Trabalhar do Canadá para empresa dos EUA: abrir corporação?

Quais são as três formas de trabalhar do Canadá para uma empresa dos EUA?

Um residente no Canadá pode trabalhar pessoalmente como empresário individual (prestador de serviços independente), prestar os serviços por meio de uma corporação canadense ou se tornar empregado da empresa dos EUA. Se o cliente só aceita contratar uma corporação, verifique se a sua seria uma personal services business (PSB: aquela em que você seria empregado do cliente se a corporação não existisse).

Uma empresa individual não tem personalidade jurídica própria, então você assume os riscos pessoalmente; uma corporação é uma pessoa jurídica separada. CRA: empresa individual, Corporations Canada: obrigações da corporação. Se vale a pena abrir uma corporação depende da sua província, das suas despesas e das suas necessidades de caixa; veja empresa individual ou corporação.

A CRA pode me considerar empregado se o contrato diz que sou prestador de serviços e não recebo informe T4?

Sim. Para um residente no Canadá que presta serviços pessoalmente a uma empresa dos EUA, a CRA examina a relação de trabalho de fato, e não o rótulo de prestador de serviços, as faturas ou a falta de um informe T4. CRA: situação de emprego.

Pelos fatores de common law da CRA, cada fato aponta para um lado ou para o outro:

Nenhuma linha decide sozinha; horários fixos para um cliente são só um fato a pesar junto com os demais. CRA: fatores de common law.

A CRA usa esses fatores de common law quando o contrato é formado fora de Quebec e o Civil Code of Québec, que testa a subordinação, quando ele é formado em Quebec. Em geral, o contrato é formado onde o pagador, como proponente, recebe a aceitação. A página da CRA não trata de pagador fora do Canadá; por isso, quem mora em Quebec não pode presumir nenhuma das duas abordagens. CRA: qual abordagem se aplica, CRA: contrato formado em Quebec.

Você ou o pagador podem pedir uma decisão sobre o CPP e o EI (seguro-desemprego do Canadá) pela conta da CRA ou enviando o Form CPT1 pelo correio, até 29 de junho do ano seguinte ao ano a que a questão se refere. CRA: formas de pedir, CRA: prazo do pedido.

Se a CRA concluir que o trabalho é emprego, o pagador que não descontou o CPP e o EI deve as duas partes, mais multas e juros, e a sua situação afeta o seu direito ao EI. CRA: efeitos da situação de emprego. A página da CRA não diz como isso muda o CPP que você pagou como autônomo nem as despesas que deduziu antes; veja fiscalização da folha e decisões sobre a situação do trabalhador.

Ter um único cliente nos EUA faz da minha corporação uma personal services business (PSB)?

Um único cliente não é, por si só, o teste. Uma corporação é uma PSB quando, entre outras condições, você seria razoavelmente considerado empregado do cliente se a corporação não existisse, avaliado pelos mesmos fatos da tabela acima; um único cliente que dirige os seus horários e métodos aponta nessa direção. CRA: condições da PSB, Income Tax Act, subseção 125(7).

A renda da PSB perde a dedução para pequenas empresas, sofre limites nas deduções e paga um imposto federal adicional de 5%. CRA: obrigações fiscais da PSB. Uma decisão sobre o CPP e o EI não resolve esse teste hipotético de empregado, embora possa decidir a sua relação real com a sua corporação. CRA: limite das decisões. As condições completas (inclusive de quem são as ações que contam), as exceções, o imposto e os pedidos de decisão estão em personal services business (PSB).

O cliente dos EUA precisa do W-8BEN ou do W-8BEN-E e vai reter imposto na fonte?

Em geral, uma pessoa física estrangeira entrega o W-8BEN e uma corporação canadense comum entrega o W-8BEN-E quando o pagador dos EUA pede comprovação da condição de estrangeiro; cidadão dos EUA, titular de green card ou outra pessoa dos EUA entrega o Form W-9. IRS: instruções do W-8BEN. Para honorários comuns de serviços feitos inteiramente no Canadá, a retenção federal dos EUA sobre não residentes geralmente não se aplica, porque a renda é de fonte estrangeira. IRS: Publication 515.

O momento importa: um pagamento cuja fonte não pode ser determinada quando é feito, como honorários de serviços pessoais pagos antes de o trabalho ser feito, é tratado como de fonte dos EUA; por isso, um adiantamento ou uma provisão de honorários pode levantar questões de retenção. Esta página presume que você não é pessoa dos EUA; se for, comece por autônomo canadense com clientes nos EUA.

Entregue o formulário a quem o pediu, não ao IRS. Ele comprova a sua condição; não transforma trabalho nos EUA em trabalho no Canadá nem mostra que a sua renda é isenta. Em geral, cada formulário vale até o último dia do terceiro ano-calendário seguinte, contado a partir do ano em que você o assina; entregue um novo ao cliente em até 30 dias depois de uma mudança que o torne incorreto. IRS: instruções do W-8BEN, IRS: instruções do W-8BEN-E. Se os honorários incluem licenças ou royalties, ou se você presta serviços nos EUA, a análise de retenção pode mudar; uma pessoa física que pede isenção pelo tratado para serviços prestados nos EUA usa o Form 8233, não o W-8BEN. Se o cliente pedir um Form W-9 ou enviar um 1099, veja autônomo canadense com clientes nos EUA para pessoa física ou formulários W de uma corporação canadense para corporação.

Abrir uma corporação cria uma declaração de imposto de renda dos EUA para trabalho feito no Canadá?

Constituir uma corporação no Canadá não cria, por si só, a obrigação de entregar declaração de imposto de renda federal dos EUA só porque o cliente é americano. Para uma pessoa física que não é dos EUA ou para uma corporação canadense comum que faz todo o serviço no Canadá, o endereço do cliente e a moeda do pagamento não definem de onde vem a renda do serviço. IRS: regras de fonte da renda de serviços.

Dias de trabalho nos EUA, um escritório ou outra atividade empresarial nos EUA exigem uma análise à parte. Em geral, uma corporação canadense que exerce atividade empresarial nos EUA deve entregar o Form 1120-F, mesmo que um tratado isente o seu lucro empresarial, e a atividade empresarial de uma pessoa física nos EUA pode exigir o Form 1040-NR. IRS: instruções do Form 1120-F, IRS: Publication 519. As declarações de pessoa física estão em autônomo canadense com clientes nos EUA; a criação de uma entidade nos EUA está em negócio nos EUA para residente no Canadá.

Como o CPP, o EI e o GST/HST mudam entre as três opções?

O empresário individual paga as duas metades do CPP sobre a renda líquida do negócio e não tem EI regular. O proprietário que recebe salário de uma corporação paga CPP e EI pela folha de pagamento, exceto que o EI não se aplica se ele controla mais de 40% das ações com direito a voto ou se é relacionado à corporação e tem relação de dependência (non-arm's-length) com ela, a menos que a CRA se convença de que o emprego é como o de partes independentes. O pagamento de um empregado passa pela folha de pagamento. Employment Insurance Act, seção 5.

Fontes: CRA: efeitos da situação de emprego, CRA: exclusões do EI, elegibilidade aos benefícios especiais.

O registro do GST/HST segue as vendas, não a estrutura. Para a maioria dos negócios, o limite de pequeno fornecedor é C$30.000 de receita tributável mundial antes das despesas, incluídas as exportações com alíquota zero, somando todos os seus negócios e os de suas associadas. Se um trimestre-calendário passar desse valor, o registro entra em vigor no mais tardar no dia do fornecimento que fez você ultrapassar o limite. Se só o total de quatro trimestres passar, você deixa de ser pequeno fornecedor quando chega o fim do mês seguinte ao trimestre em que você ultrapassa o limite e deve se registrar o mais tardar no seu primeiro fornecimento depois disso. CRA: regras de registro. Se um serviço a um cliente dos EUA tem alíquota zero, veja cobrança de GST/HST de clientes dos EUA. Em Quebec, o QPP substitui o CPP, o seguro parental é separado e a QST tem regras próprias; confira-as antes de usar esta comparação.

Se a empresa dos EUA me contratar como empregado, de quem é a folha de pagamento?

Um empregador fora do Canadá, sem estabelecimento no Canadá, tem as mesmas responsabilidades de reter, recolher e declarar que um empregador canadense para serviços de emprego prestados no Canadá. CRA: empregadores não residentes. O CPP é diferente: esse empregador pode aderir à cobertura do CPP com o Form CPT13 (não vale para empregados de Quebec, que ficam no QPP). Se não aderir, o empregado residente no Canadá pode optar, pelo Form CPT20 (tipo E), por pagar o CPP pessoalmente como renda de autônomo, o que significa as duas metades; para o ano fiscal desta página, a opção vence em 15 de junho de 2028 e o pagamento, em 30 de abril de 2028. O acordo de totalização entre o Canadá e os EUA (previdência social) também precisa ser analisado. CRA: cobertura do CPP para empregador estrangeiro, CRA: Form CPT13, CRA: Form CPT20, CPP Regulations, seção 22, seção 29, seção 30, CPP Act, seção 10, seção 13.

Antes de aceitar, defina quem é o empregador legal, quem fará a folha de pagamento e emitirá o seu T4, em qual província o emprego é considerado localizado e como a cobertura previdenciária será confirmada.

Esses deveres podem explicar por que alguns empregadores oferecem condições de prestador de serviços; isso é uma inferência, não uma conclusão sobre nenhum empregador, e as condições ainda precisam corresponder aos fatos do trabalho. Para saber quem desconta o quê e como a renda do trabalho é tributada entre países, veja trabalhar nos dois lados da fronteira e trabalho remoto para empregadores e clientes no exterior.

O que preciso definir antes de abrir a corporação?

Antes da primeira fatura, decida quem assina o contrato, a partir de que data e de quais contas a corporação precisa. Constituir a corporação, sozinho, não organiza as ações, as contas nem os registros de pagamento.

1. Defina a parte contratante e a data de início. Se a corporação vai prestar os serviços, coloque o contrato no nome legal dela, com uma data de vigência clara; peça uma revisão da transferência de um contrato pessoal já existente.
2. Organize a corporação. Emita as ações, mantenha os registros corporativos, use uma conta bancária separada e mantenha uma escrituração contábil que separe as receitas da corporação dos pagamentos que você faz a si mesmo. Corporations Canada: organização depois da constituição.
3. Registre as contas certas. Uma corporação nova tem o seu próprio número de empresa (business number); as contas de folha de pagamento e de GST/HST não passam automaticamente de uma empresa individual para ela. CRA: mudança de condição jurídica.

Uma corporação já existente pode ficar com o contrato, mas o teste de PSB continua valendo para esse trabalho com o cliente. CRA: condições da PSB. Veja abrir um segundo negócio para saber se uma corporação separada faz sentido e levar um negócio para uma corporação para os ativos, as contas a receber e o goodwill de uma empresa individual já existente.

Que declarações e registros extras uma corporação traz?

Uma corporação comum residente no Canadá entrega a sua própria T2 a cada ano fiscal, mesmo em um ano inativo ou sem imposto a pagar, em geral em até seis meses após o fim do exercício. O saldo vence antes: dois meses após o fim do exercício, ou três meses para uma CCPC (corporação privada sob controle canadense) que se enquadra na dedução para pequenas empresas e no teste de limite de renda da CRA. CRA: data de vencimento do saldo, CRA: quem entrega a T2, CRA: prazo de entrega da T2, Income Tax Act, seção 157.

A lista completa e os prazos estão em quais declarações o seu negócio entrega.

Como administrador, você pode responder pessoalmente, junto com a corporação, pelos descontos da folha de pagamento e pelo GST/HST que ela deixar de recolher, a menos que tenha agido com o cuidado razoável; nenhuma ação ou lançamento pode começar mais de 2 anos depois que você deixou de ser administrador pela última vez. Income Tax Act, seção 227.1, Excise Tax Act, seção 323, CPP Act, seção 21.1, EI Act, seção 83.

Guarde contratos, faturas, recibos, extratos bancários, registros do local de trabalho e comprovantes dos pagamentos feitos a você. As corporações federais também mantêm registros de ações e resoluções e entregam uma declaração anual da corporação, separada; confira as regras do registro provincial. Corporations Canada: registros, Corporations Canada: declaração anual.

O que muda se eu me mudar para os EUA, aceitar um trabalho com visto TN ou tiver cidadania dos EUA?

Mudar-se pode gerar imposto de saída (departure tax) sobre as suas ações, um trabalho com visto TN acrescenta um teste de residência nos EUA, e a cidadania dos EUA acrescenta a tributação da renda mundial e declarações sobre corporação estrangeira. Cada um desses casos torna incompleta a comparação acima, que considera só o Canadá.

• Mudança para os EUA: Deixar de ser residente no Canadá geralmente é uma alienação presumida (deemed disposition), pelo valor justo de mercado, da maioria dos bens que você possui, inclusive as ações da sua corporação; por isso, o imposto de saída pode se aplicar, e o controle por não residentes também pode acabar com a condição de CCPC. Veja saída do Canadá, mudança entre Canadá e EUA com uma empresa e proprietários não residentes de uma corporação canadense. Mudar-se para os EUA também torna o seu W-8BEN incorreto: avise o cliente em até 30 dias. IRS: instruções do W-8BEN, Income Tax Act, subseção 128.1(4), CRA: tipos de corporação.
• Trabalho com visto TN: os dias de trabalho nos EUA e os testes de residência exigem uma análise nova das declarações; use canadenses com visto TN. Se os dois países tratam você como residente, a regra de desempate do tratado começa pelo lugar onde você tem um lar permanente. IRS: residência e entrega da declaração, tratado entre o Canadá e os EUA, artigo IV.
• Cidadania dos EUA ou green card: Avise o cliente em até 30 dias e espere um pedido de Form W-9. A tributação da renda mundial e as declarações sobre corporação estrangeira podem se aplicar mesmo que você more no Canadá; use proprietários americanos de corporações canadenses. IRS: instruções do W-8BEN, IRS: contribuintes no exterior, IRS: instruções do Form 5471.

Exemplo

São valores ilustrativos em dólares canadenses, não um cálculo de imposto. Um residente de Ontário recebe uma oferta de C$150.000 por ano em honorários de prestador de serviços. Suponha serviços comuns feitos inteiramente no Canadá, nenhuma condição de pessoa dos EUA e C$10.000 de despesas de negócio que seriam dedutíveis de qualquer forma.

Com C$150.000 por ano, o faturamento passa, em média, do limite de C$30.000 em cada trimestre-calendário; por isso, o registro do GST/HST pode vencer já no primeiro trimestre, e as vendas de exportação com alíquota zero contam para esse limite. Se a empresa controla os seus horários e métodos e exige serviço pessoal, esses fatos levantam dúvidas sobre vínculo de emprego, seja o que for que a fatura diga.

E no seu caso?

• Um cliente controla o seu trabalho: Revise personal services business (PSB) antes de contar com o tratamento tributário da corporação.
• Você quer uma comparação depois dos impostos: Use empresa individual ou corporação para ver as necessidades de caixa pessoal, os lucros retidos e os custos de entrega das declarações.
• Você continua como prestador de serviços independente: Use autônomo canadense com clientes nos EUA para declarações, moeda de declaração e detalhes do imposto sobre vendas, inclusive em Quebec.
• Você recebeu uma oferta de emprego ou vai trabalhar nos EUA: Use trabalhar nos dois lados da fronteira ou canadenses com visto TN.
• Você está prestes a abrir uma corporação ou a mudar contratos: Uma conclusão de PSB pode mudar deduções e impostos; o suporte em impostos corporativos pode revisar a estrutura e as declarações. Reúna o contrato, o controle sobre horários e ferramentas, os registros de propriedade, a renda esperada, a província, as viagens aos EUA e as declarações anteriores.