte) et l'autorisation distincte d'un nouveau comptable sont expliquées dans changer de comptable.

Combien coûtent les productions tardives, et qu'est-ce qui s'accumule déjà?

Pour une T2 ou une déclaration de TPS/TVH, la pénalité pour production tardive est un pourcentage de l'impôt impayé : la facture grossit à chaque mois complet. Les intérêts courent à part et ont peut-être déjà commencé.

Pour une société, les intérêts sur arriérés sont composés chaque jour sur tout solde impayé, de la date d'exigibilité du solde jusqu'à la date du paiement, à un taux fixé tous les trois mois. La date d'exigibilité du solde précède la date limite de production de la T2 : les intérêts peuvent donc courir pendant des mois avant même que la déclaration soit en retard. Le calcul de chaque frais, y compris pour une déclaration de particulier, est expliqué dans pénalités, intérêts et allègement.

L'ARC a envoyé une mise en demeure de produire ou établi une cotisation estimative : qu'est-ce que cela change?

Une mise en demeure fait de la production une obligation légale avec une date limite, et une cotisation estimative inscrit à votre compte un montant que vous n'avez pas choisi. Ni l'une ni l'autre n'annule la déclaration manquante.

• Mise en demeure de produire. Après la lettre ou l'avis de l'ARC, vous êtes légalement tenu de produire la déclaration en vertu du paragraphe 150(2) de la Loi de l'impôt sur le revenu, et l'agent qui vous appelle vous donnera une date limite. Pour une T2, une mise en demeure jumelée à une pénalité pour production tardive payable pour l'une des trois années d'imposition précédentes entraîne les taux plus élevés (10 % plus 2 % par mois).
• Cotisation estimative de l'impôt sur le revenu. L'ARC peut établir l'impôt à payer en vertu du paragraphe 152(7). Elle précise qu'elle n'inclura pas les déductions facultatives auxquelles vous aviez peut-être droit. Pour s'opposer, une société dispose de 90 jours après l'envoi de l'avis; un particulier a le plus tardif de ce délai et d'une période supplémentaire après la date limite de production de la déclaration, soit un an (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 165(1)). Produire la déclaration manquante n'est pas une opposition.
• TPS/TVH. La Loi sur la taxe d'accise permet à l'ARC d'établir une cotisation même si aucune déclaration n'a été produite, et la responsabilité n'est pas modifiée par le fait qu'aucune cotisation n'a été établie. Pour un avis visant une période que vous n'avez pas produite, l'arbre décisionnel de l'ARC demande si vous avez reçu une demande de produire pour cette période, puis indique de produire la déclaration de la période visée dans l'avis, sauf si l'avis dit de ne pas le faire. Le délai d'opposition est de 90 jours à compter de la date de l'avis. Les crédits de taxe sur les intrants doivent généralement être demandés dans les quatre ans suivant la période visée, mesurés jusqu'à la date limite de production d'une déclaration : une demande ordinaire pour les plus anciennes périodes manquées peut donc être hors délai (Loi sur la taxe d'accise, par. 225(4)). Quand elle établit une cotisation pour une période, l'ARC doit toutefois tenir compte d'un crédit non demandé qu'une déclaration produite à temps aurait permis, même si seul le délai de demande est expiré, pourvu que les documents requis existent (par. 296(2)). Rassemblez les reçus de chaque période avant de considérer d'anciens crédits comme perdus.

Lisez d'abord la date de l'avis et ses instructions. Plusieurs années non produites, ou une mise en demeure visant plus d'un compte fiscal, sont traitées dans rattraper des déclarations de société non produites; une cotisation estimative de TPS/TVH, y compris d'anciens crédits de taxe sur les intrants, est traitée dans déclarations de TPS/TVH non produites.

L'ARC peut-elle annuler les pénalités et les intérêts si mon comptable a failli, et comment le demander?

Parfois, mais pas d'office. La circulaire d'allègement de l'ARC précise que les contribuables sont généralement responsables des erreurs commises ou des retards causés par des tiers, l'allègement étant réservé aux situations exceptionnelles. L'allègement est discrétionnaire, et la circulaire indique que ses lignes directrices n'ont pas force de loi.

La circulaire nomme trois types de situations : les circonstances extraordinaires, les actions de l'ARC, et l'incapacité de payer ou les difficultés financières. Elle ajoute que l'allègement peut convenir lorsqu'une circonstance extraordinaire indépendante de la volonté du représentant d'un contribuable a empêché celui-ci de respecter une obligation, et ses exemples de circonstances extraordinaires comprennent une maladie grave ou un accident. Ses exemples ne sont pas exhaustifs et n'incluent pas, à eux seuls, le retard d'un comptable; chaque demande est jugée selon son propre mérite, alors dites exactement ce qui s'est passé.

Parmi les facteurs que l'ARC pèse :

• votre historique de conformité;
• si vous avez sciemment laissé exister un solde sur lequel des intérêts sur arriérés s'accumulaient;
• si vous avez pris des précautions raisonnables et n'avez pas été négligent ou insouciant;
• si vous avez agi rapidement pour corriger le retard ou l'omission.

Les deux derniers facteurs dépendent maintenant de vous : dites ce que vous avez demandé au comptable, quand vous avez découvert le manquement et à quelle vitesse vous avez produit.

Pour faire la demande, ouvrez Mon dossier d'entreprise, choisissez le programme et le compte, puis utilisez le service de demande d'allègement des pénalités et des intérêts, ou postez le formulaire RC4288. Donnez une description détaillée, complète et exacte, et joignez les pièces justificatives : la lettre de mission, les messages datés envoyés au comptable, le relevé du compte de l'ARC et la date de votre production. L'allègement des pénalités remonte généralement à une année d'imposition (pour la TPS/TVH, une période de déclaration) terminée dans les 10 ans précédant l'année civile de la demande, et l'allègement des intérêts vise les intérêts courus au cours des 10 années civiles précédant l'année de la demande, plus ceux courus dans l'année de la demande (IC07-1R1, paragraphes 12 à 15.1). Un refus et les étapes suivantes sont traités dans pénalités, intérêts et allègement.

La divulgation volontaire est une voie distincte, mais pas pour les montants déjà cotisés. Si les renseignements sont en retard d'au moins un an ou d'une période de déclaration par rapport à leur date d'échéance, le Programme des divulgations volontaires (PDV) de l'ARC accorde normalement un allègement de 100 % des pénalités et de 75 % des intérêts lorsque la demande est spontanée. Elle doit être volontaire : pas après le début d'une vérification ou d'une enquête. Une lettre de l'ARC qui nomme l'erreur ou fixe une date limite rend généralement la demande non spontanée, avec un allègement de 25 % des intérêts et d'au plus 100 % des pénalités. Le programme ne couvre pas les pénalités et intérêts déjà cotisés (IC00-1R7, paragraphes 11 et 16 à 21; mémorandum sur la TPS/TVH 16-5-1) : décidez donc avant que les déclarations en retard soient produites et cotisées. Le fonctionnement d'une demande est expliqué dans examens, vérifications et divulgation volontaire.

Puis-je me plaindre à l'ordre professionnel de mon comptable, et que peut-il faire?

Si le comptable est un CPA, l'ordre provincial des CPA peut examiner sa conduite. Son processus ne règle pas les différends sur les honoraires, et les résultats qu'il énumère n'incluent pas un remboursement. Quatre organismes provinciaux :

Chaque page liée explique comment déposer une plainte. Les autres provinces ont leurs propres ordres de CPA et leurs propres règles; cherchez celui de la province du comptable.

Le guide de CPA Ontario énumère les résultats possibles : fermeture du dossier, orientation ou réprimande, renvoi et audience disciplinaire. Une compensation au client n'en fait pas partie. Une plainte ne peut pas être retirée une fois soumise, et CPA Ontario peut communiquer au comptable ce que vous envoyez : vérifiez donc d'abord le contenu de vos documents. L'ordre demande des pièces justificatives comme des lettres de mission, des états financiers, des déclarations de revenus et de la correspondance. Une plainte ne produit rien à votre place, elle ne remplace donc jamais la production.

À qui me plaindre si mon spécialiste de la tenue de livres ou mon comptable n'est pas un CPA?

Le processus d'un ordre de CPA vise ses propres membres, étudiants et cabinets. Une personne qui n'est rien de cela échappe généralement à sa portée : CPA Ontario indique que bien des plaintes soulèvent des questions hors de sa compétence et qu'il peut conseiller au plaignant de consulter un avocat.

Un spécialiste de la tenue de livres ou un préparateur de déclarations de revenus qui n'est pas CPA peut n'appartenir à aucune profession réglementée, et aucun ordre de CPA n'a alors autorité sur lui. Vérifiez d'abord si la personne est CPA; choisir un comptable explique comment. Sinon, vos options comprennent les modalités de la lettre de mission et un recours civil. Sans mandat écrit, reconstituez-le à partir de ce que vous avez : messages datés, virements ou chèques faits au comptable, et copies de ce que vous avez envoyé. Le guide de CPA Ontario énumère aussi les systèmes de justice civile et pénale, les forces de l'ordre locales et les conseillers juridiques indépendants comme autres options.

Si vous trouvez une déclaration produite avec des chiffres que vous n'avez jamais fournis, la correction d'erreurs passées est traitée dans examens, vérifications et divulgation volontaire.

Puis-je récupérer les pénalités ou les honoraires que j'ai payés à cause des productions manquées?

Pas automatiquement. L'allègement annule des frais de l'ARC, pas les honoraires versés au comptable, et les ordres de l'Ontario et de la Colombie-Britannique n'interviennent pas dans les différends d'honoraires.

Les pertes causées par le manquement, comme les pénalités et les intérêts qui n'ont pas été annulés, peuvent faire l'objet d'un recours civil, qui est une question juridique. La page du syndic du Québec renvoie les lecteurs au fonds d'assurance de la responsabilité professionnelle et au fonds d'indemnisation de la profession, et suggère de consulter un avocat au sujet des recours civils.

Les recours civils sont soumis à des délais fixés par la loi provinciale. Les indications de CPA Ontario sur la conservation des dossiers (règle 218) décrivent une action en négligence comme naissant quand le dommage devient connu ou aurait dû le devenir, et renvoient à un avis juridique sur les délais de prescription. Obtenez cet avis tôt, et conservez la lettre de mission et tous les messages.

Exemple

Chiffres illustratifs en dollars canadiens.

Société de l'Ontario, T2 jamais produite

Une société dont l'exercice se termine le 31 décembre doit produire sa T2 au plus tard le 30 juin. Le comptable ne l'a jamais produite et ne répond plus. Le compte de l'ARC montre 10 000 $ CA d'impôt impayé à la date limite de production; supposons qu'il n'y a ni mise en demeure ni pénalité antérieure pour production tardive. Un nouveau comptable produit la déclaration le 1er octobre, avec trois mois complets de retard. La pénalité pour production tardive est de 5 % plus 3 % pour trois mois : 8 % de 10 000 $ CA, soit 800 $ CA. Les intérêts sur arriérés ont commencé à la date d'exigibilité du solde, des mois avant le 30 juin, et s'y ajoutent. La T2 a moins d'un an de retard : la divulgation volontaire n'est donc pas possible pour elle; l'allègement n'a pas encore été demandé, et les traces des messages sans réponse du propriétaire accompagneront cette demande.

Entrepreneur individuel, quatre déclarations de TPS/TVH manquantes

Un entrepreneur individuel qui a 120 000 $ CA de ventes découvre dans Mon dossier d'entreprise que quatre déclarations de TPS/TVH n'ont jamais été produites; un avis montre une cotisation estimative établie par l'ARC après qu'elle a demandé les déclarations. Le propriétaire note la date de l'avis et ses instructions. L'arbre décisionnel de l'ARC indique de produire la déclaration de chaque période visée, sauf si l'avis dit de ne pas le faire; le propriétaire rassemble donc les registres de ventes et les reçus de chaque période avant de rien produire. Les demandes ordinaires pour les plus anciennes périodes peuvent être hors délai, mais l'ARC peut quand même accorder des crédits dans la cotisation si les documents existent, et les crédits sans pièces ne peuvent pas être demandés; si le comptable détient les registres, la lettre les réclame en premier.

Société de la Colombie-Britannique avec cinq employés

Une société de la Colombie-Britannique qui compte cinq employés n'arrive pas à joindre son comptable. Les feuillets T4 et le rapprochement de la paie de deux ans ne sont pas confirmés. Le propriétaire vérifie dans Mon dossier d'entreprise le compte de paie pour y repérer les versements inscrits et les déclarations produites, sauvegarde les détails des déclarations, supprime l'autorisation du comptable, et un nouveau comptable produit tout ce qui manque. La pénalité pour feuillets en retard est calculée dans le guide sur les feuillets.

Votre situation est différente?

• Vous avez une mise en demeure de l'ARC, une cotisation estimative, ou au moins deux années manquées dans la T2, la TPS/TVH et la paie, ou vous ne pouvez pas confirmer ce qui a été produit : obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés pour trier les déclarations en retard, l'ordre dans lequel les produire, la possibilité réaliste d'une divulgation volontaire ou d'un allègement, et la personne qui les produira. Un entrepreneur individuel dans la même situation peut obtenir de l'aide en fiscalité des particuliers.
• L'argent remis au comptable n'est jamais arrivé à l'ARC, ou une déclaration produite montre des chiffres que vous n'avez jamais fournis : cela dépasse une production tardive. Voyez examens, vérifications et divulgation volontaire pour savoir comment fonctionne la correction d'erreurs passées, et l'aide en fiscalité des sociétés pour savoir quoi faire en premier.
• Votre société a plusieurs années non produites : voyez rattraper des déclarations de société non produites.
• L'ARC a estimé votre TPS/TVH : voyez déclarations de TPS/TVH non produites et cotisations estimatives.
• Des versements de paie ou des feuillets ont été manqués : voyez versement tardif des retenues sur la paie et feuillets T4 et T5 en retard.
• Les livres des périodes manquantes sont en retard ou absents : commencez par rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes prêt à changer de comptable : voyez changer de comptable et choisir un comptable.
• Le comptable s'est aussi occupé de votre déclaration personnelle : voyez rattraper des déclarations de revenus non produites.
• Le comptable s'est aussi occupé de biens étrangers, d'une société étrangère affiliée ou d'une société américaine : voyez déclaration des biens étrangers et des sociétés affiliées et déclarations américaines manquées par une société canadienne.
• Vous voulez divulguer des déclarations manquées avant que l'ARC n'agisse, ou l'ARC a ouvert un examen ou une vérification : voyez examens, vérifications et divulgation volontaire.