Renda da corporação na conta pessoal: como corrigir

O dinheiro que os clientes pagaram na minha conta pessoal é renda minha ou da minha corporação?

O dinheiro que um cliente paga por um trabalho feito pela corporação em geral é renda da corporação, em qualquer conta que ele caia. Uma corporação tem a capacidade de uma pessoa física (Canada Business Corporations Act, seção 15), e o Income Tax Act a trata como uma “pessoa” separada, que paga imposto sobre a própria renda tributável (seção 2; seção 248(1)). De quem é a renda depende dos fatos, principalmente de quem fez a venda. O contrato e a fatura são a primeira evidência; a conta em que o cliente pagou não decide a questão. O momento também importa: uma corporação federal passa a existir na data que consta no certificado de constituição (CBCA, seção 9). O trabalho vendido antes dessa data exige uma análise à parte, porque a corporação pode adotar um contrato escrito feito em nome dela, ou em seu nome, antes de existir (CBCA, seção 14(2)).

O caso é simples quando as faturas estão no nome da corporação e o dinheiro chega a ela logo. Ele deixa de ser simples quando:

• o dinheiro fica na sua conta durante o fim do exercício da corporação;
• o GST/HST foi cobrado e não foi declarado;
• o problema envolve mais de um ano; ou
• o contrato está no seu próprio nome.

Por que isso importa: um valor que você ainda deve à corporação depois do prazo de um ano descrito abaixo pode ser somado à sua renda pessoal, e o GST/HST sobre os depósitos pode estar ausente de todas as declarações. Reúna os contratos e as faturas dos clientes, os extratos da sua conta pessoal e da corporação no período, o número do GST/HST, o fim do exercício da corporação e quaisquer informes.

Posso usar minha conta bancária pessoal para a minha corporação canadense?

O Canada Business Corporations Act exige “registros contábeis adequados” e não menciona conta bancária (seção 20(2)). A CRA exige registros confiáveis, completos e apoiados em documentos (CRA: suas responsabilidades). Nenhuma das duas fontes torna a conta bancária um requisito em si; os registros precisam mostrar o dinheiro da corporação como dinheiro da corporação.

Uma conta pessoal que mistura o seu dinheiro com o da corporação dificulta essa demonstração. Cada depósito precisa ser ligado a uma fatura, e cada item pessoal retirado precisa ser identificado; os depósitos que correspondem a uma fatura no nome da corporação são o assunto desta página. Uma conta separada da corporação, com os dados dela nas faturas novas, evita que novos pagamentos entrem nesse problema. Uma corporação constituída por uma lei provincial deve ler a seção de registros dessa lei; esta página cita a lei federal.

Como lanço, na escrituração da corporação, a renda recebida na minha conta pessoal?

Se as faturas são da corporação, os lançamentos usuais são a receita na corporação e o dinheiro que você guarda, mostrado como um valor que você deve a ela. Acompanhe os pagamentos, etapa por etapa:

A tabela pressupõe uma fatura de honorários já ganhos e ainda não lançada; se ela já está em contas a receber, registre só as duas últimas linhas. A receita pertence ao período em que os serviços foram prestados, e não apenas à data da fatura (Income Tax Act, seção 12(1)(b)); para cobrança antes do trabalho, veja pagamentos antecipados de clientes e receita não realizada e, para o momento do GST/HST, GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas. Date os dois últimos lançamentos pelo dia em que o dinheiro se moveu e guarde com cada um a linha correspondente do extrato pessoal. Custos do negócio pagos pela mesma conta são lançamentos separados; veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal. Em que sentido o saldo deve correr está no guia da conta de empréstimo de acionista.

Um lançamento registra a dívida; ele não a quita. A CRA diz que a existência de um empréstimo ou dívida não depende dos lançamentos contábeis e que o que conta é a substância da operação (Folio S3-F1-C1, parágrafo 1.14).

O que a CRA faz se o dinheiro continua na minha conta pessoal?

Se a escrituração mostra que você deve o dinheiro à corporação, a regra do empréstimo de acionista, a subseção 15(2), pode somá-lo à sua renda do ano em que você o recebeu, a menos que você o devolva dentro de um ano após o fim do ano fiscal da corporação em que o empréstimo foi feito e a devolução não faça parte de uma série de empréstimos ou de outras operações e devoluções (por exemplo, devolver e depois tomar emprestado da corporação de novo) (Income Tax Act, subseções 15(2) e 15(2.6)). O mesmo prazo vale para uma dívida surgida nesse ano. Ele conta a partir do fim do exercício da corporação, e não da data do depósito nem do seu ano-calendário.

Sem um acordo escrito ou outra prova convincente de empréstimo ou dívida, e sem relação entre devedor e credor, a subseção 15(2) não se aplica, mas a subseção 15(1) pode se aplicar (Folio S3-F1-C1, parágrafo 1.13). Um benefício que a corporação concede a um acionista é somado à renda do acionista, e a corporação em geral não pode deduzi-lo como despesa do negócio (seção 15(1); CRA: benefícios de acionistas).

Mesmo quando a subseção 15(2) não se aplica, um saldo que você deve à corporação sem juros à taxa prescrita pela CRA pode acrescentar à sua renda um benefício de juros pelo tempo em que o saldo ficou em aberto, mesmo que seja devolvido antes do fim do ano (Income Tax Act, seção 80.4(2); Folio S3-F1-C2, parágrafos 2.33 e 2.36). Ele não se aplica a um saldo já somado pela subseção 15(2) (parágrafo 2.15). Veja juros sobre empréstimo de acionista. Para saber quando o dinheiro retirado é um empréstimo tributável, veja empréstimos de acionista.

Como regularizo: devolvo o dinheiro à corporação ou o pago como salário, bônus ou dividendo?

Um saldo pode ser regularizado antes do prazo de um ano acima, depositando o dinheiro na corporação ou aplicando contra ele o salário, o bônus ou o dividendo que a corporação lhe deve. Aplicar significa compensar: o que a corporação lhe deve reduz o que você deve a ela. A CRA diz que a devolução pode ser feita aplicando pagamentos de dividendo, salário ou bônus contra um empréstimo, e que isso não faz parte de uma série (Folio S3-F1-C1, parágrafos 1.82 e 1.86).

Qual é a forma mais limpa depende da sua outra renda, do lucro e do caixa da corporação e das datas. Veja salário ou dividendos.

A corporação declara o GST/HST dessas vendas?

O GST/HST sobre as vendas de uma corporação é dela para cobrar e declarar, em qualquer conta que o pagamento tenha chegado. Toda pessoa que faz um fornecimento tributável deve cobrar o imposto (Excise Tax Act, seção 221(1)), e quem entrega a declaração recolhe o imposto líquido (seção 228). O imposto cobrado precisa chegar à corporação, porque é a corporação que paga à CRA. Os administradores também podem responder pessoalmente pelo imposto líquido que a corporação deixar de recolher, com juros e multas; há condições e uma defesa de diligência devida, e nenhum lançamento pode ser feito mais de dois anos depois que a pessoa deixou de ser administradora (seção 323).

Se a corporação está registrada, o imposto das faturas dela vai na própria declaração de GST/HST, com créditos de imposto sobre insumos sobre os custos dela. Se não está registrada, o imposto que ela cobrou continua mantido em trust para a Coroa (o governo do Canadá) (seção 222(1); veja GST/HST cobrado antes do registro), e as vendas tributáveis dela contam para o limite de $30.000 de pequeno fornecedor, junto com as vendas à alíquota zero e as vendas das empresas associadas, mas não com serviços financeiros, bens de capital nem goodwill. Passar do limite em um único trimestre-calendário significa que ela deve se registrar e cobrar o imposto a partir da venda que o ultrapassou; passar do limite nos últimos quatro trimestres-calendário consecutivos encerra o status de pequeno fornecedor no fim do mês seguinte a esse trimestre (CRA: quando se registrar). Depósitos na sua conta pessoal não reduzem essa contagem. Veja quando se registrar, como entregar a declaração e como lançar o GST/HST na escrituração.

Também declaro a renda na minha declaração pessoal, e o que fazer com um informe emitido no meu nome?

Sua declaração pessoal inclui o que a corporação paga a você ou é tratada como tendo dado a você: salário, dividendos, um valor somado pela subseção 15(2) ou um benefício pela subseção 15(1). A receita da corporação vai na declaração da corporação, que vence seis meses após o fim do ano fiscal (Income Tax Act, seção 150(1)). A corporação também tem obrigações de informes: a CRA diz que um benefício de acionista é declarado em um informe T4A, e um benefício de juros presumido também (CRA: benefícios de acionistas; Folio S3-F1-C2, parágrafo 2.40).

Se o contrato está no seu próprio nome, ou o trabalho foi vendido antes de a corporação existir e ela não adotou o contrato, a renda pode ser sua, e não da corporação. Isso depende do contrato e dos fatos, e vale pedir a leitura de um profissional antes de lançar qualquer coisa. Um informe que um cliente emitiu no seu nome por um trabalho da corporação tem uma correção própria: veja informe de honorários emitido para você, e não para a sua corporação.

Que registros preciso guardar e por quanto tempo?

Guarde registros confiáveis e completos, apoiados em documentos, por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA: onde guardar seus registros). As atas, os registros de ações, o livro-razão da corporação e os acordos necessários para entender os lançamentos dela são guardados até dois anos depois de a corporação ser dissolvida (Income Tax Regulations, seção 5800(1)(a)). Declarações entregues com atraso e outras mudanças estão em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Para este problema, guarde os documentos listados no início, com os depósitos da corporação marcados nos seus extratos pessoais, mais o registro bancário de cada transferência para a corporação, os registros de folha de pagamento ou de dividendos usados para regularizar o saldo e as declarações de GST/HST.

E se isso dura anos ou as declarações não foram entregues?

Cada fim de exercício da corporação inicia um prazo próprio para os valores surgidos naquele ano; por isso, valores mais antigos podem já ter passado do prazo deles. Um valor que passou do prazo é somado à sua renda do ano em que você o recebeu, o que pode significar retificar aquela declaração pessoal anterior (Folio S3-F1-C1, parágrafos 1.16 e 1.73). A devolução posterior de um valor que foi incluído pode ser dedutível; veja empréstimos de acionista.

O lado da corporação também pode estar incompleto: a receita que nunca chegou à escrituração dela falta na T2, e o GST/HST sobre essa receita pode não ter sido declarado. Reconstrua primeiro a renda; veja como reconstruir a escrituração a partir dos extratos bancários e como regularizar declarações corporativas não entregues. Se uma declaração de GST/HST já foi entregue sem essa receita, veja como corrigir uma declaração de GST/HST já entregue. Se a CRA já escreveu, veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores são em dólares canadenses, e só valem as regras federais.

Devolvido antes do fim do exercício

Uma consultora constituiu uma corporação em Alberta em março, mas só abriu uma conta da corporação em setembro. Os clientes pagaram C$18.000 na conta corrente pessoal dela, todos em faturas no nome da corporação. O exercício da corporação termina em 31 de dezembro. A corporação lança C$18.000 de receita e um valor de C$18.000 que ela deve à corporação. Em novembro, ela transfere C$18.000 para a conta da corporação, e nada fica devendo no fim do exercício. Um benefício de juros pelos meses em que o valor ficou em aberto ainda pode se aplicar.

Gasto na hipoteca

Os mesmos fatos, mas ela gasta os C$18.000 na hipoteca. Se o valor ainda estiver em aberto depois de 31 de dezembro do ano seguinte, a subseção 15(2) pode somá-lo à renda dela do ano em que ela o retirou. Antes dessa data, a corporação poderia regularizar o saldo declarando um dividendo de C$18.000 para ela, se o lucro, o caixa e os testes da lei societária permitirem, e aplicando-o contra o saldo; o folio da CRA não trata isso como uma série. Um benefício de juros pelo tempo em que o valor ficou em aberto ainda pode se aplicar, e o dividendo é tributável para ela pelas regras próprias dele.

Vendas com GST

Suponha que a corporação esteja registrada e que a consultoria seja um fornecimento tributável feito em Alberta. Ela cobra C$10.000 mais 5% de GST (C$500) em uma fatura no nome da corporação, e o cliente paga C$10.500 na conta pessoal dela. Todos os C$10.500 são então da corporação: C$10.000 de receita e C$500 de GST a declarar na declaração dela. Se só os C$10.000 chegassem à corporação, ela ainda deveria os C$500 à CRA, e a consultora ainda deveria os C$500 à corporação.

E no seu caso?

• O dinheiro ficou na sua conta durante o fim de um exercício da corporação, ou o problema envolve mais de um ano: cada valor tem o próprio prazo, e a escolha entre devolver, salário e dividendo depende de datas e de números. Peça ajuda com a escrituração contábil.
• O GST/HST foi cobrado e não foi declarado, ou há anos de depósitos sem escrituração: as declarações que faltam e a escrituração precisam ser corrigidas juntas. Veja como regularizar declarações não entregues e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Sua conta mistura depósitos pessoais e do negócio e você não consegue ligá-los às faturas: veja como reconstruir a escrituração a partir dos extratos bancários e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você recebeu antes de a corporação existir, ou passou de empresa individual para corporação: veja a escrituração depois de constituir uma empresa individual.
• Um cliente pagou em dólares americanos, ou em uma conta fora do Canadá: a parte da moeda tem etapas próprias; veja freelancer pago em USD: escrituração e bancos.
• A CRA enviou uma carta: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.
• O informe de um cliente está no seu nome: veja informe de honorários emitido para você, e não para a sua corporação.
• A corporação pagou despesas pessoais suas (o contrário): veja custos pessoais pagos pela corporação.
• A corporação é nova: veja a escrituração de uma nova CCPC.
• Sua corporação fica em Quebec: as regras próprias de Quebec não são tratadas aqui e podem ser diferentes. Peça ajuda com a escrituração contábil para conferi-las junto com as regras federais.