Quando uma empresa canadense precisa de um contador entre países

Quais atividades fazem minha empresa canadense precisar de ajuda tributária nos EUA?

Muitas empresas canadenses não têm declaração de imposto de renda dos EUA a entregar. Clientes dos EUA, por si sós, não decidem a resposta: a revisão deve identificar quem ganha a renda, onde o trabalho é feito e se a empresa tem operações nos EUA ou outro gatilho de declaração. Um tratado pode eliminar o imposto dos EUA sem eliminar a declaração: uma corporação estrangeira que exerce atividade empresarial nos EUA entrega o Form 1120-F, mesmo que um tratado isente a renda. A página Minha corporação canadense precisa de uma declaração dos EUA? responde a essa pergunta.

Para serviços, o IRS (a receita federal dos EUA) em geral define a origem da renda pelo local em que o trabalho é feito, e não pelo local de onde o cliente paga (IRS: renda de serviços). Bens e outros rendimentos pedem sua própria análise; para royalties e pagamentos de licença, veja royalties e pagamentos de licença de clientes dos EUA.

Esses são gatilhos de revisão, não conclusões. As instruções do Form 1120-F e os Artigos IV, V e XXIX A do tratado definem as condições para atividade empresarial nos EUA, pedidos baseados no tratado (inclusive quem se qualifica aos benefícios), casos de retenção e rendimentos obtidos por entidades que os dois países tratam de forma diferente.

Formulários citados nesta página

Impostos estaduais sobre vendas, renda e franquia pedem uma análise própria; veja como registrar uma corporação canadense em um estado dos EUA e, para estoque mantido nos EUA, vendedores canadenses com estoque nos EUA.

Meu contador canadense de sempre pode preparar a parte dos EUA?

Sim para preparar, com um PTIN; representar você é mais restrito. Um contador canadense que cumpre as exigências dos EUA pode preparar uma declaração dos EUA, mas credenciais canadenses, sozinhas, não dão direitos gerais de representação perante o IRS.

Um preparador remunerado de declarações federais dos EUA em geral precisa de um número de identificação de preparador do IRS (PTIN) em vigor. Nas declarações de corporações, o preparador remunerado assina a seção do preparador e informa o PTIN; um diretor autorizado da corporação assina separadamente em nome dela. IRS: exigências do PTIN; instruções do Form 1120-F.

Um advogado ou CPA (contador público habilitado) com licença nos EUA, ou um enrolled agent do IRS (profissional autorizado pelo IRS a representar contribuintes), tem direitos ilimitados de representar um cliente perante o IRS. Um PTIN, sozinho, permite preparar e assinar uma declaração, não representar você. Exceções estreitas permitem que um diretor ou empregado em tempo integral da corporação a represente, e que qualquer pessoa física represente uma pessoa ou entidade fora dos Estados Unidos quando a representação ocorre fora dos Estados Unidos (31 CFR 10.7(c)). O Form 2848 exige um representante elegível; nomear alguém não cria uma credencial que a pessoa não tem. O guia de credenciais do IRS e quando você precisa de um contador para questões entre países cobrem o resto.

Antes de aceitar o trabalho, pergunte quem vai assinar cada declaração, explicar qualquer posição do Form 1120-F ou 8833 e responder caso uma autoridade fiscal a questione.

O que um contador para questões entre países entrega, de fato?

Para uma empresa canadense, a contabilidade entre países deve produzir um plano de declarações acordado e as declarações e os trabalhos de apoio que esse plano exige. Peça um escopo por escrito que identifique cada entidade, período, jurisdição e pessoa responsável.

O T106 tem seu próprio teste de entrega; veja declaração de bens e afiliadas no exterior. Para as regras de definição e comprovação das cobranças entre empresas relacionadas, veja preços entre empresas do Canadá e dos EUA.

O que torna a espera cara?

Esperar pode custar mais do que os juros sobre o imposto não pago: algumas falhas de declaração geram multas independentes do saldo do imposto, e declarações atrasadas podem pôr deduções em risco.

Fontes: 26 CFR 1.882-4, 26 CFR 1.874-1, multas do Form 5472, Form 8833, multas do Form 5471, multas da CRA por falhas de declaração no exterior e o prazo de entrega do T106.

O limite de 18 meses para uma corporação estrangeira corre a partir do vencimento previsto em lei, que é o dia 15 do quarto mês após o fim do ano com escritório ou local de negócios nos EUA e o dia 15 do sexto mês após o fim do ano sem ele, e não prorroga o prazo normal de entrega. Em qualquer das duas declarações, se a declaração exigida anterior não foi entregue, um aviso qualificado do IRS pode encurtar o prazo. Dispensas e declarações protetivas dependem dos fatos; veja declarações dos EUA não entregues por uma corporação canadense. Relatórios de afiliadas não entregues têm seu próprio guia para regularizar o T1134.

Quanto um contador para questões entre países cobra de uma empresa canadense?

Uma boa cotação identifica o trabalho incluído, em vez de dar preço ao rótulo contador para questões entre países. Nenhum honorário é cotado aqui porque depende do escopo acordado. Uma corporação canadense com vendas nos EUA e uma subsidiária nos EUA precisa de uma cotação que cubra as obrigações de cada entidade e a coordenação entre elas.

Pergunte se folha de pagamento, imposto estadual sobre vendas, declarações provinciais, prorrogações e instruções de pagamento estão incluídos ou ficam com outra pessoa. Confirme o que acontece com a cotação se a revisão identificar outra declaração exigida. Para um contrato definido, veja os serviços tributários entre países.

Quais situações posso resolver sozinho?

Uma empresa canadense com trabalho feito inteiramente no Canadá e sem entidade, operações ou outro gatilho de declaração nos EUA pode precisar apenas da declaração canadense comum e da documentação adequada para os clientes. O proprietário ainda precisa comprovar esses fatos e conferir as obrigações estaduais aplicáveis.

Você mesmo pode reunir registros, manter a escrituração conciliada e manter um calendário. Uma revisão de declarações é mais útil quando a resposta depende de um pedido baseado em tratado, da classificação de uma entidade dos EUA, de pagamentos entre empresas relacionadas, de anos não entregues ou de retenção contestada.

Guias para tarefas que os proprietários muitas vezes assumem: vendas e repasses de marketplaces em dólares americanos, como cobrar GST/HST de clientes dos EUA e como entregar a declaração de uma corporação.

O que devo preparar antes da primeira ligação?

Leve registros que comprovem a estrutura jurídica da empresa, as atividades nos EUA e o histórico de declarações. Inclua avisos e declarações não entregues, mesmo que a escrituração esteja incompleta.

• Propriedade: um organograma de entidades e proprietários, residência e situação de cidadania dos EUA, documentos de constituição ou da LLC e opções de classificação.
• Declarações anteriores: T2 canadenses ou declarações de autônomo, declarações e anexos dos EUA, relatórios T1134 e T106, avisos de lançamento e confirmações de entrega.
• Identificadores: a carta de atribuição do EIN (número de identificação do empregador, o número fiscal federal de uma empresa nos EUA), o número de empresa canadense (business number, BN) e as contas de programa, e os registros estaduais.
• Escrituração: balancetes, demonstrações financeiras, conciliações bancárias, registros de moeda e saldos entre empresas relacionadas.
• Atividades nos EUA por estado: locais de empregados e prestadores de serviços, arranjos de escritório e armazém, estoque, datas de viagem, onde os serviços foram prestados e quem negociou ou assinou os contratos.
• Pagamentos: Forms W-8, Forms 1042-S, registros de retenção, pagamentos de imposto, contratos entre empresas do grupo, faturas, empréstimos, aportes e distribuições.
• Prazos: fins de ano fiscal, confirmações de prorrogação e toda a correspondência do IRS, da CRA ou de estados.

Diga ao preparador o que está faltando. Pergunte qual incerteza precisa ser resolvida antes de uma posição de declaração ou uma cotação ser finalizada.

Como autorizo o contador e coordeno as declarações dos dois países?

A representação perante o IRS e a CRA exige autorizações separadas. O contrato também deve identificar quem concilia o tratamento fiscal dos dois países antes de qualquer declaração ser finalizada.

O Form 2848 permite a representação; o Form 8821 permite o acesso a informações sem essa autoridade de representação. As instruções do Form 2848 exigem assuntos e períodos específicos, e não uma referência geral a todos os impostos ou anos. Um formulário nomeia um único contribuinte, então uma controladora canadense e uma subsidiária dos EUA assinam formulários separados.

Para o acesso da CRA ao negócio, adicione o representante pelo My Business Account ou confirme um pedido enviado, quando exigido. Selecione o escopo e o nível de acesso necessários; também se deve providenciar a autorização na conta pessoal quando o trabalho inclui a declaração do proprietário. Uma corporação em Quebec ou em Alberta também entrega uma declaração provincial separada (CRA: declaração T2), então confira também o processo de autorização da própria província (Alberta). CRA: visão geral da autorização, etapas da autorização e níveis de acesso.

Prepare juntos os cálculos de imposto dos países e combine por escrito quem finaliza primeiro e quais valores passam entre os preparadores, como a renda dos EUA e o imposto pago por trás de um crédito canadense por imposto estrangeiro. O imposto de uma subsidiária dos EUA não é automaticamente o crédito da controladora canadense, e a renda de uma afiliada estrangeira pode exigir alívio por regras diferentes. CRA: folio do crédito por imposto estrangeiro, parágrafos 1.28 e 1.32–1.45. O próprio crédito é tratado em como usar o imposto dos EUA na declaração corporativa.

Como meu responsável contábil e meus contadores dividem o trabalho?

Mantenha uma única escrituração acordada para cada entidade e atribua cada entrega fiscal a uma função com nome. O trabalho entre países pode ficar ao lado do seu contador canadense atual, se alguém for responsável pela coordenação.

Decida quem devolve os ajustes finais à escrituração e quem confere se os dois preparadores usaram os mesmos fatos. A estrutura de duas escriturações está em escrituração de uma empresa canadense e da sua empresa nos EUA. Para trocar de prestador, veja como trocar de contador.

Exemplo

Apenas ilustrativo; todos os valores estão em dólares americanos, e nenhum imposto ou honorário é calculado.

Uma corporação canadense de consultoria fatura US$200.000 a clientes dos EUA, e seus empregados fazem todo o trabalho no Canadá. Ela não tem entidade, escritório, trabalhadores nem viagens nos EUA. Com esses fatos supostos, a localização dos clientes, por si só, não cria obrigação de entregar declaração de imposto de renda nos EUA; a documentação de pagamento e as regras estaduais ainda precisam ser conferidas.

A corporação então constitui uma corporação nos EUA, aporta US$50.000 nela, e a nova empresa contrata um empregado nos EUA. As empresas do Canadá e dos EUA passam a faturar uma à outra por serviços. A revisão agora cobre a declaração da subsidiária, a declaração de partes relacionadas, o imposto sobre a folha, a declaração de afiliadas no Canadá e o tratamento dos pagamentos entre as empresas. A posição de declaração da controladora canadense nos EUA ainda precisa de avaliação própria.

A cotação deve identificar essas entregas e atribuir a responsabilidade por cada uma. O imposto que a subsidiária paga é da subsidiária. Se alguma parte dele chega ao crédito canadense por imposto estrangeiro da controladora depende de quem o pagou, de qual renda ele se refere e de quais regras de alívio se aplicam.

E no seu caso?

• Você é empresário individual ou autônomo, não uma corporação: os formulários de corporação podem não se aplicar; veja profissionais independentes canadenses com clientes nos EUA.
• Você ainda não escolheu uma estrutura nos EUA: compare as consequências para as declarações em empresa canadense que se expande para os EUA.
• Sua corporação canadense tem atividade nos EUA, mas não tem subsidiária: veja declarações de imposto dos EUA de uma corporação canadense.
• Você deixou de entregar declarações de corporação nos EUA: use declarações dos EUA não entregues por uma corporação canadense.
• Você deixou de entregar o T1134 de uma empresa dos EUA: use declaração de afiliada estrangeira não entregue.
• Você tem uma LLC nos EUA: veja proprietário canadense de uma LLC dos EUA: declarações.
• Um proprietário é cidadão dos EUA ou titular de green card: veja proprietários americanos de corporações canadenses.
• Sua dúvida é sobre suas declarações pessoais ou sua cidadania dos EUA: veja decisões pessoais sobre contador para questões entre países.
• Você mantém estoque em armazéns nos EUA: veja vendedores canadenses com estoque nos EUA.
• Você precisa de alguém para revisar a posição e coordenar os dois países: use os serviços tributários entre países e prepare o organograma de propriedade, os registros de atividade, as declarações e os avisos listados acima.